fluxograma e organograma

ERGONOMIA Fluxo de Produo

Prof. Fred

Fluxograma: o que ?

Representao grfica da seqncia de atividades de um processo.

Alm da seqncia das atividades, o fluxograma mostra o que realizado em cada etapa, os materiais ou servios que entram e saem do processo, as decises que devem ser tomadas e as pessoas envolvidas (cadeia cliente/fornecedor).

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Quais as utilidades do Fluxograma?

O fluxograma torna mais fcil a

anlise de um processo, atravs da identificao:

das entradas e de seus fornecedores; das sadas e de seus clientes; de pontos crticos do processo.

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Auxilia a...

Entender um processo e identificar oportunidades de melhoria (situao atual).

Desenhar um novo processo, j incorporando as melhorias (situao desejada).

Facilitara comunicao entre as pessoas envolvidas no mesmo processo.

Disseminar informaes sobre o processo.

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Smbolos

O fluxograma utiliza um conjunto de smbolos para representar as etapas do processo, as pessoas ou os setores envolvidos, a seqncia das operaes e a circulao dos dados e dos documentos. Os smbolos mais comumente utilizados so os seguintes:

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FLUXOGRAMA

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Tambm chamado de FAP Fluxo de Anlise de Processos, uma ferramenta grfica que demonstra a seqncia operacional do desenvolvimento de um trabalho, processo informao ou comunicao.

Caracteriza:

! o trabalho que est sendo realizado, ! o tempo necessrio para a sua realizao, ! a distncia percorrida , ! quem est realizando o trabalho ! como ele flui entre os participantes deste processo.

Simbologia

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TTULO SMBOLO REPRESENTA

Terminal Ponto de incio e trmino do fluxoProcessamento Operaes manuaisDocumento Relatrios, formulrios, documentos, fichas, etcEmisso Doc. Doc. emitidos p/ computador ou manualmenteDeciso Possibilidade de alternativas (sim/no, +/-, etc)Pr. Predefinido Ponto limtrofe e de interseo entre processosMicrocomput. Entrada/sada de dados de mini/microcomputadoresArq. definitivo Arquivo permanente de materiais ou documentosArq. provisrio Arquivo temporrio de materiais ou documentos

Simbologia Complementar

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Fluxo do processo E indica o fluxo de informaes e de operaes

Conector de fluxo Conexo do fluxo na mesma pgina

Conector de pgina Conexo de fluxo de uma pg. para outra pg.

Conector de pgina/fluxo

Conexo de fluxos para pginas diferentes

Teleprocessamento Comunicao, via teleprocessamento

Ateno Falhas e possibilidades de racionalizao

Xy

Simbologia Eventual

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Volumes em geral Materiais, peas, e outros tipos de volumes que fazem parte de um processo

Fita magntica Arquivo magntico em fita (Digital udio Tape, Digital Linear Tape, etc)

Disco Arquivo em disco (ptico, CD-ROM, DVD, etc)

Informaes adicionais

Observaes, explicaes ou algo inserido no processo

Regras Bsicas

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1. Entrada/Sada: todos os smbolos devem possuir entrada(s) e sada(s), exceto os de trmino de fluxo (item 2), que possuem somente entradas, os conectores fluxo e pgina possuem entrada e sada conforme o caso, e os de informaes adicionais que possuem somente sadas.

2. Trmino de fluxo (opes possveis):

FIMDestruio de

documento

Regras Bsicas

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3. Conjunto de Documentos: (A) devero ser representados pela sobreposio da simbologia de documento, ou (B) no caso de representar um grupo de documentos em que no h a necessidade de identific-los.

4. Nome do documento / nmero de vias: escrever o nome do documento na primeira vez que o documento aparecer no processo, e depois basta simplesmente colocar a sua sigla.

SCPSolicitao de Contratao de Pessoal (SCP)

(A) (B)

Ex 1:

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Ex 2:

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Princpios de um Fluxograma14

" Princpio da Evidncia: no aceitar nada como verdadeiro, enquanto no for convencido como tal, de modo a procurar evitar a precipitao e a preveno contra determinados fatos.

" Princpio da Anlise: fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessrias, de modo a facilitar a sua compreenso e seu entendimento.

" Princpio da Sntese: pensar ordenadamente, a partir dos fatos ou objetos mais simples at chegar aos mais complexos, admitindo existir entre eles uma certa ordem de execuo.

" Princpio da Enumerao: fazer enumeraes to completas e revises to detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido e esquecido.

