Guia do Utilizador

Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P.

Ministério da Educação

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Introdução

A plataforma “ComprasEdu” é uma ferramenta que possibilita o levantamento de necessidades dos agrupamentos/escolas não

agrupadas para a aquisição de bens e ou serviços, no âmbito das agregações que sejam anualmente disponibilizadas pelo IGeFE,

I.P., enquanto unidade ministerial de compras (decorrente da publicação do Decreto-Lei n.º 96/2015, de 29 de maio), efetuando

ainda a recolha e sistematização dos documentos contabilísticos necessários à execução do procedimento (declarações de

cabimento orçamental e declarações de compromisso).

Considerando as regras contabilísticas pelas quais as entidades públicas atualmente se têm de reger, no âmbito das aquisições de

bens e ou serviços, deverão as mesmas, de entre outras obrigações, que assegurar o cabimento e o compromisso relativo às

respetivas aquisições.

Assim, o cabimento prévio corresponde a um encargo provável, a uma intenção de gasto, devendo ser registado o valor estimado

com o IVA já incluído, para o período identificado pela agregação ou para o período efetivamente pretendido pelo

agrupamento/escola não agrupada.

O compromisso está sempre associado a um cabimento prévio, correspondendo ao registo de uma obrigação constituída (vide,

neste sentido o disposto no artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de Julho e no artigo 45.º da Lei n.º 48/2004, de 24 de

agosto).

Todos os valores registados e assumidos têm de estar em conformidade com a contabilidade da entidade.

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Recapitulando, os agrupamentos de escolas/escolas não agrupadas, caso assim o pretendam, participam nas agregações

disponibilizadas pelo Núcleo de Contratação Pública (NCP) que integra o Departamento de Administração Geral e Contratação

Pública (DAGCP) do Instituto de Gestão Financeira da Educação, I.P., devendo, para o efeito, cabimentar as suas necessidades por

um valor estimado.

Quando o período de agregações termina na plataforma, o NCP submete as quantidades identificadas por todas as entidades

participantes ao procedimento de contratação que se demonstre como mais adequado, obtendo no final do mesmo, o valor real (a

adjudicar) para a agregação em causa.

Na finalização da agregação, a entidade deve novamente aceder à plataforma “ComprasEdu” e dar continuidade ao processo,

procedendo à criação e emissão do respetivo compromisso.

Na plataforma “ComprasEdu”, o cabimento e o compromisso são tratados independentemente. À exceção do cálculo das

necessidades, o compromisso nunca deve ser continuado ou terminado sem que o cabimento esteja registado e terminado.

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Como aceder?

1. Entrar em “ComprasEdu” através do link “ https://comprasedu.mec.pt/ “.

Introduzir o nome do utilizador e a password e pressionar o botão “Entrar”.

Número de Identificação Fiscal

Número de Identificação Fiscal

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2. O layout gráfico da primeira página de “ComprasEdu” disponibiliza toda a informação relevante para os agrupamentos/escolas não

agrupadas.

Permite ver as obrigações temporais, bem como outras divulgações relevantes que facilitam a atuação.

i) c)

e)

d)

a) b)

j)

f)

g)

k)

l) h)

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a) Na página inicial, o ícone “Início” disponibiliza toda a informação que a plataforma fornece.

b) O ícone “Procedimentos”, disponibiliza a informação dos procedimentos disponíveis em plataforma bem como a sua referência, a

data de início, a data de fim e a fase em que se encontra.

c) Janela “Agregações disponibiliza uma listagem de todos os procedimentos em fase de agregação e sobre os quais é permitido

ao agrupamento/escola não agrupada pronunciar-se sobre as suas necessidades para o período determinado pelo NCP.

d) Indica o número de dias que o agrupamento/escola não agrupada dispõe para demonstrar intenção em participar na agregação

disponibilizada.

e) Janela “Histórico dos Procedimentos” disponibiliza informação acerca do estado dos procedimentos que ainda não se

encontram na fase de compromisso.

f) Janela “Visão anual” disponibiliza informação em diagrama, onde o agrupamento/escola não agrupada obtém dados sobre os

valores estimados em que entrou na agregação, os valores finais resultantes da adjudicação e os valores libertados, permitindo

percepcionar a “poupança” que obtiveram com a referida agregação.

g) Janela “Dados da Entidade” disponibiliza a informação do nome do agrupamento/escola não agrupada e o respectivo número de

identificação fiscal “NIF”.

