guia prático de montagem de apresentações inteligentes

Guia Prático de Montagem de

Apresentações Inteligentes

Como planejar e construir apresentações mais persuasivas, claras, precisas e objetivas, com

muito mais facilidade e rapidez

Miguel Neto

www.inteligenciavisual.com.br/formula-ai Prezihouse

SUMÁRIO Introdução, 2 Sobre o autor e este livro, 6 Licença de uso, 7 As quatro etapas, 8 A etapa da Pré-Produção, 12 A etapa da Produção, 23 A etapa da Pós-Produção, 28 A etapa da Execução, 33 Mapa de esboço e montagem, 37 Conclusão, 40

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PÁGINA 1 | SUMÁRIO

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INTRODUÇÃO No novo cenário em que vivemos, de novas tecnologias, de crescimento econômico, de desenvolvimento de novos negócios e oportunidades, as pessoas e organizações necessitam de apresentações mais inteligentes para venderem seus projetos e comunicar suas ideias e informações com mais eficácia e rapidez.

Cada vez mais se exige que as apresentações usadas para fins profissionais ou acadêmicos, independente de suas finalidades e públicos-alvos, sejam mais claras, objetivas, criativas, estimulantes, atrativas, enfáticas, e até divertidas.




PÁGINA 2 | INTRODUÇÃO



Que deixem de ser chatas, enfadonhas, complicadas, longas, improdutivas, e uma real tortura a muitos daqueles a quem elas se dirigem.

E com a rapidez com a qual se exige que tudo seja feito neste século, não se pode mais também perder muito tempo na elaboração e construção de uma apresentação, por mais complexa que ela seja.

Além disso, por diversas razões, inclusive devido ao mau hábito de se deixar tudo para a última hora, é comum o prazo desde a ideia inicial, a coleta das informações e a elaboração do material visual, até a hora da execução da apresentação ser o mínimo possível.







Com base nestas constatações, preparamos este guia prático de montagem de apresentações para servir-lhe de manual, sobretudo naquelas horas em que tudo o que você tem nas mãos é a grande responsabilidade de preparar uma apresentação bastante convincente, de algo muito importante, requisitada por alguém igualmente importante, para um público mais importante ainda — diretoria, colaboradores, clientes, parceiros, investidores, banca examinadora, etc. — e um prazo curtíssimo para fazer as coisas certas, na ordem certa, darem certo, da melhor maneira possível, sem contar o esforço psicológico para superar a insegurança e o friozinho na barriga.







Vamos referenciar neste guia os aspectos cruciais e determinantes para o planejamento e a construção de uma boa apresentação multimídia baseada na exibição de slides ou telas — PowerPoint, Prezi, ou qualquer outro suporte usado —, que possa favorecer e contribuir decisivamente com o discurso do apresentador e com o melhor esclarecimento possível dos espectadores acerca do tema abordado.







SOBRE O AUTOR E ESTE LIVRO Desde 2010, Miguel Neto tem prestado auxílio a pessoas e organizações de variados portes e segmentos na elaboração de apresentações baseadas em PowerPoint ou Prezi.



PÁGINA 6 | SOBRE O AUTOR E ESTE LIVRO

Em 2011, fundou a Prezihouse - Inteligência Visual (www.inteligenciavisual.com.br), um serviço dedicado a oferecer assessoria no planejamento e design de apresentações em Prezi, além de treinamentos in company sobre o uso desse software.

A organização e publicação deste e-book é parte do programa “Fórmula A+I (Apresentações + Inteligência)”, que procura disseminar conhecimentos e uma metodologia própria para o planejamento e produção de apresentações com fins profissionais ou acadêmicos (www.inteligenciavisual.com.br/formula-ai).

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PÁGINA 7 | LICENÇA DE USO

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AS QUATRO ETAPAS Bem, vamos direto ao que interessa.

Em primeiro lugar, queremos que você perceba que dividimos o nosso guia em quatro partes elementares.

Uma apresentação, desde a sua concepção até a sua execução, envolve sempre a realização de quatro etapas.

Chamaremos a primeira de Pré-Produção; a segunda, de Produção; a terceira, de Pós-Produção; e a quarta, de Execução.

