aula 1 organograma e departamentalizacao
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ORGANOGRAMA E DEPARTAMENTALIZAÇÃO
Material copiado e adaptado do Livro de Idalberto ChiavenatoTeoria Geral da Administração - www.chiavenato.com
Multiplicador: Leandro Sperotto
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Os Níveis Hierárquicos
Níveis:
Estratégico
Tático
Operacional
Presidente Diretores
Gerentes
Supervisores
Administração
Operação Funcionários e Operários(Pessoal não-administrativo) Funcionários e Operários(Pessoal não-administrativo)
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Organização Alongada e Achatada
Organização “Alta” Organização “Achatada”
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Organização Centralizada x Descentralizada
Organização Centralizada Organização Descentralizada
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Vantagens da Descentralização
Desvantagens da Descentralização
1. As decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executores da ação.
2. Tomadores de decisão são os que têm mais informação sobre a situação.
3. Maior participação no processo decisório promove motivação e moral elevado entre os administradores médios.
4. Proporciona excelente treinamento para os administradores médios.
1. Pode ocorrer falta de informação e coordenação entre os departamentos envolvidos.
2. Maior custo pela exigência de melhor seleção e treinamento dos administradores médios.
3. Risco da subobjetivação: os administradores podem defender mais os objetivos departamentais do que os empresariais.
4. As políticas e procedimentos podem variar enormemente nos diversos departamentos.
Vantagens e Desvantagens da Descentralização
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O Processo Administrativo
Planejamento Organização Direção Controle
• Definir a missão
• Formular objetivos
• Definir os planos para alcançar os objetivos
• Programar as atividades
• Dividir o trabalho
• Designar as atividades
• Agrupar as atividades em órgãos e cargos
• Alocar recursos
• Definir autoridade e responsabilidade
• Designar as pessoas
• Coordenar os esforços
• Comunicar
• Motivar • Liderar
• Orientar
• Definir os padrões
• Monitorar o desempenho
• Avaliar o desempenho
• Ação corretiva
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Resultados
• Desempenho• Objetivos• Produtos• Serviços• Eficiência• Eficácia
Direção
Designar pessoas,dirigir seus esforços,motivá-las, liderá-las e comunicar
As quatro funções administrativas
Planejamento
Formular objetivos e os meios para alcançá-los
Controle
Monitorar as atividades ecorrigir os desvios
Organização
Modelar o trabalho, alocar recursos ecoordenar atividades
Recursos
• Humanos• Financeiros• Materiais• Tecnológicos• Informação
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O desdobramento dos objetivos
Objetivos organizacionais Estabelecimento dos objetivos da organização
Políticas Colocação dos objetivos como guias para a ação
Diretrizes Linhas mestras e genéricas para a ação
Metas Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão
Programas Atividades necessárias para cada meta
Procedimentos Modos de execução de cada programa
Métodos Planos de ação para a execução de tarefas
Normas Regras para cada procedimento
Amplitude
Detalhamento
Maior
Menor
Menor Maior
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A função de planejar
Planejar
• Definir objetivos
• Verificar onde as coisas estão hoje
• Desenvolver premissas sobre condições futuras (cenários)
• Identificar meios para alcançar os objetivos
• Implementar os planos de ação necessários
Organizar Dirigir Controlar
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Planejamento
Conteúdo
Extensão de Tempo
Amplitude
Estratégico Genérico, sintético e abrangente
Longo prazo
Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade.
Tático Menos genérico e mais detalhado
Médio prazo
Aborda cada unidade da empresa separadamente.
Operacional Detalhado, específico e analítico
Curto prazo
Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas.
Os três níveis de planejamento
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Métodos de trabalho ou de execução. Representados por organogramas.
Receita / despesa em um dado espaço de tempo.
Correlação entre tempo e atividades (agendas). Representados por cronogramas.
Como as pessoas devem se comportar em determinadas situações.
