Haroldo Silva Diniz Tecnologia da Informação – TI

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Apresentando o Microsoft Office Outlook 2003

O Microsoft® Office Outlook® 2003 é um programa de comunicação e gerenciador de informações pessoais que fornece um local unificado para o gerenciamento de emails, calendários, contatos e outras informações pessoais e de equipe. Os principais aperfeiçoamentos do Outlook 2003 — como o Modo de Transferência em Cache, o agrupamento automático de mensagens, a manipulação de lixo eletrônico e os novos modos de leitura — aprimoram o modo como você organiza e gerencia informações, além de melhorar o desempenho e a conectividade do servidor.

Aprimorando a experiência do usuário

• Painel de Navegação: O novo Painel de Navegação é fácil de usar e proporciona a navegação centralizada em todos os componentes do Outlook, além de permitir que você veja as informações da maneira como desejar.

As pastas de email usadas freqüentemente podem ser adicionadas às Pastas Favoritas, junto com as Pastas de Pesquisa, e ambas podem ser exibidas na parte superior do painel Email, no Painel de Navegação.

No painel Calendário, é possível ver os calendários compartilhados de outras pessoas ao lado do seu próprio calendário, e clicar no link Compartilhar Meu Calendário para rapidamente compartilhá-lo.

Nos painéis Contatos, Tarefas, Anotações e Diário, use os links Compartilhar Meu/Minha(s) para compartilhar sua pasta ou os links Abrir (item) Compartilhado para abrir a pasta compartilhada de outra pessoa. Você também poderá facilmente alternar o modo de exibição clicando em uma das exibições mostradas em Modo de Exibição Atual.

O painel Atalhos contém links para Outlook Hoje e Atualização do Outlook. Os atalhos ou grupos de atalhos adicionados anteriormente à barra do Outlook para arquivos ou locais fora do programa, como arquivos do Microsoft Excel ou sites, serão automaticamente migrados para o painel Atalhos quando você fizer uma atualização para o Outlook 2003. Os atalhos para as pastas do Outlook também serão migrados de forma automática para o painel correspondente. Por exemplo, um atalho de calendário será adicionado ao painel de Calendário.

• Menu Ir:

O novo menu Ir torna mais fácil e rápido alternar entre painéis no Painel de Navegação. Se você preferir navegar usando atalhos de teclado, poderá utilizar as teclas de atalho apresentadas no menu Ir, como CTRL+1 para Correio, CTRL+2 para Calendário e CTRL+3 para Contatos.

• Painel de Leitura:

O Painel de Visualização presente nas versões anteriores do Outlook foi reprojetado e otimizado para ler mensagens de email. Assim como um pedaço de papel, o Painel de Leitura é posicionado verticalmente e, quando usado com o novo layout de várias linhas, exibe quase duas vezes mais informações na tela do que o Painel de Visualização. Outros aperfeiçoamentos incluem o recurso de responder às solicitações de reunião e utilizar os botões de votação sem precisar abrir as mensagens.

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• Layout de várias linhas:

As mensagens podem ser exibidas com o layout de uma ou várias linhas. No novo layout de várias linhas, quatro campos (De, Assunto, Data e Ícone) normalmente são exibidos em uma coluna vertical. Se a lista de mensagens no layout de várias linhas não estiver exibindo todos os cabeçalhos de colunas referentes a um item, você poderá posicionar o cursor do mouse sobre o item para exibir uma Dica de Tela contendo todas as informações, ou especificar que sejam exibidos outros campos em linhas adicionais quando você posicionar o cursor sobre um item.

• Organizações:

Há 13 organizações padrão predefinidas, como agrupar mensagens por categoria, sinalizador e prioridade, que ajudam a exibir as mensagens de diferentes modos. Para alterar rapidamente de uma organização padrão predefinida para outra, clique no cabeçalho da coluna Organizado por e selecione a organização desejada.

• Organizar por Conversação:

Se você recebe muitos emails, pode agrupá-los em uma conversação de email, uma organização que torna mais fácil localizar e responder às conversações ou aos "segmentos". Para ajudar a ler as mensagens de forma mais rápida, essa organização exibe inicialmente apenas as mensagens não lidas e marcadas com um Sinalizador Rápido. Com um clique, é possível expandir o grupo de mensagens para ver a conversação inteira, incluindo mensagens já lidas. Como todas as mensagens de uma conversação são apresentadas juntas, você pode evitar responder a uma mensagem para descobrir, posteriormente, que alguém já havia respondido.

• Modo de exibição de Calendário:

O modo de exibição de Calendário foi simplificado e agora você pode exibir vários calendários de uma vez. Nesse modo de exibição, o Painel de Tarefas está oculto (mas pode ser facilmente mostrado clicando-se em Painel de Tarefas no menu Exibir) e o Navegador de Data é exibido no Painel de Navegação. Um novo indicador facilita a visualização rápida do dia e da hora atuais.

Organizando e gerenciando a Caixa de Entrada

• Filtro de Lixo Eletrônico: O novo Filtro de Lixo Eletrônico é desenvolvido para funcionar com outros recursos do Outlook 2003 para ajudar a evitar mensagens de email indesejadas recebidas todos os dias. Ele usa a tecnologia de ponta desenvolvida pela Microsoft Research para avaliar se uma mensagem deve ser tratada como lixo eletrônico com base em vários fatores, como o horário em que ela foi enviada e o seu conteúdo. O filtro não escolhe nenhum remetente ou tipo de mensagem específico; de modo geral, ele se baseia no conteúdo da mensagem e usa uma análise avançada da estrutura da mensagem para determinar a probabilidade de ser considerada lixo eletrônico. Por padrão, esse filtro é definido para uma configuração baixa projetada para detectar os lixos eletrônicos mais óbvios. Qualquer mensagem detectada pelo filtro é movida para uma pasta especial Lixo Eletrônico, de onde ela poderá ser recuperada ou analisada posteriormente.

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Você pode adicionar remetentes à Lista de Remetentes Confiáveis para que suas mensagens nunca sejam tratadas como lixo eletrônico. Por padrão, os contatos são automaticamente tratados como confiáveis, o que faz com que as mensagens dos usuários da pasta Contatos também nunca sejam tratadas como lixo eletrônico. Você pode configurar o Outlook para aceitar somente as mensagens da Lista de Remetentes Confiáveis, o que proporciona um controle total sobre que mensagens chegarão à sua Caixa de Entrada. Você pode bloquear facilmente mensagens de determinado email ou nome de domínio, adicionando o remetente à Lista de Remetentes Bloqueados. Se você pertencer a uma lista de endereçamento, poderá adicionar o endereço da lista à Lista de Destinatários Confiáveis para que as mensagens enviadas à lista de endereçamento não sejam tratadas como lixo eletrônico. Além disso, se você estiver usando uma conta de email do Microsoft Exchange Server, as mensagens provenientes de sua organização nunca serão tratadas como lixo eletrônico, independentemente de seu conteúdo.

• Sinalizadores Rápidos:

Clique no ícone de sinalizador próximo a qualquer mensagem de email para sinalizá-la de forma rápida para acompanhamento. Vários sinalizadores coloridos tornam mais fácil estabelecer categorias e localizar mensagens. Somente os itens marcados para acompanhamento são exibidos na Pasta de Pesquisa Para Acompanhamento, que contém uma lista atualizada de todas as mensagens marcadas com Sinalizador Rápido, em todas as pastas de email.

• Pastas de Pesquisa:

As Pastas de Pesquisa são pastas virtuais que contêm modos de exibição de todos os itens de email correspondentes a um critério de pesquisa específico. As mensagens de email exibidas permanecem armazenadas em uma ou mais pastas do Outlook. Ao criar uma Pasta de Pesquisa, você pode escolher entre várias opções como Emails com anexos ou Emails de pessoas específicas. Também é possível criar Pastas de Pesquisa personalizadas definindo os critérios de pesquisa específicos aos quais as mensagens de email deverão atender para serem exibidas na Pasta de Pesquisa. Você pode pensar em cada Pasta de Pesquisa como uma pesquisa salva e atualizada, monitorando todas as suas pastas para encontrar itens que correspondam ao critério de pesquisa da Pasta de Pesquisa.

As Pastas de Pesquisa podem ser configuradas rapidamente com várias opções já disponíveis, como Emails enviados para listas de distribuição ou Emails de e para pessoas específicas. Você pode ver todas as mensagens de email não lidas em cada pasta, na sua caixa de correio, em uma Pasta de Pesquisa chamada Emails Não Lidos. Para ajudar a reduzir o tamanho da sua caixa de correio, a Pasta de Pesquisa Emails Grandes mostra as maiores mensagens da caixa de correio, independentemente da pasta em que elas foram armazenadas.

• Alertas de área de trabalho:

O Alerta de Novo Email na Área de Trabalho aprimora o alerta Nova Mensagem de Email. O Alerta da Área de Trabalho é exibido com o nome do remetente, o assunto e uma pequena visualização do texto, para que você possa ver imediatamente se a nova mensagem é urgente, se ela deve ser marcada para acompanhamento ou se pode ser ignorada com segurança, sem interromper seu trabalho em outro programa. O Alerta da Área de Trabalho contém botões para abrir, sinalizar ou excluir mensagens de email e desaparece da mesma forma sutil como foi exibido.

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• Regras:

Criar e organizar regras ficou muito mais fácil. Você pode criar suas próprias regras do zero usando o conhecido Assistente de Regras do Outlook ou optando por regras já prontas que as pessoas normalmente usam para gerenciar mensagens de entrada ou para ficarem informadas. Por exemplo, você pode usar a regra pronta Enviar um alerta para o meu dispositivo móvel quando eu receber mensagens para manter-se informado sobre mudanças de reuniões se estiver viajando. Ou você pode usar a regra pronta Sinalizar as mensagens de alguém com um sinalizador colorido para sinalizar e priorizar automaticamente as mensagens do seu chefe. É possível criar, de forma rápida, regras para arquivar mensagens de email clicando na mensagem e, em seguida, clicando em Criar Regra na barra de ferramentas. Sua lista de regras também fornece um resumo “rápido” de suas regras. Cada regra exibe um ícone para cada ação especificada, permitindo que você veja o que uma regra faz, sem a necessidade de abri-la. Agora você pode aplicar regras às solicitações de reunião futuras, às atualizações de reunião e às mensagens de email.