Observe o diagrama a seguir:




PÁGINA 8 | AS QUATRO ETAPAS



Como você bem pode perceber, observando o diagrama, as três primeiras etapas são pertinentes aos processos de criação do conteúdo e de montagem dos slides ou telas.

A última se refere propriamente à exposição da apresentação ao seu público-alvo; é a finalização de todo o ciclo de criação e desenvolvimento; é a hora da verdade, a hora de se ganhar ou perder a chance de vender bem as ideias e conquistar o apoio que se desejava.

Também você deve ter notado que, para cada uma das etapas mencionadas, há também partes menores, em que elas se subdividem.







Nestas partes menores, há a ocorrência de fatores que são cruciais e indispensáveis ao planejamento racional, à formatação adequada e à boa exposição do apresentador.

Assim, a etapa da pré-produção é composta pelas tarefas de elaboração do briefing, pelos trabalhos de pesquisa, pela montagem do roteiro e sua decupagem; a da produção, pelas tarefas de edição de textos, de imagens e composição visual; a da pós-produção, pelas tarefas de finalização — efeitos e transições, cronometria e testes de funcionamento dos slides ou telas —; e a da execução, pelas fases de introdução, desenvolvimento e conclusão durante o discurso do apresentador.







A ETAPA DA PRÉ-PRODUÇÃO A pré-produção é a etapa fundamental para o sucesso da apresentação.

Refere-se ao importante trabalho de planejar a apresentação, conforme o assunto e a sua abordagem; o público-alvo; os motivos e objetivos de sua realização.




PÁGINA 12 | A ETAPA DA PRÉ-PRODUÇÃO



E quando dizemos isso — "fundamental" — é por que é FUNDAMENTAL, mesmo.

Uma pré-produção mal desenvolvida, mal explorada, finalizada com muitas lacunas e brechas, vai certamente minar o desenvolvimento das etapas subsequentes, tornando o conjunto da apresentação frágil e pouco consistente, prejudicando a credibilidade do discurso e a segurança do apresentador.

Esta etapa inicial é crítica para o sucesso do trabalho de se construir e executar uma apresentação. Não a observar, não cumprir as suas exigências, ou fazê-las com displicência, incompletas, pela metade, pode vir a ser a grande causa do fracasso de sua apresentação.







Não esqueça disto: o êxito de qualquer apresentação, seja qual for a sua finalidade, tamanho ou importância, está solidamente baseado nos fatores referentes ao trabalho prévio da pré-produção.

A pré-produção é a etapa inicial e a mais importante a ser observada na construção de sua apresentação. Uma pré-produção bem feita representa uma garantia adicional de êxito à apresentação de sua mensagem; mal feita, fracasso na certa.







Uma pré-produção bem executada vai assegurar a quem a estiver fazendo:

• A perfeita compreensão acerca do assunto da apresentação, de como ele deverá ser abordado, dos motivos que a justificam, e dos resultados aguardados com ela.

• A identificação precisa do público-alvo e suas peculiaridades.

• O levantamento consistente de informações e materiais que serão empregados na produção da apresentação.

• A boa ordenação das ideias e informações num contexto com sequenciamento lógico e inteligente.

• O planejamento estrutural e funcional de cada um dos slides ou telas da apresentação.







Briefing: Antes de qualquer coisa, antes de se dar início a qualquer atividade de pesquisa, ou de se construir algum slide ou tela, deve-se procurar obter com quem encomendou o trabalho — seu chefe, um cliente, seu professor, ou você mesmo —, com bastante precisão e objetividade, cinco respostas a cinco questões básicas:







1. Qual o tema da apresentação, que assunto será tratado? (O que falar?)

2. Que abordagem e tom serão dados a ele? (Como falar?)

3. Quem é o público-alvo, quais suas peculiaridades e expectativas? (A quem falar?)

4. Que motivos justificam a apresentação? (Por quê?)

5. Quais os objetivos a serem alcançados com ela? (Para quê?)

Qual a importância do briefing definido? Foco. Isso registrado, anotado em algum lugar, vai ajudar você a não se perder nem se distanciar do que definiu.







Vai ajudá-lo inclusive a deixar sua apresentação mais enxuta, sem o acréscimo desnecessário de elementos que possam destoar ou em nada contribuir com o clareamento das informações.

