gestao eletronica de documentos-ampla

Proposta GED - Municípios Associados Ampla.

AMPLA-Assoc. Munic. da Micro Região do Planalto de Araxá

Gestão Eletrônica de Documentos dos Municípios Associados .


DIOGO MURILO LOPES Gerente do Projeto

• Engenharia de Computação• Fundamentos de Gestão de T.I - FGV• Gerenciamento de Escopo de Projetos -FGV• MBA em Gerenciamento de Projetos-PUC-MG• Cloud Computing - University of Illinois • MCSA-Installing and Configuring Windows Server 2012 - Zillion

Gerente do Projeto


EMPRESAS PARCEIRAS


1- Dados Importantes:• 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. • Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel. (AIIM

International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação)

• Um executivo gasta em média cinco semanas por ano procurando documentos.

10.50%

81.17%

8.33%

ProcuraExecutandoFérias


• Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia.

• Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de: • 600 milhões de páginas de relatórios de computador, • 234 milhões de fotocópias • 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos EUA.

• Em 2006, uma pesquisa, conduzida pela AIIM, 89% dos respondentes acreditam que o gerenciamento de documentos é importante para os objetivos estratégicos de suas empresas. Essa pesquisa foi realizada em nove países, incluindo o Brasil.


O Desafio:

GED

•Infraestrutura•Tecnologia•Pesquisa•Consultoria TécnicaOut

ros


2-Desafio:• A gestão da informação é hoje um dos grandes desafios de empresas e

governos. • O excesso de informações, disponibilizadas em documentos, dificulta o

seu armazenamento. • Além disso, as informações que não estão sistematizadas dificultam o seu

acesso e conseqüentemente a geração de CONHECIMENTO.


• A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.

• Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital.

• Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

3- Solução:


1- Preparação: Os documentos são preparados para serem digitalizados;2- Digitalização: A digitalização é feita em scanners de alta velocidade;3 – Indexação: Índices lógicos de grupamento são gerados;4 – Classificação: As imagens são revisadas e classificadas;5 – Disponibilização: Os documentos são disponibilizados.


4- Principais Vantagens• Atender as determinações estatutárias e procedimentais• Proteger a organização em processos jurídicos• Segurança do acervo; • Redução dos custos de área utilizada, de cópias e custos com pessoal;• Controle da localização dos documentos; • Proteção contra perda de documentos;• Controle de acesso aos documentos; • Conservação dos "originais";• Padronização dos formatos, dos processos e da localização;• Acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente.


4.1-Redução de custos, modernidade e eficiência operacional às empresas

• Eficiente em operações centralizadas• Otimização de processos • Redução de gastos com logística de documentos físicos.


4.2-Disponibilidade, estabilidade e segurança

• Dados alocados em datacenters com alta tecnologia• Nível máximo de segurança, • Replicação de dados• Disponibilidade e estabilidade da informação.


4.3- Armazenamento na nuvem (Cloud )


• A flexibilidade:– Os serviços na nuvem se ajustam à medida da necessidade do cliente: ele pode começar

utilizando certo serviço, e depois expandi-lo ao longo do tempo. A ferramenta promete se sofisticar ainda mais, indo além do serviço que já fornece: o armazenamento e recuperação de arquivos.


“O conhecimento era um bem privado, associado ao verbo SABER. Agora, é um bem público ligado ao

verbo FAZER.” – Peter Drucker


Fim!

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Government & Nonprofit