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GUIA PRÁTICO PARA OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO DA EMPRESA

https://www.focco.com.br/

INTRODUÇÃO �� 3

COMO OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO NA SUA EMPRESA �� 6

COMO A TECNOLOGIA PODE SER SUA ALIADA NO CONTROLE FINANCEIRO �� 12

8 ERROS DE GESTÃO FINANCEIRA QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER �� 16

CONCLUSÃO �� 22

SOBRE A FOCCO �� 24

INTRODUÇÃO

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Não é segredo para ninguém que, para poder

crescer e prosperar, uma empresa deve

ser lucrativa� Assim, para alcançar esse

estado, o gestor deverá fazer um bom uso

dos recursos financeiros existentes, além de

saber exatamente para onde vai o dinheiro

dentro da organização empresarial�

INTRODUÇÃO

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INTRODUÇÃO

Por se tornar rentável, a companhia cria as condições que a

permitirão realizar novos investimentos, os quais a deixarão

atualizada em relação às necessidades do mercado. Isso torna

o negócio competitivo e faz com que seja viável a realização

de um processo constante de crescimento sustentável.

Portanto, é indiscutível a importância do controle financeiro dentro

de uma empresa. Com ele, usam-se alguns indicadores que permitirão

verificar os resultados obtidos e, consequentemente, avaliar como

está a saúde financeira da companhia. Dessa forma, o gestor tem

informações sólidas que lhe auxiliará na sua tomada de decisão.

Devido a isso tudo, um empreendedor consciente deve procurar

meios de melhorar a sua administração financeira. Criamos

este guia para auxiliar você nessa tarefa. Aqui você aprenderá

formas de otimizar a gestão financeira da sua empresa,

entenderá como a tecnologia pode ser usada nessas atividades

e descobrirá os erros que devem ser evitados. Boa leitura!

COMO OTIMIZAR O CONTROLE FINANCEIRO NA SUA EMPRESA

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Para ter sucesso na gestão de uma empresa,

um bom gestor deve ter alguns métodos e

procedimentos que tornarão a sua tomada

de decisão mais eficiente. Assim, em conjunto

com as boas práticas existentes, será possível

realizar um controle financeiro eficaz.

Para alcançar esse objetivo, será necessário que o

empreendedor siga as seguintes dicas:

ELABORE UM PLANEJAMENTO FINANCEIRO DE MÉDIO E LONGO PRAZO

Como em qualquer atividade, é essencial ter um

planejamento para conseguir elaborar e executar um

controle financeiro eficaz. Desse modo, o gestor tem a

clareza necessária sobre quais atividades deverão ser

realizadas para alcançar os objetivos definidos.

Diante disso, é possível realizar um planejamento

estratégico visando um período de médio e longo prazo.

Dessa maneira, se torna viável fazer projeções que

estipulam como será o futuro da empresa, o que permite

definir táticas que protegem a companhia de possíveis

adversidades do mercado.


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OTIMIZE O CONTROLE DO FLUXO DE CAIXA

Conceitualmente, o fluxo de caixa é um

controle sobre a movimentação financeira

em um período predeterminado. Por meio

dele, o gestor saberá com exatidão para

onde vai cada recurso da sua empresa, o

que permite a realização de análises que

embasarão a tomada de decisão.

Contudo, para ser eficaz, é necessário que

todas as operações de entrada e saída de

dinheiro sejam registradas.

Dessa forma é possível descobrir algumas

despesas insignificantes que, quando

somadas, impactam no saldo final do caixa.

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FAÇA O CONTROLE DOS CUSTOS E ADOTE MEDIDAS DE REDUÇÃO

Para conseguir entregar um elevado valor ao cliente, é

necessário que a empresa tenha alguns custos — como

a compra de produtos, a realização de investimentos, o

pagamento de fornecedores e colaboradores.

