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Centro de Convenções Ulysses Guimarães
Brasília/DF – 16, 17 e 18 de abril de 2013
GESTÃO PARA RESULTADOS: COMO GERARINDICADORES DE GESTÃO DE PESSOAS,
UTILIZANDO FERRAMENTAS BÁSICAS DE TI
Ronaldo Rodrigues da Silva Costa
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Painel 44/166 Planejamento da força de trabalho
GESTÃO PARA RESULTADOS: COMO GERAR INDICADORES DE
GESTÃO DE PESSOAS, UTILIZANDO FERRAMENTAS BÁSICAS DE TI
Ronaldo Rodrigues da Silva Costa
RESUMO
Um dos grandes desafios dos especialistas do setor público é construir um sistemade indicadores de fácil manutenção, atualização e que seja relevante a ponto desubsidiar o gestor público na tomada de decisão. Em alguns casos o indicador é
representativo e muito útil do ponto de vista estratégico, porém sua construção (basede cálculo) é tão complexa que o torna inviável do ponto de vista operacional. Otrabalho aqui apresentado será de demonstrar como é possível, de maneira não tãocomplexa, criar um rol de indicadores e/ou de informações gerenciais a partir devariados ambientes de armazenamentos de dados provenientes da rotina dosprocessos pertinentes à gestão de pessoas no setor público. Partindo dopressuposto de que uma grande maioria dos técnicos e especialistas em recursoshumanos das instituições públicas do país utiliza as ferramenta do Office daMicrosoft, principalmente o Excel e o Access, explanaremos numa linguagem de“passo-a-passo” para facilitar o entendimento da metodologia adotada. Por fim seráilustrado parte do trabalho desenvolvido pela Coordenadoria de Monitoramento
vinculada á Superintendência de Gestão de Pessoas, ambas pertencentes à SAD-Secretaria de Estado de Administração do Estado de Mato Grosso utilizando estemeio alternativo para subsidiar o gestor na tomada de decisão.
Palavras-chave: Indicadores. Informações gerenciais e gestão de pessoas.
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INTRODUÇÃO
Santos 2006 define que gestão pública refere-se às funções de gerência
pública dos negócios do governo. DEMING 1992, sintetiza que não se gerencia oque não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se
entende, não há sucesso no que não se gerencia. A função dos indicadores como
instrumento de gerenciamento na administração pública é exatamente confirmar o
que estes dois teóricos defende, principalmente quando se tem indicadores
representativos que conseguem captar as alterações e as tendências dos
processos/produtos pertinentes à gestão pública.
Um dos grandes desafios dos especialistas do setor público é construir
um sistema de indicadores de fácil manutenção, atualização e que seja relevante a
ponto de subsidiar o gestor público na tomada de decisão. Em alguns casos o
indicador é representativo e muito útil do ponto de vista estratégico, porém sua
construção (base de cálculo) é tão complexa que o torna inviável do ponto de vista
operacional.
Graças ao avanço de soluções tecnológicas o que muitas vezes é
considerado “complexo” tem sido superado por processos mais s implificados,
tornando estes indicadores, que antes inviáveis do ponto de vista operacional,
factíveis de serem mensurados e utilizados como instrumento de gestão.
O grau de complexibilidade na elaboração de um indicador ou de uma
informação gerencial pode ser analisado sobre vários prismas, porém nos ataremos
às dificuldades enfrentadas por diversos Estados Brasileiros que é de armazenarem
a “matéria-prima” fragmentada em diversas bases, resultado do uso “desenfreado”
de diversos sistemas, com variados formatos e códigos de linguagem das mais
diversas maneiras encontradas no mercado de soluções tecnológicas atualmente.O trabalho aqui apresentado será de demonstrar como é possível, de
maneira não tão complexa, criar um rol de indicadores e/ou de informações gerenciais
a partir de variados ambientes de armazenamentos de dados provenientes da rotina
dos processos pertinentes à gestão de pessoas no setor público. Partindo do
pressuposto de que uma grande maioria dos técnicos e especialistas em recursos
humanos das instituições públicas do país utiliza as ferramenta do Office da Microsoft,
principalmente o Excel e o Access, explanaremos numa linguagem de “passo-a-
passo” para facilitar o entendimento da metodologia adotada.
