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Manual de Treinamento do SPASeleção de Pessoal AncoraRh

Volume III

Leme ConsultoriaFone : (11) 4401.1807

www.lemeconsultoria.com.br [email protected]

Suporte: [email protected]: www.lemeconsultoria.com.br/chat/

Skype: Suporte.AncoraRh

http://www.lemeconsultoria.com.br/chat/

ÍndiceVolume III Pág. Informática Seleção Comercial GerencialUtilizando Fotos 3 xInstalação do SPA 4 x xInstalação das novas configurações das macros no Word 12 xSuporte Técnico SPA 14 x x x xPersonalização de Documentos 15 xPersonalizando o Cv ao enviá-lo para o Cliente 19 xPersonalizando o e-mail para enviá-lo para o Cliente 20 xMala Direta: Cliente, Candidato e Carta de Agradecimento 22 x x x x Clientes/Contatos 23 x x x x Candidatos 25 x x x x Candidatos Encaminhados 27 x x x x Candidatos Arquivo Morto 29 Participantes do Processo Seletivo 31 x x x xGerando Tipo Documentos 33 x x x xGerando Tipo E-mail 34 x x x xExportação da Lista de Contatos 35 x xEmissão de Placa e Cartaz 35 x xUtilizando o Recurso de Mala Direta do Word 37 x x x xPermissão ou Proibição de Acesso 40 x xCadastro de Grupo de Usuários 41 x xCadastro de Usuários 42 x xControle de Acesso 43 x xConfiguração Consulta Vagas em Aberto 44

Configuração para Bloqueio de Cadastro de Bairro e Cidade 48 x

Campos Obrigatórios 49 x

Configuração para lançamento automático da taxa no cadastro de vaga.

50 x

Reindexação do sistema 54 x

SPA – Seleção de Pessoal AncoraRh - Todos os direitos Reservados - Última Revisão Julho /2009 2

Utilizando Fotos

1.Candidato deve estar cadastrado (pelo menos o Nome).2.Bater Foto.3.Pressionar o botão “Álbum”.4.Alterar o nome da foto para o código do candidato (clicar uma vez em cima da foto, depois clicar uma vez em cima do nome).5.Pressionar o botão “Vídeo”.

No final do dia

1.Acessar o Windows Explorer.2.Selecionar a pasta Foto que está em C:

>>>>>>>> Anote aqui o nome da pasta: _____________________________

3.Marcar todos os arquivos desta pasta (Ctrl+A).4.Pedir a opção Recortar (Ctrl+X).5.Selecionar a Pasta Wancora\Foto que está na letra do drive do seu servidor.6.Pedir a opção Colar (Ctrl+V).


Instalação do SPAEntre na pasta Wancora do mapeamento feito e procure pelo arquivo KitSPA.Agora com o novo kit de instalação, pode executá-lo para qualquer versão do windows.


Na mensagem de início de instalação, clique em avançar.

Na tela apresentada, clique em procurar para indicar a letra do mapeamento até a pasta SPA


Clique em avançar para prosseguir com a instalação.

Selecione o módulo correspondente ao sistema utilizado e clique em avançar .


Clique em instalar para iniciar a instalação do sistema em seu computador.

O kit fará o processamento dos dados e a instalação. Aguarde a confirmação de conclusão.


Clique em concluir para finalizar a instalação.

Após o termino de execução do kit, volte para a pasta Wancora e procure um arquivo de nome instala7.zip. Descompacte o arquivo dentro da pasta Wancora.


Execute o arquivo instala.vd7

Aparecerá uma tela com um menu de Cadastro. Clique nele e depois em Registro da Máquina do Sistema.


Outra tela se abrirá, com as informações da empresa. Conferi-las. No campo Drive do Sistema, selecione a letra mapeada para o servidor e clique em Registrar. No caso de reinstalações, clicar em Reinstalar.

Depois de aparecer uma confirmação de Conclusão de registro, feche as telas.


Para acessar o sistema, clique duas vezes sobre o atalho criado no seu Desktop e digite seu login e senha. Caso ainda não tenha o seu, entre em contato com nosso suporte.

Caso não tenha o KitSPA dentro da Pasta Wancora clique no link a seguir para fazer o download.

Kit de instalação:

http://www.ancorarh.srv.br/cliente/util/kitspa.exe

Nome usuário: cliente

Senha: ancora06


Instalação das novas configurações das macros no Word

Basta acessar o menu Gerenciamento / Instalação Macros da Classificação, escolha qual editor de texto está instalado no computador , clique em Confirmar, logo em seguida será exibida uma mensagem de instalação concluída.


Se o processo não for concluído, execute os procedimentos da tela para localizar a pasta:

Preencha o caminho da pasta anotado no campo “Selecione a pasta de instalação”. Ver Instruções.Para confirmar se está funcionando, acesse o Word e verifique se ao clicar no botão “Classificar”, fecha automaticamente o documento minimizando o Word.

Se aparecer a mensagem de erro “Necessário ter o arquivo normal.dot na pasta Wancora”. Acesse o Windows Explorer e acesse a pasta \Wancora\. Localize um arquivo que se chama Normal ou Normal.dot nessa pasta. Caso você não tenha esse arquivo, entre em contato com o nosso suporte através do e-mail: [email protected] ou pelo nosso telefone (11) 4401-1807 e solicite o arquivo salvando-o dentro do diretório \Wancora. Execute novamente o processo de Instalação das Macros no Word.


mailto:[email protected]

Suporte Técnico SPA

Não se esqueça que se você tiver dúvidas durante o uso do sistema SPA, você pode solicitar a nossa ajuda de várias maneiras: pelo Help do Sistema, pelo chat, e-mail, Skype ou telefone.

Help do sistema: é o mais fácil de ser acessado. Com o SPA aberto, vá até o Menu Ajuda / Manual Volume 1, Volume 2 e Volume 3. Você terá acesso ao manual com muitas informações sobre todas as telas do SPA e mais um pouco.

Chat: o chat é um dos meios mais rápido e fácil de você tirar suas dúvidas, no item Suporte On-Line via chat digite no browser www.lemeconsultoria.com.br/chat/

Skype: o Skype é um programa de voz por IP, basta fazer o download e instalar, caso necessite de ajuda entre em contato conosco que enviaremos o procedimento.

E-mail: o nosso e-mail é [email protected]. Não se esqueça que você pode mandar sugestões e dúvidas.

Telefone: o nosso telefone é (11) 4401-1807.


mailto:[email protected]

http://www.ancorarh.com.br/chat/

Personalização de DocumentosO processo é muito simples: em um arquivo do Word, no formato que sua empresa determinar, digite o conteúdo do contrato e salve o documento, porém no formato RTF (Rich Text Format).

No entanto, a sua digitação terá campos substituíveis (como nome do candidato, endereço e assim por diante). Você então deverá utilizar a Tabela de Troca – Personalização de Documentos, substituindo o campo que for variável pelo símbolo %% seguido por um número correspondente da tabela de troca. Seguindo corretamente esses passos, os seus documentos modelos sairão corretos.

Personalizando o contrato O conteúdo do Contrato já foi digitado por você, no Word, e já tem as devidas alterações para que seja completado pelo SPA. Esse documento está gravado no diretório determinado por você, como um Contrato. O SPA importa para o contrato os campos necessários para seu preenchimento, por isso, os Cadastros devem ser preenchidos corretamente para que o contrato saia completo.

Então, preste atenção no diretório que você salvou seu modelo de Contrato e o selecione em ARQUIVO.Ao pressionar o botão “Emite Contrato”, o SPA pede a confirmação. Confirmada, e se for o primeiro contrato emitido do encaminhamento (pois pode ser feita uma reimpressão de contrato), é feita uma pergunta: ATUALIZA DADOS DO CANDIDATO E DA VAGA? Respondendo sim a esta pergunta, o SPA atualiza os últimos empregos do candidato, soma mais um nos candidatos aceitos (vagas fechadas) e, se o total de vagas solicitadas for o mesmo das vagas fechadas, isso significa que a vaga foi Fechada Total. O SPA então pergunta se a vaga pode ser fechada automaticamente. Caso não seja confirmado o fechamento automático da vaga, ela deverá ser fechada através do programa de Manutenção do Status da Vaga.