Os quatro tipos de planos
Tipos
de
Planos
Relacionados com Métodos
Relacionados com Dinheiro
Relacionados com Tempo
Relacionados comComportamentos
Procedimentos
Orçamentos
Programas ou Programações
Regras ou Regulamentos
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A função de ORGANIZAR
Organizar
• Dividir o trabalho
• Agrupar as atividades em uma estrutura lógica
• Designar as pessoas para sua execução
• Alocar os recursos
• Coordenar os esforços
Dirigir ControlarPlanejar
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Abrangência Tipo de Desenho Conteúdo Resultante
Nível institucional
Desenho organizacional
A empresa como uma totalidade
Tipos de organização
Nível intermediário
Desenho departamental
Cada departamentoIsoladamente
Tipos de departamentalização
Nível operacional
Desenho de cargos e tarefas
Cada tarefa ou operação
Análise e descrição de cargos
Os três níveis de organização
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A função de DIRIGIR
Dirigir
• Dirigir os esforços para um propósito comum
• Comunicar
• Liderar
• Motivar
• Orientar as pessoas
• Impulsionar as pessoas
Organizar ControlarPlanejar
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Níveis de Organização
Níveis de Direção
Cargos Envolvidos Abrangência
Institucional
Direção Diretores e altos executivos A empresa ou áreas da empresa
Intermediário
Gerência Gerentes e pessoal do meio do campo
Cada departamento ou unidade da empresa
Operacional
Supervisão Supervisores e encarregados
Cada grupo de pessoas ou tarefas
Os três níveis de direção
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A função de CONTROLAR
Controlar
• Definir padrões de desempenho
• Monitorar o desempenho
• Comparar o desempenho com os padrões estabelecidos
• Tomar a ação corretiva para corrigir desvios e assegurar o alcance dos objetivos
Planejar Organizar Dirigir
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Estabelecimento de padrões
Açãocorretiva
Observação do desempenho
Comparação dodesempenho com opadrão estabelecido
As quatro fases do controle
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OS QUATRO TIPOS DE PADRÕES
Tipos
de
Padrões
Padrões deQuantidade
Padrões de Qualidade
Padrões de Tempo
Padrões de Custo
• Volume de produção• Níveis de estoque• Número de horas trabalhadas• Volume de vendas
• Controle de qualidade do produto• Controle de qualidade do processo• Especificações do produto• CQ da matéria-prima
• Tempo padrão de produção• Tempo médio de estocagem• Padrões de rendimento• Tempo médio de atendimento
• Custo de produção• Custo de estocagem• Custo padrão• Custo médio de financiamento
DANDO FORMA A EMPRESA
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Construir a árvore Genealógica
A Comunicação no Organograma
Comunicação Formal
Informação Normas e instruções
Esforços de coordenação
Presidente
Vice Presidente
Vice Presidente
Gerente GerenteGerenteGerente
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Caso Introdutório:A revolução na Blue Jeans
A Blue Jeans é uma indústria de roupas esportivas. Seus jeans são peças raras cobiçadas por jovens e velhos. Apesar da modernidade dos produtos, a Blue Jeans é uma empresa tradicionalista e conservadora em sua gestão.
A nova diretora de produção – Luciana – pretende fazer uma série de mudanças na empresa para aumentar a qualidade e a produtividade e reduzir tempos e custos.
Em primeiro lugar, ela pretende mudar o tipo de organizaçãolinear que existe na produção. Ao invés do tradicional supervisor, Marina pretende substituí-lo por facilitadores de equipes de trabalho.
Se você fosse Luciana, por onde começaria?
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Organização Linear
Características:
1. Autoridade linear ou única.2. Linhas formais de comunicação.3. Centralização das decisões.4. Aspecto piramidal.
Vantagens:
1. Estrutura simples e de fácil compreensão.2. Clara delimitação das responsabilidades.3. Facilidade de implantação.4. Estabilidade.5. Indicada para pequenas empresas.
Desvantagens:
1. Estabilidade e constância das relações formais.2. Autoridade linear baseada no comando único e direto. 3. Exagero da função de chefia.4. Chefes generalistas que não se especializam.5. Provoca o congestionamento das comunicações.6. Comunicações indiretas e demoradas.
