Perguntas e Respostas Para: SELEÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO CONDOMÍNIAL

Perguntas e Respostas

Para: Seleção de Serviços Operacionais e  Administrativos, 

Considerações:

Devido nosso interesse em esclarecer algumas duvidas e motivos que ocorrem quando os condomínios (SÍNDICOS) buscam contratar os serviços de uma administradora. Estamos disponibilizando e apresentando esse único e inovador instrumento onde perguntando e respondendo, esperamos levar aos condomínios (SINDICOS) uma melhor e mais segura possibilidade na tomada de decisão quando da contratação desses serviços.

P - Porque devo contratar os serviços administrativos?

          Muitas são as razões que levam o condomínio (sindico) á contratar os serviços de uma administradora; dentre eles, estão a mão de obra (funcionários), inadimplência, comodidade, falta de tempo, questões judiciais, pessoais, administrativas, operacionais e outras.

1- Com tudo, não podemos deixar de focar que Sendo o sindico antes de qualquer coisa um condômino como os outros, tem por regra básica, sua vida e atividades particulares com isso, a dificuldade em se envolver diretamente com a administração. Contratando assim, os serviços de uma administradora.

1.a) Toda via, sendo um condômino, e tendo que representar o condomínio nas mais diversas áreas, acabam se expondo e criando inimizades com funcionários e condôminos principalmente quando envolve assunto justiçial onde, representando o condomínio, o condômino ou funcionario só o ver como o condômino que tão logo cumpra o seu mandado volta e não deixa de ser condômino. Porem, por ter desgastado o relacionamento pode ai, passar a ter um provável inimigo, ou uma difícil e complicada convivência por te-lo acionado na justiça.

1.b) Já se quem aciona ou há algum inconveniente e esse é conduzido pela administradora, logo o envolvido assim como o sindico, tem pra quem transferir a responsabilidade. E por ser uma instituição neutra tende-se a aceitar sem que haja desgaste da pessoa (sindico/condômino) ou do administrador (preposto).

- O que temos a Propor:

Reconhecendo a importancia e o quão indispensavel são tais serviços, aliamos a satisfação em atende-los nas suas reais necessidades apresentando-lhes o projeto GERCON – GERENCIAMENTO DE RECURSOS PARA CONDOMINIOS onde disponibilizando os serviços de: Supervisão dos funcionários, substituição em caso de: férias, falta não justificada, licença medica, demissão, e mais: Capacitação dos seguranças de vidas humana (porteiros), técnica de limpeza, conservação, uso correto e devido dos "EPIS" , equipamnetos e produtos de limpeza para os serventes do condomínio. Técnica de prevenção de acidentes e incêndio para funcionários das unidades comerciais ou residenciais e do condominio no proprio local de trabalho. Incluindo serviços voltados para: FOLHA DE PAGAMENTO, BOLETOS, BALANCETES E OUTROS, sem a necessidade da terceirização. 

1 - DAS ATIVIDADES:

Dentre as atividades, destacamos a operacional onde por meio de um PREPOSTO (SUPERVISOR) com ou sem ADMINISTRADOR, faremos o acompanhamento das atividades dos porteiros, serventes, prestadores de serviços, cotações, compras, assessoria aos condôminos, serviços realizados nas áreas comum, compra de gás, monitoramento do consumo de água, energia, gás, uso e aquisição de material e equipamentos de limpeza, equipamentos e ferramentas do condomínio, fardamento e EPI”S usados pelos funcionários, manutenção dos equipamentos, maquinários do condomínio e outros.

P - Qual a freqüência desas visitas ao condomínio?

R - As visitas serão 03 (Três) vezes por semana sendo 02 diurnas e uma noturna em dias e horas aleatória que serão registradas no livro de ocorrência informando e relatando as situações e posição tomadas ou a ser tomadas de acordo a cada situação.

P -  Nessas visitas, qual o tempo de permanência no condomínio?

R - Quando se tratar de visitas diurnas periódicas, essas terão como base o suficiente para percorrermos todo o condomínio, avaliarmos as atividades dos funcionários livros de ocorrências da portaria e dos condôminos.

R1 - Já as visitas diurnas á nível preventivo, a cada trinta dias (uma por mês), no próprio condomínio, com a participação de interessados do condomínio, faremos reuniões com os funcionários, e ou prestadores de serviços. Treinamento especifico para os PORTEIROS (Segurança de Vidas Humana) e SERVENTES (Serviços Gerais) além de uma vez a cada bimestre, (2 em 2 meses) , nos mantermos no condomínio por um maior período para acompanharmos em suas atividades.