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5W2H como ferramenta auxiliar15

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! O qu? (O que se faz e qual o seu objetivo) " Quais so as etapas deste processo? " O que se faz em cada etapa? " Estas etapas esto completas em uma ordem lgica e seqencial?

! Por qu? ou Para qu? (Questiona-se a validade de cada etapa do processo) " indispensvel esta etapa? " Ir, realmente, influenciar no resultado final do processo? " Constitui uma necessidade absoluta?

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! Quem? (Questiona-se a extenso e a exatido do grau de delegao de autoridade e responsabilidade das pessoas as envolvidas no processo) " Quem faz esta etapa? " Quem est executando a pessoa mais indicada para tal? " Existe algum mais capacitado para realiz-la? " mais conveniente que outro execute esta etapa? " Quem poder execut-la melhor?

! Onde? (Verifica-se o local de execuo de cada etapa) " Em que local deve ser realizado esta etapa? " Seria mais facilmente executada em outro local?

5W2H como ferramenta auxiliar

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! Quando? (Questiona-se a seqncia do processo) " Quando se deve ser realizar esta etapa? " As etapas esto sendo desenvolvidas no momento adequado? " Seria conveniente alterar a seqncia de desenvolvimento?

! Como? (Verifica-se a metodologia utilizada no desenvolvimento do processo) " Como executar cada etapa? " Pode esta etapa ser dividida em outras? " H possibilidade de agrupamento de diversas etapas? " Existem outras maneiras de execut-la?

5W2H como ferramenta auxiliar

Smbolos

Smbolo que indica incio ou fim

Smbolo que indica operao, indica uma etapa do processo. A etapa e quem a executa so registrados no interior do retngulo.

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Smbolos

Deciso: Indica o ponto em que a deciso deve ser tomada.

A questo escrita dentro do losango, duas setas, saindo do losango mostram a direo do processo em funo da resposta (geralmente as respostas so SIM e NO).

Sentido do fluxo: Indica o sentido e a Limites: Indica o incio e o fim do processo (seqenciando momentos).

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Como usar esta ferramenta?

Defina o processo a ser desenhado. Escolha um processo que crie o produto ou o servio mais importante, do ponto de vista do cliente. (DEFINIO DO PROCESSO, O QUE ELE ?)

Elabore um macro fluxo do processo, identificando os seus grandes blocos de atividades. (DA FORMA AMPLA PRA MAIS ESPECFICA, IDENTIFICANDO QUAIS MOMENTOS SO OS MAIS IMPORTANTES)

Monte, para a elaborao do fluxograma, um grupo, composto pelas pessoas envolvidas nas atividades do processo. Detalhe as etapas do processo e descreva as atividades e os produtos ou os servios que compem cada uma delas. (EXPLICAO DO PROCESSO ANTES DA EXECUO)

Identifique os responsveis pela realizao de cada atividade identificada. (DEFINIO DOS ENCARREGADOS)

Cheque se o fluxograma desenhado corresponde forma como o processo executado e faa correes, se necessrio. (AVALIAO PARA FINS DE FEEDBACK)

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INCIO

CLIENTE Entra no

restaurante e pede uma mesa

CLIENTE Analisa o cardpio

e faz o pedido

RECEPCIONISTA

Encaminha o cliente a mesa

RECEPCIONISTA

Entrega a senha e encaminha ao bar

CLIENTE Aguarda a mesa

RECEPCIONISTA

Mesa disponibilizada

MAITRE Registra e

encaminha o pedido

Mesa disponvel?

No

Sim

Fluxograma: Processo de atendimento

no restaurante X

Layout: o que ?

Layout o posicionamento no espao de

departamentos ou postos de trabalho, de modo a minimizar um custo, satisfazendo um conjunto de restries

O LAYOUT (ou arranjo fsico) um componente importante na organizao empresarial, permitindo que os recursos materiais (equipamentos) e recursos humanos (funcionrios) sejam distribudos de forma eficiente, criando um ambiente favorvel maior produtividade.

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Quais so as utilidades de um Layout bem planejado?

Minimizar custos de manuseamento dos materiais. Utilizao eficiente do espao Utilizao eficiente da mo-de-obra Eliminar o congestionamento Facilitar/aumentar a entrada, sada e colocao dos materiais, produtos ou

pessoas Promover a qualidade de servio e produto Providenciar um controlo visual das operaes ou actividades Providenciar flexibilidade para a adaptao a mudanas Facilitar a comunicao e a interaco entre os trabalhadores, entre os

trabalhadores e os seus supervisores, ou entre os trabalhadores e os clientes. Reduzir os tempos de produo e de entrega ao cliente. Eliminar desperdcios ou movimentaes redundantes. Incorporar medidas de segurana. Encorajar actividades de manuteno adequadas

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Que tipos de Layout podemos encontrar?

