Gerenciamento do tempo do projeto

Gerenciamento do tempo

• Inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.• Envolve:

• Definir as atividades específicas para produzir as entregas do projeto• Sequenciar as atividades, identificando e documentando os relacionamentos entre as

atividades do projeto• Estimar os recursos das atividades, quais tipos e quantidades de material, pessoas,

equipamentos ou suprimentos serão necessários para cada uma• Estimar as durações das atividades, de maneira mais próxima ao número de períodos

de trabalho que serão necessários para terminar as atividades com os recursos.• Desenvolver o cronograma, considerando o processo de análise das sequências das

atividades, suas durações, os recursos necessários e as restrições do cronograma• Controlar o cronograma

• Estes processos são interagentes entre si e com outras áreas de conhecimento. Podem envolver esforços de um grupo ou de uma pessoa.

Gerenciamento do tempo

• Documentos que fazem parte deste gerenciamento:1. Lista de atividades2. Atributos das atividades3. Lista de marcos4. Diagrama de rede5. Requisitos de recursos das atividades6. Estimativa de duração das atividades7. Cronograma

Lista de atividades

• Definir as atividades é o processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.• A lista de atividades define todas as atividades necessárias para completar o

trabalho do projeto. Ela também descreve em detalhes suficientes para que a pessoas que executa o trabalho compreenda os requisitos necessários para completa-lo corretamente.• As atividades proporcionam uma base para a estimativa, desenvolvimento

do cronograma, execução e monitoramento e controle do trabalho. Implícitos neste processo estão a definição e o planejamento das atividades de desenvolvimento do cronograma de tal modo que os objetivos do projeto sejam alcançados.

Técnicas e ferramentas para definir as atividades

• Decomposição• Envolve a subdivisão dos pacotes de trabalho do projeto em componentes menores,

mais gerenciáveis, chamados atividades. Essas atividades representam o esforço necessário para completar um pacote de trabalho.• A lista das atividades, a EAP e o dicionário da EAP podem ser desenvolvidos tanto

sequencialmente como paralelamente, com ambos servindo de base para o desenvolvimento da lista final das atividades. Cada pacote de trabalho dentro da EAP é decomposto em atividades menores, necessárias para a produção das entregas do pacote de trabalho.

• Planejamento em ondas sucessivas• É uma forma de planejamento com elaboração progressiva, onde o trabalho a ser

executado num futuro próximo é planejado em detalhes e o trabalho futuro é planejado é planejado nos níveis mais altos da EAP. Portanto, um trabalho pode existir em vários níveis de detalhamento dependendo de onde está no ciclo de vida do projeto.

• Modelos• Utilização de uma lista de um projeto anterior.

• Opinião especializada

Elementos da lista de atividades

Elemento do documento Descrição

ID Identificador único

Nome da atividade

Documentar uma breve declaração que resume a atividade. O nome da atividade começa com um verbo e normalmente contém apenas algumas palavras que descrevem um resultado único da atividade, como “projetar a entrega A” ou “testar a unidade B”.

Descrição do trabalho

Se necessário, use essa seção para fornecer mais detalhes para a descrição da atividade. Por exemplo, se for necessário um processo ou método específico para fazer o trabalho.

Atributos da atividade

• Atributos são os detalhes sobre a atividade.• Os atributos são progressivamente adicionados e elaborados à medida que

o processo de planejamento avança.• Depois que a lista de atividades está completa, a descrição do trabalho para

uma determinada atividade pode ser definida, mas os atributos necessários, como relações lógicas e requisitos de recursos, talvez não sejam conhecidos. Assim, as entrada para os atributos da atividade são mais detalhadas do que para a lista de atividades e são adicionadas à medida que novas informações estão disponíveis.

Elementos dos atributos da atividadeElemento do

documento Descrição

ID Identificador únicoNome da atividade Documentar uma breve declaração que resume a atividade. O nome da atividade começa

com um verbo e normalmente contém apenas algumas palavras que descrevem um resultado único da atividade, como “projetar a entrega A” ou “testar a unidade B”.

