gestão de documentos palestra arcabouço tecnológico e ... · para conteúdos digitais (iso...

Palestra: Migração Documentos Papel para Eletrônicos Autor: Stefano Kubiça

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Arcabouço Tecnológico e Legal para Migração de

Documentos e Processos Analógicos para Digitais com

Validade Jurídica e maior Eficácia Probatória

PALESTRAPALESTRA

Curitiba,Curitiba,Curitiba,Curitiba, 1111 de de de de JulhoJulhoJulhoJulho de 2010de 2010de 2010de 2010

PALESTRANTE: Stefano Kubiça [email protected]

Gestão de Documentos


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Atuação com TIC desde o ano de 1978

Atuação em GED desde o ano de 1998

Atuação Certificação Digital desde 2000

Mestrado documentos digitais em 2001

Treinamentos Certificação desde 2003

Consultoria (independente) desde 2005

Prof. Certificação ESA/OAB desde 2007

Principais referências: UFSC, UNB, ITI,UNCITRAL, Legislação, CONARQ e AIIM

Atuação com TIC desde o ano de 1978

Atuação em GED desde o ano de 1998

Atuação Certificação Digital desde 2000

Mestrado documentos digitais em 2001

Treinamentos Certificação desde 2003

Consultoria (independente) desde 2005

Prof. Certificação ESA/OAB desde 2007

Principais referências: UFSC, UNB, ITI,UNCITRAL, Legislação, CONARQ e AIIM

Apresentação


. Tópicos Principais ContextualizaçãoNovos ConceitosTecnologias NecessáriasAspectos JurídicosAbordagem para ViabilizaçãoImportantes AplicabilidadesCasos de Uso no BrasilPrincipais Benefícios Perspectivas e DesafiosOportunidades para Perguntas

ContextualizaçãoNovos ConceitosTecnologias NecessáriasAspectos JurídicosAbordagem para ViabilizaçãoImportantes AplicabilidadesCasos de Uso no BrasilPrincipais Benefícios Perspectivas e DesafiosOportunidades para Perguntas


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Fragilidade dos dados no meio eletrônico

Contrato eletrônico ...... ....... .... ..... ..... ..... ..... ..... ....... ..... ........... .... .... ... .. 1.000,00 (hum mil reais).. ..... .... .... .... .... ....... ..... ... ... ... ..... ....... ..... .. .. .... ........ . .... .... .... .... ... .. .... .... ..... .... ....... ... .... ... .....

• Copiar a assinatura• Alterar conteúdos

sem deixar vestígios• Interceptar conteúdos

• Alterar data e hora• Extraviar documentos Recebido em 30/6/10 às 8h15

É relativamente fácil:

0 dez

O meio eletrônico gera novos conceitos:

Contextualização


.

********Viabiliza-se com LegislaLegislaçãção e Tecnologiaso e Tecnologias

Documentos Analógicos Migração********

Documentos Digitais

Substituição

Novos Conceitos

M****

****Materialização e conversão geram cópias e a substituição gera documentos originais.


. Novos Conceitos

Este é um texto escrito em suporte papel e, assim, qualquer pessoa que tenha conhecimentos suficientes para leitura terá condições de interpretar...

010101100110010100101000110101010001011101011010101000111101001110000111011111010100011010

100111100110101010

Documento em Papel

100111100110101010

XXXXAssinatura manuscrita

Assinatura eletrônica

Documento Eletrônico

Linguagem Humana XXXX Linguagem Computacional


.

Assinatura no Papel Assinatura Eletrônica

Documento

Os requisitos de integridade

e autoria sempre devem ser

atendidos para documentos em suporte papel quando é

fundamental garantir eficácia

probatória dos mesmos. Para os documentos eletrônicos, é

necessário que esses

mesmos requisitos também serem viabilizados.

Integridade

Autoria

110100100101101

Digitalizada

Biométrica

Digital110110101010101

101001001011010

Senha0100100101SX14328Z02

Pode CertificarIntegridadee Autoria

Novos Conceitos


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Requisitos fundamentais:

1. Certificação de autoria (origem)

2. Certificação da integridade

3. Garantia de sigilo de conteúdos

4. Certificação da tempestividade

5. Garantia de acessibilidade

Viabiliza-se com legislação e tecnologias: Viabiliza-se com legislação e tecnologias:

Equivalência Funcional: Papel XXXX Eletrônico

Novos Conceitos


.

Infra-estrutura Chaves Públicas

Autoridades utoridades Certificadorasertificadoras

AutoridadesRegistro

CertificadoDigital:

ICP

AC’s

AR’s

CD

ICP(PKI) = Certificação Digital

Tecnologias Necessárias


.