• Criar e gerenciar alertas:

Se a sua organização usa o Microsoft Windows® SharePoint™ Services ou o Microsoft SharePoint Portal Server para armazenar e gerenciar documentos em um site, você pode receber uma notificação de email quando um conteúdo no site é alterado. Os alertas o informam sobre alterações em documentos, itens de lista, bibliotecas de documentos, listas, pesquisas ou ainda resultados da pesquisa, ajudando-o a ser mais eficiente, estando atualizado com informações importantes. Para usar alertas, clique nos links Alertar-me em qualquer site do SharePoint Portal Server ou selecione Regras e Alertas no menu Ferramentas do Outlook e, em seguida, clique na guia Gerenciar Alertas. Você pode criar alertas para listas e bibliotecas, bem como para itens individuais e para qualquer arquivo presente neles. Além disso, é possível especificar o tipo de alteração do qual deseja ser notificado. Por exemplo, você poderá receber um alerta quando um item ou arquivo for adicionado, modificado ou excluído.

• Recursos de privacidade avançados:

As mensagens em formato HTML costumam incluir figuras ou sons. Às vezes, essas figuras ou esses sons não estão na mensagem propriamente dita, mas são baixados de um servidor Web quando a mensagem de email é aberta ou visualizada. Os remetentes de lixo eletrônico usaram esse recurso para obter vantagens, incluindo algo chamado "beacon da Web" nessas mensagens. Um beacon da Web notifica o servidor Web quando você lê ou visualiza a mensagem, validando o endereço de email, o que normalmente resulta no envio de mais lixo eletrônico. Para ajudar a proteger sua privacidade e combater os beacons da Web, o Outlook é configurado, por padrão, para bloquear o download de conteúdo externo da Internet. Se uma mensagem de email tenta conectar-se a um servidor Web desconhecido na Internet, o Outlook bloqueia essa conexão até que você visualize o conteúdo; no entanto, as mensagens de email enviadas ou recebidas por endereços de email ou nomes de domínio nas Listas de Remetentes Confiáveis e de Destinatários Confiáveis serão tratadas como exceções e o conteúdo bloqueado será baixado. Esse recurso também permite evitar a visualização de mensagens potencialmente ofensivas e decidir quando uma imagem possui o tempo e a largura de banda suficientes para baixá-la, se estiver em uma conexão de largura de banda baixa.

Crie e exiba mensagens com permissão restrita, usando o Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM). No Outlook, o IRM permite criar mensagens com permissão restrita para

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ajudar a evitar que as mensagens sejam encaminhadas, impressas, copiadas ou editadas por pessoas não autorizadas.

O conteúdo com permissão restrita só pode ser criado com o uso do Microsoft Office Professional Edition 2003 ou com produtos independentes do Microsoft Office Word 2003, do Microsoft Office Excel 2003, do Microsoft Office PowerPoint® 2003 e do Outlook 2003.

Aumentando a produtividade

• Calendários lado a lado:

Exiba vários calendários ao lado do seu calendário. Os calendários são dispostos lado a lado e apresentam códigos coloridos e etiquetas para ajudá-lo a comparar rapidamente as agendas ou a marcar reuniões. Depois que você abre o calendário de outra pessoa, ele é adicionado ao painel de Calendário no Painel de Navegação, onde você pode marcar a caixa de seleção próxima ao nome da pessoa para mostrar ou ocultar o calendário dela.

• Melhorias no recurso AutoCompletar:

A sugestão de nomes do recurso AutoCompletar foi aprimorada de diversas formas. Você precisa digitar somente uma letra para que o recurso AutoCompletar comece a sugerir correspondências possíveis. As pessoas para quem você enviou email com mais freqüência e mais recentemente serão sempre exibidas primeiro na lista de nomes sugeridos. Os nomes menos usados são rebaixados ou removidos da lista.

• Expandir Listas de Distribuição em uma mensagem de email:

Exiba rapidamente todos os nomes em uma Lista de Distribuição clicando no sinal de adição próximo ao nome da Lista de Distribuição. Esse procedimento torna mais fácil adicionar ou remover alguns nomes ao enviar uma mensagem de email, sem a necessidade de modificar a Lista de Distribuição ou começar do zero.

• Catálogo de Endereços:

A caixa de diálogo Selecionar Nomes foi aprimorada para exibir mais informações. Agora você pode distinguir, de forma rápida, entre os endereços de email e os números de fax para um nome. A caixa de diálogo pode ser redimensionada e maximizada para se beneficiar de monitores maiores.

• Simplificações relativas ao Word como editor de email:

Quando você utiliza o Word como editor de email, a nova barra de ferramentas Email é exibida diretamente acima do texto que está sendo redigido. A barra de ferramentas Email é exibida no lugar das barras de ferramentas Formatação e Padrão, o que aumenta o espaço da tela agrupando os comandos usados com mais freqüência dessas duas barras, como Imprimir e Negrito, em um único local.

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• Foto do contato:

Adicione fotos aos contatos, usufruindo do recurso de associar a pessoa ao nome e a outras informações.

• Ícones e dicas do balão de notificação da barra de tarefas do Outlook:

Para economizar espaço na barra de tarefas, é possível ocultar os botões da barra de tarefas da janela do Outlook 2003 quando o Outlook está minimizado. Quando você oculta esses botões, o ícone do Outlook é exibido somente na área de notificação, no canto direito da barra de tarefas.

Por padrão, agora o Outlook exibe mensagens de aviso e de conectividade de rede nas dicas dos balões na área de notificação, no canto direito da barra de tarefas. Além disso, se você estiver usando uma conta de email do Microsoft Exchange Server, as mensagens do servidor Exchange também serão exibidas nas dicas dos balões. Você pode optar por não exibir alguns ou todos esses tipos de mensagens. Essas mensagens são todas gravadas na seção Aplicativo do Log de Eventos do Microsoft Windows e podem ser exibidas nesse local.

• Espaço de Trabalho de Reunião:

Você pode centralizar todas as informações e todos os materiais para uma reunião futura publicando-os no site Espaço de Trabalho de Reunião. O site monitora os participantes, os documentos, as tarefas e outros detalhes para planejar, preparar e fazer o acompanhamento de uma reunião. Os convidados podem acessar o espaço de trabalho a qualquer hora, a partir de um link adicionado à solicitação de reunião. Clicar no link abre o espaço de trabalho no navegador do convidado, onde ele pode ver, editar ou adicionar informações ao site. Usar um espaço de trabalho também permite que os convidados vejam a versão mais atual dos materiais para a reunião e trabalhem juntos nesses materiais. Isso significa que você não precisa enviar arquivos grandes pelo sistema de email para distribuir documentos atualizados ou solicitar comentários sobre eles.

• Anexos compartilhados:

Quando você adiciona um documento do Microsoft Office a uma mensagem de email, o painel de tarefa Opções de Anexo é exibido. Por padrão, o anexo será enviado como no passado. Contudo, se você selecionar a opção Anexos compartilhados, o documento, ao ser enviado, será armazenado em um site de Espaço de Trabalho de Documento, criado automaticamente em um servidor disponível executando o Windows SharePoint Services. Compartilhar documentos ajuda a reduzir as ineficiências associadas normalmente aos processos de colaboração, como encaminhar documentos para edição e retorná-los, e aos problemas de controle de versão.

Estendendo o Outlook

• Assinatura exclusiva por conta:

Agora você pode ter uma assinatura de email padrão diferente para cada conta de email.

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• Novo tipo de arquivo de dados (.pst):

O Outlook apresenta um novo formato de arquivo para os arquivos de Pastas Particulares (.pst) que fornece mais capacidade de armazenamento para itens e pastas além de suporte a dados Unicode de vários idiomas. Um arquivo criado com o novo formato de arquivo de Pastas Particulares do Outlook (.pst) não é compatível com as versões anteriores do Outlook. Para usufruir da compatibilidade com versões anteriores do Outlook, crie um arquivo usando o formato de arquivo de Pastas Particulares do Outlook 97-2002 (.pst). O Outlook 2003 poderá exibir e criar arquivos dos dois tipos.

• Suporte a Unicode:

O Outlook fornece suporte ao padrão de codificação de texto Unicode que permite exibir o texto corretamente, não importando o idioma em que está escrito, desde que o sistema operacional forneça suporte aos caracteres específicos de cada idioma.

• Integração com o Windows SharePoint Services:

Você pode visualizar uma lista de eventos do Windows SharePoint Services próxima ao seu Calendário e arraste os eventos da lista de eventos do Windows SharePoint Services para o Calendário. Também é possível exibir uma lista de contatos do Windows SharePoint Services no Outlook, copiar e vinculá-la aos seus Contatos. Se você tiver que acessar um site do SharePoint Portal Server , poderá armazenar um calendário central ou a lista de contatos no servidor para obter um compartilhamento de informações mais fácil.

• Microsoft Office Outlook 2003 com o suplemento Gerenciador de contatos de negócios:

Você pode criar e gerenciar contatos comerciais, contas e oportunidades de venda em um único local, o Outlook, usando o Outlook 2003 com o suplemento Gerenciador de Contatos Comerciais, fornecido com o Office 2003. As informações relacionadas, como anexos, fotos, anotações de negócios e informações sobre produtos, podem ser armazenadas nos seus contatos do Outlook — facilitando a integração das informações de contatos de negócios com compromissos, tarefas, lembretes e outros programas do Office, como o Excel.

• Melhorias do POP:

A velocidade de download aumentou significativamente e agora você tem informações detalhadas sobre o progresso do download.

• Suporte para dispositivos de tinta:

Insira entradas rapidamente adicionando seu próprio manuscrito aos documentos do Office em m Tablet PC, como se estivesse usando uma caneta e uma folha de papel.

• Painel de tarefas de Pesquisa:

O novo painel de tarefas de Pesquisa oferecerá uma ampla variedade de informações de referência e recursos estendidos, se você tiver uma conexão com a Internet. É possível realizar pesquisas sobre tópicos usando uma enciclopédia, a pesquisa da Web ou acessando o conteúdo de terceiros.

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Calendário

O Calendário é o componente de calendário e agendamento do Microsoft Outlook totalmente integrado

aos contatos de email e outros recursos. Você pode exibir um dia, uma semana ou um mês ao mesmo

tempo. Com o Calendário, você pode:

• Criar compromissos e eventos

Você pode clicar em qualquer intervalo de tempo do Calendário do Outlook e começar a digitar, como se

estivesse usando uma agenda de papel. Novas cores de degradé possibilitam que você veja rapidamente

o dia e a hora atuais. A hora atual é destacada com cor somente nos modos de exibição Dia e Semana

de Trabalho. Você pode optar por um lembrete sonoro ou com mensagem para lembrar-se de seus

compromissos, reuniões e eventos, além de poder colorir os itens para identificá-los visualmente.

• Organizar reuniões

Basta selecionar um horário no Calendário, criar um compromisso e selecionar as pessoas a serem

convidadas. O Outlook irá ajudá-lo a localizar o primeiro horário no qual as pessoas estarão livres.

