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SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO FICHA DE CRÍTICA

SIR

BE

Código: FOR-GC-012

Versión: 2

Fecha: Memo INT 50082-13/09/2018

Página: 1 de 2

Número Ficha:

Año Localidad Proyecto Código Unidad Operativa Consecutivo

CRÍTICA A LA FICHA SIRBE:

SEGUIMIENTO CRÍTICA A LA FICHA SIRBE:

MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN POR CRÍTICA

No.

NÚMERO DE LA FICHA (Documento Identificación)

CASO 1 CASO 2 CASO 3 CASO 4 CASO 5 CASO 6 CASO 7

CONVENCIONES ERROR

1. No marco ninguna respuesta. 2. Marco varias respuestas. 3. Respuesta Incorrecta. 4. Letra ilegible. 5. Tachones o enmendaduras. 6. Soportes ilegibles. 7. Concepto no cumple. 8. Descripción no cumple 9. Identificación de la ficha Inconsistente

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No.


# TOTAL ERRORES

¿SE APRUEBA PARA

DIGITACIÓN? NOMBRE Y APELLIDO CRÍTICO

FECHA ÁPLICACIÓN

CRÍTICA

FECHA DEVOLUCIÓN

FICHA

NOMBRE Y APELLIDO RESPONSABLE AJUSTES

¿SE APRUEBA PARA

DIGITACIÓN?

FECHA ACEPTACIÓN

AJUSTES

NOMBRE Y APELLIDO ACEPTACIÓN AJUSTES (critico)

1 SI NO D D M M A A D D M M A A

SI NO D D M M A A


SI NO D D M M A A


SI NO D D M M A A

4 SI NO D D M M A A D D M M A A SI NO D D M M A A





SI NO D D M M A A


SI NO D D M M A A




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Código: FOR-GC-012

Versión: 2

Fecha: Memo INT 50082-13/09/2018

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Número Ficha:


CRÍTICA A LA FICHA SIRBE:

SEGUIMIENTO CRÍTICA A LA FICHA SIRBE:


No.


CASO 1 CASO 2 CASO 3 CASO 4 CASO 5 CASO 6 CASO 7

CONVENCIONES ERROR

1. No marco ninguna respuesta. 2. Marco varias respuestas. 3. Respuesta Incorrecta. 4. Letra ilegible. 5. Tachones o enmendaduras. 6. Soportes ilegibles. 7. Concepto no cumple. 8. Descripción no cumple 9. Identificación de ficha Inconsistente

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No.


# TOTAL ERRORES

¿SE APRUEBA PARA

DIGITACIÓN? NOMBRE Y APELLIDO CRÍTICO

FECHA ÁPLICACIÓN

CRÍTICA

FECHA DEVOLUCIÓN

FICHA

NOMBRE Y APELLIDO RESPONSABLE AJUSTES

¿SE APRUEBA PARA

DIGITACIÓN?

FECHA ACEPTACIÓN

AJUSTES

NOMBRE Y APELLIDO ACEPTACIÓN AJUSTES (critico)






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SI NO D D M M A A







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Código: FOR-GC-012

Versión: 2

Fecha: Memo INT 50082-13/09/2018

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Número Ficha:


