FUNDAMENTOS BÁSICOSEM

GERÊNCIA DE PROCESSOS I

ABRIL 2014

GERÊNCIA DE PROCESSOS

Método de trabalho cujo foco é deslocado das tarefas individuais, para o fluxo de trabalho como um todo. Da pessoa para o método e das partes para o todo.

PESSOA MÉTODO

PARTES TODO

LINEAR REDE

GERÊNCIA DE PROCESSOS

Focaliza todas as etapas que constituem a realização de um serviço ou a produção de um bem.

É uma metodologia dos Sistemas de Gestão pela Qualidade Total.

PRESSUPOSTOS

Essa nova maneira de realizar um trabalho implica em mudanças profundas:

da visão sobre o trabalho;

das atitudes;

das formas de interação;

dos valores e hábitos.

PRESSUPOSTOS

Esse novo modo de realizar o trabalho implica, necessariamente, na substituição do individualismo pelo trabalho em equipe.

INDIVIDUALISMO COOPERAÇÃO

ALICÉRCE

A base da gerência de processos é o conhecimento dos principais processos que constituem a rede de trabalho desenvolvida por uma organização, que agregado a um sistema de TI, vai criar uma nova cultura de trabalho.

FATORES IMPULSIONADORES

Avanço da tecnologia, da ciência e do conhecimento em geral;

A sociedade denominada “do conhecimento”, “da informação”;

Características do mundo contemporâneo: velocidade das mudanças, complexidade e descontinuidade.

O QUE ESTÁ ACONTECENDO NO TJ/AL?

Para acompanhar as mudanças e continuar a se desenvolver, o TJ/AL identificou a necessidade de se profissionalizar:

* Capacitando seus servidores;* Modernizando sua estrutura e seus

equipamentos;* Revisando seus métodos de trabalho;

FATORES DE PRESSÃO

Elevação do grau de exigência das pessoas;

Fiscalização legal rigorosa;

Exigências do CNJ;

Imagem Institucional.

ÔNUS DO DESENVOLVIMENTO

Exigência de quebra de paradigmas e conseqüente mudanças de atitudes;

Quem não se adequar, por si só, passa a se isolar (o sistema espontaneamente anula o resistente);

A mudança atinge a todos igualmente (gestores, diretores, chefias e servidores).

O insucesso afeta também a todos.

BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO

A Instituição passa a produzir e se apropriar do conhecimento;

Eleva-se a auto-estima;

Aprende-se a trabalhar em equipe;

A organização ganha em profissionalismo, velocidade e eficácia;

BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO

Consequentemente, sua imagem torna-se forte (referência);

O compromisso é também com os resultados e não apenas com as pessoas.

MAIOR GANHO

No médio e longo prazo, havendo persistência (constância de propósito), surge uma nova cultura de trabalho. Novos hábitos são incorporados às rotinas do dia-a-dia, tornando-se naturais.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

1- ESCOLHA DA ÁREA e DOS PARTICIPANTES (Projeto Piloto)

Objetivos: Definir uma área ou setor para dar início ao processo.

Ferramenta: discussão em grupo e consenso. (costuma ser uma definição

política/estratégica)

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

2. CAPACITAÇÃO DE MULTIPLICADORES

Objetivo: capacitar uma equipe inicial de pessoas que possam replicar e disseminar o novo conhecimento com os demais setores e pessoas da instituição.

Ferramentas: treinamento, aplicação e assessoramento.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

3. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

Objetivo: conhecer todos os processos que constituem a rede de trabalho do setor piloto. QUAIS SÃO E QUANTOS SÃO.

Ferramenta: trabalho em grupo para listar todos os processos que constituem a rede de trabalho do setor piloto.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

4. ESCOLHA DOS PROCESSOS CRÍTICOS

Objetivo: selecionar quais os processos mais críticos para serem “enjaulados” ou controlados.

Ferramentas: trabalho em grupo, tempestade de idéias, consenso.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

5. CONHECIMENTO DO PROCESSO

Objetivo: conhecer, detalhadamente, como cada processo crítico é feito pelos diversos setores/pessoas por onde tramita.

Ferramentas: planilha 3Q1POC (5W1H) O QUE (what), QUEM (who), QUANDO

(when), POR QUE (why), ONDE (where), COMO (how).

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

6. DESENHO ou MODELAGEM DO PROCESSO E VALIDAÇÃO

Objetivo: permitir a visualização do caminho que o processo segue em toda sua tramitação e confirmar com os envolvidos se o fluxo está correto.

Ferramenta: fluxograma e trabalho em equipe.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

7. DOCUMENTAÇÃO

Objetivo: anotar os principais passos e elementos vinculados ao processo, para facilitar sua consulta e aplicação.

Ferramenta: escrever o POP (Procedimento Operacional Padrão) e todos os formulários a ele vinculados.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

8. REGISTRO E CONTROLE

Objetivo: criar um local real e virtual (escritório/ central / etc.) que armazene e garanta o padrão dos processos modelados nos diversos setores, dando a eles acessibilidade e viabilidade de rápida alteração, sempre que necessário.

Ferramenta: um sistema eletrônico de registro e acesso (portal do servidor, work flow ou similar).

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

9. DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO e CAPACITAÇÃO DOS USUÁRIOS

Objetivo: sensibilizar e treinar todos os que vão, a partir daí, utilizar os processos padronizados.

Ferramenta: cartilhas, manuais e treinamento.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

10. INSTITUCIONALIZAÇÃO

Objetivo: incorporar à cultura e às rotinas da organização a nova forma de trabalho.

Ferramenta: normatização, controle, avaliação e correções necessárias e constantes.

INSTITUCIONALIZAÇÃO

Para Thomaz Wood Jr. (1999):

-”Dizer que um segmento da atividade humana foi institucionalizado corresponde a afirmar que este segmento foi submetido a controle social.”

INSTITUCIONALIZAÇÃO

-”Uma das principais vantagens da institucionalização é a de

tornar a ação do outro previsível, libertando o indivíduo de uma considerável quantidade de

tensão”.

INSTITUCIONALIZAÇÃO

- “A partir do momento que a vida em grupo é institucionalizada,

define-se uma esfera de rotinas supostamente naturais para todos

os seus membros.”