Quando o aviso de reunião for enviado para os convidados por email, cada um deles receberá uma

solicitação de reunião em sua respectiva caixa de entrada. Quando eles a abrirem, o Outlook informará se

a reunião gera conflito com algum item existente em seu Calendário individual; assim, eles poderão

aceitar, aceitar temporariamente ou recusar a reunião pressionando apenas um botão. Se você, como

organizador da reunião, tiver dado permissão, os convidados poderão enviar uma contraproposta com um

horário alternativo para a reunião. Como organizador, você pode controlar quem aceitou, recusou ou

enviou uma contraproposta, simplesmente abrindo a reunião.

Você pode criar calendários que exibam as agendas de um grupo de pessoas ou recursos

simultaneamente. Por exemplo, você pode exibir as agendas de todas as pessoas do departamento ou de

todos os recursos, como as salas de reunião do edifício, para marcar reuniões com mais rapidez.

• Exibir calendários lado a lado

Você pode exibir lado a lado vários calendários que você mesmo criou, bem como aqueles

compartilhados por outros usuários do Outlook. Por exemplo, se você criou um calendário separado para

seus compromissos pessoais, poderá exibir, lado a lado, os calendários de trabalho e pessoal.

Também é possível copiar ou mover compromissos entre os calendários exibidos. Use o Painel de

Navegação (painel de navegação: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painéis

como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar

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os itens da pasta.) para compartilhar rapidamente seu próprio calendário e abrir outros calendários

compartilhados. Dependendo das permissões concedidas pelo dono do calendário, é possível criar ou

modificar compromissos nos calendários compartilhados.

• Link para calendários em sites Windows SharePoint Services

Se você tem acesso a um site Microsoft Windows SharePoint Services, poderá exibir as listas de eventos

desse site no Calendário do Outlook. Esses itens estarão sempre atualizados e poderão ser exibidos

lado a lado com outros calendários pessoais ou compartilhados.

• Gerenciar o calendário de outro usuário

Com o recurso de acesso de representante, uma pessoa pode usar sua própria cópia do Outlook para

gerenciar com facilidade o Calendário de outra pessoa. Por exemplo, um assistente administrativo pode

gerenciar o Calendário de um gerente. Quando o gerente designar o assistente como representante, o

assistente poderá criar, mover ou excluir compromissos e poderá organizar reuniões em nome do

gerente.

• Criar um calendário adicional

Além do Calendário padrão do Microsoft Outlook, você pode criar outros calendários no Outlook. Por

exemplo, você pode criar um calendário para seus compromissos pessoais.

1. No menu Ir, clique na Lista de Pastas (Lista de Pastas: exibe as pastas disponíveis em sua

caixa de correio. Para exibir subpastas, clique no sinal de mais (+) ao lado da pasta. Se a Lista de

Pastas não estiver visível, clique em Lista de Pastas no menu Ir.).

2. Na Lista de Pastas do Painel de Navegação (painel de navegação: a coluna do lado

esquerdo da janela do Outlook que inclui painéis como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas

dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar os itens da pasta.), clique com o botão

direito do mouse na pasta Calendário e, em seguida, clique em Nova Pasta.

3. Na caixa Nome , digite um nome para o novo calendário, como Calendário Pessoal.

Observação Não é possível compartilhar calendários adicionais com outras pessoas. No entanto, é

possível compartilhar o Calendário do Outlook.

• Adicionar ou remover feriados do calendário

Siga um destes procedimentos:

Adicionar feriados

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1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique em Opções de calendário.

2. Em Opções de calendário, clique em Adicionar Feriados.

3. Marque a caixa de seleção próxima a cada país/região cujos feriados você deseja adicionar

ao seu calendário e, em seguida, clique em OK. O seu próprio país/região será automaticamente

selecionado.

Observações

Por padrão, nenhum feriado é carregado quando você começa a usar o Microsoft Outlook.

As informações sobre feriados fornecidas com o Office Outlook 2003 incluem os anos de

calendário de 2003 a 2007.

Remover feriados

1. Em Calendário, no menu Exibir, aponte para Organizar Por e, em seguida, para Modo de

Exibição Atual e clique em Eventos.

2. Selecione os feriados que você deseja remover. Para selecionar várias linhas, pressione a

tecla CTRL e clique nas linhas subseqüentes.

3. Clique em Excluir na barra de ferramentas (barra de ferramentas: uma barra com botões

e opções que podem ser usadas para executar comandos. Para exibir uma barra de ferramentas,

clique em Personalizar no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Barras de

Ferramentas.) Padrão.

Para remover rapidamente todos os feriados de um país/região, clique no título de coluna (título de

coluna: a barra horizontal na parte superior de uma coluna de tabela. Existem vários títulos de coluna na

linha de título de coluna.) Local para classificar a lista de eventos a fim de exibir todos os feriados de um

país/região juntos.

• Usar o Outlook para configurar entrevistas e pesquisas

Em geral, as pesquisas requerem que os alunos façam mais do que compilar informações de livros e

periódicos. Realizar entrevistas com pessoas e organizar grupos de discussões podem fornecer dados

essenciais. Os professores podem aproveitar a integração entre agendamento, emails e anotações

oferecida no Microsoft Outlook® para ajudar a otimizar os trabalhos dos alunos.

Digamos que você atribuiu a um cada um de seus alunos a tarefa de entrevistar pessoas de cinco meios

culturais diferentes, a respeito de diversos assuntos. Você pediu a eles que entrevistassem essas

pessoas primeiro individualmente e depois em grupos de discussões. Esse projeto levará vários meses e,

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sendo assim, os alunos provavelmente desejarão contar com o email para se manterem em contato com

seus "objetos de estudo" e para informarem os grupos a respeito de reuniões e do status do projeto.

• Configurando uma lista de contatos categorizada

Os alunos trabalharão com pessoas provenientes do Japão, da Itália e dos estados de São Paulo, Paraná

e Bahia. Esse grupo de entrevistados abrange cientistas, professores de literatura, cultivadores de soja,

engenheiros e enfermeiras de cada lugar. À medida que se encontrarem com cada uma dessas pessoas

pela primeira vez para conhecer sua identidade, procedência e profissão, os alunos poderão usar

categorias para adicionar essas informações às listas de contatos do Outlook.

Ao usar categorias para identificar cada contato, os alunos podem agrupá-los facilmente e criar listas de

distribuição para eles.

• Para organizar sua lista de contatos

1. No menu Arquivo, aponte para Novo e, em seguida, clique em Contato.

2. Digite o nome do contato e qualquer outra informação pertinente, como um endereço de

email.

3. Clique em Categorias.

4. Clique nas categorias relevantes ao contato.

5. Clique em OK.

É possível que os alunos desejem criar novas categorias personalizadas para os entrevistados.

• Para criar novas categorias personalizadas

1. Selecione qualquer item na lista Contatos.

2. No menu Editar, clique em Categorias.

3. Clique em Lista de Categorias Mestras.

4. Na caixa Nova categoria, digite um nome para a categoria.

5. Clique em Adicionar à Lista.

6. Para criar mais categorias, repita as etapas 4 e 5.

7. Clique duas vezes em OK.

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• Para exibir contatos por categoria

1. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual.

2. Clique em Por Categoria.

Agora os alunos podem ver os contatos das entrevistas por categoria e usar este modo de exibição para

criar listas de distribuição. As listas de distribuição consistem em uma ótima maneira de enviar emails

eficazmente para grupos de pessoas sem precisar adicionar cada pessoa à linha Para. Os alunos podem

criar uma lista de distribuição para cada categoria.

• Para criar uma lista de distribuição

1. Selecione qualquer item na lista Contatos.

2. No menu Ações, clique em Nova Lista de Distribuição.

3. Atribua um nome à lista.

4. Para adicionar participantes, clique em Selecionar participantes (se houver mais de um

catálogo disponível, verifique se você selecionou o catálogo de endereços correto na lista suspensa

próxima ao canto superior).

5. Selecione um nome e, em seguida, clique em Participantes para copiar o nome na caixa

Adicionar à lista de distribuição. Repita esta etapa para cada nome que deseja exibir na lista de

distribuição.

• Agendando entrevistas e reuniões

Com as listas de distribuição, os alunos podem facilmente agendar e controlar os compromissos com os

entrevistados bem como configurar reuniões de grupo. Se os entrevistados também usarem o Outlook, os

alunos podem enviar convites para reuniões e até mesmo agendar reuniões online.

• Para agendar uma reunião por meio de uma lista de distribuição

1. No Calendário do Outlook, clique no dia em que deseja realizar a reunião e, em seguida,

clique duas vezes no horário específico.

2. No formulário de compromisso, clique em Convidar Participantes.

3. Na caixa Para, adicione o nome da lista de distribuição do grupo de pessoas que você deseja

que compareça.

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4. Se desejar, clique no botão Verificar Nomes para verificar se os endereços de email

adicionados estão corretos.

5. Inclua uma nota para explicar o objetivo da reunião.

6. Clique em Enviar.

Isso incluirá a reunião no calendário do aluno e notificará os participantes, que poderão incluir um RSVP

com apenas um clique no botão Aceitar, Provisório ou Recusar. As pessoas que não utilizam servidores

Microsoft Exchange deverão responder no próprio email se aceitam ou rejeitam o horário proposto para a

reunião.

Para obter mais informações sobre como agendar reuniões ou configurar reuniões online, consulte a

Ajuda do Outlook.

• Fazendo anotações rapidamente

As anotações do Outlook são o equivalente eletrônico dos lembretes adesivos ou pedaços de papel que

você costuma ter em sua mesa. Durante uma entrevista por telefone, o aluno pode usar as anotações do

Outlook para registrar facilmente suas citações e impressões.

Os alunos podem deixar as anotações abertas na tela enquanto trabalham em outras tarefas e, à medida

que tiverem idéias ou reunirem mais informações, podem adicioná-las às anotações abertas ou criar uma

nova anotação.

• Para criar uma anotação

1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Anotação. Ou então, use o atalho do

teclado CTRL+SHIFT+N para abrir uma nova anotação.

2. Digite o texto da anotação.

3. Para salvar a anotação em uma pasta específica, clique no ícone do canto superior esquerdo

da anotação, clique em Salvar como e, em seguida, especifique uma pasta. No entanto, também é

possível fechar a anotação e movê-la da pasta Anotações para outra pasta.

As anotações são salvas automaticamente no Outlook. No entanto, se usarem o Assistente para

Importação e Exportação (no menu Arquivo, clique em Importar e Exportar), os alunos poderão exportar

as anotações para o Microsoft Word e adicionar as informações ao documento do projeto. Para obter

mais informações sobre o Assistente para Importação e Exportação, consulte a Ajuda do Outlook.

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• Abrir o Calendário, os Contatos ou as Tarefas de outra pessoa

Este recurso requer que você esteja usando uma conta de email do Microsoft Exchange Server.

