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UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA

FACULTAD D[ [CONOMIA

ESCUELA DE SECRETARIADOiiJECUTIVO

MONOGRAFIA PREVIA A LA OBTENCIONDEL TITULO DE SECRETARIA EJECUTIVA

ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION

Y ARCHIVO

Directora:

Sra. Teresa Toscano de Romá*n

Autora:

Alexandra Sotomayor

Loja - Ecuador

1982 - 1983

Esta versión digital, ha sido acreditada bajo la licencia Creative Commons 4.0, CC BY-NY-SA: Reconocimiento-No comercial-Compartir igual; la cual permite copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra, mientras se reconozca la autoría original, no se utilice con fines comerciales y se permiten obras derivadas, siempre que mantenga la misma licencia al ser divulgada. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/deed.es

Septiembre, 2017

PRIMERA PARTE

PRELIMINARES

CERTIFICACION

SRA. TERESA TOSCANO DE ROMAN,Directora de la monografía, lugo de haberrevisado prolijamente la presente monografía, autoriza que la misma pase

al Tribunal Calificador.

Loja , marzo de 1983

F) .... R.Sra. Teresa Tos no de R.

D 1 RECTOR-A

DEDICATORIA

A mi adorada madrecita

y a mis queridos hermanos

AGRADECIMIENTO

Presento el testimonio de mi gratitud, a todas y cada una de lasProfesoras de la Escuela de Secretarjado Ejecutivo, por haberme impartido sus sabias ensefianzas y -de manera especial a la Sra. TERESA TOSCANO DE ROMAN, Directora dela presente monografía, por su invalorable y desinteresada ayuda -intelectual, prestada en la elaboración de este trabajo.

RECONOCIMIENTO

Mi especial reconocimiento a todosmis compañeros dentro de mi vida -

• profesional, quienes con su apoyomoral supieron ayudarme en todo -cuanto estuvo a su alcance, para -que culminara con éxito la presente

monografía.

AUTOR 1

Las ideas y opiniones plasmadas en el presente trabajo,-son de exlusiva responsabilidad de la autora.

Loja, marzo de 1983-

¿fexand SotolnaSOr

. yJCr

« brLcÇ - /

S E U N D A P A R T' E

ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO

SUMARI O

1. ASPECTOS GENERALES

II. CONOCIMIENTOS BASICOS DE UNA SECRETARIA

III. EL ARCHIVO

IV. HISTORIA DEL ARCHIVO

V. SISTEMA SHANNON

VI. EL ARCHIVO MODERNO

VII. FUNCIONES PRINCIPALES DEL ARCHIVO

VIII. ESTUDIO DE LA CLASIFICACION

IX. PRINCIPIOS Y SISTEMAS DE ARCHIVO

X. OTROS SISTEMAS DE ARCHIVO

XI. SISTEMAS ESPECIALES DE ARCHIVO

XII. CONTROL. DE DOCUMENTOS

XIII. CUIDADO DE LOS DOCUMENTOS

XIV. VIGILANCIA Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO

XV. COMO SELECCIONAR EL SISTEMA DE ARCHIVAR

INTRODUCCION

El éxito en la realización de las gestiones dependerá en gran-

parte de la efectividad del funcionamiento del archivo en el sumi -

nistro de la documentación que se necesita en cada caso.

Por lo tanto, el archivo es fundamental en cualquier trabajo de pla

nificación económica, social, cultural, tecnológica, ya que consti

tuye la base de información para el futuro.

El archivo da fe de la Actas que se conservan en su poder, siendo -

su custodio; y, por tanto, defensor de los derechos de los cudada-

nos y de los pueblos.

Produciéndose la documentación en todos los niveles y esferas públi

cas , privadas, estatales, provinciales, municipales, etc., hay que

establecer los mecanismos para que se recoga , conserve y sirva pa

ra el presente y los actos futuros.

El Ecuador que posee un abundante fondo documentario existente des-

de el momento del descubrimiento y la conquista española hasta nues

tros días, se encuntra en malas condiciones debido a una mala orga-

nización de los archivos que estan custodiados por un personal es-

caso e induticientemente preparado, circunstancias que obstaculizan

la agilización y facilitación del acceso a la información.

En virtud de lo cual, me he preocupado en realizar, infestigar y re

copilar una serie de mecanismos y procedimientos que nos serviráfl

de ayuda en determinado momento.

El trabajo que presento, no pretende ser un manual de investigación,

sino que me limito únicamente a presentar lo poco que he podido -

conseguir y que comprende desde el estudio de las primeras nocio -

nes de archivo hasta los ms mcdernos sistemas y artefactos utiliza

dos en ésta materia, claro todo ello presentado en forma breve y no

con toda la profundidad como me hubiera gustado hacerlo.

Por razones contrarias a mi voluntad, no he podido conseguir la bi-

bliografía que me hurdera servido para realizar un trabajo rns enco

miable y original; me he visto en la necesidad de hacer una recopi-

lación de ideas aplicadas en otros lugares, pero que considero que

muchas de &stas podrán tener cabida en algunas instituciones y em -

presas de nuestra localidad.

Si mi poca experiencia no hizo que cumpla con el cometido, que sir-

va por lo menos la intención y el deseo ferviente de que la profe -

sión archivística se enrumbe por un sendero de prosperidad y ade -

lanto, dando al archivo la importancia y atención que se merece.

LI

Alexandra Sotomayor.

SUMARIO GENERAL** * * * ******

Introducción

1. ASPECTOS GENERALES..,.................................. 3

1. La Empresa ..............................................2. La Dirección de la Empresa .............................. 4

3. Desarrollo de la Profesión Secretaria1 ................... 5

4. La Secretaria Ejecutiva ................................ .6II. CONOCIMIENTOS BASICOS DE UNA SECRETARIA .................... ..8

1. La Escritura ............................................ 8

2. La Ortografía ........................................... 9

..........3. La información. ............................... 4. Las relaciones Póblicas

................................. 10

III. EL ARCHIVO. ...................................i. significado del Archivo

.................................12. Quién maneja el archivo .................................3. Importancia del Archivo .................................

IV. HISTORIA DEL ARCHIVO ....................................... 16

1. El archivo antiguo ....................................... 16

2 Implementos ;, ... de la archivación antigua ............... 17

2.1 Pincho vertical. .................................. 17

2.2 El garfio mural ..................................... 18

2.3 Clip mural ...........................................192.4 Cajas de archivación horizontal ...................... 20

V. SISTEMA SHANNON1. Doble arco Shannon ...................................... 23

242. Tablilla Shannon ........................................ 3. Perfoiadora Shannon ...................................... 25

264. Bloque Shannon .......................................... 275. Gabinete Shanflon ......................................... 6. Caja de transferencia Shannnon .......................... 28

7. El Bibliorato ............................................ 29

VI, EL ARCHIVO MODERNO1. Elementos de archivación moderna ........................ 31

1.1 La carpeta .......................................... 31

1.2 Las guías .......................................... 35

VII. FUNCIONES PRINCIPALES DEL ARCHIVO ..........................i. Clasificación ...........................................2. Ordenación ..............................................3. Procedimientos preliminares al archivo ..................4. Pasos en el procedimiento para archivar.. ...............

• 4.1 Inspeccionar ........................................•

• 4.2 Clasificar ..........................................

4.3 Marcar ............................................4.4 Distribuir ..........................................4.5 Archivar ..........................................

VIII. ESTUDIO DE LA CLASIFICACION

1. Clasificación alfabética ...............................so2. numérica ................................. 50

3.por orden geográfico ..................... 53

544. • por materias ............................. S.

por orden cronológico! ....................6. Normas para clasifica ciones,dud05a5 .....................56

1212

1314

43444445464646474848

7. Clasificación de dibujos y cartografías . 57

8. de planos gráficos y similares ..............58

9.ti ti balances, presupuestos y similares .......61

IX. PRINCIPIOS Y NORMAS DE ARCHIVO...............................62

1. Sistemas fundamentales dearchivo ..........................631.1 Alfabético ............................................631.2 Numérico ..............................................641.3 Geográfico ............................................651.4 Asunto o rubro ........................................651.5 Cronológico ...........................................65

2. Demostración de los cinco sistemas ........................66

X.OTROS SISTEMAS DE ARCHIVO ...................................67

1. Numérico por asunto .......................................682. Alfanumérico ..............................................683. Alfabeto orgánico .........................................694. Cronológico calendario trimestral, ....................69

S. it sinmple ...........................70

6. Numérico ..................................................70

7. Casillero 0-9 ..............................................71

8. Alfabético subdividido ....................................71

9.it de nombe simple ...............................72

10 Geográfico .....................................72

11. Dígito terminal simple ....................................

12doble .....................................

13. Señales Macbee ............................................

14. Kardex....................................................74

15. Para recortes .............................................

16. Soundex....................................................

XI. SISTEMAS ESPECIALES DE ARCHIVO ................................77

1. Súper ideal ................................................78

2. Safegiard..................................................78

3. Direct Name ..................................................78

4. Temático ...................................................78

5. Ordenación de una Biblioteca ...............................80

6. El microfil y su archivo ...................................81

XII. CONTROL DE DOCUMENTOS .........................................851. Archivos Secretariales y centrales .........................86 -

1.1 Secretariales ...........................................861.2 Centrales ...............................................87

XIII. CUIDADO DE LOS DOCUMENTOS .....................................891. Documentos vitales .........................................89

1.1 Importantes .............................................901.2 Utiles ................................................901.3 No esenciales ..........................................90

.2. Responsabilidades secretariales ............................90

3. Preparación del material que se va a archivar ..............91

4.Métodos para recordar fechas de vencimiento ................93

....935. Referencias cruzadas ...................................

....936. Equipo necesario para la archivación .......................

7.Archivos verticales ....................................7.1 Archivos laterales y estantería fijas ...................96

8.EfectoS de archivar .................................. 998.1 Carpetas, guías ...................................

9.Lugar de trabajo ...............................102

10.Los equipos y materiales.............

................103

XIV. VIGILANCIA Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO 107

1. Lenguaje y codificació n ...............• ...............

2. Organización y funcionamiento del archivo ..........

3. Formas de archivo Centralizado y DescenttraliZad0.( . . Q

XV. COMO SELECCIONAR EL SISTEMA DE ARCHIVAR ......... ......U1J3-i. Requisitos de control de la oficina ................. .

2. Uso del sistema ......................................

3. Almacenamiento de registros ..........................

Conclusiones ......................................Recomendaciones .....................................Biblipgrafría .....................................

•1

1 ASPECTOS GENERALES

1. LA EMPRESA.- La posible eficacia de una empresa está en función

directa de los empleados de distintas categorías -

que trabajan en ella. El verdadero problema consiste en saber en -

contrar la persona más adecuada para cada puesto de trabajo. Todcs

los puestos de trabajo tienen los cometidos concretos, en algunos

casos muy específicos , y que pueden ser ocupados en forma satisfa

toria por cualquier persona.

Se han hecho muchos estudios económicos de cuanto custa capacitar a

un nuevo empleados para un puesto de trabajo, y según resultados ob

tenidos y que son dignos de crédito, un empleado de categoría nor-

mal cuesta el doble de sueldo mensual, si se trata de un empleado

de categoría media especializada, entonces puede costar mucho más.

El examen de selección permite que la empresa pueda hacer una con -

tratación del empleado más adecuado para el puesto de trabajo, ya

4

que muchas veces el más adecuado no es precisamente el que más sabe

y el que más conocimientos tiene. El carácter y los rasgos fundama

tales de la personalidad del individuo son valores más importantes

que los mismos concoci,ientos profesionales.

Qué tipo de persona es el candidato? Es ambicioso? Tiene dificul-

tades para trabajar en grupo? Es capaz de dorigir a otras personas

en su trabajo? Qu motivos justifican el cambiar de empleo con tan

ta frecuencia?. Muchos de estos interrogantes le serán contestados

por el informe hechc por el departamento u oficina de selección en

donde se solicita trabajo.

1.1. LA DIRECCION DE LA EMPRESA.- Parece lógico (auque alguien lo -

dé por descartado) que lo primero

que debe interesar y conocer detalladamente toda secretaria de di-

rección, sean los porm,enores de la misma. La dirección está cen -

tralizada en la persona del Gerente o Director, quien como autori-

dad máxima, representa a la empresa o a la sociedad comercial, in-

dustrial, financiera etc. Es la oficina la que dispone la ejecución

de las operaciones y obra en nombre de la empresa , de acuerdo con

las facultades que le confieren los reglamentos y de conformidad -

con los acuerdos del consejo directivo o de administración.

El Consejo de Dirección y el de Administración están compuestos por

los directivos y consejeros, quienes , a su vez, pueden ser jefes

de departamentos de sección , o no pertenecer a ninguna sección, -

siendo (inicamente asesores del director o gerente. Las reuniones -

periódicas de dirección garantizan el control y la buena marcha de-

la vida y actividades de la empresa o institución. Son al propio -

tiempo,el resumen de' las actividades cotidianas de cada uno de los

5

departamentos.

En el despacho del director recibe las visitas, enfoca los problema

de la empresa, busca las mejores soluccioneS posibles y aplica las-

conclusiones prácticas del modo más eficiente para el progreso de -

la entidad. Además, la dirección es la fachada exterior de la em -

presa , es el centro de todas las actividades interiores y exterio-

res que tienen una relación más o menos directa con la vida de la

empresa o institución. La secretaria debe estar al corriente del -

archivo, la correspondencia, concertar entrevistas o preparar una -

reunión, además tendrá que atender una visita . y resolver problemas

talves delicado y siempre de interés para la institución.

2.- DESARROLLO DE LA PROFESION SECRETARIAL. No se sabe con certeza

cuándo empesó a desa -

rrollarse la profesión secretaria1. Parece haber acuerdo en que -

los secretarios surgieron como una consecuencia lógica de la necesi

dad de que determinadaS personas pudieran tener a alguien en quien-

confiar sus asuntos confidenciales, sus intereses y negocios. En -

Roma, antes de haberse establecido el imperio, existía secretarios

(esclavos que habían recibibibido educación) que se ocupaban de los

negocios de los señores feudales. Los secretarios romanos, además

dictados, actuaban como consejerOsde estar capacitados para tomar

de confianza de sus dueños y señores.

En el comienzo de la época moderna, los miembros de la noblcza, te-

nían secretarios muy semejantes a los de la actualidad, por lo ge

neral eran personas que dominaban varios idiomas.

En el 5iglo xix, aparece la máquina de escribir, las personas que-

6

se dedicaban a trabajos de secretaría, volvieron a resucitar, sur -

giendo así el secretario, como se entiende en la actualidad.

2.1. LA SECRETARIA EJECUTIVA.- La característica de una secretaria-

ejecutiva en su trabajo, es la rela-

ción directa con su jefe. Mientras una mecanógrafa recibe trabajo

de varios jefes, limindose a realizarlo dentro de las normas de

la firma para la que trabaja; la secretaría ejecutiva no solo ten-

drá en cuenta el criterio general de la empresa, sino la interpre-

tación que de ese criterio hace una persona con autoridad suficien

tepara modificar o adaptarles normas.

Se puede decir que la secretaria ejecutiva no confía en ella mas -

alla' de los límites de su obligación. Tal confianza y responsa-

bilidad incluye ventajas e inconveniencias. Las ventajas son de -

orden moral económico.

El riesgo reside precisamente en la autonomía, pues es mucho más-

sencillo auque menos satisfactorio , limitarse a ca..ar órdenes --

que asumir responsabilidades.

En la mayoría de las empresas los jefes dictan a sus secretarias -

directamente, en otras hallan mas sencillo auque vemos conveniente

librarle de esta tarea valiéndose del dictáfono. Conocer bien el-

funcionamiento y manejo de este aparato puede resultar una destre-

za de mucho valor para la secretaria.

Las cartas los informes o notas se dictan por medio de un micrófo-

no y se graban en un cilindro, cinta grabadora o disco plásticO, y

también en hilo metálico o sintético, las grabaciones en hilo o en-

7

cinta, son particularmente adecuados para asuntos de larga duracic

como las conferencias, discursos y entrevistas.

