gestão de projetos de engenharia

CURSO

GESTÃO DE PROJETOS

Módulo 1: Elaboração e Gerenciamento

Wagner Monteiro, engenheiro

Belo Horizonte, abril de 2008.

Todos os direitos em relação ao design deste material didático são reservados a SALETTO ENGENHARIA DE SERVIÇOS.

Todos os direitos quanto ao conteúdo deste material didático são reservados ao(s) autor(es).

COUTINHO, Ítalo de A.Gestão de Projeto Módulo 1: Elaboração e Gerenciamento, 22ª ed. Belo Horizonte;

Bibliografia

1. Gestão 2. Projetos 3. Engenharia 4. PMBOK

Sumário

1. PROGRAMA DA DISCIPLINA 1

1.1 - Nome da disciplina 11.2 - Carga horária total 11.3 - Objetivos 11.4 - Conteúdo programático 11.5 - Metodologia 21.6 - Critérios de avaliação 21.7 - Bibliografia recomendada 2

2. SLIDES 3

3. TEXTO(S) COMPLEMENTAR(ES) 4

SALETTO ENGENHARIA DE SERVIÇOS

Gestão de Projetos Módulo 1: Elaboração e Gerenciamento

1. Programa da disciplina

1.1 Nome


1.2 Carga horária total

16 h/a

1.3 Objetivos

- levantar os dados de um projeto;- elaborar um projeto;- documentar um projeto;- calcular datas e recursos;- gerenciar recursos financeiros e humanos;- controlar a execução do projeto;- planejar, executar e concluir um projeto com êxito.

1.4 Conteúdo programático1) Introdução à Gestão de Projetos1.1) Conceitos1.2) Ferramentas da Administração e da Qualidade1.3) Experiências Brasileiras em GP2) Elaboração de Projetos para2.1) Projetos Orientados a Objetivos2.2) Como elaborar projetos ?3) 9 áreas de Conhecimento (PMBOK)3.1) Escopo, Prazo, Custo3.2) Risco, Qualidade, Aquisições e Contratos3.3) Comunicação do Projeto, Gestão de Pessoas, Integração

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4) PMO e Softwares de GP5) Exercícios

1.5 Metodologia

Para o desenvolvimento de todas as unidades, serão desenvolvidas aulas expositivas; apresentação e discussões em sala de aula. Exercícios de planejamento. Os recursos a serem utilizados e que servem de suporte para o desenvolvimento das unidades serão quadro branco, pincel, projetor multimídia.As aulas serão ministradas, buscando a interação do conteúdo com a realidade vivenciada pelos alunos, norteando-se pelos objetivos da disciplina. As avaliações serão contínuas e sistemáticas visando melhor aproveitamento para o aluno.

1.6 Critérios de avaliação

Exercícios em sala-de-aula.

1.7 Bibliografia recomendada

KERZNER, Harold. Project Management. USA

Livros do Ricardo Viana Vargas sobre Gestão de Projetos.

Série Darci Prado de Gestão de Projetos.

DINSMORE, Paull Campbell. NETO, Fernando Henrique Silveira. Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2004. 150 p. il.

PMI, Project Managemente Institute. A Guide to Project Management Body of Knowledge – PMBOK. USA: PMI, 2004. 427 p. il.

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2. Slides apresentados

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3. Texto(s) Complementar(es)

CAPÍTULO I: GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE ENGENHARIA (adaptado de Paul Dinsmore)

1 – Projetos e Seu gerenciamento.

Projeto é um esforço temporário realizado para criar um produto/serviço único e de maneira diferente dos outros com início e fim definidos utilizando recursos, sendo dirigido por pessoas que obedecem a parâmetros de custo, tempo e qualidade.

O gerenciamento de Projetos se aplica à conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnica com intuito de satisfazer seus requisitos e sendo executado utilizando o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Gerenciamento de projetos será usado de forma ampla e abrangente, sendo o termo sinônimo de gerenciamento de programas, construção, empreendimentos, etc.

2 – O Ambiente onde os projetos acontecem.

Projetos são realizados sob regime de pressão por melhores resultados, incluindo a qualidade e a produtividade, e sendo que mudanças permanentes na rotina e processos podem comprometer esses resultados.

3 – Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos.

Gerenciando o Tempo (Prazos)

O ritmo de trabalho e o tempo de execução são padrões importantes para o sucesso do projeto.

