I) Correio

Página inicial e como acessar sua caixa de correio do cliente Lotus Notes 8.5.

Após o login, aparecerá a Página Inicial (Bem-Vindos) do cliente Lotus Notes;

A partir deste menu, você terá acesso ao Correio, Agenda, Contatos, A Fazer e Caderno, dentre outras facilidades que o Lotus Notes permite ao usuário.

Utilize o indicador CORREIO para acessar sua caixa postal de mensagens.

Apresentação da tela de Correio

Caixa de entrada -> Armazena automaticamente todas as mensagens que você recebe.

Rascunhos -> Armazena todas as mensagens que você salva sem enviar. Você pode posteriormente editar e enviar estas mensagens.

Enviados -> Por padrão, armazena automaticamente todas as mensagens que você as envia.

Todos os documentos -> Mostra todas as mensagens que estão atualmente na sua base de dados de correio.

Lixeira -> Armazena mensagens que você marcou para deletar (ou colocou diretamente nesta pasta). Você pode apagar estas mensagens ou decidir restaurá-las.

Mensagens não desejadas -> Armazena as mensagens consideradas como “spam”.

Criando novas mensagens

Para criar uma nova mensagem de correio, a partir de sua caixa de entrada, clicar no botão “Nova mensagem”.

O Notes apresentará a tela de escrita de nova mensagem, conforme descrito na imagem abaixo:

Na linha "Para", digite o nome da pessoa ou do grupo para o qual você quer escrever uma mensagem. Para enviar a mensagem para mais de uma pessoa ou grupo, digite nomes adicionais separados por vírgula. À medida que você digita, o Notes mostra os nomes das pessoas na sua rede do Notes. Se o Notes sugerir o nome ou o grupo que

você quer, pressione Enter para aceitá-lo. Do contrário, continue digitando o nome que você deseja.

CC (Com Cópia). Digite neste campo os nomes das pessoas para as quais você deseja enviar cópias da mensagem.

CCO (Com Cópia Oculta). O campo CCO é bastante interessante e funciona da seguinte maneira: se você mandar mensagem para João e Maria colocando o endereço de ambos neste campo, João não saberá que foi enviada uma cópia da mensagem para Maria e nem Maria saberá que o que está lendo teve uma cópia enviada para João.

Caso você não saiba o nome da pessoa para quem você quer enviar a mensagem, clicar em cima do campo Para (que fica em azul). Desta forma o Notes exibirá o caderno de endereços onde você poderá fazer uma busca pelo destinatário da mensagem.

Clique na linha de Assunto e digite uma breve descrição da sua mensagem. O campo Assunto informa aos recebedores da mensagem do que se trata antes que ele abra para lê-la.

Clique na área do texto da mensagem, abaixo da linha de assunto e digite o corpo da sua mensagem. O corpo da mensagem poderá ser tão longo ou tão curto quanto você desejar.

Quando você estiver pronto para enviar a mensagem, clique no botão Enviar.

Criando uma mensagem de rascunho

O botão “Salvar como rascunho” faz com que a mensagem seja gravada na pasta de “Rascunhos” de sua caixa postal (sem ser enviada). Em um outro momento você poderá abrir esta mensagem, editá-la (se for necessário) e enviá-la.

Visualizando um anexo

Você pode receber uma mensagem de correio ou ler um documento que tem um arquivo anexado a ele. Por exemplo, alguém criando uma mensagem sobre o orçamento pode anexar um arquivo de planilha eletrônica que mostra o orçamento real. O Notes mostra um ícone no documento que representa o arquivo anexado. Você pode ver os arquivos sem a necessidade de sair do Notes.

Dê um clique duplo no ícone do anexo. O Notes mostra um caixa de informação como a abaixo.

Clicando em Abrir o arquivo será aberto no aplicativo associado. Por exemplo, se o arquivo é do tipo planilha eletrônica (.xls) o Notes irá chamar o programa Excel e abrirá o arquivo anexo neste programa.

Clicando em Exibir, dependendo do tipo de arquivo anexado, você terá uma visualização do anexo. Se for um documento texto por exemplo você poderá ler as informações mas não editá-lo.

Para fechar a janela “Abrir anexo” pressionar o botão Cancelar ou tecle ESC.