Tabela Troca – Personalização de DocumentosCandidato

Seq. Campo Tamanho Perc1. BAIRRO 20 %%282. CATEGORIA DA HABILITAÇÃO 5 %%823. CEP 9 %%534. CIDADE 20 %%035. CÓDIGO 6 %%326. CPF 18 %%077. CTPS 8 %%088. CTPS Emissor 2 %%349. CURSO 50 %%227

10. ENDEREÇO 40 %%0211. ESCOLARIDADE 25 %%1412. ESTADO 2 %%0413. ESTADO CIVIL 10 %%2714. HABILITAÇÃO 15 %%8115. IDADE (EM ANOS) 99 %%7416. MÃE 30 %%1117. NACIONALIDADE 6 %%6618. NASCIMENTO 10 %%1219. NATURALIDADE 20 %%1320. NATURALIDADE UF – CANDIDATO 2 %%6821. NOME 40 %%0122. NOME CENTRALIZADO (Somente para o DOS) 99 %%2323. NÚMERO DE FILHOS 2 %%25224. OBSERVAÇÃO 100 %%23525. PAI 30 %%1026. PIS 15 %%0627. RESERVISTA 20 %%8028. RG 15 %%0529. RG - UF 2 %%4830. SEÇÃO 4 %%7931. SÉRIE 4 %%0932. SEXO 9 %%6533. TELEFONE 10 %%20434. TITULO 15 %%7735. ZONA 4 %%78


ClienteSeq. Campo Tamanho Perc.

1. BAIRRO 20 %%422. CEP – CLIENTE 9 %%833. CGC 18 %%254. CIDADE 20 %%175. CÓDIGO 6 %%336. CONDIÇÃO PAGAMENTO EFETIVO 40 %%2417. CONDIÇÃO PAGAMENTO EFETIVO 40 %%2428. CONDIÇÃO PAGAMENTO EFETIVO 1ª LINHA 50 %%2439. CONDIÇÃO PAGAMENTO EFETIVO 2ª LINHA 50 %%244

10. CONDIÇÃO PAGAMENTO EFETIVO 3ª LINHA 50 %%24511. CONDIÇÃO PAGAMENTO TEMPORÁRIO 40 %%5012. CONDIÇÃO PAGAMENTO TEMPORÁRIO 40 %%7013. CONDIÇÃO PAGAMENTO TEMPORÁRIO 1ª LINHA 50 %%9414. CONDIÇÃO PAGAMENTO TEMPORÁRIO 2ª LINHA 50 %%9515. CONDIÇÃO PAGAMENTO TEMPORÁRIO 3ª LINHA 50 %%9616. CONDUÇÃO LOCAL – CLIENTE 50 %%4517. EMAIL – CLIENTE 50 %%8518. ENDEREÇO 70 %%1619. ESTADO 2 %%1820. GRAU DE RISCO 4 %%22921. HORÁRIO DE ATENDIMENTO À CANDIDATO 60 %%3822. INSCRIÇÃO ESTADUAL 18 %%2623. INSCRIÇÃO MUNICIPAL 18 %%25424. NOME CENTRALIZADO (Somente para o DOS) 99 %%2425. PONTO REFERÊNCIA 70 %%4426. PRAZO AVALIAÇÃO/OBSERVAÇÃO EFETIVO 40 %%24627. PRAZO AVALIAÇÃO/OBSERVAÇÃO EFETIVO 1ª LINHA 50 %%24728. PRAZO AVALIAÇÃO/OBSERVAÇÃO EFETIVO 2ª LINHA 50 %%24829. PRAZO AVALIAÇÃO/OBSERVAÇÃO EFETIVO 3ª LINHA 50 %%24930. PRAZO AVALIAÇÃO/OBSERVAÇÃO TEMPORÁRIO 40 %%7231. PRAZO AVALIAÇÃO/OBSERVAÇÃO TEMPORÁRIO 1ª

LINHA 50 %%8932. PRAZO AVALIAÇÃO/OBSERVAÇÃO TEMPORÁRIO 2ª

LINHA 50 %%9033. PRAZO AVALIAÇÃO/OBSERVAÇÃO TEMPORÁRIO 3ª

LINHA 50 %%9134. PROMOTOR 30 %%25535. RAZÃO SOCIAL 40 %%1536. TAXA EFETIVO 40 %%23637. TAXA EFETIVO 40 %%23738. TAXA EFETIVO 1ª LINHA 20 %%23839. TAXA EFETIVO 2ª LINHA 50 %%23940. TAXA EFETIVO 3ª LINHA 50 %%24041. TAXA TEMPORÁRIO 40 %%7142. TAXA TEMPORÁRIO 40 %%4943. TAXA TEMPORÁRIO 1ª LINHA 20 %%8644. TAXA TEMPORÁRIO 2ª LINHA 50 %%8745. TAXA TEMPORÁRIO 3ª LINHA 50 %%8846. TELEFONE1 11 %%92

EncaminhamentoSeq. Campo Tamanho Perc

1. DATA ACEITE 6 %%992. DATA ACEITE POR EXTENSO SEM DE 99 %%693. DATA DE ACEITE POR EXTENSO SEM DE E SEM ,

(VÍRGULA) 99 %%734. DATA ACEITE POR EXTENSO 99 %%225. DATA DE HOJE 10 %%846. DATA DE HOJE POR EXTENSO SEM DE E SEM ,

(VÍRGULA) 99 %%757. DATA DA EMISSÃO DO CONTRATO 6 %%2328. DATA ENCAMINHAMENTO POR EXTENSO 99 %%43


9. DATA HOJE POR EXTENSO 99 %%4610. FORMA DE PAGAMENTO DO SALÁRIO (MÊS/HORA) 8 %%3611. NÚMERO DO ENCAMINHAMENTO 6 %%3712. NÚMERO DA VAGA INFORMADO NO

ENCAMINHAMENTO 6 %%5213. OBSERVAÇÃO (EMISSÃO CONTRATO TEMPORÁRIO) 60 %%9714. SALÁRIO 15 %%2015. SALÁRIO POR EXTENSO 99 %%21

VagaSeq. Campo Tamanho Perc

1. CENTRO DE CUSTO 10 %%2312. CÓDIGO DO MOTIVO DA ABERTURA DA VAGA 6 %%2333. CONTATO 20 %%414. DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO PARA CONTRATO 30 %%195. DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO PARA CONTRATO 30 %%546. DESCRIÇÃO DO MOTIVO DA ABERTURA DA VAGA 40 %%2347. FORMA PAGAMENTO VAGA 10 %%678. FUNÇÃO SUPERVISOR 50 %%2519. GRAU DE RISCO 4 %%228

10. HORÁRIO DE TRABALHO DO CANDIDATO Linha 1 60 %%3511. HORÁRIO DE TRABALHO DO CANDIDATO2 Linha 2 60 %%4712. INSALUBRIDADE 4 %%20613. LOCAL DE TRABALHO 30 %%25314. N. CONTRATO 10 %%23015. PERICULOSIDADE 4 %%20516. PERICULOSIDADE/INSALUBRIDADE 99 %%7617. SUPERVISOR DE ESTÁGIO 50 %%25018. TAREFAS ESTÁGIO 512 %%22619. TRABALHADA POR 30 %%256

ParâmetroSeq. Campo Tamanho Perc

1. Nº CONTRATO NO PARÂMETRO 8 %%932. RAZÃO SOCIAL EMPRESA 40 %%98

OutrosSeq. Campo Tamanho Perc

1. C.B.O 6 %%392. NOME DO USUÁRIO 99 %%403. CAMPOS PARA PERSONALIZAÇÃO 100 a 199

Contatos no ClienteSeq. Campo Tamanho Perc

1. Nome SOMENTE PARA MALA DIRETA 40 %%205

Instituto de EnsinoSeq. Campo Tamanho Perc

1. BAIRRO 20 %%2152. CARGO 40 %%2113. CARGO RESPONSÁVEL ADMINISTRAÇÃO 40 %%2134. CEP 9 %%2185. CGC 18 %%2196. CIDADE 20 %%2167. CÓDIGO 6 %%2078. DATA CONVÊNIO 10 %%2259. DDD 40 %%221

10. ENDEREÇO 40 %%21411. ESTADO 2 %%21712. FAX 10 %%22413. INSCRIÇÃO ESTADUAL 18 %%22014. NOME REPRESENTADO 40 %%210


15. NOME RESPONSÁVEL DA ADMINISTRAÇÃO 40 %%21216. RAZÃO ABREVIADA 20 %%20917. RAZÃO SOCIAL 40 %%20818. TELEFONE 1 10 %%22219. TELEFONE 2 10 %%223


Personalizando o Cv ao enviá-lo para o Cliente

Muitas vezes, os currículos que queremos enviar para as empresas estão distorcidos, por isso, aconselhamos que se envie a imagem do currículo, pois ela sai sem distorção, evitando correção de possíveis falhas de leitura do scanner.