Contudo, sem um acompanhamento adequado, é impossível

determinar onde esses recursos estão sendo aplicados ou se

cada gasto está gerando o retorno esperado.

Existe um sério risco de a empresa comprometer uma

elevada fatia do seu faturamento, o que poderá prejudicar

a lucratividade do negócio. Assim, caso não ocorram

melhorias, a companhia poderá se tornar deficitária.

Para evitar esse problema, é preciso que a organização

conte com soluções que a ajudem a controlar e diminuir

os seus custos — sem que, para isso, prejudique a

qualidade dos seus produtos ou serviços. Dessa forma

a empresa cria uma vantagem competitiva, pois poderá

reduzir os seus preços ou aumentar sua lucratividade.

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Não é segredo para ninguém que,

para conseguir manter um bom

controle financeiro, é necessário

que exista na empresa um sistema

de gestão de estoques eficaz.

Afinal, um produto em excesso é

sinônimo de dinheiro parado, já que

o recurso investido poderá demorar

a voltar. Ao mesmo tempo, a falta

de mercadoria resulta em perda

de oportunidade de vendas, pois o

consumidor vai procurar um concorrente

para sanar as suas necessidades.

Para realizar um gerenciamento

adequado do depósito, é necessário

acompanhar a frequência de venda de

cada item, comparando-a com a demanda

existente. Com isso, o gestor terá

embasamento para repor as mercadorias

de acordo com o fluxo de vendas, o que

permite a implementação de estoque

mínimo que atenda o mercado.

Com esse controle, ocorre a

redução dos custos operacionais e a

otimização do capital de giro, o que

garante o atendimento ao cliente.

APRIMORE A GESTÃO DE ESTOQUES

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UTILIZE FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO FINANCEIRO

Como é possível perceber, para fazer um bom controle

financeiro é necessário o acompanhamento de uma

grande quantidade de dados. Assim, para manter a

acuracidade necessária e evitar erros, é recomendado

utilizar ferramentas que vão auxiliar nessa tarefa — já

que, caso ela seja feita de forma manual, aumenta-se a

probabilidade de problemas.

Uma boa solução é implementar um sistema de gestão

empresarial, que integre todas as áreas da companhia.

Por meio dele, todas as atividades serão automatizadas, o

que garantirá mais agilidade na execução dos processos e

aumentará a confiabilidade e a segurança das informações.

COMO A TECNOLOGIA PODE SER SUA ALIADA NO CONTROLE FINANCEIRO

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Conforme já foi explicado, é recomendado o uso

de ferramentas para auxiliar o controle financeiro

de uma empresa. Afinal, existe um sério risco de o

gestor cometer erros ao fazer esse gerenciamento

de maneira manual ou utilizando apenas planilhas.

Independentemente do porte da companhia, o uso de um

sistema de gestão empresarial se torna benéfico, já que

com o seu auxílio é possível realizar, de maneira eficiente

e automatizada, o controle do fluxo de caixa, a gestão de

estoques, bem como compras e pagamentos.

Isso apenas foi possível devido à constante evolução que

ocorreu nas soluções de TI (Tecnologia da Informação)

nos últimos anos. Dessa forma, ao usar a tecnologia a seu

favor, o gestor se beneficia de diversas formas, como:


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OTIMIZAÇÃO DO TEMPO

Uma das principais vantagens de usar a

tecnologia é a automatização das tarefas

rotineiras. Dessa forma, ocorre o aumento

da produtividade dos colaboradores, já

que em vez de perder tempo realizando

atividades burocráticas, eles poderão focar

os seus esforços em ações estratégicas e

que geram ganhos à companhia.

Além disso, ao utilizar um sistema

de gestão integrada, todos os dados

provenientes dos diversos setores

da empresa são concentrados em um

único local, o que permite ao gestor

acompanhar, em tempo real, o que está

acontecendo na empresa.

