ii congresso de gerenciamento de projetos de sc - adilson pize

© Exce!!ence Gestão Empresarial. Todos os direitos reservados. 1

Mini-Oficina Alinhamento Estratégico de Projetos

©Exce!!ence Gestão Empresarial – Todos os direitos reservados.

Adilson Pize PMP, CBPP, CSM, ITIL Foundations





Está orientada para o futuro da

organização no longo prazo: “Ponte para o

Futuro” Refere-se ao comportamento

adaptativo de todas as partes da organização

É uma resposta da organização às

demandas do ambiente

Como existem múltiplos caminhos para o futuro:

formular a estratégia é um conjunto de decisões que

define o caminho escolhido para chegar ao objetivo

Precisa ser planejada continuamente: quanto maior

a mudança no ambiente maior a necessidade de

formulação e reformulação das estratégias

Precisa ser implementada

Precisa ter seu desempenho e resultados avaliados


Título original:

sūn zĭ bīng fǎ

“Estratégia Militar de Sun Tzu"

Capítulo 1: Análise e planos “A única forma para prever o resultado de uma guerra é analisar a situação com base nos cinco fatores: Primeiro: TAO (caminho) Segundo: CLIMA Terceiro: TERRA Quarto: LÍDER Quinto: MÉTODOS”




Título original:

Gorin No Sho

O Livro da Terra “A estratégia é o ofício do guerreiro. Os comandantes devem impor o ofício e os comandados devem conhecer este caminho. Atualmente(*), não existe um único guerreiro no mundo que compreenda realmente o verdadeiro Caminho da estratégia.”

(*) 1643


• Peter Drucker

“Processo contínuo de, sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro contido, tomar decisões atuais que envolvem riscos; organizar sistematicamente as atividades necessárias à execução dessas decisões e, através de uma retroalimentação organizada e sistemática, medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas.”




Concepção estratégica

Negócio Missão Visão Valores e Princípios

Diagnóstico organizacional

Diagnóstico do

ambiente externo

Diagnóstico do

ambiente interno

Desenvolvimento de cenários

Formulação estratégica

Objetivos Estratégias Ações

(projetos e operações)

Implementação estratégica

Gerenciamento de portfólios, programas e projetos

Gerenciamento das operações (processos de negócio)

Auditoria de desempenho e resultados

Monitoramento e controle de indicadores de desempenho

Revisão das estratégias

Escopo da Oficina


Negócio:

• O negócio de uma organização deve solucionar alguma necessidade do consumidor ou cliente.

• Exemplos:

• Revlon: Beleza (oferecer)

• Standard Oil: Energia (fornecer)

Missão:

• Propósito e alcance da organização em termos de satisfazer alguma necessidade do consumidor ou cliente. A razão de ser e existir. Dá aos colaboradores um senso compartilhado de propósito, de direção e de oportunidade. As melhores declarações de Missão são aquelas guiadas por uma Visão, uma espécie de “sonho impossível”, que fornece à instituição um direcionamento de longo prazo.

• Exemplo:

• Walt Disney: “Fazer as pessoas felizes.”

• Excellence: “Contribuir com o crescimento e competitividade das organizações e o desenvolvimento de seus colaboradores.”




• É a imagem que a organização tem a respeito de si mesma e do futuro. É o ato de ver a si própria no espaço e no tempo;

• Deve retratar um estado futuro desejado, ser de longo prazo, ter uma descrição clara, estar alinhada com os Valores e Princípios da organização, ser inspiradora e impulsionadora, prover foco e alinhamento, prescindir de maiores explicações e confrontar padrões atuais.

• Exemplo: – Gerdau: “Ser global e referência nos negócios em que atua.”


• Provêm das crenças fundamentais da organização e servem para que ela se apoie e paute suas ações.

• Três aspectos essenciais devem ser respondidos: Como será a relação com as pessoas? O que expressa a excelência da instituição? Qual a sua singularidade (o seu diferencial)?

• Exemplo: – Odebrecht

• Confiança nas Pessoas, em sua capacidade e em seu desejo de evoluir;

• Satisfação do Cliente, servindo-o com ênfase na qualidade, na produtividade e na responsabilidade socioambiental;

• Retorno aos Acionistas e valorização de seu patrimônio;

• Parceria entre os Integrantes, que participam da concepção e da realização do trabalho, e dos resultados que geram;

• Autodesenvolvimento das Pessoas, sobretudo por meio da Educação pelo Trabalho, assegurando a Sobrevivência, o Crescimento e a Perpetuidade da Organização;

• Reinvestimento dos Resultados, para a criação de novas oportunidades de trabalho e para o desenvolvimento das comunidades.




"Se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas. Se você se conhece, mas não conhece o inimigo, para cada vitória ganha sofrerá também uma derrota.

Se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas.“

Sun Tzu

孫武


Ambiente interno:

• Pontos Fortes: Diferenciação conseguida pela organização, que lhe proporciona uma vantagem comparativa e/ou competitiva;

• Pontos Fracos: Situação inadequada, que lhe proporciona à organização uma desvantagem.