Outro detalhe importante sobre a imagem dos currículos é a possibilidade de editá-los, ou seja, é possível você omitir qualquer dado do currículo, acrescentar informações e até mesmo “carimbar” o logotipo da sua empresa nesta imagem.

Para editar a imagem, já com a imagem aberta na visualização do currículo, você deve clicar no Menu Arquivo (File), Abrir Imagem para Edição (Open Image for Editing). Pronto! Agora você tem todos os recursos para editar seu currículo e deixá-lo personalizado, similar ao Paint do Windows.

Principais Recursos:

Remover parte do Currículo

Destacar Texto

Fazer anotações

Inserir Logo, através de Carimbo

Enviando currículo para o clienteAlgumas empresas pedem para apenas enviar os currículos dos candidatos, então, o melhor a fazer é enviar a imagem dos currículos para o caso de currículo papel, ou editar o documento, pelo Word.

Após a edição do currículo, salvar em uma pasta temporária (ex: Meus Documentos\Enviar). Salve todos os currículos a serem enviados para o cliente nessa pasta.

Depois escreva um e-mail para seu cliente e anexe os documentos salvos na pasta temporária.

Após ter sido feito o e-mail não se esqueça de excluir os arquivos desta pasta temporária.

Mas ainda é necessário informar ao sistema quais os candidatos que tiveram seus currículos encaminhados para determinada vaga. Então faça um encaminhamento do candidato, porém identifique que o encaminhamento foi de currículo, marcando o campo “Currículo”.


Personalizando o e-mail para enviá-lo para o Cliente

Ao cadastrar uma vaga nova, o atendente poderá enviar uma mensagem de aviso de confirmação para o cliente, no momento de salvá-la será apresentada a tela abaixo, pedindo a confirmação do Cadastro da Vaga para o Cliente.

Para confirmar, pressione o botão “Sim” e será aberta a tela abaixo para o envio do e-mail para o cliente.


Para saber como configurar o aviso para o Cliente

A Configuração do aviso para o cliente, deve ser feita no menu de Gerenciamento/Parâmetros do Sistema, na guia Cons. Vaga/Cliente, nesta tela marque a opção “Notificar Cliente do Cadastramento de Nova Vaga”.

Para saber como configurar o e-mail padrão para o Cliente

Para configurar o e-mail padrão que será enviado para o cliente, acesse o menu Gerenciamento/Editor Texto Padrão. No campo “Texto”, escolha a opção “Notificação Vagas ao Cliente”. Faça as alterações necessárias e pressione o botão “Salvar”.

Principais Recursos:

Para que apareça o nome do atendente da vaga informe a máscara <ATENDENTE>. Esse recurso muda o nome automaticamente. Você poderá ainda alterar essa máscara para <PROMOTOR> ou <TRAB_POR>


Mala Direta: Cliente, Candidato e Carta de Agradecimento

O conceito de mala direta no SPA não se refere apenas a uma emissão de etiquetas ou cartas que serão enviadas para o cliente pelo correio. Temos a possibilidade também de enviar e-mail. No primeiro caso o que o SPA fará é gerar um arquivo e você utilizará o recurso de Mala Direta do Word, enquanto que para o caso do envio ser por e-mail, o SPA oferece a possibilidade de enviar um texto personalizado através de um recurso explicado no decorrer desta documentação.

O funcionamento básico consta de uma tela de seleção, ou seja, um filtro para selecionar, em primeira análise, quais os clientes que receberão a mala direta. Após este primeiro filtro, uma tela será apresentada somente com os clientes que estiverem dentro das características escolhidas, então você poderá escolher para quais empresas você quer enviar a mala direta. Em outras palavras, o SPA oferece uma seleção mais genérica e com base nesta, uma seleção mais fina.

A tela apresentada é o primeiro filtro e tem funcionamento similar a tela de relatórios que você já está acostumado. Apresentaremos a seguir os tipos de Mala Direta Cliente/Empresa, Candidatos, Candidatos Encaminhados e Participantes do Processo Seletivo e o seu funcionamento.


» Clientes/ContatosAcesso: Menu Mala Direta, Clientes/Contatos.

Ordem Código: selecionando esta opção, os registros serão emitidos em ordem de código.Razão: selecionando esta opção, os registros serão apresentados em ordem alfabética.

Tipo Mala Direta Empresa: os registros gerados conterão apenas os dados referente a empresa, inclusive o e-mail será o conteúdo do campo e-mail disponível na guia “Dados Cadastrais” no Cadastro de Cliente/Empresa.Contatos Empresa: os registros gerados conterão os dados referentes às pessoas de contatos na empresa cadastrada na guia “Contatos” no cadastro de Cliente/Empresa. A seleção deste tipo disponibiliza também a seleção do campo “Aniversariante de”, recurso usado para identificar os aniversariantes de um período.

Código Cliente Selecionar pelo código. Disponível somente se a ordem for por CódigoRazão Inicial e Final Selecionar pela razão. Informe a razão inicial e a final. Disponível somente se a ordem for por Razão.Tipo Cliente Selecionar o tipo de cliente. Informe o tipo inicial e o final.Ramo Atividade Selecionar o ramo de atividade da empresa. Informe o código inicial e o final.Grupo Empresa Selecionar o grupo da empresa. Informe o código inicial e o final.CEP Selecionar o CEP da empresa. Informe o código inicial e o final.Bairro Informe o bairro inicial e final da empresa.Cidade Informe a cidade inicial e final da empresa.Região Cidade Selecionar a região da cidade da empresa. Informe o código inicial e final.Estado Selecionar o estado da empresa. Informe o código inicial e final.Status Selecionar o status do cliente. Para selecionar todos os status, deixe em branco.Promotor Selecionar o promotor do cliente. Para selecionar todos os promotores, deixe em branco.Aniversariantes de: Informe a data inicial e final.Botão “Gerar” Ao pressionar este botão o sistema fará a geração dos dados para a mala direta. Botão “Cancelar” Este botão apenas cancela a ação, retornando ao SPA.

Outra observação relevante é referente ao campo Região da Cidade. Se você escolheu a Zona Norte, por exemplo, serão selecionados os Clientes que tiverem esta Região da Cidade especificada no Campo Região (1) ou Região (2) do Cadastro de Clientes.


Seleção montada, agora pressione o botão “Gerar”. Com isso o SPA selecionará os clientes de acordo com o filtro apresentado e mostrará uma nova tela com os registros que forem selecionados apresentando-os nas colunas Código, Cliente, Gerar e mais uma coluna em branco que poderá ter alguns asteriscos. Se o tipo de Mala Direta for “Contatos Empresa” teremos mais uma coluna com o nome do Contato antes da coluna Gerar. Esta tela é a segunda etapa da seleção fina, ou seja, deixe a coluna “Gerar” marcada somente com os registros que você quer realmente enviar a mala direta, desmarcando os demais, após clicar no botão gerar ele exibe a tela abaixo, perguntando se deseja “Gerar lançamento no acompanhamento de clientes”, clicando em sim , o sistema abre a tela de lançamento de ocorrências no acompanhamento de clientes..

Código Nesta coluna é informado o código da empresa.Cliente Nesta coluna é informada a razão social da empresa.Gerar Marque este campo para gerar a mala direta deste cliente. * Indica que o registro selecionado não possui e-mail cadastrado, assim não será possível gerar e-mail

para este registro.Tipo Mala Direta Marcando o campo “Documentos” irá gerar um arquivo a ser utilizado pela Mala Direta do Word e

marcando o campo “E-Mail” solicitará um Texto e o Assunto do e-mail e irá gerar os e-mails automaticamente; “MegaMail” é um software que gera e-mails partindo de uma lista de endereços

Versão MegaMail Versão Free: é a versão gratuita onde consta a lista de endereços que pode ter até 100 emails, e na versão Completa que é a versão paga até 22000 e-mails.

Botão ”Gerar Mala Direta”

Ao pressionar este botão o sistema fará a geração dos dados para a Mala Direta.

Botão “Cancelar” Este botão apenas cancela a ação retornando a tela anterior.Botão”Gerar Lançamento no Acompanhamento de Clientes”

Clicando em sim , ele gera uma ocorrência no acompanhamento de clientes , para cada cliente para o qual foi gerada mala direta.