Características:
1. Autoridade linear ou única.2. Linhas formais de comunicação.3. Centralização das decisões.4. Aspecto piramidal.
Vantagens:
1. Estrutura simples e de fácil compreensão.2. Clara delimitação das responsabilidades.3. Facilidade de implantação.4. Estabilidade.5. Indicada para pequenas empresas.
Desvantagens:
1. Estabilidade e constância das relações formais.2. Autoridade linear baseada no comando único e direto. 3. Exagero da função de chefia.4. Chefes generalistas que não se especializam.5. Provoca o congestionamento das comunicações.6. Comunicações indiretas e demoradas.
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Organização Funcional
Características:
1. Autoridade funcional ou dividida.2. Linhas diretas de comunicação.3. Descentralização das decisões.4. Ênfase na especialização.
Vantagens:
1. Proporciona o máximo de especialização.2. Permite a melhor supervisão técnica possível.3. Desenvolve comunicações diretas e sem intermediação.4. Separa as funções de planejamento e controle das funções de execução.
Desvantagens:
1. Diluição e conseqüente perda de autoridade de comando.2. Subordinação múltipla.3. Tendência à concorrência entre especialistas.4. Tendência à tensão e conflito dentro da organização.
Características:
1. Autoridade funcional ou dividida.2. Linhas diretas de comunicação.3. Descentralização das decisões.4. Ênfase na especialização.
Vantagens:
1. Proporciona o máximo de especialização.2. Permite a melhor supervisão técnica possível.3. Desenvolve comunicações diretas e sem intermediação.4. Separa as funções de planejamento e controle das funções de execução.
Desvantagens:
1. Diluição e conseqüente perda de autoridade de comando.2. Subordinação múltipla.3. Tendência à concorrência entre especialistas.4. Tendência à tensão e conflito dentro da organização.
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A supervisão funcional
Supervisor deManutenção
Supervisor de Produção
Supervisor deQualidade
Operário A Operário B Operário C Operário D
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Exercício:A organização funcional da BioQuímica
Alencar é gerente de produção da BioQuímica, fabricante de produtos farmacêuticos populares.
A estrutura da fábrica é funcional, envolvendo vários departamentos subordinados a Abraão, como: produção, almoxarifado, compras e abastecimento, manutenção, tecnologia, tecnologia e expedição.
Abraão está insatisfeito com o desempenho do modelo adotado e quer conversar com a diretoria para fazer alterações no sentido de modernizá-lo urgentemente.
Como Alencar deveria apresentar a sua argumentação à diretoria?
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Organização Linha-Staff
Características:
1. Fusão da estrutura linear com a estrutura funcional.2. Coexistência entre as linhas formais e as linhas diretas de comunicação.3. Separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio e suporte (assessoria).4. Hierarquia versus especialização.
Vantagens:
1. Assegura assessoria especializada e mantém o princípio de autoridade única.2. Atividade conjunta e coordenada de órgãos de linha e órgãos de staff.
Desvantagens:
1. Conflitos entre órgãos de linha e de staff.2. Dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff.
Características:
1. Fusão da estrutura linear com a estrutura funcional.2. Coexistência entre as linhas formais e as linhas diretas de comunicação.3. Separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio e suporte (assessoria).4. Hierarquia versus especialização.
Vantagens:
1. Assegura assessoria especializada e mantém o princípio de autoridade única.2. Atividade conjunta e coordenada de órgãos de linha e órgãos de staff.
