gestão de projetos fornecimento de produtos e serviços recursos de produção planejamento e...
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Gestão de Projetos
Fornecimento de produtos e
serviços
Recursos de produção
Planejamento e controle do processo
O gerenciamento de um conjunto único de atividades, com início
e fim definidos
Demanda de produtos e
serviços
Consumidores da operação
produtiva
SLACK (capítulo 16)
Gestão de projetos
Projeto é um empreendimento com começo, meio e fim definidos.Seu sucesso depende de:
respeito aos prazo respeito ao orçamento previsto atendimento à qualidade especificada satisfação das expectativas do contratante
Projetos estão normalmente associados a operações do tipo baixo volume/alta variedade, operações únicas.
Fatores Críticos de Sucesso (FCS) de Projetos
montar a melhor equipe possível
aprimorar as habilidades comportamentais
concentrar-se em garantir o bom funcionamento das interfaces (comunicação)
planejar e definir marcos intermediários
controlar e avaliar resultados
preparar-se para o inesperado com
planos de contingências
administração de conflitos
FCS (SLACK, 1996)
apoio da alta administração gerente membros do grupo de projeto competentes continuidade do pessoal do projeto (baixa rotatividade) metas claramente definidas com suficiente alocação de recursos canais de comunicação adequados planejar e definir marcos intermediários controlar e avaliar resultados (mecanismos de controle) preparar-se para o inesperado com
planos de contingências administração de conflitosmecanismos de ataque de problemas
capacidades de realimentação respostas aos clientes
Motivos de insucesso
incompetência ampliação do escopo falta de experiência imprevistos (previsíveis/imprevisíveis) conflitos falta/má distribuição de recursos insatisfação/desistência dos clientes aspectos burocráticos
Planejar e definir marcos intermediários
Conhecer os objetivos globais Definir marcos intermediários Utilizar estrutura analítica Separar o projeto em partes, “pacotes de trabalho” gerenciáveis
Elaborar planos de contingência
Eliminar fontes de possíveis fracassos Designar um “advogado do diabo” Utilizar listas de verificação, revisões e ensaios
Administrar conflitos e resistência
Situações de mudança geram conflitos
Três motivos para a resistência: as pessoas se sentem confortáveis com o status quo;
elas não entendem o motivo da mudança; ou
têm dúvida sobre a capacidade de conseguir a mudança.
Modelo de Beckhard p/ Mudança Organizacional
A visão de uma situação futura, interessante para a maioria dos stake-holders pode ser utilizada como um ímã concentrador de energias para manter o comprometimento.
Empurrãoinicial Estado
presenteEstadosfuturos Visão
Ímã para manter ocomprometimento
O Modelo de Levin-Schein
Em projetos que provocam grandes mudanças organizacionais, o ideal é que a implantação seja feita aos poucos, o que facilita o gerenciamento da mudança. Um modelo que tem sido bem aceito é o do "descongelamento" da empresa, efetivação da mudança e "recongelamento”.
Os “Atores” Organizacionais e Seus Papéis na Mudança
A identificação de todos os stake holders e o envolvimento de cada um deles com a mudança desejada representam uma questão crítica relacionada à gestão de projetos com impactos mais profundos na organização.
comprometimento
stake mudança benefício resistência capacidade disponibili- nível ações
holder necessária percebido percebida (baixa,média, alta)
dade (baixa,média, alta)
nenhum deixaacontecer
ajuda aacontecer
fazacontecer
recomen-dadas
Elementos de um projeto (SLACK, 1996)
objetivo: um resultado final definido em termos de custos, prazos e qualidade. complexidade: relacionada ao número de tarefas que precisam ser coordenadas no projeto. unicidade: um projeto não é, em geral, repetitivo. incerteza: todo projeto envolve riscos. natureza temporária: concentração de recursos temporária. ciclo de vida: os recursos mudam durante o ciclo de vida de um projeto (dividi-lo em fases).
Tipologia de projetos (SLACK, 1996)
Os projetos podem ser classificados, de acordo com o grau de incerteza (com relação ao atingimento dos objetivos de custo, prazo e qualidade) e o grau de complexidade (com relação ao tamanho, valor e número de pessoas). a incerteza afeta o planejamento do projeto a complexidade afeta o controle do projeto
Gerência de projetos em ambiente de incerteza
Escrita de umromance
Pesquisabásica
Exploração depetróleo e gás
Desenvolv. deproduto
Casamento
Expedição àAntártica
Campanhapublicitária
Auditoria deempresa
Aeroporto
Indústriaquímica
Transportadorde petróleo
Campanhamilitar
Comporta doTâmisa
Auto-estrada
Tratado deMaastricht
Campanha dasNações Unidas
Túnel do Canalda Mancha
EspaçonaveGiotto
Airbus
Fábrica decarros
Individual Grupo Organização Multi-organização
Nacional Multinacional
Gerência de projetos em ambiente de incerteza
Quando o ambiente de projeto é de rápida mudança, ou incertezas, deve haver flexibilidade para renegociar seu escopo, custos e prazos.
A incerteza é inimiga de um planejamento estável.