1

991

II CONOCIMIENTOS.BASICOS

DE UNA

S. •E C R E T A R 1 A

1. LA ESCRITURA. La invención de la escrituta realmente señala una

época en el progreso humano. Esta invención resul

ta importante, porque el progreso ofrece la oportunidad de penetrar

en el pensamiento mismo de nuestra cultura. No obstante la verda

dera importancia de la escritura radica en que estaba destinada a -

evolucionar la transmisión del conocimiento humano, valiéndose de

ella el hombre para inmortalizar sus experiencias y transmitirlas

directamente a sus contemporafleOS lejanos y a las generaciones que-

todavía no habían nacido, contituye el primar paso para elevar a -

la ciencia por encima de los límites del espacio o del tiempo.

Sinembargo la utilidad prestada por los primeros sistemas de escri-

tura no se inventó con el propósito deconstituír un medio de publi

9

cidad, sino para servir a las necesidades prácticas de los negocios

y de las corporaciones administrativas.

2.- LA ORTOGRAF. El conocimiento de la ortografía es un elemen-

to básico para dominar el arte de escribir. Pa

• ra redactar bien no se requiere-una-preparación especializada, pe-

ro si tiene facilidad en la exposición de las ideas y vocabulario

cuanto mayor sea el caudal de palabras que disponemos, mayores serái

las posibilidades de expresión de las ideas y vocabulario, evitando

así repeticiones e impresiones de duda, siempre consulte el diccio-

nario cuando alguna dudase presente. Hay varias clases de diccio-

narios, entre los más importantes encontramos los alfabéticos, ideo

lógicos y tirnol6gic05.

3.- LA INFORNACION. De todas las facetas de la gestión eippresa -

rial, inguna ocu-pa un rango tan elevado como

la información, que es la que se define comp la ciencia que estudia

y resuelve la canalización de las empresas para tomar decisiones, -

que serán tanto más fundadas cuanto más ajustadas y actualizadas --

sea la información que se recibe el directivo previamente al tomar

una decisión. Toda empresa que desee aplicar la técnica de la in -

formática debe en primer lugar, hacer un estudio de la estructura de

la empresa , ya que deben definirse perfectamente en los objetivos

de la misma, los secto1es dé responsabilidad, el alcance de las -

funciones y las líneas de autoridad etc.

Al definirse el volumen de la información necesaria debe establecer

se un compromiso entre máxima y mínima información, Aparentemente,

cuanto más elaborada sea la información que posee en los directivos

será mejor la información que se desee dar de la empresa. La apli

cación de la informática debe abarcar rigurosamente a toda la empre

sa. Es frecuente el error de creer que el control de la gestión--

debe ejercerse solaipente en el aspecto económico de la explotación

pero no es así, En cualquier caso, estos datos son la consecuencia

Las causas se hallan mucho más lejos. En cuanto a la índole de las

informaciones a suministrar a cada nivel de responsabilidad, es ob-

vio que varía radicalmemte de unos niveles a otros , La gerencia -

necesita datos en síntesis que le permitan evaluar la marcha de la

empresa considerando como, un todo. Es decir cada jefe de sección,

debe informar de sus funciones de acuerdo a su responsabilidad en -

la empresa.

• 4.- LAS RELACIONES PUBLICAS.- Un término usado con mucha frecuencia

es el de relaciones públicas, aún cuai

do no todos lo utilizamos con idéntica significación, este término-

se usa generalmente parascribir las relaciones públicas de una em

presa o institución a que se sirve, incluyendo clientes, usuarios,

proveedores etc.

Las relaciones públicas se han convertido en los últimos años en um

parte muy importante para los negocios, como para la propaganda, la

investigación y análisis de los mercados, la producción y en gene

ral las buenas relaciones cotidianas en sus gestiones.

En nuestros días, casi todas las secretarias contribuyen de manera

decisiva a formar la imagen exterior de una empresa, donde estan -

prestando sus servicios. Siempre 10 nacen

cada vez que escriben una carta, o reciben una revista en la ofici

na, participan de las relaciones públicas.'

En algunas empresas la recepcionista cumple en las relaciones ptibli

cas; su simpatía y educaci6n son las mejores recomendaciones para -

que haga quedar bien a la empresa en que trabaja.

III EL ARCHIVO

. SIGNIFICADO DEL ARCHIVO.- Una oficina no puede funcionar sin ar-

chivo, sea grande o pequeña, está --

obligada a organizar y a mantaer su archivo por que de él depende -

su capacidad de asistencia y desarrollo futuro. Bien podemos acep

tar el criterio que el archivo representa una especie de cimiento -

sobre el cual se construye y opera una empresa y en la cual laboran

en beneficio de ella, muchos componentes. Naturalmente hay una --

gran diferencia entre un archivo bien organizado, que en una agru-

pación de papeles desorganizados. La importancia de un archivo es

incalculable y no debe ni puede subestimarse. Tomemos como ejemplo

el caso de una de nosotros, desde el momento de nuestro nacimiento,

hasta nuestra defunción, necesitamos de documentos y pap-eles para

identificamos , par pagar impuestos, adquirir bienes,certi ficam -

nuestra educación, solicitar pasaporte para salir del país, si no -

tenemos la proligidad de guardar ordenadamente los papeles, tendré

mos dificultades y problemas en el futuro.

13

Tomemos otro ejemplo, Qué haría una oficina sin servicio de archiv

eficiente? Cómo podría atneder al público que tiene la obligación -

de recurrir a solicitar información par muchos servicios a los que

tiene derecho , asimismo, para cumplir con estas obligaciones que-

imponen los habitantes. Consideremos por lo tanto que el archivo-

tiene que estar completamente en orden y día a día prestar la infor

mación requerida de las personas que solicitan en un momento dado,

que tantas veces es materia de un minuto, especialmente cuando se

trata de una conferencia a larga distancia. Si el archivo no puede

dar las informaciones necesarias, los clientes se formarán un crite

rio muy pcbre de la empresa.

2.- QUIÉN MANEJA EL ARCHIVO.- El archivo lo maneja una persona or-

denada y prolija en su trabajo: le-

al con la oficina y que sepa guardar reserva en el trabajo de las

comunicacion e s e informes que conoce; iniciativa propia para poder-

desemvolverSe sola ; y, perseverancia y paciencia en el manejo de

papeles. Úna persona que tiene experiencia en ; organizar un sis-

tema de clasificación de parte esté de parte de ; los jefes, compa-

fieros de trabajo, subalternos, y el público en general que requiere

sus servicios. Alguien que tiene cualidades físicas como; Antialer

gia al polvo, y estadó de salud salud satisfactorio especialmente -

visual.

En el lugar que se encuentra el archivo debe haber: comodidad pa-

ra realizar las tareas, facilidad para ejecución de trabajos o de-

limpieza, Estos principios se aplican directamente al hablar de --

trabajo de la correspondencia y al archivo. La correspondencia en

un oficina flO consta solamente de cartas y oficios, también encon-

tramos facturas, pedidos, planillas, contratos, licitaciones, ca -

les, telegramas, formularios, documentos de importación y exporta-

ción, hasta matríces, etc. Todo este grupo de distintos documen -

tos y papeles los denominamos de correspondencia que hay en toda -

oficina y que tiene que recibir,atender, cuidar y archivarse co -

rrectamente si se espera que la oficina progrese en su trabajo.

El buen archivo es aquel que permite que se encuentre lo que se ne-

cesite al memento oportuno sin demoras. La oficifla tiene que ofre

cer ciertos medios necesarios para que opere un buen archivo tales

como: tener el personal preparado; imponer ciertas obligaciones a-

todos los que utilizan el archivo tales como por ejemplo que la co-

rrespondencia que se despache por una persona, y que está misma la

reciba para evitar problemas en lo posterior.

3.- IMPORTANCIA DEL ARCHIVO.- La correspondencia de los documentos

y en fin todos los papeles que sos-

tiene toda empresa o institución, con sus respectivos clientes y u-

suarios , es muy abundante y variada o si tenemos más cartas de dis

tinta especie, los memorandus, facturas, avisos, telegramas, radio-

gramas, calbiegramas, oficios, etc, 'rodas escas

as¡ comocomo todo documento de crédito , deben ser debidamente archiva

das porque son todos ellos de vital importancia en determinado mo-

mento , y tratan asuntos relacionados COI los negocios, estas car-

tas y documentos SOfl consultados constantemente con el fin de re -

solver algunas dudas o reclamos que se presentan. Por esca rdLu"

es de suma importancia clasificarlos, ordenarlos de manera que su-

búsqueda se la realice en el menor tiempo posible.

Debemos tomar en cuenta que cualquier oficina no solo archivan las-

comnicaCi0nsolamente recieteS, sino también la copia de toda

15

documentación, y por lo tanto es misión que la secretaria t&lga pre

sente que debe dejar una o más copias de cada una, éstas copias tam

bin serán archivadas y clasificadas de acuerdo al sistema de ar -

chivación que más convenga a la oficina, de acuerdo a la función -

que preste a los usuarios.

• Es tan importante el archivo, ya que en el se guardan todas las tra

• mitaciones y el secreto de cada oficina sea de una institución pú -

blica o privada. •

FI

IV HISTORIA DEL ARCHIVO

1.- EL ARCHIVO ANTIGUO. Antiguamente solo existía la idea de guar

dar, mas no de proteger ni ordenar lo que-

que se gurdaba, luego cuándo se inventó el papel y el hombre pudo -

escribir, conociendo ya el alfabeto, gracias al Papa Quistófanes de

Corea, crea algunas formas y algunos elementos que le facilitarán -

guardar sus escritos y especialmente sus cartas.

Entre los elementos que se utilizaron en época pasada para poder -

archivar, podemos citar los siguientes:

- Pincho Vertical

- Garfio Mural

- clip'Mural

- Cajas de Archivación Orizonta

- Sistema Shannon

- Bibliorato

A pesar de que se utilizaron ya éstos elementos, podemos decir que-

el archivo recien se iniciaba, yaque si cada uno de éstos elementcE

y algunos otros que se pusieron en práctica, prestaban mínimas ven-

tajas, teniendo en cambio muchas desventajas.

Además el archivo antiguo era tomado como la secci6ri más insignifi-

cante de una empresa o de una oficina y es por esto que estaba si-

tuado en el lugar más apartado, obscuro y deshabitado del edificio,

encomendando su manejo a las personas más avanzadas de edad, o sea

a las que no podían desarrollar otra actividad dentro de la empresa

Todo esto venía a entorpecer la buena marcha de la empresa y sus

respectivas oficinas, ya que si se requería de un papel era prácti-

camente imposible encontrarlo, en tal alborotado estado.

,1 IMPLEMENTOS DE LA ARCHIVACION ANTIGUA.- En la archivación anti-

gua se conocieron algu-

nos implememtos que si no prestaron mayor ventaja en la organizacitn

del archivo, es cierto también que sirvieron como base para la con

trucci6n de los implementos que en la archivaci6n moderna se -

utilizan; entre estos elementos tenemos los siguientes:

1.1.1.-Pincho Vertical.- Es la forma más primitiva de recopilar las comu

nicaciones de que se tenía noticia, es la que -

se haciávaliéfldbSe de una aguja de acero que emergía verticalmen

• te del centro de una pequeña base de madera y el empleado encargado

de la correspondencia iba incertando en el las comunicaciones de -

acuerdo a como las recibía sin establecer n(lmero en cuanto a las do

cumentacioneS incertadas. Luego cuando ya no tenía cabida las co-

municaciones , éstas se retiraban del pincho y tamin sin ningún 6r

den se hacia un legajo y se poni en el cuarto de archivo. A pesar

de qie se tenía idea de guardar las comunicaciones, éstas sufrian

muchos desperfectos por su perforación.

18

En la actualidad todavía se observa el pincho vertical en algunas -

tiendas de comercio y especialmente en boticas para recopilar las no

tas de venta y las recetas ya expedidas.

** * *** ** *************** *********************************** ** * ** ** * **

14 1.2

-El Garfio Mural.- Seguramenente con.el afan de establecer algún or-

denamiento en la forma rutinaria de archivar, se-

introdujo el empleo del garfio murft , que consistía en una aguja cur-

va y puntiaguda que estaba fijada a otro almbre que hacía de base, el

mismo que tinía un anillo por dónde era suspendido en la pared.

Con la introducción del garfio mural, se obtuvo ya un orden cronológi

co , ya que se designaba un garfio para, cada uno de los meses del año,

lo cual facilitaba la bisqueda de cualquir documento en determinada -

fecha. Luego que transcurria él año, las comunicaciones se hacían un

nises, luego ,se los ponía n un armariolegajo pero ya ordenadas por

destinado para el archivo.

Tanto el pincho vertical comoel garfio mural tenían la

desventaja -

enorme de lastimar las documentaciones cuando eran introduci5 y sa-

19

cadas para su consulta.

1.1.3.

- Clip Mural- Para eliminar las desventajas que tenían tanto el pm

cho vertical como el garfio mural, referente a la -

perforación de las comunicaciones se ideo la construcción de otro apa

rato metálico llamado Clip Mural, que es una especie de tenacilla que

sujeta los pliegos de papel sin lastimarlos Y que en su parte supericr

tiene un agujero para fijarlo en un clavo en la pared de la oficina.

stinaba

Su aplicación era idéntic a a la del garfio mural ya que se de

ra cada uno 4e los meses, del año, actualmente se utiliza en

un clip pa

alguraS oficinas, Tenencias Políticas, Comisarías, etc.

En algunas oficinas se utiliza el clip mural para clasificar las comu

nicaciones de acuerdo a sus remitentes specialÇ fl te en las oficiflas

ene un clip para cada autor¡fiscales de pequeños pueblos donde se ti

d id .

20

ridad. En la actualidad se lo ha visto en diferentes estilos y mate-

riales-dando gran utilidad para el manejo de documentos de frecuente-

uso, evitando así su traspapelamiento.

CLIP MURAL** * * * * * * *

************************************************************************

*

1. 1.4.

- Cajas de ÁrchivaciónOriZot?!i. Tratando de superar las tres for-

mas de archivación rutinaria que

ya hemos visto, se creó el primer sistema de archivo propiamente di-

cho y se lo denominó archivador de caja. Consistía en guardar las co

municacioneS recibidas en cajas de madera o de cartón grueso., estas-

cajas tenían el tamaño un poco .más grande que el papel utizado para -

carta y diez centímetros de espesor con su respectiva tapa.

Primeramente se ideó la caja simple , en la que se guardaban las comu

nicaciones una sobre otra, en posición orizontal y clasificándolas -

en distintos grupos, así por ejerÍplO cartas de compra, cartas de -

21

ventas de reclamos, etc.

De esta manera se estableció ya, un orden y limpieza en la custodia -

de las comunicaciones recibidas, pero siempre continuó el desconcier-

to en la forma de clasificación de tales documentaciones, y esto com-

portaba mucha pérdida de tiempo al tratar de encontrar cierta carta o

documentación rápidamente.

Posteriormente y en vista de la necesidad de clasificar debidamente -a

las comunicaciones y paia facilitar la consiguiente búsqueda, se corE-

truyó cajas similares a las simples, pero con índice alfabético lo -

que constituyó una verdadera innovación y el primer paso dado adelan-

te hacia la inmplantación del' moderno archivo.

Esta caja contenía un juego de 29 hojas de cartulina y cada hoja dis

ponía en su borde derecho una saliente visible llamada pestaña, con-

la correspondiente letra del alfabeto. Detrás de la respectiva cartu

lina se archivaban las respectivas comunicaciones recibidas de los in

dividuos cuyos apellidos comenzaban con la letra escrita en la pesta

ña.

Con el invento de la caja de archivación con índice alfabético se es-

-tableció verdadero ordenamien to . y clasificación en el archivo, y se

inició así la custodia de la correspondencia en sentido orizontal, a

diferencia de los sistemas anteriores que lo hacián en sentido verti

cal.