Desvantagens:
1. Conflitos entre órgãos de linha e de staff.2. Dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff.
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Funções de um órgão de Staff
Nível Institucional
Nível Intermediário
Nível Operacional
• Consultoria• Assessoramento• Aconselhamento• Recomendação• Apoio e suporte
• Prestação de serviços especializados• Execução de serviços especializados
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Staff
É quem assessora
É quem dá consultoria e assistência
Recomendação Alternativas Trabalho de gabinete
Pelo planejamento e pelas sugestões
Gerente de Staff
Linha
É quem decide
É quem cuida da execução
Comando AçãoTrabalho de campo
Pela operação e pelos resultados
Gerente de Departamento
Características da Linha e do Staff
Aspectos
Papel Principal
Atuação
Tipo de Atividade
Responsabilidade
Exemplo
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Estrutura Linear Estrutura Linha-Staff
Comparativo entre Estrutura Linear e Linha-Staff
L L L L
L L L L
S
S
S
S
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Caso Introdutório:A revolução na Blue Jeans
Em segundo lugar, Lucianar pretende extinguir oDepartamento de Planejamento e Controle da Produção edelegar a cada equipe a responsabilidade de elaborar o plano de diagramação da configuração e a definição de cotas de produção diária para que cada uma passe a ser responsável por sua própria produtividade, qualidade e segurança.
Marina quer implantar um novo conceito de costurar em equipe: o ciclo operacional de cada equipe passa a ser o período que vai da entrada da matéria-prima até a saída do produto acabado.
Como você poderia ajudar Luciana?
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Exercício:A organização linha-staff das Indústrias Rex
João de Barros é presidente das Indústrias Rex e pretendeaposentar-se. Escolheu seu filho, que é engenheiro, parasubstituí-lo no cargo.
A empresa adota uma estrutura linha-staff e JB quer explicar-lhe as características, vantagens e desvantagens de uma organização para ele saber onde irá pisar quando ingressar na empresa.
Como ele deveria fazer?
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Diferenças entre Estrutura Linear, Funcional e Linha-Staff
Estrutura Linear Estrutura Funcional Estrutura Linha-Staff
Diretor Diretor Diretor
Predomínio da Predomínio da Predomínio daAutoridade Linear Autoridade Funcional Autoridade Linear e
Autoridade Funcional
Execução Execução Execução Execução Assessoria Execução
Gerente Gerente Gerente Gerente Staff Gerente
COMPONDO AS UNIDADES DA EMPRESA
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Caso Introdutório:A VideoRental
Video Rental sempre foi motivo de satisfação para seus dirigentes.O crescimento da empresa e a excelente imagem no mercadoabriram as portas para novas franquias. O negócio prosperou com a abertura de várias filiais franqueadas e cresceu demaissem necessidade de investimentos continuados. A empresa passou a ser estruturada funcionalmente em departamentos (financeiro, marketing e operações).
Mas os dirigentes sentiam dificuldade em conhecer os aspectos globais das atividades da empresa. Além disso, as vendas pararam de crescer e o negócio empacou.
Como você poderia ajudá-los?
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Especialização Vertical: Especialização Horizontal:
Níveis Hierárquicos Departamentos
Especialização Vertical: Especialização Horizontal:
Níveis Hierárquicos Departamentos
Conceito de Departamentalização
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Tipos de Departamentalização
1. Por funções (ou funcional).
2. Por produtos ou serviços.
3. Por localização geográfica.
4. Por clientes.
5. Por fases do processo.
6. Por projetos.
1. Por funções (ou funcional).
2. Por produtos ou serviços.
3. Por localização geográfica.
4. Por clientes.
5. Por fases do processo.
6. Por projetos.
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Características:
Agrupamento das atividades de acordo com as funções principais da empresa.
Vantagens:• Agrupa especialistas comuns em uma única chefia.• Garante plena utilização das habilidades técnicas das pessoas.• Permite economia de escala pela utilização integrada de pessoas e produção.• Orienta as pessoas para uma única e específica atividade.• Indicada para condições de estabilidade.• Reflete auto-orientação e introversão administrativa.
Desvantagens:• Reduz a cooperação interdepartamental.• Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis.• Dificulta adaptação e flexibilidade a mudanças externas.• Faz com que pessoas focalizem subojetivos de suas especialidades.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com as funções principais da empresa.
Vantagens:• Agrupa especialistas comuns em uma única chefia.• Garante plena utilização das habilidades técnicas das pessoas.• Permite economia de escala pela utilização integrada de pessoas e produção.• Orienta as pessoas para uma única e específica atividade.• Indicada para condições de estabilidade.• Reflete auto-orientação e introversão administrativa.
