Gerência de Projetos

Gerenciamento de Grupos de Trabalho

Daniela de Freitas Guilhermino Trindade

Maio/ 2007

Universidade Estadual de MaringáDepartamento de Informática

Mestrado em Ciência da ComputaçãoMestrado em Ciência da Computação

Agenda

Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicações Risco Aquisições

Metodologia PMBOK / PMI

Integração

Cu

sto

Prazo

Escopo

RH

Risco

Comunicação

Aquisição

Qualidade

Fonte: Mylius & Marodin (2005)

As três dimensões da GP

Encerrar

Controlar

Executar

Planejar

Iniciar

AquisiçãoR HRiscoComunicaçãoCusto

CronogramaEscopo

QualidadeIntegração

Implementação

Teste

Desenvolvimento

Projeto Técnico

Requisitos

Definição e Justificação

Processos de GPProcessos de GP

Responsabilidades de GPResponsabilidades de GP

Ciclo de Vida Ciclo de Vida de Projetosde Projetos

Planejamento dos Recursos Humanos

Composição da equipe do projeto Matriz de responsabilidade

Iniciação Termo de referência,

Identificação de restrições e Premissas

Designação Gerente Projeto

Processos de GP - Abordagem em RH

Composição da Equipe

As equipes de projeto podem ter diferentes formas, que serão definidas

conforme o tamanho do projeto.

Estruturas organizacionais clássicas Funcional Força-tarefa ou projetos Matricial

Modelo Funcional

Organizados em torno de áreas funcionais Equipes: Administradas pelos gerentes funcionais; Equipe de projeto é composta por pessoas do mesmo

departamento Recursos para projeto

- Vêm da organização funcional- Projeto em parcelas

Vantagens:

Há autoridade clara; Não necessitam negociar com outras organizações em

relação aos recursos; Os membros da equipe tendem a ser familiarizados entre

si.

Desvantagens:

Falta de especialistas; Os membros da equipe poderão ter outras

responsabilidades fora do projeto.

Modelo Funcional

Orientado para tarefa e para equipe Desafios: mobilização e desmobilização do

pessoal

Modelo Força Tarefa/ Projeto

Vantagens:Clara autoridade Foco claro

Desvantagens:Duplicação de recursos, pois os recursos

escassos devem ser duplicados para os projetos diferentes

Modelo Força Tarefa/ Projeto

Modelo Matricial

As organizações matriciais permitem que os departamentos funcionais tenham seu foco nas competências específicas dos negócios, e permitem que os projetos sejam integrados por especialistas de toda a organização.

Duas chefias ao mesmo tempo.

Vantagens: Alocação com eficiência de todos os recursos, especialmente

as qualificações raras que não são necessárias a tempo integral no projeto. Mais flexível quando trata das mudanças das necessidades e das prioridades do negócio.

Desvantagens: Relações de subordinação são complexas. Torna-se mais importante para os funcionários desenvolver

habilidades de gerenciamento do tempo, para garantir que as expectativas de trabalho de múltiplos gerentes sejam atendidas.

Requer uma boa comunicação e a cooperação entre os diversos gerentes funcionais e gerentes de projetos que necessitam utilizar os mesmos recursos.

Modelo Matricial

Responsabilidades

Gerente de Projetos- Define o que vai

ser feito;- Define prazos;- Elabora estratégia

de trabalho;- Define Orçamento;- Controla a

execução do projeto.

Gerente Funcional- Define como o

trabalho vai ser feito;

- Define onde a tarefa será executada;

- Indica quem fará o trabalho;

- Garante que as entradas de uma tarefa sejam integradas corretamente.

Atributos do Gerente de Projetos Matricial•Maturidade como gerente;•Experiência em administração de projetos;•Habilidade de planejamento;•Boa visão das diferentes áreas envolvidas no projeto;•Capacidade de negociação e articulação;•Habilidade para definir responsabilidades;•Capacidade de coordenar reuniões objetivamente;•Habilidade para tomar decisões a partir das contribuições do grupo;•Capacidade de entendimento do clima emocional do grupo;

Análise Comparativa - Estruturas Organizacionais

AspectosFuncional

MatrizForça TarefaFuncional Projeto

Balanceada

Autoridade do Gerente de Projetos

Nehuma LimitadaModerada

Alta Total

Dedicação do Gerente de Projetos

Baixa Até 30 % Até 75% Até 100% Total

Alocação da Equipe

BaixaParte do tempo

Parte do tempo

Total Total

Fonte: Martins (2006)

Divisão de autoridade e atividades entre o GP, GF e Diretoria

X= toma decisão

• = é consultado

= executa

Fonte: Duarte (2000)

Fonte: CLELAND (2002)

Relação entre responsáveis pelo Planejamento, Controle e Execução do Projeto

Gerente Geral de Projetos

Executivo de Projetos

Gerente do Projeto

A

Gerente Funcional

Escritório Projetos

Líder Funcional do Projeto

A

O que?