Você pode exibir rapidamente o calendário, os contatos e as tarefas de outra pessoa no Painel de

Navegação (painel de navegação: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painéis

como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar

os itens da pasta.). Depois que você acessa a pasta de outra pessoa pela primeira vez, a pasta

compartilhada é adicionada ao Painel de Navegação. Na próxima vez em que você quiser exibir a pasta

de outra pessoa, poderá selecioná-la no Painel de Navegação.

Abrir o calendário de outra pessoa

Você pode exibir até 30 calendários lado a lado no Calendário.

1. No Calendário, clique em Abrir um Calendário Compartilhado.

2. Para selecionar o nome de outra pessoa no catálogo de endereços, clique em Nome ou digite

o nome na caixa Nome.

3. O novo calendário aparecerá ao lado do calendário já aberto no modo de exibição.

Dica

Você pode agendar rapidamente uma reunião com outras pessoas cujos calendários você está vendo. No

menu Ações, aponte para Nova Solicitação de Reunião com e clique em Todos ou em qualquer nome

contido na lista.

Observação As configurações personalizadas do modo de exibição do seu calendário podem não ser

exibidas corretamente se você usar o recurso de calendários lado a lado. Para assegurar que suas

configurações personalizadas sejam exibidas, clique com o botão direito do mouse em qualquer

calendário da lista e, em seguida, clique em Abrir no menu de atalho. O calendário será aberto e fechará

todos os outros calendários abertos. As configurações do modo de exibição do calendário selecionado

entrarão em vigor e afetarão todos os outros calendários posteriormente no modo de exibição lado a lado.

Abrir os contatos de outra pessoa

1. Em Contatos, clique em Abrir Contatos Compartilhados.

2. Para selecionar o nome de outra pessoa no catálogo de endereços, clique em Nome ou digite

o nome na caixa Nome.

3. Clique em OK.

Abrir as tarefas de outra pessoa

1. Em Tarefas, clique em Abrir Tarefas Compartilhadas.

16

2. Para selecionar o nome de outra pessoa no catálogo de endereços, clique em Nome ou digite

o nome na caixa Nome.

Observações

Somente as pastas padrão do Outlook podem ser abertas para cada tipo de item. Por

exemplo, se uma pessoa criou um outro calendário, você só poderá abrir o calendário padrão.

Para remover um nome das listas Outros Calendários, Outros Contatos ou Outras

Tarefas, clique com o botão direito do mouse no nome e clique em Remover de Outros

(Calendários, Contatos ou Tarefas).

Se você abrir o calendário, os contatos ou as tarefas de outra pessoa clicando em Pasta de

Outro Usuário (menu Arquivo, comando Abrir ), o nome da pessoa será adicionado às listas

Outros Calendários, Outros Contatos ou Outras Tarefas.

A capacidade de ver os itens de outra pessoa e de poder ou não alterá-los é controlada pelo

proprietário dos itens. Mesmo que você tenha permissão para ver os itens compartilhados, aqueles

itens marcados como particulares pelo proprietário não serão exibidos em detalhes.

Você pode usar esse mesmo procedimento para acessar pastas compartilhadas Diário ou

Anotações.

• Alterar a escala de tempo do calendário

Por padrão, a grade do calendário do Microsoft Outlook aparece com uma escala de tempo de 30

minutos. É possível aumentar ou diminuir essa escala, dependendo do que você deseja visualizar.

1. Em Calendário, clique com o botão direito do mouse na grade do calendário.

2. Clique em Outras configurações.

3. Em Dia, na lista Escala do tempo, clique no intervalo da grade do calendário.

• Alterar a exibição de hora de início e de término do Calendário

Nem todos gostam de iniciar ou terminar o dia no mesmo horário. No Outlook, você pode especificar não

apenas o início do dia, mas também o término.

1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

2. Clique em Opções de Calendário.

17

3. Em Semana de trabalho do calendário, na caixa Hora de início, clique no horário em que

deseja iniciar o dia no calendário.

4. Em Semana de trabalho do calendário, na caixa Hora de término, clique no horário em que

deseja terminar o dia no calendário.

Especifique o início do dia.

Especifique o término do dia.

Dica As caixas Hora de início e Hora de término listam as horas em incrementos de 30 minutos. Você

pode digitar o horário exato desejado, por exemplo 8:15.

Depois de definir esses horários, quando você entrar no Calendário, a hora especificada como Hora de

início estará na parte superior da janela.

Observações

O bloco de horários entre as horas de início e de término tem um sombreamento de plano de

fundo diferente dos blocos de horário anteriores à hora de início e posteriores à hora de término.

Você ainda pode agendar itens em qualquer hora do dia, independentemente das horas de

início e término.

Quando você criar uma solicitação de reunião, a grade de agendamento do Calendário

mostrará apenas os horários entre as opções Hora de início e Hora de término do Calendário.

Para especificar uma hora fora desse intervalo de horários, use as configurações Início da reunião

e Término da reunião.

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• Alterar os dias úteis e o início da semana do Calendário

Por padrão, no Calendário, quando você clica em Semana de Trabalho, ele exibe Segunda, Terça,

Quarta, Quinta e Sexta. Para selecionar os dias que fazem parte de sua semana de trabalho e selecionar

o primeiro dia de cada semana de trabalho, siga este procedimento:

1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

2. Clique em Opções de Calendário.

3. Marque as caixas de seleção ao lado dos dias da semana que deseja incluir em sua semana

de trabalho.

4. Na caixa Primeiro dia da semana, clique no dia desejado.

Selecione os dias que deseja incluir na semana de trabalho.

Selecione o dia que iniciará cada semana de trabalho.

• Mostrar sábado e domingo com o mesmo tamanho de outros dias

Por padrão, no Calendário, quando você clica em Semana ou Mês, o calendário exibe segunda-feira,

terça-feira, quarta-feira, quinta-feira e sexta-feira, enquanto sábado e domingo são compactados e

mostrados com a metade do tamanho dos outros cinco dias. Você pode alterar o modo de exibição de

mês para mostrar sábado e domingo com o mesmo tamanho dos outros dias da semana. Não é possível

modificar o modo de exibição de semana.

1. Em Calendário, clique com o botão direito do mouse em uma área em branco na grade do

calendário e, em seguida, clique em Outras Configurações no menu de atalho.

19

2. Na caixa de diálogo Formatar Modo de Exibição de Dia/Semana/Mês, em Mês, desmarque

a caixa de seleção Compactar finais de semana.

• Exibir vários dias ou semanas no Calendário

O Outlook fornece um conjunto de visualizações para exibição do calendário. Você pode acessar essas

visualizações na barra de ferramentas Padrão, em Calendário, e escolher a visualização por Dia,

Semana de trabalho, Semana ou Mês. Você também pode personalizar a visualização do calendário

conforme suas necessidades e exibir o número de dias de sua escolha.

• Atalhos de teclado para exibir de 1 a 10 dias

1. Em Calendário, clique em qualquer horário disponível.

2. Pressione ALT+1 para exibir um dia, ALT+2 para exibir dois dias, e assim por diante, até

ALT+9 para exibir nove dias. Para exibir 10 dias, pressione ALT+0.

3.

• Use o selecionador de data para criar uma exibição personalizada por dia ou semana

Em Calendário, clique em uma data no selecionador de data e arraste para selecionar dias

adicionais que você deseje visualizar.

Você pode exibir entre um e seis dias, ou entre uma e seis semanas.

• Removendo itens de calendário

Com o Outlook, você pode controlar facilmente compromissos, reuniões e eventos. Com o tempo, é

provável que seja gerado um grande volume de itens de calendário, ocupando uma quantidade

considerável de espaço em seu arquivo de dados. Você pode reduzir o número de itens salvos por meio

de arquivamento ou exclusão.

Arquivamento exclui itens do arquivo de dados mas faz um backup dos itens em outro arquivo de

dados do Outlook. Você pode configurar o Outlook para executar AutoArquivar automaticamente em

intervalos determinados ou, se preferir, pode arquivar os itens manualmente.

Exclusão remove itens do arquivo de dados sem fazer backup.

Arquivar seus itens de calendário

1. No menu Arquivo, clique em Arquivo Morto.

20

2. Clique em Arquivar esta pasta e todas as subpastas.

Cuidado Se o calendário padrão contiver outros calendários criados por você, essa configuração

arquivará os itens de todos os calendários.

3. Na lista de pastas, selecione a pasta Calendário.

4. Na lista Arquivar itens anteriores a, selecione a data desejada. Para arquivar tudo,

selecione uma data no futuro.

5. Marque a caixa de seleção Incluir itens com a caixa 'Não arquivar automaticamente'

marcada.

Cuidado Se esta caixa de seleção estiver marcada, tudo será arquivado, inclusive os itens que

você definiu como exceção para AutoArquivar.

6. Você pode aceitar o local de arquivo onde o arquivo morto foi salvo ou procurar uma pasta

diferente e fornecer o nome de arquivo de sua preferência.

Observação É recomendável tomar nota desse local para poder encontrá-lo com facilidade mais

tarde, se necessário.

7. Clique em OK.

O arquivamento vai começar. Se você clicar no menu Arquivando na barra de status do Outlook,

terá a opção de cancelar o arquivamento em andamento. Qualquer item já arquivado até esse ponto

permanecerá no arquivo morto.

21

Todos os itens na pasta selecionada e em qualquer subpasta serão incluídos no arquivo morto.

Clique em Calendário para itens de calendário.

Selecione uma data no futuro para arquivar todos os itens.

Quando você marcar a caixa de seleção Incluir itens com a caixa 'Não arquivar automaticamente'

marcada, todos os itens serão arquivados, sem exceção.

Local do nome de arquivo do arquivo morto.

Excluir todos os seus itens de calendário

Para remover todos os itens de calendário e não executar backup do arquivo morto, faça o seguinte:

Aviso As etapas a seguir excluirão todos os itens em seu calendário, inclusive os feriados adicionados

automaticamente. Você pode readicionar ou remover os feriados excluídos durante essas etapas, mas

seus outros itens serão irrecuperáveis.

1. No Painel de Navegação, clique em Calendário.

2. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibição Atual e clique

em Por Categoria.

3. Clique em Categorias: (nenhuma) e pressione CTRL+A.

Agora todos os itens na lista devem estar selecionados.

4. Pressione DELETE.

Sobre a cor do Calendário • Colorindo seus compromissos e reuniões

O Microsoft Outlook possui 10 cores que você pode usar para colorir compromissos e reuniões. Essas

cores são visíveis no modo de exibição do Dia/semana/mês do Calendário. Você pode colorir

compromissos e reuniões individuais ou recorrentes manualmente ou estabelecer regras para colorir

automaticamente itens que atendam a certas condições, como quando uma palavra específica for usada

na linha de assunto ou quando uma solicitação de reunião for enviada por uma determinada pessoa. A

coloração manual sempre prevalecerá sobre a coloração automática, portanto, se você usar a coloração

manual em um item, a coloração automática não será aplicada nele.

