Posto de Trabalho Assistente Técnico – Recepcionista Documento base: Lista Competências Técnico Profissional e Administrativo - Portaria 1633/2007, de 31/12 Descrição de Funções: Receber e encaminhar as chamadas telefónicas; Receber e encaminhar presencialmente; Prestar informações genéricas aos clientes interno/externo; Distribuição de correio; Auxílio ao expediente; Reporte diária da entrada e saída de viaturas e pessoas nas instalações. Perfil do candidato Apresentação cuidada; Boa dicção; Capacidade de Flexibilidade Adaptabilidade às situações Dinâmica; Assertiva; Proactiva; Autonomia; Pontual e Assídua; Gosto pelo contacto com público (relacionamento interpessoal) Capacidade de Gestão de Tempo Capacidade de Gestão da Informação Bom senso; Simpática; Organizada; Perspicaz; Espírito de iniciativa; Tolerância à pressão e contrariedades Motivação; Empenhamento; Versátil; Comprometimento para com o serviço público; Requisitos mínimos: Titularidade de 12º ano Noções básicas de uma Língua Estrangeira (Francês, Inglês, Espanhol); Conhecimento da Língua Portuguesa Conhecimentos de Informática na óptica do utilizador (Office) Requisito preferencial:

Competências a avaliar Comunicação

• Clareza e precisão; • Capacidade de adaptação da linguagem aos diferentes tipos de interlocutores

Relacionamento interpessoal • Cordialidade/Afabilidade • Tolerância à pressão e contrariedades

Iniciativa e autonomia • Dinamismo • Iniciativa na resolução de problemas

Organização e método de trabalho • Capacidade de planeamento das actividades diárias • Reconhecimento do que é prioritário e urgente

Guião de Entrevista A senhora está só na recepção aquando da realização de uma conferência de ministros no salão nobre da SG do Ministério do Ambiente. É-lhe fornecida uma lista de participantes que não está actualizada. No momento da chegada dos convidados é necessário proceder ao controlo de presenças (no caso de omissão, acrescentar o novo convidado) e encaminhar as pessoas (não se pode ausentar do posto de trabalho). O telefone não pára de tocar. Chega o estafeta com uma encomenda. O que faria? Avaliar: Iniciativa e autonomia

• Dinamismo • Iniciativa na resolução de problemas

Organização e método de trabalho • Capacidade de planeamento das actividades diárias • Reconhecimento do que é prioritário e urgente

Exemplo escala avaliação: 1 – Não revela capacidade de iniciativa e autonomia (4 valores) 2 – Revela fraca capacidade de iniciativa e autonomia (8 valores) 3 – Revela razoável capacidade de iniciativa e autonomia (12 valores) 4 – Revela boa capacidade de iniciativa e autonomia (16 valores) 5 – Revela elevada capacidade de iniciativa e autonomia (20 valores) A pessoa deve mostrar ser capaz de: • em caso de omissão, acrescentar o nome do convidado; • não se ausentar do posto de trabalho; • fornecer informação aos convidados de forma a que estes consigam “encontrar” o Salão

Nobre; • pedir ajuda; • identificar claramente a tarefa prioritária; • estabelecer a sequência de tarefas para resolução do problema; • apresentar solução para cada uma delas.

Guião de entrevista de competências

1 2 3 4 5

A. Iniciativa e autonomia Capacidade de actuar de modo independente e proactivo no seu dia a dia profissional, de tomar iniciativas face a problemas e empenhar-se em solucioná-los.

B. Organização e método de trabalho Capacidade organizar a sua actividade, definir prioridades e realizá-las de forma metódica.

Questões 1. O que faria se fosse confrontada com a seguinte situação: A senhora está só na recepção aquando da

realização de uma Conferência de Ministros, no Salão Nobre da SG do Ministério do Ambiente. É-lhe fornecida uma lista de participantes que não está actualizada. No momento da chegada dos convidados é necessário proceder ao controlo de presenças e encaminhar as pessoas. O telefone não pára de tocar. Chega o estafeta com uma encomenda. Colocar questões que ajudem a esclarecer a resposta apresentada, por exemplo: 1.1. Como chegou à conclusão que o mais prioritário era a recepção dos convidados? 1.2. Porque é que considera que é essa a melhor sequência de tarefas?

2. Refira-me uma situação profissional que tenha vivenciado e que seja de algum modo semelhante ao relato que acabei de lhe apresentar. 2.1. Como solucionou o problema? 2.2. Se fosse hoje como o teria solucionado?

3. Por vezes chegamos à conclusão que a nossa forma de trabalhar não é a mais adequada. Descreva uma situação em que tivesse necessidade de alterar o seu método de trabalho. 4.1. O que o levou a chegar a essa conclusão? 4.2. Que impacto é que essa alteração teve no seu trabalho? 4.3. Os resultados foram reconhecidos pelos outros?

C. Relacionamento interpessoal Capacidade para interagir com pessoas com diferente características e em contextos sociais e profissionais distintos, tendo uma atitude facilitadora do relacionamento e gerindo as dificuldades e eventuais conflitos de forma ajustada.

Questões 4. Descreva-me uma situação em que teve que se relacionar profissionalmente com uma pessoa que

se encontrava emocionalmente alterada, que apresentava comportamentos conflituosos e tinha dificuldade em ouvir os seus argumentos. • Como lidou com a situação? • Como se sentiu? • Que atitudes assumiu? • Quais os resultados que obteve?

D. Comunicação

Capacidade para se expressar com clareza e precisão, adaptar a linguagem a diversos tipos de interlocutores, ser assertivo na exposição e defesa das suas ideias e demonstrar respeito e consideração pelas ideias dos outros.

Ficha Individual da Entrevista de Avaliação de Competências Nome:__________________________________________________________________________ Carreira ___________________________________ Categoria ____________________________ Posto de trabalho _____________________________ Órgão/serviço _______________________ Avaliado por ______________________________________ Data _____/_____/____________

Classificação

Fundamentação (Esta fundamentação não é mais do que a justificação da classificação final de acordo com os critérios de classificação)

O Avaliador _____________________________________

Soluções apresentadas: Não atende o telefone, coloca de lado a encomenda e não solicita ajuda Atende o telefone, coloca a encomenda sobre a mesa, não solicita ajuda Atende o telefone, coloca a encomenda sobre a mesa, solicita ajuda Estabelece prioridades... Pessoa que não peça ajuda Solicita à pessoa que está ao telefone que aguarde Pergunta se a encomenda é urgente Encaminha os convidados (prioritário)