Gerenciando Custos

O gerenciamento de projetos é responsável pelo controle dos custos globais para manter os projetos dentro do orçamento aprovado.

Gerenciando Qualidade

É uma das principais metas. Os padrões de qualidade são ditados pelos requisitos do projeto, esses padrões são usados como base para monitorar o desempenho do projeto.

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Gerenciando o Escopo (Abrangência)

O escopo define onde termina um trabalho e começa outro. Pode ser feito por meio da coordenação diária e da realização de reuniões periódicas incluindo o uso de procedimentos formais, formulários e sistemas de monitoração.

Gerenciando Recursos Humanos.

Requer o gerenciamento no lado administrativo e burocrático, atenção para garantir as necessidades dos funcionários. Administrar a alocação de mão-de-obra, o lado comportamental.

Gerenciando as Comunicações

Conjunto de processos que asseguram geração, coleta, armazenamento e distribuição das informações do projeto. O sucesso do projeto depende da eficácia das informações e atenção gerencial.

Gerenciando o Risco

O projeto é caracterizado por diversas condições que exigem que a equipe se adapte a novas situações. Os riscos incluem dados físicos, oscilações econômicas e de mercado, riscos tecnológicos, riscos empresariais, comerciais e de mudanças sociais.

Gerenciando Aquisições (Contatos e Fornecimentos)

É preciso lidar com terceiros que fornecem mão-de-obra, materiais, e equipamentos. O destino do projeto depende da capacidade da equipe de escolher bons fornecedores e prestadores de serviços.

Gerenciando a Integração

Sua função é conseguir que cada uma das oito disciplinas funcione corretamente e assegurar a coordenação entre elementos distintos do projeto e controlar mudanças durante sua realização.

Exemplos do dia-a-dia:

Gerenciando o tempo (prazos)

*Fazendo reuniões para atingir seus objetivos e planejar as atividades.

Gerenciando os Custos

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*Planilhas para orçamento, saber o que gastar e quando gastar.

Gerenciando a Qualidade

*Processos constantes de auditoria para verificar a qualidade.

Gerenciando o escopo

*Realizando reuniões periódicas para o acompanhamento.

Gerenciando Recursos Humanos

*Gerenciar a equipe de trabalho.

Gerenciando as comunicações

*Através de intranet, e-mails, banners, cartazes, comunicar alterações no projeto.

Gerenciando o risco

*Identificar e acompanhar os riscos ao empreendimento.

Gerenciando aquisições

*Locação de máquinas e equipamentos, prestação de serviços.

Gerenciando a integração

*Integração entre todas as áreas de gerenciamento, através de plano de projeto.

4 – Ciclo de vida do Projeto.É o processo de gestão de projetos para que o mesmo possa fluir da

melhor maneira possível, isto é, fazer uma previsão para que os gargalos que vierem a aparecer não prejudiquem o andamento do projeto.

Vejamos:

*IniciaçãoIdentificar as necessidades; Desenvolver orçamentos e cronogramas;Nomear a equipe

*Planejamento-Análise

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-Programação-Detalhamento e preparação do projeto.

*Execução/ControleCumprimento das atividades.

*EncerramentoÉ a conclusão das atividades de maneira formal.

5 – Superposição de Etapas.

Tempo ninguém compra de prateleira, sendo assim é melhor fazer a programação em fases superpostas à programação em fases, denomina-se também programação com superposição de etapas.

A superposição de etapas constitui fator fundamental para o bom gerenciamento de projetos.

Os projetos conduzidos com atividades superpostas exigem muita habilidade na aplicação das ferramentas e práticas do gerenciamento de projetos.

Os fatores de custo, prazo e qualidade competem entre si, a gerência do projeto deve aplicar com atenção especial técnicas de planejamento.

A programação em fases superpostas economiza tempo e garante o término do projeto mais cedo do que seria no programa seqüencial. 6 - Relacionamento entre grupo de processos.

Os processos do gerenciamento de projetos podem ser organizados em grupos, onde estes grupos são ligados pelos resultados produzidos. As fases interagem entre si.

O relacionamento entre os grupos de processos ocorre da seguinte forma:

Processos de iniciação: onde as necessidades são identificadas;

Processos de planejamento: realiza estudos e análises onde detalha e prepara o plano do projeto;

Processo de execução: cumpre as atividades programadas;

Processo de controle/monitoramento: controla e age corretivamente para que o planejado ocorra;

Processo de Encerramento: conclui as atividades do projeto de maneira formal, registra lições aprendidas.

