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GOVERNO DO ESTADO DO MARANHÃO SECRETARIA DE ESTADO DE CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO - SECTI
INSTITUTO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO MARANHÃO – IEMA PRÓ-REITORIA DE ENSINO - PROEN
MANUAL DO SECRETAÁRIO ESCOLAR 2017
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MANUAL DO SECRETAÁRIO ESCOLAR 2017
Sumário APRESENTAÇÃO ...................................................................................................................................... 3
1. COMO ACESSAR O SISTEMA IBUTUMY .................................................................................... 4
2. ACESSANDO O SISTEMA IBUTUMY ............................................................................................ 4
3. TELA INICIAL DO SISTEMA IBUTUMY ......................................................................................... 5
3.1 Diários de Classe ............................................................................................................................ 6
3.2 Relatórios de Frequência/Avaliação de Alunos ..................................................................... 7
3.3 Alunos Matriculados ...................................................................................................................... 8
3.3.1 Alterar os Dados ...................................................................................................................... 8
3.3.2 Restaurar Senha ...................................................................................................................... 9
4 REQUERIMENTOS ...............................................................................................................................10
4.1 Trancamento de Matricula ..........................................................................................................10
4.1.1 Solicitando o Formulário .....................................................................................................10
4.1.2 Encaminhar o requerimento para a Gestão Pedagógica ............................................11
4.2 Cancelamento de Matricula .......................................................................................................13
4.2.1 Solicitando o Formulário: ....................................................................................................13
4.2.2 Encaminhar o requerimento para a Gestão Pedagógica ............................................15
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MANUAL DO SECRETAÁRIO ESCOLAR 2017
APRESENTAÇÃO
A Pró-Reitora de Ensino do Instituto Estadual de
Educação, Ciência e Tecnologia do Maranha – IEMA apresenta
neste manual, um conjunto de instruções operacionais com o
objetivo de orientar e sistematizar as atividades técnico-
administrativas de secretários e assistentes das Secretarias
Escolares das Unidades Plenas, a fim de otimizar o atendimento
prestado à comunidade escolar em toda a Rede IEMA.
Tais instruções subsidiarão o trabalho de todos os
integrantes da secretaria escolar, em ambiente digital, a fim de que
possam desempenhar com eficiência e eficácia as funções que lhes
forem atribuídas, garantindo a perfeita dinamização do sistema
escolar.
Elinaldo Soares Silva Pró-Reitor de Ensino
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MANUAL DO SECRETAÁRIO ESCOLAR 2017
1. COMO ACESSAR O SISTEMA IBUTUMY
Para acessar o Ibutumy, digite o seguinte endereço no navegador de sua
preferência:
http://ibutumy.iema.ma.gov.br , (Figura 01).
Após o carregamento da página será mostrada a seguinte tela. ( Figura 02 )
Figura 2
2. ACESSANDO O SISTEMA IBUTUMY
Para acessar o Sistema IBUTUMY use o seu CPF ou código de matrícula como
login e como senha padrão a sua data de nascimento sem as barras (ddmmaaaa).
(Figura 03)
Caso não consiga acessar, procure a equipe de suporte do IBUTUMY.
Figura 1
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3. TELA INICIAL DO SISTEMA IBUTUMY
A figura 04 mostra a tela inicial do Sistema IBUTUMY com suas diversas
funções, direcionadas para o acesso aos alunos e pais ou responsáveis.
Figura 4
Figura 3
CPF o CPF ou Código
da Matrícula
Data de
Nascimento
IDENTIFICAÇÃO NO SISTEMA
Usuário: Nome Perfil: Nível Unidade: Local
ATALHOS DO SISTEMA
Acesso rápido as principais
Funções do Sistema PAINEL DE
INFORMAÇÕES
Informações, Avisos e
Alertas do Sistema
MENU PRINCIPAL
DO SISTEMA
Todas as Funções
do Sistema
disponíveis para o
secretário.
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3.1 Diários de Classe
No Botão Diários de Classe, o secretário escolar consegue visualizar todos os
registros de aula existentes em sua Unidade Plena
Modelo do diário de classe
Exportar PDF
Permite
exportar o
Diário de
Classe para o
formato PDF o
qual poderá ser
impresso
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3.2 Relatórios de Frequência/Avaliação de Alunos
No Botão Relatórios de Frequência/Avaliação de Alunos, o secretário escolar
pode visualizar Frequência, Avaliação e Média dos estudantes.