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h) Janela “Tutoriais” disponibiliza informação, em formato de vídeo, em como proceder para alterar a password.

i) Janela “Compromissos”: disponibiliza a listagem de todos os procedimentos em fase de compromisso e sobre os quais o

agrupamento/escola não agrupada se deve pronunciar, através do carregamento do compromisso.

j) Janela “Avisos e Mensagens” disponibiliza informações de alerta sobre as agregações disponíveis.

k) Janela “Estatísticas” disponibiliza a informação, numa visão global (o conjunto de todos os agrupamentos/escolas não agrupadas

que participaram na agregação), de todos os valores (estimado, adjudicado e libertado) por cada agregação finalizada.

l) Janela “Apoio ao utilizador” disponibiliza dois ícones: questões técnicas o qual remeterá para uma caixa de mail onde o

agrupamento/escola não agrupada poderá solicitar pedidos de suporte técnico acerca da utilização da plataforma; questões

processuais o qual remeterá para uma caixa de mail onde o agrupamento/escola não agrupada poderá solicitar pedidos de

suporte processual acerca do procedimento.

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3. Informação do procedimento selecionado:

Após selecionar o procedimento pretendido, poderá visualizar o detalhe do procedimento; os artigos disponíveis na agregação e os

cabimentos associados ao procedimento efetuados pelo agrupamento/escola não agrupada na plataforma.

Tendo por base as necessidades, o agrupamento/escola não agrupada irá preencher as quantidades que deseja agregar de cada artigo

disponível.

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4. Após o preenchimento das quantidades pretendidas clica no botão guardar.

Nesta fase, a informação disponibilizada permite-nos visualizar o valor agregado, o valor do cabimento (está a 0,00€) porque ainda não foi

efetuado o cabimento, pelo que o saldo atual apresenta um valor negativo (este valor mantem-se negativo até ser efetuado o cabimento).

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5. Após ter guardado as quantidades pretendidas, poderá editar e fazer alterações às mesmas, se assim o entender.

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Cabimento

6. Após ter finalizado o carregamento das quantidades, terá que introduzir o cabimento, clicando no ícone “novo cabimento”.

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7. Após clicar no ícone “novo cabimento” irá obter este quadro, o qual terá que ser preenchido em conformidade com a contabilidade do

agrupamento/escola não agrupada.

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8. Após o seu preenchimento, clique no ícone Emitir.

Nota: O modelo inserido na plataforma corresponde ao modelo aprovado pelo Tribunal de Contas.

Número obtido na contabilidade

Valor da contabilidade para suportar o/os compromissos. Deve ser utilizado o “.” em vez da “,” (ex: 100.00)

Restantes dados em conformidade com a contabilidade

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9. Após a sua emissão, o cabimento ficou associado ao procedimento, no qual se pode visualizar o número, o valor e a sua

classificação económica.

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10. Seguidamente far-se-á a emissão do cabimento.

a) Pressionar o link “Emitir Documento”.

a)

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b) Máscara da folha do documento a imprimir.

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Após a impressão, o documento terá que ser validado em conformidade com os dados contabilísticos, antes da entidade

competente assinar e carimbar, para posteriormente ser digitalizado e anexado na plataforma (upload).

c) Carregar (upload) cabimento:

1.º Digitalizar e guardar no computador o documento/cabimento, anteriormente impresso, validado, devidamente

assinado e carimbado;

2.º Pressionar o visto “Carregar Documento”.

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11. Aceitar os termos de responsabilidade pressionando o botão “Continuar”.

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12. Procurar o documento digitalizado, pressionando o botão "Procurar".

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13. Selecionar o documento digitalizado (verificado, devidamente assinado e carimbado) e pressionar no botão “Abrir”.

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14. Verificar o documento selecionado e pressionar no botão “Carregar”.

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15. Cabimento finalizado

Após upload (carregamento) do documento validado, assinado e carimbado, deverão surgir dois vistos a cor verde considerando-se que o

cabimento está finalizado.

Após o carregamento e validação do cabimento, poderemos visualizar a alteração, onde o cabimento já apresenta um valor igual ao valor

agregado e o saldo atual deixou de ser negativo e passou a zeros.