LA FICHA SIRBE

La ficha SIRBE es un documento público, de carácter reservado, que contiene información confidencial del participante y su familia y que aporta entre otros, elementos para focalizar, seleccionar y priorizar su atención. Los datos solicitados por la Secretaría Distrital de Integración Social a través de la ficha SIRBE, son estrictamente confidenciales y por lo tanto no podrán darse a conocer al público ni a las entidades oficiales, sino únicamente en resúmenes numéricos, que impidan la deducción o inferencia de información de carácter individual que pudiere utilizarse para fines fiscales, comerciales o políticos, ni podrán utilizarse como prueba judicial. (Decreto 1633, artículo 75). En consecuencia, no se autoriza difundir ni entregar la ficha SIRBE, en cumplimiento del derecho a la intimidad, consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política, la Sentencia T-729 de 2002, y las demás normas que regulen la materia. Así mismo, por su característica de confiabilidad, su archivo, conservación y custodia, será responsabilidad de los Subdirectores Locales. En caso de duda sobre la confidencialidad en el suministro de la información, el funcionario respectivo elevará solicitud de concepto a la Oficina Asesora Jurídica, quien determinará la existencia o no de reserva legal sobre la información solicitada. Luego del diligenciamiento de la ficha SIRBE, comienza el proceso de registro en el sistema misional; esta información es utilizada a nivel de tablas de uso común, interactuando con los otros sistemas de información de la Secretaría, como la Mapoteca, la cual permite la consulta y visualización de áreas geográficas, georreferenciación de direcciones, construcción e impresión de mapas, establecer ruteo para trabajo de campo y obtener ubicación espacial de servicios y de usuarios. Recuerde que la ficha SIRBE por ningún motivo que el usuario o la usuaria que asiste al curso diligencie la ficha.

CRÍTICA A LA FICHA SIRBE

Atendiendo lo establecido en el Procedimiento de Recolección, Crítica y Digitación del Sistema Integrado de Gestión, surge la necesidad de elaborar un documento donde se establezcan parámetros para la implementación recolección de información primaria desde los instrumentos establecidos por la SDIS, esto con el fin de almacenarla en las herramientas informáticas de la entidad para su posterior consulta y análisis. A. CRITICA DE LA INFORMACIÓN

La Crítica es el proceso por medio del cual se detectan inconsistencias y errores que se puedan cometer en la recolección de información por parte de las personas designadas por las áreas técnicas en las subdirecciones locales y subdirecciones técnicas de la SDIS con relación a la ficha SIRBE, esto se puede presentar por:

➢ No completitud en el diligenciamiento de la información. Hace referencia a dejar campos en blanco, que no obedecen a los flujos establecidos en el instrumento. Seguir los “pases”.

➢ Marcar varias respuestas en una o varias preguntas de selección única.

➢ No coherencia en la información, o información incorrecta. Por ejemplo, en la variable edad, no puede poner una edad mayor a los 7 años a un niño que será participante del servicio de jardines infantiles.

➢ Letra ilegible. ➢ Tachones y enmendaduras. ➢ Soportes ilegibles, hace referencia a que las fotocopias que soportan la ficha SIRBE, como

pueden ser el documento de identidad, el carné de vacunas o el recibo de servicio público no estén nítidas o legibles por manchas o mala calidad del soporte.

➢ Concepto no cumple.



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Código: FOR-GC-012

Versión: 2

Fecha: Memo INT 50082-13/09/2018

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➢ Descripción no cumple ➢ Identificación de ficha inconsistente.

B. OBJETIVOS DE LA CRÍTICA

➢ Recolectar la información necesaria para la toma de decisiones sobre las acciones a ejecutar.

➢ Mejorar la calidad de la información y facilitar la sistematización de esta. ➢ Identificación de la información duplicada. ➢ Garantizar que la información de las respuestas sea consistente. ➢ Establecer un punto de autocontrol a la calidad de la información capturada.

C. REQUISITOS PARA REALIZAR LA CRÍTICA:

Realizar la crítica requiere del cumplimiento de los siguientes requisitos:

➢ La/s persona/s designada/s para realizar la crítica debe conocer los instrumentos de captura, en este caso cada una de las fichas SIRBE, su estructura, su contenido, las variables y sus conceptos, entre otros, dicha información se encuentra en los instructivos de diligenciamiento de la ficha SIRBE.

➢ Las fichas SIRBE con información inconsistente deben ser devueltas a/las persona/s responsable/s de su diligenciamiento para su corrección.

➢ La crítica se realizará al 50 % de las fichas SIRBE recibidas de cada persona designada en un intervalo de tiempo semanal.