Se você abrir o calendário de outra pessoa ou um calendário armazenado em uma pasta pública, verá as

cores que foram atribuídas manualmente, mas não verá a coloração automática. A coloração automática

só pode ser vista pela pessoa que a configurou.

22

Cada cor vem com um rótulo. Você pode alterar esses rótulos para torná-los mais significativos. Por

exemplo, você pode alterar o rótulo da cor vermelha de "importante" para "urgente".

• Exibindo o status de disponibilidade

Quando você visualiza o Calendário no modo de exibição Dia ou Semana de trabalho, o padrão do

indicador de disponibilidade (indicador de disponibilidade: aparece à esquerda de uma reunião ou

compromisso (ou em torno do item quando selecionado) indicando o status do horário como disponível,

provisório, ocupado, ausente ou não há informações disponíveis. Visível somente nos modos de exibição

Dia e Semana de Trabalho.) à esquerda de qualquer compromisso ou reunião exibe o status da sua

disponibilidade para esse período de tempo: livre, provisório, ocupado, ou ausência temporária.

• Alterar a cor do plano de fundo do seu calendário

Você pode especificar a cor do plano de fundo do seu calendário tanto no Microsoft Outlook quanto se

você salvá-lo em um site.

Siga um destes procedimentos:

1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique em Opções de Calendário.

2. Em Opções de calendário, na lista Cor do plano de fundo clique na cor desejada.

Observações

A cor escolhida será aplicada aos modos de exibição Dia e Semana de trabalho. Esses

modos de exibição usam, por padrão, as cores do plano de fundo do sistema, que são o cinza e o

branco.

A cor escolhida será aplicada às horas dos dias da semana. Uma versão mais escura da cor

do plano de fundo será aplicada às horas noturnas e de finais de semana.

• Especificar um plano de fundo para um calendário salvo na Web

1. Em Calendário, no menu Arquivo, clique em Salvar como Página da Web.

2. Em Opções, marque a caixa de seleção Usar elemento gráfico de plano de fundo e digite

o caminho para o elemento gráfico ou clique em Procurar para escolher o caminho.

23

Contatos

Imagens em Contatos • Adicionar uma imagem a um contato

1. Em Contatos, crie ou abra um contato.

2. No menu Ações, clique em Adicionar Imagem.

3. Localize a imagem a ser inserida.

4. Clique duas vezes na imagem que você deseja inserir.

Observação A imagem é dimensionada automaticamente para melhor se ajustar ao espaço da imagem

do contato.

• Alterar uma imagem em um contato

1. Em Contato, abra um contato.

2. No menu Ações, clique em Alterar Imagem.

3. Localize a imagem a ser inserida.

4. Clique duas vezes na imagem que você deseja inserir.

Observação A imagem é dimensionada automaticamente para melhor se ajustar ao espaço da imagem

do contato.

• Remover uma imagem de um contato

1. Em Contato, abra um contato.

2. No menu Ações, clique em Remover Imagem.

Personalizando contatos • Alterar a ordem padrão de classificação dos contatos

Alguns idiomas classificam os contatos e os cartões de visita pelo primeiro nome da pessoa, não pelo

sobrenome, como é comum em alguns países ocidentais. Você pode alterar a ordem padrão de

classificação através destas etapas:

1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique em Opções de contatos.

24

2. Na lista Ordem padrão de "Arquivar como", clique na ordem que deseja usar para

classificar os seus contatos.

• Alterar a forma como os Contatos são arquivados e as entradas do Catálogo de Endereços são exibidas

No Microsoft Outlook, o formulário Contato possui três campos que influenciarão a forma como você

trabalhará com os contatos do Catálogo de Endereços — Nome Completo, Arquivar Como e Nome

para Exibição.

Nome Completo O Nome para Exibição é criado de acordo com a forma como você digita o nome

completo do contato. Por exemplo, se você digitar o primeiro e o último nome do contato, verá o formato

padrão Nome Sobrenome, como Carina Terra.

Arquivar como O Outlook organizará os contatos do Catálogo de Endereços de acordo com o método

de arquivamento que você selecionar. Por exemplo, se o formato padrão de Arquivar Como for

Sobrenome, Nome, quando o nome Carina Terra for digitado no campo Nome Completo, o nome de

Arquivar como será Terra, Carina. As informações sobre o contato Carina serão arquivadas no Catálogo

de Endereços, na guia T, de Terra. O formato padrão é Sobrenome, Nome.

Nome para Exibição Este é o nome exibido nas linhas Para, Cc e Cco de um email, bem como no

Catálogo de Endereços, quando você pesquisar um contato. O campo é criado com base no Nome

Completo. O formato padrão é o mesmo usado em Nome Completo.

Quando você redigir uma nova mensagem e clicar nos botões Para ou Cc, a lista de contatos talvez exiba

os nomes classificados pelo nome do contato. Para alterar a forma como os contatos são salvos e

exibidos, siga o procedimento abaixo:

• Alterar o formato do nome de novos contatos

Formato de Nome Completo

1. No menu Ferramentas, clique em Contas de Email.

2. Clique em Exibir ou alterar diretórios ou catálogos de endereços existentes e, em

seguida, clique em Avançar.

3. Clique em Catálogo de Endereços do Outlook e, em seguida, em Alterar.

4. Em Catálogos de Endereços do Outlook, clique em Contatos: Caixa de Correio – Nome

da caixa de correio e, em Mostrar nomes por, clique em Arquivar Como (Silva, João).

5. Clique em Fechar e, em seguida, clique em Concluir.

25

Formato de Arquivar como

1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

2. Clique na guia Preferências e, em seguida, clique em Opções de Contatos.

3. Na lista Ordem padrão de "Arquivar Como", clique em Sobrenome, Nome.

4. Clique em OK duas vezes.

5. Encerre e reinicie o Outlook.

Formato de Nome para Exibição

O campo Nome para Exibição baseia-se na configuração do campo Nome Completo. Se

você alterar as configurações do campo Nome Completo, alterará a forma como o Nome para

Exibição é mostrado.

• Alterar o formato do nome de contatos existentes

Formato de Nome Completo

1. Abra o contato.

2. Na caixa Nome Completo, digite o nome no formato desejado.

3. Repita o procedimento para cada contato que deseja alterar.

Formato de Arquivar Como

1. Abra o contato.

2. Na lista Arquivar Como, selecione um método de arquivamento diferente ou digite um

método de arquivamento na caixa.

3. Repita o procedimento para cada contato que deseja alterar.

Formato de Exibir Como

1. Abra o contato.

2. No campo Exibir Como, digite o nome no formato desejado.

3. Repita o procedimento para cada contato que deseja alterar.

Observações

Os nomes de empresa que começam com "O(s)" ou "A(s)" são exibidos automaticamente sob

a próxima palavra do nome. Por exemplo, o nome "A Empresa" é exibido como "Empresa, A".

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• Criar um campo de contato personalizado

1. Em Contatos, no menu Exibir, aponte para Organizar por e, em seguida, para Modo de

Exibição Atual e clique em Lista de Telefones.

2. Crie o novo campo.

Como?

1. No menu Exibir, aponte para Organizar por e, em seguida, para Modo de

Exibição Atual e clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

2. Clique em Campos.

3. Clique em Novo campo e digite as informações desejadas.

4. No modo de exibição Lista de Telefones, selecione o novo campo e use Mover

para Cima e Mover para Baixo para especificar a ordem de exibição.

• Alterar a largura de um cartão de visita

No menu Exibir, aponte para Organizar Por, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em uma dos

tipos de modo de exibição (tipo de modo de exibição: a estrutura básica de um modo de exibição.

Quando você cria um modo de exibição, deve primeiro selecionar um dos cinco tipos de modos de

exibição (tabela, linha do tempo, dia/semana/mês, cartão ou ícone) para determinar como as

informações serão organizadas e formatadas no novo modo de exibição.) de cartão.

2. No menu Exibir, aponte para Organizar Por e, em seguida, para Modo de Exibição Atual e

clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

3. Clique em Outras configurações.

4. Na caixa Largura do cartão, digite o número de caracteres para a largura.

Dica

Você pode alterar rapidamente a largura dos cartões arrastando as linhas divisórias verticais entre os

cartões. Para maximizar a exibição dos cartões, clique duas vezes em uma linha divisória vertical.

• Remover um campo de um cartão de visita

1. Em Contatos, clique no cartão de visita desejado.

2. No menu Exibir, aponte para Organizar Por e, em seguida, para Modo de Exibição Atual e

clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

27

3. Clique em Campos.

4. Na caixa Mostrar campos nesta ordem, clique no campo que você deseja remover.

5. Clique em Remover.

• Converter o Catálogo Particular de Endereços em uma pasta Contatos

O Catálogo Particular de Endereços possui uma extensão de arquivo .pab e seu local padrão é

unidade:\Documents and Settings\usuário\Configurações Locais\Dados de Aplicativos\Microsoft\Outlook.

1. No menu Arquivo, clique em Importar e Exportar.

2. Em Escolha uma ação a ser executada, clique em Importar de outro programa ou

arquivo e, em seguida, clique em Avançar.

3. Em Selecione o tipo de arquivo a ser importado, clique em Catálogo Particular de

Endereços e, em seguida, clique em Avançar.

4. Em Selecione a pasta de destino, clique em Contatos ou em uma subpasta em Contatos.

5. Clique em Concluir.

• Mostrar um Índice de contatos adicional

Para adicionar um outro Índice de Contatos (Índice de Contatos: conjunto de botões usado para percorrer

os itens de contatos exibidos no modo Cartões de Visita ou Cartões de Visita Detalhados. O Índice de

Contatos move o foco para o primeiro contato cujo nome começa pelo caractere selecionado.), de forma

que você possa navegar pelos seus contatos usando mais de um idioma, siga este procedimento:

1. No modo de exibição Cartões de Visita ou Cartões de Visita Detalhados, clique no botão

Índice de Contatos, localizado na parte inferior do Índice de Contatos .

2. Clique no idioma desejado para o seu índice adicional.

Observação Um Índice de Contatos adicional fica disponível quando um dos seguintes idiomas é

instalado: árabe, chinês, grego, hebraico, japonês, coreano, russo e tailandês. Você só pode exibir dois

índices de cada vez.

28

• Sobre os contatos

A pasta Contatos é o seu catálogo de endereços de email e o local de armazenamento de informações

sobre pessoas e empresas com as quais você deseja se comunicar. Use-a para armazenar o email, o

endereço residencial, números de telefone, imagens e qualquer outra informação relacionada ao Contato,

como uma data de aniversário ou uma data especial.