Funcional ou de "processo"

Linear ou "por produto"

Posicional ou "fixo"

Celular

Flexvel ou "por cliente"

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Layout Funcional

mais utilizado por pequenas empresas, algumas industriais, estabelecimentos comerciais e prestadores de servios. Como se passa por processo, o arranjo feito alienando um conjunto de mquinas e produtos de mesma funo a um conjunto de materiais e servios de mesma funo.

Por exemplo, um banco utiliza esse arranjo fsico onde, os caixas eletrnicos so postos organizadamente com mesma funo, e as pessoas levam seus materiais (carto, dinheiro, cheque, contas, documentos) e obtm seu produto (dinheiro se for o caso, emprstimo, boletos).

O Arranjo no padronizado e adjacente como o layout linear e nem posicionado fixamente como o layout posicional. H tambm outros estabelecimentos como Hospitais, supermercados, armazns, e etc., que utilizam predominantemente esse tipo de layout.

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Layout Linear

o arranjo fsico que podemos identificar em fbricas da poca antiga de produo, onde as mquinas so fixas em lugares estratgicos enquanto os materiais para a produo circulam pelas mquinas, ponto a ponto, at o produto final. uma operao seguindo a outra.

Para ter uma noo fsica, basta lembrar-se do filme Tempos Modernos. bem evidenciado esse tipo de arranjo fsico, s que com um contingente manual maior do que hoje, j que as mquinas no eram to modernas.

No conseguiam substituir a mo de obra humana por completa. Se algo parasse, uma parte da produo parasse, todo o resto comprometido. Por isso, o custo alto para esse tipo de layout.

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Layout Posicional

um layout mais complicado, j que o material fixo e os equipamentos, mquinas e pessoas que se movimentam em sua volta para obteno do produto final.

comumente visto em Empresas de Construo Civil e Mineradoras, por exemplo, onde o material de construo (no caso das construtoras) de difcil movimentao, e por isso so alocados quase que fixamente, para que equipamentos, mquinas e operadores manuseiem e formem o produto, no caso edificaes e construes. Enquanto que em mineradoras, os minerais so os materiais fixos manuseados por mquinas para a criao de diversos produtos, e por isso o arranjo fsico depende muito da posio desses materiais, para tornar favorvel a produo.

Pode tambm ser um layout misto, com a juno de outras partes de outros layouts.

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Layout Celular

Os recursos transformados, entrando na operao, so pr-selecionados (ou pr-selecionam a si prprios) para movimentarem-se para uma parte especfica da operao (ou clula), na qual todos os recursos transformadores necessrios a atender a suas necessidades imediatas de processamento se encontram.

Clula: dois ou mais postos de trabalho distintos localizados proximamente, nos quais um nmero limitado de peas ou modelos processado utilizando fluxos lineares. Pode ser arranjada como um arranjo fsico por processo ou por produto.

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Layout Flexvel

Neste caso, a linha de produo rearranjada rapidamente, de acordo com os produtos e as quantidades produzidas;

Os equipamentos possuem recursos de movimentao ou adaptao para serem rearranjados;

A rea fsica possui facilidades para o rearranjo

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38AB D B

CB

B BB

P1

P2

A C

D P3

Histrico - Organograma39

! Em 1856, Daniel C. McCallum, um superintendente da York and

Erie Railroad Company (EUA), usou organogramas para mostrar

a aplicao da Administrao Sistemtica em ferrovias.

Conforme registros histricos, McCallum foi o criador do primeiro

organograma de que se tem notcia.

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Objetivo40

Demonstrar os componentes da Estrutura Organizacional como a diviso do trabalho, o tipo de departamentalizao, a margem de controle, Cadeia de comando, e a centralizao e descentralizao.

! A relao superior-subordinado, o que deixa implcito os procedimentos relativos delegao de autoridade e responsabilidade;

! O trabalho desenvolvido pelas fraes organizacionais. Dependendo da tcnica de elaborao aplicada, poder evidenciar:

! (a) o detalhamento do tipo de trabalho; ! (b) os cargos existentes; ! (c) os nomes dos titulares das unidades; ! (d) a quantidade de pessoas por unidade; ! (e) a relao funcional, alm da relao hierrquica;

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Conceito 41

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! Organograma um grfico que representa a estrutura formal, apresentando os diversos setores, suas posies e respectivas interdependncias, via hierrquica, itinerrio de comunicaes, vinculao e subordinao.