➢ Si el 10 % del 50 % de la muestra, presentan inconsistencias, se devolverá el total de las fichas al responsable del diligenciamiento para su corrección. Sin embargo, cuando así lo considere pertinente el subdirector técnico podrá solicitar que una mayor cantidad de fichas o la totalidad de estas sean criticadas teniendo en cuenta el volumen y la periodicidad con la que se debe realizar la revisión.

➢ La crítica debe responder a los principios de completitud, coherencia, claridad, y oportunidad.

D. PREGUNTAS DE LA FICHA SIRBE A LAS QUE SE LES DEBE REALIZAR LA CRÍTICA: De acuerdo con lo establecido en el procedimiento de recolección crítica y digitación, se debe hacer crítica por lo menos a las siguientes variables:

➢ Ficha SIRBE Cabezote SDIS * Sección A. Variables Básicas: Las ocho (8) variables básicas contra documento de identidad. Esta información debe ser tomada de la fotocopia documento de identidad: ✓ Primer Apellido

✓ Segundo Apellido (Si aplica) ✓ Primer Nombre ✓ Segundo Nombre (Si aplica) ✓ Tipo de documento de identidad ✓ Número del documento de identidad ✓ Sexo ✓ Fecha de Nacimiento

➢ Ficha SIRBE Cabezote SDIS * Sección B. Variables Transversales: Seis (6) variables transversales, así: ✓ ¿Persona con discapacidad? ✓ Tipo de familia ✓ Grupo Étnico ✓ ¿Víctima de conflicto armado? ✓ ¿Con cuál género se identifica? ✓ ¿Cuál es su orientación sexual?

➢ Ficha SIRBE Cabezote SDIS * Sección C. Ubicación Geográfica: Dos (2) ubicación geográfica, contra recibo de servicio público: ✓ Localidad ✓ Dirección completa

➢ Ficha SIRBE Variables específicas, según criterios de elegibilidad de acuerdo con la resolución vigente. Las variables específicas a las que se les hará la crítica debe establecerlas cada uno de los proyectos de acuerdo con sus apreciaciones.

➢ Ficha SIRBE Variables específicas: Descripción de la problemática y Concepto Técnico. Estas variables específicas deben ser criticadas al 100 % de las fichas. La crítica a estas variables debe establecerlas cada uno de los proyectos de acuerdo con sus apreciaciones.

E. FLUJO DE LA INFORMACIÓN

La/s persona/s designada/s para hacer la crítica a la ficha SIRBE deben cuidar que los siguientes parámetros sean cumplidos por la persona que diligencio la ficha SIRBE.

SECCIÓN A: VARIABLES BÁSICAS:

➢ En el flujo de esta revisión debe cumplir con la coherencia de la información, es decir si la fecha de nacimiento de un niño es posterior al año 1996, el tipo de documento de identidad no podrá ser cédula de ciudadanía o no podrá tener un nivel educativo universitario o postgrado o una actividad.



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Fecha: Memo INT 50082-13/09/2018

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➢ Se deben tener en cuenta las convenciones dadas en las fichas con respecto a las edades para las que aplican las preguntas: “18. ¿Cuántas horas a la semana dedica a esta actividad?”, “19. Valor de los ingresos mensuales”, “20. Forma de percibir los ingresos”, “24. Localidad donde desarrollo su actividad principal”.

SECCIÓN B: VARIABLES TRANSVERSALES:

➢ En el flujo de esta revisión debe cumplir con la coherencia de la información, y se deben respetar los pases de las preguntas: “1. Persona con Discapacidad”, “6. Víctima de conflicto armado”.

Se deben tener en cuenta las convenciones dadas en las fichas con respecto a las edades para las que aplican las preguntas: “9. ¿Con cuál género se identifica?”, “10. ¿Cuál es su orientación sexual?”, “11 ¿Ha recibido capacitación, formación o tiene experiencia en algún arte u oficio?”, “12. De acuerdo con la respuesta anterior, ¿En qué campo cree que puede desempeñarse laboralmente?”, “13. En los últimos treinta (30) días, ¿Cuántos fueron los gastos aproximados del hogar en los siguientes rubros?”.

