guia de leitura de procedimentos operacionais

Guia de Leitura de

Procedimentos Operacionais (POs)

Jéssica Freire

Maria Cecília Koehne

Robson de Almeida

Agosto de 2013

Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional

1 Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional

Universidade Federal da Bahia - UFBA

Sumário

• Orientações Gerais

• O que é um PO?

• Estrutura Básica de um PO

• Cabeçalho

• Glossário de Termos

• Objetivo

• Documentos de Referência

• Responsabilidades

• Procedimentos

• Formulários e Modelos Correlatos

• Controle de Registros

• Fluxograma

• Rodapé

• Contato



Orientações Gerais

• Este guia tem como objetivo orientar a leitura e

correta compreensão das informações dispostas nos

procedimentos operacionais (POs) da UFBA.

• Deve-se evitar a impressão dos POs. Eles podem ser

alterados, por isso deve-se sempre verificar a última

versão disponível no site (www.ufba.br/manual-

procedimentos).



O que é um PO?

• Procedimento Operacional (PO) é uma descrição detalhada de

todas as operações necessárias para a realização de uma

atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma

atividade.

• Eles são a base da gestão cotidiana; eles são estáveis, mas podem

ser aperfeiçoados em função das necessidades de trabalho.

• O objetivo básico de um PO é o de garantir, mediante uma

padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada.

• A padronização é importante, pois minimiza a ocorrência de

desvios na execução de tarefas dentro da Universidade,

independente de quem as realize.



Estrutura Básica de um PO

• Um PO é composto por:

1. Cabeçalho

2. Glossário de Termos

3. Objetivo

4. Documentos de

Referência

5. Responsabilidades

6. Procedimentos

7. Formulários e Modelos

Correlatos

8. Controle de Registros

9. Fluxograma

10. Rodapé



Importante

• Alguns elementos mencionados nesta apresentação

podem não estar presentes em certos POs por

motivos, como:

– Inexistência (temporária) da informação; ou

– Dificuldade de controle.

• Estas informações serão acrescidas em novas versões

ao longo do tempo.



Cabeçalho

• Aqui você encontra todos as informações necessárias

à correta identificação do PO.

• Unidade: Refere-se a um Órgão da Administração

Central ou a uma Unidade Acadêmica onde o PO foi

descrito.



Cabeçalho

• Processo: Nome dado a rotina que está sendo

descrita/padronizada.



Cabeçalho

• Identificação: Codifica o PO de modo a ser individualizado e facilmente localizado entre os documentos da Universidade. É a denominação que deve ser utilizada toda vez que se fizer referência ao Procedimento.

• A identificação seguirá sempre a ordem:

– PO/Unidade/Coordenação/Numeração.



Cabeçalho

• Versão: Identifica a versão do PO, permitindo saber quantas

alterações ocorreram desde a sua padronização inicial.

• IMPORTANTE: Antes de usar um PO, verifique qual a

versão mais atualizada no site (www.ufba.br/manual-

procedimentos).



Cabeçalho

• N° de folhas: Indica a numeração parcial e total de folhas do PO, garantindo a leitura completa do documento e na ordem adequada.

• IMPORTANTE: Verifique, antes da leitura, se a quantidade de folhas do documento está compatível com o indicado no cabeçalho.



Glossário de Termos

• Estabelece o significado exato dos termos (siglas, abreviaturas e definições) utilizados no PO.

Exemplo:



I. Objetivo

• Descreve a finalidade do PO apresentado.

Exemplo:



II. Documentos de Referência

• Relaciona documentos internos ou externos que estabelecem parâmetros legais que devem ser seguidos

por cada PO de forma específica.

Exemplo:



III. Responsabilidades

• Explicita as principais atribuições por setor (ou função) nas unidades/órgãos para o cumprimento da rotina apresentada.

Exemplo:



IV. Procedimentos

• Descrição detalhada das diversas etapas a serem realizadas e dos requisitos a serem produzidos para a execução da rotina.

Exemplo:



IV. Procedimentos

• Ao longo do PO, podem existir comentários que ajudam a

compreender a forma como a etapa deve ser realizada.



IV. Procedimentos

• Podem, ainda, existir etapas de decisão, cuja sequência de ação se dará em função do evento que ocorrer.



IV. Procedimentos

• Após a última etapa, há a indicação da finalização da

rotina.



V. Formulários e Modelos Correlatos

• Identifica documentos padronizados que são

utilizados e/ou gerados durante a rotina.



• As primeiras versões dos POs publicados não apresentam indicações de formulários e modelos correlatos, mas essas informações poderão ser acrescidas em novas versões.

VI. Controle de Registros

• Identifica os principais aspectos e características associadas ao

arquivamento, acesso e disposição de documentos gerados

durante a execução da rotina.

Exemplo:



• As primeiras versões dos POs publicados não apresentam

controle de registros, mas essas informações serão acrescidas

em novas versões.

Fluxograma

• Consiste em uma representação gráfica do PO descrito, mantendo as suas características (etapas, sequência, responsáveis).

• Tem a finalidade de auxiliar a compreensão e visualização global do processo.

• No caso de rotinas curtas, o fluxograma será apresentado no próprio corpo do PO.

• No caso de rotinas longas e complexas, o fluxograma será apresentado como um documento separado em anexo.

• Para maiores informações, confira o Guia de Leitura de Fluxogramas, que será disponibilizado em www.ufba.br/manual-procedimentos.



Rodapé

• Identifica os órgãos, e seus respectivos responsáveis, envolvidos na construção do PO.

Exemplo:



Rodapé

• Elaborado: Identifica o(s) responsável(is) da SUPAD

por elaborar o PO.



Rodapé

• Revisado: Identifica o(s) responsável(is) do(s)

órgão(s) envolvido(s) por revisar o PO elaborado.



Rodapé

• Aprovado para uso: Identifica o(a) responsável pela

aprovação e vigência do PO.



Rodapé

• Data: Especifica a data de elaboração, revisão ou

aprovação e início da vigência do PO.




Universidade Federal da Bahia - UFBA 28

Atenção:

Dúvidas, esclarecimentos ou sugestões de aperfeiçoamento acerca das rotinas descritas deverão ser encaminhados ao órgão responsável pela aprovação e

vigência do Procedimento Operacional e à Coordenação de Desenvolvimento Institucional da SUPAD.


Universidade Federal da Bahia - UFBA 29

Contato: Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional / Coordenação de Desenvolvimento Institucional Endereço: Av. Adhemar de Barros, s/n - Campus Universitário de Ondina - Pavilhão 04 - Salvador/BA - CEP: 40170-110 Telefones: (71) 3283-6484/6485 E-mail: [email protected]

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Obrigado!

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