Além disso, saber distinguir com precisão qual o seu público-alvo — e suas respectivas peculiaridades — pode ser determinante para a boa aceitação de suas ideias e argumentos. Isso é estratégico para a adequação e comunicação de sua mensagem.

Com esse conhecimento, você vai poder ajustar com mais segurança o perfil da apresentação — seleção de cores e fontes (mais conservador ou mais informal), tipos de imagens, uso de efeitos e animações, etc. — e o perfil do próprio apresentador — linguagem coloquial ou rebuscada, aparência despojada ou formal, tom de expressão descontraído ou sóbrio, etc. — ao perfil do público-alvo.







Pesquisa: Representa as ações envolvidas no aprofundamento das questões preliminares do briefing e no levantamento do material que possa vir a ser usado na elaboração da apresentação.

Para a exposição precisa da mensagem — e a boa adequação dela ao seu público-alvo — é importante basear o trabalho de pesquisa e coleta de dados, imagens e gráficos no briefing definido.

Qual a importância da pesquisa orientada? Consistência e objetividade. As pesquisas se tornam mais alinhadas com a proposta da apresentação, e a tarefa de selecionar os materiais que serão usados, mais objetiva.







Roteiro: Compreende a tarefa de definir as partes da apresentação — começo, meio e fim —, o conteúdo de cada uma, e a melhor forma de elas se encaixarem para tornar mais fácil e estimulante a compreensão da mensagem.

A boa ordenação das ideias e o encadeamento das informações que vão ser passadas representam o fio condutor da compreensão dos espectadores.

Qual a importância do roteiro estruturado? Ordenação e encadeamento. O sequenciamento inteligente do que será passado é a coluna vertebral de todo o trabalho e é o que dará sentido aos argumentos da apresentação







Decupagem: Com a observância plena de todos os fatores, a etapa da pré-produção pode então ser concluída com a "decupagem" do roteiro, que representa o último estágio de planejamento da apresentação.

É importante não confundir decupagem do roteiro com composição visual de slides ou telas. Esta se refere ao design e à boa distribuição dos elementos visuais, procurando dar-lhes equilíbrio, clareza e bom gosto (seria o "como fazer"); aquela, ao conteúdo informativo e às orientações técnicas necessárias à construção dos slides ou telas conforme a sua função prevista no contexto da apresentação (seria o "o que fazer").

Qual a importância da decupagem detalhada? Orientação e produtividade. A decupagem dá ao roteiro da apresentação as indicações técnicas para a construção de cada slide ou tela.







Ou seja, a decupagem traz as especificações do conteúdo informativo que será carregado em cada um deles — textos, imagens, gráficos, mídias, etc. —, além das indicações técnicas necessárias ao seu funcionamento previsto: efeitos, animações, transições, clicagem, tempo de exposição, links internos e externos, etc.







A ETAPA DA PRODUÇÃO É na produção que todos os fatores da pré-produção serão usados para se criar os slides ou telas da apresentação.

Com os fatores da pré-produção bem definidos, e com os seus respectivos elementos à mão, podemos então partir para a etapa da produção do material que vai dar suporte ao conteúdo de nossa apresentação. Isto significa que iremos por em prática todo o planejamento e toda a pesquisa feitos na etapa anterior.




PÁGINA 23 | A ETAPA DA PRODUÇÃO



Para o cumprimento da etapa da produção, o uso do roteiro, bem como de sua decupagem, é substancial.

Sem esses elementos a nos orientarem devidamente sobre as partes que vão compor a apresentação, é grande o risco de as informações serem apresentadas desencadeadas, e as ideias que vão sustentar os argumentos da apresentação, desarticuladas.

Assim, é de extrema relevância que se observe o cumprimento fiel do roteiro estabelecido na pré-produção. Além dos riscos mencionados para a integração do conjunto de informações, e para a clareza das ideias, a inobservância de um roteiro bem elaborado e enxuto pode ocasionar falta de objetividade, improdutividade, retrabalhos, desgastes e o não cumprimento dos prazos estabelecidos.







A função precípua do roteiro é de nos mostrar como cada uma das partes alusivas ao começo, meio e fim da apresentação vai ser organizada e composta, como elas vão se juntar, se integrar e se relacionar entre si.

