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GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
DO PROJETO
FABIO FRECH GOUVEIA
JUSTINE BEIRITH MONTALVÃO
MANUELA DE SOUZA BRITO
MARCUS VINICIUS RIBAS MOCELLIN
AGENDA
Introdução
Apresentação do referencial teórico
Metodologia
Apresentação e análise dos resultados
Recomendações e Conclusões
INTRODUÇÃO
Objetivo Geral:
Relacionar a eficácia da Gestão de Comunicação
com a obtenção de resultados positivos no
gerenciamento de projetos
INTRODUÇÃO
Objetivos Específicos: Identificar os meios de comunicação mais utilizados
pelas empresas
Verificar se as empresas utilizam os processos necessários para a gestão de comunicação
Determinar se há gerenciamento das partes interessadas
Identificar as principais falhas na gestão de comunicação
Relacionar o sucesso dos resultados dos projetos com a aplicação das ferramentas e processos da Gestão de comunicação.
REFERENCIAL TEÓRICO
PMBOK: uma das principais referências
internacionais
É do PMBOK que foram extraídas as definições
e os referenciais teóricos utilizados no trabalho
REFERENCIAL TEÓRICO
Partes Interessadas
Ativamente envolvidas no projeto
Interesses afetados positiva ou negativamente
Que podem exercer influência
REFERENCIAL TEÓRICO
Gerenciamento de
Operações
Fornecedores
Partes Interessadas
Clientes/Usuários
Patrocinador
Gerentes de Portfólio
Escritório de Projetos
Gerentes de Projetos
Equipe de Projetos
Gerentes Funcionais
REFERENCIAL TEÓRICO
Gerenciamento das Comunicações em Projetos
Área do conhecimento definida no capítulo 10 do
PMBOK
Engloba 5 processos
REFERENCIAL TEÓRICO
Gerenciamento das Comunicações em Projetos
Identificar as Partes Interessadas
Planejar as Comunicações
Distribuir Informações
Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas
Reportar Desempenho
METODOLOGIA
Estudo através de um levantamento de dados
por amostragem utilizando um questionário
Perguntas relacionadas aos processos de
Gerenciamento da Comunicação do PMBOK
Universo de pesquisa englobou os alunos de
Gerenciamento de Projetos do ISAE/FGV de
Curitiba
RESULTADOS
Caracterização das empresas
Tipo de Capital
Privado 93,3%
Misto 6,7%
Origem
Nacional 46,7%
Multinacional 53,3%
Setor da economia
Comércio 0%
Indústria 46,7%
Prestação de serviços 53,3%
Faturamento anual
Até $10 milhões 13,3%
De $10 milhões até $50 milhões 13,3%
De $50 milhões até $500 milhões 20,0%
De $500 milhões até $1 bilhões 6,7%
De $1 bilhão até $20 bilhões 33,3%
Mais de $20 bilhões 13,3%
Ramo de Atividade
Energia 6,7%
Engenharia 13,3%
Informática/Tecnologia da Informação 20,0%
Borracha/Plástico 6,7%
Automobilística 6,7%
Agroindústria/Pecuária/Pesca 6,7%
Público 6,7%
Alimentos 13,3%
Petroquímica/Petróleo 13,3%
Eletrônica/Eletroeletrônica/Eletrodomésticos 6,7%
RESULTADOS
Caracterização das empresas
O grande percentual de empresas que já
apresentam um PMO, totalizando 66,7%;
O pequeno percentual (20%) de empresas que
gerenciam apenas projetos.
Empresas com PMO
Sim 66,7%
Não 33,3%
Não informado 0%
Gerenciamento de Projetos/Programas/Portfólios
Apenas Projetos 20,0%
Programas e Projetos 26,7%
Portfólios, Programas e Projetos 33,3%
Portfólios e Projetos 13,3%
Não informado 6,7%
RESULTADOS
Caracterização das empresas
66,7% trabalham com projetos como atividade fim do
negócio ou de forma ampla em diversas áreas.