Modelo.-

22

CAJAS DE ARCHIVACION HORIZONTAL

Caja de Archivación Simple

Caja de Archivación con índice alfabético

* * * * * * * * * *

V SISTEMA SHANNON

El verdadero revolucionario del archivo de la correspondencia-

fue el norteamericano Roberth Shannon, quien invent6 algunos aparatos

que llevan su apellido como los siguientes:

1.- DOBLE ARC O SHANNON

2.- TABLILLA SHANNON

3.- PERFORADORA SHANNON

4.- BLOQUE SHANNON

5.- GABINETE SHANNON

6.- CAJA DE TRANSFERENCIA SHANNON

.- DOBLE ARCO SHANNON.- Este primer aparato consistía en dos agujas-

curvas de hierro, que emergían de una base-

de madera y cuyas barras posteriores giraban linremente hacia uno y

otro lado para abrirse y serrarse sobre las barras poste cQ) rÑee-(_s que.,

se mantenían fijas a una distancia invariable de 8 centí Cos

-

El Doble Arco Shannon a un comienzo descanzaba sobre la

tono del secretario, a cargo de quien estaba la custodia de los docu

mentos y luego cuando éste se llenaba se sacaban las documentaciones-

y se los legajaba. Con el correr del tiempo éste aparato sirvió de -

base para la construcción de otros aparatos.

DOBLE ARCO SHANNON** * ** ** * * ** **** ****** ***

********************* *** ** * * * *** * * *

2. TABLILLA SHANNON.- La primera aplicación del doble archo Shannon -

consiste en una tabla de pino de 13 pulgadas de

largo por 9 de ancho provista de su parte superior del doble arco --

Shannon, en donde se insertaban las documentaciones, pero ya debida -

mente perforadas con el uso de la perforadora Shannon.

En la actualidad todabía se utiliza la tablilla Shannon, especialmen-

te para tomar notas o apuntes, los secretarios las enfermeras, etc.

25

El adelanto o variación que ha tenido la tablilla moderna es que se -

habré automáticamente el arco para insertar las comunicaciones por -

medio de una palanca Modelo.-

TABLILLA SHANNON

*** ******************************

\

******** ** * * * * ** * ***** * * ** * ** * **** * * ** **** * * * *** * * *** * *** *** * * * * ** * * *

3. PERFORADORA SHANNON,- Para tener facilidad de insertar las comuni-

caciones en la tablilla Shannon se inventó-

la perforadora Shannon, que era bastante similar a las perforadoras -

que actualmente conocemos,.cónsistía en un aparato metálicoque al -

ser presionado hacia ábajo, decendían dos topes cilíndricos que per-

foraban el papel en dos puntos fijos y a una distancia invariable de

8 centímetros,

Basándose en esa perforadora Sha nnon, vemos que se construyen, perfo-

radoras sencilla. y otras capaces de hacer .2 o más perforaciones y ya-

no a una distancia invariable de 8 centímetros, sino también movible

para perforaciones de más de 8 y menos de 8 centímetros.

Modelo.

26

PERFORADORA SHANNON

*** ** * * * * * * * * * * * * * ** *** * * * * * * *** * * * ** * * ** ***** * * ** ** * * * * * * * ** * * * * * * * *

4.- BLOQUE SHANNON.- Otra de las aplicaciones del doble arco Shannon-

qué estaba formado de una base de madera ó cartm

grueso de un tamaño adecuado, sobre cuya base descansaban un conjunto

de hojas superpuestas y del tamaño corto, estaban cogidas en su borde

superior por el doble arco Shannon, fijado convenientemente en una ba

se.

Además en su borde derecho disponía de un indice alfabético indicado-

por 29 pestañas que sobresalian de las hojas de cartulina insertadas

en sentido descendente máq 0 mñS cada 10 o 20 hojas del bloque.

Propiamente el bloque Shannon no se lo utilizó para guardar la corres

pondencia, sino para hacer anotaciones de manera de memorandus o a -

gendas, clasificando así los asuntos o anotaciones mediante el respec

tivó índice alfabético.

27

BLOQUE SUANNON* * * * * * * * * * * * * ** * * ** * * * *.* * ** * * * * * *

*********************************************************************

S. GABINETE SHANNON.- A fin de que todas las documentaciones se con-

serven en óptimo estado, el mismo oficinista -

Shannon ideó la construcción de un mueble Shannon llamado gabinete, -

que asemejanza de una cómoda, , disponía de gavetas (cajones de un

mismo tamafio corredisosyque se los llamaban gavetas).

Cada una de estas gavetas tenía en su parte superior un doble arco en

donde se insertaban las comunicaciones debidamente perforadas , tam-

bién las documentaciones eran clasificadas dentro de las gavetas 1de-

acuerdo a un índice alfab&tico.

Modelo.-

GABINETE SHANNON

** * *.* * * * * * * * * * * * ** * * * * *** * * * * * *

28

6. CAJA DE TRANSFERENCIA SHANNON. Al fin de cada año todas las docu-

mentaciones archivadas en el gavi-

nete Shannon, eran sacadas de las nueve gavetas y se las legajaba y -

se las guardaba en cajas de cartón grueso llamada caja de transferen-

cia previamente clasificadas en nueve-especies, la cual se la guar-

daba en un armario especial o simplemente en el cuarto de archiva.

CAJA DE TRANSFERENCIA S.

*********************************************************************

29

EL BIBLIORATO

6. EL BIBLIORATO.- La aplicación más práctica del doble arco Shannon

lo constituyó el bibliorato denominado y . propiamen

te dicho archivador y que actualmente se lo utiliza en la mayoría de-

las oficinas.

El.bibliorato consiste en dos tapas gruesas de cartón unidas por un -

lomo grueso y cuya tapa posterior lleva interiormente el doble arco-

Shannon, el mismo que se abre y sierra por una palanca automática.

Ademas en el borde derecho dispone de un índice alfabético. Se cono-

ce dos tamaños de biblioratos, el de archivar cartas y el de archivar

oficios. Actualmente se ha impuesto también el de tamaño más pequeño

destinado para archivar telegramas y otros documentos de tamaño corto.

VI EL ARCHIVO MODERNO

En la actualidad el archivo ha tenido un gran adelanto en su uso

que en toda oficina se asigna una sección especial a la que se la de-

nomina ARCHIVO, en esta sección se guardan ordenadamente y bien prote

gidas todas las comunicaciones que son la memoria o la vida de la ms

titución o casa comercial.

En la sección Archivo debe haber todo lo necesario y con todos los a±

lantos modernos, de manera que facilite y dé comodidad a la persona -

encargada que se llama archivero (a).

La persona encargada de la sección archivo es en la actualidad de ma-

nera preferente, una mujer joven que conozca todo lo relacionado al -

sistema de su archivo y los elementos que se utilizan para archivar -

a más de ésto la empresa o institución donde preste sus servicios es

31

tá encargada de proporcionarle cursos de archivo de tal manera que -

pueda aplicar técnicas y elementos modernos en su archivo, de manera-u

que pueda aplicar técnicas y utilizar correctamente los elementos mo

demos en su archivo, de manera que en un momento dado pueda con rpi

dez facilitar los documentos solicitados.

1. ELEMENTOS DE ARCHIVACION MODERNA,- Entre los elementos modernos -

que se utilizan para archivar-

podemos citar los siguientes:

-CARPETAS

-GUIAS

-FICHAS

En resumen el archivo en la actualidad se ha modernizado en tal forma

que se utiliza el mínimo de tiempo para hallar cualquier documento o

cualquier dato.

1:1 LA CARPETA.- En vista de los inconvenientes ofrecidos por el gabi

nete Shannon de cuyas gavetas no podían sacarse u -

bremente las comunicaciones, y tomando en cuenta también las desventa

jas que prestaba el bibliorato consistente en el desgarramiento de

las comunicaciones se ideó otro sistema de archivaciófl que fuera al -

mismo tiempo práctico y sencillo, y es así como surgió entonSeS la -

carpeta o portafolio, que presenta el elemento más moderno para la ar

chivación técnica de la correspondencia.

ConceptoSe entiende por carpeta o portafolio, una cubierta o res -

guardo de cartulina en cuyo interior se guardan las comu

nicaéiOfleS de cada remitente formandp legajos.

Consta de dos tapas, anterior y posterior, unidas a un lomo de medio

centímetro de ancho simplemente dobladas en su mitad, La parte su-

32

perior lleva una saliente central llamada pestaña o lengllita de 2 --

centímetros de ancho por 12 centímetros de largo aproximadamente.

También estapestaña puede estar situada a uno de los extremos de la-

pestaña sirve para escribir en ella el nombre del remitente de la co-

municación guardada en su interior.

Clases de Carpetas.- Atendiendo al tamaño hay dos clases de carpetas

Tamaño Oficio y Tamaño Carta.

Carpeta tamaño Oficio Esta carpeta tiene las siguientes dimenciones

35 centímetros de largo por 33 centímetros -

de ancho sin tomar en cuenta la pestaña. Esta carpeta se la utiliza

en las oficinas exclusivamente para la correspondencia oficial.

Cárpeta tamaño Carta,-Es una carpeta que tiene 30 centímetros de lar-

go por 23 de ancho sin tomar en cuenta la pesta

ña, se la emplea solamente para guardar ciertas comunicaciones s.ieltas

Atendiendo a su conformación o estructura hay otras dos clases de car

petas: Simple y con broche sujetador.

Carpeta Simple.- Consiste únicamente en las dos tapas de cartulina, -

ya sea unidas con un lomo simplemente doblado en la-m

mitad o con lomo, en su interior se guardan las comunicaciones suel-

tás generalmente por 6rden cronológico o de fecha, en el archivo mo

derno se utiliza muchísimo la carpeta simple que se la toma como car-

peta simple individual, una para cada cliente.

Carpeta con broche sujetado

Es la misma carpeta simple y lleva fi-

joen la tapa posterior hacia la parte

33

interior serca del lomo un broche sujetador metálico, llamado comun -

mente bincha que sirve para sujetar las comunciaciones que han sido -

perforadas previamente.

La carpeta con broche sujetador, no se la usa para sujetar las comuni-

caciones de la archivación técnica de la correspondencia comercial y

oficial, si no que sirve para guardar bajo reserva, los documentos pa-

ra consultas especiales como actas de sesiones, informes confidencia

les,presupueStos, archivaciófl de material de estudio como: cuestiona -

nos de exámenes en los colegios y universidades.

Carpetas para varios.- Dentro del cajon archivador existe n una o -

tres carpetas que en su -pestaña llevan escrita

la palabra varios y que está destinada para guardar dentro de ella-

las. comunciaciones de aquellos individuos que tienen poca corresponden

cia. A la . carpeta, de varios se la llama también carpeta miselanea, --

dentro de esta carpeta se guardan las comunicaciones de varias perso -

nas en orden cronológico, oasea de acuerdo a la fecha.

Las carpetas para varios o miselaneas se las guarda al final del cajón

archivador o en el último cajón.

Cori respecto a las carpetas en general, podemos decir que es el arte -

facto más moderno para la archivación que presta protección, comodidad

y rapidez en el archivo que además las carpetas simples sirven de base

para la confección del resto de modelos y estilos de las carpetas o -

portafolios, actualmente encontramos un nuevo tipo de carpeta como es-1

la llamada carpeta congante

-Carpeta colgante, Vino a ser una gran ayuda en los moviliarios moder

nos, ya que son adecuados exclusivamente para ser -

34

utilizados con los archivadores realizados con los últimos adelantos y

técnicas de archivaci6n

MODELOS DE CARPETAS

CARPETA SIMPLE

CARPETA CON BROCHE SUJETADOR

FiCARPETA COLGANTE

35

.1.2 LAS GUIAS.- Se dt el nombre de guías a una hoja de cartulina grue

sa o de cartón flexible, generalmente de igual tamaño

que la carpeta que se usa para oficios y que son de 35 cemtímetros de

largo por 23 centímetros de ancho; toda guía lleva en su borde una -

pestaña central o lateral. Estas cumplen las siguientes funciones:

- Actúan como señales para girar la vista haci los lugares que se bus

ca en el cajón.

- Ayudan a sostener el material contenido en la gaveta del archivador.

Las pstañas.- Es una parte saliente que queda en la parte superior de

la guía y su largo varía de acuerdo con la clase de guía

y el uso que se le dé a ella.

La pestaña toma denominaciones especiales según su dimensión. Así cuan

do la pestaña abarca casi todo el propio largo de la guía se llama:

Pestaña de un corte,

Si la pestaña abarca la mitad de la guía se llama:

Pestaña de medio corte,

Si la pestaña abarca la quinta parte de la guía, se llama:

Pestaña de un quinto de corte.

Sienco la última la más pequeña que se puede obtener. Las pestañas de

las guías se encuentran por lo general al lado izquierdo de la guía.

Modelos.-

PESTAÑA DE MEDIO CORTE

36

MODELOS DE PESTAÑAS

PESTAÑA DE UN CORTE

PESTAÑA DE UN TERCIO :

37

/CA

Ij_O p_E PES_T 6

13WLc " /

PESTAÑA DE UN CUARTO DE CORTE4.

PESTAÑA DE UN QUINTO DE CORTE

PESTAÑA DE UN OCTAVO DE CORTE .

38

Clases de Guías.- Las guías atendiendo a su finalidad se dividen en va

rias clases, siendo las ms importantes las siguien

tes:

- Alfabéticas

- Para falta

- Para salida

También se conocen otras guías llamadas;

- Numéricas

- Diarias

- Mensuales, y

- - Anuales

Guías Alfabéticas.- La dasificación de todas las carpetas que se en -

cuentran en el cajón archivador se las hace por me

dio de un juego de 29 guías.

Estas guías son de distinto color de las carpetasy de las guías de se

lida y falta, son generalmente tamaño oficio con pestaña lateral iz -

quierdo de un quinto de corte, en la misma que se escriben cada una de

las letras de nuestro abecedario, en imprenta y en mayúsculas, en algu

nas guías y tomando en cuenta el archivador que se use en su porte in-

ferior hay un orificio por donde debe pasar la barilla del cajón archi

vador de tal manera que no pueden ser sacadas ni alterado su riguroso

orden alfabético.

Si bien es cierto que son 29 guías alfabéticas, también es cierto que

en la practica se aplican solo 25 porque las letrasCh, Li, Ñ, Y que

corresponden a apellidos raros o muy escasos, se unen a las guías a -

sus respectivas letras anteriores como por ejemplo, en la pestaña de

la guía correspondiente a la "C" se hará constar la letra "Ch", y en-

39

la "IL" se hará constar la 'Ll" ; en la N se hará costar la "N" y así -

se hará con las demás letras.

Detras de cada guía alfabética se colocan las respectivas carpetas cu-

yas letras del índice concuerdan con lá letra de la respectiva pestaña

conservando un orden rigurosamente alfabético para lo cual se tomarán

en cuenta la segunda, tercera, cuarta y hasta quinta letra de la si-

guiente de la letra inicial.

Si tenemos disponibles 12 carpetas cuyos apellidos comienzan con A y

que irán detrás de las guías alfabPeticas correspondiente a la letra

A nosotros tend-remos que saber ordenarlas y para ellos anotaremos a -

cottinuaci6n los nombras para ordenarlos.

Ejemplo:

- Andrade Tarquino

- Alemán Y. M. Laboratorios

- Aimar, Teófico hijos de

- Alcibar Clínica

- A. R. C. A. -

fabético de estas carpetas será el siguiente:El riguroso orden al

1. Aimar, TeóficO Hijos de

2. Alcibar Clínica

3. Aleman Y. M. Laboratorios

4. Andrade Tarquino

S. A. R. C. A.

Es indispensable de éste orden riguroso en cad una de las distintas le

cual carpeta individual y detra para facilitar la búsqued a de tal 0

be ser conservado obligatoriamente por todos los empleados de la ofici

na para loa cual se tendrá cuidado de colocar la carpeta que será de-

vuelta a la respectiva gaveta en el lugar que le corresponda. La se-

cretaria o la archivadora está en la obligación de hacer una revisión-

prolija del orden de las carpetas en cada letra. Individualmente al -

fin de cada semana, a fin de cada mes, a fin de cada año, deberá revi-

sar su archivo para poder detectar cualquier error que se observe.

