Empresa Brasileira de Pesquisa AgropecuAria Embrapa Inf orrnacão Tecnológica

Manual de Gestão de Documentos e

Informacões I Arquivísticas: procedimentos para funcionamento do

Sistema Embrapa de Arquivos

I E dever de todos os responsáveis pelas atividades de arquivo l o c k , de imediato, a ,

-

( informação necessária à tornada de decisão! I

BrasRia, DF, novembro de 2004

1 . 1 Recebimento ...........................................................m............~...... 3

............................................................................... 1 -2 Classif icacão 4

1 -3 Registro e Tramitacão ...................mm................mm.m......m.m......mm......~. 5

1 . 4 Arquivamento ...............................m............................................. 6

...................... 1.5 Empréstimo e Devoluqão ...............................~.IC 7

........................................ 2 AVALIACÃO E SELECÃO DE DOCUMENTOS 8

2.1 Transferência de documentos para o Arquivo CentralfGeral ............... 8 ........................................................... 2 -2 Eliminacão de Documentos 10

3 GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS ...................m.m.................... 1 1

3.1 Recebimento de Documentos ....................................................... 12

3.2 Atendimento ao ususrio ..........................m.m.m............mm........m......... 13

4 RECURSOS MATERIAIS PARA INSTALAÇÃO DE ARQUIVOS CENTRAUGERAL ........ 14

....................................................................... 4.1 Instalacões Físicas 14

4.2. MobiliAria e Material de Acondicionamento de Documentos ............. 18

ANEXOS

ANEXO A . FORMULARIO DE CONTROLE DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE .................................................................. 21

... ANEXO 8- ETIQUETA IDENTIFICACÃO DE UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO 22

ANEXO C = F O R M U ~ R I O DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS .................... 23 ANEXO D = INFORMACOES SOBRE DATA DE APROVACÃO DAS CONTAS ......... 24

ANEXO E = FORMULARIO LISTAGEM DE ELIMINACÃO DE DOCUMENTOS .......... 25

................................... ANEXO F = TERMO DE ELIMINACÃO DE DOCUMENTOS 26

ANEXO G . FORMULARIO DE SOLITAÇÃO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO CEMTRAUGERAL ......................................................... 27

ANEXO H . GUIA-FORA .........................................................m................~.~~... 28

ANEXO 1 . LAY-OUT DE UM ARQUIVO .......................................................... 29

A Embrapa vem, desde 1995, por meio do seu Arquivo Central,

desenvolvendo acões voltadas para a transformacão dos arquivos em

instrumentos eficazes de apoio ao processo decisório e garantir a preservacão da

mern6ria institucional. Por meio do subprojeto 1 4.2000.787.0 1 - Integracão dos

Arquivos e Implantacão dos Procedimentos Técnicos, vinculado ao projeto

14.2000.787 - Gestão de Documentos e lnformacões Arquivísticas na Embrapa

- 200012002, identificou-se que o processo de gestão de documentos e

informacões arquivística na Empresa como um todo estava sendo afetado pelos

seguintes problemas: grande volume de documentos sem avaliacão e sem

controle, acumulados em dep6sitos; perda de informacões; condiqões prec8riaç

dos dep6sitos de armazenamento, não garantindo a conservacão e preservacão

dos conjuntos documentais; e utilizacão de critérios não arquivísticos para

organizacão dos arquivos.

As solucões propostas apontaram para a necessidade de

estabelecimento de procedimentos para a realizacão das atividades arquivisticas

dos arquivos correntes e dos arquivos intermediários, quanto para a guarda e

manutencão dos arquivos.

Desta forma, elaborou-se este manual de gestão de documentos e

inforrnaqões arquivisticas que orientará sobre os procedimentos para O

tratamento técnico dos documentos de arquivo, desde o momento da sua

producão ou expedicão na área ou setor da Unidade, até a sua destinacão final:

eliminacão, após terem cumprido os prazos de guarda estabelecidos ou o seu

recolhimento para guarda permanente.

1. Gestão de Arquivos correntes

Consideram-se arquivo corrente o conjunto de documentos em tramitacão

ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pelo 6rgão

que o produziu ou recebeu e a quem compete a sua administracão.

Como os documentos de fase corrente são necessários ao

desenvolvimento das atividades de rotina das áreas ou setores, devem ser

mantidos nos arquivos das mesmas, organizados de acordo com OS

procedimentos estabelecidos para as atividades de recebimento, classificacão,

registro, tramitaeão, arquivamento, emprestimo e devolucão de documentos.