PMI é a mais utilizada, totalizando 53,3%, seguida
pelas metodologias próprias, 26,7%.
Diretriz Metodológica
IPMA 6,7%
PMI 53,3%
PRINCE2 0%
Outras 13,3%
Própria 26,7%
Finalidade dos Projetos
Atividade fim da empresa 26,7%
Áreas e atividades específicas 20,0%
De forma ampla 40,0%
Não trabalha com projetos 6,7%
Não informado 6,7%
RESULTADOS
Caracterização dos participantes
86,7% participam efetivamente de projetos,
nas empresas onde atuam;
80% participam sempre, ou na maior parte do
tempo, de projetos;
Participação nos projetos
Coordenador, gestor ou gerente 60,0%
Participante da equipe de projeto 20,0%
Quando convocado pelas equipes 6,7%
Não participa 13,3%
Freqüência de participação
Sempre 73,3%
Na maior parte do tempo 6,7%
Pouco 6,7%
Nunca 13,3%
RESULTADOS
Aspectos específicos
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Identificação das Partes Interessadas 46,6% 20% 20% 6,7% 6,7%
Classificam as Partes Interessadas 33,3% 20% 26,7% 13,3% 6,7%
Planejam o Gerenciamento das Comunicações 46,6% 13,3% 13,3% 20% 6,7%
Elaboram um Plano de Gerenciamento das Comunicações 33,3% 13,3% 20% 26,7% 6,7%
Definem e consideram o processo de distribuição de informações 46,6% 20% 13,3% 13,3% 6,7%
A empresa provê os meios de comunicação necessários 46,6% 26,7% 13,3% 6,7% 6,7%
Definem e consideram as estratégias de abordagem das Partes
Interessadas33,3% 26,7% 13,3% 20% 6,7%
Revisam periodicamente as estratégias de abordagem das Partes
Interessadas20,0% 20% 26,7% 26,7% 6,7%
Relatam periodicamente o desempenho dos projetos 46,6% 33,7% 0% 6,7% 13,3%
Trabalham com modelos pré-estabelecidos para os relatórios de
desempenho46,6% 26,7% 13,3% 0% 13,3%
Aplicam indicadores de desempenho aos projetos 46,6% 40,0% 0% 0% 13,3%
Formulam e comunicam previsões de desempenho 20,0% 46,6% 13,3% 6,7% 13,3%
RESULTADOS
Aspectos específicos
Apenas 6,7% não identificam as partes
interessadas. Já 33,3% das empresas
identificam e classificam em todos os projetos.
6,7% não classificam as partes interessadasE
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Identificação das Partes Interessadas 46,6% 20% 20% 6,7% 6,7%
Classificam as Partes Interessadas 33,3% 20% 26,7% 13,3% 6,7%
RESULTADOS
Aspectos específicos
20% das empresas não planejam as comunicações.
33,3% planejam e elaboram o plano de Ger. das
Comunicações em todos os projetos.
13,3% planejam em todos os projetos mas não
elaboram um plano em todos os casosE
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Planejam o Gerenciamento das Comunicações 46,6% 13,3% 13,3% 20% 6,7%
Elaboram um Plano de Gerenciamento das Comunicações 33,3% 13,3% 20% 26,7% 6,7%
RESULTADOS
Aspectos específicos
60% das empresas elaboram o plano de Ger.
da Comunicação nas fases iniciais e 26,7% só
o elaboram quando necessário ou solicitado.
Momento da Elaboração do Plano de Gerenciamento das Comunicações
Fases iniciais do projeto 60,0%
Fases de execução dos projetos 0%
Quando necessário ou solicitado 26,7%
Em outros momentos 0%
Não informado 13,3%
RESULTADOS
Aspectos específicos
13,3% não definem os processos de distribuição das
informações, já 46,6% o fazem em todos os projetos.