Para acessar o cadastro de um cliente para consultar algum dado, não é necessário sair do processo e reiniciá-lo, simplesmente pressione duas vezes o botão da esquerda do mouse sobre o registro que você quer consultar que o Cadastro de Cliente/Empresa será aberto e devidamente posicionado.

Nesta tela ainda, no canto inferior esquerdo, temos o Tipo de Mala Direta com as opções Documentos e E-Mail. O tipo “Documentos” irá gerar um arquivo a ser utilizado pela Mala Direta do Word, como o caso da geração das placas, enquanto o tipo “E-Mail” solicitará um Texto e o Assunto do e-mail e irá gerar os e-mails automaticamente.

Mas vamos por partes para não confundir. Veja primeiro a simulação de envio no item Gerando Tipo Documentos e na sequência Gerando Tipo E-mail deste Manual.


» Candidatos Acesso: Menu Mala Direta / Candidatos.

Ordem Código: selecionando esta opção, os registros serão emitidos em ordem de código.Razão: selecionando esta opção, os registros serão apresentado em ordem alfabética.

Código Selecionar pelo código. Disponível somente se a ordem for por CódigoNome Inicial e Final Selecionar pelo nome. Informe o nome inicial e o final. Disponível somente se a ordem for por

Nome.Tipo Candidato Selecionar o tipo de candidato. Informe o código inicial e o final.CEP Selecionar o CEP. Informe o código inicial e o final.Bairro Informe o bairro inicial e final.Cidade Informe a cidade inicial e final.Região Cidade Selecionar a região da cidade do candidato. Informe o código inicial e final.Estado Selecionar o estado. Informe o código inicial e final.Térm. Contrato Selecionar a data do término do contrato dos candidatos. Atualização Selecionar a data da atualização do candidato. Informe a data inicial e final.Conceito Selecionar o conceito do candidato. Informe o código inicial e final.Ativo Informar os candidatos ativos ou não.Botão “Gerar” Ao pressionar este botão o sistema fará a geração dos dados para a Mala Direta. Botão “Cancelar “ Este botão cancela a ação retornando ao SPA.

Seleção montada, agora pressione o botão “Gerar”. Com isso o SPA selecionará os candidatos de acordo com o filtro apresentado e mostrará uma nova tela com os que forem selecionados apresentando-os nas colunas Código, Nome, Gerar e mais uma coluna em branco que poderá ter alguns asteriscos. Esta tela é a segunda etapa da seleção fina, ou seja, deixe a coluna “Gerar” marcada somente com os registros que você quer realmente enviar a mala direta, desmarcando os demais.


Código Nesta coluna é informado o código do candidato.Nome Nesta coluna é informado o nome do candidato.Gerar Marque este campo para gerar a mala direta deste candidato. * Indica que o registro selecionado não possui e-mail cadastrado, assim não será possível gerar e-mail

para este registro. Tipo Mala Direta Marcando o campo “Documentos” irá gerar um arquivo a ser utilizado pela Mala Direta do Word e

marcando o campo “E-Mail” solicitará um Texto e o Assunto do e-mail e irá gerar os e-mails automaticamente; “MegaMail” é um software que gera e-mails partindo de uma lista de endereços.


Botão “Gerar Mala Direta”


Botão “Cancelar” Este botão cancela a ação retornando a tela anterior.

Para acessar o cadastro de um candidato para consultar algum dado, não é necessário sair do processo e reiniciá-lo, simplesmente pressione duas vezes o botão da esquerda do mouse sobre o registro que você quer consultar que o Cadastro de Candidato será aberto e devidamente posicionado.




» Candidatos Encaminhados O conceito de mala direta no SPA não se refere apenas a uma emissão de etiquetas ou cartas que serão enviadas para os candidatos que participaram de um processo seletivo pelo correio. Temos a possibilidade também de enviar e-mail. No primeiro caso o que o SPA fará é gerar um arquivo e você utilizará o recurso de Mala Direta do Word, enquanto que para o caso do envio ser por e-mail, o SPA oferece a possibilidade de enviar um texto personalizado através de um recurso explicado no decorrer desta documentação.

O funcionamento básico consta de uma tela de seleção onde é determinada qual é a vaga desejada. Após isso, uma tela será apresentada somente com os candidatos que foram encaminhados para esta vaga, então você poderá escolher para quais candidatos você quer enviar a mala direta.

Acesso: Menu Mala Direta / Candidatos Encaminhados.A tela apresentada solicita que seja informado o número da vaga. Informe e pressione o botão “Gerar”.

Nr. Vaga Informe o número da vaga.Botão “Gerar” Ao pressionar este botão o sistema fará a geração dos dados para a Mala Direta. Botão “Cancelar” Este botão cancela a ação retornando ao SPA.


A tela com os candidatos que foram encaminhados será apresentada especificando nas colunas: N. do Encaminhamento, Cliente, Candidato, Aceito, Gerar e mais uma coluna em branco que poderá ter alguns asteriscos. Deixe a coluna “Gerar” marcada somente com os registros que você quer realmente enviar a mala direta, desmarcando os demais.

N. Encam. Nesta coluna é informado o código do encaminhamento.Cliente Nesta coluna é informada a razão social da empresa.Candidato Nesta coluna é informado o nome do candidato.Aceito Nesta coluna é informado se o candidato foi aceito para esta vaga.Gerar Marque este campo para gerar a mala direta deste candidato. * Indica que o registro selecionado não possui e-mail cadastrado, assim não será possível gerar e-mail para

este registro. Tipo Mala Direta Marcando o campo “Documentos” irá gerar um arquivo a ser utilizado pela Mala Direta do Word e

marcando o campo “E-Mail” solicitará um Texto e o Assunto do e-mail e irá gerar os e-mails automaticamente; “MegaMail” é um software que gera e-mails partindo de uma lista de endereços









» Candidatos no Arquivo MortoAcesso: Menu Mala Direta / Candidatos Arquivo Morto.

Função Selecione para quais funções deseja enviar a mala direta.Tipo Candidato Selecionar o tipo de candidato. Informe o código inicial e o final.CEP Selecionar o CEP. Informe o código inicial e o final.Bairro Informe o bairro inicial e final.Cidade Informe a cidade inicial e final.Região Cidade Selecionar a região da cidade do candidato. Informe o código inicial e final.Estado Selecionar o estado. Informe o código inicial e final.Conceito Selecionar o conceito do candidato. Informe o código inicial e final.Aniversariantes Informe a data inicial e a data final.Botão “Gerar” Ao pressionar este botão o sistema fará a geração dos dados para a Mala Direta. Botão “Cancelar “ Este botão cancela a ação retornando ao SPA.

Seleção montada, agora pressione o botão “Gerar”. Com isso o SPA selecionará os candidatos de acordo com o filtro apresentado e mostrará uma nova tela com os que forem selecionados apresentando-os nas colunas Código, Nome, Gerar e mais uma coluna em branco que poderá ter alguns asteriscos. Esta tela é a segunda etapa da seleção fina, ou seja, deixe a coluna “Gerar” marcada somente com os registros que você quer realmente enviar a mala direta, desmarcando os demais.


Código Nesta coluna é informado o código do candidato.Nome Nesta coluna é informado o nome do candidato.Gerar Marque este campo para gerar a mala direta deste candidato. * Indica que o registro selecionado não possui e-mail cadastrado, assim não será possível gerar e-mail

para este registro. Tipo Mala Direta Marcando o campo “Documentos” irá gerar um arquivo a ser utilizado pela Mala Direta do Word e










» Participantes do Processo Seletivo

O conceito de mala direta no SPA não se refere apenas a uma emissão de etiquetas ou cartas que serão enviadas para os candidatos que participaram de um processo seletivo pelo correio. Temos a possibilidade também de enviar e-mail. No primeiro caso o que o SPA fará é gerar um arquivo e você utilizará o recurso de Mala Direta do Word, enquanto que para o caso do envio ser por e-mail, o SPA oferece a possibilidade de enviar um texto personalizado através de um recurso explicado no decorrer desta documentação.

Acesso: Menu Mala Direta / Participantes do Processo Seletivo.A tela apresentada solicita que seja informado o período, o tipo de candidato e pressione o botão “Gerar”.

Período Informe o período inicial e final.Tipo Candidato Selecionar o tipo de candidato. Suprir empresas em vagas confidenciais

Ao marcar este campo o sistema não fará a geração para os candidatos que participaram de um processo seletivo para uma vaga confidencial.

