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FLUXO DE CAIXAGuia definitivo para sua empresa

Sumário

Introdução

1 - O que é e qual a importância do Fluxo de Caixa?

2 - De que forma se realiza um Fluxo de Caixa?

3 - Pontos cruciais para um bom Fluxo de Caixa

4 - Os principais erros no Fluxo de Caixa

5 - Montando um Fluxo de Caixa

6 - Porque automatizar um Fluxo de Caixa?

7 - Descomplique o dia a dia da sua Empresa

Créditos

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- FLUXO DE CAIXA: GUIA COMPLETO PARA SUA EMPRESA -

Introdução

O Fluxo de Caixa é uma das principais ferramentas de auxílio para

a sobrevivência e gestão das empresas, em especial das pequenas

empresas que tem grande dificuldade em se manter firme no

mercado.

Mesmo sendo uma das principais ferramentas de

acompanhamento e análise da vida financeira dos negócios,

muitos empresários não dão a ele a importância devida, muito

menos se preocupam em realizar um fluxo eficiente para o

acompanhamento de gestão de sua empresa.

Um estudo realizado pelo Sebrae em Outubro de 2016 apontou

que um dos principais fatores que contribuem para a mortalidade

das empresas com menos de 5 anos é o não acompanhamento de

receitas e despesas.

Muitas vezes a falta de conhecimento e a não preocupação em

realizar um acompanhamento rigoroso das finanças leva os

empreendedores a se endividarem, ou em casos mais extremos

ter que fechar as portas.

Neste Guia vamos trabalhar a partir das principais dúvidas acerca

do Fluxo de Caixa e desenvolver um material que sane todas as

indagações sobre ele e que também auxilie os gestores no

acompanhamento de suas receitas e despesas de forma que possa

caminhar para o crescimento.

1 - FLUXO DE CAIXA: GUIA COMPLETO PARA SUA EMPRESA -

O QUE É E QUAL A IMPORTÂNCIA DO

FLUXODE CAIXA?

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O que é e qual a importância do Fluxo de Caixa?

O Fluxo de caixa é o conhecimento de todos os valores

referentes as receitas e despesas da empresa num

determinado período de tempo, ou seja, é o conhecimento de todo

o dinheiro que entra e sai de sua empresa.

Tal processo se faz necessário para que os responsáveis tenham

bem claro o andamento de seu negócio e possibilita uma maior

segurança na tomada de decisões e gestão da empresa.

Sua importância se dá também à medida que o acompanhamento

das despesas possibilita uma análise cuidadosa da vida financeira

de seu negócio e para a realização de possíveis cortes e/ou

investimentos.

É muito comum que se confunda Fluxo de Caixa com orçamento,

contudo, por mais que os termos estejam interligados eles se

diferenciam pela sua finalidade de ação.

O Fluxo de Caixa é um acompanhamento financeiro que possibilita

a partir de análises do dinheiro que entra e sai da empresa a

criação de orçamentos para as tomadas de decisões e ações de

sua empresa.

Para compreendermos melhor o que é o Fluxo de Caixa vamos

usar uma estória para ilustrar o papel do fluxo na gestão do

negócio.

Sr João abriu um mercadinho no seu bairro, e no fim do mês ele

gostaria de descobrir quanto foi o seu lucro, no entanto, somente

ir até o Caixa e contar o dinheiro não lhe garantirá que este foi o

lucro real de sua empresa.

Pode ser que ficou alguma despesa para trás ou que já tenha sido

realizado alguma retirada, contudo, não tem como ele saber pois

não houve um acompanhamento das entradas e saídas e por conta

disso pode ser que muito em breve Sr João tenha problemas

financeiros em sua empresa.

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DE QUE FORMA SE REALIZA UM

FLUXODE CAIXA?

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De que forma se realiza um Fluxo de Caixa?

1 - A primeira fórmula é o chamado Livro Caixa, no qual você

precisa fazer o preenchimento manual dos dados financeiros de

entradas e saídas, contudo, esta não é uma ferramenta muita

segura e passível de muitas falhas, além é claro de demandar

muito tempo para realização.

2 - Com o advento da informática e o surgimento da

automatização de processos administrativos, surgiram as

Planilhas de Fluxo de Caixa que são de preenchimento também

manual e demanda um conhecimento de fórmulas. As planilhas

garantem uma melhor análise dos dados, contudo demanda um

certo tempo para a realização.

3 - Por último e mais recente surgiram os softwares de gestão

administrativa conhecidos como ERP (Planejamento de

Recursos da Empresa) que permitem uma integração de dados da

empresa e um acompanhamento mais rigoroso da movimentação

financeira.