1 .1 Recebimento

Todos os documentos enviados ao setor/Unidade por meio de malote,

correio ou em mãos devem ser recebidos pelo responsável pelas atividades de

arquivo, para a realizacão das seguintes rotinas:

1 -1 .I Documentos recebidos por malote e correio

a) Verificar se todos estão relacionados na Lista de Remessa d e

Correspondência estão sendo recebidos. - caso um documento que esteja relacionado, não acompanhar a Lista, comunicar imediatamente o setor responsável; - caso encontre algum documento que não esteja relacionado na Lista, relacionar e comunicar o setor respansá vel.

b) Encaminhar os documentos de natureza particular diretamente para os

destinatários, sem registro;

C) Separar os documentos de caráter sigiloso, sem abrir o envelope - normalmente este tipo de documentos possuem seguintes identificacõeç nos

envelopes: SIGILOSO, SECRETO, CONFIDENCIAL, RESERVADO. - Corno o envelope do documento sigiloso não pode ser aberto, apar o carimbo de protocolo do SIGED no canto superior direito do envelope, onde consta o destinatário e providenciar o registro no SIGED, conforme o estabelecido no item 7.3 para documento sigiloso.

e) Os documentos que não possuem nenhuma identificacão de sigilo no

envelope, são considerados de carster ostensivo e devem ser abertos mediante

as seguintes rotinas:

~r abrir os envelopes com cuidado para não rasgar os documentos;

* spor o carimbo de protocolo do SIGED no canto superior direito da primeira folha de cada documento.

f) Classificar o documento de acordo com os procedimentos estabelecidos

no item 1.2.

1.7.2 Dacumentas recebidos em mãos

1 .I .2.1 Documentas não registrados no SIGED

a) Verificar se os documentos são originais, se estão completos e se

possuem anexos, caso haja alguma inconfarmidade, contatar o remetente para

solucionar a questão;

b) Apor o carimbo de protocolo do SIGED no canto superior direito da

primeira folha de cada documento;

C ) Classificar o documento de acordo com os procedimentos estabelecidos

no item 1.2.

= 1 .I 2.1 Documentos já registrados no SIGED

a) Verificar se os documentos são originais, se estão completos e se

possuem anexos, caso haja alguma inconformidade, contatar o remetente para

solucionar a questão;

b) Assinar a Guia de Remessa de Documentos e devolver;

C) Verificar se OS documentos estão classificados. - caso não estejkrn classificados, classificar neste momento, de acordo com os procedimentos estabelecidos no item 1.2.

d) Tramitar os documentos de acordo com o estabelecido na item 1.3.

Todos os documentos oficiais recebidos ou produzido, devem ser

classificados de acordo com os assuntos estabelecidos no Código de

Classificacão de Documentas de Arquivo adotado pela Empresa, mediante as

seguintes rotinas:

a) Ler o documento e identificar o assunto do seu conteúdo;

b) Identificar, no Código de Classificação de Documentos de Arquivo, o

assunto de que t ra ta o documento;

C ) Anotar, à lápis, o código de classificacão, na primeira folha do

documento e do anexo, quando houver; e

d) Registrar o documento no SIGED de acordo com OS procedimentos

estabelecidos no item 1.3.

1.3 Registro e Tramitacão

O SIGED é o sistema automatizado oficial da Embrapa, para a realizacão

das atividades de registro e tramite dos documentos produzidos e/ou recebidos

pela Empresa. Desta forma, outros sistemas, informatizados ou não, não devem

ser utilizados na realizacão das atividades de registra e trâmite de documentos.

Para que a Empresa possa acesçar com rapidez as informacões sobre

-assuntos em trâmites é necessário que sejam adotados as seguintes

procedimentos:

a) Registrar os documentos recebidos ou aqueles em tramitacão no

sistema de protocolo da Empresa - Sistema de Gerenciamento de Documentos -

SIGED - conforme estabelecido pelo Manual do Usuário do SIGED em vigor na

Empresa.

no caso de documentos sigilosos, registrar apenas os dados constantes do envelope. E no campo "tipo de documento'', escolher a opcão "documen to sigiloso ? - caso o destinatário da documento informe que o mesmo se trata de documento ostensivo, recuperar o registro efetuado, conforme número carimbado no envelope e completar as informacões anteriormente não informadas e alterar o descrito no campo tipo de documento.

5

b) Encaminhar os documentos, classificados e registrados, aos respectivos

dest inatgrios.

1.4 Arquivamento

O arquivamento consiste na guarda do ldocurnento no local devido (pasta

suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificacão dada. Nesta fase

deve-se ter muita atencão, pois um documento arquivado erroneamente poderá

ficar perdido, sem possibilidade de recuperacão quando for solicitado

posteriormente. As operacões de arquivamento devem ser realizadas de acordo

com as seguintes rotinas:

a) Verificar se realmente o documento foi encaminhado para

arquivamento, mediante o despacho "Arquivar" ou "arquive-se"; - caso o documento não contenha o despacho "Arquivar" ou "'arquive-se" deverá ser devolvido ao destinatário para providenciar o despacho necessário.

b) Verificar se a classificacão atribuída está correta. Se não estiver, alterá-

Ia tanto no próprio documento quando no SIGED;

C ) Ordenar as documentos de acordo com o método de arquivamento

adequado (classificacão + ordem cronológica ou alfabética ou geográfica ou

. outra, conforme o caso);

d) Identificar e separar, do arquiva corrente, as pastas suspensas onde os

documentos deverão ser arquivados;

e ) Colocar os documentos nas pastas suspensas correspondentes e

arquivá-las nos seus lugares, no arquivo corrente;

f ) Identificar, de maneira visível as pastas suspensas, gavetas, caixas e

arquivos.