* K** * * *********************************

**********************************************************************

A- Co

Guías para Falta.- Las guías para falta son en número de 12 o más, de

tamaño oficio y de distinto color que-el de las gui

as alfabticas, tiene una pestaña central con un tercio de corte en la

que vá escrita en caracteres mayúsculas la palabra falta. Cada una de

éstas sirve para reemplazar a las carpetas individuales que fueron sa-

cadas del cajón archivador , debido a que el respectivo cliente dejó -

de laborar u operar con nuestra empresa o institución. Para recordar

el nombre de esta persona, se lo anotará sobre una línea horizontal -

que parece debajo de loa palabra falta. • En caso de , que nO hubiera sa-

41

lido ninguna persona, no habrá necesidad de utilizar las guías de falta

** * * * * * * * * * * ****

**********************************************************************

[ FALTA

Fecha 1 IFchade Nombre

Entrega tDevou

Guías de Salida.- Lasguías para salida son muy necesarias dentro de

la archivaciónmoderna, son del tamaño de, las guías

anteriores pero de distinto color tienen una pestaña lateral siempre a

la derecha de un tercio de corte, en la que va escrita en caracteres -

mayúsculas la palabra salida.

Estas guías sirven para reemplazar a las carpetas individuales que son

retiradas de la correspondiente gaveta del archivador para alguna con-

sulta o estudio de sus comunicaciones. Tiene un rayado especial divi-

dido en dos columnas los que a su vez se dividen en tres casillas ver-

ticales y la tercera se subdivide en dos subcasillas.

Los epígrafos o títulos de tales casillas son:

- Nombre de la firma comercial a que corresponede la carpeta

Nombre del empleado q(ie retiró la carpeta

- La fecha, que se subdivide en: de retiro y devolución

Fecha de retiro y

rPrfia dr d;

42

Todo empelado qie saca una carpeta de la gaveta del archivador, está en

la obligaci6n de efectuar las anotaciones en las respectivas casillas

con el fin de evitar traspaPelamientos que provocan miserable pérdida

de tiempo, además el normal funcionamiento de la' oficina. Además con

esta guía se sabe inmediatamente cual es el empleado que tiene determi

nada carpeta.

Tanto las guías para salida como las de falta son guardadas al final -

del caj6n archivador en la última gaveta.

* * *

SALIDA

Fecha Fechade Nombre de

"ntrego OevoÑcion

L

VII FUNCIONES PRINCIPALES DEL ARCHIVO

El archivo de una empresa cualquier debe llenar las siguientes -

funciones principales.

1.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en una em -

presa. Aserituamos deliberadamente el adverbio "ordenadamente" por

que el buen funcionamiento del archivo depende del criterio con -

que se ordenen los diversos documentos.

2.-Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos: Esta

funciónes se logran disponiendo de todos los materiales y medios

necesarios para este fin, como: armarios, clasificadores, estante-

rías, aparatos para la regulación. de la temperatura y la hutitedad

ficheros, etc.

áxima rapidez en el envío de documentos solicitados3.-. Asegurar la m

-

por los diversos departamento s de la empresa.

La eficiencia del archivo depende presiSamente de la rapidez con -

que las secciones de la empréSa reciben la documentación que de

44

ben consultar En resumen el archivo debe transformarse en un centro -

de información y documentación al servicio de la institución.

4. — Llevar a cabo éstas funciones del modo más econoj1icO posible: La

organización de un archivo se puede considerar bueno cuando pres-

ta a la empresa un servicio satisfactorio con el menor gasto pos¡

ble.

estas cuatro funciones principales se puede mensionar otras de

importancia secundaria como:

- Comprobar si la documentación se archiva regularmente.

- Conservar y expedir la coreresponde

- Llevar la biblioteca.

Clasificación. — Clasificar significa ordenar la documentación según de

determinados criterios a fin de:

a) Facilitar su hallazgo y,

b) Permitir un conocimiento más detallado de la misma documentación y

hacer posible en caso necesario una síntesis de los elementos en -

ella contenidos o efectuar un análisis más profundo.

Se dice pues que la clasificación es una técnica para la identificaci&1

y agrupación sistemática de .trminOS semejantes con características co

munes que puedan ser posteriormente diferenciados.

OrdenacióJL Puede definirse más ampliamente como la asignación de -

números, letras, y otros símbolos conforme a un plan -

sistemático 'a fin de distinguir la categoría a que cada t&rminO per-

tenece, y para distinguir los trmiflOS entre si dentro de una misma ca

tegor ia.

45

PROCEDIMIENTOS PRELIMINARES AL ARCHIVO. Es sumamente importante que -

en todo negocio o institución

se establezca alguna clase de rutina mediante la cual se puede recoger

regularmente en forma segura todos los papeles, debe ser la misma en -

todos los casol ya sea en organizaciones de grandes proporciones o --

cuando la ificina es pequeña, la diferencia consiste solamente en el -

número de personas que tienen que ver con el archivo en una oficina po

quefla, una sola persona puede ser suficiei.te para hacerse cargo del-

del archivo y de todos los pasos de rutina que se han de-seguir para

archivar.

En una oficina ms grande varios empleados serán los encargados y res

ponsables de todos esos pasos de rutina. Toda la correspondencia que

llega a la oficina con ecepción de la correspondencia particular debe

ser abierta y marcada con un sello que indique la hora en que se reci

bió, en algunas oficinas esta operación de marcar se lo hace a mano po

ro la mayoría de las oficinas usan una máquina especial y sello de go

ma, éste le marca la fecha de tal manera que se puede sentar responsa-

bilidad en cuanto al lapso transcurrido entre el día en que se recibió

la carta y el día en que se contesta la correspondencia debe entre -

garse entonces prontamente a la persona que le corresponde para que la

atienda.

Toda persona que recibe o contesta correspondencia debe tener en su es

critorio una o más bandejas de correspondea, éstas se usan para re-

cibirla correspondencia que llega, para-los papeles que van para afue

ra y para el material que está listo para archivar. No se debe usar -

nunca la misma barandilla o bandeja para el, material que entra y el -

que sale, lo más acertado es una bandeja con 3 compartimentos separadcs

una para cada clase de material, después que la persona encargada a -

46

contestado o atendido la correspondencia que va llegando a la ofici-

na, marca el papel o documento para indicar que está recibida la aten-

ci6n requerida por la misma.

Estas marcas pueden consistir en las frases; LISTA PARA ARCHIVARSE, y-

las iniciales y la fecha, puestas a mano o con sello de goma, general-

mente estas marcas van en la esquina superior izquierda del papel en -

fin sea cual fuere el métodoque se adoptase debe procurarse decir por

medio de la marca que el papel está o no en condiciones de archivarse.

Para las copias de cartas que se envían no se usan marcas porque estas

copias indican que la acción ya ha sido tomada, -

PASOS EN PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR. - En el archivo vertical de la-

correspondencia hay cinco cia-

ses o pasos a seguirse:

1.- Inspeccionar

2- Clasificar

3.- Marcar

4.- Distribuir

5.- Archivar

Inspeccionar.- La primera operación para preparar la correspondencia -

para ser archivada es inspeccionar cada documento o pa

que no está marcada con la señal para archivar,pel de correspondencia

debe ser devuelto a la persona que trabaja con él, para que éste a su

vez autoriZe a' la persona encargada del archivo', que lo ponga en la --

carpeta que le corresponda clasificar.

ClasificarLa clasificación de la correspondencia consiste en deter

minacual a de ser el nombre, el asunto u otro título

47

bajo el cual se va a archivar cada papel de auerdo a los cinco sis-

temas básicos de archivo.

Hay también 5 posibilidades para archivar al seleccionar el título o

nombre bajo el cual se va a archivar, la persona que lo hace debe estar

segura de que esa es la palabra que tiene ms posibilidades de ser la-

que se use al pedir ese documento una vez que esten en el archivo.

Cuando un papel suele pedirse por diferentes maneras o nombres enton -

ces se archiva bajo el nombre ms importante y se hace una referencia

cruzada con los otros nombres o asuntos.

Cuando en el mismo caj6ri archivador se husanhojas o tarjetas para re-

ferencia cruzada por lo general son de color amarillo.

Marcar.- Llamado también este paso como codificar, es el procedimien

to de indicar con una clave o señal el nombre que se ha es-

cogido para archivar, para los sistemas alfabéticos que son los bási

cos en '4 archv0 Tej'm"s 3 or-asmto(i Os re mrcr l correc'PO

denc ja.

a) El nombre seleccionado para archivar se s br; aya con lápiz de-

color, en algunas casas comerciales organizadas a dejar al -

s diferengún lugar específico para esto, en donde se marca lo

-

tes

con el fin de encontrarloses departamentos de cada secc

-

rpidameflt

b) Si el nombre bajo el cual debe ser archivado el documento, no

puede ser subrraYado porque no aparec en ella el nombrç se es-

cribe con lápiz de color en la esquina superior derecha del

papel.

e) Si una carta tiene reierencia cruzada q e subray esrih

l nemre bajr el cual debe archivase, el nombre 4o el ial ¡/

debe aparecer y la referencia cruzada también se sub\ "eaya.. 4

Distribuír. Una vez que ya hemos inspeccionado, clasificado y marcado

procedemos a distribuir en los diferentes sistemas de ar-

chivo que ya hemos seleccionado.

ArchivaEs uno de los últimos pasos que pone lista la documentaci

ci6n para ser archivada y dispuesta en la mejor forma en el

lugar del archivo del cual podremos dar la información de una forma r

pida y sin pérdida de tiempo para cuando alguien la requiera, y para -

ello es indispensable haber escogido previamente un sistema de archivo

que más sé amolde a la oficina en donde trabajamos.

VIII ESTUDIO DE LA CLASIFICACION

Clasificación es el arte de ordenar los objetos, documentos o co-

sas designando a cada una su lugar respectivo Consiste en clistriDuir

la correspondencia y toda documentación considerada de inter&s para -

la empresa, dando a cada especie, distinta situación mediante la apli-

cación de un orden correlativo.

Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe escoger aquel sis

tema que mejor cuadre a su actividad específica, siguiendo inexorable-

mente una coordenada sistemátiCa que dé fuidez y garantía de informa-

ción y de control.

Todos los papeles, aún de índole muy diversa, dentro de la cotidiana

documentación comercial cobran a través del tiempo una mayor importan-

cia. De ahí que la técnica moderna de lo clasificaCi, con toda su-

metodología administrativa, viene a ser la solucciófl ms exhaustiva y

50

práctica del orden, claridad y rapidez para garantizar un exacto con-

trol de la documentación precisa para cada caso y momento.

SISTEMAS FUNDAMENTALES. — Los sistemas fundamentales para organizar una

una clasificación se resumen esencialmente en

dos:

- Alfabético

- Numérico

CLASIFICACION ALFABETICA:

A su vez cada uno de ellos se subdividen en varias metodologías como:

La clasificación alfabética puede hacerse:

a)Por nombres. ordenando los titulares de las personas físicas.

b)Por la Biblioteconomía.— distribuyendo los objetos en grupos de 10

partiendo de cero, uno , dos, tres, cuatro

cinco, seis, siete, ocho y nueve, en que cada . grupo puede a la vez —

subdividirse en mixto, acoplando a . cada número todas las letras al-

fabéticas como: OA, OB, OC,JA, IB, IC, ..., 2A, 2B, 2C.....

c) Por localidades. —, es decir, naciones, estados, provincias, ciudadEs

etc.

d)Por categorías: o materias específicas como metal, líquidos, etc.

e) Por messiempre bajo un orden alfabético y cronológico.

CLASIFICACION NUMERIC Igualmente puede llevarse a cabo con varias

subdiviciofles, como son:

a) Nómérico consecutivo. — que no debe confundirse (auque lo parezca) -

con la numeración ordinal, sino progresiva

1,2,3,4,5,6,7,8, 9 ,, y que empesando nuevamente por él a su vez -

puede subdividirse.,nuevamente como en . 0-1,02,03,04, 0-5, 0-6,.

b) Numérico de Dewey.anotando las, clases y subclases en grupos de

na su valor absoluto y exclUSi

diez nómeros dígitos, dando a cada u,

51

Es el sistema utilizado por todas las bibliotecas públicas y en gran

dees almacenes y casas comerciales, con muchos departamentos de mate-

rias diversas. Todos los registros van clasificados bajo diez o me -

nos títulos principales, los cuales van numerados. 000 hasta 900. Ca

da título principal va subdividido en diez, nemerados del 10 al 90,-

precedidos de una.cifra de la centeaba correspondiente. Cada subtitu

lo puede ser subdividido del uno al nueve y precedidos por la cifra -

de la centena y decena propias . Puenen seguir las subdivis'io-.-,eE , ne

cesarias del uno al nueve precedidas por leras del alfa.eto, siguien

do su orden correspondientes. Esto permite clasificar los productos -

por sus especies, y dentro de .cada una de ellas, subdividirlas en --

cuantas subsecciones convenga para su mejor distribución.

Sistema de Cifra Terminal.- Esta clasiicaci6n se numera de derecha -

•a izquierda, ya que la numeración se lee-

en ese mismo orden. Así, una clasificación cifrada en j 3456 7 ,. se -

leerá : 67, como cantidad primaria; 45 como cantidad secundaria, y --

123, como cantidad final.

Al ser colocadas las fichas en el archivo deberán separarse mediante

indicadores, Los de la derecha indicarán todos los grupos primarios,

osea, todos los documentos que acaben con el mismo primario.

Los indicadores centrales llevarán los grupos secundarios.

Si se diera el caso de adoptarse los 999.99.99 grupos numéricos dis -

tributivoS, puede recurrirse a la barra diagonal para intercambiar nue

vas fichas por estricto orden alfabético, evitando el uso decódi&!..

En la práctica existen diversos farinteS o combinaciones específicas -

52

según la empresa, pero basadas casi siempre en los sistemas expuestos.

Así, tenemos el sistema alfabético por nombre y, para cada nombre, el-

orden de las fmhas co rrespondiefltes,

Por numerales.- El llamado "NUMERALFA, que es una combinación del al-

fabético y numérico,

idadeS.- El alfabético por localidades, clasificaAlfabético por local

en cada localidad el orden de nombres,

y para cada nombre el orden de las fechas.

Por numrico cronológico, poralfabético por materias •- así mismo, -

caben distinm

tas combinaciones en el sistema numérico. Asiendo coincidir el orden

numérico con el. nominal: sistematizando el orden de localidade s con

aIf.etiCO y con el numérico. Lguilmeflte pueden lema narse el orden -

cronológico y el numérico o el alfabético y por materias.

Orientaciones finales.- Cada sistema es igualm,ente recomendable sin -

que en términos absolutos pueda darse la pri-

macía a ninguno de ellos. Para escoger uno, debe elegirse el más -

apropiado a las finalidades de cada empresa el más simple y seguro a

decisión del responsable de acuerdo con las exigencias de las diversa

secciones, dé las difurcaciOfleS externas, presentes y posibles, para-

no verse obligada posteriormente a una modificación siempre perjudicial

Naturalmente, no conviene montar una clasificació n única para todos los

papeles de la empres a sino dividirlos en grupos o secciones , como

- Gxrespondenci a con clientes

- Correspondencia con proveedores

- Relaciones internas

53

- Relaciones extranjeras, especiales, etc.

Para facilitar la búsqueda de documentación es aconsejable confeccio -

narse unos registros - ficheros- en los que se indica la situación de

los documentos. Los criterios de redacción y distribución de dichos -

registros varía según los planes y necesidades o importancia de cada

caso y el sistema de clasificación escogida.

CLASIFICACION POR ORDEN CEOCRAFICO.- Es el sistema seguido por quie-

nes deben llevar el control y

la marcha de sus sucursales, auque ellas atiendan directamente a sus-

respectivos clientes. Dede luego es el método ms apropiado para -

algunas oficinas centrales que cuentan con sucursales, tanto dentro-

como fuera de la misma ciudad de su residencia.

El servicio de correso dispone que las circulares y paquetes postales

que deseen tarifas preferente de envío deben presentarse agrupados -

por sonas de destino y reunidos en paquetes con idéntico destino.

Los sistemas ms usules para la clasificación geográfica son:

2 3-Provincia - Ciudad - Región

- Ciudad y, - Provincia y,- Ciudad y,

- nombre - Nombre - Nombre

- Zona: (que puede ser la de un viajante), ciudad y nombre.

Puede combinarse el orden geográfico con el alfabético, en especial si

se utilizan diversos colores, por ejemplo; para asuntos de caracter g

54

neral, el verde para ventas al por mayor, el amarillo, para asuntos -

con detallistas, el rojo para proveedores, etc.