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7 – Características Multidimensionais.

Existem três dimensões de gerenciamento de um empreendimento de engenharia e construção.

1º - Elemento do projeto – define o que deve ser feito. (Elaboração do projeto como projeto de engenharia ou elaboração, aquisição ou fabricação e construção ou instalação).

2º - Desempenho do projeto – compõem-se de fatores que especificam os níveis de desempenho do projeto, custo (orçamento), cronograma (prazo) e qualidade (desempenho funcional).

3º - Ferramentas da gerência do projeto – caracteriza as ferramentas para a coordenação do trabalho dentro dos limites do projeto (planejamento, controle e avaliação).

8 – Mandamentos do Gerenciamento de projetos.

*Concentre-se ativamente na função interface É preciso que a equipe possa enxergar o projeto como um todo, podemos observar que no momento em que se passa de uma fase para outra é necessário o acompanhamento do projeto para dar continuidade e minimizar possíveis falhas.

Exemplo: tenho dois projetos em torno de duas equipes onde uma tem que dar suporte à outra, para isso é necessário à aproximação destas equipes de modo que formem um elo entre uma e outra para então finalizar o projeto previsto de acordo com a forma no qual foi planejado.

*Faça a montagem de sua própria equipe Em uma equipe avaliar as habilidades comportamentais de cada membro, justamente para desenvolver o espírito de equipe chegando a uma conclusão de que cada um trabalha o seu potencial no assunto em que tem mais domínio.

Exemplo: no momento em que montei uma equipe de trabalho, a empresa necessitava de resultado, pois a mesma estava com uma produção baixa, a partir de algumas falhas analisei o problema e diagnostiquei a situação. Portanto procurei desenvolver o potencial de cada membro do grupo de acordo com sua habilidade, proporcionando treinamento adequado e criando harmonia dentro desta equipe, motivo pelo qual, obtendo resultado a equipe passaria a ter mais credibilidade e reconhecimento dentro da empresa de acordo com as políticas adotadas.

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*Planeje Técnica e estrategicamenteComece pelo planejamento em níveis globais, estabelecer metas e táticas estratégicas a serem usadas. Esteja sempre seguro dos objetivos globais.

Exemplo: se quero chegar a uma determinada posição profissional, tenho que estabelecer o que vou fazer estrategicamente, para então alcançar o objetivo pretendido.

*Lembre-se da Lei de Murphy Não podemos deixar que sejamos pegos de surpresa diante de um grande projeto em execução, pois temos que tentar prever ao máximo os imprevistos.

Exemplo: se vou transportar uma carga entre o estado Rio de Janeiro e Minas Gerais, na rota traçada tem que prever sinistros, a verificação das estradas é um fator que também será analisado. Mas essa carga sairá do depósito com um seguro feito de todo o material transportado, é uma forma de se obter total segurança de que está mercadoria chegará ao meu cliente.

*Vista as Três Camisas do gerente de projetosAtingir os objetivos de qualidade, custos e prazo; atendendo as necessidades do cliente. O cliente tem sempre razão. Seja leal a sua própria organização;

Exemplo: devo atingir os objetivos pretendidos de acordo com padrões de qualidades ligados ao custo e prazo proposto, onde o cliente é o principal foco para o desempenho do projeto. Mas é preciso lembrar que devemos ter ética profissional e ser leal com a própria organização.

* Administre conflitos Em situações de mudanças sempre aparecerão conflitos. Se for preciso provocar conflitos, provoque buscando atingir o objetivo do projeto e esteja preparado para enfrentá-los com disposição, pois quando se trata de projetos esses conflitos são normais.

Exemplo: negocie sempre que existir opiniões divergentes. Em algumas situações devemos saber analisar o conflito, pois o mesmo pode se tratar de melhoria para o projeto, quando uma proposta está sendo sugerida , pode haver um membro na equipe que já vivenciou a situação e não concorda com o que está sendo proposto tentando mostrar que este não é o caminho a ser seguido, é exatamente neste momento que é necessário administrá-los.

*Espere o inesperado Esteja preparado para lidar com o inesperado, Mantenha-se flexível; procure soluções; se uma não funcionar, tente outra. Não entre em pânico.