1.5 Empréstimo e Devolucão

1.5. I Empréstimo

Nesta fase é importante implantacão de controle de retirada de documento

do arquivo corrente. É por meio do controle que o arquivo corrente poderá

informar, com precisão e seguranca, a localizacão de determinado documentos

retirados do arquivo.

Todas as solicitacões de documentos arquivados devem ser atendidas

mediante preenchimento do Formulário Recibo de Empréstimo de Documentos

(ANEXO A), preenchido em duas vias e arquivado como estabelecido abaixo:

7 " v , tal como a guia fora, deve ser arquivada na pasta , no lugar de onde foi retirado o documento;

2' via deve ser arquivada na pasta 063.57 - CONSULTAS. EMPRÉSTIMOS - PENDENTES, em ordem cronológica, para controle e cobranca, quando vencido o prato para devolucão.

1.5.2 Devolucão

A devolucão de documento deve ser precedida das seguiintes tarefas:

a) Localizar no arquivo, a pasta de onde o documento foi retirado;

b) Arquivar o documento devolvido no local correspondente (no mesmo

lugar onde está arquivada a 1' via do Formulário Recibo de Empréstimo de

Documentos) e eliminar esta l a via do recibo;

C) Localizar, na pasta de c6digo 063.51 - CONSULTAS. EMPRÉSTIMOS

PENDENTES - a 2' via do Formulário Recibo de Emprestimo de Documentos e

preencher os campos data da devolu~ão do documento e assinatura de quem

recebeu o documento.

d) Arquivar a 2' via do Formulário Recibo de Empréstimo de Documentos,

com o campo data da devolucão preenchida o na pasta de código 063.57 -

CONSULTAS. EMPRESTIMOS DEVOLVIDOS

2 AVALIACÃO E SELECÃO DE DOCUMENTOS

A avaliacão constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida

documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão

preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento

poderão ser eliminados ou destinados ao arquivamento nas fases intermedisrfas e

permanente, segundo o potencial de uso que apresentam para a administracão

que os gerou e para a sociedade.

O instrumento arquivístico resultante do processo de avaliacão 6

denominado tabela de temporalidade e destinacão de documentos, que

estabelece os prazos de guarda nas fases corrente e intermedisria, a destinacão

final - eliminacão ou guarda permanente.

A aplicacão da tabela de temporalidade e destinacão de documentos nos

arquivos correntes resultará em transferência dos conjuntos documentais para o

Arquivo CentralfGeral ou eliminacão, conforme estabelecido na t a bela.

2.1 Transferência de Documentos para o Arquivo CentrallArquivo Geral

A transferência caracteriza-se pela passagem de documentos do arquivo

corrente para o arquivo intermediário. Esta atividade deve ser executada pelo

responssvel pelo arquivo corrente da área ou Unidade, sob a orientacão e

supervisão do responsável pelo Arquivo Central/Arquivo Geral, após

agendamento de data e conforme os seguintes procedimentos:

a) Identificar os conjuntos documentais que já cumpriram os prazos na

fase corrente - conforme estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinacão

de Documentos em vigor na Empresa;

b) Identificar e separar as pastas suspensas contendo os documentos a

serem transferidos;

C) Retirar os documentas das respectivas pasta suspensa, manuseando

uma de cada vez, tomando cuidado para não misturar os documentos de uma

pasta com os de outra;

d) Eliminar as cópias e retirar clipes, durex e outros elementos que podem

danificar os documentos;

e) Colocar os documentos retirados das pastas suspensas em envelopes

ou camisas (papel almaqo ou cartolina);

f ) Identificar cada envelope ou camisa, anotando, no canto superior direito,

o conteúdo informacional e datas-lfmite dos documentos;

g) Ordenar os envelopes ou camisas de acordo com a ordem estabelecida:

alfabética, numérica, geográfica etc;

h) Colocar os envelopes ou camisas, nas unidades de acondicionamento

apropriadas para a transferência: - documentos e m suporte papel, de tamanho padrão convencional

Oficio, Carta etc. ) de vem ser acondicionados em caixa-arquivo, de

papelão, se aproximadamente 0,7 4m de largura X 0,2 7m de altura X

0,39m de comprimento; - documentos que excedam ao padrão convencional devem ser

acondicionados em embalagens adequadas 6s suas dimensões; - documentos em suportes esp eciais (filme, papel fo tográfico, discos

magnético, óticos etc.) devem ser acondicíonados em estojos ou caixas

apropriadas.

i) Identificar cada unidade de acondicionamento (caixa-arquivo, pacote,

volume, etc .) com a Etiqueta de Identificacão de Unidade de Acondicionamento

(ANEXO B);

h) Preencher o ForrnulClrio de Transferência de Documentos (ANEXO C),

utilizando o editor de texto word, fonte univers, corpo 11, caixa alta;

i) Encaminhar as unidades de acondicionamento para o Arquivo

CentraVArquivo Geral acompanhadas de: duas vias impressas do Formulário de

Transferência de Documentos ao Arquivo da Unidade e cópia em disquete ou e-

mail (para inclusão na base de dados para controle do acervo e da localizacão

física dos documentos no Arquivo CentraVGeral).