Chave Pública

Nome da Autoridade Certificadora

Assinatura Digital da Autoridade Certificadora

Identificação Titular

Certificado DigitalCertificado Digital Chave

Privada

ChaveChave

PrivadaPrivada

Certificação Digital: assinatura digital = 11--autoriaautoria e e 22--integridadeintegridade; ; criptografia = 33--sigilosigilo



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ACT Carimbo do Tempo

ACT Carimbo do Tempo

Relógio atômico de

césio

- Hora Oficial do Brasil

22:46:57

4 – Certificação da Tempestividade Digital4 4 –– CertificaCertificaçãçãoo da Tempestividade Digitalda Tempestividade Digital

Ocorrências eventos no tempo (ex: protocolos)

Observar: Fusos Horáriossincronização



.

ECM

GED

GDE

EnterpriseContentManagementGerenciamentoerenciamentoEletrletrôôniconico dedeDocumentosocumentosGerenciamentoDocumentosEletrônicos

Propósito: garantirgarantir 55--AcessibilidadeAcessibilidade

DIGDIGitalização



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Leis Modelo das Nações UnidasUNCITRAL

1996 2001 2007Comércio Assinatura ContratosEletrônico Eletrônica Eletrônicos

Aspectos adotados pela maioria dos paAspectos adotados pela maioria dos paíísesses

EquivalEquivalêência ncia Papel Papel versusversus

EletrEletrôôniconico

Aspectos Jurídicos


. Aspectos Jurídicos

Estado norte-americano de Utah em 1995(primeira norma sobre Certificação Digital)

Diretiva européia n° 93/99 de 1999(adotada pela maioria dos países da UE)

e-Sign de 30/06/2000(legislação federal norte-americana)

Decreto brasileiro n° 3.587 de 05/09/2000(embrião da Certificação Digital no Brasil)

Medida Provisória 2.200-2 de 24/08/2001

Estado norte-americano de Utah em 1995(primeira norma sobre Certificação Digital)

Diretiva européia n° 93/99 de 1999(adotada pela maioria dos países da UE)

e-Sign de 30/06/2000(legislação federal norte-americana)

Decreto brasileiro n° 3.587 de 05/09/2000(embrião da Certificação Digital no Brasil)

Medida Provisória 2.200-2 de 24/08/2001


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Medida Provisória 2.200-2**** 24/08/2001Art 10 § 1º: Assinaturas via ICP-Brasil tem presunção de veracidade (tem maior eficácia probatória)

Art 10 § 2º: Assinaturas fora da ICP-Brasil tem validade conforme aceitação contra quem for aposto o documento ou acordo entre as partes (pode ter validade jurídica)

Art 13 O ITI é a Autoridade Certificadora Raiz da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira.

Art 14 No exercício de suas atribuições, o ITIITIITIITI desempenharáatividade de fiscalização, podendo ainda aplicar sanções e penalidades, na forma da lei.

****Marco regulatório para Certificação Digital

Aspectos Jurídicos


.

Verbal

Art. 10 § 2º

EQUIVA-LENTEteste-

munha

Gravado

Com assin.

em papel

Art. 10 § 1º

EQUIVA-VALEN-

TE

Assin. em

papel com firma reco-nheci-

da

NULA

PLENA

... ...... ... ... ...

Em termos jurídicos o nível de risco em um contrato eletrônico depende do grau de eficácia probatória.

Eficácia Probatória com ICP-Brasil Aspectos Jurídicos


.

Lei Informatização do Processo Judicial

“Art. 11. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos

processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei (ICP-Brasil), serão

considerados originais**** para todos os efeitos legais.”

Aspectos Jurídicos

****Migração do papel para o digital por Substituição


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Lei Informatização do Processo Judicial

“Art. 11 § 3º Os originais, dos documentos digitalizados e juntados aos

autos, deverão ser preservados**** pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final

do prazo para interposição de ação rescisória”

Aspectos Jurídicos

****Sem distinção quanto ao tipo da digitalização:simples, certificada, autenticada ou registrada


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I – Internalizar Conhecimentos sobre o TemaII – Gestão: Documentos, Processos e Mudança

III – Garantir Segurança Jurídica Adequada IV – Definir a Equivalência FuncionalV – Prover a Infra-estrutura NecessáriaVI – Prover Solução Conforme Escopo

I – Internalizar Conhecimentos sobre o TemaII – Gestão: Documentos, Processos e Mudança

III – Garantir Segurança Jurídica Adequada IV – Definir a Equivalência FuncionalV – Prover a Infra-estrutura NecessáriaVI – Prover Solução Conforme Escopo

Etapas RecomendadasEtapas Recomendadas

Abordagem para Viabilização Migração documentos papel para eletrônicos com arcabouço tecnológico e legal adequado

Princípios: Legalidade, Efetividade e Economicidade


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conhecerconhecerFase 1Fase 1

• Eventos• Palestras

• Fóruns

confiarconfiarFase 2Fase 2

• Capacitação• Treinamentos

• Aprendizado

aplicaraplicarFase 3Fase 3

• Gestão (EII)• Requisitos

• Definições

GDoc + TIC + Jur

Etapa I – Internalizar ConhecimentosEtapa I – Internalizar ConhecimentosAbordagem para Viabilização


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Etapa II – Gestão: Documentos, Processos e MudançaEtapa II – Gestão: Documentos, Processos e Mudança

• Gestão Documental (PCD,TTD...)