Anexando arquivos

O ícone de “clips” permite a você anexar um arquivo à sua mensagem.

Salvando arquivos anexos

Clicando em Salvar você terá a opção de gravar localmente o arquivo para posterior edição. Está é a opção mais recomendável se você necessita modificar o documento e reenviá-lo posteriormente.

Excluindo arquivos anexos

Selecione o anexo a ser removido.Clique com o botão direito do mouse sob o arquivo. Selecione Excluir .Clique em

Sim para confirmar a remoção do arquivo da mensagem.

Respondendo uma mensagem

Ao ler uma mensagem que uma pessoa lhe enviou, você pode querer respondê-la. Ao invés de criar uma nova mensagem do início, você pode criar uma resposta que já inclua o endereço da pessoa que enviou a mensagem original e o assunto da mensagem.

Enquanto você lê uma mensagem, clique no submenu Responder -> Responder.Assim você pode incluir a mensagem original da pessoa na sua resposta. Você precisa somente digitar o texto da sua resposta e enviá-lo.

Você pode incluir a mensagem original recebida na sua resposta. Para fazer isto, clique no botão Responder e depois em Responder somente com Histórico.

Para enviar sua resposta para todas as pessoas que receberam a mensagem original, você pode clicar no menu Responder para Todos.

A recomendável é utilizar as respostas somente com histórico, pois caso a mensagem contenha anexos, essa opção evita de retransmitir o anexo sem necessidade.

Encaminhando uma mensagem

Você pode ainda repassar a mensagem para outra pessoa e ainda adicionar os seus próprios comentários à mensagem. Para isto clique em Encaminhar e adicione o destinatário da mensagem

Organizando mensagens em pastas

Para criar uma pasta:

As pastas ajudam você a organizar e categorizar os documentos da sua caixa postal.

De dentro de sua base de correio do Notes, no menu de texto do Notes, escolha Criar e depois escolha Pasta.

Digite o nome para a nova pasta.(OPCIONAL) Se você quiser colocar uma nova pasta dentro de uma pasta

existente (criar uma subpasta), clique na pasta que você deseja na caixa que diz "Selecione uma localidade para uma nova pasta".

Clique em OK.

Para mover uma mensagem para a pasta

Abra a Caixa de Entrada ou uma pasta que contenha o documento que você quer mover para uma nova pasta.

Simplesmente “arraste” a mensagem para a pasta desejada

Como renomear uma pasta

Selecione a pasta a ser renomeada.Clique com o botão direito do mouse para abrir o menu de atalho:Selecione a opção "Renomear pasta"Digite o novo nome e clique em OK para finalizar.

Como excluir uma pasta

Selecione a pasta a ser deletada.

Clique com o botão direito do mouse para abrir o menu de atalho.Selecione a opção "Remover pasta".Clique em Sim para confirmar a remoção.Obs: Casos existam mensagens dentro da pasta e a pasta for removida, estes

emails NÃO são deletados. Eles poderão ser visualizados na visão "Todos os Documentos".

Visualizando apenas mensagens não lidas

Na barra de botões, clique em Exibir não lidos;

Serão exibidas somente as mensagens não-lidas (em vermelho);

Importante: Clique em Exibir tudo para voltar a visualizar todas as mensagens (lidas e não-lidas)

Regras

É possível criar regras para organização de suas mensagens. Estas regras podem se basear no remetente da mensagem, título da mensagem, etc. Várias ações podem ser tomadas por uma regra de correio.

Para criar uma Regra

Vamos criar uma regra que, sempre que uma mensagem tenha no título a palavra “Help Desk” a mesma seja movida para uma pasta chamada “HDesk”.

Para criar uma regra, navegue no menu lateral esquerdo do Notes até o menu “Ferramentas”.

Expanda este menu e escolha a opção “Regras”. Clique então no botão “Nova Regra”

Regras rápidas

As regras rápidas permitem que você crie regras simples com base nas mensagens recebidas, a fim de filtrar as mensagens com determinadas linhas de assunto, nome dos remetentes ou de domínios específicos.

A maioria das informações necessárias para criar uma Regra rápida é fornecida automaticamente, de maneira que você só precisa determinar as condições e ações da Regra rápida. Você pode selecionar uma ou mais condições para criar uma regra que filtre as mensagens de spam recebidas com condições parecidas.