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GESTÃO DE DADOS EFICAZES

Para manter um bom controle financeiro, é necessário

registrar todas as entradas e saídas da empresa — caso

contrário, existe uma enorme probabilidade de falência.

Contudo, para ser eficaz é preciso que esses dados sejam

catalogados de maneira eficiente e organizada, sendo que

isso apenas é possível com uma ferramenta adequada.

Ao utilizar a tecnologia, é possível obter dados e fazer

análises que não seriam possíveis de outra maneira,

uma vez que o software produz relatórios que facilitam

o gerenciamento do empreendimento e que permitem

identificar gastos desnecessários.

PRECISÃO DAS INFORMAÇÕES

Para que a empresa possa ser bem gerenciada, é preciso

que a tomada de decisões seja feita com base em dados.

Contudo, caso as informações obtidas tenham erros

— fruto de processos manuais —, as escolhas poderão

proporcionar consequências gravíssimas.

Esse problema pode ser evitado ao empregar a

tecnologia na gestão. Ao obter dados em tempo real,

existe uma probabilidade quase nula de que eles estejam

errados. Com isso, o empreendedor consegue realizar

ações mais acertadas.

8 ERROS DE GESTÃO FINANCEIRA QUE VOCÊ NÃO PODE COMETER

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Devido à grande importância da gestão

financeira de uma empresa, qualquer erro

cometido pelo empreendedor poderá

prejudicar o futuro do seu negócio. Sendo

assim, é importante ter um minucioso controle

financeiro para que a companhia possa crescer

e prosperar� A lista a seguir cita os erros mais

comuns cometidos por gestores. Confira!


1. NÃO REGISTRAR TUDO

Para ser eficiente, o gestor deve ter no seu controle

financeiro o destino de todos os recursos da empresa.

Dessa forma, é possível determinar os investimentos

que não estão gerando os retornos esperados ou os

gastos supérfluos que poderão ser cortados. Com isso, o

empreendedor consegue planejar com precisão as ações

dos próximos meses.

Devido à correria do dia a dia, é comum ocorrer uma certa

negligência na realização dos registros — principalmente

com aqueles gastos considerados irrelevantes. Todavia,

ao serem somados por um longo período, esses gastos

representam um montante que poderá viabilizar um

importante investimento, por exemplo.

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2. DEIXAR DE FORMAR UMA RESERVA FINANCEIRA

Uma coisa é certa: imprevistos acontecem!

Por isso, é imprescindível que toda

empresa tenha uma reserva financeira

para, caso ocorra um infortúnio, a operação

da companhia não seja comprometida.

Além de possíveis prejuízos financeiros

devido a alguma multa ou ação judicial,

a reserva financeira ajuda a proteger os

ativos da empresa da inflação, das elevadas

taxas de juros cobradas nos empréstimos

e da depreciação do patrimônio. Para

isso, esse fundo deve ser aplicado em

investimentos que rendam juros e que não

ofereçam muitos riscos.

3. MISTURAR AS CONTAS PESSOAIS COM AS DA EMPRESA

Isso acontece muito com empreendedores iniciantes. A mistura das

contas da pessoa jurídica com as da física é um dos motivos que mais

prejudicam a saúde financeira de um negócio. Afinal, ao considerar a

empresa como um caixa eletrônico, o empreendedor está sabotando

o seu próprio empreendimento, visto que esse ato compromete a

lucratividade e a gestão financeira do negócio.

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4. TOMAR EMPRÉSTIMOS SEM PLANEJAMENTO

Para se manter competitivo, é comum

alguns empreendimentos terem que

captar crédito no mercado para fazer

alguns investimentos. Essa prática é

normal em vários mercados, mas para que

ela gere o retorno esperado, é necessário

que seja feita de maneira planejada.

Caso contrário, ao contratar

precipitadamente um empréstimo

bancário, é possível que o gestor

descontrole as finanças da sua empresa.