Nota: O agrupamento/escola não agrupada pode emitir mais que um cabimento para cada agregação, permitindo assim ter a

possibilidade de assumir a despesa por várias fontes de financiamento, em conformidade com a sua própria contabilidade, sabendo que

os valores totais dos cabimentos terão que perfazer o valor total da agregação de necessidades.

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A fase da agregação finaliza aqui, aquando da finalização do cabimento.

A entidade aguardará novas instruções por parte do NCP a fim de efetuar o compromisso relativo aos bens que agregou. Na janela abaixo, podemos visualizar as agregações disponíveis, o histórico de procedimentos pelos quais agregou, no caso

utilizado como exemplo “Produtos de Higiene WC” e o painel “Visão Anual” que nos mostra três diagramas: o primeiro “valor

estimado” dá-nos a informação do valor total estimado para 1 procedimento que agregou; o segundo “valor final” dá-nos a

informação do valor final pelo qual irá comprometer, considerando a quantidade dos produtos que agregou, já após a adjudicação

efetuada pelo NCP. O terceiro “valor libertado”, dá-nos a informação do valor que a entidade economizou pela agregação que

efetuou.

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Na janela ”Histórico de Procedimentos”, clicando no procedimento que deseja visualizar (no exemplo: “Produtos de Higiene WC”),

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É possível obter informação detalhada acerca do procedimento, no qual participou, podendo visualizar os artigos agregados, a

quantidade, o preço unitário estimado c/ IVA, o preço total estimado c/ IVA, o preço final c/ IVA e o preço total final c/ IVA.

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Ao clicar na lista total de artigos, poderá visualizar por cada artigo agregado, o preço unitário estimado c/ IVA e o preço unitário final c/

IVA.

Esta informação permite percecionar a “poupança” que se obteve por cada artigo agregado.

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Compromisso

Na fase do compromisso, o agrupamento/escola não agrupada terá a informação dos compromissos que tem que associar ao

procedimento assim como o tempo (expresso em dias) que tem para efetuar o compromisso.

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16. Carregamento do Compromisso:

Na janela “Compromisso” pode inserir novo compromisso.

17. Dar início ao compromisso: entrar no procedimento (link) onde pretende efetuar o compromisso, isto é, pressionar em cima do

procedimento pretendido.

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18. Criar compromisso:

Para criar um compromisso pressionar o botão “novo” na linha do compromisso.

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19. a) Atribuir o número de compromisso; b) valor a comprometer (no exemplo o valor é de 938,12€);

c) associar o cabimento (de cor laranja passa a verde).

O valor a comprometer tem que estar suportado pelo cabimento. Nota: Só continuar com o registo do compromisso quando o processo de registo do cabimento estiver finalizado.

a)

b)

c)

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20. Após seleccionado o cabimento (que deverá apresentar cor verde), pressionar o botão “Submeter”.

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21. Emitir compromisso (semelhante à emissão do cabimento).

a) Pressione o link “Emitir Documento”.

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b) Máscara da folha do documento a imprimir.

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Validar o documento em conformidade com os dados contabilísticos, antes da entidade competente assinar e carimbar para

posteriormente ser digitalizado e anexado na plataforma (upload).

c) Carregar (upload) compromisso:

1.º Digitalizar e guardar no computador o documento/compromisso, anteriormente impresso, validado, devidamente assinado e

carimbado.

2.º Pressionar o visto “Carregar Documento”.

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d) Procurar o documento digitalizado pressionando o botão “Procurar”.

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e) Selecionar o documento digitalizado (verificado, devidamente assinado e carimbado) e pressionar no botão “Abrir”

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f) Verificar o documento, selecionar e pressionar o botão “Carregar”

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g) Compromisso finalizado

Após upload (carregamento) do documento validado, assinado e carimbado, deverão surgir dois vistos a cor verde considerando-

se que o compromisso está finalizado.

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h) Linha de Progresso – pressionar a circunferência de cores “Progresso”.

Esta circunferência de início apresenta-se a cor laranja; ao clicar visualiza todas as fases executadas e/ou para executar o

carregamento do compromisso.

À medida que as fases vão sendo executadas, a cor da circunferência vai alterando-se da cor laranja para a cor verde.

Quando a circunferência estiver com a cor verde, na sua totalidade, indica-nos que o compromisso foi concluído com sucesso.

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Na janela da “Execução da fase” pode-se verificar o valor agregado; o valor comprometido e o cumprimento completo.

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O procedimento de agregação está concluído.