Como criar Regra rápida:No arquivo de mensagens, selecione a mensagem a ser utilizada como modelo

para a Regra rápida;

Clique no botão Mais -> Criar regra rápida:

Observe que os campos relacionados às condições são preenchidos com os valores apropriados da mensagem selecionada.

Por exemplo, o campo remetente contém o nome do autor da mensagem.

Bloquear mensagens de remetente

Você pode configurar o arquivo de mensagens para controlar mensagens indesejadas, como mensagens de correio em massa ou spam. O gerenciamento de mensagens indesejadas melhora a produtividade por reduzir a quantidade de mensagens de correio com que você tem que lidar. Você pode separar as mensagens indesejadas das desejadas filtrando-as por remetente, assunto e conteúdo.

Para o bloqueio de mensagens, selecione um email e utilize a opção a seguir: Mais -> Entregar a mensagem do remetente como não desejada.

Confirme o bloqueio clicando em OK:

A partir do momento que a opção OK for selecionada, as mensagens recebidas deste remetente entrarão automaticamente na pasta "Mensagens não desejadas".

Para desbloquear um determinado remetente, entre na pasta "Mensagens não desejadas" e clique no botão "Gerenciar lista de remetentes de mensagens não desejadas".

Arquivamento de mensagens

Com a quota da base ultrapassada, o arquivamento local de mensagens faz a redução do tamanho da base localizada no servidor permitindo uma limpeza (manutenção) de sua caixa postal de acordo com os limites das políticas de uso estabelecidas.

Para configurar a base de arquivamento local

a) Para criar um novo arquivamento local, clique no menu de texto Ações -> Arquivar -> Criar critérios.

b) Preencha os campos a seguir:

Nome descritivo destes critérios de arquivamento -> É um título para o seu arquivamento. Exemplo: Ano 2012

c) Habilite a opção Ativar estes critérios:

d) Clique no botão Critérios de seleção e marque a opção Selecionados pelo usuário.

Desta forma, configuramos para que somente sejam arquivadas as mensagens por nós selecionadas.

e) Configure o nome do arquivo a ser criado. Ex: a_dnotes2012.nsf

Nota: a base de arquivamento local geralmente fica localizada abaixo da subpasta Data\archive do Lotus Notes. Exemplo de pasta com caminho completo:

C:\Program Files (x86)\IBM\Lotus\Notes\Data\archive\a_dnotes2012.nsf

f) Clique em OK para fechar a janela de configuração de critérios;

j) Responda NÃO na pergunta a seguir, pois não será necessário definir uma programação/agendamento de arquivamento neste momento.

k) Clique em OK para fechar a janela de Definições de arquivamento:

Para arquivar uma mensagem

Com a configuração de arquivamento estabelecida e o critério ativado, selecione uma mensagem para arquivar.

Em seguida, vá em Ações -> Arquivar -> Arquivar documentos selecionados.

O Notes solicitará em qual local a mensagem será arquivada. Selecione o local desejado e clique em OK.

Sendo a primeira vez, o sistema criará o banco de dados de arquivamento contendo a mesma estrutura de pastas em relação à base do servidor.

Pronto: a mensagem foi transferida do servidor para disco local de sua estação de trabalho.

Para acessar o arquivamento

Através do menu lateral esquerdo, expanda o item Arquivamento e em seguida selecione o arquivo a ser acessado:

O Notes abrirá o arquivamento selecionado como mostra a figura a seguir:As demarcações destacadas a seguir indicam a abertura de uma base de

arquivamento local.

Configurando Indicadores de destinatários

Permite configurar ícones diferentes para a mensagem baseado na quantidade de pessoas que a receberam. Exemplo: Se a mensagem foi enviada somente para você, ela pode ser marcada com um círculo azul preenchido.

Quando esta opção é escolhida, os ícones aparecem ao lado direito da mensagem

Configurando Indicadores de Remetentes

O Lotus Notes permite que você identifique através de cores as mensagens recebidas de determinados remetentes. Você pode, por exemplo, destacar as mensagens enviadas a você por seu superior, o que pode lhe indicar uma prioridade na leitura do documento.