Desvantagens:• Reduz a cooperação interdepartamental.• Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis.• Dificulta adaptação e flexibilidade a mudanças externas.• Faz com que pessoas focalizem subojetivos de suas especialidades.
Departamentalização por Funções
Diretor Geral
Diretor Financeiro Diretor Industrial Diretor RH Diretor Marketing
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Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o resultado da organização, ou seja,de acordo com o produto ou serviço realizado.
Vantagens:• Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou serviço.• Facilita a coordenação interdepartamental.• Facilita a inovação, que requer cooperação e comunicação de vários grupos.• Indicada para circunstâncias externas mutáveis.• Permite flexibilidade.
Desvantagens:• Dispersa os especialistas em subgrupos orientados para diferentes produtos.• Contra-indicada para circunstâncias externas estáveis.• Provoca problemas humanos de temores e ansiedades com a instabilidade.• Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o resultado da organização, ou seja,de acordo com o produto ou serviço realizado.
Vantagens:• Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou serviço.• Facilita a coordenação interdepartamental.• Facilita a inovação, que requer cooperação e comunicação de vários grupos.• Indicada para circunstâncias externas mutáveis.• Permite flexibilidade.
Desvantagens:• Dispersa os especialistas em subgrupos orientados para diferentes produtos.• Contra-indicada para circunstâncias externas estáveis.• Provoca problemas humanos de temores e ansiedades com a instabilidade.• Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização.
Departamentalização por Produtos/Serviços
Diretor Geral
Divisão Divisão Divisão DivisãoFarmacêutica Veterinária Química Tintas
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Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o território, região ou área geográfica.
Vantagens:• Assegura o sucesso da organização pelo ajustamento às condições locais.• Fixa a responsabilidade de desempenho e lucro em cada local ou região.• Encoraja os executivos a pensar em termos de sucesso no território.• Indicada para empresas de varejo..• Indicada para condições de estabilidade.• Permite acompanhar variações locais e regionais.
Desvantagens:
• Reduz a cooperação interdepartamental.• Ocorre principalmente nas áreas de marketing e produção.• Inadequada para a área financeira.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o território, região ou área geográfica.
Vantagens:• Assegura o sucesso da organização pelo ajustamento às condições locais.• Fixa a responsabilidade de desempenho e lucro em cada local ou região.• Encoraja os executivos a pensar em termos de sucesso no território.• Indicada para empresas de varejo..• Indicada para condições de estabilidade.• Permite acompanhar variações locais e regionais.
Desvantagens:
• Reduz a cooperação interdepartamental.• Ocorre principalmente nas áreas de marketing e produção.• Inadequada para a área financeira.
Departamentalização Geográfica
Diretor Geral
Região Sudeste Região Central Região Norte Região Oeste
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Características:
Agrupamento das atividades de acordo com os tipos de clientes servidos.
Vantagens:• Quando a satisfação do cliente é o aspecto mais crítico da organização.• Quando o negócio depende de diferentes tipos de clientes.• Predispõe os executivos a pensar em satisfazer as necessidades dos clientes.• Permite concentrar competências sobre distintas necessidades dos clientes.
Desvantagens:• As demais atividades da organização – produção, finanças – tornam-se
secundárias ou acessórias face à preocupação exclusiva com o cliente.• Os demais objetivos da organização – como lucratividade, produtividade,
eficiência – podem ser sacrificados em função da satisfação do cliente.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com os tipos de clientes servidos.
Vantagens:• Quando a satisfação do cliente é o aspecto mais crítico da organização.• Quando o negócio depende de diferentes tipos de clientes.• Predispõe os executivos a pensar em satisfazer as necessidades dos clientes.• Permite concentrar competências sobre distintas necessidades dos clientes.
Desvantagens:• As demais atividades da organização – produção, finanças – tornam-se
secundárias ou acessórias face à preocupação exclusiva com o cliente.• Os demais objetivos da organização – como lucratividade, produtividade,
eficiência – podem ser sacrificados em função da satisfação do cliente.