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Considerando que alguns Estados, assim como Mato Grosso, utiliza o
Sistema Ergon da empresa Techne, serão abordados alguns exemplos utilizando
modelo praticado por Mato Grosso, no Sistema Estadual de Administração de
Pessoas – SEAP.
Entendemos que o ideal, e por sinal é a tendência que se percebe, é
implementar uma solução denominada de Business Intelligence, solução esta que
tem condições de gerar , em tempo hábil, informações gerencias. Um dos grandes
problemas enfrentados pelos envolvidos no processo é conseguir mapear todas as
“regras” dos sistemas institucionas, principalmente a do Ergon, e fazer com que esta
solução entenda as correlações das tabelas e assim gerar a informações de forma
precisas. A experiencia de Mato Grosso é um exemplo desta complexidade, um dosmotivos pelo qual ainda não foi validado para uso definitivo.
Por fim será ilustrado parte do trabalho desenvolvido pela Coordenadoria
de Monitoramento vinculada á Superintendência de Gestão de Pessoas, ambas
pertencentes à SAD- Secretaria de Estado de Administração do Estado de Mato
Grosso utilizando este meio alternativo para subsidiar o gestor na tomada de
decisão.
CONCEITO DE INDICADORES
Acompanhando o raciocínio de VALARELLI, e incorporando algumas
adaptações, podemos conceituar indicadores de forma objetiva como uma "marca"
ou sinalizador, que busca expressar algum aspecto da realidade onde é possível
observá-lo ou mensurá-lo. É importante deixar claro, que eles indicam, demonstram,
mas não é a própria realidade, eles simplesmente ajuda a compreender a realidadee suas variações. Baseiam-se na identificação de uma variável , ou seja, algum
aspecto que varia de estado ou situação, variação esta considerada capaz de
expressar um fenômeno que nos é relevante.
VALARELLI segue descrevendo que um bom sistema de indicadores para
monitoramento e avaliação de resultados apresenta as seguintes características:
É coerente com a visão da entidade observada;
Considera as particularidades do produto/resultado;
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Captam os efeitos atribuíveis às ações, serviços e produtos;
Apresentam indicadores bem definidos, precisos e representativos;
Está orientado para o aprendizado;
Prevê e especifica os meios de verificação que serão utilizados;
Combina, de modo adequado à natureza do projeto;
É simples, capaz de ser compreendido por todos;
É viável do ponto de vista operacional e financeiro;
Fornece informações relevantes;
Aproveita as fontes confiáveis de informação existentes, poupando
recursos, tempo e energia do projeto.
Para Sutter (2002), múltiplos indicadores podem ser utilizados por umaorganização: uns para resolver problemas conjunturais, outros para assegurar que
os procedimentos internos sejam aplicados; outros, ainda, para levantar aspectos
econômicos da organização, qualidade de seus produtos e satisfação de sua
clientela.
Para MEYER (2000:96) a mensuração do desempenho deve maximizar a
eficácia das equipes e, portanto, estas devem concentrar em processos capazes de
melhorar o fornecimento de produtos e serviços aos clientes, através de indicadoresde processo que monitorem tarefas e atividades geradoras de resultados.
Segundo Araujo (2001:98), a mensuração de desempenho pressupõe a
existência de um Sistema de Informação Gerencial (SIG). Nesse sentido convém
destacar a importância de criar mecanismo capaz de absorver as informações das
áreas de análises para que se crie um banco de dados suficiente para desenvolver
um histórico que possibilite análises por indicadores de desempenho.
Considerando os indicadores como um instrumento de avaliação eexatamente por isto, eles também podem ser considerados um instrumento de
gestão. Partindo do pressuposto de que os indicadores também podem ser
considerados um instrumento de gestão, a análise aqui apresentada será de
extrema importância também aos gestores de recursos humanos.
Considerando que um dos atributos dos indicadores é que seja de fácil
mensuração e que aproveita as fontes confiáveis de informação existentes,
poupando recursos, tempo e energia, a análise partirá de dados disponíveis do
próprio SEAP e de outras fontes institucionais do Estado.