Botão “Gerar” Ao pressionar este botão o sistema fará a geração dos dados para a Mala Direta. Botão “Cancelar” Este botão cancela a ação retornando ao SPA.


A tela com os candidatos que foram encaminhados será apresentada especificando nas colunas: N. do Encaminhamento, Cliente, Candidato, Aceito, Gerar e mais uma coluna em branco que poderá ter alguns asteriscos. Deixe a coluna “Gerar” marcada somente com os registros que você quer realmente enviar a mala direta, desmarcando os demais.

N. Encam. Nesta coluna é informado o código do encaminhamento.Cliente Nesta coluna é informada a razão social da empresa.Candidato Nesta coluna é informado o nome do candidato.Aceito Nesta coluna é informado se o candidato foi aceito para esta vaga.Gerar Marque este campo para gerar a mala direta deste candidato. * Indica que o registro selecionado não possui e-mail cadastrado, assim não será possível gerar e-mail para

este registro. Tipo Mala Direta Marcando o campo “Documentos” irá gerar um arquivo a ser utilizado pela Mala Direta do Word e






Para acessar o cadastro de um candidato para consultar algum dado, não é necessário sair do processo e reiniciá-lo, simplesmente pressione duas vezes o botão da esquerda do mouse sobre o registro que você quer consultar que o Cadastro de Candidato será aberto.


Mas vamos por partes para não confundir. Veja primeiro a simulação de envio no item Gerando Tipo Documentos e na seqüência Gerando Tipo e-mail deste Manual.


Gerando Tipo DocumentosSelecione o Tipo Documentos, confirme para quem você irá enviar a mala direta e pressione o botão “Gerar Mala Direta”. Isso fará que um arquivo a ser utilizado pela Mala Direta do Word seja gerado.

E onde foi gerado e qual o Nome do Arquivo?No final do processo, ao pressionar o botão “Gerar Mala Direta” o SPA informa onde foi gerado e o nome do arquivo. O arquivo será gerado no diretório onde estiver determinado pelo Parâmetro do Sistema, geralmente “\WANCORA\MALA\” e o nome do arquivo é de acordo com o Tipo de Mala Direta (na primeira tela do processo).

Resumo:

Diretório onde será gerado De acordo com parâmetro, geralmente \WANCORA\MALA\

Mala Direta – Cliente Empresa

Tipo EMPRESA Nome do arquivo = MLCLI.TXTTipo CONTATOS EMPRESA Nome do arquivo = MLCONT.TXT

Mala Direta – Candidatos

Tipo CANDIDATOS Nome do arquivo = MLCAND.TXT

Mala Direta – Candidatos Encaminhados

Tipo CANDIDATOS ENCAMINHADOS Nome do arquivo = MLENCAM.TXT

Mala Direta – Participantes do Processo Seletivo

Tipo PARTICIPANTES DO PROCESSO SELETIVO Nome do arquivo = LIXTA_01.TXT

Como faço para alterar ou onde está configurado o diretório onde é gerado esse arquivo?No Menu Gerenciamento, em Parâmetros, na guia “Outros Diretórios”, no campo “Arq. Mala Direta”, mas tome cuidado: Não coloque a letra do drive como C: ou F:, etc e termine sempre com uma contra barra “\”, por exemplo “\WANCORA\MALA\”.

Ok. Arquivo gerado. E agora???Agora basta formatar um documento padrão de Mala direta no Word e fazer a mesclagem de dados no próprio Word. Para maiores detalhes consulte o item “Utilizando o Recurso de Mala Direta do Word”, aliás esse recurso será utilizado nos processos de mala direta de clientes, candidatos e geração de placas também.


Gerando Tipo E-mailPrimeiro, não serão selecionados os registros que tiverem os asteriscos, pois eles indicam que tais registros não possuem e-mail, logo não temos como enviar. Observe que ao selecionar o tipo e-mail são disponibilizados três campos conforme a tela abaixo:

Não querendo escrever algo óbvio, mas um e-mail é composto por três partes básicas: o destinatário, o assunto e o texto do e-mail. Ainda temos uma que é complementar e não obrigatória, que é o anexo. E é exatamente dessa forma que o SPA trata esse processo. Veja:

Destinatário Cada cliente ou candidato marcado com seu respectivo e-mail (será automático).Assunto Informe no campo Assunto.Texto Padrão O texto do e-mail pode ser um texto longo e talvez personalizado, ou seja, não queremos que tenha a

frase: “Prezado Cliente” , mas sim “Prezado José Antônio da Costa”. Você terá que digitar o conteúdo do “Texto Padrão” em um arquivo do tipo .TXT, através do Bloco de Notas do Windows ou Notepad – não pode ser arquivo .DOC feito pelo Word – e salvar este arquivo em uma pasta qualquer, sugerimos a pasta de mala direta do SPA, geralmente \WANCORA\MALA\ de acordo com o Parâmetro do sistema. É assim que o conteúdo desse arquivo será o texto do e-mail.

Arquivo Anexo Selecione o arquivo a ser enviado em anexo para cada e-mail gerado.

Mas como faço para personalizar o texto padrão do e-mail?Você utilizará o mesmo princípio dos documentos personalizados que o SPA emite como a Carta de Encaminhamento e os Contratos, ou seja, através da Tabela de Troca – Personalização de Documentos, ver maiores detalhes no item Personalização de documentos deste Manual, substituindo o campo que for variável pelo símbolo %% correspondente na tabela de troca. Exceção feita pelo %% referente ao NOME DO CONTATO que não está disponível na tabela de troca e que deve ser usado o %%205

Veja os exemplos:

Cliente Empresa

Resultado desejado: Como digitar o arquivo .TXT:

À <nome_da_empresa>Prezado <nome_do_contato>

Informamos que ....

À %%01Prezado %%205

Informamos que ....

Candidatos, Candidatos Encaminhados e Participantes do Processo Seletivo

Resultado desejado: Como digitar o arquivo .TXT:

Prezado <nome_do_candidato>

Informamos que ....

Prezado %%01

Informamos que ....

E o Anexo, pode ser personalizado também?Não, pois o anexo não é o mesmo para todos os candidatos ou clientes, mas essa é uma possibilidade que já estamos estudando para as próximas versões do SPA.


Finalmente pressione o botão “Gerar Mala Direta”. Isso fará que sejam gerados os e-mails para os candidatos ou clientes selecionados. Mas atenção, se o seu programa de e-mail não estiver configurado para enviar mensagens automaticamente, você deverá acessá-lo e pressionar o botão “enviar”, pois todas as mensagens estarão na Caixa de Saída.

Exportação da Lista de ContatosAcesso: Menu Mala Direta / Exportação Lista de Contatos/Candidatos.

Se sua empresa utiliza os recursos do Outlook Express como gerenciador de e-mails o SPA faz a exportação da Lista de Contatos do Outlook, caso haja algum problema na hora da geração dos e-mails.

Emissão de Placa e CartazO SPA pode gerar as placas das vagas em aberto. Na realidade isso é feito com o auxílio da Mala Direta do Word. Em primeiro lugar devemos Gerar o Arquivo das Placas a ser lido pelo Word, então vamos entender como isso é feito pelo SPA.

Acesso: Menu Gerenciamento / Geração de Texto para Placa.


Pressionando o botão “Mostrar Vagas” todas as vagas que estiverem com os status de Aberta ou Reabertas serão apresentadas na tela. Marque com um clique na coluna “Gerar” as vagas que você quiser gerar, e finalmente pressione o botão “Gerar Texto”. Será solicitada uma confirmação da geração e em seguida o SPA irá gerar o arquivo com o conteúdo das placas, mostrando no final do processo uma mensagem com o diretório e nome do arquivo onde foi gerado o arquivo a ser lido pelo Word.

Mas qual é o conteúdo da placa e como devo lançar no SPA?O conteúdo da placa gerada pelo SPA contém 11 linhas. A primeira linha é a Descrição para Contrato e as demais são provenientes do campo “Descrição Placa” preenchido na guia “Especificação” no campo “Descrição Placa” no Cadastro de Vagas, onde a cada [enter] pressionado neste campo corresponde a uma linha do texto gerado. Assim temos a seguinte estrutura:

Descrição Para ContratoTexto 1Texto 2Texto 3Texto 4Texto 5Texto 6Texto 7Texto 8Texto 9

Texto 10

Isso significa que a placa que eu for utilizar terá que ter sempre 11 linhas?Não. O SPA está dimensionado para aceitar a Descrição Para Contrato e até mais 10 linhas, mas você deve montar um padrão e trabalhar com quantas linhas você julgar necessário, que por experiência não irá passar de 3 ou 4 linhas do campo “Descrição Placa” do Cadastro de Vagas.