SECCIÓN C: UBICACIÓN GEOGRÁFICA:

➢ Revisar contra recibo de servicio público, soporte de la ficha SIRBE, el nombre de la localidad y la dirección del predio.

SECCIÓN D: INFORMACIÓN BÁSICA Y TRANSVERSAL SOBRE LA FAMILIA:

➢ En esta sección se deben cuidar los mismos criterios que se tuvieron en cuenta en la revisión de las secciones A, B y C, para cada uno de los miembros de la familia que se encuentren en esta sección. Recuerde que se deben respetar los pases de las preguntas.

SECCIÓN E: VARIABLES ESPECÍFICAS:

El flujo de la información de las secciones de variables específicas debe cumplir con los principios de completitud, coherencia, claridad, y oportunidad. Este lineamiento debe ser impartido por el proyecto teniendo en cuenta la política del servicio y el resultado esperado en las metas a reportar.

Nota 1: En caso de realizar la crítica a una ficha y no encontrar ningún error igualmente debe ser reportada dentro del formato y escribir cero (0) en la casilla “# TOTAL ERRORES”. Nota 2: En caso de tener más de siete (7) errores en una sola ficha, debe diligenciarse en la siguiente línea usando el mismo número de ficha sucesivamente hasta que se complete la revisión total de la ficha.

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INSTRUMENTO PARA LA CRÍTICA DE LA FICHAS SIRBE

ENCABEZADO

Nombre Descripción

Número de la ficha

Este campo está compuesto de veinte (20) casillas, así: Año: Cuatro (4) casillas, para escribir los dígitos del año Localidad: Dos (2) casillas, para escribir el código de la localidad Proyecto: Cuatro (4) casillas, para escribir el número del proyecto Código Unidad Operativa: Seis (6) casillas, para escribir el código de la unidad operativa Consecutivo: Cuatro (4) casillas, para la numeración de la ficha

SECCIONES DE ESTA FICHA

NOMBRE DE LA SECCION HOJA Nº Nº DE PREGUNTAS

Crítica a la ficha SIRBE 1 8 con 5 opciones

Responsabilidad y diligenciamiento 2 10



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PREGUNTAS DEL INSTRUMENTO DE CRÍTICA

NÚMERO DE LA FICHA:

En este campo puede escribir el número de cédula de participante al que se le diligenció la ficha SIRBE. O puede utilizar el código de la ficha que aparece en la parte superior derecha del instrumento.

MOTIVOS DE LA DEVOLUCIÓN POR CRÍTICA:

En el instrumento encontrará ocho (8) campos cada uno con cinco (5) opciones para diligenciar de acuerdo con las inconsistencias que encuentre en el ejercicio de revisión de las fichas SIRBE.

CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN

1 No marco ninguna respuesta

No hay completitud de los flujos de información en la ficha SIRBE.

2 Marco varias respuestas

Selección de varias opciones en una pregunta de selección única.

3 Respuesta incorrecta

La respuesta escrita o seleccionada en la ficha no corresponde con la información del participante.

4 Letra ilegible No se entiende lo escrito en la ficha SIRBE.

5 Tachones y enmendaduras

La ficha SIRBE, presenta tachones y enmendaduras que no son permitidas por tratarse de un documento oficial.

6 Soportes ilegibles

La-s fotocopia-s de los documentos anexos a la ficha son borrosos o no se pueden leer.

7 Concepto no cumple.

En la revisión y critica se determinará que el concepto no cumple cuando en la redacción de este no se tenga en cuenta los criterios de ingreso y focalización vigentes para el servicio social, se repita la información incluida en la descripción de la problemática o la información recolectada en el cuerpo de la ficha SIRBE, sin que el recolector defina la necesidad o no de ingreso al servicio social.