Os sistemas de gestão também garantem agilidade e precisão na

realização do Fluxo de Caixa o que facilita no dia a dia da empresa

e na tomada de decisões da mesma.

Lembra do Sr João? Então, ele procurou uma forma de

acompanhar os rendimentos do seu mercadinho pegou um modelo

de Planilha de Fluxo de Caixa do site da Soften Sistemas e decidiu

acompanhar rigorosamente a vida financeira da sua empresa.

Obs. Não existe um padrão para a formulação e montagem de um

bom fluxo de caixa.

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PONTOS CRUCIAIS PARA UM BOM

FLUXODE CAIXA

“Alguns pontos são essenciais para que o seu Fluxo

de Caixa seja o mais completo possível e possa

oferecer informações fidedignas da vida financeira

de sua empresa. “

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Pontos cruciais para um bom Fluxo de Caixa

1 - Mantenha o Fluxo de Caixa atualizado

Um bom Fluxo de Caixa deve ser atualizado diariamente ou

semanalmente que é o que garantirá que ele possa exercer seu

papel de criar cenários econômicos favoráveis para que se

determine o orçamento para as operações futuras da empresa.

A atualização constante garantirá dados em tempo real do setor

financeiro da sua empresa e facilitará o papel dos gestores e

responsáveis da empresa uma vez que eles tem em suas mãos

dados certeiros dos caminhos que o negócio vêm tomando.

2 - Projete os seus rendimentos e garanta segurança

financeira

É de extrema importância que o Fluxo de Caixa consiga manter

uma diferença razoável de valor entre as entradas e as saídas da

empresa isto mostrará que as ações comerciais estão lhe rendendo

lucro.

A empresa pode criar também um “fundo de segurança”, ou seja

uma reserva de dinheiro que possa manter a empresa no mínimo

por dois anos o que lhe dará segurança nas tomadas de decisões

uma vez que se caso haver alguma baixa nas vendas e no

faturamento a empresa conseguirá se manter de pé.

3


Pontos cruciais para um bom Fluxo de Caixa

3 - Tenha bem claro na sua mente os gastos e

possibilidades da empresa

Três pontos são essenciais para que fique claro as despesas no

fluxo de caixa e as possibilidades de crescimento da sua empresa,

além de garantir um conhecimento cada vez maior sobre tomadas

de decisões estratégicas e financeiras, investimentos e um possível

corte de gastos, são eles:

● Organização das contas da empresa para que esteja bem

claro o que deve ser pago e os seus valores, coloque em pauta

até mesmo os gastos considerados “pequenos” e inofensivos.

● Ter claro o saldo inicial da sua empresa para que numa

possível análise comparativa fique visível os números de

crescimento da empresa através do seu lucro.

● Divida as suas entradas e saídas em categorias, esta pode

parecer para muitos uma tarefa desnecessária, contudo, é de

extrema importância para quem quer ter um panorama

completo e específico de onde vêm o seu dinheiro e para onde

ele vai.

Especifique se é um pagamento à vista, a prazo, no cartão,

deixe claro prazos e condições de pagamento, divida por

grupos de gastos como fixos ou variáveis entre outras

categorias.

4 - Esteja atento à gastos variáveis

Para gastos variáveis como conta de luz, telefone, internet,

impostos entre outros que apresentam variações nos valores é

necessário que se faça uma projeção e dessa forma lançá-los nos

seu fluxo de caixa como contas a pagar.

Conhecer uma possível variação de valores e aumentos dessas

despesas é de extrema importância para que o seu fluxo de caixa

tenha informações mais precisas possíveis.

3


OS PRINCIPAIS ERROS NO

FLUXODE CAIXA “Para um fluxo de caixa eficiente é necessário que o

empreendedor tenha em mente que algumas informações e hábitos devem ser excluídas do processo.”

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Os principais erros no Fluxo de Caixa

1 - Não atualizar o Fluxo de Caixa

Primeiro, a não atualização frequente do fluxo de caixa pode trazer

uma série de complicações contábeis e esse é um dos principais

erros das PME’s (Pequenas e Médias Empresas). Essa não

atualização resulta na inconsistência das informações do seu fluxo.

2 - Não categorizar as entradas e saídas

Realizar lançamentos não categorizados é um erro frequente, este

pode até nem ser classificado como erro mas como uma falha,

uma vez que não categorizando os lançamentos de entradas e

saídas não será possível uma análise precisa do que traz lucro e o

que causa muitos gastos, por exemplo.

4



3 - Fazer contas com dinheiro que ainda não entrou

Nunca conte com dinheiro que ainda não entrou, lançamentos

futuros não devem ser contados nas entradas da empresa para

realização de qualquer operação, seja ela pagamento de contas ou

investimentos pois caso ocorra algum problema e esse dinheiro

não entre isso lhe trará problemas sérios.