Para isto, abra sua caixa postal e escolha a entrada de menu denominada “Mais”. Escolha a opção “Preferências” e na tela que se abre, escolha a opção “Cores do remetente”.

Na tela de configuração, informar o nome do remetente e a cor que as mensagens dele irão assumir.

Veja um exemplo na tela abaixo:

Ao se clicar em “OK as alterações entrarão em vigor e exibirá a nova formatação:

Criando marcas de Acompanhamento nas mensagens

O Notes fornece várias opções de acompanhamento das mensagens bem como acompanhamento das tarefas.

Uma forma simples de se acompanhar uma mensagem de correio eletrônico é a criação de um “sinalizador”.

O sinalizador permite que a mensagem seja marcada de acordo com a sua prioridade (alta, normal e baixa). Pode-se definir ainda uma data de acompanhamento (nesta data pode ser exibido um alerta informando sobre a ação a ser tomada).

Para criar um sinalizador para uma mensagem, selecioná-la na Caixa de Entrada e escolher o menu Ações -> Acompanhamento -> Adicionar ou editar sinalizador.

Neste momento será exibida a tela de configuração do sinalizador.

Após configurada a tela, clicar em OK. Desta forma o Notes passará a acompanhar esta mensagem e exibirá um ícone de uma “bandeira” indicando que a mensagem foi sinalizada.

Imprimindo uma mensagem

Você pode imprimir um documento enquanto estiver lendo-o ou enquanto você está vendo o seu título numa pasta ou visão. Você pode também imprimir múltiplos documentos de uma pasta ou visão

Enquanto você lê um documento, escolha Arquivo e depois escolha Imprimir no Menu do Notes. Opcionalmente você pode visualizar o documento clicando no botão Visualizar. Você pode ainda economizar tinta em sua impressora selecionando a opção Imprimir como rascunho. Finalmente clique em OK para imprimir seu documento.

Excluindo uma mensagem

Para apagar uma mensagem, selecione o documento a ser removido e pressione a tecla “DELETE” do teclado.

Outra forma é através da botão "Mover para a Lixeira" conforme imagem:

Ordenando as mensagens

A caixa de entrada de correio bem como as pastas criadas por você possuem opções de ordenação das mensagens. As opções de ordenação incluem: ordem alfabética do nome do remetente, ordem alfabética de assunto, ordem cronológica do recebimento das mensagens, tamanho da mensagem.

Para fazer a ordenação clicar na coluna desejada.Na figura a seguir, a coluna data na esquerda tem um triângulo, indicando que

você pode ordenar documentos por data, tanto na ordem crescente quando na decrescente. Ao clicarmos no triângulo da coluna data os documentos estão em data e hora decrescentes . Este recurso é válido para todas as bases do Notes

Encontrando documentos que contém palavras específicas

Você pode precisar procurar uma palavra específica em um documento por vários motivos. Por exemplo, você pode querer ver o que o documento diz sobre um assunto específico. Você pode querer mudar uma frase que você digitou em diversos documentos. Você pode querer encontrar um documento específico, sabendo que é o único documento que possui uma palavra específica.

Para encontrar todos os documentos que contém um texto específico, você digita este texto na Barra de Procura. Ela é uma longa caixa retangular que o Notes mostra somente para esta finalidade. Depois de encontrar o documento que você quer, você pode alterá-lo ou lê-lo para encontrar a informação que você quer.

Enquanto você olha os títulos dos documentos no painel de vista, no menu de texto do Notes escolha opção Exibir, depois escolha Pesquisar esta visualização. O Notes abre a barra de procura abaixo da barra de botões. Se a barra de procura já estiver visível, você pode saltar este passo. Repare no nosso exemplo que a visão selecionada é a vista Caixa de Entrada. Ou seja iremos procurar palavras ou frases nos documentos da visão Caixa de Entrada

Na barra de procura, no campo Pesquisar, digite o texto que você quer encontrar.

Clique no botão Pesquisar. Isto diz ao Notes para mostrar somente os documentos que possuem o texto que você está procurando. No nosso exemplo somente dois documentos possuem o termo "bom dia". Para comprovar, abra cada um dos documentos e repare que a palavra procurada estará dentro da mensagem.