Ambiente externo:

• Oportunidades: Situação ou condição de mercado que pode favorecer a ação estratégica da organização, desde que conhecida e aproveitada;

• Ameaças: Situação ou condição que pode criar obstáculo(s) à ação estratégica da organização, mas que pode ou não ser evitada, desde que conhecida em tempo hábil.




Favorável Desfavorável A

mb

ien

te In

tern

o Forças Fraquezas

1) Quais são os pontos fortes de sua organização? 2) O que sua organização faz melhor do que as outras? 3) Qual são as capacidades e recursos únicos que sua organização possui? 4) O que as outras organizações percebem como os pontos fortes de sua organização?

1) Quais são os pontos fracos de sua organização? 2) O que os concorrentes de sua organização fazem melhor do que sua organização? 3) O que sua organização pode melhorar dada a situação atual? 4) O que as outras organizações percebem como pontos fracos de sua organização?

Am

bie

nte

Ext

ern

o

Oportunidades Ameaças

1) Quais as tendências ou condições que podem impactar positivamente sua organização? 2) Que oportunidades estão disponíveis para sua organização?

1) Quais as tendências ou condições que podem impactar negativamente sua organização? 2) O que os concorrentes estão fazendo que pode afetar sua organização? 3) Sua organização tem suporte financeiro sólido? 4) Que impacto têm as fraquezas nas ameaças para sua organização?

Strengths Weaknesses

Opportunities Threats

Criada por Albert Humphrey entre décadas de 1960 e 1970


Objetivos e Estratégias de...

Ambiente interno

Pontos Fracos Pontos fortes

Am

bie

nte

ext

ern

o

Oportunidades

Crescimento / Reforço

Para aproveitar melhor as oportunidades.

Desenvolvimento / Ofensiva

Para desenvolver as vantagens competitivas.

Ameaças

Sobrevivência / Defensiva

Com possíveis modificações profundas para proteger a organização.

Manutenção / Confronto

Para modificação do ambiente a favor da organização.





Dão sentido e direção à organização em geral;

Ajudam a assegurar o empenho dos

colaboradores da organização em trabalhar para uma finalidade comum;

Estabelecem padrões de desempenho em

relação aos quais serão avaliados os progressos da organização.

Exemplos:

Aumentar o faturamento em 15% Expandir operações para SC e PR ...

Resultados que a organização deseja atingir.




• "Estratégia é um plano unificado, abrangente e integrado relacionando as vantagens estratégicas com os desafios do meio envolvente. É elaborado para assegurar que os objetivos básicos da empresa são atingidos.“

• Jauch e Glueck (1980)

Caminhos selecionados para atingir os objetivos.

Exemplos: Aquisição de empresas concorrentes Lançamento de novos produtos Novos unidades/filiais Venda pela Internet ...





Base estratégico-filosófica

do Planejamento Estratégico

Valores

Visão Missão

Análise do Ambiente Interno e Externo

Objetivos

Estratégias

Projetos

e

Operações

Desdobrados em

Implementadas através de


Projetos e Operações

Estratégias Objetivo

10% de market-share

no Brasil

Abertura de novos pontos de venda em

capitais

Projeto Filial “A”

Projeto Filial “B”

Projeto Filial “C”

Lançamento de novos produtos

Projeto Produto “A”

Projeto Produto “B”

Operação “A”

Uso máximo da

capacidade de produção

Operação “X”

Operação “Y”

Projeto Capac “A”




Organização

Objetivos

Estratégias

Projetos e Operações Su

cess

o

Suce

sso

Su

cess

o


7%

30%

30%

19%

14%

100% dos projetos previstos no portfólio

Entre 76% e 99% dos projetos previstos no portfólio



Fonte: PMSurvey.org – Brasil - 2012





“Certamente não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que nunca deveria ser feito.”

Peter Drucker





“Gerenciamento coordenado de um ou mais portfólios para alcançar estratégias e objetivos organizacionais.”

“Inclui processos organizacionais inter-relacionados através dos quais uma organização avalia, seleciona, prioriza e aloca seus recursos internos limitados

para melhor realizar estratégias organizacionais consistente com sua visão, missão e valores.”

Fonte: The Standard for Portfolio Management – 3rd Edition – PMI®




Visão

Missão

Estratégias e objetivos organizacionais

Gerenciamento de Portfólio Planejamento estratégico e gerenciamento de projetos,

programas e operações

Gerenciamento de Operações (atividades recorrentes)

Produzir Valor

Gerenciamento de Programas e Projetos Autorizados

(atividades projetizadas)

Aumentar Capacidade de Produção de Valor

Recursos da Organização


“Coleção de componentes de programas, projetos, ou operações gerenciados como um grupo para atingir objetivos estratégicos.”

• Os componentes do portfólio

– Não precisam necessariamente ser interdependentes ou ter objetivos relacionados.

– São quantificáveis: podem ser medidos, classificados e priorizados.

