5.2 FLUXOGRAMAS

Podemos definir os fluxogramas como representaes grficas de um processo, que auxiliam na sua anlise e na busca por pontos de melhoria.

Muitas das vezes estamos to envolvidos em um processo, vivenciando as aes dirias, que no conseguimos fazer uma anlise com uma viso de tudo o que acontece, e os fluxogramas auxiliam nesse ponto, uma vez que permitem estruturar o processo em plano menor (papel ou tela do PC), facilitando a observao de todas as tarefas, suas conexes e dependncias.

Os fluxogramas utilizam uma simbologia, para facilitar o entendimento das mais variadas atividades, vamos conhecer alguns desses smbolos:

Smbolo Nome Aplicao

Incio/Trmino Utilizado para indicar o incio e o trmino de um fluxo.

Operao Utilizado para indicar uma tarefa a ser realizada no fluxo.

Transporte Indica uma atividade de movimentao dentro do fluxo.

Espera Significa que nessa etapa o processo fica parado, geralmente por condies ligadas ao prprio fluxo.

Deciso Utilizado toda vez em que preciso optar por duas

opes distintas no fluxo.

Conferncia Utilizado toda vez que preciso fazer alguma verificao

no processo.

Documento Representa um documento gerado ao longo do processo.

Material Representa um material utilizado no processo

Arquivo ou Armazenagem

Utilizado toda vez que houver a necessidade de se guardar algo no fluxo.

Executante ou Responsvel

Indica uma atividade de movimentao dentro do fluxo.

Sentido do Fluxo

Indica a direo da sequncia do processo.

Para elaborar um fluxograma de processos preciso:

a) Observar atentamente o que acontece no dia-a-dia do processo, a fim de fazer um registro fiel da situao, esse registro ir gerar um fluxograma real do que acontece e no um previsto nos procedimentos; b) Comparar os dados obtidos na observao com o previsto nos possveis Procedimentos Operacionais Padro (POPs) existentes; c) Analise todo o processo e observe quais tarefas so efetivamente necessrias e o que possvel simplificar, o que pode ser substitudo, quais as novas tecnologias e mtodos que podem ser empregados; d) Sempre que possvel defina um fluxo simples, fcil de ser compreendido e que no gere dvidas nos colaboradores; e) Gere manuais e procedimentos operacionais padro (POPs) para todas as atividades e de tempo em tempo reveja o processo.

Para exemplificar, vamos elaborar um fluxograma para uma operao genrica onde, aps o recebimento da matria-prima, o conferente verifica se os itens esto de acordo com o previsto na nota fiscal; caso tudo esteja em conformidade a mercadoria segue at o depsito onde ficar armazenada, seno, caso as mercadorias no estejam dentro das especificaes, sero devolvidas para o fornecedor:

Figura 34 Exemplo de Fluxograma de Recebimento dos Materiais.