8 Descripción no cumple

La descripción de la problemática no cumple cuando se repite la información recolectada en el cuerpo de la ficha SIRBE o cuando la información no aporta elementos para conceptualización de ingreso o no al servicio social.

9 Identificación de ficha Inconsistente

En la revisión y crítica se determinará inconsistente la identificación de la ficha SIRBE cuando la información básica es incompleta, inadecuada o faltante para las siguientes variables: número de ficha, año, localidad, proyectó, código de unidad operativa.

CASOS:

En el instrumento encontrará siete (7) campos cada uno con cinco (5) opciones para diligenciar de acuerdo con las inconsistencias que encuentre en el ejercicio de revisión de las fichas SIRBE. Recuerde escribir con letra clara y legible, sin tachones ni enmendaduras.

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Sección de la ficha

Escriba la letra correspondiente a la sección de la ficha SIRBE que está calificando y donde encontró una inconsistencia. Cabe aclarar que las secciones: A, B, C, D corresponden a secciones del cabezote SDIS. Las secciones enumeras con la letra E y posteriores corresponden a fichas de variables específicas de los proyectos y modalidades.

Número de la variable

Escriba el número de la pregunta relacionada con la sección en la que encontró una inconsistencia.

Número de integrante

Escriba el número de integrante que figura en la ficha cabezote, sección D, página 3.

Número de la opción o subvariable.

Escriba el número de la opción relacionada con la sección del numeral anterior, en la que encontró una inconsistencia.

Error Escriba el número del motivo de devolución por crítica que le corresponda a la inconsistencia que encontró en el diligenciamiento de la ficha SIRBE que está revisando.

RESPONSABILIDAD Y DILIGENCIAMIENTO:

Escriba textualmente el número del consecutivo de la ficha SIRBE, que aparece en el extremo superior derecho, en el campo “Número Ficha”.

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Número de la ficha

En este campo puede escribir el número de cédula de participante al que se le diligenció la ficha SIRBE. O puede utilizar el código de la ficha que aparece en la parte superior derecha del instrumento.

Total de errores Escriba en número la cantidad de errores encontrados en la ficha. Recuerde escribir con letra clara y legible.

¿Se aprueba para digitación?

Seleccione y marque con una X, la opción SI o NO, según corresponda sea o no aprobada la ficha para entregarla en digitación.



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Fecha: Memo INT 50082-13/09/2018

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Nombre y apellido crítico

El profesional responsable que crítica la ficha, debe poner nombre y apellido en este campo.

Fecha de aplicación de la crítica

Escriba en formato DD/MM/AAAA, la fecha en que se hizo la crítica a la ficha SIRBE.

Fecha de devolución de la ficha

Escriba en formato DD/MM/AAAA, la fecha en que se hizo la devolución para ajustes de la ficha SIRBE.

Nombre y apellido responsable ajustes

El profesional responsable de realizar los ajustes o correcciones a la ficha debe poner nombre y apellido en este campo.

¿Se aprueba para digitación?

Seleccione y marque con una X, la opción SI o NO, según corresponda sea o no aprobada la ficha después de ajustes para entregarla en digitación.

Fecha de aceptación de ajustes

Escriba en formato DD/MM/AAAA, la fecha en que se hizo la crítica a la ficha SIRBE. Se establece que el plazo de entrega normal de la ficha corregida es de entre tres (3) a cinco (5) días hábiles a partir de lo indicado

en el campo “FECHA DE DEVOLUCIÓN DE LA FICHA”, de esta sección, con excepción para ruralidad donde el plazo es de entre siete (7) a diez (10) días hábiles. Se debe tener en cuenta que, en pro de la oportunidad del dato, si es posible acortar los tiempos de gestión debe hacerse.

Nombre y apellido aceptación ajustes

El profesional responsable que crítica la ficha después de ajustes, debe poner nombre y apellido en este campo.

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