2.2 Eliminacão de Documentos

A eliminacão de documentos no âmbito da Embrapa submete-se à

autorizacão do Arquivo Nacional, conforme Art. gO, da Lei 8.1 59, de 08 d e

janeiro de 1991. Desta forma, para realizacão desta atividade é necesssria a

criacão de grupo de trabalho n a Unidade para realizar as atividades de avaliacão

e selecão dos acervos arquivisticos que já cumpriram os prazos de guarda nas

fases corrente e intermediária, cuja destinacão final 6 eliminacão de acordo com

as seguintes rotinas:

a) Verificar, dentre os conjuntos documentais que já cumpriram os prazos

de guarda (fases corrente e intermediiiria), aqueles destinados à eliminacão - para

os conjuntos documentais com prazos de guarda e destinacão final até

aprovacão das contas + 5 anos a contar da data de aprovacão das contas e

eliminacão é necessgrio consultar as informaqões sobre data de aprovacão das

contas da Embrapa, pelo Tribunal de Contas da União (ANEXO D);

b) Separar do acervo, os conjuntos documentais destinados a eliminacão;

d) Relacionar os conjuntos documentais selecionados para eliminacão na

Listagem de Eliminacão de Documentos (ANEXO E), que tem por objetivo

registrar informacõeç pertinentes aos documentos a serem eliminados. É

constituída dos seguintes itens: - cabecalho contendo a identificacão da Embrapa e da Unidade responsável pela eliminacão, o titulo, o número da li'stagem e o número da folha; - código/assun to: refere-se aos conjuntos documentais a serem eliminados, idenfificados de acordo com o campo Assunto da Tabela Básica de Temporalidade e Destinacão de Documentos de Arquivo Rela tivos 8s A tividades-Meio da A dmini'straqão Pública. Ex. 03 7.2 - M A TERIA L DE CONSUMO; - datas-limite: corresponde aos anos de inicio e término de cada conjunto documental a ser eliminado. Ex. 7 9 73- 7 980;

~r unidade de arquivamento: corresponde à quantidade e especificacão das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental. Ex. 30 caixas-a rguivo; - observacões/justificativas: observacões complementares, úteis ao esclarecimento das informacões relarivas a cada conjunto documental, proposto para e fiininacão;

e ) Submeter a proposta de eliminacão à aprovacão da árealsetor

produtora/acumuladosa dos documentos;

f ) Encaminhar, por meio da Chefia da Unidade, a proposta de eliminacão

aprovada, ao Presidente da Comissão Permanente de Avaliacão de Documentos

- CPAD para análise, aprovacão e encaminhamento, por meio do Diretor-

Presidente da Embrapa, ao Arquivo Nacional para autorizar a eliminacão. Após

autorizacão do Arquivo Nacional a CPAD providenciará a publicacão do Edita! de

Ciência de Eliminacão de Documentos no Diário Oficial da União;

as propostas de elrrninaqão deverão ser encaminhadas 8 CPAD nos meses de marco, julho e novembro.

g) Aguardar comunicacão formal da CPAD, para efetivacão da eliminacão;

h ) Após comunicac$io formal da CPAD, informando que o Arquivo Nacional

autorizou a eliminacão dos conjuntos documentais daquela Unidade, proceder à

eliminacão por meio de fragmentacão manual ou mecânica, preenchendo o

Termo de Eliminacão de Documentas (ANEXO F)

3 GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS

Consideram-se arquivo intermediário o conjunto de documentos origin4rios

de arquivos correntes, com uso pouco frequente e que aguardam destinacão

final: eliminacão ou recolhimento para guarda permanente.

Dentre as vantagens da transferência de documentos para local específico,

destaca-se a conquista de espaqos fisicos e mobiliários nos arquivos correntes, a

rápida recuperacão de informaqões, uma vez que serão manuseados volumes

menores nos arquivos correntes, a racionalizacão da guarda dos documentos, e

garantia da preserva~ão da memória institucional.

Após solicitação da áreatsetor que pretende transferir os documentos, o

responsável pelo Arquivo CentralIGeral deve proceder B analise e quantificacão

da documentacão a ser transferida e agendar data para efetivacão desta

transferência, bem como preparar espaco flsico e mobiliários para o

armazenamento.