• Comunicando-se com seus contatos

Em sua lista de contatos, você pode clicar em um botão ou comando de menu referente a um contato

para que o Microsoft Outlook enderece uma solicitação de reunião, uma mensagem de email ou uma

solicitação de tarefa para o contato. Se tiver um modem, você também poderá fazer o Outlook discar o

número de telefone do contato. O Outlook também poderá cronometrar a chamada e manter um registro

completo na pasta Diário que inclua suas anotações durante a conversação. É possível vincular qualquer

item do Outlook ou documento do Microsoft Office a um contato para ajudar no controle das atividades

associadas ao contato.

• Inserindo informações sobre os contatos

Quando você insere o nome ou o endereço de um contato, o Outlook separa o nome ou o endereço em

partes e coloca cada parte em um campo separado. É possível classificar, agrupar ou filtrar os contatos

por qualquer parte do nome ou do endereço.

Você pode arquivar as informações de contato por nome, sobrenome, nome de empresa, apelido ou

qualquer expressão que o ajude a localizar o contato rapidamente, por exemplo, "serviço de bufê". O

Outlook fornece várias opções de nomes para arquivamento do contato. Se desejar, você poderá digitar

sua própria opção.

É possível inserir até três endereços para cada contato. Designe um deles como endereço para

correspondência e use-o em etiquetas de endereçamento, envelopes ou na criação de cartas de mala

direta.

• Armazenando certificados de contatos

Você pode salvar o certificado (chave pública) de um destinatário na entrada do contato correspondente.

Clique na guia Certificados do cartão de visita para ver o certificado listado. Quando o destinatário

enviar-lhe emails assinados digitalmente, o Outlook poderá usar o certificado para verificar a assinatura.

Você também pode usar o certificado para enviar email criptografado para o destinatário.

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• Usando vCards (cartões de visita virtuais)

O Outlook oferece suporte ao uso de vCards, o padrão da Internet para a criação e o compartilhamento

de cartões de visita virtuais. Você pode salvar um contato como vCard e enviá-lo em uma mensagem de

email, além de poder adicionar um vCard à sua assinatura de email.

• Criar um contato

Siga um destes procedimentos:

Criar um contato

1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Contato.

2. Digite um nome para o contato.

3. Insira as informações que você deseja incluir para o contato.

� Você pode especificar como deseja que o nome do contato apareça na linha

Para: de uma mensagem digitando o nome na caixa Exibir como.

� Você pode especificar o endereço de mensagens instantâneas do contato na

caixa Endereço de mensagens instantâneas.

� Para inserir várias entradas em um campo, como, por exemplo, mais de um

endereço ou email, clique na seta para baixo próxima ao campo.

� Se houver mais de um endereço para um contato, marque a caixa de seleção

Este é o endereço para correspondência para determinar qual o endereço a ser usado

durante uma mala direta.

Dica

Você pode criar rapidamente outro contato com as mesmas informações da empresa. No contato atual,

clique em Novo contato na mesma empresa no menu Ações.

• Criar um contato em uma pasta pública

Este recurso requer que você esteja usando uma conta de email do Microsoft Exchange Server.

1. Abra a pasta pública na qual deseja criar um item.

Como?

1. Se a Lista de Pastas não estiver visível, clique no menu Ir e selecione Lista de

Pastas.

30

2. Clique em Pastas públicas e, em seguida, clique na pasta que você deseja abrir.

Se a pasta que você deseja abrir estiver localizada dentro de outra pasta, clique no sinal de mais (+)

próximo a cada subpasta até localizar a pasta desejada.

2. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Contato.

3. Digite um nome para o novo contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora de sua

organização, sobre a qual você salva vários tipos de informação, como endereços residencial e de

email, números de telefone e fax, além de URLs de página da Web.).

4. Insira as informações que você deseja incluir para o contato.

� Especifique como o nome do contato aparecerá na linha Para: da mensagem

digitando o nome na caixa Exibir como.

� Especifique o endereço de envio de mensagens instantâneas na caixa Endereço

de mensagens instantâneas.

� Para inserir várias entradas em um campo, como, por exemplo, mais de um

endereço ou email, clique na seta para baixo próxima ao campo.

� Se houver mais de um endereço para um contato, marque a caixa de seleção

Este é o endereço para correspondência para determinar o endereço a ser usado durante

uma mala direta.

5. Clique em Salvar e Fechar

Você só pode criar um novo contato em uma pasta Contatos. Você não pode, por exemplo, criar

um novo contato em uma pasta de email.

• Criar um contato a partir de uma mensagem de email recebida

1. Abra ou exiba a mensagem de email que contém o nome que você deseja adicionar à sua

lista de contatos.

2. Clique com o botão direito no nome do remetente que você deseja transformar em contato e

clique em Adicionar a Contatos no menu de atalho.

• Localizar um contato

Na barra de ferramentas, digite o nome do contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora de

sua organização, sobre a qual você salva vários tipos de informação, como endereços residencial e

31

de email, números de telefone e fax, além de URLs de página da Web.) a ser localizado na caixa

Digite um contato.

Você pode digitar um nome parcial, como Janete L, um nome ou um sobrenome, um alias de email,

um nome de exibição e um nome de empresa. Para abrir rapidamente um contato pelo qual você já

tenha procurado anteriormente, clique na seta Digite um contato e selecione um nome.

• Encaminhar um contato

Você pode encaminhar um ou vários de seus contatos como anexo de uma mensagem de email para

outra pessoa.

1. Em Contatos, clique no contato que você deseja encaminhar.

Dica

Para selecionar vários contatos de uma vez, pressione CTRL enquanto clica sobre eles.

2. Clique com o botão direito do mouse no contato e, em seguida, clique em Encaminhar.

Observação No caso de ter selecionado vários contatos, clique em Encaminhar Itens.

• Crie uma cópia de backup de meus Contatos Para fazer backup da pasta Contatos, você precisa exportar a pasta para um arquivo no formato Arquivo de Pastas Particulares (.pst) (arquivo de Pastas Particulares (.pst): arquivo de dados que armazena suas mensagens e outros itens em seu computador. Você pode atribuir um arquivo .pst como local padrão para mensagens de email. É possível usar um arquivo .pst para organizar e fazer backup de itens por segurança.).

1. No menu Arquivo, clique em Importar e Exportar.

2. Clique em Exportar para um arquivo e depois em Avançar.

3. Na lista Criar um arquivo do tipo, clique em Arquivo de Pastas Particulares (.pst) e depois

em Avançar.

4. Na lista Selecione a pasta de origem para exportação, clique em Contatos.

5. Se a pasta Contatos contiver subpastas que você deseja incluir, marque a caixa de seleção

Incluir subpastas.

6. Clique em Avançar.

7. Clique em Procurar, escolha o local do arquivo (por exemplo, Meus Documentos) e digite o

nome do arquivo de backup (por exemplo , BackupContatos.pst).

8. Clique em OK.

32

9. Clique em Concluir.

10. Na caixa Nome, digite Backup de Meus Contatos.

11. Digite as configurações de criptografia e senha, se necessárias, e clique em OK.

• Catálogo de Endereços versus Contatos

Considere o Catálogo de Endereços como um local para armazenar catálogos de endereços ou listas de

endereçamento individuais, como estes:

Contatos O catálogo de endereços onde você guarda seus endereços pessoais. Na caixa

de diálogo Catálogo de Endereços, os contatos são exibidos em Catálogo de Endereços do

Outlook. Os contatos estão armazenados em um arquivo de dados .pst e oferecem suporte ao

formato unicode (Unicode: um padrão de codificação de caractere desenvolvido pela Unicode

Consortium. Usando mais de um byte para representar cada caractere, o Unicode permite que

quase todos os idiomas escritos no mundo sejam representados usando um único conjunto de

caracteres.).

Catálogo Particular de Endereços O predecessor à pasta Contatos em versões anteriores

do Outlook, que usa uma tecnologia mais antiga e não oferece suporte ao formato unicode. O

Catálogo Particular de Endereços é armazenado em um arquivo de dados .pab.

Diretórios de Internet LDAP Considere o LDAP (protocolo LDAP: um protocolo que

fornece acesso a Diretórios da Internet.) como o Catálogo de Assinantes na Internet.

Lista de Endereços Global (GAL) Se a sua organização usa contas de email do Microsoft

Exchange Server, a GAL exibe nomes de pessoas da sua organização.

Catálogos de endereços de terceiros.

• Adicionar nomes aos Contatos

Para adicionar rapidamente o nome de um remetente à lista de Contatos, siga este procedimento:

Em uma mensagem aberta, clique com o botão direito do mouse no nome que aparece na

linha De e clique em Adicionar a Contatos do Outlook no menu de atalho.

Isso adiciona o nome e o email da pessoa aos contatos.

33

• Adicionar nomes de um Catálogo Particular de Endereços (.pab) aos meus Contatos

Os contatos são uma maneira mais atualizada de manter nomes e endereços organizados. Se você tiver nomes no Catálogo Particular de Endereços que queira guardar na pasta Contatos, siga este procedimento:

1. Na barra de ferramentas Padrão, clique em Catálogo de endereços .

2. Na caixa de diálogo Catálogo de Endereços, na lista Mostrar nomes de, clique em

Catálogo Particular de Endereços.

3. Procure o nome desejado, clique com o botão direito do mouse nele e clique em Adicionar a

Contatos no menu de atalho.

• Faça com que Contatos seja visto primeiro no Catálogo de Endereços

Há dois controles que você precisa conhecer. O primeiro define qual catálogo de endereços será exibido sempre que você abrir o Catálogo de Endereços. Por exemplo, você pode preferir que Contatos seja sempre o catálogo de endereços exibido. Faça o seguinte:

1. Na barra de ferramentas Padrão, clique em Catálogo de Endereços .

2. Na caixa de diálogo Catálogo de Endereços, no menu Ferramentas, clique em Opções.

3. Na lista Mostrar esta lista de endereços primeiro, clique em Contatos.

4. Clique em OK.

A segunda opção permite que você altere rapidamente para mostrar outro catálogo de endereços sem

alterar o padrão recém-definido.

1. Na barra de ferramentas Padrão, clique em Catálogo de Endereços .

2. Na caixa de diálogo Catálogo de Endereços, clique na lista Mostrar nomes de para

escolher um catálogo de endereços diferente de Contatos.

3. Procure o nome desejado e feche a caixa de diálogo Catálogo de Endereços.

4. Se você abrir o Catálogo de Endereços novamente, ele exibirá Contatos como a

configuração padrão.