Como em um ser vertebrado, o roteiro age como esqueleto da apresentação, determinando a posição e a ordem natural de cada coisa: cabeça, tronco e membros. É por meio dele que se pode mais facilmente assegurar equilíbrio e robustez estrutural à apresentação.

Com o roteiro e a decupagem do roteiro à mão, resta-nos arregaçar as mangas e começar logo a fazer a montagem da apresentação.







Edição de Textos: Refere-se aos trabalhos de redação e formatação das partes textuais que vão ser inseridas na apresentação. A redação inclui os cuidados com a qualidade dos textos, sua objetividade, clareza, brevidade, e sobretudo precisão. A formatação inclui os aspectos visuais do texto, as fontes que serão usadas, seus tamanhos, cores e variações.

Edição de Imagens: Refere-se aos trabalhos de melhoria das imagens que serão usadas na apresentação, o que pode incluir a redução ou ampliação de suas dimensões, o equilíbrio das cores e os ajustes de resolução, nitidez, brilho e contraste.







Composição Visual: Refere-se à arrumação dos elementos (textos e imagens) no espaço de cada slide ou tela. É o seu design.

Com a boa disposição desses elementos, procuramos dar equilíbrio, clareza, legibilidade e bom gosto ao conjunto visual.







A ETAPA DA PÓS-PRODUÇÃO Na pós-produção, serão feitos os ajustes finais, a inclusão de melhorias, a verificação do tempo total que será gasto na hora da exibição e o teste definitivo do funcionamento e sequência dos slides ou telas.

A razão de esta etapa existir no processo de criação de sua apresentação é para dar-lhe a chance de poder — com calma e tranquilidade, antes da hora de sua exibição — checar a integridade dela e o funcionamento de todas as coisas, conforme o planejamento feito na pré-produção.




PÁGINA 28 | A ETAPA DA PÓS-PRODUÇÃO



Assim, depois de todas as tarefas, imprevistos e prováveis alterações que foram sendo impostas à ideia original durante a construção da apresentação, é indispensável se verificar se ela ainda corresponde fielmente à mensagem que se queria passar e ao tom que se desejava que ela tivesse.

Pode-se dizer que a pós-produção é como o ensaio geral de um espetáculo que se prepara para a sua estreia. É nessa hora que se tem a última oportunidade de detectar e corrigir falhas técnicas, de figurino, de cenário, iluminação, marcação e script.

No nosso caso, a hora de se verificar se nada foi esquecido de ser finalizado; se tudo está na ordem correta; se animações, efeitos e transições estão adequados — não só se estão funcionando conforme a clicagem prevista, mas também se o seu uso não é exagerado ou desnecessário.







Mas há algo de extrema relevância, que somente nesta etapa se poderá medir e corrigir também caso não seja satisfatório — o domínio do assunto e do roteiro que foi constituído para apresentá-lo.

Dominar o assunto que será apresentado, e poder mostrar intimidade com a ordem com que ele vai ser discorrido durante a apresentação, é o que vai dar autoconfiança e segurança ao apresentador, e conferir credibilidade à apresentação.

Portanto, fazer um ensaio que seja o mais próximo possível da completude da apresentação não é perda de tempo nem desnecessário. Ao contrário, é altamente recomendável para que o apresentador possa ganhar mais articulação verbal e corporal, e mais intimidade com o material visual que vai usar.







Além disso, ensaiar suas palavras e expressões vai ajudar também a adequar o discurso ao tempo que lhe foi permitido para executar a apresentação.

Não atentar para os cuidados e as tarefas da pós-produção é correr o risco de desperdiçar todo o trabalho de planejamento feito na pré-produção e todos os esforços empreendidos na produção.

Não se esqueça isto: em uma apresentação, ou em qualquer outro trabalho que se faça para apresentar algo a alguém, nunca devemos esquecer que PLANEJAR é essencial; FAZER é indispensável; e CONFERIR é providencial.







Efeitos e Transições: Refere-se à avaliação dos efeitos de animação e transição dos slides ou telas.

Cronometria: Refere-se à medição do tempo gasto em cada slide ou tela e ao cálculo do tempo total da apresentação.

Teste dos slides: Refere-se à verificação da integridade dos slides ou telas, do funcionamento de seus elementos, da clicagem e das mídias inseridas neles (áudio e vídeo).