4 - Previsão de lucros exageradas

Na previsão de faturamento nunca exagere nos dados, pois esse

também é um problema frequente, seja realista nesta previsão

para que você não corra o risco de gastar além da conta e não ter

dinheiro para cobrir as despesas da empresa. Na linguagem

popular: Tenha os pés no chão!

4



O mercadinho de João não está lhe dando o lucro esperado e ele

não consegue identificar os erros na gestão do seu negócio.

Contudo, ele não deu a devida atenção ao Fluxo de Caixa

atualizava-o sem uma certa frequência o que causou diversos

erros nos lançamentos das entradas, perdeu uma série de

documentos que tinha valores de saídas e inseriu valores errados,

além de criar uma previsão de lucros acima da média.

A desatenção do proprietário do mercadinho fez com que ele

perdesse o controle do seu negócio o que o obrigou a parar e

repensar a gestão financeira e administrativa do seu negócio.

4


Vamos aqui mostrar como é a Planilha de Fluxo de

Caixa que o Sr João utiliza e como ela é simplificada,

contudo, demanda uma certa atenção principalmente

no início para que o seu Fluxo de Caixa seja feito

com qualidade e precisão de dados.

MONTANDO UM

FLUXODE CAIXA

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Montando um Fluxo de Caixa

Basicamente, perceba que a planilha vem organizada com as

entradas e saídas sendo inseridas mensalmente.

Uma dica é que seja realizada uma planilha de fluxo de caixa

semestral, pois no final do período é interessante que seja

realizado um balanço para que se tenha uma visão de lucros, se

houve algum mês de baixa e/ou de alta de vendas e

faturamento entre tantos outros dados comerciais.

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Faça o download do nosso modelo

de planilha de Fluxo de Caixa

AQUI

http://conteudo.softensistemas.com.br/planilha-fluxo-de-caixa


Projeções e realizados

Outro ponto para se ter atenção é que na categoria dos meses

apresentamos duas categorias: Projeção e Realizados, ou seja,

você pode criar projeções e quando realizar a venda ou o

pagamento da despesa atualizar o valor em Realizados. Isso lhe

permitirá acompanhar com rigorosidade como anda o processo de

faturamento e de quitação das despesas de sua empresa.

Por exemplo, se você projetar um valor “X” de vendas e ele vier

muito abaixo do esperado isso te chamará a atenção para analisar

os processos comerciais. No caso das despesas é interessante

acompanhar se não houve aumento no pagamento de despesas

muito além do previsto anteriormente.

Entradas

Temos categorizado três tipos de entradas, o valor de vendas e o

contas a receber e outras despesas, mas se caso a sua empresa

tiver mais alguma entrada além destas crie uma nova categoria e

deixe especificado na planilha para que você possa ter uma noção

do quanto essa entrada é rentável para sua empresa.

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Saídas

Na parte de despesas/saídas deixe bem categorizado o que você

precisará pagar, a projeção de valores e o que pagou, como dito

anteriormente isso lhe ajuda numa análise posterior do

andamento da empresa. Nesse caso das despesas é interessante

acompanhar se não houve aumento no pagamento de despesas

muito além do previsto anteriormente.

Nessa planilha que nós disponibilizamos gratuitamente, assim que

você inserir um valor de entrada ele será somado no valor final do

caixa, assim como as despesas que já diminuirá o valor do seu

caixa final.

Totais e empréstimos

A planilha também já insere nos campo dos meses seguintes o

valor em caixa a partir do saldo final do mês anterior. Qualquer

tipo de empréstimo não é contado como caixa para os próximos

meses por que ele é um valor que depois sairá do seu caixa nos

meses seguintes.

Por essas imagens é possível perceber que Fluxo de Caixa lhe dá

um panorama total de como está o andamento financeiro de sua

empresa, o que lhe tem causado gasto e o que tem lhe trazido

lucro.

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Conclusão

Todo esse processo tende a facilitar o dia a dia e as análises de

andamento da empresa como faturamento, despesas e outras

questões acessórias da vida financeira.

Contudo, perceba que a planilha as vezes pode lhe tomar um certo

tempo para inserir os dados por mais que os dados sejam

mensais, é de extrema importância que a atualização seja no

mínimo semanal.

João o dono do mercadinho percebeu que a Planilha lhe tomaria

muito mais tempo do que ele podia dispor para a realização do

Fluxo de Caixa, portanto, ele precisava de uma ferramenta que lhe

ajudasse na análise financeira da sua empresa.