La correspondencia con empresas extranjeras suele clasificarse por or-

den del país de procedencia. Si es muy numerosa y distribuida en diva

sas ciudades, puede clasificarSe por orden alfabético de poblaciones -

y dentro de ellas , establecer un orden numéricO progresivo.

Dentro de las grandes ciudades, suele clasificarse a los clientes por

districtos postales o municipios, particulamente en empresas de servi-

cios públicos , como : agua, gas, electricidad, etc.,.. entonses es la

c.lasificaciófl a base del nombre completo de la calle, anotando a su

final si se trata de plaza , calle, avenida, pasaje, etc.... .Asi:

San Francisco Plaza.

CLASIFICACION POR MATERIAS. Es la distribución de los documentos, se

.gún asuntos de que se , traten. Ellos -

obligan a subrayar dichos asuntos dentro del escrito genral, a fin de—

facilitar su control. En tales casos, en vez de clasificar los nom -

bres se ordenan los conceptos, como: Exportaciones, comercio exterior

mayoristas, etc.... En estas clasificaciones pueden ser de gran utili

dad la aplicacióndel sistema Dewey la base de ordenar las distri-

buciones en grupos de 10, empezando po9r el cero,

También puede emplearse el llamado sistema diccionario, en el que ca

da referencia se clasifica por su letra respectiva. Ej. Mercado oxte

rior, se clasificar en la M en su lugar de orden correlativo. El M

todo Enciclopedia preveé asuntos principales y sus respectiVCs dese

rrollos lógicos. Ej.:

55

Sistemas de Clasificación

-Alfabética

-Númrica

-Geográfica

En las clasificaciones por materias, cada una de ellas debe expresar -

claramente el concepto de su asunto, usando la forma plural, como:

Sedas, cuando se trata de materias muys vastas o demasiado genéricas,

es aconsejable adoptar el Sistema Diccionario o el Sistema Enciclo-

pedia. Ejeniplos

FILIALES PUBLICIDAD TELAS

Zaragoza periódicos Locales Lanas

Sevilla Radio-TV Artificiales

Barcelona Revistas Sedas

LÁSIFICACION POR ORDEN CRONOLOGICO

Este sistema reclama la djstri-

bución de los documentos de -

acuerdo con la fecha de cada uno de ellos, partiendo de la base de su

emisión o de su receptciófl. Como grupos principales se consideran los

doce meses del ario y, dentro de cada uno de ellos, se establecen las-

secciófles constituidas por los días, Algunos especifican esta disT

tribución secundaria según la semana. Referente a los días , la docu

mentación suele clasificarse.

-

- .0Ql6gicOnUmic0.

Ejemplos

1958 - Mayo

0 2- A - N

/ 56

La aplicación de las c lasificacio fl es )C r Of101ógiCaS se reserva

mente para fines especiales de documentos financieros. EjemJ .5

Una factura con pago a 60 días vence el 31 de diciembre. 2

Si se le aplica el sistema de clasificación cronológica debe colocarse

la copia de dicha factura en la carpeta correspondiente a tal tal fe-

cha, para que quede y pueda controlarse n su día se se ha efectuado o

no su pago, o si debe tramitarse, enviar letra etc.

Por lo dicho se deduce que éste es un m&odo de clasificaciAn venci -

mientos cebtralizado Si una oficina precisa que se coloquen los pa

gos o cobros por vencimientos , puede archivar el original que queda

rá recogido en el orden cronológico y, a medida que va llegando su fe-

cha , permite remitir a los interesados todo cuanto ellos mismos hub Je

ran enviado.

De este modo se logra un servicio por vencimiento centralizado sumamen

te útil sencillo y totalmente practico.

NORMAS PARA CLASIFICACIONES DUDOSAS. -=-_====-======================== Se da el nombre de letra, síla -

ba o palabra de orden a la que -

ha de servirnos de base para la clasificación de un titular o razón -

social al que conste varios nombres, palabras o títulos, como:

- Edutoriaí Hispano Europea ( de obras t&cnicas )

Supongamos que es conocida mediante una sigla formada por sus inicials

Editot, Su palabra de orden será Texto y, por tanto pasará a la gúa

44 Ta o a Texto.

Cuando el nombre directo "Editorial" forme grupo en el archivo, deberá

tenerse en cuenta para su debida clasificación, pUesto que entonces -

57

ese primer nombre será su palabra de orden.

En el supuesto título de "Sociedad Anónima de Alimentaci6n", la clasi-

ficación por palabra de orden sería: Alimentación, Sociedad. Anónima

de

En el largo título de SOCIEDAD EXPLOTADORA DE LAS MINAS DEL VALLE DE

FELGIJERA, S.A. la palabra de orden sería:

Minas del Valle de Felguera, S.A. Sociedad Explotadora De.

En COMERCIAL ANONIMA VIL14,la palabra de orden sería

Villa , Comercial Anónima.

En el titulo PERFUMERIA MARISON, S.A. la palabra de orden sería:

Marison, Sociedad Anónima, Perfumería.

Cuando sean varias las personas a intervenir en la búsqueda y cotejo

del archivo, ,lo mejor es archivarlas y clasificarlas por la primera pa

labra normal del título ya que por ella se conoce normalmenÉe.

CLASIFICACIO. N DE DIBUJOS,CARTOGRAFIAS,ETC.Su clasificación Y archivo

puede hacerse por los dis-

tintos sistemasalfabéticos, numéricos, por asuntos, por símbolos o

mixto.

Su archivo depende de sus medidas. Como , por lo coman ultrapasan l

réferible acomodar un mueble o armario conmedidas tradicionales, es p

diversos estantes para su archivo y entonces la clasificación se deta

dos al mafgen ms visible o clasifiCalla mediante t ítulos adheri

en un índice edosado al margen de su situación.En la parte poste -

rior no útil del gráfico se anota debidamente el orden correlativo y

58

entonces la clasificación se detalla mediante títulos adheridos al mar

gen más visible o clasificados en un indice adosado al margen de su -

situación.

En la parte posterior no útil del gráfico se anota debidamente el orden

correlativo que le corresponde en el archivo.

Si ambas caras son iguales o sea útiles, en la cara anterior se pega-

rá una diminuta etiqueta donde contenga los datos de su clasificación y

lugar correspondiente en el orden del archivo.

CLASIFICACION DE PLANOS CRAFICOS Y SIMILARES.- Cuando la secretaria de

ba archivar muchos do-

cumentos como planos, o gráficos porque así lo requieren las activida,

des específicas de su empresa, deberá tenr en cuenta que se trata de -

grandeshojas, unas plegables de modo especial y otras enrrolladas

y por tanto, difíciles de dejarlas visibles

Para archivarlas de modo eficiente para su control y rápido servicio -

existen varios procedimieflt05. El más usual es el índice numéricO.

En un cuaderno manual se estalbece un orden cronol6giconUmriC0 con

el cual se van registrando a medida que los recibe para archivar. Di-

cho número queda visiblemente marcado en el lado superior izquierdo del

pliego o sobre donde está el plano, el cual ya debidamente numerado

pasará al estante clasificador de su contenido.

La clasificación regular se establece entre:

- Obras en estudio

- Obras en proyecto

- Obras presentes

59

- abras adjudicadas

- Obras en construcción

- Obras terminadas

- Obras pendientes de cobro

= Obras terminadas y liquidadas

- Obras de ejecución exclusiva de la empresa

1

- Obras construidas en colaboración

Para cada sección se abre la clasificación oportuna, por ejemplo.

7-7 indicará que el plano se encuentra en el departamento 7 de obras

bras pendientes de cobro en orden 17.

Este moderno sistema permite ahorrar especio y lograr una localiza-

ción rápida y oportuna de los planos, gráficos y toda clase dedcu men

tos de mayor volómen y cuyas medidas impiden clasificarlos dentro de

los archivadores normales.

Un solo armario permite clasificar ordenadamente centenares de planos

y tnerlos casi a la , vista mediante el . registro clasificador estable-

cido en el cuaderno, donde además constan todos los detalles relativcs

a cada uño, como son: nombre del cliente,

señas y otros pormenores

los cuales van numerados del 10 al 99, precedos por da cifra de cen

tenas y de la decena que le correspondan.

uevas subdivíciofles, podría tomarse conoSi fuere neceario establecer n

base la numeración del 1 al 9, precedido de un punto en la primera sub

división y de dos en la segunda, y así sucesivamente.

Ejemplo.-

60

97/38/4-5/. En muchas bibliotecas se expresan los distintos comparti-

mientos, estantes y compartimientos en forma de quebrados,asíY

127428

Otro detalle de clasificación por el sistema decimal de Dewey es la -

de la llamada forma de Useful Arts, por el cual se determinan las -

distintas materias clasificadas del 100 al 999 y subdivisiones.

Por Ejemplo: Artes liberales 100

Arte dramático

200

Artes útiles

300 etc...

La clasificación establecida por Nelvil Dewey ofrece muchísimas varian

tes cuya aplicación clasifiadora puede ser de gran utilidad, en es

pecial cuando se trata de grandes cantidades de piezas.

Las prim,eras clasificaciones dadas en la b iblioteconomía de Melvil De

wey son:

o) obras generales

1) Filosofía

2) Religión

3) sociología

4) Fisologia

5) Ciencias

6) Ciencias aplicadas

7) Bellas artes

8) Literatura

9) Historia

61

CLASIFICACION DE PRESUPUESTOS, BALANCES, ESTADO DE CAJA Y SIMILARES:

Dentro del departamento de contabilidad, administración o simila-

res, se establecerá para ellos el orden cronológico del tiempo como la

manera ms lógica y natural de situación de control.

IX PRINCIPIOS Y SISTEMAS DE ARCHIVO

/ Para hablar dé sistemas y principios de archivo es importante -:

* partir de la clasificación de documentos.

Todo material que debe ingresar al archivo merece sujetarse a dos téc-

nicas especificas:-

a)La técnica mental que determiña la lectura del documento, su com-

prensión y determinación

b)La técnica manual que determina la intercalación acertada del docu

mento por el sistema de ordenación: Numérico

Geográfico

Cronológico

Por asunto o codificación

Asunto especial

Auque aparentemente hay un gran nómero de sistemas de clasificación -

para archivar, estos se limitan a dos formas básicas:

63

ALFABETICO y

NUMERICO POR FECHAS

Tdod sistema de clasificación se basa en una de estas ordenaciones o -

representa una combinació n de ellas.

Hay ciertas reglas .explícitas en cuanto a la ordenación básica, as -

por ejemplo:

Primera posición: Sección mayor

Segunda posición: División

Tercera posición: Primera SuvdiVisiófl

Cuarta posición :' Segunda subdivisión

Quint posición : Tercera subdivisión

SISTEMAS FUNDAMENTALES DE ARCHIVO: El sistema de arreglo de un archivo

se determina de acuerdo a las nece

sidades de referencia de la oficina sea esta de sector público o priva

do y persiguen fines financieros, económicos o de recursos humanos.

Dentro de la técnica organización de las modernas oficinas comercia -

les, públicas,' educacionales, etc. existen 5 sistemas fundamentales

para la archivaciót técnica de la corresPOfldneca y son los siguientes

A L F A B E T 1 C O

2.- N U M E R 1 C O

3.- G E O G RA F 1 C O

4.-POR ASUNTO O RUBRO

5.- C R O N O L O G 1 C O

Alfabético.- ES el archivo en el cual se basan todos los otros sistema

64

de archivación. El archivo alfabético se clasifica la correspondencia

tomando como base el nombre completo de cada remitente.

Ejemplos:

Fanny Sánchez Pasaca

Tandazo Zumba Cecilia María

María Juana paute Cevallos

Albita Catalina Ojeda .RiofríO

B'ertha Montaño Peralta

Mónica Ludefia Torres

Martha Jiménez CevallOS

Rosario DomingueZ Bustamante

Merci Díaz LalangUi

Lupe Mogrovejo Carreño

Debe archivarse así:

Carreflo Mogroveio Lupe

Díaz Lalangui Merci

DorningueZ Bustamante Rosario

Jiménez CevalloS Martha

Ludefía Torres Mónica

MontafíO Peralta Bertha

Ojeda Riofrío Albita Catalina

Paute Cevallos María Juana

TandaZO Zumba Cecilia María

Sánchez Pasaca Fanny

icación i claificaci de la coArchivo NuméricO. Se basa en la comun

rrespondencia tomando cnrno base el número fijo que

se asigna a cada remitente y el cual debe constar en todas las comuni

65

caciones recividas.

Este archivo prioritariamente toma en cuenta y se lo usa para la archi

vación de facturas, formularios, nombramientos, derechos etc.

Ah.ií rico Clasifica la correspondencia tomando como base el-

nombre del lugar de residencia de cada remitente.

Para realizar la archivaciófl se divide tomando como base:

País, Provincia, Ciudad, Cantón, parroquia.

Archivo por asunto o rubro.- Clasifica la correspondencia tomando como

base el dato del membrete, o sea la clase

de actividad que realiza la.empresa, o asunto principal que trata la -

comunicación recibida, este asuhnto principalmente se encuentra en la

referencia de cada carta u oficio.

Archivo Cronol6gico.mClasifica la correspondencia tomando como base

la fecha en que han sido remitidas las distin-

tas comunicaciones

De estos cimM5 sistemas el :más importante es el alfabético porque en

él se apoyan todos los demás sistemas.

Demos tración de los cinco sistemas de archivacióflo

Guayaquil-EcuadorCódigos en usoA. B. C.BentleyACHEy particulares

Dirección Telegráfica

"NAPLAS" GuayaquilP. O. Box No 4325Teléfono : 982-983

66

M. A, PLAZA

Representaciones y Agencias

SeñoresBANCO DE DESCUENTO,

Guayaquil.-

Loja, 10 de marzo de 1983

Ref: N/Pagar por s/.25000,00 quese vence hoy.

No,Comunicación 9876Recibida: 23/11/83Contestada: .23/11/83

De mis consideraciones:

Adjunto a la presente se servirá encontrar usted, cheque No. 487 acargo del Banco La Previsora Sucursal Loja.

Dicho cheque cubre el pagaré No. 3289 por la cantidad de VEINTICUA-

TRO MIL SUCRES, 00/100 (s/.24.000,00).

Esperamos a vuelta de correo el documento cancelado.

Atentamente,

M.A. PLAZAGerente

MAP / as .

x OTROS SISTEMAS DE ARCHIVO

A continuación se ilustran las ordenaciones ms comunes de siste-

mas de archivo que también se los usa con mucha frecuencia

ALFABETICO POR ASUNTO. Asuntos de individuos ordenados en secciones -

mayores, divisiones y subdivisiones en forma -

alfabética. Demostración Gráfica

* * * *•* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

AGRIC. PROD. CAFE

AGRIC. PROD. BANANU

AGRC. PRODUCT.

AGRICULTURA

68

NUMERICO POR ASUNTO.- Identificación de los asuntos por medio de nime-

ros que siguen señalando divisiones y subdivisiO

nes . Las carpetas no necesitan identificación del contenido. El cia

sificador tiene su guía de clasificación con equivalente.

Demostración grfica.

ALFA NUMERICO,- Consiste en el uso de abreviaturas para identificar -

asuntos mayores Las abreviaturas continuan a través

de las divisiones y subdivisiones con numeraciones de orden y palabras

claves para identificación'

Demostración gráfica.

***********************************************************************

ADM. 2 COMPRAS

Í0M. l (Archivo)

DM t ÇRegIrnentO)

ADM (AdminitroCiOfl)

69

ALFABETICO ORGANICO. Sigue la estructura administrativa de la depen

dencia en forma alfabética representada por le

tras mayúsculas las cuales identifican asuntos tratados por cada -

una de las dependencias con letras minúsculas adicionales. Los equiva

lentes aparecen en las carpetas.

Demostración gráfica.

Cc - (_:o• Ch

C CO1IMIjILIUML)

AgO (Cer?TQCOOQ

Ag (quiS øespocnu,

ADPTO. ARCHIVO

SISTEMA iRONOLOGICO CALENDARIO SIMPLE. Se usa la fecha del día en el

primer lugar adelante y, cuan-

do aquel ha transcurrido se le pasa hacia atrás , tamién en orden cro-

nológico.

Demostración Gráfica.-

Mmil

28J [211

70

SISTEMA CRONOLOGICO CALENDARIO TRIMESTRAL.- Agrupa años en trimestres

con los meses respectivos,

y en cascs excepcionales por días.