Quando?

Quanto?

Status

Responsável pelo

pacote de trabalho

Responsável pelo

pacote de trabalho

Pessoas Responsáve

is

Pessoas Responsáve

is

Quem

Como

Como

Quão Bom

Status - Projeto

Status

Matriz de Responsabilidades

WBS José André Ricardo Mariana

1.1 - Modelo de Negócios A F E R

1.2 - Especificação Técnica A 

E P

1.3 - Programação P 

R E

1.4 -Testes P 

E F

1.5 - Homologação 

E/A F F

1.6 -Implantação 

E/A P E

F = fornece informação ou dados / E = executa

R = revisa / P = participa ou apoia / A = aprova

Fonte: Martins (2006)

Execução e Controle - RH Gerenciamento RH:Desempenho e

Motivação Solução de Conflitos

- Retirada Estratégica- Panos Quentes- Negociação- Colaboração- Força

Atender necessidade de contratação ou treinamento não previstos

Encerramento Formaliza a finalização do projeto aos

olhos dos participantes. Encerramento dos contratos

estabelecidos com terceiros

Desenvolvimento da Equipe

É preciso que as pessoas “realmente” queiram fazer as coisas da forma como o gerente pede.

Equipe eficaz Propósito claro

- Delegação, Relacionamento, Comunicação, Flexibilidade e Reconhecimento

Uma boa equipe:- Tarefa- Limite- Nível de desempenho prometido- Prazo Final- Cliente

Eu sei o que preciso fazer e os objetivos da equipe são claros;

Todos assumem um certo grau de responsabilidade pela liderança;

Existe participação ativa de todos;

Eu me sinto valorizado e apoiado pelos outros;

Os membros da equipe me escutam quando eu falo;

Diferençcas de opinião são respeitadas;

Nós gostamos de trabalhar juntos e achamos nosso convívio prazeroso e divertido;

Equipes Eficazes

Formação

- Por que, Quem, Qualificações, Tamanho, Recursos, Descarte ?

Maturação

- Conflitos de Grupo e Mudanças

- O que, Quais papéis, Patrocinador, Comando, Decisões, Desacordos, Pontos Fortes, Quando, Comunicação?

Estágios – Formação de uma equipe

Estágios de Desenvolvimento de Equipe

Orientação

Insatisfação

Resolução

Produção

Comprometimento Alto e Competência Baixa

Comprometimento Baixo e Competência Média

Comprometimento Variável e Competência Alta

Comprometimento Alto e Competência Alta

Estilos de Liderança Parâmetros: Competência e Comprometimento Funções de tarefa e manutenção

Direção: Fornece instruções específicas - quais tarefas serão executadas e como serão. Supervisão rigorosa.

Orientação

Treinamento: Dirigir e Supervisionar. Treinar, Incentivar, Discutir decisões e Solicitar Sugestões.

Insatisfação

Apoio: Facilitar e apoiar esforços da equipe. Escutar, Compartilhar tomada de decisões. (Membros tem mais autonomia planejar e executar)

Resolução

Delegação:Responsabilidade do processo decisório e da solução de problemas dos subordinados.

Produção

Problemas comuns aos gerentes

IgnorânciaSupertreinadosTalentosos demaisMuito bondosoEstilos inapropriadosColocam-se adiante da equipeNão toleram o fracassoNegligência quanto às necessidades profissionais dos membrosMedo de assumir riscos

Os bons líderes...Projetam energia, fornecem motivaçãoEstão envolvidos, envolvem, compartilham informaçõesAuxiliam na evolução e na mudançaUsam persuação e perseverançaEnxergam além do óbvioVisão sistêmicaSão habituais professoresAlavancam o foco e a integração.Apóiam a criatividadeTomam iniciativasEsquivam-se da negatividadeNunca se acomodam