• Ciclo de vida, preservação digital

• CONARQ CTDE e-ARQ

• Gestão dos processos e BPM• Trâmites, fluxos, tarefas etc.• Racionalização dos processos

• Gestão da mudança (na migração)

• O novo, cultura, reações etc.• Internalização conhecimentos

Abordagem para Viabilização

INDISPENSÁVEL

Recomendável

FACILITADOR


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• Conformidade com base no arcabouço legal pertinente

• Elaboração de normas internas com participação do jurídico

• Consonância com todas as entidades reguladoras, fiscalizadoras e de controle

• Eficácia Probatória adequada• Normas que permitem descartar

documentos originais em papel depois de digitalizados?

• Conformidade com base no arcabouço legal pertinente

• Elaboração de normas internas com participação do jurídico

• Consonância com todas as entidades reguladoras, fiscalizadoras e de controle

• Eficácia Probatória adequada• Normas que permitem descartar

documentos originais em papel depois de digitalizados?

Etapa III – Garantir Segurança Jurídica Etapa III – Garantir Segurança Jurídica Abordagem para Viabilização


. Abordagem para Viabilização Etapa IV – Definir a Equivalência FuncionalEtapa IV – Definir a Equivalência Funcional


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Ambiente computacional seguro para conteúdos digitais (ISO 27001)

Rede com disponibilidade e velocidade adequadas (LCR)

Armazenamento de alta capacidade (conteúdos)

Software e hardware adequados para gerar e validar assinaturas

Pessoal preparado para atuar com Assinatura Digital de documentos

Etapa V – Prover a Infra-estrutura NecessáriaEtapa V – Prover a Infra-estrutura NecessáriaAbordagem para Viabilização


.

Etapa VI – Prover Solução Conforme Escopo Etapa VI – Prover Solução Conforme Escopo

• Conforme requisitos Etapas III e IV

• Desenvolver? Contratar? Adquirir?

• Prova de conceitos da solução• Homologação da solução• Institucionalização com normas• Capacitação dos usuários• Implantação na área “piloto”• Ajustes na solução (se necessário)

• Implantação nas demais áreas

• Conforme requisitos Etapas III e IV

• Desenvolver? Contratar? Adquirir?

• Prova de conceitos da solução• Homologação da solução• Institucionalização com normas• Capacitação dos usuários• Implantação na área “piloto”• Ajustes na solução (se necessário)

• Implantação nas demais áreas TempestividadeTempestividade

ECM

Abordagem para Viabilização


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ANTESANTES DEPOISDEPOIS

Importantes AplicabilidadesAssinatura documentos eletrônicos em geral


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ANTESANTES DEPOISDEPOIS

Importantes Aplicabilidades

Autenticação remota (em sistemas e redes)


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• Assinatura de documentos em geral• Autenticação em sistemas e redes• Governo Federal, Estados e Prefeituras• Entidades do legislativo e do judiciário• Escrituração contábil e fiscal digital• Guarda documentos digitais e GED/ECM

• Hospitais, clínicas e consultórios • Instituições de ensino e de pesquisa• Bancos e instituições Financeiras• EX: SIDOF, NF-e, Processos, TSE, @-CAC

Casos de Uso no Brasil


.

Primeira Aplicação de Assinatura Digital para Documentos



.

NF’s Modelos

1 e 1A

NFNF’’s s ModelosModelos

1 e 1A1 e 1A

Migração da emissão da nota fiscal em papel para nota fiscal original eletrônica.

Nota Fiscal EletrNota Fiscal Eletrôônica nica -- NFNF--ee

Assinatura Digital da Nota Fiscal Eletrônica



.

Assinatura Digital em Processos Judiciais Informatizados

Fonte: TRT 4ª Região



. Casos de Uso no Brasil


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Operações não presenciais entre pessoas, empresas, governos etc.

Autoria, integridade, sigilo, certificação da tempestividade e acessibilidade de documentos e processos eletrônicos.

Maior credibilidade em operações com documentos realizadas pela Internet:

Operações nnãão presenciaiso presenciais entre pessoas, empresas, governos etc.