R.1 Também a cada 6 meses, faremos palestras sobre prevenção de acidentes juntos as secretárias e ou funcionários das unidades comerciais ou residenciais. Bem como junto aos condôminos que se façam interessados. E a cada 6 meses,visando uma administração participativa; faremos enquete sobre a administração junto aos condominos permanecendo assim, um maior período no condomínio.

R1.2 – Assim como no período diurno, também estaremos fazendo com o noturno. É certo que em uma das visitas mensalmente, deveremos permanecer no condomínio a partir das 22 horas a fim de melhor acompanharmos e requerermos a aplicação do conteúdo dos treinamentos.

R1.3 – Visando informar o condomínio e mante-lo ciente das reais situações e providencias adotada ou não. Quando das visitas; trimestralmente disponibilizaremos no nosso site ou por email, um relatório operacional referente o período.

2 - Existe algum de tipo de checklist de verificação? Qual seria?

Servente:

R – Por estarmos treinando os serventes com respeito as suas atividades no próprio local de trabalho, destacando: O que fazer? Como fazer? Porque fazer? E Quando fazer. Uso e utilidade DEVIDA dos Produtos e Equipamentos de Limpeza, Bem como os EPI’S, Fardamentos e suas atividades. Estaremos desenvolvendo um cronograma (programação) de atividades e responsabilidades especifica para o seu condomínio focando:

Técnica de varrição

Utilização e aplicação de produtos e equipamentos apropriados ao ambiente ou superfície a ser tratada.

Técnica e procedimento devido para lavagem ou limpeza de paredes, superfícies em geral, Banheiros e outros.

Utilização, lavagem e conservação de panos de chão e equipamentos de higienização e conservação em geral.

Utilização e cuidados devidos para EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL (EPI’S)

Técnicas e procedimentos devidos para limpeza e conservação de vidros, esquadrias de alumínio, aços escovados, corre-mãos, escadarias, garagens, moveis, sombreiros, espreguiçadeiras, contentores de lixo,lixeira e outros.

3 - O preposto participaria das reuniões de condomínio?

Sim! porem não há obrigatoriedade e o mesmo, participara sem com tudo ter o dever de se posicionar contra ou a favor em situações que não lhe digam respeito. Pois tendo no condomínio o sindico e ou não um administrador que melhor representa o condomínio, esse creio seja o mais indicado.

4 - FUNCIONÁRIOS (Terceirizados ou não)

a) Como seria feito o acompanhamento dos funcionários?

Como já mencionado: nas visitas ao condomínio, registros no livro de ocorrência, reuniões, enquetes junto aos condôminos e acompanhamento direcionado, nos proporcionaram uma eficiente e coerente assessoria das atividades e desempenho tanto dos funcionários, como dos prestadores de serviços.

b) Haverá algum tipo de treinamento? Qual tipo? Com que freqüência?

Para os Porteiros (Segurança de vidas humana):

R – Sim: aos porteiros, o treinamento será voltado à segurança condominial focando a segurança as vidas humana, Pois essa é a principal razão da existencia de um condominio e principal atividade do PORTEIRO (prestar serviço de SEGURANÇA DE VIDAS HUMANA 24 horas Por dia). O treinamento será apresentado no próprio condomínio, proporcionando, à associação do nosso conteúdo, as necessidades de cada condomínio. Além da participação e acompanhamento de condôminos e ou interessados, que por participarem poderão avaliar e requerer dos funcionários a aplicação do conteúdo.

Os treinamentos, nos dois primeiros anos, serão ministrados á cada 6 meses e a partir do 3º ano, uma vez ao ano Por mais 3 anos. Porem, isso não impedirá que nas reuniões estejamos abordando e associando outras ocorrências e ou situações decorrentes do dia-a-dia que considerarmos necessário ser tratado em nível de reciclagem. E assim faremos continuamente.

Importante: Quando da contratação de um novo funcionário (substituto), além da seleção, esse será especificamente treinado visando o atendimento das necessidades de cada condomínio antes da sua admissão ou em caso de FERIAS.

5 -  Será distribuído algum tipo de rotina para os funcionários? Por quê?

R - Sim! Dentro do nosso conceito de gerenciamento de recursos condominial, entendemos que a administração, inicia-se pelos funcionários. Daí, a razão pela qual definimos a pessoa do PORTEIRO como: extensão dos olhos e ouvidos do condomínio. Pois ele é quem 1º ver e ouve a tudo que ocorre num condômino. Assim como ao SERVENTE e VIGIA extensão dos olhos e ouvidos da administração. Que por trabalhar nas áreas, e ficar mais tempo, tende á ver e ouvir a tudo que ocorre nas áreas do condomínio. Podendo assim, quando bem treinado e conscientizado da sua importância, rotineiramente nos auxiliar no desempenho da ADMINISTRAÇÃO condominial..