Para mostrar de volta todos os títulos dos documentos novamente e cancelar a procura, clique no botão Limpar resultados

II) Agenda

Acessando seus compromissos

O Lotus Notes possui agregado à sua caixa postal uma agenda de compromissos. Esta agenda pode ser usada para você marcar suas tarefas de trabalho, bem como ser usada para agendar reuniões.

Como a agenda está ligada à caixa postal, para abrir-la, utilize sua caixa de correio. Por padrão o Notes exibirá seus e-mails quando você clicar no ícone de sua caixa postal na área de trabalho. Para abrir a Agenda clicar na seta próxima a seu nome e escolher a opção “Mudar para Agenda”

A Agenda será aberta mostrando seus compromissos já agendados e um menu com opções de visualização.

Ao lado direito das opções "Dia", "Semana", "Mês" e "Todas entr. Agenda" temos um ícone de um pequeno triângulo. Clicando sob a mesma temos as seguinte opções:

1) Um dia -> Exibirá apenas os compromissos do dia corrente;2) Dois dias -> A tela será dividida em duas, mostrando o dia corrente e o dia

seguinte;3) Uma semana -> Serão exibidos os sete dias da semana corrente4) Uma semana de trabalho -> Serão exibidos os cinco dias úteis da semana

corrente;5) Duas semanas -> A tela será dividida em duas, mostrando a semana corrente

ao lado esquerdo e a semana seguinte no lado direito;6) Duas semanas de trabalho -> -> A tela será dividida em duas, mostrando os

cinco dias úteis da semana corrente, ao lado esquerdo; e os cinco dias úteis da semana seguinte, no lado direito

7) Um mês -> Será exibido todo o mês corrente8) Um mês de trabalho -> Será exibido somente os dias úteis do mês, ou seja,

sem os finais de semana.

Criando uma nova entrada na agenda

Existem diversos tipos de entradas para a agenda. Ao se clicar no botão “Novo”, presente na tela inicial de sua agenda, serão apresentadas as opções

1) Reunião -> Permite a você agendar uma reunião com seus colegas de trabalho (veremos a seguir a tela de agendamento). Usando esta opção os participantes da reunião terão a possibilidade de Aceitar, Recusar ou Delegar o convite.

2) Compromisso -> Permite a você criar um novo compromisso em sua agenda. Usando esta opção não é possível adicionar convidados.

3) Evento de um dia inteiro -> Permite a criação de uma entrada em sua agenda de um compromisso que irá durar todo um dia. Não permite adicionar convidados e nem escolher a hora de início/fim do evento.

4) Aniversário -> Permite a entrada de datas comemorativas, datas especiais.

5) Lembrete -> Permite a entrada de um evento com data/hora para acontecer (sem data/hora de fim). Quando o evento ocorrer você será notificado.

6) Anúncio de evento -> Semelhante ao agendamento de reunião (permite a inclusão de participantes), porém quando os participantes (convidados) aceitarem/declinarem a participação você não será notificado

Nota: Em todas as seis opções anteriores de entrada na Agenda, existe a opção "Repetir" a qual permite a configuração de eventos recorrentes (que se repete em um intervalo de tempo pré-definido. Exemplo:

Filtrando a visualização de entradas

A opção "Filtrar por" permite visualizar as entradas da entrada por uma determinada condição que podem ser por nome do Coordenador, Tipo de entrada da agenda, Status da entrada da agenda e por entradas consideradas particulares.

Ao término da filtragem, clicar no botão "Cancelar filtro" para que a agenda volte a exibir todas as entradas sem restrição.

Delegando acesso a sua agenda

Às vezes, por força das circunstâncias, necessitamos de apoio para que outra pessoa nos ajude a controlar a nossa própria caixa de correio ou a nossa agenda.

Sabemos que não podemos fornecer nosso ID e nossa senha para nenhum outro usuário, pois compromete a segurança das informações que passam por nossas mãos.

Nesses casos, podemos delegar a alguém o direito de acessar nossos dados, podendo ler, responder, editar e até remover mensagens e registros da agenda.

Com a delegação, você pode a qualquer momento retirar o acesso da pessoa a seus dados, além de que, quando a pessoa enviar uma mensagem em seu nome, estará visível a todos os destinatários que foi outra pessoa que a enviou em seu nome e com seu consentimento.