A ETAPA DA EXECUÇÃO Execução aqui corresponde à hora da verdade, à hora de se colocar todo o árduo trabalho de planejamento e construção de sua apresentação à prova.

É o momento em que seus espectadores determinarão sua vitória ou derrota, sucesso ou fracasso.




PÁGINA 33 | A ETAPA DA EXECUÇÃO



Contudo, nas situações de não alcançar a aprovação esperada deles, isso pode não ser uma consequência direta de seu desempenho como apresentador, ou da qualidade do material visual que usou como suporte.

Pode ser mesmo que, apesar de toda a clareza, precisão e detalhamento que tenha conseguido levar-lhes, eles não tenham de fato o interesse que você gostaria que tivessem nem estejam dispostos a investir em sua proposta.

Nestes casos, não há o que fazer senão apresentar sua proposta a outros ou refazer o que poderia ser adaptado para adequar-se à aprovação deles.







Assim, vitória ou derrota, sucesso ou fracasso de uma apresentação tem muito mais a ver com o aspecto de se ter conseguido passar com perfeição a mensagem que se queria comunicar do que propriamente com a aprovação das ideias ou argumentos propostos nela.

A primeira grande vitória que devemos buscar é a de se conseguir comunicar bem, com clareza, objetividade e precisão, aquilo que queremos comunicar.

A segunda grande vitória será a de se conseguir conquistar a aprovação daquilo que é proposto na apresentação.

Se a segunda vitória já for algo difícil de obter, imagine isso sem a conquista da primeira.







Introdução: É o convite que se faz aos espectadores para o tema que se vai abordar, dando-lhes pistas sobre o que poderia despertar o interesse deles pelo assunto e pelo apresentador.

Desenvolvimento: É o espaço de tempo que se tem para a exploração e o aprofundamento do conteúdo que foi esquematizado na apresentação.

Conclusão: É o encerramento da apresentação, o breve momento que se tem para sintetizar o teor da mensagem, dando aos seus aspectos-chaves a ênfase que eles exigem, e para reforçar os pontos que possam não ter ficado suficientemente claros.







MAPA DE ESBOÇO E MONTAGEM Para ajudar você a conseguir melhores resultados com a administração do tempo e das atividades que precisa normalmente desenvolver para aprontar suas apresentações, criamos uma excelente ferramenta gráfica para ser usada daqui para a frente em seus próximos projetos.

Trata-se do nosso Mapa de Esboço e Montagem de Apresentações Inteligentes.

Essa ferramenta tem sido bastante útil e tem nos ajudado muito na elaboração de vários trabalhos feitos com nossos clientes. O reforço dado por ela é substancial, sobretudo no que se refere à etapa da pré-produção.




PÁGINA 37 | MAPA DE ESBOÇO E MONTAGEM







MAPA DE ESBOÇO E MONTAGEM



O mapa é composto de sete partes. Deve ser lido no sentido horário, a partir do campo no canto superior direito, o de fundo em preto, com as cinco questões básicas: O que falar? Como falar? A quem? Por quê? Para quê?

Serão as respostas dadas a essas questões, como foi visto no capítulo da pré-produção, que vão definir o briefing da apresentação. E com o briefing definido, de forma precisa e objetiva, cria-se o conceito da apresentação, que poderá ser algo traduzido em poucas linhas, mas que sirva para orientar os trabalhos de pesquisa e as tarefas subsequentes.

O benefício do uso do mapa é que ele não deixa você esquecer das tarefas — nem da ordem delas — que precisa cumprir para ter a sua apresentação finalizada no prazo previsto, e com fidelidade assegurada ao que foi definido para ela.







CONCLUSÃO Com os conhecimentos que possa ter adquirido com este nosso singelo e-book, acreditamos já ser possível você melhorar sensivelmente a qualidade de suas apresentações daqui em diante.

Nos esforçamos para ter conseguido levar o máximo de clareza e objetividade aos textos do presente material, contudo, não deixe de nos acompanhar e seguir para continuar aprendendo e se desenvolvendo na arte de bem saber planejar, montar e executar apresentações eficazes e persuasivas de seus projetos e ideias.

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Um grande abraço e boas apresentações.

Até breve!




PÁGINA 40 | CONCLUSÃO



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