Departamentalização por Clientes
Diretor Geral
Departamento Departamento Departamento Departamento Feminino Masculino Juvenil Terceira Idade
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Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o fluxo do processo produtivo.
Vantagens:• Muito utilizada no nível operacional de áreas de produção ou de operações.• Garante plena utilização e vantagens econômicos do equipamento ou tecnologia.• A tecnologia passa a ser o foco e o ponto de referência para o agrupamento.• Enfatiza o processo.• Permite ações de reengenharia dos processos e de enxugamento.
Desvantagens:• Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis.• Pouca flexibilidade a mudanças internas ou externas.• Centraliza demasiadamente a atenção no processo produtivo.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o fluxo do processo produtivo.
Vantagens:• Muito utilizada no nível operacional de áreas de produção ou de operações.• Garante plena utilização e vantagens econômicos do equipamento ou tecnologia.• A tecnologia passa a ser o foco e o ponto de referência para o agrupamento.• Enfatiza o processo.• Permite ações de reengenharia dos processos e de enxugamento.
Desvantagens:• Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis.• Pouca flexibilidade a mudanças internas ou externas.• Centraliza demasiadamente a atenção no processo produtivo.
Departamentalização por Processo
Diretor Industrial
Seção de Seção de Seção de Seção de Pré-Montagem Montagem Embalagem Acabamento
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Características:
Agrupamento das atividades de acordo com os projetos planejados pela empresa.
Vantagens:• Agrupa equipes multifuncionais em projetos específicos de grande porte.• Ideal para empresas cujos produtos envolvam concentração de recursos e tempo.• Ideal para estaleiros, obras de construção civil ou industrial, hidroelétricas.• Facilita o planejamento detalhado para a execução de produtos de grande porte.• Adapta a empresa aos projetos que ela pretende construir.• Unidades e grupos são destacados e concentrados durante longo tempo.• É uma departamentalização temporária por produto.
Desvantagens:• O projeto tem vida planejada. É descontínuo.• Quando ele termina a empresa pode desligar pessoas ou paralisar equipamentos.• Produz ansiedade e angústia nas pessoas pela sua descontinuidade.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com os projetos planejados pela empresa.
Vantagens:• Agrupa equipes multifuncionais em projetos específicos de grande porte.• Ideal para empresas cujos produtos envolvam concentração de recursos e tempo.• Ideal para estaleiros, obras de construção civil ou industrial, hidroelétricas.• Facilita o planejamento detalhado para a execução de produtos de grande porte.• Adapta a empresa aos projetos que ela pretende construir.• Unidades e grupos são destacados e concentrados durante longo tempo.• É uma departamentalização temporária por produto.
Desvantagens:• O projeto tem vida planejada. É descontínuo.• Quando ele termina a empresa pode desligar pessoas ou paralisar equipamentos.• Produz ansiedade e angústia nas pessoas pela sua descontinuidade.
Departamentalização por Projetos
Diretor do Projeto
Administrador Engenheiro de Engenheiro de Engenheiro de do Projeto Compras Controle Execução
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Apreciação Crítica da Departamentalização
1. Constitui ainda hoje o critério básico de estruturação das empresas.
2. Apesar de critérios mais recentes, não se descobriu ainda umamelhor maneira de organizar empresas.
3. Mesmo a organização por equipes e o modelo adhocrático nãoconseguiram substituir inteiramente os critérios de departamentalização.
4. O departamento (ou unidade organizacional) ainda prevaleceapesar de todo o progresso na teoria administrativa.
1. Constitui ainda hoje o critério básico de estruturação das empresas.
2. Apesar de critérios mais recentes, não se descobriu ainda umamelhor maneira de organizar empresas.
3. Mesmo a organização por equipes e o modelo adhocrático nãoconseguiram substituir inteiramente os critérios de departamentalização.
4. O departamento (ou unidade organizacional) ainda prevaleceapesar de todo o progresso na teoria administrativa.