Para delegar acesso, entre em Mais -> Preferências.Entre na guia Acesso e delegação -> Acesso ao Correio e à Agenda

Para acessar a agenda de outra pessoa

Para abrir a agenda de outra pessoa, no canto superior esquerdo, no menu suspenso "Correio", clicar na seta próximo a seu nome e escolher a opção “Abrir o correio de outra pessoa”.

Em seguida, selecionar a caixa postal a ser aberta e clicar em OK para finalizar:

Criando Agendas de grupo

Uma Agenda de grupo oferece uma visão geral do horário programado de um grupo e permite exibir de forma simples as agendas individuais de cada membro do grupo.

Selecionando a visão de Agenda, ir em no botão Mais -> Criar agendas de grupo.

Em seguida, clique em Nova agenda de grupo e forneça o nome do grupo e seus respectivos membros.

Acessando os compromissos do grupo

Dê duplo clique no grupo criado e desta forma você poderá acompanhar os horários livres e ocupados dos participantes do grupo:

Marcando Reuniões

Quando se escolhe a opção de Reunião no botão Novo, a tela de agendamento de uma nova reunião é exibida.

Nesta tela é possível:−> Definir o assunto da reunião;−> Definir a data/hora de início e término da reunião;−> Definir os participantes obrigatórios da reunião;−> Definir os participantes opcionais da reunião;−> Definir quem será apenas notificado da reunião;−> Informar o local e os recursos que serão utilizados;−> Escolher uma categoria para a reunião (negócios, viagem, etc);−> Definir informações adicionais da reunião, bem como prover acesso a

anexos, etc

Nessa mesma tela mais abaixo, é possível se ter uma prévia da agenda dos convidados. Esta prévia poderá mostrar se você está agendando a reunião para um dia/hora em que os convidados já tenham compromisso. Para visualizar esta prévia, rolar a tela para baixo e clicar na guia “Localizar horários disponíveis”.

As cores representam a situação da agenda dos participantes.**Nota: Nem sempre é possível ter acesso a estas informações. Isto vai depender

da configuração da agenda de cada usuário.Veja imagem a seguir:

Aceitando/recusando convites de reuniões

Assim que a reunião é gravada, um convite é enviado para cada um dos participantes. O participante pode, neste caso Aceitar, Recusar ou Delegar a participação entre outras opções dependendo da necessidade.

Isto é feito diretamente na mensagem do convite, o qual é recebido na Caixa de Entrada do convidado.

Reprogramando reuniões

Quando você é o Coordernador (Proprietário) de uma reunião, você tem condições de estipular uma nova data e hora da mesma através do menu "Ações do Proprietário", além de cancelar, confirmar ou enviar mensagens aos participantes em relação à reunião.

Impressão da Agenda

O Notes facilita a impressão da sua agenda para você usá-la.É possível personalizar a aparência da agenda impressa fornecendo um layout

diário, semanal, mensal ou simplesmente uma lista de entradas da agenda.Antes de imprimir sua agenda, use o botão "Visualizar" para verificar como a

agenda será impressa.

III) Contatos

Acessando seus contatos

Você pode acessar a sua lista de contatos (Lista de endereços) pelo ícone da página inicial ou pelo atalho "Contatos" localizado na barra vertical de indicadores à esquerda da tela.

Inicialmente como esta base de dados é local, ou seja, gravada no seu disco C:\ da estação de trabalho, os contatos serão acessos por esta máquina. Posteriormente, é possível configurar a estação para que os contatos sejam replicados ao servidor, fazendo com que você possa acessar os contatos via WebMail de qualquer lugar que esteja.

Criando Contatos

Entrando em Contatos, na barra de botões clique em Novo Contato.Será aberto o formulário a seguir para o fornecimento dos dados da pessoa.Preencha com os campos desejados. Para finalizar, clique em Salvar e fechar.

Criando uma lista de distribuição (Grupos)

Uma grande funcionalidade no uso de correios eletrônicos, é você poder criar grupos de usuários na qual você constantemente tenha que enviar mensagens e usar o nome do grupo quando for endereçar o email e não mais os endereços individuais.

Dentro da área de Contatos, selecione a visão Grupos e escolha a opção Novo grupo.