! O organograma deve possuir um carter dinmico, ser altamente flexvel e funcional, possibilitando uma integrao sistmica e sinrgica entre todos os setores da empresa.

! A principal funo do organograma apontar os sistemas de responsabilidade e autoridade da organizao

Tipos e Modelos42

! Existem diversos tipos e modelos grficos de organogramas, pois no existe uma padronizao formal. O que se segue so regras e tcnicas que auxiliam a construo mais correta, de acordo com a organizao/estrutura analisada

! Os organogramas mais comuns so:

! ESTRUTURAL ! CIRCULAR OU SETORIAL ! RADIAL ou SOLAR ! LINEAR DE RESPONSABILIDADE ! INFORMATIVO

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Estrutural43

! No organograma Estrutural a responsabilidade e a autoridade so claras.! o tipo de organograma mais completo e usual, o qual permite melhor

entendimento dos componentes da estrutura principalmente a departamentalizao de uma empresa.

! Pode ser Vertical ou Horizontal.

! Vertical (tambm chamado de clssico), mais usado para representar claramente a hierarquia na empresa; (mais nveis)

! horizontal tambm criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa caracterstica amenizada pelo fato do cargo mais baixo na hierarquia no estar numa posio abaixo dos outros (o que pode ser interpretado como discriminao, ou que ele tem menos importncia), mas ao lado. (menos nveis)

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Estrutural Vertical e Horizontal (ex:)44

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Circular ou Setorial45

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So elaborados por meio de crculos concntricos, os quis representam os diversos nveis de autoridade a partir do crculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa.

Radial ou Solar46

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O seu objetivo mostrar o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial.

Linear de Responsabilidade47

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Possui um diferencial em relao aos demais organogramas pois sua preocupao no representar o posicionamento hierrquico, mas, sim, o inter-relacionamento entre as diversas atividades e os responsveis por cada uma delas.

Informativo48

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Apresenta um mximo de informaes de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa e no necessariamente as funes.

DEPARTAMENTO DE PESSOALAdm.: Joo da SilvaCdigo: 6754 Referncia:400 -30 Lotao: 21

Sntese da Atribuies:-Processar o controle de frias-Elaborar a Folha de Pagamento-Recrutar e selecionar pessoal

Tcnicas para Construo

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12

! Representao dos rgos de Assessoria (Staff) 1. Assessores ligados linha 2. Assistentes ligados ao rgo

Diretoria

Assessoria

Diretoria Assessoria1

2

(do rgo)

(da pessoa)


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! Linhas de Responsabilidade Tracejadas Para os rgos que no existem formalmente/ institucionalmente ou que haja

inteno de destac-los, objetivando um estudo isolado.

Manuteno

nibus AutomveisCaminhesTratores


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Os nveis superiores devem ser, discretamente, maiores que os nveis subordinados e se utilizar cores, recomenda-se cores semelhantes, a no ser que haja inteno de destacar.

Diretoria

Departamento

Diviso

Servio

Seo

Setor

OrganogramasTcnicas para Construo

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! Representao das Linhas Verticais - rgos de deciso Horizontais Diviso do trabalho Horizontais ligadas a Verticais - rgos de assessoria


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! Representao dos Tipos de Autoridade.

Autoridade Colorido Preto / Branco Deliberativa Executiva Fiscal Consultiva Tcnica Coordenadora


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! Nvel dos rgos

Nvel mais alto rgos deliberativos Nvel mais baixo rgos operacionais

Se houver mais nveis intermedirios, seguir a seguinte ordem2 nvel rgos executivos 3 nvel rgos tcnicos

Deliberativos

Executivos

OperacionaisOperacionais

TcnicosTcnicos

Operacionais


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! Nomenclatura dos rgos Os rgos que estiverem no mesmo nvel hierrquico devem possuir a mesma

nomenclatura.

Funcionograma56

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! O funcionograma um grfico que amplia as partes setoriais de um organograma, respeitando suas caractersticas estruturais, tornando claras as atividades ou funes que o justificam, possibilitando conhecer a interdependncia das partes componentes do organismo.

! Conhecido, tambm como organograma funcional, o funcionograma procura dar uma idia geral da misso de cada rgo da empresa.

! Os funcionogramas devem ser includos no Manual de Organizao. por intermdio do funcionograma que se criam condies de iniciar o processo de anlise funcional.

Objetivo57

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! Possibilitar um conhecimento mais ntimo da organizao; ! Fornecer detalhes do rgo em estudo; ! Tornar evidentes as funes que justificam os rgos (misso).

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Funcionograma

fluxograma e organograma

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