6) A COBRANÇA:

como se dará a cobrança dos inadimplentes?

R - O condomínio como instituição sem fins lucrativa, tem na taxa condominial a sua única e indispensável fonte de sobrevivência; logo não se pode permitir que o condômino usufruindo dos benefícios que a taxa condominial paga pelos demais lhe proporciona, deixe de pagar a sua taxa condominial. Pois além de ser injusto, o mesmo antes de residir num condomínio já sabia que para ali habitar, teria que pagar pela mesma. Pois diferente das taxas extras que tende a valorizar o patrimônio (condomínio e imóvel), a taxa condominial é utilizada para pagamento de consumo, benefícios e serviços comum a todos. Sendo assim, não pode e não deve deixar de ser paga por todos ainda que sob qualquer alegação.

P - Com que freqüência seria feito o acionamento na justiça dos inadimplentes?

R – Interessante, é esgotarmos todas as possibilidades de uma negociação amigável. Pois o boleto por se mesmo, nos proporciona condições de assim como a Coelba e Embasa informarmos no próprio a existência de debito mais com tudo, se não for dada a devida atenção. E não havendo satisfação convincente voltada para o pagamento ou um parcelamento. Não nos restará alternativa que não seja o acionamento na justiça, inclusão do nome no SPC / SERASA se o condomínio for cadastrado; e se aprovado em Assembléia com 50% mais um (01). Isso deverá ser o mais rápido possível, pois é interessante não deixarmos haver acumulo de cotas atrasadas. Sendo assim, tantas quantas vezes for estaremos adotando as devidas providencias. Respeitando com tudo, o que estiver assegurado em convenção ou Assembléia que tenha tratado do assunto.

a) Será feita a distribuição de informes, convites de reunião, etc.? Haverá custo?

Quando se tratar de comunicados para condôminos não residentes, e não havendo como lhe comunicar se não por correio, jornal ou outro que gere custo, dependendo da freqüência e do apurado, será definido com antecedência o que de fato pode ser feito e se necessário, transferido a quem de direito, o custo devido.

7- Da ADMINISTRAÇÃO.

7.1 Horário de disponibilidade do preposto? Ocorrências de final de semana ou feriado como seriam tratadas?

R – A disponibilidade para efeito de contato,será 24 horas por dia já se for para tratar de ocorrência necessitando da presença a nível de emergência, por estarmos treinando aos funcionários no tocante ao conhecer o funcionamento hidráulico e elétrico da área comum do condomínio, e equipamentos como bombas, alimentação hidráulica do reservatório de água, sistema automatizado de portões, câmeras, hidrantes de incêndio, sistema de emergência de incêndio, extintores e situações diversas. Esperamos ser acionados sim para orientarmos e se ainda assim se fizer necessário nossa presença em relação a esses ou outros assuntos, iremos com maior prazer e brevidade.

a) Aquisição de material de limpeza e conservação?

R - Por estarmos administrando o condomínio e termos parcerias com fornecedores nos proporcionam uma condição de melhor negociação e preços. Por essas e outras razões, estaremos fazendo cotação, uma planilha com os valores e respectivos orçamentos adquirindo assim, os materiais ou se preferir encaminhando para análise e aprovação.

b) Serviços complementares como jardinagem, substituição de lâmpada, esgotamento sanitário, caixa de gordura, manutenção de bomba. Como seriam tratados?

R - Será criado um controle de acompanhamento de funcionamento dos equipamentos e serviços gerais, para que no seu devido tempo e necessidade, possamos está providenciando.

c) Solicitações.

Como se dará a forma de acionamento da empresa no caso de problemas? Será feito pelo funcionário da portaria e registrado em livro próprio para conhecimento do síndico?

Sim! Caso o condomínio disponibilize e seja acessível ao funcionário um meio de comunicação que lhe proporcione condições para tanto. Pois o fato da portaria funcionar 24 horas por dia, acredita-se que seja muito mais indicada do que outro é certo, se não houver como. E quanto ao registro em livro de ocorrência, não só servira para conhecimento do Sindico e outros, como principalmente para comprovação do contato feito eximindo assim, a possibilidade de uma contestação como justificativa para o não comparecimento de quem ou Empresa acionada.

Sobre o idealizador:

Nome Jailson Freitas (Freitas)

Desde 1990 Atuando no Segmento

Nas Funções de Administrador, Supervisor Operacional, Instrutor de Segurança Condominial.