Além de ter que devolver o valor

inicial em um período determinado,

será necessário quitar os juros e as

taxas cobradas, o que pode prejudicar

a saúde financeira do negócio.

5. NÃO TER CONTROLE SOBRE AS CONTAS A PAGAR E A RECEBER

Pode parecer banal, mas é algo

extremamente comum um empreendedor

não ter o devido controle sobre as contas

que ele deverá quitar. Caso isso ocorra,

além de ser surpreendido com alguma

cobrança ou até mesmo ter que pagar

juros devido a atrasos, o gestor não tem

uma visão clara do que vai sair do caixa.

O mesmo acontece com a entrada de

recursos. É preciso ter uma gestão

correta sobre o que a empresa tem para

receber, pois assim será possível fazer

cobranças e elaborar um histórico que

permite avaliar se a situação presente

está dentro de determinado padrão.

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É indiscutível o quanto é benéfico para uma empresa

ter um controle financeiro eficiente. Contudo, de nada

adianta investir tempo e dinheiro nessa atividade se o

gestor não medir e acompanhar os resultados de perto.

6. NÃO MEDIR E/OU ACOMPANHAR OS RESULTADOS FINANCEIROS

Para usufruir das vantagens do controle financeiro,

é necessário que o empreendedor avalie os números

obtidos e, caso necessário, reveja as estratégias e os

métodos aplicados.

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7. IGNORAR CONHECIMENTOS TÉCNICOS DA ÁREA

Por se tratar de uma área técnica, existem diversos

estudos que determinam a maneira mais eficiente de

realizar a gestão financeira de uma empresa. Desse

modo, é preciso ter um conhecimento específico em

finanças e em economia para aplicar os métodos e,

consequentemente, as boas práticas na companhia.

Contudo, muitos empreendedores novatos acreditam que

têm a capacidade de fazer, por conta própria, o controle

financeiro de seu negócio. Para evitar possíveis erros, uma

solução é aprender essa atividade por meio de cursos e

conteúdo especializado. Se o gestor não tem tempo ou

deseja melhores resultados, a melhor saída é terceirizar

essa tarefa com profissionais especializados.

8. NÃO CONTAR COM A TECNOLOGIA

Como é possível perceber, para que a equipe de gestão

consiga realizar um controle financeiro competente, é

preciso contar com algumas ferramentas.

Apesar de ser possível realizar essas atividades de

maneira manual e utilizando planilhas, as empresas que

desejam se destacar no mercado precisam fazer uso de

softwares que automatizem ao máximo suas operações.

A gestão financeira é um desafio de elevada

complexidade e exige o suporte de pessoas e

recursos apropriados, uma vez que requer um

método organizado e que todos os envolvidos se

dediquem e cumpram o sistema de forma impecável.

CONCLUSÃO

Para se manter competitiva no mercado,

uma empresa precisa ter suas finanças

sob controle� Somente assim ela vai gerar

lucro e, consequentemente, contar com

recursos para fazer novos investimentos�

CONCLUSÃO

Contudo, devido à complexidade da tarefa, é necessário

que o gestor aplique algumas boas práticas, pois já

existem métodos que tiveram sua eficiência comprovada.

Além disso, é preciso utilizar a seu favor soluções

tecnológicas, como uma ferramenta de ERP (Enterprise

Resource Planning) — um dos sistemas de gestão

empresarial mais utilizados no mercado —, que

automatiza algumas operações.

Com isso, é possível evitar a ocorrência de alguns erros,

o que deixa a gestão financeira da companhia mais eficaz.

Seguindo esses passos o gestor terá informações que

vão embasar sua tomada de decisão, o que facilita o

alcance de metas.

A Focco é uma empresa especialista em gestão que, desde 1989,

oferece as melhores práticas de gestão ao mercado. Sempre preocupada

em “cuidar bem do seu parceiro” e conectada à tecnologia e a pessoas, a

Focco hoje é referência em sistemas ERP nos segmentos onde atua.

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