Descrição do trabalho Uma descrição da atividade em detalhes suficientes para que as pessoas executando o trabalho entendam o que é necessário para completa-lo.

Atividades predecessoras e sucessoras

Identificar todas as atividades predecessoras que devem ocorrer antes da atividade. Identificar todas as atividades sucessoras que só podem ocorrer depois da atividade.

Relações lógicas Descrever a natureza da relação entre atividades predecessoras ou sucessoras, como início para o início ou término para o término.

Antecipações e esperas Quaisquer atrasos necessários entre atividades (esperas) ou acelerações (antecipações) que se aplicam às relações lógicas.

Datas impostas Observar todas as datas necessárias para início, conclusão, revisões ou realizações.Restrições Documentar quaisquer limitações associadas com a atividade como datas “não terminar

após”, abordagens ao trabalho, recursos etc.Premissas Documentar todas as premissas associadas à atividade como disponibilidade de recursos,

conjuntos de habilidades ou outras premissas que afetam a atividade.Recursos necessários e níveis de habilidade

Documentar o número e os papéis das pessoas necessárias para completar o trabalho.

Geografia ou local da execução

Se for necessário concluir o trabalho em algum outro lugar além do local de execução da empresa, indicar o lugar.

Tipos de trabalho Indicar se o trabalho tem duração fixa, quantidade fixa de esforços, nível de esforços, esforço distribuído ou outro tipo de trabalho.

Lista de marcos

• Um marco é um evento significativo na vida de um projeto. O marco mais importante é a data de conclusão do projeto inteiro. Esse é um marco de prazo, um evento que tem duração zero. Outros marcos são intermediários e representam eventos significativos.• Marcos típicos poderiam ser datas de conclusão de entregas, datas de

aceitação para certificações e testes e datas de revisões e reuniões com clientes.• Exemplo:

Marco Data Recurso Status

Fase de iniciação 25 abr Ana Concluído

Planejamento: obtenção dos detalhes do upgrade 2 mai João Concluído

Planejamento: aplicativos executados no PC 20 mai Pedro Em andamento

Planejamento: verificar compatibilidade de hardware 2 jun Marta Não iniciado

Elementos da lista de marcos

Elemento do documento Descrição

Nome do marco Nome do marco que descreve exclusivamente o marco

Descrição do marco

Descrição do marco em detalhes suficientes para entender o que é necessário para determinar se o marco foi alcançado

Tipo

Uma descrição do tipo de marco, como:

Interno ou externo

Provisório ou definitivo

Obrigatório ou opcional

Diagrama de rede

• O diagrama de rede é uma representação visual da relação entre os elementos do cronograma.• pode ser criado no nível da atividade, nível da entrega ou nível do marco.• Seu objetivo é mostra visualmente os tipos de relacionamentos entre os

elementos.• Os elementos são apresentados por meio de nós que são conectados por

linhas com setas que indicam a natureza da relação.• Os relacionamentos podem ser de 4 tipos:

• Término para início (TI) – tipo mais comum. O elemento predecessor deve ser concluído antes de o elementos sucessor poder começar.• Início para início (II) – nessa relação, o elemento predecessor deve começar antes de

o elemento sucessor começar.• Término para término (TT) – nessa relação, o elementos predecessor deve estar

completo antes de o elemento sucessor poder estar completo.• Início para término (IT) – esse é o tipo menos comum de relacionamento. O

elemento sucessor deve começar antes de o elemento predecessor poder estar completo.

Diagrama de rede

Início A

B

C

D

E

F

G

H I FIMTI – 2d

+2d

TT

II

Requisitos de recursos das atividades

• Os requisitos de recursos das atividades descrevem o tipo e a quantidade de recursos necessários para completar o trabalho do projeto. Os recursos incluem:• Pessoas• Equipamentos• Material• Suprimentos• Locais (salas de treinamento, locais de teste etc)

Elementos dos requisitos de recursos das atividades

Elemento do documento Descrição

ID Identificador único

Tipo de recursos

Indicar se o recurso é uma pessoa, equipamento, suprimento, material, local ou alguma outra forma de recurso.

