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ImageEnable
Gestão Eletrônica de Documentos - GED
Image Enable: conceito
� Empresas possuem diversos sistemas para controlar suas operações
◦ Sistemas integrados de gestão;
◦ Sistemas de Recursos humanos, Contabilidade, financeiro, etc;
◦ Sistemas de Controle de Processos;
◦ CRM;
◦ Etc.
� A maioria desses sistemas trabalha diretamente em banco de dados e não gerenciam os documentos relacionados a esses processos;
� Por vezes, fazem apenas referências aos documentos, sendo necessário deslocar-se até o arquivo para encontrar o documento que complementa ou valida a informação que está na tela do computador.
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Image Enable: conceito
� Objetivo:◦ Permitir que ambientes que não são GED possam “enxergar” os documentos necessários nos processos que os sistemas controlam
� Isso pode ser feito de duas maneiras:◦ Criando programas que criem ligações (links) dos dados do sistema diretamente com a imagem;
◦ Fazendo integração com um ambiente de Document Imaging ou Document Management
Image Enable pela criação de links do dado com o documento� É feito com um botão ou função na tela do sistema que, quando acionado, um visualizador abre os documentos associados àquele dado;
� Essa integração é feita gerando um apontador para o arquivo e imagem de interesse, sem possuir o rigor de um ambiente GED;
� Depende da habilidade do programador criar os recursos de manipulação de imagens e integrá-los aos dados do sistema;
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Image Enable pela integração do sistema com um ambiente GED� Integração indireta dos dados do sistema com o índice correspondente no GED;
� Ao ser acionado o link, será aberto o aplicativo GED apontando para o arquivo desejado, tendo em mãos os recursos disponíveis do GED
ERM / COLD
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ERM/COLD: conceito
� Objetivo:
◦ Gerenciar relatórios de muitas páginas gerados pelos diversos sistemas da empresa;
� A denominação COLD (Computer Output to Laser Disc ou Computer On-line Data) ainda é utilizado, porém vem sendo substituído por ERM (Enterprise Report Management)
� Os relatórios gerados pelos diversos sistemas existentes em uma empresa podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento;
� Em um ERM esses relatórios são formatados e indexados de forma a ter uma aparência agradável ao usuário que fará uma busca.
� Qualquer um que já tenha trabalhado com extensos relatórios deve se lembrar das pilhas de papel listrado (zebrado em verde e branco) com os relatórios impressos pelos sistemas em uso na empresa.
ERM/COLD: formatos de arquivo
� Formato definido pelo fabricante da ferramenta ERM
� Relatórios em formatos PDF para facilitar a consulta pela Internet;
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ERM/COLD: funções
� Transformar relatórios em um formato para consultas;
� Indexação Automática
� Pesquisa por índices◦ Localização não somente dos relatórios desejados, mas também das páginas dentro do relatório;
� Permitir anexar comentários sobre o registro
Processamento de FormuláriosForm Processing
Gestão Eletrônica de Documentos - GED
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Processamento de Formulários: conceito� Objetivo: minimizar o esforço e o custo na indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por digitadores;
� Captura de dados de formulários
� A partir dos formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de reconhecimento de padrões com OCT, ICR, código de barras, marcas, etc;
� Os dados colhidos podem ser apenas para indexação da imagem do documento ou para a coleta de um grande volume de informações contidas nos formulários, como no caso do censo demográfico.
Processamento de Formulários: como funciona
� Exige uma série de fases, equipamentos e softwares trabalhando integrados;
� Principais fases:◦ formulários de diversos tipos e formatos são digitalizados;
◦ Armazenamento da imagem do formulário juntamente com os dados dele extraídos;
◦ Controle de qualidade;
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A importância do reconhecimento de padrões
� O centro de uma solução Forms Processingsão os programas de reconhecimento de padrões;
� São esses programas que permitem que os dados de um formulário sejam interpretados tratados de maneira adequada;
Implementação
� Além de software e hardware apropriados, é preciso preparar um bom formulário:◦ Layout
� Posicionamento da informação: manter distância de áreas para assinatura e autenticação;
� Espaçamento entre caracteres: 2mm;
◦ Natureza dos campos� Agrupar informações por tipo ou assunto, fornecendo títulos ou cabeçalhos claros;
� Fornecer instruções claras, usando linguagem simples e exemplos;
� Deixar espaço suficiente para o preenchimento;
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Implementação
◦ Mecanismos de Auto-avaliação� Validação de datas, campos cujo universo válido de respostas é conhecido;
� Checagem de dígito verificador;
◦ Escolha do papel� Tamanho compatível com o scanner que será utilizado
� Gramatura: 75 a 90 g/m2
� Papeis que não fixam a tinha ou que produzem reflexos devem ser evitados;
� Cor mais indicada é o branco
◦ Uso de cores� Recurso “Drop out”: Permite evidenciar apenas as informações importantes em um formulários;
� Em um formulário vermelho é possível dispensar tudo que for vermelho e aproveitar somente o que estiver em preto ou azul, que normalmente são as cores das canetas utilizadas.
� Isso torna o reconhecimento de caracteres mais fácil;
Implementação
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Tendência
� As informações nas empresas poderiam ser estruturadas através de formulários;
� Os formulários eletrônicos podem utilizar da linguagem XML, podendo com isso enviar dados diretamente ao banco de dados;
� Quando em papel, a tecnologia Forms Processing pode acelerar a captura e a indexação desses documentos/formulários, aumentando a velocidade de circulação da informação;
Tecnologias OCR, ICR, OMR
Reconhecimento de Padrões
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Tecnologias OCR, ICR, OMR
� Um documento digitalizado (escaneado) se transforma em uma imagem;
� Uma letra “A” na verdade é uma imagem da letra;
� Através de um software de reconhecimento de padrões é possível transformar a imagem de uma letra ou número no caractere correspondente.
Tecnologias OCR, ICR, OMR, BCR
� Tipos de fontes◦ Impresso ou datilografado
◦ Manuscrito
◦ Marcas
◦ Código de Barras
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OCR (Optical character recognition)
� Reconhecimento Óptico de Caractere◦ Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem.
◦ Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável.
OCR (Optical character recognition)
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OCR (Optical character recognition)
ICR (Intelligent character recognition)
� Reconhecimento Inteligente de Caractere◦ reconhecimento de caracteres impressos, manuscritos, etc;
◦ Utiliza tecnologia de redes neurais
◦ Seu desempenho no reconhecimento de caracteres melhora com o uso.
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ICR (Intelligent character recognition)
OMR (Optical Mark recognition)
� Reconhecimento Ótico de marcações◦ Habilidade para detectar a presença de marcações representativas de algum tipo de informação
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OMR (Optical Mark recognition)
BCR (Bar Code Reader)
� Leitor de Código de Barras◦ Conhecer/interpretar códigos em barra de dados
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BCR (Bar Code Reader)