Gerenciamento das Aquisies do Projeto

Gerenciamento das Aquisies do ProjetoJarbas Pereira Kleverson Garcia Osvando Candido

Grupo de ProcessoProcessoPlanejamentoPlanejar as aquisiesExecuoRealizar as aquisiesControleAdministrar as aquisiesEncerramentoEncerrar as aquisiesO gerenciamento das aquisies do projeto inclui os processos necessrios para comprar ou adquirir produtos,servios ou resultados externos equipe do projeto.Abrange:Gerenciamento de ContratosControle de MudanasEntradasFerramentas e TcnicasSadasLinha de base do escopoDocumentao dos requisitosAcordos de cooperaoRegistro dos riscosDecises contratuais sobre riscosRequisitos de recursos das atividadesCronograma do projetoEstimativa dos custos das atividadesLinha de base do desempenho de custosFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionaisAnlise de fazer ou comprarOpinio especializadaTipos de contratosPlano de gesto das aquisiesDeclaraes do trabalho das aquisiesDecises de fazer ou comprarDocumentos da aquisioCritrios para seleo de fontesSolicitaes de mudanasObjetivo:Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e quem pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores. o processo de documentao das decises de compras do projeto.Identifica tambm as necessidade do projeto que podem, ou devem, ser melhor atendidas com a aquisio de produtos, servios ou resultados fora da organizao do projeto.Planejar as aquisiesRegistro dos riscos:Riscos que demandam alguma aquisioDecises contratuais sobre riscos:Seguros, garantias, servios, etc. que demandam aquisioRequisitos de recursos das atividades:Recursos, equipamentos, movimentao, etc.Cronograma, Estimativa dos custos das atividades e Linha de base do desempenho de custos:Quando vamos precisar e quanto temos para gastarFatores ambientais da empresa:Reputao de fornecedores, condies normais de aquisio, requisitos especficos e situao do mercadoPlanejar as aquisies - EntradasAnlise de fazer ou comprar:Pode ser feito pela equipe? melhor comprar?Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing?Tipos de contrato:Com preo fixo (global ou empreitada, escopo fechado):Preo Fixo Garantido (PFG)Preo Fixo com Incentivo de Remunerao (PFIR)Preo Fixo com Ajuste Econmico do Preo (PF-AEP)Custos Reembolsveis (custo + servio administrao):Custo Mais Remunerao Fixa (CMRF)Custo Mais Remunerao de Incentivo (CMRI)Custo Mais Remunerao Concedida (CMRC)Tempo & Material (TM ou Time & Material):Menos recomendado, pois o pagamento por tempo (horas/dias) e despesasPlanejar as aquisies - TcnicasPlano de gesto das aquisiesIncluem orientaes para:Tipos de contratos, gesto de riscos, critrios e mtodos de avaliao, gesto de contratos e de fornecedores, documentos padronizados, restries, premissas, cronograma de aquisies, identificao de fornecedores pr-qualificados, etc.

Declaraes do trabalho das aquisies:Documento contendo as informaes necessrias para uma boa aquisio, ou seja, conhecimento do escopo para uma precificao e entrega adequada.