Demostración gráfica.

**********************************************************************

2do TrImetr

(4) ABRIL

f_-

(3) MARZO

(2) FEBRERO

ENERO

Tli

Í9831

SISRTEMA NUMERICO,- Separa en decenas:, centenas o miles, con el uso ex

tenso de señaladores de acuerdo al volumen total.

Se refiere de numeració n ba j a a numeración alta de atras hacia delan-

te, cuando el uso es aumentativo en la numeración alta.

Demostración gráfica.

71

SISTEMA CASILLERO 0-9 •- Se basa en la única o última cifra ordenando-

los números ibajo 10 divisiones y en orden sub

secuente decenas.

Demostración Gráfica.

0 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9

lOII $2 - 13 4 15 16 $7 $8 $9

20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

SISTEMA ALFABETICO SUBDIVIDIDO,- Se usa llamadores comunes para cinco

o ms nombres de una misma especie -

dentro del ordenamiento alfabético estricto. -

Demostración gráfica.-

**********************************************************************

BOTICA Norte

BOTICA ModernoBOTICA, Bueno

BOTICA Alfaro

BOTICASOSMM lE'?

BOLAÑOS A. Carlos Alberto

BALAREZO Hurtado Jaime

Fl

ALVAREZ E. Mario E

ALAMOS Ana Lucio

72

SISTEMA ALE'ABETICO DE NOMBRE SIMPLE.- Sujeto a las. reglas

sobre el ordenamiento deolasIJ

tes y uso estricto del orden alfabético de letra en letra,i:uie

da a derecha.

Demostración Gréfica.

COLOMA CIBRARIO,Martho

CIBRARO, CARLOS E.

CHIRIBOGA JURAD0,05car

CHAMORRO VELA, Victor

CEVALLOS LUNA, Elsa

SISTEMA ALFABETICO GEOGRAFICO. Ordenamiento alfabético de paises, es ta

dos, ciudades y compañías y entidades,

de acuerdo a su localización.

Demostración gréfica.-

BOL IVA R

BANCO CUENCANO

CUENCA

AZUAYECUADOR

73

SISTEMA DIGITO TERMINAL SIMPLE Se archiva por números de cinco ci -

fras de derecha a izquierda. por la-

última pareja de cifras en crc1 en de CO a 99 y pe- las tres cfras res:

tantes en orden correlativo, pero sin alterar el valor numérico,

Demostración gráfica.-

300 300 Q-

____

- --250 -

0 00

------ Q-

* * * * **** *** ********* ******* ******** ********** ****** ************* ****

SISTEMA DIGITO TERMINAL DOBLE. Se usa para números de 6 cifras divi-

didas en tres parejas, archivándose -

de derecha a izquierda por la última pareja, la intermedia y la prime-

ra, pero sin alterar el valor numórico

Demostración Grófica,-

___ CT01

-1 1 o000I_

_____ .11.1.11: 1•99 00-

111111 JQ QQ

GUlA- PRINCIPAL" GUlA SECUNDARIA

74

SISTEMA DE SEÑALES MACBEE. Sa basa en alguna ordenación albanética o

numérica, geográfica, por símbolos, etc. y

se usan aditamentos perforados para señalar identificaciones specialeS

que sirven para levantar las tarjetas o folders con esa señal.

Demostración gráfica.-

nJt,

• •

íR-0DRAI

TiJAN

AAtNIJ BEFTO'

MONCAYO ANA: • • •

V

SISTEMA KARDEX.- basa en la utiización de equipo patentado, tarje-

tas especialmente diseñadas para el propósito determi

nado, y señales de colores de plástico para identificar circunstaflci

especiales, etc. • •

Demostración Gráfica.- •

75

SISTEMA PARA RECORTES.- Se usan dos ejemplares de cada formulario: un-

sector por la función y otro por el nómero.

Demostración Gráfica.-

Comçei1Findo la importanciaÇ de la tecníficaciór administrativa, la

Dirección Nacional de Personal, a travésdel Departamento de Ornizzción yMétodos ha proporcionado asistenciatécnica y asesoría administrativa a múl-tiples instituciones públicas que hannecesitado consejos y orientación técni-

yar* su mejor erganizaci6n funcional.'O

SISTEMA SOUNDEX.- Consiste en codificaciones especiales y esta petenta

do en el idioma inglés exclusivamente.

Demostración gráfica.-

B620OURQUE,MarIaI -B-bUtSUMUr pumun

J-620 BIRK, Albertol1B-620 aER%C, Carolin9-620 BERCK, Ana L.)

81(620 ARCO, Carlos

1620.6001

A

*

76

SISTEMA PARA PLANOS.- Se basa en la organización individual de planos

y uso del sistema de referencia,simple o doble.

Demostración Gráfica.

Los elementos esenciales de un arachivo eficiente, son:

1.- Que sea simple, adaptable y fácil de revisar; y,

2.- Que sea lógico efectivo y económico

Despues de haber citado y analizado cada uno de los sistemas de archi\o

nos llevan a un fin comun y universal que es: "UN LUGAR PARA CADA COSA,

Y QUE CADA COSA ESTE EN SU LUGAR"

XI SISTEMAS ESPECIALES DE ARCHIVO

Además de los sistemas de archivo que hemos visto, tenemos algu-

nos especiales que vienena dar gran utilidad en la archivación moder

na tratando de mejorarla cada vez más. A continuación estudiaremos -

brevemente algunos de estos sistemas.

SISTEMA VARIADEX. Usa diferencias de colores en las guías y carpeta

con lo cual se halla el material ms rápidamente -

y seguro. Se usan cinco colores que corresponden a las cimnco divisio

nes del alfabeto:

De la Aa la D, naranja

De la E a la H, amarillo

De la 1 a la N, verde

De la O a la Q, azul

De la R a la Z violeta

78

SISTEMA SUPER IDEAL.- En este sistema se reserva la primera posición -

para las guías primarias; la segunda posición-,

corresponde a las carpetas de micelneas; la tercera a las individua-

les con marbetes dobles ; la cuarta a las guías especiales y material

retirado.

SISTEMA SAFEGUARD.- Es una adaptación del sistema alfabético con un --

plan de colores para los marbetes de las guías y -

carpetas, aplicables de acuerdo con las conveniencias de cada caso.

SISTEMA DIRECT NANE. En este sistema, las carpetas numeradas de la -

primera y última posición se archivan detrás de

las guías alfabéticas numeradas de la segunda y tercera posiciones.

Los marbetes de las guías con números impares van en segunda posición

y los pares en tercera.

SISTEMA TEMATICO.- Archiva las documentaciones por temas antes que por

el nombre, así por ejemplo, la carpeta diría: Soli-

citudes de empleo; , Secretaría, etc.

La organización alfabética por temas es el mejor sistema, xnien-tras el

. Se utiliza el tipo diccinario y las

material no sea muy abundante

oportunas subdivisiones.

SISTEMA KARDEX. Consiste en reunir toda la informacifl sobre las curn

tas de un cliente en una sola tarjeta. Para facilitar

su archivo y hallazgo en él se escribe el apellido del cliente o nom-

bre de la empresa en la pestaña de la tarjeta de modo que permita lo-

calizar inmediatamente. Con este sistema se logra tener a vista todo

79

el estado de cuentas con cada cliente facilitando su atención y control

Estos archivos visibles suelen presentar tres tipos:

1) El tipo gabinete.

de compartimientos horizontales en bandejas, -

donde esta adherida la ficha, sobresaliendo -

unos 1.5 cms. Iajo de la que sigue, lo cual permite, al abrir el

fichero, ver el borde inferior de cada ficha, dejando ambas caras pa-

ra anotar.

2) El tipo rotativo.- Está compuesto por una serie de armazones adhe-

ridos a un pedestal o bombo giratorio , reduce-

mucho espacio, porqué en vez de abrirse cajones basta girar el bombo.

3)El tipo libro.- o archivo portátil esta formado por uno o dos ar-

mazones , cada uno de ellos plegado sobre el otro

en forma de carpeta.

Demostraci6n gráfica de los tres tipos:

**********************************************************************

80

SISTEMA SOUNDEX.- Consta de un índice de fichas muy útil en los grandEs

archivos porque decta y retine las variaciones de -

los nombres y los agrupa en una sección alfabética, en las cuales no

se usan las vocales . El código se refiere a las letras que siguen a

la primera, la cual sólo es una guía. Registra letra por letra de ca-

da nombre con arreglo ia su correcta escritura, Así por ejemplo,

H - 560 , nos indicará que en las '.carpetas 5,6, y O existen 'datos re-

letra forma la carpeta base de loa doculativos a la empresa H. cuya

-

mentación.

Hemos anotado algunos sistemas muy usados en el mundo comercial e in-

dustrial, sólo a guisa de orientación de la secretaria, y con el fin -

de facilitarle una posible selección, la más adecuada a su labor.

ORDENACION DE UNA BIBLIOTECA. Por regla ' genral, se aplica y utiliza

el sistema decimal establecido por Me-

vil Dewey, Como esta clasificación supone la abundante existencia de-

material diverso a clasificar y archivar ante todo se requiere la for

mación de un índice clasificatorio donde conste el título total y com-

pleto de la obra del autor, año de su publicación, clase de

edición, páginas y sistemas de encuadernación.

A continuación se anota la clasificación decimal correspondiente.

Todos los departamentos o registros van clasificados bajo diez o menos

títulos principales está dividido en otros diez o menos subtítulos.

éstOS van numerados del 000 al 999.

BIBLI0GRAFI

En relaión o catálogo de obras, autores, libros o escd

tos citados en un texto. , La importancia de la bibliO

81

grafía se deduce del hecho por el cual una obra se consdera tanto más

importante según su variedad.

La lista de referencias, muestra todas las fuentes de las que se obtu

-- yo el material informativo para estructurar un texto. Por ello, se le

. . aompaña con la referencia de las publicaciones que tratan sobre el -

mismo tema, el nombre de sus autores e incluso la editorial que publi-

có dichos textos., junto con la ciudad donde se encuentra. Así pues,

la cita de un libro en una bibliografía contiene:

1.- Nombre del autor

2.- Título de la obra consultada, escrito en cursiva

3.- Ciudad donde se encuentra el editor

4.- Nombre del editor

5.- Mio en que se publicó el libro.

La forma en que se cite el nombre del autor, deben anotarse en orden

alfabético, de acuerdo con el título. Veamos una muestra:

Albricht, John G. Physical MeteorolOgy. XXV111392 págs. Nueva York, -

Prentice Hall, 1963-

Berget, A. Le Ciel. 310 págs. París, Librairie Laurouse, 1966.

Comas Solá, José . El Cielo. Novísima Astronomía Ilustrada, 250 págs.

Barcelona, seguí. 1959.

Cuando se trate de un artículo publicado en una revista o periódico -

debe hacerse constar dicha circunstancia, citando el título de la revis

ta páginas que ocupa el artículo, fecha de su publicación, número de -

la revista, mes, quincena o semana y afio a que corresponde.

EL MICROFILM Y SU ARCHIVO.- Con el nombre de microfilm se denomina la-

82

reproducción fotográfica de los documentos que permite elevados coefi

cientes de reducción de espacio.

Este moderno sistema brinda a los dirigentes la oportunidad de infor -

marse cómodamente y certeramente de un acopio de documentos presenta -

dos en una sola secci6n0 Con ello se logra;

- NotabilísimC ahorro de espacio en los archivos.

- Ordenaci6n más racional y económica del material archivado.

- Conservación segura y su defensa contra incendios, y extravíos.

- Mayor rapidez en el funcionamiento de los archivos.

Los orígenes del microfilm parten de la primera guerra mundial, cuando

la banca sintió el peligro y, con él,.Ia necesidad de defenderse contra

toda posible falsificación de firmas. Se inició firmando en películas

de 16 mm. Los originales de las firmas de los clientes. Asia 1928 apa

recio ya un aparato que permitía filmar o microfilmar con notable. ra -

pidez. En 1930 ya era general la reproducción en microfilm de 35 mms.

de planos y grandes documentos.

Puesto que los microfilms son menos sensibles que la fotografía com(ln,

requieren para su impréSión unas cámaras con luz más intensa•.

La carga de esas cámaras llamadas "recorders" es fácil ly muy segura.

Los sistemas de toma microfilmada se reducen a dos:

- En plenario.

- En movimiento o en tIFlowI

El sistema plenario esta compuesto por una máquina fotográfica que co

83

rre a lo largo de un eje vertical, según las dimensiones-C^,' :' \

mento.¡1 q

rn

»Ii

B6.. L.LA

Su objetivo funcionamediante un pedal, para permitir la toducción)

de la película en el preciso instante en que se encienden las luces

colocadas "en plenario"

Con las cámaras "in flow", el microfilmado se realiza mientras el docu

mento pasa a través de la sona de filmación a una velocidad de hasta~

45 métros por minuto, La lente carece.de obturador y permanece siem

pre abierta. Apenas llega el documento a la zona de toma de la cámara

pone automáticamente en acción unos dispositivos que encienden las lrn

paras y mueven el film a la misma velocidad dada al documento.

Terminada la filmación, se apagan las luces y la película queda quieta.

Este procedimiento permite aunar muchos documentos en una misma pelícu

la y, al ser proyectados en la pantalla, ofrecen clara lectura de lo -

escrito y su análisis por todo el tiempo que se desee.

La conservación de los microfilms queda garantizada dentro de las caja

en cuya parte superior se anotaran todos los documentos de que constm

A través de la película va distribuid os unos signos convencionales en

los que se señala o establece la señal correspondiente a cada documen-

to.

icrofilm se emplea con gran frecuencia pa ra

actualmente, el sistema de m

reproducir documentos, llegando a microfilmatse códigos y documentos -

históricos de trascedental relevancia. S guardan en archivos de segu

84

ridad de pequeñas dimenciones, que pueden contener centenares de miles

de reproducciones.

Es aconsejable microfilmar aquellos documentos que reviten particuar

importancia para la empresa y cuyos originales deban guardarse en luga

res muy seguros.

La parte superiór donde se anotan los documentos microfilmados se lla-

ma "Jacket" • El aparato utilizado para la consulta de los microfilms

se llama "LECTOR" o "READER"

El movimiento de los fotogramas a lo largo del recuadro del lector pue

de hacerse a mano o a pedal, dejando las manos libres para tomar notas.

/

XII DE DOCUMENTOS .

Todo documento importante, pertenezca a la compañia ms grande o la-

mas pequeña, debe guardarse dónde se pueda localizar cuando sea necesa

río.

Se llama control de documentos ala manera en que un negocio se mantie

ne informado sobre sus documentos y correspondencia. Puesto que la -

información comercial se ' crea y se difunde en tantas maneras diferente

el programa de control documentos desempeña un pal importantísimo,

pues proporciona información confidencial de cualquier compañia para -

la cual esté trabajando una secretaria.

El control de documentos se relaciona con las siguientes cuatro áreas

principales:

I- Manejo de archivos,- Desarrolar sistemas eficaces de información -

8

o de archivo, decidir cual es el tipo particular de equipo y materia -

les para cada sistema, y controlar y mejorar los distintos sistemas.

2.- Localización de información.

Desarrolar métodos rápidos y efecti

vos para encontrar información archi

vada.

3.'Protección de documentos.- Decidir cuáles son los documentos vita

les de una compañia y desarrollar un -

programa para su protección. Los documentos vitales son los papeles -

importantes que una empresa necesita para poder continuar funcionando

luego de un incencio o desastre similar

4.- Retención y disposición ' de documentos.- Determinar cuáles documen

tos deben retenerse, dón-

de y por cuánto tiempo; decidir cuánto y cómo se deben destruir los -

documentos obsoletos.