Veja um exemplo:

A empresa ABC abre uma vaga de Técnico Químico Pleno com no mínimo 2 anos de experiência, ter conhecimentos em Análise Laboratorial, masculino e com disponibilidade para viagens.

Função Técnico QuímicoDescrição para Contrato Técnico Químico PlenoDescrição Placa Masculino – 2 anos experiência

Conhecimentos em Análise LaboratorialDisponibilidade para Viagens

O resultado desta placa seria:

Técnico Químico PlenoMasculino – 2 anos experiência

Conhecimentos em Análise LaboratorialDisponibilidade para Viagens

=>=>=>=>

Descrição para ContratoTexto 1 (1a linha da Descrição Placa)Texto 2 (2a linha da Descrição Placa)Texto 3 (3a linha da Descrição Placa)

Note que cada linha no campo “Descrição Placa” no Cadastro de Vagas se dá pelo fato de você pressionar um [enter] neste campo. Não adianta você escrever toda a descrição de forma corrida sem pressionar o [enter] que o SPA entenderá que todo esse conteúdo é apenas da primeira linha.

E onde foi gerado o arquivo Texto?Lembre-se, no final do processo ao pressionar o botão “Gerar Texto” no programa de Geração do Texto para a Placa, o SPA informa onde foi gerado o arquivo. O nome do arquivo é o PLACA.TXT, e será gerado no diretório onde estiver determinado pelo Parâmetro do Sistema, geralmente “\WANCORA\MALA”.

Como faço para alterar ou onde está configurado o diretório onde é gerado esse arquivo?No Menu Gerenciamento, em Parâmetros, na guia “Outros Diretórios”, no campo “Arq. Mala Direta”, mas tome cuidado: Não coloque a letra do drive como C: ou F:, etc e termine sempre com uma contra barra “\”, por exemplo “\WANCORA\MALA\”.

Ok. Arquivo PLACA.TXT gerado. E agora???Agora basta formatar um documento padrão de Mala direta no Word e fazer a mesclagem de dados no próprio Word. Para maiores detalhes consulte o item “Utilizando o Recurso de Mala Direta do Word”, aliás esse recurso será utilizado nos processos de mala direta de clientes e candidatos também.


Utilizando o Recurso de Mala Diretado Word

O recurso de mala direta do Word é uma ferramenta muito interessante que poderá auxiliá-lo em diversas tarefas e não apenas referentes a processos do SPA. Então anime-se.

O princípio de funcionamento deste recurso consiste em pegar um arquivo onde estão armazenadas informações padronizadas como, por exemplo, os dados cadastrais de clientes ou candidatos, ou o conteúdo das placas descritos no item “Emissão de Placa e Cartaz”, enfim, de uma Origem de Dados. Logo, por definição, podemos afirmar que uma Origem de Dados é composta por vários Registros da mesma estrutura e que cada Registro é composto por um ou mais Campos (o nome do cliente, o endereço, o bairro, etc, são os campos do registro da origem de dados).

Temos também um Documento do Word formatado em um lay-out especial que será nossa “matriz”, a qual daremos o nome de Documento Principal. Considere também que nesse documento principal podemos colocar marcas que serão substituídas pelos conteúdos dos campos dos registros. O Documento Principal poderá ser do tipo Carta Modelo, Etiqueta de Endereçamento ou Envelope.

Mas qual a diferença entre esses tipos de Documento Principal?Carta Modelo: é uma carta personalizada, que vem com os dados da pessoa endereçada, que ao invés de nos referenciar de “dados da pessoa” chamaremos de forma geral de Registro, pois no caso do arquivo de Placas os dados não são especificamente de uma pessoaEtiqueta de Endereçamento: é uma emissão de etiquetas de mala direta convencional, ou seja, em uma folha com várias etiquetas teremos cada etiqueta com os dados de um cliente diferente da outra, ao contrário do tipo Carta Modelo onde todo o documento corresponde a um só registro.Envelope: é a emissão de envelopes propriamente dito.

Existe ainda um outro tipo que não iremos utilizar no SPA mas que você pode vir a usar em outras aplicações que é o tipo Catálogo. Para obter maiores informações desse tipo leia a Ajuda do Word.

Finalizando o princípio de funcionamento da Mala Direta do Word, uma vez que possuímos o Documento Principal e a Origem de Dados, não é necessário fazer documentos individualmente, um a um, deixe que o Word faça isso por nós, ou seja, deixe que o Word faça a Mesclagem (Mesclar - substituição) dos dados. Em outras palavras, para cada Registro da Origem de Dados o Word irá substituir (Mesclar) as marcas inseridas no Documento Principal pelo conteúdo Campos dos Registros.

A origem já possuímos, que são os arquivos que o SPA gerou como PLACA.TXT para o caso das Placas de Vagas em Aberto. Agora a pergunta:

E como gerar o Documento Principal?

No Word (versões anteriores), selecione o menu Ferramentas/Mala Direta. Irá aparecer um “Auxiliar de Mala Direta” que nos ajudará no processo. Temos três etapas principais:1.Determinar o tipo do Documento Principal.2.Localizar a Origem.3.Editar o Documento Principal (que nada mais é do que montar o texto propriamente dito).

No Word (versão 2002), selecione o menu Ferramentas/ Cartas e correspondências/ Assistente de Mala Direta. Irá aparecer um “Auxiliar de Mala Direta” que nos ajudará no processo. Temos três etapas principais:1.Determinar o tipo do Documento Principal.2.Localizar a Origem.3.Editar o Documento Principal (que nada mais é do que montar o texto propriamente dito).

Temos que escolher o tipo de documento principal de acordo com nosso objetivo. No caso das Placas de Vagas o tipo é Carta Modelo pois cada folha terá o conteúdo de uma placa. Para a Mala Direta de Clientes ou Candidatos, se quiser montar o texto da Mala Direta o tipo é a Carta Modelo também, mas se for para emitir as etiquetas, o tipo deve ser a Etiqueta de Endereçamento.


Utilizando o tipo Carta Modelo: Vamos dar o exemplo das Placas de Vaga:

1.Devemos escolher o tipo Carta Modelo. Ao fazer a escolha será feita uma pergunta Janela Ativa ou Novo Documento. Podemos escolher a opção Novo Documento. 2.Como já temos a origem, devemos escolher a opção Abrir origem e selecionar a pasta onde está gravado o arquivo PLACAS.TXT3.A próxima etapa é Montar o documento principal, ou seja, digitar o conteúdo desejado e colocar as marcas mencionadas através da barra de ferramentas Mala Direta que aparecerá no documento, apresentada a seguir.

1.Devemos selecionar o tipo de documento cartas. Ao fazer a escolha será feita uma pergunta: - Como deseja configurar suas cartas? “Usar o documento atual”.2.Como já temos a origem, devemos escolher a opção “Usar uma lista existente” e selecionar a pasta onde está gravado o arquivo PLACAS.TXT3.A próxima etapa é Montar o documento principal, ou seja, digitar o conteúdo desejado e colocar as marcas mencionadas que aparecerá no documento após selecionar “Mais itens”, apresentada a seguir.

Digite o texto desejado e no local que quiser inserir a marca pressione o botão “Inserir Campo” que os campos disponíveis irão aparecer conforme apresentado na figura acima. Inclusive podemos formatar estes campos com a fonte e cor desejada. Por exemplo, a Placa ficaria da seguinte maneira:

<Descricao_Contrato><Texto_1><Texto_2><Texto_3>

Porém supondo que você queira colocar duas vagas na mesma folha é necessário inserir o indicador de próximo registro através do botão “Inserir campo do Word”, então a placa ficaria da seguinte maneira:

Porém supondo que você queira colocar duas vagas na mesma folha é necessário formatar o documento através da opção “Editar cartas individualmente” e mesclar registros, então a placa ficaria da seguinte maneira:




O botão “Inserir campo do Word” permite que algumas regras sejam inseridas, cada uma com uma finalidade específica.

Salve o arquivo e para testar se o resultado agradou, você pode pressionar o botão <<ABC>> na barra de tarefas da mala direta (figura acima) que mostrará uma prévia do resultado, pressionando novamente esse botão retornará para o ambiente de desenvolvimento do documento.