Documentos da aquisio:NDA, DT, RFP, proposta, minuta de contrato, etc. Planejar as aquisies - SadasCritrios de seleo de fontes:Objetivos:So desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores. Podem ser:Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership)Garantia, preo, prazo, etc.Capacidade financeira, de produo e interesseSubjetivos:Nvel de entendimento da necessidadeCapacidade tcnicaNvel de riscoAbordagem de gerenciamentoAbordagem tcnicaTamanho e tipo da empresaDesempenho passado dos fornecedoresRefernciasDireitos de propriedade e propriedade intelectualPlanejar as aquisies - SadasObjetivo:Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a contratao (incluindo os contratos).A equipe receber licitaes ou propostas e aplicar critrios de seleo previamente definidos para escolher um ou mais fornecedores que sejam qualificados.EntradasFerramentas e TcnicasSadasPlano de gesto do projetoDocumentos de aquisioCritrios para seleo de fontesLista de fornecedores qualificadosPropostas de fornecedoresDocumentos do projetoDecises de fazer ou comprarAcordos de cooperaoAtivos de processos organizacionaisReunies com licitantesTcnicas de avaliao de propostasEstimativas independentesOpinio especializadaPublicidadePesquisa na InternetNegociao das aquisiesFornecedores selecionadosAdjudicao do contrato de aquisioCalendrios de recursosSolicitaes de mudanasPlano de gesto do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizadosRealizar as aquisiesReunies com licitantes:Esclarecimentos de dvidas com todos os concorrentes igualmenteTcnicas de avaliao de propostas:Reviso das propostas, aplicando os critrios de avaliao para determinar o fornecedor selecionadoEstimativas independentes:O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que est sendo adquiridoPublicidade:Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigaes legaisPesquisa na Internet:Para itens de prateleira uma tima opo. Mas, no deve ser utilizada para itens especficos e/ou complexosRealizar as aquisies - TcnicasTcnicas:Negociao das aquisies:Os detalhes da aquisio devem ser negociados at que seja possvel assinar um contrato com os termos negociadosOs termos podem incluir: responsabilidades, tratamento de mudanas, direitos de propriedade, pagamentos, preos, formas de pagamento, etc.Em negociaes complexas, o GP no deve ser o principal negociador e elas normalmente requerem aprovao da alta administrao.Realizar as aquisies - TcnicasAdjudicao do contrato de aquisio (contrato):A negociao deve ser formalizada num contrato, que deve considerar todos os documentos do NDA minuta.Quando a contratao no imediata, a adjudicao garante ao fornecedor o direito de fornecer o produto ou servio alvo da negociao.

Plano de gesto do projeto atualizado:Linha base do escopo, de custos e do cronogramaPlano de gesto de aquisies

Documentos do projeto atualizados:Documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade e registro de riscos

Realizar as aquisies - SadasObjetivo:Gerenciar as relaes de aquisio, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanas e correes necessrias.Sistema de controle de mudanas no contrato:As mudanas aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisio e isto requer um certo processo incluindo aprovaes.Anlise de desempenho das aquisies:Avaliao do progresso das entregas do fornecedor, na qualidade, prazo e custos que foram combinados. O propsito desta avaliao quantificar a capacidade realizao do trabalho e de entrega do fornecedor.EntradasFerramentas e TcnicasSadasDocumentos de aquisioPlano de gesto do projetoContratoRelatrios de desempenhoSolicitaes de mudanas aprovadasInformaes sobre desempenhoSistema de controle de mudanas no contratoAnlise de desempenho das aquisiesInspees e auditoriasRelatrios de desempenhoSistema de pagamentosAdministrao de reivindicaesSistema de gesto de registrosDocumentao da aquisioAtivos de processos atualizadosSolicitaes de mudanasPlano de gesto do projeto atualizadoAdministrar as aquisiesInspees e auditorias:Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspees e auditorias nos processos produtivos do fornecedorSistema de pagamentos:Os pagamentos combinados devem ser feitos e registradosAdministrao de reivindicaes:Reivindicaes so mudanas contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas preferencialmente por negociaoSe no for possvel negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contratoSistema de gesto de registros:Mtodo utilizado pelo GP para registrar as questesAdministrar as aquisies - tcnicasAtivos de processos atualizados:Correspondncia (formalizao de aes contratuais)Cronogramas de entregas x pagamentosDocumentao da avaliao do desempenho do fornecedor

Plano de gesto do projeto atualizado:Plano de gesto de aquisiesLinha de base do cronogramaAdministrar aquisies - SadasEntradasFerramentas e TcnicasSadasPlano de gesto do projetoDocumentao de aquisioAuditorias de aquisiesAcordos negociadosSistema de gesto de registrosAquisies encerradasAtivos de processos atualizadosObjetivo:Finalizar as aquisies do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e as entregas so aceitveis.Auditorias de aquisio:Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisioPode incluir uma anlise do processo de aquisio para melhorar os ativos de processosFunciona como lies aprendidas das aquisiesEste processo verifica o produto, a verificao do escopo feita no final do monitoramento e controle

Encerrar as AquisiesAcordos negociados:Todas as reivindicaes pendentes devem ser resolvidas, preferencialmente por negociao, se necessrio envolvendo mediao e arbitragem, se ainda assim no resolver o caminho judicial necessrio.

Aquisies encerradas:Comunicao formal que o contrato foi cumprido e est encerrado.

Ativos de processos atualizados:Arquivamento dos documentos das aquisies.Aceitao das entregas.Documentao das lies aprendidas.Encerrar as aquisies - SadasObrigado!