Autoria, integridade, sigilo, certificaAutoria, integridade, sigilo, certificaçãção o da tempestividade e acessibilidadeda tempestividade e acessibilidade de documentos e processos eletrônicos.

Maior credibilidade em operações com documentos realizadas pela Internet:

Principais Benefícios


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componentes de confiancomponentes de confianççaa

Credibilidade no Meio EletrônicoCredibilidade no Meio EletrônicoPrincipais Benefícios

Certifi-caçãoDigital

ECM/GEDTempestividadeTempestividade

InternetInternet


.

• PJe – Processos Judiciais Eletrônicos • SPED – Sistema de Escrituração Digital • NF-e – Nota Fiscal Eletrônica (1 e 1A):

Geradas: mais de um bilhão até 30/6/2010Redução: 3.000.000.000 folhas papel (-3 vias)

Contribuição: sustentabilidade ambiental---- 400.000 árvores derrubadas---- 1.000.000.000 litros de água

Hoje: aproximadamente 100.000.000 por mêsEconomia: impressão, trâmite, digitalização, OCR

Tendência: redução papel para documentos:

Principais Benefícios


.

Evolução dos Documentos

VOLUMES

HOJE FUTURO

EM PAPELELETRÔNICOS

CÓPIAS

ORIGINAIS

Perspectivas para o Futuro


. Perspectivas para o Futuro Tornar crime o uso incorreto do Artigo 10 § 1º da MP (Certificados ICP-Brasil)

Obrigatório nas relações com governo

É o único caminho e não tem volta

Hoje=diferencial; Futuro=necessidade

Cada cidadão com Certificado Digital

Registro de Identidade Civil conforme Lei 9454 e Dec. 7166 para evitar roubo Identidade e popularizar a Certificação

Tornar crime o uso incorreto do Artigo 10 § 1º da MP (Certificados ICP-Brasil)

Obrigatório nas relações com governo

É o único caminho e não tem volta

Hoje=diferencial; Futuro=necessidade

Cada cidadão com Certificado Digital

Registro de Identidade Civil conforme Lei 9454 e Dec. 7166 para evitar roubo Identidade e popularizar a Certificação


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Certificado Digital

(desafios )

Início das emissões previsto para até o final de 2010

Perspectivas para o Futuro


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011001001100101010101101101101000 assinatura digitalassinatura digital 01010110101010101010110110111001

Certificado Digital

Com a Certificação Digital é Possível: Com a Certificação Digital é Possível:

Aceitação? Mudança? Riscos? Responsabilidades?

Substituir a Carteira deIdentidade e a caneta pelo

Importantes Desafios


.

PROCESSO ANALÓGICO COM DOCUMENTOS EM PAPEL

DOCUMENTO2

00100110011001010010100110101010001011100110101010001111000111000

DOCUMENTO????

DOCUMENTO1

DOCUMENTOX

Como:• Receber?• Validar?• Certificar?• Aceitar?• Armazenar?• Preservar?• Disponibilizar?

• Gerenciar?

• Receber?• Validar?• Certificar?• Aceitar?• Armazenar?• Preservar?• Disponibilizar?

• Gerenciar?

E se a migração não se realizar em breve?Importantes Desafios


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1) Sensibilizar a alta cúpula da organização 2) Visão corporativa e implementação setorial

3) Treinar e alocar GT com TI, Jurídico e GDoc

4) Priorizar a migração por substituição5) Definições isentas e independentes6) Rigorosamente conforme legislação em vigor

7) Atos que por Lei/opção requerem ICP-Brasil

8) Preservação e eficácia probatória no tempo

9) Interoperabilidade das assinaturas digitais 10) Sigilo da chave privada pelos usuários

1) Sensibilizar a alta cúpula da organização 2) Visão corporativa e implementação setorial

3) Treinar e alocar GT com TI, Jurídico e GDoc

4) Priorizar a migração por substituição5) Definições isentas e independentes6) Rigorosamente conforme legislação em vigor

7) Atos que por Lei/opção requerem ICP-Brasil

8) Preservação e eficácia probatória no tempo

9) Interoperabilidade das assinaturas digitais 10) Sigilo da chave privada pelos usuários

10 Recomendações Práticas


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Stefano Kubiça

Consultoria e Treinamentos para Migração de Documentos Analógicos

para Digitais

[email protected](41) 8404-2800

“Contribua para a sustentabilidadeambiental substituindo os documentos

em papel pelos eletrônicos com aCertificação Digital”

Stefano Kubiça

Consultoria e Treinamentos para Migração de Documentos Analógicos

para Digitais

[email protected](41) 8404-2800

“Contribua para a sustentabilidadeambiental substituindo os documentos

em papel pelos eletrônicos com aCertificação Digital”

Obrigado pela Atenção

Oportunidades para Perguntas

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