Nome do Grupo -> Digite um nome que identifique o objetivo do grupo;Descrição -> (opcional) Caso queira acrescentar informações sobre o grupo;Membros -> Clicando sob o termo "Membros", aparecerá a janela de selecionar

nomes o qual lhe permitirá escolher vários endereços, sejam eles internos ou externos. Você também pode digitar diretamente o endereço de email da pessoa dentro do campo "Membros"

Comentários e anexos -> Acréscimo de informações ou anexos considerados adequados.

IV) A Fazer

Acessando sua lista do A Fazer

Você pode usar o Notes para se lembrar das tarefas que você tem que realizar.Através da Página Inicial, selecione o atalho A Fazer.Aparecerá a seguinte tela:

Criando novos itens A Fazer

Para adicionar uma nova tarefa, clique no botão Novo item A Fazer.

Entre com os dados:

Prioridade -> Define a prioridade da tarefa: Alta, Média, Baixa ou Nenhum;Assunto -> É o título da tarefa;Entrega em -> Data de conclusão da tarefa;Início em -> Data para começar a tarefa;Quem -> Podemos atribuir a tarefa a nós mesmos (Mim) ou a determinadas

pessoas (Outros);Categoria -> Classificação da tarefa (Exemplos: Projetos, Clientes, Viagem);Descrição -> Informações adicionais se necessário.

Para finalizar, no canto superior esquerdo, clique no botão Salvar e fechar.

Você será redirecionado para a área A Fazer onde aparecerão todas as tarefas que você colocou. No menu ao lado esquerdo, há várias opções que o ajudarão a se organizar em relação a essas tarefas. Observe que muitas das opções assemelham-se com a parte da Agenda.

V) Outros recursos

Configurando Ausência de Escritório

O Notes permite que você crie uma mensagem padrão que durante a sua ausência será enviada automaticamente, por um período especificado, a todos aqueles que enviarem mensagem para você ou para um grupo que você pertença.

Pode-se criar uma mensagem especial para um ou vários usuários específicos.Para tal, clique em Mais -> Ausência do escritório.

Informe os valores para os campos do formulário para configurar o aviso de ausência:

Data de Saída -> Início da ausência;Data de Retorno -> Quando será a sua volta;Na guia Notificação padrão, configure o assunto e o corpo da mensagem de

notificação de ausência;Caso necessário, utilize a guia Mensagem alternativa para configurar uma

mensagem especial para pessoas de sua seleção as quais não receberão a mensagem padrão;

Caso necessário, utilize a guia Exclusões para não enviar a mensagem de ausência quando determinados critérios de remetente e/ou assunto forem satisfeitos.

Para ativar a Ausência de escritório

Para ativar o aviso, no canto superior esquerdo, clique no botão Ativar e fechar.

O status da notificação será modificado para ATIVADO e você receberá a seguinte janela confirmando a ativação:

Para desativar ausência de escritório

Quando retornar de sua ausência, desative o aviso entrando em Mais -> Ausência do escritório.

Em seguida, no canto superior esquerdo, clique no botão Desativar e fechar.

O status da notificação será modificado para DESATIVADO e você receberá a seguinte janela confirmando a desativação:

Trocando a senha do Lotus Notes

É recomendado aos usuários que troquem a sua senha periodicamente.

Para alterar a senha do seu Lotus Notes, entre pelo menu Arquivo -> Segurança -> Segurança do usuário.

Digite a senha atual de seu ID.Obs: ainda não é a nova senha.

Clique no botão Alterar senha e digite novamente a senha atual.Clique no botão Efetuar login para continuar:

Digite duas vezes a nova senha de acordo com as políticas estabelecidas pela empresa descritas dentro da janela.

Clique em OK para continuar.

Para finalizar, clique em OK. A mensagem a seguir confirma o êxito da operação.

Lotus Traveler

Acesso à Caixa Postal (emails, agenda e contato) através de um aparelho de smartphone. Obs: requer autorização para uso.

WebMail (iNotes)Acesso à Caixa Postal (emails, agenda e contato) através de um navegador

internet, como por exemplo o Internet Explorer (IE).Internamente, dentro da rede da Cijun, pode ser acessado pelo endereço:http://mail.cijun.sp.gov.br

Obs: via internet, ou seja, pelo modo externo, requer prévia autorização.