Todas as Turmas
Os Relatórios de Média podem ser
processadas após a escolha do período, como
apresentado na imagem abaixo:
Lista de relatórios de Avaliações e Frequência
dos Alunos, permite uma visualização rápida ou
exportar em PDF, relatórios como o de
AVALIAÇÃO ESCOLAR, apresentado abaixo:
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3.3 Alunos Matriculados
Ao clicar no botão, Alunos Matriculados, o secretario escolar tem acesso a todos
dados cadastrais dos estudantes da Unidade Plena. Nesse campo o secretário
pode alterar os dados dos alunos e a senha de acesso deles, como segue
abaixo.
3.3.1 Alterar os Dados
Editar
Após escolher o aluno, você será direcionado para
tela de cadastro do Aluno
Nessa tela, o secretário escolar vai
poder inserir e alterar todos os
dados dos alunos. Fazendo as
modificações e clicando no botão,
Salvar.
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3.3.2 Restaurar Senha
Ainda na Tela de Cadastro do Aluno, após escolher o aluno temos a opção
restaurar senha.
Lembrando que o login do aluno é sua matricula e a senha é sua
data de nascimento no padrão, ddmmaaaa.
Exemplo: se o Estudante nasceu em 16 de Janeiro de 2000,sua
senha será 16012000.
Para isso, o aluno deverá estar devidamente matriculado e com sua
data de nascimento preenchida.
Se o aluno altera sua senha e não se recorda, você pode restaurar a senha do
aluno para o padrão ( data de nascimento). Seguindo os passos abaixo:
Restaurar Senha
Ao clicar nesse botão, será solicitado para que você confirme a restauração de
senha.
Janela de
Confirmação
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4 REQUERIMENTOS
4.1 Trancamento de Matricula
4.1.1 Solicitando o Formulário
O trancamento de matricula deve ser solicitado pelo estudante ou responsável.
Ao ser solicitado, você deve fazer os seguintes passos:
Passo 1:
Acesse o Menu “ Unidade => Requerimento => Trancamento de Matrícula”
Passo 2 :
Clique sobre o botão “Formulário para Requerimento de Trancamento de Matrícula”
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Passo 3 :
Selecionar o Aluno e clicar no botão “Gerar Requerimento”.
O sistema irá gerar um PDF com o requerimento solicitado, imprima e entregue ao
solicitante.
4.1.2 Encaminhar o requerimento para a Gestão Pedagógica
Ao preencher o formulário, o solicitante deve entrega-lo ao secretário escolar.
Logo após, deve ser encaminhado para gestão pedagógica. Como apresentado nos
passos abaixo:
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Passo 1 :
Acesse o menu “Unidade > Requerimento > Trancamento de Matrícula”. Nesta página
será listado todos os requerimentos de trancamentos de matrículas. Localize o
requerimento, e clique em “Editar”.
Assinale o motivo do trancamento e o enquadramento do requerimento segundo o
artigo 73, e clique em “Encaminhar para Gestão Pedagógica”.
Após clicar em, Encaminhar para Gestão Pedagógica, será solicitado que
você confirme o encaminhamento.
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4.2 Cancelamento de Matricula
4.2.1 Solicitando o Formulário:
O cancelamento de matricula deve ser solicitado pelo estudante ou seu
responsável. Ao ser solicitado, você deve fazer os seguintes passos:
Passo 1
Acesse o Menu “Unidade > Requerimento > Cancelamento de Matrícula”
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Passo 2 :
Clique sobre o botão “Formulário para Requerimento de Cancelamento de Matrícula”.
Passo 3 :
Selecionar o Aluno e clicar no botão “Gerar Requerimento”.
O sistema irá gerar um PDF com o requerimento solicitado, imprima e entregue ao
solicitante.
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4.2.2 Encaminhar o requerimento para a Gestão Pedagógica
Ao preencher o formulário, o solicitante deve entrega-lo ao secretário escolar.
Logo após, deve ser encaminhado para gestão pedagógica. Como apresentado nos
passos abaixo:
Passo 1 :
Acesse o menu “Unidade > Requerimento > Cancelamento de Matrícula”. Nesta página
será listado todos os requerimentos de cancelamentos de matrículas. Localize o
requerimento, e clique em “Editar”.
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Assinale o motivo do trancamento e o enquadramento do requerimento segundo o artigo
73, e clique em “Encaminhar para Gestão Pedagógica”.
Após clicar em, encaminhar para Gestão Pedagógica, será solicitado que
você confirme o encaminhamento.