ARCHIVOS SECRETARIALES Y CENTRALES

ARCHIVOS SECRETARIALES, La secretaria de ser responsable de mantener

en forma ordenada los documentos de su jefe,

se espera que la ' secretaria sea quien decida que material debe ser -

archivado, dónde y cómo se debe archivar. No será necesario archivar

una gran cantidad de correspondencia dirigida al jefe (propaganda, -

anuncios y otra correspondencia de tercera clase) . Para decidir que

material se debe descartar y cómo se debe clasificar el material que -

se va a archivar ,la secretaria debe, cuando se le contrata, sostener

una conversación con el jefe sobre cuáles son las normas de archivar y

desechar de la oficina. La mayoría de las compañías grandes tienen un

8

programa de retención de documentos que facilita la clasificación del

material de acuerdo a su importancia. Ademas de los archivos comercia

les regulares de la oficina, es posible que se le pida a la secretaria

que mantenga un archivo aparte para la correspondencia semipersoflal del

jefe, que puede incluir también documentos de sus actividades Cívicas y

profesionales

ARCHIVOS CENTRALES.- Muchas compaflías consideran que es ms económico -

mantener un archivo central de todos los materia-

les que pudieran necesitar los d i stintos departamentos o la organiza -O

ción completa. También es posible que un departamento grande dentro c

una organización como el departamento de compras, centralice sus pro -

pios archivos.

Es podible tener un archivo mejor y ms rápido si los empleados del -

archivo en un departamento central de archivo son especilistas bien -

adiestrados y esta debidamente supervisados.

Un departamento central de archivo elimina la necesidad de mantener

compias innecesarias y facilita el uso ms eficiente del equipo y es-

pacio de los archivos. El departamento central de archivo debe servir

también como un archio activo de información, no solo como un lugar -

para arachivar documentos ViejOS e innecesarios. La secretaria decidí

rá cual material debe enviarse a los archivos centrales y cual se de-

be guardar en la oficina misma, También deberá cómo solicitar informa

ción que té guardada en los archivos centrales.

ARCHIVAR.- Archivar es un sistema de organizar y guardar documentos -

en forma ordenada y eficiente,,para que se puedan localizar

fácilmente y rpidamente cuando sea necesario.

88

Archivar es uno de los deberes ms importantes realizados por la mayor

parte de los empleados, sin embargo, es uno de los más desatendidos, -

los errores al archivar pueden parecer graciosos, pero en una oficina-

comercial son costosos y embarasozoS,

esperar por copias de correspondencia o cualquier otro papel Larchiva

do.

Para localizar rápidamente el material, la secretaria debe archivarlo

correctamente. Para ello, debe observar reglas y procedimientos de ar

chivo de uso general. No solo debe conocer las reglas de archivo y -

aplicarlas , también debe mantenerlos archivos al día separando dia-

riamente algún tiempo para archivar. Deotra manera se puede atrazar

tanto que tendrá que buscar por todos los archivos, y luego rebuscar-

el material sin archivar que tiene sobre el escritorio para conseguir-

la información solicitada.

XIII EL. CUIDADO DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos para propósitos del negocio, se clasifican en cua-

tro grupos generales:

- Vital

- Importante

- Util, y

- No esenciales.

Todos los documentos que se consideran de inportanci crítica para la

operación y crecimiento de una organización, tales como los estados de

cuenta financieros, papeles legales y documentos de impuestos, se cla-

sifican cómo:

- Documentos Vitalés. Muchas compañías de negocios que pierden sus do

cumentoS vitales en un fuego , inundación o ci-

90

clón se ven obligads a cerrar la empresa. Estos documentos se deben -

Proteger preparando microfichas (fotografiar en una película estrecha

y almacenándolas en un gabinete a prueba de fuego, o fotocopiando los

documentos y archivando las copias en otro lugar.

Documentos importantes.- Son los que pueden ser reemplazados, como los

documentos del personal, pero solo a un gran

costO. Estos documentos también deben ser protegidos debido a su natu

ráleza confidencial.

Documentos útiles .- Tales como los documentos por pagar , son los que

se pueden reemplazar, pero con cierto grado de re

trazo e inconveniencia. Se deben guardar en gabinetes regulares de -

archiVo

Do..um..ritos no esenciales.- . Talescomo pártes de prensa, son los que

pronto rebasanrebasan suutilidad, quizá alguno de-

ellos en primera instancia no se debieron archivar. Estos deben des-

truírse para economizar espaicio en el arhchivo y área del local.

Los expertos en manejo de docuemto s no se vuelve hacer referencia -

aproximadamente a un 85% de todos los archivos.

Responsabilidades SecretarialeL Una parte del tiempo de trabajo secre-

tarial se utiliza para tratar asuntos-

relacionados con el control de documentos. Al mecanografiar una carta -

la secretaria prepara un documento (la copia al carbón) para archivos.

Cuando lee y decide que hacer con la correspodencia que llega, prepara

material para archivar. El resultado de casi todos los deberes de una-

-ecretaria se guardará en los archivos.

Si ocurre un error al arcchivar, tanto el jefe como la secretaria, pueden

verse en dificultades y hasta perder un cliente. La mayoría de las secie

tarias mantienen un sistema de archivo eviciente y ordenado. ellas sa -

ben que cuando se siguen las reglas de archivar se puede localizar rápi-

damente la imnformaciófl deseada.

Prep4raci6n del Material que se va a archivar.- Separe los papeles que

correspondan a expedien

tes diferentes, correspondnecia personal, papeles de negocio, documentos

facturas y envíos Etc.. Revisé los papeles erigrampados para ver si de-

be archivarlos juntamente..Qui te siempre todos los clips y, si debe ar-

chivar más de una hoja junta, asegúrelas con grapas, que no permiten -

deslizamientos. . .

Remiende los papeles rotos para evitar que se deterioren más. Anote en

la hoja el lugar donde va a ser archivado. Subrraye o marque con círcuks

la palabra o concepto principal, haga las hojas de referencia cruzada-

que i precese, mientras ordena los pápeles que va a archivar.

Archivo por nombres y por materias., La copia de todo documento enviado

se archivará en la carpeta del des-

tinatario. El método más fácil y rápido de archivo es el de clasifica

la correspondencia por nombres y archivarla alfahticaflleflte. No requie-

re índices ni listas, aunque colocar una hoja-índice en la primera cara

del archivo, donde constan en &l alfabticameflte los nombres y números -

de cada carpeta, facilita el trabajo de búsqueda y localización.

Abra un expediente o carpeta para cada uno de los nombres de las perso -

nas con quienen la empresa mantiene correspondencia. Arregle los pape -

a delante, teniendo a mano la ú!les poi orden cronológico de atrás par

92

tima carta. Si una persona se distingue por la cantidad de corresponden

cia, sepárela por periíodos, poniendo gulas, con las fechas en cada car-

peta.

Cierto material no se presenta a ser archivado ni clasificado por nombra

y debe hacerse por materias. No escoja los títulos de las materias has-

ta comprobar cuál es la esencial con que deba archivarla. Haga . una lis

ta clara y amplia para evitar confucioneS. Ponga los títulos específi -

cos, significativos y correctoSe Los títulos pueden ser subdivididos de

acuerdo con la abundancia de material, aunque es preferible retirarlo

en paquetes separados para dejar manejable •la parte archivada, pero de -

jando nota escrita de los que se separe y deje en depósito y empaquetado

Los archivos por materias pueden disponerse alfabticameflte

- Mediante guíás alfabéticas•

- Guías con títulos principales

Expedientes de varios , para cada titulo principal.

-. Para'esto casos, s muy recomenda nley práctico llevar una lista, in

dice, tarjetero álfabético, cono, por ej.emplo

- Arrendamientos

- Contratos

- Alquileres

- Días de fiesta oficiales

- Días de fiesta locales

- Turnos de fiesta del personal

- Fechas de vacaciones

- Formularios para cartas o envíos

- Notas de gastos de departamento

- Tarifas y facturas de hoteles

- Resumen de inversiones especiales

93

- Fechas y formularios de Juntas o reuniones

- Fichero de personal clasificado

- Recibos y contratos de seguros

- Modelo y arachivo de solicitudes recibidas o enviadas

- Programas de viajes comerciales, de vacaciones o similares

- Notas de gastos extraordinarios del personal

METODOS PARA RECORDAR FECHAS DE VENCIMIENTO. — Entran en este tipo de re

gistro los asuntos que de-

ban enternderse en una fecha determinada. Se establecen guías para mes y

días del mes o guías alfabéticas seguidas de guías por fechas. Se for

ma la tarjeta diaria o juego de guías mensuales y otro de días (del 1 al

31) Las anotaciones se escriben en cada tarjeta y se sitúan detrás de—

su guías , de acuerdo con la fecha int—eresada. Una de sus ventajas es—

que cada vencimiento queda controlado exactamente en su fecha correspon

diente.

REFERENCIAS CRUZADAS .- Aunque directamente se aplica al sistema de ar-

chivo numérico, pueden utilizarse en todos los —

sistemas, Así en el sistema alfabético, las referencias seconviertet1

en listas dobles y múltiples en el num(.rico, En vez de hojas de refereri

ia se usan, fichas o tarjetas de índice, haciendo una para cada nombre

por el cual podría archivarse un documento. Si se cambia el nombre de_u

na empresa o se modifica la tarjeta correspondiente al nombre antiguo,

debe hacer referencia al nuevo y viceversa.

EQUIPO NECESARIO PARA LA ARCHlVACIO. Conocer lgs reglas de archivo es

es absolutamente necesario. Sin -

embargo, si no se tiene el equipo y los efectos adecuados, no es pOsi

94

ble tener un sistema de archivar eficiente.

Para que el sistema de archivar funcione es necesario tenr buen equipo.

En las grandes oficina, por lo gearal, el equipo de archivar se ordena —

a través del :dePartame11t0 de compras y la oficina com,pra los otros -

efectos. Sin embargo, en las oficinas pequeñas la secretaria puede hace

recomendaciones y ayudar al jefe a comprar el equipo y los demás efectos

de archivar . Será necesario estudiar con cuidado la situación para to-

mar decisiones correctas, ya sea en una oficina grande o pequeña, la se-

cretaria será más eficiente si está familiarizada con las clases de equi

Po y efectos que usará en su trabajo.

En todas las empresas es necesario guardar adecuadamente los registros

El tamaño del material que se va archivar es el primer factor que usted

debe tomar en consideración. La cantid&i de material es el segundo fac-

tor.

Hay archivos dspOflibi,e5 de tamaño estándar para guradar los dos tama-

tios más comunes de documentos de negocios; tamaño carta. Otros esáfl -

ibles tarjetas perfodiseñados para almacenar ficheros, registros vis

,

ateriales.radas, salidas impresas de computador as

y otros m

El archivo com'fl de gavetas -archivo vertical seArchivos Verticale

usa en la mayoría de las oficinas. Existen ar -

y cinco gavetas. El de dos gave-chivos verticales de dos tres, cuatro,

tas se usa al lado del escritorio y en éste se mantiene solo los regiS -

se le llama frecuentemente ar

tros más activos. Al de tres gavetas

está reemplazando al de cuatrochivo mostrador . El de cinco gavetas

-

95

gavetas ya que ocupa el mismo espacio la base, pero tiene una gaveta adj

cional.LoS locales para oficinas en los districtos comerciales de muchas

grandes ciudades son sumamente caros; así que al usar menos espacio ]en

la base para colocar los archivos, se economiza espacio en el local y, -

en consecuencia se reduce en gran medida el costo de almacenaje de re -

gistros.

Modelo de Archivos Verticales.

** * **** * * * * * * *

Dos gavetas:

***********************************"***********************************.

Tres gavetas:

Cuatro gavetas

* ** * * ************* ***** **** * ** **************************** *****

96

* * * * * * * * * ** * * * * * * * * ** *** *** * *** ** * * ** ** ** ** * * * * ** ** * * * * * * * ** * * * * * ** ** * **

Cinco gavetas

ARCHIVOS LATERALES Y ESTANTERIAS FIJAS.- Debido a la gran cantidad de r

registros que se deben manten

97

de oficina, muchas empresas estn usando archivos laterales y estanter

fijas. Los archivos laterales se parecen a una cómoda y con frecuen-

cia, se usan como divisores de área o divisores bajos. A menudo la se -

cretaria y el jefe tendrán gabinetes laterales detrás del escritorio pa-

ra almacenar los documentos que usan constantemente tales como:

- Correspondencia corriente,

- Informes de ventas

Listas de precios

- Informes de producción

ciales y publicaciones de la industria- Libros de referencias comer

Al archivar en estanterías, los papeles se mantienen en carpetas coloca

das en forma vertical. Algunas estanterías son abiertas (como anaqueles)

de las bibliotecas; otras traen puertas corredizas para proteger los -

registros. Algunos tienen anaqueles corredizos que ruedan hacia afuera

y operan de manera similar a las gavetas de un archivo comin y corrien

te

Las unidades que tienen siete u ocho ana4ueles de alto proveen un área -

máxima de archivo a la vez que mantinen los registros accesibles.

Modelos de archivos lateral es -

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *.* * * * * * * * * *.* * * * * * * * * * * * * * * * *

ARCHIVOS LATERALES Y ESTANTERIAS FIJAS

****** **********************

( :J

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ** * * * *

99

EFECTOS DE ARCHIVAR.- Puesto que la secretaria tendrá que ver mayormente

con la ordenación alfabética de nombres y asuntos,

a veces combinados en un sistema, debe saber cómo obtener el mximo be-

neficio de los materiales que hay en el archivo.

Cada gaveta en el archivo de la correspondencia tiene dos clases diferen

tes de material, de archivar guías, carpetas.

Las guías en el archivo de correspondenc ia por orden alfabético, dividen

las gavetas en secciones alfabéticas y sirven como indicadores para pa

ra referencias rápidas.Ademas sirven de apoyo para las carpetas y su

contenido

Entre los principales efectos de archivar tenemos los siguientes:

Las carpetas.- mantienen los papeles en forma vertical dentro de las ga-

vetas

Las guías son hojas de un cartón fuerte y resistente del misLas guías,.-

mo tamaño de la car-pet a o cartapacio.- En el borde cada guía

ttene una pestaña sobre la cual se marca o escribe una anotación o título

llamado rótulo. . .

RótulO. indica lo que se vaarchivar detrás de

da ' gU la.,P0t eje

ótulo A que indica que entre esa guía y la -la guía puede tener un r

próxima Solo se podrá encc.rtrai nateria que CCtrIiCrC€ con la letra A

de clasifica en primarias y secundarias.

Clases de 3tas. Las guías s

Primarias: Indican las divisiones principales alfabéticas, num&riCas,

en las que se divide el sistema

--

geogrfiCa5, ronol6gica5, por asuntos,

de archivo..

Secundarias: Llamadas también auxiliares o de nombres especiales, son -

subdivisiones de las guías primarias y se usan para desta -

n, por ejemplo, para indicar dónde estáncar ciertos tipos de informació

—

las carpetas especiales (tales como los anuncios o solicitudes de emplED

Además se usan para indicar la secci6n del archivo en que se colocan va

rias carpetas cuya primera unidad de archivo es la misma.

Número de guías: Para localizar las carpetas individuales enseguida, no

se deben arrchivar más de diez detrás de una guía. El

núemro de guías sin embargo, dependerá del tamaño del archivo y la canti

dad de material en cada carpeta. De 15 a 25 guías en cada gaveta del -

archivo facilita el buscar y archivar en la mayoría de los sistemas de -

archivo.

Carpetas. — La carpeta se hace de una hoja depa pel fuerte y resistente -

dóblada de forma tal que la parte posterior es como media pul-

gada más ancha que la parte del frente. Las carpetas son más grandes -

que los papeles que contienen. Dos tamaños estándar para careptas son:

- Tamaño carta para papeles 81/2" x 11" y

- Tamaño legal para papeles 8112" x 13" y 81/2" x14".

Pestañas de las . carpeta

Las carpetaS estan cortadas de forma tal que

la parte de atrás tiene una pe—staña que so -

bresale del borde superior.

En esas pestañas se colocan los rótulos que identifican el contenido de

cada carpeta. Las pestañas están en diferentes posiciones y tienen dife-

rente tamaño. Las pestañas de las carpetas de dos posiciones son del -

tienen tresancho de media carpeta. Las que tienen corte de un tercio,

posiciones y cada pestaña ocupa una tercera parte del aicho de la: carpí

1•

PESTAÑA DE UN QUINTO

101

ta. Otra pestaña estándar es la de un quinto. Esta tiene cinco posiciO

nes. Otras carpetas "cuelgan " de un marcho de metal colocado dentro -

de la gaveta del archivo.

