Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial

Ata do 3º Encontro sobre “Planejamento”.

ORGANIZADORES

DATA, HORÁRIO E LOCAL DO EVENTO

O evento foi realizado no Centro de Voluntariado de São Paulo no dia

14/04/2010 das 8:30 as 12:30.

PARTICIPANTES

NOME EMPRESA

ADRIANA CAIRES FLEURY

ALDRY POSSE GOMES ASSOCIAÇÃO COMERCIAL DE SP

ALESSANDRA PRADO MSC Mediterranean Shipping do Brasil Ltda.

ALEXANDRA FERNANDES SCHINDLER

ANDREA GOLDSCHMIDT APOENA

BIANCA AMODEO BRASILPREV

CAMILA SANTANA INSTITUTO JULIO SIMÕES

CINTIA KOZEYAMA SADIA

ELISABETE FLORES SUZANO

ERICA KINUTA BM&FBOVESPA

ERIKA BARROS INST. CRIANÇA É VIDA

FABIANA MUSSATO INSTITUTO UNIBANCO

FÁBIO RISÉRIO PROMON

FÁTIMA VISCARRA ROCHE

FERNANDA CABRINI PHILIPS

GABRIELLA GONÇALVES PROMON

LAURA SALES M MOTTA SANTANDER

LIGIA GUIMARÃES NEWCOMM

PARTICIPANTES

LUIS EDUARDO DE LIMA ALMEIDA INSTITUTO UNIBANCO

MARIA FERNANDA LOPES GCA - Consultoria em Responsabilidade Socioambiental

MELISSA FUKUSHIMA LUND

MILENA RAMOS PFIZER

MONICA HELEN OOSTEROM SANTANDER

NICO NASCIMENTO CITIBANK

PRISCILA ALINE D SOUZA GRUPO SEB DO BRASIL

RENATA DE TOLEDO RODOVALHO APOENA

RENATA MACEDO PHILIPS

ROBERTA ROSSI TXAI

TATIANA DE LIMA SANTOS HOSPITAL DO CORAÇÃO

TAYANA SANTOS MAM

TARSILA ARNONE HP

RACHEL FERRARI HP

ROBERTO RAVAGNANI CANTO CIDADÃO

ELISABETE BOER NÃO CITOU A EMPRESA

PRISCILA SOUZA LIGA SOLIDÁRIA

SILVIA NACCACHE CVSP

OBJETIVOS DO ENCONTRO

Discutir a etapa de Planejamento do programa de voluntariado empresarial, dividida

em quatro mesas temáticas de acordo com o roteiro sugerido para este encontro:

1.Questões Estratégicas sobre Planejamento garantindo que o foco do programa esteja

alinhado com o Negócio e com a política de Responsabilidade Social da empresa.

2.Questões operacionais que devem ser consideradas antes do início das ações, como as

ferramentas necessárias para o sucesso do programa.

3.Responsabilidade pela gestão do programa: essa mesa discutiu as áreas envolvidas na

gestão, a necessidade da existência do comitê de voluntariado, etc.

4.Parcerias internas e externas que podem ser estabelecidas na fase de planejamento do

programa de voluntariado.

PLANEJAMENTO - CONCEITO

É um esforço sistemático e formal que busca consolidar informações e percepções para estabelecer ações integradas visando aumentar a probabilidade de sucesso do empreendimento.

“Se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho te leva lá”.

Al Corão

Como podemos medir o grau de sucesso de uma iniciativa de

voluntariado empresarial?

FuncionáriosSatisfeitos

Empresa Reconhece e apóia

Comunidade Reconhece Benefícios

PLANEJAMENTO EM VOLUNTARIADO EMPRESARIAL

Compreende 3 etapas principais. Cada uma delas é um processo decisório em si, evolvendo análise, avaliação de alternativas e escolha de um curso de ação.

Cada uma dessas decisões comporta erros e acertos, que dependem das competências do planejador e de outros fatores, como a disponibilidade de informações.

PLANEJAMENTO - ETAPAS

O processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro.

É uma aplicação específica do processo decisório.

As decisões que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocados em prática no futuro, são as decisões de planejamento.

PLANEJAMENTO - CONCEITO

O PROCESSO DE PLANEJAMENTO

Elaboração de Planos

• Objetivos

• Recursos

• Meios de controle

11

Dados de entrada

• Informações

• Modelos e técnicas

de planejamento

• Ameaças e

oportunidades

• Projeções

• Decisões que afetam

o futuro, etc

Processo de

Planejamento

• Análise e

interpretação dos

dados de entrada

• Criação e análise de

alternativas

• Decisões

(Fonte: Maximiano, Antonio Cesar Amaru - Teoria Geral da Administração, 1990.)

RESUMO DA MESA SOBRE “QUESTÕES ESTRATÉGICAS”

Há uma reflexão anterior que precisa ser feita: se realmente o programa de voluntariado precisa estar alinhado às estratégias do negócio. Definindo-se pelo alinhamento, é muito importante que o corpo diretivo e os funcionários entendam as definições e características de trabalho voluntário pessoa física, corporativo ou empresarial e por meio de apoio a parcerias.