6,7% das empresas não provêem os meios de
comunicação necessários. Já 46,6% provêem em todos
os projetosE
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Definem e consideram o processo de distribuição de informações 46,6% 20% 13,3% 13,3% 6,7%
A empresa provê os meios de comunicação necessários 46,6% 26,7% 13,3% 6,7% 6,7%
RESULTADOS
Aspectos específicos
20% das empresas não definem estratégias de
abordagem
20% definem e revisam essas estratégias periodicamente
Já 13,3% definem mas não revisam periodicamente.E
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Definem e consideram as estratégias de abordagem das Partes
Interessadas33,3% 26,7% 13,3% 20% 6,7%
Revisam periodicamente as estratégias de abordagem das Partes
Interessadas20,0% 20% 26,7% 26,7% 6,7%
RESULTADOS
Aspectos específicos
80% das empresas relatam periodicamente o
desempenho de em todos ou na maior parte dos projetos
Em 86,7% das empresas tem modelos pré-estabelecidos.
Apenas 6,7% não formulam e não comunicam previsões
de desempenho.
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Relatam periodicamente o desempenho dos projetos 46,6% 33,7% 0% 6,7% 13,3%
Trabalham com modelos pré-estabelecidos para os relatórios de
desempenho46,6% 26,7% 13,3% 0% 13,3%
Aplicam indicadores de desempenho aos projetos 46,6% 40,0% 0% 0% 13,3%
Formulam e comunicam previsões de desempenho 20,0% 46,6% 13,3% 6,7% 13,3%
RESULTADOS
Opiniões de profissionais
80% consideram importante o planejamento da Ger. de
Comunicação e não conduziriam um projeto sem este
53,3% consideram o Ger. das Comunicações importante
para o sucesso dos projetos e que os resultados
melhoram com o planejamento
Considera o planejamento do Ger. das Comunicações um
processo importante para o sucesso dos Projetos?
Sim 80,0%
Não considera o planejamento importante 6,7%
Não considera o planejamento e o ger. importante 0%
Não informado 13,3%
Os resultados dos Projetos melhoram quando
é realizado o planejamento do Gerenciamento
das Comunicações?
Sim 86,7%
Não 0%
Não informado 13,3%
RESULTADOS
Opiniões de profissionais
60% dos profissionais já conduziram projetos
sem promover o Ger. da Comunicação, mas
apenas 13% voltariam a fazê-lo.
Você já conduziu Projetos sem promover o planejamento
do Gerenciamento das Comunicações?
Sim 60%
Sim, mas com Gerenciamento das Comunicações 13,3%
Não 20%
Não informado 6,7%
Você conduziria projetos sem planejar o
Gerenciamento das Comunicações?
Sim 13,3%
Não 80,0%
Não informado 6,7%
RECOMENDAÇÕES
Todos os processos de Ger. da Comunicação
estão sendo aplicados de forma significativa
Classificar as partes interessadas:
Possibilita um dimensionamento correto dos
esforços despendidos
Direciona a formulação das estratégias de
abordagem
RECOMENDAÇÕES
Elaboração do Plano de Gerenciamento das
Comunicações
Garante a todos os envolvidos um entendimento
único dos métodos de gerenciamento, ferramentas
e parâmetros adotados
Deve ser elaborado para todos os projetos, na fase
iniciais de planejamento, garantindo uniformidade
do processo de comunicação desde o início do
projeto
RECOMENDAÇÕES
Revisão periódica das estratégias de
abordagem das Partes Interessadas
Previsões de desempenho são fundamentais
na antecipação dos resultados do projeto
CONCLUSÃO
A importância das comunicações para o
sucesso dos projetos é evidente.
Parcela razoável de todos os problemas que
ocorrem no projeto tem origem nos problemas
de comunicação
Conceitos mínimos e fundamentais
estabelecidos pelo PMBOK não podem se
negligenciados
CONCLUSÃO
É grande a aderência de profissionais à
utilização dos processos de Gerenciamento
das Comunicações
A importância da continuidade das pesquisas,
do desenvolvimento de processos,
implementação de metodologias, capacitação
de profissionais