3.1 Recebimento de Documentos

a) Receber as unidades de acondicionamento bem cama as duas vias

impressas da FormulArio de Transferência de Documentos ao Arquivo da Unidade

e a cópia em disquete ou e-mail dos documentos transferidos;

b) Analisar as unidade de acondicionamento e verificar se estão

identificados, organizados e acondicionados de acordo com os procedimentos

estabelecidos no item 2.1 ;

C ) Verificar se O conteúdo de cada unidade de acondicionamento confere

com a descricão do conteúdo infarmacional do Formulário para Transferência de

Documentos para o Arquivo. Se houver divergências, contatar o arquivo corrente

responsável para solucionar a questão;

d) Assinar as duas vias do Formulário para Transferência de Documentos

para o Arquivo e devolver uma via para o responsLivel pela arquivo corrente que

efetivou a transferência;

e) Arquivar a 2a via do Formulário para Transferência de Documentas para

o Arquivo na pasta própria para controle do Arquivo Central/Geral, anotando a

localizacão física de arrnazenamento dos documentos ali relacionados;

f ) Armazenar as unidades de acondicionamentos no local estabelecido e

nas estantes já identif icadas;

g) Preencher os campos E (número da estante) e P (número da prateleira)

da etiqueta de identificação de cada unidade de acondicionamento, onde serão

armazenados as unidades;

h) Se o Arquivo CentralIGeral possuir um sistema de controle do acervo,

alimentar a base de dados com as informacões do Formulário para Transferencia

de Documentos para o Arquivo contidas na cópia em disquete ou e-mail.

3.2 Atendimento ao Usuário

A área ou setor que transferiu os documentos para a a Arquivo

Centraf/Geral conserva os seus direitos sobre os mesmos. Podendo consultá-los,

tarn8-l os por empr6stimo ou solicitar cópias, mediante solicitação formal ao

Arquivo Central/Geral, por meia do FormulBrio de Solicitação de Documentos

(ANEXO G) que atenderá a solicitacão mediante as seguintes rotinas:

a) Receber o Formult5rio e verificar se a solicitação est8 autorizada pelo

órgão competente;

b) Consultar a base de dadas (se houver) ou os formulários de

transferencia de documentos para o arquiva - utilizada como instrumento de

controle do acervo - identificando a localização ffsica do documento solicitado:

número da estante, número da prateleira e número da unidade de .i

acondicionamento;

C ) Localizar o documenta e atender de acorda com as rotinas de

atendimento de solicitações de Empr6stimo ou Reprodução:

Empréstimo de documentos - preencher o Recibo de Empréstimo de Documentas (ANEXO G) e encaminhar juntamente com a documenta para pegar s asshatura do so/icitan te; - preencher a guia-fora e arquivar no mesmo focal de ande for' retirada o documento; - erquiv~r a farmu1Brio de Soliciteçãa de Documentas ao Arquivo juntamente com o Recibo de Empréstimo de Documentos, em p8sta prbprís, ate que o documenta seja deva/vi&.

u emitir cdpia do documento solicitado; - conferir as cópias e apor carimbo de "confere com o original encontrado no arquivo i no verso de cada uma das cópias;

R anotar a quantidade de cópias emitidas no próprio formulário de solicitecão de documentos e encaminhar as cópias ao solicitante.

4 RECURSOS MATERIAIS PARA INSTALACÃO DE ARQUIVOS CENTRALIGERAL

Visando à guarda, 3 segwranca e à preservacão dos acervos de fase

intermediária e/ou permanente, a conçtrucão dou rnanutencão de espacos

f lsicos destinados aos depósitos de armazenarnento devem considerar as

seguintes recomendações:

4.1.1 Localizacão

a) O local deve ser seco, livre de risco de inundacão, deslizamentos e

infestacões de térmitas.

b) Devem ser evitadas Cireas propensas a perigos para a seguranqa e a

preservacão dos acervos;

4.1.2 Características da Construcãa:

a) Devido ao peso das estantes com carga completa, os locais devem ser

capazes de resistir às seguintes cargas: 1.000 kg/m2 para a instalacão de

estantes metálicas fixas de 2,20 metros de altura; 2.000 kg/m2 para estantes

móveis, compactas; e 800 kg/m2 para estantes de bibliotecas;

b) A altura do p6 direito não deve exceder ao estabelecido pela

regulamentacão local;

C ) As paredes externas devem ser espessas para retardar a passagem do

calor. Os revestimentos internos devem ser de cores claras por sua capacidade

de proporcionar isolamento contra calor e umidade, bem como facilitar a limpeza

e conservação. Devem também apresentar resistencia contra fogo;

d) Os pisos devem possuir revestimentos laváveis, do tipo industrial ou

cerâmica, como forma de prevenir o acúrnulo de poeira;

e ) Devem ser evitadas extensas superfícies externas porque não protegem

os acervos das variacões climáticas externas, além de promover o efeito estufa;

f) O uso de madeira não é recomendado mas quando for indispensável a

madeira deverá receber tratamento preventivo contra insetos e fogo;

g) Tubulacões d e água ou de outros líquidos devem ser evitadas nesses

ambientes.