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“INTEGRAÇÃO” DAS BASES DE DADOS – ESTUDO DE CASO DE MATOGROSSO
Nossas fontes de dados relacionados aos fatos funcionais e financeirosde pessoal estão fragmentadas em vários ambientes de armazenamentos,
pertencentes aos diversos sistemas institucionais no Estado. Abaixo segue uma
ilustração de como se encontra os “insumos” para a elaboração de informações
gerenciais, e como utilizamos o Access na “integração” das bases, a fim de permitir
a manipulação dos dados em um mesmo ambiente.
Obviamente o diagrama representa de forma bem simplificada a relação
do Access com as fontes de dados demonstrados no esquema. A linguagem/formatodos dados, independente da fonte, deve-se obedecer a certo padrão para que a
ferramenta funcione de forma adequada. Dos principais formatos “aceitos” pelo
Access estão o Excel, txt, Arquivo XML, entre outros, conforme figura abaixo.
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É imprescindível que as tabelas/relatórios importados para o Access estejam
padronizados e estruturalmente organizados a fim de que sejam acionados no assistente de
consulta da ferramenta. Uma vez estruturados de forma regular, o Access desempenhará
sua função juntando informações complementares de uma base “secundária” “B” a uma
base “primária” “A”, originando assim uma base “ajustada” “C”, conforme figura simplificada
abaixo:
Extraindo dados do SEAP (ERGON)
Cabe registrar que o Sistema SEAP possui diversos relatórios prontos
desenvolvidos ao longo do processo de implantação ou originais do produto. O problema é
que nem sempre estes relatórios desenvolvidos ou originais atendem as demandas do setor
de monitoramento e do estratégico e quando atende os formatos dos relatórios são apenas
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em PDF e XML, dificultando fazer quaisquer ajuste necessário. Informações dadas pela
empresa Techne é de que a versão mais recente do Ergon já permite exportar até os
relatórios em formatos tais como Excel e Access, como usamos uma versão mais antiga não
podemos “desfrutar” deste “Plus”. Como alternativa para não dependermos tanto dos analistas de sistemas,
utilizamos as transações de consulta que o Ergon possui. Abaixo segue uma figura que
ilustra um caminho para gerar informações financeiras, consultando lista de servidores
incluídos na folha de pagamento por tipo de rubrica. Neste ambiente de consulta pode-se
listar grupos de servidores por determinada rubrica ou “puxar” toda a base de uma folha de
pagamento de determinado mês ou a base completa desde a implantação do Sistema.
Considerando que o número de vínculos processados em uma folha, entre ativos
e inativo, chega em torno de 100.000 (cem mil) vínculos, o número médio “linhas” geradas
fica algo em torno de 2 a 3 milhões de linhas, isto significa que para trabalhar com uma folha
inteira os formatos que poderemos utilizar seria Txt, tendo em vista que o formato csv
(formatado para abrir em Excel) não suportaria, já que a capacidade máxima do Excel 2010
é de 1.048.576 linhas, capacidade inferior ao volume de dados de uma folha mensal.
Para entender o porquê do crescimento exponencial do número de registros em
uma folha processada, tendo em vista que a folha possui algo em torno de 100.000 vínculos
no Estado, segue a figura abaixo onde demonstra o espelho a título de exemplo de um único
servidor que possui até mais que vinte linhas, onde cada linha representa uma referencia
com rubrica específica, competência e valor. As rubricas podem ser tanto de cunho
funcional como pessoal.