Portfólio X

Programa 1

Projeto a Operação y

Projeto f Programa 2

Projeto d Projeto e Operação x

Projeto g

Objetivo estratégico

Fonte: The Standard for Portfolio Management – 3rd Edition – PMI®




Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Projeto 1

Projeto 2

Projeto 3

Projeto 4

Projeto 5

Programa 1

Projeto 6 Operação

K

Operação J

Projeto 9 Projeto 11

As organizações deveriam empreender projetos e manter operações que estejam ligados e que contribuam efetivamente para alcançar seus objetivos estratégicos.


36%

47%

8% 9%

Estão sempre alinhados ao planejamento estratégico

Nem sempre estão alinhados ao planejamento estratégico

Não há alinhamento algum, pois o planejamento estratégico não é comunicado

Não há alinhamento algum, pois o planejamento estratégico não existe





• Trabalhamos com recursos limitados (pessoas, máquinas, equipamentos, instalações, recursos financeiros, etc.);

• Sofremos contínua pressão por maior produtividade (gerar maior valor pelos menores custos).

Necessitamos escolher entre um projeto ou outro, e priorizá-los, porque...


Grupos de critérios

Estratégicos

Financeiros

Riscos

Urgência

Comprometimento

Conhecimento técnico

Métodos de seleção

(categorias de abordagem)

Ordenamento

Pontuação (scoring)

Pontuação por índices econômicos

Análise de riscos

Métodos formais de otimização

Programação multicritério




8%

35%

35%

22%

Não existe processo estruturado. Projetos nem sempre estão conectados à estratégia e a priorização gera disputas Existe processo estruturado, com critérios claros e definidos, tanto para seleção quanto para priorização

Existe um processo estrutura, com critérios claros e definidos, mas apenas para priorização

Existe um processo estrutura, com critérios claros e definidos, mas apenas para seleção



Modelo inspirado no Portfólio Model Canvas de José Finocchio





“n”

Objetivo estratégico 3





Muito mais importante

5/1

Mais importante

3/1

Mesma importância

1

Menos importante

1/3

Muito menos

importante 1/5

Obj. / Obj. Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Soma Peso

Objetivo1 1

Objetivo 2 1

Objetivo 3 1

Total

Mais importante

3/1

Mesma importância

1

Muito menos

importante 1/5

Menos importante

1/3

Mesma importância

1

Muito mais importante

5/1

5,00

1,53

7,00

13,53

0,37

0,11

0,52





“n”





Projeto 1

Projeto 1

Projeto 2

Projeto 2

Projeto 2

Projeto 3

Projeto 4

Projeto 4


Muito Alta 0,9

Alta 0,7

Moderada 0,5

Baixa 0,3

Muito Baixa 0,1

Proj. / Obj. Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Alinhamento

Peso 0,37 0,11 0,52

Projeto 1

Projeto 2

Projeto 3

Alta 0,7

Baixa 0,3

Moderada 0,5

Nenhuma 0

Nenhuma 0

Muito Alta 0,9

Alta 0,7

Muito Alta 0,9

Baixa 0,3

Baixa 0,3

0,55

0,57

0,45




?

Projeto “n”

Projeto 5

Projeto 4

5

4 1

Projeto 2

Projeto 1

Projeto 3

restrições


Projetos para Seleção Projetos Selecionados

Projetos Alinha-mento

Uso Recursos Seleção Uso Recursos Alinha-mento

Projeto 1 0,55

Projeto 2 0,57

Projeto 3 0,45

Projeto 4 0,35

Projeto 5 0,60

Restrições

Alinhamento Total

Recursos

Restrição Taxa

Uso %

2,52 $custo HH $custo HH

$1.150 270h

$custo HH

$350 90h

$500 120h

$110 30h

$200 40h

$490 100h sim $490 100h 0,60

$490 100h

$500 120h 0,57 sim

$990 220h

$110 30h sim

$1.100 250h

0,45

1,62

64%




Projetos para Seleção Projetos Selecionados

Projetos Alinha-mento

Uso Recursos Seleção Uso Recursos Alinha-mento

Projeto 1 0,55

Projeto 2 0,57

Projeto 3 0,45

Projeto 4 0,35

Projeto 5 0,60

Restrições

Alinhamento Total

Recursos

Restrição Taxa

Uso %

2,52 $custo HH $custo HH

$1.150 270h

$custo HH

$350 90h

$500 120h

$110 30h

$200 40h

$490 100h sim $490 100h 0,60

$1.150 260h

$350 90h 0,55 sim

$110 30h sim 0,45

1,95

77%

$200 40h sim 0,35


Restrições

$custo $1.150

HH 270h

Cenário 1 Cenário 2

Alinhamento Geral 1,62 64% Alinhamento Geral 1,95 77%

Projetos Alinham $custo HH Projetos Alinham $custo HH

Projeto 5 1º 0,60 $490 100h Projeto 5 1º 0,60 $490 100h



Projeto 4 5º 0,35 $200 40h

Total $1.100 250h Total $1.150 260h




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