Exemplo: Todo projeto deverá ser analisado os prós e contras, lidar com o inesperado é comum principalmente em equipes novas e inexperientes.

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*Confie em sua intuição Antes de Tomar a decisão final, reveja a situação e escute cuidadosamente o bom-senso e a experiência. Use fontes de informações, opiniões de experts e técnicas decisórias.

Exemplo: a intuição deve ser ouvida sempre com muita cautela, sempre devemos analisar e reavaliar todas as decisões a serem tomadas, uma atitude precipitada pode vir a perder todo o processo em andamento.

*Aprimore suas habilidades comportamentais Estudos comportamentais são fundamentais para o desenvolvimento do projeto onde a atenção será redobrada e as habilidades apuradas.

Exemplo: para se ter uma boa integração da equipe, primeiro devemos conhecer cada membro a fim de trabalhar as habilidades comportamentais e como lidar uns com os outros.

*Resolva problemas através de negociação e colaboração Devemos localizar os interesses em comum e quais são os pontos fracos do grupo, junte-os e proponha uma troca de colaboração entre o grupo, criando sinergia entre as pessoas envolvidas no projeto.

Exemplo: uma equipe reunida com um único propósito fica mais fácil alcançar o objetivo traçado, planejando conseguiremos minimizar os conflitos de interesses, proporcionando uma troca aceitável.

* Controle e avalie resultados Implante sistemas fáceis de gerencia, que minimizam tempo e geram ganho na produção, o monitoramento gerencial deve ser constante para garantir uma ação corretiva.

Exemplo: todo projeto deve ser planejado, monitorado, executado e reavaliado constantemente. 9 – Enfoque Gerencial.

As atividades em projetos são executadas e coordenadas com pessoas. Portanto, há necessidade de planejar também o lado da coordenação do projeto?

Sim há necessidade de planejar a lado da coordenação do projeto, do seguinte modo:

Fazer articulação política do projeto. Ajustar as partes envolvidas, procurando consenso quanto ao escape e o “modus operandi”.

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Selecionar os membros-chave de projeto. Pessoas experientes e com comportamentos compatíveis da necessidade do projeto.

Estabelecer esquemas de comunicação. Fixar a filosofia da comunicação durante o projeto, como procedimentos, relatórios, reuniões, uso da mídia eletrônica, fluxo formal e informal.

Levantar necessidade de entrosamento e treinamento. Por meio de consultas, descobrir as necessidades para desenvolver e entrosar a equipe.

Preparar e executar programas de treinamento. Formular e realizar programa que integre os membros da equipe.

Efetivar auditoria gerencial e tomar medidas corretivas. Grau de conflito, sistemas de comunicação e eficácia gerencial. Agir no sentido de corrigir disfunções apresentadas.

Monitorar aspectos comportamentais e realizar “coaching”. Acompanhar a interação dos membros da equipe, identificar desvios eventuais. À medida que os desvios se apresentam, realiza trabalhos individuais no sentido de corrigi-los.

10 – Enfoque técnico.

A abordagem clássica do planejamento de projetos diz que basta cumprir a metodologia detalhada para se ter um bom projeto de planejamento.

Aonde citaremos algumas situações como:

Conhecer a situação: Levantar dados e informações através de entrevistas, fluxo de dados, questionários, documentação. Fazendo assim as informações em forma de diagnóstico.

Definir objetivos: Preparar definições do escopo ou especificações funcionais. Se for uma instalação física a capacidade nominal das unidades deverão ser especificadas.

Fixar estratégia: Estabelecer a metodologia geral ou plano básico para e conduzir o projeto.

Assim para alguns tipos de projetos existe uma metodologia “padrão”.

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Identificar atividades: Subdividir o Projeto como um todo em pacotes de trabalho, possíveis de serem gerenciados e controlados. Todas deverão ser conectadas por meio de uma rede de interdependência.

Identificar recursos: Determinar os Recursos Humanos disponíveis para desenvolver o projeto, analisando a qualificação, tempo de utilização e quantidades requeridas.

Estabelecer tempo para cada atividade e fixar datas: Com base nos recursos, calcular o tempo de execução para cada atividade, estabelecer o calendário das atividades.

Rever tudo: Ajustar as necessidades de prazo global com a disponibilidade de recursos, reavaliar a lógica, buscando executar trabalhos em paralelo. Refinar o plano.

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CAPÍTULO II: MODELOS

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