4.1.3 Portas. Janelas e Coberturas:

a) Mesmo considerando os efeitos benéficos da luz solar como agente

micro bicida, o acervo deve ficar protegido de suas radiacões. Recomenda-se

limitar a 6rea de aberturas a 20% das áreas de fachada. As aberturas não podem

ser feitas em paredes voltadas para o lado de maior aporte energético

(leste/oeste), devendo-se evitar ao máximo as aberturas em direcão aos ventos

úmidos e marinhos;

b) As janelas devem ter boa vedacão, mas permitir a sua abertura para

ventilacão natural quando necessário. Onde não há climatizacão, elas devem

permitir uma boa aeracão e ao mesmo tempo serem dotadas de protecão contra *

a entrada de insetos (utilizando-se telas de trama pequena) e radiacões solares

(insta1 ando-se persianas e filtros).

a) As coberturas inclinadas se adaptam melhor aos climas com forte

insolacão e precipitacões volumosas. No caso das lajes de cobertura,

recomendam-se tratamentos de impermeabilizacão e isolamento térmico. O

emprego de cores claras sobre a cobertura reforca a reflexão das radiacões

solares;

b) Para se obter um bom isolamento térmico em relacão as condiqões

climáticas externas, deve-se prever um afastamento entre o último andar e o

telhado, além da utilizacão de revestimento com material termo-isolante, que seja

à prova de fogo;

c) A impermeabilizacão de áreas de cobertura é muito importante, pois

evitam-se problemas de vazamento que poderiam comprometer a çeguranca do

acervo.

4.1.4 Temperatura e Umidade Relativa do Ar (UR)

As condicões adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são

elementos vitais para prolongar a sobrevivência dos documentos. Se os níveis de

umidade relativa (UR) são muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das fibras

e esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos. Já na faixa de UR acima de

65% crescem microorganismos e ocorrem reacões qulmicas danosas. A

estabilidade da temperatura e da UR 6 especialmente importante, e as rnudancas

bruscas ou constantes são muito danosas,

rr umidade relativa: a faixa segura de UR entre 45% e 55%, com variacão diária de +/- 5%; - a temperatura ideal para documentos é 20° C, com variacão diária de +/- 7 " C.; - sistema de clima tizacão é a ideal. No caso de não existir a possibilidade de se instalar um, a ins talacão de wmidificadores, desurnidi ficadures,

. exaustores e venti/adores pode surtir bons resultados.

4.1.6 llurninac8o

a) Em áreas muito ensolaradas são necessárias persianas ou outros

recursos para reduzir a entrada da luz solar. Recomenda-se especialmente o uso

de filtros contra a r ad ia~ão ultravioleta invislvel;

b) As prateleiras das estantes devem estar perpendiculares às janelas, de

forma a também evitar a incidência direta das radiacões sobre os materiais. No

caso da iluminacão artificial podem ser instalados sistemas de iluminacão

incandescente ou fluorescente. A radiacão UV emitida pelas Iampadas

fluorescentes não deverá exceder 75 p/l. Para esses casos, o uso de filtros ou

absorventes de radiacão UV pode contornar o problema:

c) O sistema de iluminacão setorizada e controlada, que desliga a fonte de

luz artificial após um período pré-determinado, reduz o tempo de exposicão dos

documentos às radiaqões;

d) Não é permitido o uso de lâmpadas de mercúrio ou sbdio, devido à sua

intensa emissão de radiacão ultravioleta.

4.1.6 I nstalacões elétricas

a) Todas as instalacões el6tricas devem estar de acordo com as normas

técnicas em vigor;

b) A chave geral de energia deve ser localizada de forma a permitir sua

fácil visualizaqão e acesso, além de ser dotada de painel de controle geral e com

luzes de emergência;

C ) As tomadas de energia elétrica devem ser instaladas a cada quatro ou

seis metros, para permitir o USO de aspiradores de p6 e outros equipamentos. A

instalacão será feita a um rnetro do chão, contando com protecão, segundo as

normas de seguranca em vigor;

d) Os quadros gerais devem estar localizados em locais visíveis e de fácil

acesso, à entrada dos dep6sitos. Se estes não estiverem em funcionamento, a

corrente eltitrica deve ficar cortada.