Gráficos.-

PESTANA COMPLETA PESTAÑA DE UN MEDIO

DtPESTAÑA DE UN TERCIO

1»

GUIAS CON OJETES DE METALPARA QUE PASE LA VARILLA DE

0 PROYECCION

102

LUGAR DE TRABAJO.- En cualquier sitio de trabajo debe haber:

- Comodidad para realización de tareas,

- Facilidad para ejecución de trabaj9

- Orden y hm pieza.

La comodidad.- Se aplica a que exista los medios indipensables y bien -

ordenados, para facilitar la ejecución de un trabajo dado

La facilidad.- Se señala la preocupación que darnos tener p.na que nues-

tro trabajo se ejecute en elo menos tiempo posible, la forma ms perfec

ta y al menor costo.

El orden.- Es el punto clave para atender con eficiencia y en la secuen

cia necesaria la ejecución de trabajo.

La.Jirnpieza. No solo.ayuda a cauzar una buena impresión, sino que prote

ge a los elementos que se . involucran en un trabajo, tanto-

humano como materiales

EL USO DEL ESPACIO FISICO DENTRO DE LA OFICINA .- Cuando no se ha organi

zado el uso del espa -

cio, el trabajo de la oficina es desordenado Y molesto. Es necesario bi.s

car un sitio apropiado, bien ventilado, con luz y aire suficiente, y del

tamaño indispensable para ubicar el sitio de quin debe atender la corres

pondencia y el archivo.

El ordenamiento de los muebles y enseres de la oficina también influyen

mucho en la realización de trabajos con la necesaria comodidad y facili-

dad.

Gr!3 fico.-

103

*

****** ******* ** * * * * ****

*** * * * * * * * * * * * * * * * ** * ** * * * * * * * * * * * * * **,** ** * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

LOS EQUIPOS Y MATERIALES. Hay. un sinnúmero de equipos que actualmente s

utilizan en las diversas oficinas, pero bási-

camente se requiere de los siguientes:

Escritorio con desplazamiento para máquina.

ModelO.

104

* * * * * * * * * * * * * * * * ** * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *** * * * * ** * * * * * * * * *

Archivadores de tamaño oficio o carta, prefiriendose siempre al tamaño

oficio y de metal.

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ** * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

UNA GAVETA PUEDE CONTENER 180-200 FOLDERS O CARPETAS

CON 60 HOJAS POR FOLDER.

AQ-\CA P4

Estanterías y armarios para formularios, publicaciones y úiles .é «fici ,

na . Prefiriéndose cerrados para evitar acumulaciones de Polvo.

Modelo.-

L

L#* * * * * * * * * * * * * * * * ** * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ** * * * * * * * * * * * *En general el uso de estanterías para archivos está sujeto al tipo de

documentaciones que se maneje.

Es importante conocer la capacidad máxima de carpetas que puede abar -

car cada cada gaveta de un archivo: por lo tanto será de 180 a 200 fol-

ders y con 60 hojas por folder.

Cuando calcule el volúmen de archivo yesPaj0, es aconsejable que lo -

haga por pies cúbicos.

Cuando tenga que planificarun tarjetero, calcule el tamaño del mismo

en base de 10 tarjetas por su gro soS y añada un espacio de un centímetro

para intercalar guías y señaladores por cada 100 tarjetas.

'frCabe indicar que la organizacbo n

de una Unidad de Archivo está sujeta y

106

relacionada íntimamente con los recursos financieros disponibles, los -

cuales no se hacen tan indispensables al aplicar la iniciativa y reativT

dad del elemento humano que conforma esta sección.

XIV VIGILANCIA Y ACTUALIZACION DEL ARCHIVO

En las cotidianas actividades de una empresa o institución se produ

cen y repiten reiteradamente las necesidades de consultar y comparar da-

tos que están archivados. De ahí que la entrada y salida de carpetas y

sobre todo de documentos del interior de ellas sea un confín de peregri

naje hacia los distintos departamentos y secciones.

Para evitar que se extravíe ningún docunu,tos, conviene que la secretaria

encargada del archivo ponga a disposición y en lugar visible unas cartuli

nas, de tamaño algo superior a las carpetas usuales, para que puedan ser

colocadas en el lugar de la utilizada, con la indicación de FALTA y que

de allí como constancia, mientras no sea devuelta a su lugar la que le

corresponde, antes de retirarse una carpeta o documento, precisa provee:

se de una de dichas cartulinas, donde conste bien visible el título:

CONSULTA.

08

Muchas son las empresas e instituciones que obligan a los consultores --

del archivo a llenar un VALE suscrito por quien solícita consultar algún

docutpento. Así aseguran la posibilidad de su recuperación y regreso de

nuevo al día siguiente y a su lugar propio.

El buen orden de un archivo requier la mayor vigilancia y celo para que

nignCin documento "duerma" fuera de su lugar antes sea devuelto, a lo -

méximo a última hora del día de trabajo, auque debe retirarse de nuevo a

al día siguiente para continuar su confrontamiento.

Otra actividad necesaria es la de archivar diarimente toda la documenta-

ción , dejar el archivo al día. Cuando meyor sea el interés dedicado a

la actualización del archivo, tanto mayor y mejor seré el porvenir y -

la propia vida de la institución o empresa.

Se ha dicho con acierto que "una institución sin archivo actualizado, es

un cuerpo sin alma" Una empresa sin archivo, aunque tenga grandes va-

lores en los bancos, jamás prosperar4o

Una empresa modesta, pero con su archivo "al día" tendré siempre a mano

los medios precisos para resurgir y prosperar. Un archivo ordenado port

ne de manifiesto el sentido de la organización y éste es indispensable -

para que prospere.

LENGUAJE Y CODIFICACION. Las exigencias modernas han causado la aparí-

ción de una terminología individual y con

intervención propia dentro de las diversas ramas ádministrativas, y con

mayor razón, en los campos científicos y técnicos. También en documenta.

e debe pensar en la aplicación espeqial ención y archivo en este caso s

unos casos.

109

A continuación citaremos un listado del lenguaje más común en esta mate

ria:

- ADIESTRAMIENTO:

- ADMINISTRACION

- ANTECEDENTE

- ARCHIVADOR

- ARCHIVERO

- ARCHIVO ACTIVO

- ARCHIVO INACTIVO

- Archivo Personal

- ASUNTO

- BINCHA

-CAJON

- CARPETA

/- CARTAPACIO

- CLASIFICACION

- COMUNICACION

- CORRESPONDENCIA

- DIRIGIR

- DOCUMENTO

- DELEGACION DE AUTORIDAD

- EVALUACION

- EXPEDIENTE

- FORMULARIO

- FUNCION

- GAVETA

- GRAPA

-GUlA

IE

- NIVEL

- OFICIO

- ORGANIZACION

- ORGANIZAR

- PAPELEO

- PERFORADORA

- PLANIFICAR

- REFERENCIA

- RESPONSABILIDAD

- SERIE

- SERVICIO

- SISTEMA

- SUPERVISOR

_-TRAMITE

- UNIDAD

OIGANIACION Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO. No obstante la imposibilidad

de alcanzar la perfección to

tal en la organizació n de un archivo, dotándole de una estructura tal -

que satisfaga todas las eventuales necesidades de una entidad, dentro -

del plan de organización no debe descuidarse el análisis serio de cierta

factores que permiten el funcionamiento ms eficiente del archivo. Ta -

les factores entre los ms importantes son:

a)Determinar qué tipo de archivo: Centralizado, Descentralizado va a -

implantarse en la entidad.

b)Determinar y escoger las instalaciones y locales que mejor se adapten

a las necesidades, a efectos de lograr uní' mejor distribución de -

puestos de trabajo.

la

c) Examinar las posibilidades de mobiliario existente y de los disponi -

bies en el mercado, esto para el caso de que en un futuru inmediato, se

considere oportuno modernizar sus instalaciones.

d) Analizar y estudiar normas que determinen claramente las modalidades

de conservación, transferencia y consulta de los documentos del archivo.

e) Verificar cuáles son los sectores dónde la consulta de documentos es

ms frecuente y delicada.

f)Determinar los recursos humanos con los que cuenta o aspira contar ,-

la empresa o institución etc.,

La observancia dé éstos y otros factores ms al momento de plantearse l

organización del archivo, permitirá conseguir un mejor aprovechamiento

del espacio físico y disponible, un máximo rendimiento del servicio, una

buena conservación de la documentación y un mejor servicio del archivo a

general.

FORMAS DE ARCHIVO. Segón muchos técnicos de organización existen dos fa

mas de archivar que son:

El archivo centralizado y,

El archivo descentralizado

ARCHIVO CENTRALIZADO.- Es aquel en el cual todo el flujo de la corres pon

dencia interna y externa se halla centralizada en

la Unidad de Archivo. Consiguienteh1te, es en esta oficina donde termi

na una acción o un trmite, permitiendo efectuar el control en la trami

da corno la corresPOtación y e despacho de la correspond cia de entra

112

dencia de salida.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO. Es aquel en el cual todo el flujo de la docu -

mentación interna y externa es mnejada en ca-

da Dirección o Departamento encargado de ejecutar la acción o realizar

el trámite. Conviene mencionar que para la implantación de esta forma d

de archivo, es necesario fundamentalmente tener una buena organización -

hivo centralizado y ónico, sustituyéhdoloque permita prescindir del arc

por tantos archivos como secciones o unidades administrativas tenga la -

pala "sólo es posible descentralizar cuando exis

entidad. En otras bras

te una vuena organización, con clara distribución de competencias y res

ponsabilidades".

Podemos concluir diciendo que toda organización aplicada a una unidad-

de archivo se complemente con la fase primordial e importante de í funcio

namiento.

XV COMO SELECCIONAR EL SISTEMA DE ARCHIVAR

Si el sistema de archivar ha de funcionar eficientemente, se le debe

dedicar bastante tiempo a su planificación. Un buen sistema de archivo

no puede disetiarse por casualidad. La solucción a muchos problemas de e

control de documentos no es sencilla ni fácil.

El desarrollo de un sistema de archivar localizar eficaz, debe estar ba-

sado en la planificació n el análisis cuidadoso; el pensamiento objetivo

y una vasta experiencia.

He aquí algunos factores que se deben tomar en consideración al desarrO

llar un sistema de archivo

1. - Los requisitos de control de la oficina.-

Qué clase de registros se retienen?

Cómo se producen o se reciben esos registros?

Cual es el total de los documentos retenidos semanal, mensual o anua

114

mente.

•1Habrá futura expansion del sistema?

2.- Uso del sistema.-

Cómo se solicitan y se usan los registros?

Cuán activos Son?

Cuánto tiempo se deben retener los documentos en el archivo?

3.- Almacenamiento de registros.-

Qué tipo de sistema dé clasificación debe usar?

Sería más eficaz un plan centralizado o uno descentralizado para ar-

chivar?

Dónde se van a archivar los registros inactivos?

4.- Equipo y efectcsde archivo

Qué tipos específicos de equipo y efectos de archivo, dentro de la

amplia gama disponible seria más apropiado para este sistema en esta

oficina?

Puesto que cada oficina tiene diferentes requerimientos, el sistema que -

se usa en una oficina no siempre es adecuado para otra. Hay que recorda

que se está almacenando información importante que se debe localizar -

con rapidez y no meramente guardando pedazos de papel.

Cada sistema de archivar debe ser tan sencillo como sea posible. Adem

el sistema debe ser eficiente y confiable al proveer la información, eco

nómica para operar y mantener.

Cuando una oficina decide instalar un sistema de archivar nuevo o cambia

el j,iejo, se pueden tomar en consideración tres métodos.

115

Una paersona capacitada, de la oficina puede analizar los requisitos par

ticulares de información y desarrollar un sistema *hecho en la oficina*;

se puede contratar un consultor de archivos para que diseñe un sistema

de archivar hecho a la medida para sati sfacer las necesidades particu

lares de la compañía o se puede comprar un sustema a un fabricante de -

equipo y efectos de archivo

** * ** * * * ** * ** * * *

* ** * **** * * *

**** ** ** * ****** * *

Como conclusiones debemos anotar que en toda empresa, depende en gran

parte de su éxito en la forma, como se encuentra dirigida, y dentro de

ello juega importante papel, la secretaria a nivel ejecutivo, ayudada

y apoyada en los conocimientos básicos; esto es, la escritura, la orto

grafía, la informació n y las relaciones públicas.

Como punto clave al presente trabajo ha sido el estudio del archivo,

claro no en la forma que me hubiera gustado hacerlo, por la poca biblio

grafía que he podido encontrar, pero he tratado de que por lo menos en--

forma breve se tenga conocimien to de todo lo que un archivo puede hacer

.1dentro de una empresa . o institución.

reseña histórica de cómo ha idoComo primera parte he tratado de dar una

ecolucionando las diferentes formas y técnicas de archivo y cómo estas

se han ido perfeccionando día a día dando una mayor facilidad en el-

archivo de la documentación , de la misma forma me he preocupado de dar

a conocer la importancia que tienen para el archivo , la persona que

se va a encontrar dirigiendo ese departamentos ademas he realizado una

demostraCigráfica de los elementos utilizados en la archiVación ac-

tual. dandofloS cuenta de la gran ayuda que ha venido a prestar al movi

miento documentario no Iólo de las instituciones sino del país entero.

La clasificación ha sido uno de los puntos que he efocado con mayor am

plitud por considerarlo de esencial importancia para la iniciación de

un archivo, pues dependerá del movimiento de la empresa el sistema a

escoger para la archiVacó1

No sólo el seleccionar un buen sistema de archivo nos basta para la

correcta funcionalidad del departamento , sino que es necesario que -

también tanga mos mucho empefo en preocuparnos del control, cuidado y

vigilancia del archivo que ya hemos establecido.

Al tomar en cuenta todos estos puntos, lo más seguro es que la secre

tara no tendrá ningún inconveniente en el futuro para poder encon

trar con rapidez cualquier documento que se le solicite.

RECOMENDACIONES

Mis reco mendaciones serán breves y escuetas, pues en su momento

ya he tratado de explicar los beneficios que trae a una empresa el

tener bien organizado un archivo, dentro de cualquier empresa sea

ésta, pública , privada, o mixta, el archivo le dará enorme ayuda

dentro de su cotidiano desenvolvimiento , ya que el archivo lo po

demos llamar el banco de la empresa o la vida de la empresa, es ne

cesario que traten de comprender el punto clave de toda tramitación

será la documentación archivada.

Por último no me queda, sino el recomendar que toda empresa se preo

cupe por montar un departamento de archivo si no lo tiene, y si lo-

tiene , tratar de mejorarlo en lo posible, consiguiéndolo por medio-

de preocupación en su muebliario, lugar de localización dentro de la

empresa, y lo ms fundamental, procurar que la persona que lo dirija

se encuentre lo ] , suficientemente preparada en la materia archivstiCa

complementando su ."preparación con algunas cualidades que también son

muy importantes como por ejemplo; antialérgica al polvo y de persona

lidad dinámica y creativa.

BIk3LIO•GRAFIA============-==.= =======

EL ARCHIVO EN LA EMPRESA MODERNA, Bpldim,Hispno Europea,

\

citoria1re e long

GUlA DE LA ARCHIViR1A, Br..umn, Editorit1 Fc4o. Cpsphoyas, Barcelona. -

EL ARCHIVO EN LA ORGANIZACION MODERNA, Continolo, Ed.Deusto, b. A., Bil po.

EL LIBRO DE LA ECRjTARIA, Luis M. EnsenyptDaurp,Doctor en Filosofi, y Letrasy J. L. Artigp s Rimbau.Editorial Hispano Europea Barcelona (.spafiP) Bovi y Fontest, 6-8 1-

TEONICAS SECRETARIALES Y ±OCEDIiiIENTOS E FICINA,'Baapdo en el. libro SecretrilOffice Proceciures, Meehan -Oiiverio. Pasewark, Traduc-ci6n de: Carmen D p z ZayasSouth Western Pubi4shing C.O.Cincinnati Ohio, U.S.A.

MUEBLES Y EQUIPO DE OFICINA DE ARCHIVO, Manuel VázquezMaría Cristina Fle:xes, Impre-sora Multhilith de la Escuelade Arhivero8 de 1 1,s Filosofía y Hunanidades de

la Universidd Npcionpl de -Córdova (Arntin?I)

== = =