IncertezaAspecto deplanejamento deprojetos Alta Baixa
Objetivos deplanejamento
em evolução determinados
Extensão doplanejamento
mal definida clara
Delineamento doplano
vago definido
Ciclo de vida do projeto
Todo projeto ocorre em quatro fases: fase conceitual - identificação de necessidades, estabelecimento da viabilidade,
definição de alternativas, desenvolvimento de orçamentos e cronogramas e definição da equipe de trabalho
fase de planejamento - programação de RH, materiais e financeira, estudos e análises, geração de protótipos, análise de resultados e obtenção de aprovação da execução
fase de execução - execução das atividades programadas, monitoração e controle
fase final - encerramento do projeto, aceitação, treinamento do pessoal operacional e realocação dos recursos
Ciclo de vida do projeto (SLACK, 1996)
Compreensão do ambiente do projeto
Estágio 1
Controle doprojeto
Ações corretivas
Mudanças
Estágio 5
Definição do projeto
Estágio 2
Planejamento do projeto
Estágio 3
Execuçãotécnica
Estágio 4
Ciclo de vida do projeto (SLACK, 1996)
Para SLACK, são 5 as fases de um projeto:
compreensão do ambiente do projeto - fatores internos e externos que podem influenciar o projeto
definição do projeto - estabelecimento dos objetivos, do escopo e da estratégia para o projeto
planejamento do projeto - decisão de como o projeto será executado
execução técnica - desempenho dos aspectos técnicos do projeto
controle do projeto - garantia de que o projeto está sendo executado de acordo com os planos
O ambiente do projeto (SLACK, 1996)
Oprojeto
GeografiaUsuários
Consumidores
Concorrentes
Economia
Governo
Recursos
Cultura nacionalEstratégia da empresa
Outros projetos
Fornecedores
Subcontratados
O ambiente do projeto (situaçção real)
Oprojeto
Falta de informaçãoImpacto na sociedade
Outros projetos
Concorrentes
Economia
Governo/política
Novas tecnologias
Questões ambientaisFinanças da empresa
Clima
Fornecedores
Mudanças no cliente/resistência
Objetivos do projeto (SLACK, 1996)
Bons objetivos são claros e mensuráveis.
Um método útil para a definição de objetivos é desmembrá-los em três partes:
propósito - garantir que a produção atinja as metas estabelecidas sejam atingidas para o nível de produção
resultado final - um relatório que identifique as causas de perda de produção e recomende formase melhorar o desempenho
critérios de sucesso - o relatório deve ficar pronto até o dia TAL, possibilitando a melhoria da produção em X ton/mês e com custo inferior a R$ Y
Objetivos de desempenho do projeto
Tempo(Evento Comemorativo)
Qualidade(Projeto de um novo avião)
Custo(Projeto de preço fixo)
O Gerente de Projeto (SLACK, 1996)
As características importantes a um gerente de projeto: conhecimento e experiência coerentes com as necessidades do projeto experiência estratégica e liderança experiência técnica na área do projeto competência interpessoal e habilidade com pessoas histórico de realizações anteriores
Universo do conhecimento da gestão de projetos
Para o Project Management Institute (www.pmi.org), gerenciar projetos consiste em considerar oito áreas:
escopo – abrangência, delimitações tempo – prazos, recursos custo - orçamento qualidade – especificações comunicações – sistema de controles recursos humanos – competências e dimensionamento contratos e fornecimentos - MRP gerência de risco – variáveis independentes
Recursos Humanos
Três perspectivas diferentes da gestão dos recursos humanos para projetos:
aspecto administrativo - recrutamento, administração de salários, benefícios, férias etc.
alocação de mão-de-obra - quantidade e qualificação de pessoas necessárias
aspecto motivacional e de comportamento - treinamentos necessários, gerenciamento do ambiente de trabalho e conflitos
Superposição de etapas (fast track)
Tarefa 3
Tarefa 3
Tarefa 2Tarefa 1
Tarefa 2Tarefa 1
Método tradicional
Método de superposição de etapas (GANTT)
Economia de tempo
Quando o tempo não for um fator importante, as diversas etapas de um projeto podem ser realizadas seqüencialmente (em série), sem que seja necessária preocupação maior com a coordenação de atividades.
Mas a maior parte dos projetos têm limitação de tempo, exigindo que se superponham etapas.
Planejamento de projetos (técnico x gerencial)
Planejamento técnico por quê fazer ? o que fazer ? onde fazer ?
Planejamento gerencial quando fazer ? como fazer ? quem fará ? quanto fazer ?
Atividades de Planejamento (técnico x gerencial)
O planejamento inclui a fixação de objetivos, previsão de recursos, antecipação de dificuldades e esboço de soluções.
São dois os enfoques: técnico e gerencial.
Planejamento técnicoconhecer a situaçãodefinir objetivos fixar a estratégia identificar as atividades seqüenciar atividades identificar recursos definir tempos fixar datas rever tudo
Planejamento gerencial realizar a articulação política selecionar pessoas-chave definir esquema de comunicação identificar necessidades de treinamento executar treinamento realizar auditoria gerencialtomar medidas corretivasmonitorar aspectos comportamentaisrealizar aconselhamento