Após a definição de alinhamento e esclarecimento de definições, faz-se necessária a criação de uma política sobre o programa de voluntariado, clara, divulgada e objetiva.

Definindo-se pelo não alinhamento do programa às estratégias do negócio, o programa deverá ter, pelo menos, linhas mestras direcionadas às estratégias.

A recomendação é para que o programa esteja alinhado às estratégias de negócios da empresa, isto facilita: a adesão e apoio da alta direção; aprovação de recursos financeiros e humanos; reforço aos indicadores globais (no caso de multinacionais); reforço para imagem e reputação da empresa.

Ponto de atenção para a criação de estratégias que incluam as expectativas e “desejos” dos funcionários, pois nem sempre há possibilidade de atendimento destas expectativas no caso do programa alinhado aos negócios;

No programa não alinhado diretamente ao negócio há facilitadores como : criação de rede de relacionamentos e integração entre voluntários. Por outro lado, facilita a pulverização de ações, o que pode causar falta de controle, monitoramento e por consequência coloca a empresa em pontos de vulnerabilidade.

Necessidade de validação do budget pela diretoria pela inclusão em documentos oficiais da empresa (p.e: One page strategy, AOP, Manegement agenda, etc).

Devido a necessidade de monitoramento e acompanhamento contínuos, o investimento em consultorias ou equipes tendem a ser o maior volume do investimento.

RESUMO DA MESA SOBRE “QUESTÕES OPERACIONAIS”

Entre as ferramentas utilizadas pelas empresas para viabilizar o dia a dia do programa

de voluntariado empresarial, estão:

Recepção e acolhimento dos voluntários

Formação e capacitação

Acompanhamento e monitoramento

Avaliação

Reconhecimento

Manual de voluntariado

Política

Portal virtual para divulgar as ações realizadas e a troca de experiências

Transporte, verba disponível para cada projeto, seguro para acidentes.

Política de liberação de horas

Quanto ao tipo de ação estimulado pelas empresas notamos que cada vez mais as

empresas oferecem oportunidades de participação contínua dos voluntários

reforçando o vínculo entre este e a àqueles que recebem o benefício.

Quanto à participação no programa empresarial, funcionários, terceiros, aposentados e

convidados (familiares e amigos) são os públicos mais comuns.

RESUMO DA MESA SOBRE “RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO”

Não existe uma estrutura ideal para gerir um programa de voluntariado, mas é

fundamental que uma área da empresa lidere a gestão do programa, mesmo que

conte com o apoio de outras áreas ou de um comitê composto por diversas áreas da

empresa.

Em relação à necessidade de formar um comitê temático de voluntariado

percebemos que cada empresa opta por esse caminho por diferentes motivos, muitas

vezes, o comitê “acontece” naturalmente à partir de reuniões para discutir a política

de responsabilidade social da empresa.

Mas uma vez que o comitê existe, as empresas concordam que ele deve participar

das decisões mais “estratégicas” do programa, por exemplo, na definição dos

objetivos e foco das ações. Enquanto as tarefas do dia a dia para que o programa

aconteça devem partir de uma área gestora, que lidera o programa na empresa.

RESUMO DA MESA SOBRE “PARCERIAS INTERNAS E EXTERNAS”

Em relação às parcerias na fase de Planejamento em Voluntariado Empresarial, que caminhos

podemos seguir?

Internamente - Buscando apoio de áreas diversas da empresa:

Identificando lideranças interessadas

Realizando reuniões para explicar o que é o programa e como as pessoas podem participar

Buscando apoio do endomarketing, da comunicação interna ou do RH

Buscar apoio das lideranças:

Colocando o voluntariado na pauta da Diretoria com o objetivo de sensibilizar esse público e dar

importância ao tema.

Aproveitar reuniões já existentes na rotina da alta gestão para falar de voluntariado

Criação de um comitê com representantes de diversas áreas.

Promover reuniões mensais de oportunidades de participação no programa.

Externamente - Buscando apoio fora dos muros da empresa:

ONGs

Centros de Voluntariado

Consultorias

Parceiros necessários para a condução das ações (depois da fase de planejamento) como

transportadoras, escolas, etc.

Articulação com outras empresas do mesmo setor para potencializar as ações através de

parcerias formais e benchmarking

PRÓXIMO ENCONTRO

10 /2 – Diagnóstico

14/4 – Planejamento

16/6 – Mobilização/ Implantação

18/8 – Monitoramento

6/10 – Reconhecimento

01/12 – Avaliação

PRÓXIMOS PASSOS

O conteúdo produzidos nas mesas de discussão será trabalhado pelas

facilitadoras das mesas e a versão final será redigida por uma voluntária

jornalista. (semana do dia 14/06/2010)

Foram disponibilizadas no blog ferramentas de planejamento enviadas pelos

participantes. (Roberta Rossi – 19/06/2010)

Será encaminhado o roteiro da próxima dinâmica que acontecerá no dia

16/junho quando se realizará o encontro sobre Mobilização e Implantação do

programa de voluntariado empresarial. (Apoena – semana do da 26/5).