Foi aí que João voltou ao site da Soften e encontrou a ferramenta

de software de Gestão Fiscal e Gerencial ERP e decidiu automatizar

o processo de Fluxo de Caixa.

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https://www.softensistemas.com.br/produtos/software-erp/

PORQUE AUTOMATIZAR O MEU

FLUXODE CAIXA?

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Por que automatizar o meu Fluxo de Caixa?

Como mostramos anteriormente o uso de planilha pode tornar o

dia a dia de sua empresa um pouco complicado e tomar um certo

tempo que os empresários não podem perder nos dias de hoje.

Atualmente têm-se tornado cada vez mais necessário soluções que

facilitem e agilizem o processo comercial e o controle financeiro

das empresas.

Como dito anteriormente a ferramenta mais recente no mercado e

com maior eficiência em auxílio na gestão dos negócios são os

softwares de gestão fiscal e gerencial ERP que trabalham

integrando dados das áreas fiscais, comercial e financeiro

auxiliando na gestão empresarial.

Um software de gestão alimentará o seu fluxo de caixa a partir da

emissão de notas, dos pedidos de venda e baixa de estoque já

realizando todo o processo de preenchimento, o único trabalho

que terá é de alimentar as despesas de sua empresa.

Despesas fixas podem ser colocadas como padrões, por exemplo,

aluguéis, salários e outros valores que não são variáveis

mensalmente. Já as despesas variáveis como luz, água entre

outras podem ser colocadas com um valor médio e ser atualizado

no momento do lançamento.

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Além de todas essas facilidades técnicas no processo de Fluxo de

Caixa que um sistema de gestão empresarial pode trazer, temos

alguns pontos positivos do âmbito econômico e de organização:

● A automatização do Fluxo de Caixa lhe trará uma economia

de tempo e de recursos humanos, uma vez que o processo

se torna mais rápido por que a maioria deles segue um padrão

e não se faz necessário que um de seus colaboradores fique

focado somente no Fluxo de Caixa;

● É realizado um alinhamento dos processos de pagamentos

e recebimentos, uma vez que o sistema de gestão traz um

cruzamento de dados entre as diversas áreas da empresa,

reduzindo os riscos de erros nos processos de entradas e de

saídas, não ficando nada para trás;

● Com o sistema fica mais fácil identificar os inadimplentes e

realizar processos de cobranças, assim como identificar as

maiores despesas e controlá-las no dia a dia da empresa;

● Tudo isso também possibilita um controle e conhecimento

apurado de onde dinheiro vem e para onde está indo;

● É possível realizar um acompanhamento rigoroso das

despesas identificando possíveis cortes e/ou substituições,

controle de estoque apurado para criação de políticas de

compras, trocas de fornecedores e redução de produtos com

menor saída;

● Você consegue identificar os seus clientes mais fiéis e

rentáveis, produtos com maior e menor giro, entre outras

informações comerciais que lhe possibilita pensar na criação de

estratégias de investimentos, promoções, cortes de gastos,

políticas de preços diferenciados entre outras;

● Com um sistema é mais fácil identificar tempos de

sazonalidade, onde há baixas de vendas e também meses de

alta em que se pode investir e crescer.

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Todos esses dados são possíveis por meio de relatórios que os

sistemas disponibilizam para o empresário de forma que ele

consegue acompanhar cada particularidade de sua empresa.

Além de tudo esses dados lhe auxiliarão no processo de tomada de

decisões dos gestores que conhecendo o andamento financeiro de

seus negócios saberão os momentos certos de investir e o de

“colocar o pé no freio”.

Depois de adquirir um software de gestão ERP o João do

mercadinho viu o seu negócio ter um salto de crescimento. Com a

atualização constante a partir da emissão de notas fiscais ele pode

constatar o produto que lhe gerava mais lucro, o mês de maior

rentabilidade e também o de baixa de vendas.

João criou um fundo de segurança para o mercado, conseguiu

projetar um investimento para ampliação do mercadinho e do

quadro de funcionários e também identificou o que vinha lhe

causando despesas exacerbadas, além de conhecer melhor os

inadimplentes.

Todas essas facilidades fez com que o empresário retomasse o

controle financeiro e gerencial de sua empresa, tudo isso sem lhe

tomar muito tempo e com segurança e qualidade.

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DESCOMPLIQUE O DIA A DIA

DA SUAEMPRESA

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plataforma – seja ela PC, Tablet ou Smartphone.

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Créditos

Redação: Diogo Oliveira

Revisão: Daniela Taino e Ronnie Birolim

Diagramação: Khoammy Gabriel

Personagens: Dooder/ Freepik

Direção de Marketing: Ronnie Birolim


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