• Exibir detalhes de um número de telefone

Para ver os detalhes do número de telefone, no contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora

de sua organização, sobre a qual você salva vários tipos de informação, como endereços

residencial e de email, números de telefone e fax, além de URLs de página da Web.), clique duas

vezes no número de telefone sublinhado.

34

• Definir um lembrete para um contato

1. Crie ou abra um contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora de sua organização, sobre a

qual você salva vários tipos de informação, como endereços residencial e de email, números de

telefone e fax, além de URLs de página da Web.).

2. No menu Ações, clique em Acompanhar.

3. Na lista Sinalizar para, clique na configuração desejada.

4. Na lista Data de conclusão, clique na seta para baixo para exibir um calendário. Clique em

uma data no calendário.

5. Na lista de horários, digite a hora a ser exibida pelo lembrete.

• Resolver contatos duplicados

Se você salvar um contato (contato: uma pessoa, dentro ou fora de sua organização, sobre a qual você

salva vários tipos de informação, como endereços residencial e de email, números de telefone e fax, além

de URLs de página da Web.) com o mesmo nome ou nome de email de outro já existente na pasta

Contatos, o Microsoft Outlook exibirá uma caixa de diálogo que lhe permitirá adicionar o novo contato ou

atualizar o contato existente com as novas informações do novo contato.

Adicionar este contato como novo

O novo contato será adicionado à pasta Contatos. Portanto se, por exemplo, você tivesse criado um

contato com o nome Janete Lemos e já existisse um contato com esse nome, haveria dois contatos com o

nome Janete Lemos. Para fazer a distinção entre os dois nomes, convém adicionar a inicial do segundo

nome a um deles.

Atualizar as novas informações deste contato no contato existente

O Outlook comparará todos os campos que tenham dados e copiará os dados do novo contato para os

campos com dados conflitantes. Por exemplo, se você tiver um contato de nome Carina Terra com o

telefone 2555-0112 e receber um contato com um novo número de telefone, o Outlook copiará o novo

número no contato antigo e deixará os outros campos inalterados.

Qualquer categoria atribuída e qualquer texto da caixa de mensagem do novo contato não será copiado

para o contato existente. Se desejar copiar esses campos de um novo contato para um contato existente,

você precisará copiá-los manualmente. Os certificados (certificado: um meio digital de fornecer sua

identidade. Quando você envia uma mensagem assinada digitalmente está enviando seu certificado e

chave pública. Os certificados são emitidos por uma autoridade de certificação e, como uma carteira de

motorista, podem expirar e ser revogados.) e links a contatos da guia Atividades serão copiados do novo

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contato e adicionados ao contato existente sem que as informações originais sejam substituídas. Os links

da guia Atividades referentes a itens que não sejam contatos, como tarefas e compromissos, não serão

copiados.

Caso você precise reverter as informações do contato original, uma cópia desse contato será armazenada

na pasta Itens excluídos sempre que o Outlook copiar novos dados.

Observação Se você estiver salvando vários contatos no Outlook, o Outlook pode salvar as informações

mais rápido se você não usar a detecção de duplicatas. Para desativar esse recurso, faça o seguinte:

1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

2. Clique em Opções de contatos e desmarque a caixa de seleção Verificar se há contatos

duplicados.

• Excluir contatos duplicados

Se você importou contatos para o Outlook usando os mesmos nomes ou endereços de email já existentes

na pasta Contatos e se, no Assistente para Importação e Exportação, a opção Permitir a criação de

duplicatas estava marcada, você deverá ter duplicatas de vários ou de todos os contatos importados.

Remover os contatos duplicados é um processo manual, mas o procedimento abaixo é a maneira mais

fácil para executá-lo.

1. Em Contatos, selecione a pasta de contatos onde estão os contatos duplicados.

2. No Painel de Navegação (painel de navegação: a coluna do lado esquerdo da janela do

Outlook que inclui painéis como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas dentro de cada

painel. Clique em uma pasta para mostrar os itens da pasta.), em Modo de Exibição Atual,

clique em Lista de Telefones. Isso lhe dará a melhor visualização para procurar os contatos

duplicados na lista de contatos. Você pode, em seguida, classificar a lista por data de modificação,

para agrupar as duplicatas.

3. No menu Exibir, aponte para Organizar por, selecione Modo de Exibição Atual e clique em

Personalizar Modo de Exibição Atual.

4. Clique em Campos e, na lista Campos disponíveis, clique em Modificado; em seguida,

clique em Adicionar.

5. Clique em Mover acima até que Modificado esteja no topo da lista Mostrar campos nesta

ordem.

6. Clique em OK duas vezes.

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7. Na lista de contatos, pressione a tecla CTRL enquanto clica em cada contato duplicado.

8. Depois de selecionar todos os contatos duplicados, pressione DELETE.

Observações

Se você não desejar que haja contatos duplicados ao importar contatos para o Outlook,

selecione a opção Não importar duplicatas ou a opção Substituir duplicatas por itens

importados, no Assistente para Importação e Exportação.

Não importar duplicatas Os dados existentes são mantidos e as informações

duplicadas no arquivo de Pastas Particulares (.pst) (arquivo de Pastas Particulares (.pst):

arquivo de dados que armazena suas mensagens e outros itens em seu computador. Você

pode atribuir um arquivo .pst como local padrão para mensagens de email. É possível usar

um arquivo .pst para organizar e fazer backup de itens por segurança.) não são copiadas para

a pasta Contatos.

Substituir duplicatas por itens importados Os dados existentes na pasta

Contatos são substituídos pelas informações contidas no arquivo .pst importado.

Se você salvar informações de contato de um destinatário com o mesmo nome ou endereço

de email já existente na pasta Contatos, o Outlook exibirá uma caixa de diálogo com duas opções:

Adicionar novo contato.

Atualizar dados do contato com as novas informações.

Para obter mais informações, verifique o item anterior: resolver contatos duplicados.

• Copie contatos do Outlook para os contatos do MSN Hotmail

Você pode usar o Outlook para trabalhar com suas contas de email do MSN® e do MSN Hotmail®. Os

assinantes de Serviços Premium do MSN podem usar o Microsoft Office Outlook Connector para MSN

para obter maior confiabilidade e funcionalidade, inclusive acesso e sincronização de mensagens de

email, contatos, calendário, tarefas e anotações.

Se você não tem o Outlook Connector para MSN, pode importar os contatos do Outlook 2000, do Outlook

2002 e do Outlook 2003 para o MSN Hotmail. Antes de poder copiar seus contatos do Outlook para o

MSN Hotmail, você precisa exportá-los para um arquivo .csv (Valores Separados por Vírgulas).

Observação Se você estiver usando o Outlook 2002 SP2 ou posterior e for assinante de um Serviço

Premium do MSN, é recomendável que use o Microsoft Office Outlook Connector para MSN, que oferece

acesso mais confiável a suas mensagens de email, assim como aos contatos, calendário, tarefas e

anotações anexados à sua conta.

37

1. No Outlook, no menu Arquivo, clique em Importar e Exportar.

2. Em Escolha uma ação para executar, clique em Exportar para um arquivo e depois clique

em Avançar.

3. Em Criar um arquivo do tipo, clique em Valores Separados por Vírgulas (Windows) e

depois em Avançar.

Observação Se você receber a caixa de diálogo Este recurso não está instalado no momento.

Deseja instalá-lo agora?, clique em Sim.

4. Em Selecione a pasta de origem para exportação, clique em Contatos ou na pasta que

contém os contatos que deseja exportar e, em seguida, clique em Avançar.

5. Em Salvar arquivo exportado como, clique em Procurar.

6. Vá para a pasta onde deseja salvar o arquivo e, na caixa Nome do arquivo da caixa de

diálogo Procurar, digite um nome para o arquivo.

7. Clique em OK, depois em Avançar e, por último, clique em Concluir.

8. Abra o navegador da Web e inscreva-se no MSN Hotmail.

9. Clique na guia Contatos.

10. Em Ferramentas, clique em Importar Contatos.

11. Clique em Outlook 2000/XP/2003 e depois em Avançar.

12. Clique em Procurar, localize o arquivo .csv criado nas etapas 1 a 7 e clique nele. Em

seguida, clique em Abrir e depois em Concluir.

• Use os contatos do MSN Hotmail com o Outlook

Este recurso requer que você esteja usando o Microsoft Office Outlook Connector para MSN®.

O Outlook Connector para MSN permite que você use sua conta do MSN Hotmail® (se o seu endereço de

email terminar em @hotmail.com ou @msn.com) no Microsoft Outlook 2002 SP2 ou posterior.

• Exibir seus contatos do MSN Hotmail

Depois que você tiver instalado o Microsoft Office Outlook Connector para MSN, seus contatos do MSN

Hotmail aparecerão em Contatos no Painel de Navegação do Outlook.

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• Usando seus contatos do MSN Hotmail para endereçar mensagens de email

Ao endereçar uma mensagem de email no Outlook clicando em Para, Cc ou Cco, na caixa de diálogo

Selecionar Nomes, em Mostrar nomes de, selecione Contatos em seu endereço de email.

• Meus contatos não aparecem no Catálogo de Endereços

1. No Painel de Navegação (painel de navegação: a coluna do lado esquerdo da janela do

Outlook que inclui painéis como Atalhos ou Email e os atalhos ou pastas dentro de cada painel.

Clique em uma pasta para mostrar os itens da pasta.), clique em Contatos.

2. Em Meus Contatos, clique com o botão direito do mouse na pasta Contatos que deseja

exibir no catálogo de endereços e clique em Propriedades no menu de atalho.

3. Clique na guia Catálogo de Endereços do Outlook e verifique se a caixa de seleção

Mostrar esta pasta como catálogo de emails está marcada. Se a caixa de seleção não estiver

disponível, será preciso adicionar o Catálogo de Endereços do Outlook ao seu perfil.

Como?

1. No menu Ferramentas, clique em Contas de Email.

2. Clique em Adicionar um novo catálogo de endereços ou diretório e clique em

Avançar.

3. Clique em Adicionar.

4. Clique em Catálogos de Endereços Adicionais e clique em Avançar.

5. Clique em Catálogo de Endereços do Outlook e clique em Avançar.

6. Clique em OK.

7. Reinicie o Outlook.

4. Clique em OK.

Solucionar problemas de contatos

Não consigo ver meus contatos

Alguns contatos podem ficar temporariamente ocultos se o modo de exibição que você estiver

usando filtrar determinados detalhes. Para exibir todos os contatos da pasta Contatos, no menu

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Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibição Atual e, em seguida, clique em

Personalizar Modo de Exibição Atual. Clique em Filtrar e, em seguida, clique em Limpar Tudo.