Finalmente para emitir a tão aguardada mala direta, pressione o botão “mesclar”, também na barra de tarefas da mala direta (figura acima) e escolha a opção mesclar para novo documento, isso fará que o Word gere um novo documento com o resultado total da mala direta com todos os dados mesclados. Particularmente aconselhamos esse procedimento, apesar de podermos gerar direto para a impressora, mas gerando para novo documento antes, temos a possibilidade de verificar em vídeo se tudo está de acordo com o esperado, depois é só imprimir como um documento normal.

A opção “Editar cartas individualmente” permite que algumas regras sejam inseridas, cada uma com uma finalidade específica.

Selecione todos os registros para mesclar para um novo documento e altere conforme desejado.

Basta imprimir como um documento normal. Fechando a tela sem salvar retornará para o ambiente de desenvolvimento do documento.

E se o Tipo de Documento for o de Etiquetas de Endereçamento, o que muda?Na realidade o que muda é na etapa 3 do Auxiliar de Mala Direta (editar documento principal) que você terá que escolher um tipo de etiqueta. Caso a etiqueta que você quiser utilizar não esteja na lista, você pode pressionar o botão “Criar nova etiqueta” e seguir as orientações que determinam toda a configuração das etiquetas de acordo com a sua, inclusive você deve dar um nome a esta nova etiqueta definida por você.

Terei que fazer todo esse processo a cada vez que for gerar uma nova mala direta?Não, pois uma vez que você montou o documento e salvou, basta abrir o documento e pedir a opção mesclar. E ainda você pode fazer cópias deste documento com outros nomes, alterá-los, enfim, você está no Word... use a criatividade.

Não, pois uma vez que você montou o documento e salvou, basta selecionar o arquivo no item “Iniciar com base em documento existente” e ir para as próximas etapas até a opção imprimir. E ainda você pode fazer cópias deste documento com outros nomes, alterá-los, enfim, você está no Word... use a criatividade.

Onde posso obter mais detalhes sobre os recursos de Mala Direta do Word?Através da ajuda o próprio Word ou através de livros que tratam não apenas desse assunto, mas dos recursos todos que o Word oferece, existem boas opções nas livrarias

Dica: É importante e produtivo conhecermos os recursos que nos oferecem as ferramentas que temos a nossa disposição no dia a dia. Toda essa documentação não faz parte diretamente do SPA, são recursos do Word, e assim como esse você deve descobrir muitos outros que existem não somente no Word, mas no Windows, Excel, SPA, enfim em todos os aplicativos que você tem a sua disposição. Isso tornará seu dia a dia mais fácil, agradável e principalmente mais produtivo


Permissão ou Proibição de AcessoAqui, iremos mostrar como fazer para bloquear ou permitir o acesso de um ou mais usuários a cada programa do sistema de Seleção de Pessoal.

UsuárioÉ a pessoa que entra no menu do sistema através de um NOME e de uma SENHA previamente cadastrado por um OUTRO USUÁRIO, que possui DIREITOS de criar usuários.

Permissão ou Proibição de AcessoÉ necessário que ALGUÉM determine quais os programas que cada usuário PODERÁ utilizar no sistema e quais ele NÃO PODERÁ utilizar. Isto chamamos de permissão ou proibição de acesso. Lembre-se: há situações onde é menos trabalhoso PERMITIR do que PROIBIR ou vice-versa. Por exemplo: no cadastro de função é mais fácil permitir que somente Fulano acesse do que proibir a Maria, o João, o José e outros de acessarem. Por outro lado, se no cadastro de candidatos, todos têm acesso, menos o Fulano, é muito mais fácil proibir somente o Fulano do que permitir o acesso da Maria, José, João e outros.

Grupos de usuáriosExistem pessoas em sua empresa que irão ter o mesmo direito ou proibição de acesso. Ainda pode existir uma rotatividade de funcionários. Agora considere que hoje o sistema possui por volta de uns 200 programas. Você consegue imaginar o trabalho que daria se tivéssemos que permitir ou proibir o mesmo acesso para pessoas diferentes? Para facilitar, existem os GRUPOS DE USUÁRIOS, que são conjuntos que representam determinados usuários. Assim, podemos dizer que :

GRUPO USUÁRIOS QUE COMPÕEM O GRUPODIGITADOR Maria, José

SELECIONADOR Ana, Cláudia, Marcos, EduardoSUPERVISOR EduardoCOMERCIAL Cristina, EduardoCONTRATO Maria, José, Ana

TODOS OS USUÁRIOS Maria, José, Ana, Cláudia, Marcos, Eduardo, Cristina

Observe que:Maria, José, Ana, Cláudia, Marcos, Eduardo, Cristina são os usuários do sistema e pertencem ao grupo TODOS OS USUÁRIOSMaria e José pertencem aos Grupos DIGITADOR, CONTRATO e TODOS OS USUÁRIOS.Ana pertence aos Grupos SELECIONADOR, CONTRATO e TODOS OS USUÁRIOS, assim como Cristina pertence aos grupos COMERCIAL e TODOS OS USUÁRIOS.Eduardo pertence aos grupos SELECIONADOR, SUPERVISOR, COMERCIAL e TODOS OS USUÁRIOS.

É possível um usuário pertencer a 2 ou mais grupos, e apesar de ter uma permissão a um programa pelo grupo que pertence, mesmo assim é possível proibir o acesso ao programa, pois a PROIBIÇÃO DO USUÁRIO PREVALECE À PERMISSÃO DO GRUPO.

Com base nestes conceitos, monte os grupos e defina as permissões e proibições de acesso ao sistema. Tudo isso ainda no papel. Depois, iremos executar o projeto elaborado. Em caso de dúvidas, entre em contato com o Suporte AncoraRh.

Executando Projeto de AcessoTodos os programas aqui apresentados estão localizados no menu de Gerenciamento / Sistema.

Passos Ação Onde estão localizados1o Passo Cadastrar Grupos de Usuários Menu Gerenciamento / Sistema / Grupo de Usuários2o Passo Cadastrar Usuários Menu Gerenciamento / Sistema / Usuários3o Passo Cadastrar Controle de Acesso Menu Gerenciamento / Sistema / Controle de Acesso


Cadastro de Grupo de UsuáriosAcesso: Menu Gerenciamento / Sistema / Grupo de Usuários

Para selecionar um registro (grupo de usuário), use as setas de direção e .

Para inserir um registro novo, vá com a seta para baixo () até um registro em branco e, sobre este registro digite o Código do Grupo e pressione [enter] e em seguida digite a Descrição do Grupo e pressione novamente o [enter]. Neste momento o registro será gravado automaticamente.

Para excluir, selecione com as setas um registro e clique Shift+F2 ou o botão na Barra de Ferramentas. Será apresentada uma mensagem solicitando a confirmação da Exclusão.

Não é possível alterar um código de Grupo, porém é possível alterar uma descrição. Basta selecionar o registro desejado com as setas, pressionar [enter] até o campo da descrição, alterá-la e pressionar [enter] ou e para gravar.

É possível inserir um código mesmo que seja entre dois códigos já existentes. Por exemplo, temos cadastrados os grupos 1, 2, 4, 6 e 8 e desejo cadastrar o grupo 5. Execute o procedimento de cadastro e no próximo acesso ao programa ele já estará na ordem.

Dica: Padronize o grupo 01 como TODOS OS USUÁRIOS.


Cadastro de UsuáriosAcesso: Menu Gerenciamento / Sistema / Usuários

Especificação dos Campos:

Usuário Digite uma posição (número) para ser o código de usuário da pessoa a ser cadastrada. Se houver outros usuários já cadastrados, escolha sempre um número que esteja “vazio” (sem utilização).

Nome Digite o nome do usuário que está sendo cadastrado. Basta o primeiro nome.Departamento Digite o departamento no qual o usuário trabalha.Setor Digite o setor no qual o usuário trabalha.E-mail Digite o e-mail do usuário. A finalidade deste campo é poder gerar este campo para o arquivo que é enviado

para o site da empresa - com a relação das vagas em aberto - para que o CV do candidato seja encaminhado diretamente para o selecionador.

Filial Informe a qual filial esse usuário pertence, dessa forma na tela de consulta vagas em aberto Recepção\Seleção, para ativar esse campo é necessário, acessar o menu : Gerenciamento\Parâmetros do Sistema\Outros Dados e habilitar a opção Utiliza Sistema de Acesso por Filiais.