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Assistente de consulta do Access
Uma vez importado para o Access os relatórios originais de fontes diversas,
basta acionar o assistente de consulta para correlacionar as bases a partir de um campo em
comum dos relatórios. É necessário que o campo escolhido para ser a referência da
interligação de um relatório com o outro seja dotados de valores únicos, ou seja, pessoais,que represente uma identidade. Costumeiramente adotamos a “chave” que é a junção da
matrícula com o Nº do vínculo separado por uma constante, em nosso caso escolhemos a
letra “A”, a explicação pela escolha está no fato de que se não separa as duas r eferência
por uma constante, originaria um outro número que poderia coincidir com uma outra
combinação, como por exemplo, o servidor com matricula de número 1 e por ventura tivesse
um N° de vínculo 11 teria uma chave igual a 111, por outro lado haveria um outro servidor
de matrícula 11 e Nº de vínculo igual a 1, gerando uma chave também com valor 111, porém
são pessoas distintas com informações funcionais e financeira totalmente diferentes daí a
necessidade de ser uma letra para incluir entre a matrícula e o nº de vínculo.
Abaixo segue a imagem que mostra passo-a-passo como utilizar o assistente de consulta do
Access versão 2010, considerando que a etapa da importação já fora concluída.
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O modo padrão seguindo as etapas da figura acima é identificar dados
não coincidentes, porém como vamos utilizar o inverso, a fim de incluir informações
complementares a um determinado relatório, precisamos alterar o modo de consulta
clicando com o botão de atalho do mause no resultado da consulta e marcar o
“modo design” e em seguida alterar “É Nulo” para “É Negado Nulo”, e em seguida
incluir no seu relatório primário quais campo pertencente ao relatório secundário,
que é o “SEAP Funcional” no exemplo, dando um duplo click no campo desejado e
por fim clicar em “Executar”, conforme figura abaixo.
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Depois de salvar as alterações basta clicar com o botão de atalho do
mause no relatório da consulta e escolher “Exporta” e em seguida “Excel” e escolher
o local desejado para salvar sua base de dados ajustado com informações financeira
e funcionais como mostra a figura abaixo.
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Feito a “integração” das bases, a parte de elaboração das informações
gerenciais e dos indicadores de gestão de pessoas é feita a partir do Excel, de
preferencia aversão 2010 ou posterior, utilizando o ambiente de tabela dinâmica.
A tabela dinâmica agrupa de forma simples os dados pertencentes à base
que fora construída a partir das variadas fontes juntada pelo Access. Talvez seja
necessário um aprofundamento no uso tanto do Access quanto do Excel.
Abaixo segue imagens da capa, tabelas, gráficos e alguns indicadores do
Boletim de Indicadores de Pessoal que é elaborado trimestralmente por nossa
unidade a partir da metodologia aqui apresentada:
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a) Capa
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b) Evolução Real e Nominal
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c) Remuneração Média por Escolaridade
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d) Pirâmide Salarial
e) Índice de Absenteísmo
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f) Doenças mais frequentes de 2010 a 2012
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g) Índice de Rotatividade
h) Flutuação de mão-de-obra
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
Quando se pensa em criar indicadores é imprescindível basear-se nos aspectos
de importância vital para a organização e para o cliente. Esses fatores dependem de cadaorganização, da sua estrutura organizacional, missão, visão e valores. Sob esse aspecto,
nosso principal desafio é desenvolver um sistema de indicadores e de informações
gerenciais que atenda a esses pré-requisitos.
Seria perfeito se disponibilizássemos de uma solução tecnológica capaz de gerar
indicadores de gestão e informações gerenciais, das mais diversas maneiras, de forma ágil
e seguro. Frequentemente deparamos com algumas “promessas” que afirmam revolucionar
esta área de negócio.
Enquanto a “promessa” não torna realidade precisamos adotar alternativas
viáveis do ponto de vista operacional e financeiro a fim de sempre termos como subsidiar o
nível estratégico do setor público permitindo assim aos nossos gestores mais clareza e
segurança na tomada de decisão.
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REFERÊNCIAS
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Bo let im de Indic adores de Pesso al – Dezembro de 2012. Cuiabá. Dezembro de2012. Elaboração trimestral pela Coordenadoria de Monitoramento vinculada à
Superintendência de Gestão de Pessoas da Secretaria de Estado de Administraçãode Mato Grosso.
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AUTORIA
Ronaldo Rodrigues da Silva Costa – Governo do Estado de Mato Grosso - Secretaria de Estado de Administração/Técnico da área instrumental - coord. de monitoramento.
Endereço eletrônico: [email protected]