Quantidade Documentar a quantidade de recursos necessária para a atividade.

Premissas Inserir as premissas associadas ao recurso, como disponibilidade, certificações etc.

Comentário Incluir informações sobre grau, competência ou outras informações relevantes.

Estimativa de duração das atividades

• As estimativas de duração das atividades fornecem informações sobre a quantidade de tempo necessária para completar o trabalho do projeto.• Podem ser determinadas desenvolvendo uma estimativa para cada pacote

de trabalho utilizando opinião especializada ou técnicas de decisão em grupo ou métodos quantitativos.• Podem incluir a reserva de contingência para dar conta dos riscos

relacionados à incerteza nas estimativas de duração.• Para aquela durações de atividade relacionadas com recursos humanos, ao

contrário de materiais ou equipamentos, as estimativas de duração de atividades geralmente converterão estimativa das horas de trabalho em dias ou semanas.• Para converter horas de trabalho em dias, calcule o número total de horas e

divida-o por 8.• Para converter horas de trabalho em semanas, calcule o número total de

horas e divida-o por 40.

Elementos da estimativa de duração das atividades

Elemento do documento Descrição

ID da EAP Identificador único da EAP.

Descrição da atividade

A descrição do trabalho que precisa ser feito.

Horas de trabalho

A quantidade de mão de obra necessária para executar o trabalho; geralmente mostrada em horas, mas também pode ser mostrada em dias.

Duração O tempo necessário para executar o trabalho; normalmente mostrado em dias, mas também pode ser mostrado em semanas.

Estimativa de duração das atividades

• Uma das maneiras de calcular a estimativa de duração é a estimativa de três pontos ou distribuição beta.• Esta técnica consiste em trabalhar com estimativas:

• Duração otimista• Duração mais provável• Duração pessimista

Estimativa de três pontos (distribuição beta)

Duração otimista Determinar uma estimativa de duração otimista. Estimativas otimistas supõem que tudo ocorrerá bem e que não haverá nenhum atraso no material e que todos os recursos estão disponíveis e serão executados como esperado. Exemplo: 20 dias.

Duração mais provável

Determinar uma estimativa de duração mais provável. A maioria das estimativas mais prováveis supõe que haverá alguns atrasos, mas nada fora do comum. Exemplo: 25 dias.

Duração pessimista Determinar uma estimativa de duração pessimista. Estimativas pessimistas supõem que há riscos significativos que se materializarão e causarão danos. Exemplo: 36 dias.

Equação de ponderação

Ponderar as três estimativas e dividir. O método mais comum de ponderação é a distribuição beta:

tE=(tO+4tM+tP)/6

Exemplo: (20+4(25)+36)/6=26

Duração esperada Inserir a duração esperada com base no cálculo da distribuição beta. Exemplo: 26 dias.

Cronograma do projeto

• O cronograma combina as informações relevantes para determinar as datas inicial e final das atividades do projeto.• Uma maneira comum é utilizar o gráfico de Gantt, que mostra as

dependências das atividades.• Outra maneira é criar um gráfico de marcos, que mostrará as datas dos

eventos importantes ou principais entregas.

Gráfico de Gantt

Gráfico de Marcos

Bibliografia

Este material foi extraído de:• XAVIER, Carlos M. S. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o

escopo do projeto. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2009.• PMBOK. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (guia

PMBOK). 4 ed. Project Management Institute – São Paulo: Saraiva, 2012.• STACKPOLE, Cynthia. Guia de templates para gerenciamento de projetos. Rio

de Janeiro: Elsevier, 2013.• MENEZES, Luís C. M. Gestão de Projetos. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2009.• CARVALHO, Marly M; RABECHINI JR, Roque. Fundamentos em gestão de

projetos: construindo competências para gerenciar projetos. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2011.• KABANAR, Vijay; WARBURTON, Roger D. Gestão de projetos. São Paulo:

Saraiva, 2012.• KEELING, Ralph; BRANCO, Renato H. F. Gestão de projetos: uma abordagem

global. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2012.