Senha Digite uma senha, para acessar o sistema. Ativo Selecione este campo se o usuário utilizar efetivamente o SPA. Caso contrário, não selecione. Por exemplo, o

usuário está de férias não está ativo Participa Agenda

Selecione este campo se o usuário for fazer parte do grupo de usuários da Agenda de Atendimento. Maiores detalhes verifique o item Agenda: Lembrete e Atendimento no Manual Volume II.

Notificar Cadastramento de Vaga (Atendente Vaga)

Selecione este campo se deseja gerar uma “Mensagem de Aviso de Confirmação do Cadastro da Nova Vaga” para o atendente da vaga. Obs: Essa informação será gerada na tela de Consulta/Compromissos Pendentes automaticamente.

Outlook Selecione a opção Microsoft Outlook ou Outlook Express para envio de e-mail. Obs.: Se a escolha for o Microsoft Outlook, o e-mail não poderá ser padronizado.

Grupo Selecione o código do grupo ao qual o usuário pertence. Maiores detalhes sobre o Cadastro de Grupo verifique os detalhes no item Permissão ou Proibição de Acesso neste Manual.

Descrição É a descrição do grupo do usuários.Botão “Alterar Senha”

Caso queira alterar sua senha, clique neste botão.

Botão “Salvar” Salva as alterações e inclusões realizadas nessa tela.


Controle de AcessoAcesso: Menu Gerenciamento / Sistema / Controle de Acesso

O programa que será apresentado deve estar RESTRITO ao gerenciador do sistema, assim, somente ele pode ter acesso para alterar os direitos de cada usuário.Os novos programas que a AncoraRh envia estarão sempre liberados para acesso, ao recebê-los não esqueça de fazer a proibição ou permissão de acesso a cada um deles.

Aqui, é possível proibir grupos ou usuários de acessarem um determinado programa.

Módulo Identifica o programa que você vai permitir ou proibir acesso, que vai de 11 até 17. Ex.: 11 Cadastro, 12 Consulta, 13 Relatórios, 14 Movimentação 15 Gerenciamento, 16 Estatística e 17 Mala Direta.

Objeto Identifica o nome do objeto. Por exemplo, o Cadastro de Candidato, para o sistema, tem o nome de SP026 (o nome do programa), e assim por diante.

Descrição Identifica qual é o objeto. Por exemplo, se o objeto é o SP014, a descrição dele é Cadastro Cliente/Empresa.

Sabendo-se qual é o objeto que você quer proibir ou permitir o acesso, deixe-o selecionado com a barra azul.

Especificação dos campos: - Permissão / Proibição de Acesso

Tipo Identifica se é usuário ou grupo.Código Informa o código do usuário ou do grupo.Descrição O nome do usuário ou do grupo.Botão “Inserir” Ao pressionar este botão o SPA permitirá a inserção de um usuário ou grupo aos módulos do sistema.Botão “Excluir” Ao pressionar este botão o SPA permitirá a exclusão de um usuário ou grupo aos módulos do sistema.

IMPORTANTE: Não se esqueça que uma PROIBIÇÃO é “mais forte” que uma PERMISSÃO. Por exemplo: você permitiu que o grupo TODOS OS USUÁRIOS tivessem acesso ao Cadastro de Cliente/Empresa, no entanto, PROIBIU que a Maria tivesse acesso a esse cadastro. Concluindo, a Maria, mesmo tendo permissão, também tem uma proibição e a proibição é MAIOR que a permissão.


Consulta Vagas em Aberto Recepção e SeleçãoA Partir de agora será possível escolher quais as colunas que irão aparecer nas telas vagas em aberto seleção e vagas em aberto recepção.

Para realizar essa mudança , basta acessar o menu Gerenciamento – Configuração Consulta Vagas em Aberto.


Nessa tela é possível , definir em qual das telas de consulta será realizada a configuração , consulta vagas em aberto recepção ou seleção escolha a opção desejada e clique em OK.

Nessa tela , temos o primeiro quadro onde o sistema exibe todas as colunas disponíveis, e no segundo quadro ficam as colunas que foram selecionadas.


Aqui você tem a prévia de como ficará a exibição da tela. Você deve configurar a largura das colunas, clicando na divisão da coluna e redimensionando.

Entre esses dois quadros temos dois botões. O botão de Selecionar que acrescenta as colunas, e o botão Remover que retira as colunas que você selecionar

Após configurar as opções desejadas, clique em Gravar Configuração.Para voltar às configurações originais do sistema , basta clicar no botão Restaurar Padrão Sistema.


Observe na tela de exibição a ordem das colunas, movendo-as de acordo com o desejado. Não esqueça de redimensionar a largura conforme passo anterior.

A tela será exibida conforme as configurações realizadas no menu Gerenciamento. Note que existe uma nova coluna chamada NDE, nessa coluna será mostrada o número de dias do último encaminhamento realizado para essa vaga, ou caso a linha esteja em amarelo significa que ainda não foram realizados encaminhamentos para a vaga indicando quantos dias essa vaga está e aberto sem encaminhamentos.


Bloqueio de Cadastro de Bairro e Cidade pelo Cadastro de Candidatos.A partir de agora, será possível bloquear o cadastro de bairros e cidades,através do cadastro candidatos, para isso é necessário acessar o menu Gerenciamento\Parâmetros do Sistema\Outros Dados e marque as opções : “Bloqueia Cadastro de Bairros” e “Bloqueia Cadastro de Cidades”.

Após a configuração nos parâmetros do sistema, ao tentar cadastrar um bairro ou cidade pelo cadastro de candidato, será exibida a mensagem abaixo.Impossibilitando , dessa forma o cadastro do bairro ou cidade por essa tela.


Campos Obrigatórios Nessa tela podemos selecionar os campos que serão obrigatórios no cadastro de Vaga ou Cliente/Empresa. Feito isso o usuário que for cadastrar novas vagas e novos clientes,obrigatoriamente deverá preencher os campos marcados como obrigatórios no menu de Gerenciamento/ Configuração Campos Obrigatórios, facilitando o lançamento das informações mais importantes desse cadastro. Sem o preenchimento dos campos, ao tentar salvar as informações lançadas aparece uma mensagem quais campos devem ser preenchidos antes do término do cadastro.


Configuração para o lançamento automático da taxa no cadastro de vaga.

È possível configurarmos para que, ao lançarmos a taxa no cadastro de clientes, essa taxa será movida automaticamente para o campo taxa do cadastro de vaga,facilitando dessa forma os cálculos referente ao valor de faturamento da vaga. Para isso acesse o menu Gerenciamento – Parâmetros do Sistema – Outros Dados, ao marcarmos a opção “Utiliza Default Taxa no Cliente” automaticamente o sistema exibe o campo “Perc. Impostos” nesse campo deve ser lançado o percentual de imposto que será descontado do valor de faturamento das vagas.

Após a configuração no cadastro de clientes na guia taxas aparecerá o campo “Perc. Taxa “, nesse campo deve ser lançada a taxa que será praticada com aquele cliente , no produto selecionado , e essa taxa será movida automaticamente para o campo taxa da guia dados de faturamento do cadastro da vaga.


Ao realizar o cadastro da vaga o sistema irá questionar a qual produto pertence a aquela vaga , conforme figura abaixo:


Ainda no cadastro de vagas, é preciso preencher o valor do salário da vaga , pois com base nesse valor e na taxa que será calculado o valor de faturamento da vaga na guia dados de faturamento.

Após o preenchimento de todos os campos os valores são lançados na guia de faturamento do cadastro de vagas.


Finalizado processo de seleção e realizada a baixa de encaminhamento do candidato, ao emitirmos o relatório de contratos fechados, ele exibirá um novo tipo que é o tipo empresa, vale ressaltar que ele só exibirá o tipo empresa, se nos parâmetros a opção “Utiliza Deafult Taxa no cliente” estiver marcada”

Ao emitirmos o relatório ,ele exbirá as informações por empresa, de acordo com as informações lançadas no sistema.

Reindexação do sistemaO processo de reindexação do sistema tem como finalidade reparar erros encontrados no sistema Spa.Nesta tela você terá duas opções de executar a reindexação: Com uma mensagem (Pare). Com um relatório (Silêncio).

Na opção “pare” quando localizar algum erro perante a reindexação vai informar durante o processo precisando de um ok para prosseguir.Já na opção “Silêncio” todos os problemas encontrados durante o processo serão informados em um relatório final mostrando tudo o que foi encontrado.

SPA – Seleção de Pessoal AncoraRh - Todos os direitos Reservados - Última Revisão Junho/2008 54

Índice · web viewmanual de treinamento do spa. seleção de pessoal ancorarh. volume iii. leme...

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