Se você estiver exibindo os contatos em um tipo de modo de exibição (tipo de modo de

exibição: a estrutura básica de um modo de exibição. Quando você cria um modo de exibição, deve

primeiro selecionar um dos cinco tipos de modos de exibição (tabela, linha do tempo,

dia/semana/mês, cartão ou ícone) para determinar como as informações serão organizadas e

formatadas no novo modo de exibição.) de tabela, pode ser que eles fiquem agrupados, e os grupos

fiquem recolhidos, de modo que você não consiga ver os contatos que estão nos grupos. Se

desejar expandir os grupos para mostrar os detalhes, clique no botão Expandir . Se desejar

recolher os grupos para ocultar os detalhes, clique no botão Recolher .

Verifique se as configurações das dimensões são suficientes para exibir os contatos.

Como?

1. Em Contatos, no menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo

de Exibição Atual e, em seguida, clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

2. Siga um destes procedimentos:

Modos de exibição de cartão

1. Clique em Outras configurações.

2. Em Dimensões dos cartões, verifique se a largura especificada é

suficiente para exibir os contatos.

Modos de exibição de tabela

3. Clique em Formatar Colunas.

4. No botão Campos disponíveis, selecione um campo e verifique se o

valor da Largura especificada é suficiente para exibir os itens.

Verifique se existem dados para os campos exibidos. No modo de exibição de tabela, se não

existirem dados para os contatos nos campos exibidos, será exibida uma grade em branco. Tente

selecionar outro modo de exibição ou modificar o modo de exibição de tabela para incluir campos

que contenham os dados clicando com o botão direito na grade, clique em Personalizar Modo de

Exibição Atual e, em seguida, clique em Campos.

Pode ser que os contatos não estejam arquivados nem classificados como você esperava que

estivessem. Em muitos modos de exibição, os contatos são classificados pelo conteúdo do campo

Arquivar como. Esse campo Arquivar como pode conter um nome de contato, um nome de

empresa ou um nome personalizado para o contato. Para alterar o modo de arquivamento de um

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contato, abra-o e insira o que desejar na caixa Arquivar como. Ou, se preferir, classifique os

contatos por outro campo. Feche o contato. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte

para Modo de Exibição Atual e clique em Personalizar Modo de Exibição Atual. Clique em

Classificar e selecione o campo pelo qual você deseja classificar os contatos.

• Quando clico em Para:, Cc: ou Cco:, não consigo ver meus contatos.

1. No menu Ferramentas, clique em Contas de Email.

2. Selecione Exibir ou alterar diretórios ou catálogos de endereços existentes e, em

seguida, clique em Avançar.

Os contatos só serão exibidos se o Catálogo de Endereços (Catálogo de Endereços: o conjunto de

catálogos de endereços que pode ser usado para armazenar nomes, endereços de email, números

de fax e listas de distribuição. O Catálogo de Endereços pode conter uma Lista de Endereços

Global, um Catálogo de Endereços do Outlook e um Catálogo Particular de Endereços.) do

Microsoft Outlook for adicionado. Siga um destes procedimentos:

O Catálogo de Endereços do Outlook está listado.

1. No menu Ir, clique em Lista de Pastas.

2. Clique com o botão direito do mouse nas pastas de contatos, clique em

Propriedades e, em seguida, clique na guia Catálogo de Endereços do Outlook.

3. Verifique se a opção Mostrar esta pasta como catálogo de endereços de email

está selecionada.

O Catálogo de Endereços do Outlook não está listado.

4. Clique em Adicionar, selecione Catálogos de Endereços Adicionais e clique

em Avançar.

5. Na lista, selecione Catálogo de Endereços do Outlook e clique em Avançar.

6. É preciso reiniciar o Outlook para completar essa alteração.

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• Estão faltando informações nos meus contatos

Pode ser que o modo de exibição que você esteja usando não inclua os campos que deseja

ver. Por exemplo, alguns modos de exibição são definidos para mostrar apenas o endereço para

correspondência (endereço para correspondência: quando você cria um contato, pode inserir até

três endereços para ele. Você seleciona um deles como o endereço para correspondência, que se

torna o endereço principal que aparece na maior parte dos modos de exibição e que é usado em

malas diretas no Microsoft Word.). Por isso, apenas um endereço será exibido mesmo que você

tenha inserido outro.

Se você criar campos personalizados (campo personalizado: um campo criado por você. Um

campo personalizado pode ser um campo em branco, de combinação ou de fórmula.), eles estarão

disponíveis apenas na pasta em que foram criados.

Se você adicionar um campo a um tipo de modo de exibição (tipo de modo de exibição: a

estrutura básica de um modo de exibição. Quando você cria um modo de exibição, deve primeiro

selecionar um dos cinco tipos de modos de exibição (tabela, linha do tempo, dia/semana/mês,

cartão ou ícone) para determinar como as informações serão organizadas e formatadas no novo

modo de exibição.) de cartão e o campo adicionado estiver vazio para determinado contato, o

campo não será exibido no cartão desse contato. Para ver o campo vazio, faça o seguinte.

1. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibição

Atual e, em seguida, clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

2. Clique em Outras configurações.

3. Marque a caixa de seleção Mostrar campos vazios.

• Meus contatos não estão classificados na ordem esperada

Em muitos modos de exibição, os contatos são classificados pelo conteúdo do campo

Arquivar como. Esse campo Arquivar como pode conter um nome de contato, um nome de

empresa ou um nome personalizado para o contato. Para alterar o modo de arquivamento de um

contato, abra-o e insira o que desejar na caixa Arquivar como. Ou, se preferir, classifique os

contatos por outro campo. Feche o contato. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte

para Modo de Exibição Atual e clique em Personalizar Modo de Exibição Atual. Clique em

Classificar e selecione o campo pelo qual você deseja classificar os contatos.

Talvez você tenha classificado os contatos por um endereço inteiro e não por parte do

endereço. Por exemplo, se você classificar os contatos pelo campo Endereço Comercial, o

Microsoft Outlook usará a primeira linha de texto desse campo Endereço Comercial para

42

classificar os contatos. Para ver os contatos classificados pela cidade ou pelo país/região do

endereço comercial, classifique-os pelo campo Cidade do Endereço Comercial ou País do

Endereço Comercial. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de

Exibição Atual e clique em Personalizar Modo de Exibição Atual. Clique em Classificar e, em

seguida, clique em Campos de endereço na caixa Selecionar campos disponíveis em. Na caixa

Classificar itens por, clique no campo pelo qual você deseja classificar os contatos.

Talvez você tenha classificado os contatos usando uma combinação dos endereços comercial

e residencial. Se você os tiver classificado pelo campo Estado ou País, o Outlook usará o endereço

para correspondência ao classificar os contatos. Talvez você tenha considerado o endereço para

correspondência um endereço comercial para alguns contatos e um endereço residencial para

outros. Para alterar o endereço para correspondência, abra o contato. Em Endereços, clique na

seta próxima a Comercial, Residencial ou Outro para alterar para um dos três tipos de endereços.

Selecione o tipo de endereço para criar o endereço para correspondência e marque a caixa de

seleção Este é o endereço para correspondência.

• Os botões de letra próximos aos meus cartões desapareceram

Se você classificar os contatos por um campo que não seja de texto, como Aniversário, os botões de

letra não serão mostrados em um tipo de modo de exibição (tipo de modo de exibição: a estrutura básica

de um modo de exibição. Quando você cria um modo de exibição, deve primeiro selecionar um dos cinco

tipos de modos de exibição (tabela, linha do tempo, dia/semana/mês, cartão ou ícone) para determinar

como as informações serão organizadas e formatadas no novo modo de exibição.) de cartão. Para ver os

botões de letra, classifique os contatos por um campo de texto, como Arquivar como.

• O contato para o qual desejo registrar itens automaticamente não aparece na caixa de diálogo Opções de diário

Pode ser que o contato esteja localizado em outra pasta de contatos, e não na pasta Contatos, ou em

uma subpasta da pasta principal Contatos. Você só poderá registrar itens automaticamente no Diário

para os contatos que estejam localizados na pasta principal Contatos. Mova ou copie o contato para essa

pasta a fim de que ele seja exibido.

43

• O contato não está sublinhado na caixa Contatos

Se algum nome de contato não estiver sublinhado, clique no menu Ferramentas e, em seguida, clique

em Verificar nomes. Se um nome continuar aparecendo sem estar sublinhado, ele não estará na pasta

Contatos.

• O texto de um cartão de visita é cortado

1. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibição Atual e, em

seguida, clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

2. Clique em Outras configurações.

3. Em Dimensões dos cartões, na caixa Altura de campos com várias linhas, digite o

número mínimo de linhas de texto a serem exibidas se o campo contiver um texto extenso demais

para se ajustar ao campo ou se o cartão for estreito.

4. Em Dimensões dos cartões, na caixa Largura do cartão, digite um número maior para

exibir mais dados.

Quando classifico, filtro ou faço a mala direta de meus contatos, o campo de endereço ou nome não é

exibido corretamente

Para verificar se as partes de um endereço ou de um nome estão identificadas corretamente para

classificação, filtragem ou mala direta, abra o contato e clique em Nome Completo e no botão exibido em

Endereços. Revise cada entrada e faça as alterações apropriadas.

Observação Em algumas regiões/países, o botão Nome Completo os botões Comercial, Residencial e

Outros em Endereços são substituídos por campos individuais.

• Adicionei um campo personalizado aos meus contatos, mas não consigo vê-lo

Se o campo adicionado estiver vazio, ele não será exibido em um tipo de modo de exibição de cartão.

1. No menu Exibir, aponte para Organizar por, aponte para Modo de Exibição Atual e, em

seguida, clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

2. Clique em Outras Configurações.

3. Marque a caixa de seleção Mostrar campos vazios.

Para todos os tipos de modo de exibição, cartão ou tabela, verifique também se o campo foi adicionado à

lista de campos a serem exibidos.

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• Encerramento

Esta apostila foi desenvolvida pela Tecnologia de Informação – TI da

Gequímica Produtos Químicos Ltda. e grande parte de seu conteúdo está

baseada no próprio arquivo de ajuda do Microsoft Office Outlook 2003 sendo

que o restante é resultado de experiência própria, bem como de pesquisas na

Internet.

É vedada sua utilização para fins comerciais sendo, porém, livre sua utilização

para fins didáticos. Na eventual reprodução do texto, todo ou em partes,

agradecemos a citação da fonte.

Acreditamos que a maioria das dúvidas que possam surgir com relação a

utilização dia a dia dos módulos de Calendário e Contatos estão aqui

esclarecidas, sendo que existe estudo para desenvolvimento de outra apostila

voltada para a parte específica de gerenciamento de e-mails.

São Paulo, dezembro de 2006

Haroldo Silva Diniz Tecnologia da Informação – TI

Gequímica Produtos Químicos Ltda haroldo@gequimica.com.br