4.1 -7 Seguranca: Ptotecão Contra Fogo e Agua

a) Nenhuma tubulação de água pode percorrer o interior dos depósitos,

com excecão daquelas destinadas aos aspersores automáticos para a extinqão

de fogo;

b) Extintores manuais, base de água, C02 (dióxido de carbono) ou p6

quimico, devem ser distribuidos pelos depbsitos de acordo com as normas

vigentes, independentemente da existência de extintores automáticos;

C) OS extintores automáticos, do tipo aspersores ou sprinklers, liberam

uma fina n6voa de água, sendo os mais recomendáveis para depósitos de

documentos. Normalmente, quando acionados, não chegam a causar sérios

17

danos aos documentos. Mesmo assim, devem atuar de forma setarizada,

excluindo as hreas ainda não atingidas pelo fogo.

4.2 Mabilitirio e Material de Acondicionamento de Documentos

4.2.1 Estantes

a) As estantes devem ser de aço ou de madeira tratada contra insetos e

fogo. Todo o mobiliiirio met8lico deve ser fabricado com chapas de aço carbono

fasfatizada, com pintura eletrostática. Devem ter 1,98 m de altura. As

prateleiras não devem ultrapassar 1,00 m de comprimento e 0,40 m de

profundidade;

b) As colunas das estantes devem conter perfuracões a cada 0,05 m para

permitir a regutagem das prateleiras, que poderão receber documentos

acondicionados em diversos tipos e dimensões de embalagens:

C ) Cada módula de estante tem em media de cinco a sete prateleiras. As

estantes e seus suportes devem resistir a um peso distribuldo de 100 kg/m2 de

prateleiras. Recomenda-se a emprega de elementos de reforço com formato em

X, e tirantes metálicos interligando os módulos dou fixados ao piso, para que

tenham mais estabilidade. Deve-se evitar painéis cegas entre os dois lados das

prateleiras, de modo a assegurar uma boa circulacão de ar;

I d) O layout de distribuição da estanteria deve estar de acordo com o

projeto de ventilação, iluminação e de extinçãa de incendio. As fileiras de

estantes precisam ser dispostas no sentido da circulação do ar, de forma a

nunca bloquear o seu movimento, evitando-se, assim, a formação de bolsões de

ar estagnado (ANEXO H);

e) As estantes devem ser instaladas em fileiras geminadas. Os corredores

entre as estantes devem ter 0,80 m de largura e as passagens em thgulos, 1 ,O0

m de largura. É preciso sempre uma passagem de 0,70 m de largura entre o fim

das fileiras e as paredes. Alem da circulação de pessoas, é importante também

cuidar da circulação do ar e da limpeza das depósitos, para se evitar a

proliferacão de microorganisrnos e insetos;

18

f ) As estantes devem ficar afastadas das paredes no mínimo em 0,30 m, e

o ideal 8 manter também uma passagem de 0,70 m para possibilitar inspecões

periódicas de infestações. Da mesma forma, a última prateleira deve ter um

afastamento mínimo de 0,10 m do piso e o vão livre, acima da estante, ser de

no minimo 0,30 rn.

4.2.2 Mapotecas

a) mapotecas são recomendadas para o armazenamento de documentos

de grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, por permitirem o

acondicionamento horizontal dos documentos. As gavetas das mapotecas devem

ser rasas, de forma a facilitar a retirada dos documentos, quando necessArio.

4.2.3 Material de Acondicianamenta de Documentos

a) Para documentos em suporte papel, de tamanho convencional (carta ou

of ;cio), recomenda-se: Caixas-arquivo de tamanho padrão (0,18 m d e largura x

031 m de altura e 0,42m de comprimento ou 0,14 rn de largura x 027m de

altura e 0,39m de comprimento), produzidas em papelão;

b) Para documentos cujo tamanho excedam ao padrão convencional

devem ser acondicionados em embalagens adequadas às suas dimensões;

c ) Para documentos em suporte (audiovisuais, cartográf icos, microgrsf icos

e inforrnáticos) recomenda-se o uso de estojo ou caixas de material plAstico

(acrílico}.

BRASIL. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Recomendacões para a construcão de arquivos. Rio de Janeiro: 2000. 22p. (publicacão virtual. www.arquivonacionaI.gov.br)

BRASIL. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Classificacão, temporalidade e destinacão de documentas de arquiva relativos 3s atividades-meio da administracão pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001, 156p.

BRASIL. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Rio de Janeiro. Resolucão na 14, de 24 de outubro de 2001.

ANEXO A - FORMULÁRIO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS

FORMULÁRIO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS

DADOS DO DOCUMENTO SOLICITADO:

No de Protocolo: Procedência:

Espécie: - - Data:

Resumo do Assunto: ---- - -

REQUISITADO POR: EM: / I +

ENCAMINHADO POR: RECEBIDO POR:

ANEXO B - Etiqueta de Identificacão de Unidade de Acondicionamento

brgão Produtor/Acumulador I

Unidade:

Conteúdo Informacional

No Unid. Arquiv.: Datas-Limite:

Código/Assunto:

Controle do Arquivo

Registro na: 1 a Localizacão: E . P *

Obs: Tamanho da etiqueta 16 cm (altura) X 12 crn (largura)

caixa-arquivo abra da esquerda para

- - . i

a direita, conforme modelo ao lado.

22

ANEXO C - Formulário de Transferência de Documentos

Formulário de Transferência de Documentos

Unidade:

Data da Transferência: - - - -- = = ---- - -

Tipo e No UA' Conteúdo lnfomaciana12

De te e assinatura do responsdvel pelo drgzo Data e assinatura do responsével pelo Arquivo intermedidrio

- - - - - ---- -- - - - -. 1

CONTROLE DO ARQUIVO INTERMEDIARIO - - 1 - -- - - ----- - I

i No de Reg. SIARQ (no inicial e no final): 1

I ........................................................ I

Localitaqão Física: E.. ........... P . . . . . . . a E ............. P ...........

ANEXO D - INFORMACÕES SOBRE DATA DE APROVACÃO DAS CONTAS

DA Embrapa, PELO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIAO - TCU4

1 In formacbes fornecidas pela Assessoria de Auditor& Interna - AUD, da Embrapa.

ANEXO E - Listagern de Eliminacão de Documentos

LISTAGEM DE ELIMINACAO DE DOCUMENTOS'

ENTIDADE: Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuána - Embrapa FOLHA No:

ASSUNTO

UNIDADE: - ------- - r T 1

DATAS-LI M1TE ARQUIVAMENTO^ OBSERVACÕEÇI - - 7 - - - - -- - - --

I Q ~ A N T . 1 EÇPECIFICACÃO JUSTIFICATIVA

R I

(NOME E ASSINATURA)

UNIDADE D E II

(NOME E ASSINA TURA)

j Autorizo:

(NOME E ASSINATURA) (NOME E ASSINATURA)

Estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONA RQ, por meio da R ~ S U ~ U Ç ~ U na 7, de

ANEXO F - Tema de Elimina@io de Documentas

(NOME DA UNIDADE)

~ TERMO DE ELIMINACÃO DE DOCUMENTOS'

Aos dias do mês de do ano de R u

(indicar o nome do órgão ou entidade responsável pela elirninacão), de

acordo com o que consta doida (indicar a Tabela de Temporalidade de

Documentos ou a Listagern de Eliminacão de Documentos e respectivo

Edital de Ciência de Eliminacão de Documentos), aprovados pelo (titular)

dolda (indicar a instituicão arquivistica), por intermedio do (indicar o

documento de aprovacão), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de

(indicar a data de publicacão da tabela ou do edital), procedeu 8 eliminacão

de (indicas a quantificacão mensuracão), de documentos relativos a

[referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo

do(a) (indicar o nome do 6rgão ou entidade produtor/acumuIador), do

período (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).

(Nome da unidade oiganica responsbvel pela

eliminacãa. nome, cargo e assinatura da titular)

' Estabelecido peta Conselho Nacional de Aquivos - CONARQ, por meio da ResoIuçBa no 7, de 20.05.199 7.

26

ANEXO G - FORMULARIO DE SOLICITACÃO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO

FORMULARIO DE SOLICITACÃO DE DOCUMENTOS

..................... Nome do solicitante: ....................m....................... Data: 1 /

................... Lotacão: ...........................................mm.m..m..m.m...... Ramal: ..

I Documento solicitado: ................... ..... .................~.......*....a..a,.a....~......mm

Tipo da solicitacão: ( ) cópia ( ) consulta ( ) empréstimo

Objetivo da solicitacão: ................... .. ................................................ I

Responsável pelo 6rgão produtor do documento

1

RECIBO DE EMPR~%TFMO DE DOCUMENTOS b

/ 1 Nome: .................. .... ..................... .... .............. Data: ..................... ..................... Lotaeão: ................~.............m............................ Ramal:

..................................................................... Documento emprestado..

( Data do empréstimo: ................... I 1

.................. Data para devolucão: / 1

prazo para devolucão: dias

Assinatura do solicitante

ANEXO H - GUIA FORA

O documento ...........................~........................................................

GUIA FORA L

I

I

I

I

,

m D m + ~ + ~ e ~ + ~ + ~ ~ * + a + + + 0 w ~ m w w w m m ~ m ~ ~ m m ~ + ~ m ~ a + ~ * + ~ e m ~ e ~ ~ ~ ~ m m + m m a m m ~ m * m m w + ~ a + + m m ~ m ~ m m ~ ~ 4 ~ + m m ~ D m b C ~ ~ + ~ ~ ~ ~ ~ ~ * ~ ~ ~ *

foi emprestado para: ..........................~....................................~~~..........

..................... .....e.*...............*... .......*................ lotado na: Ramal:. em / I

Deverá ser devolvido em ate: ................... / I

- J

ANEXO I - LAY-OUT DE UM ARQUIVO

Fig. 7 - Planta baixa do arquivo

Fig. 2 - Visão panorãmica das fileiras de estantes

Fig. 3 - Visão f m t a / duma estante contendo caixas srquivo