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Falar em Público - eLearning Mód.II: Preparar a Comunicação

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ÍNDICE

Módulo II – Preparar a Comunicação 3

Objetivos Pedagógicos 3

Conteúdos Programáticos 3

1. Etapas do Planeamento 4

2. Organização da Informação 14

3. Tipos de Estruturas 17

4. Estratégias para Motivar e Argumentar 20

5. Guião da Comunicação e Auxiliares de Memória 27


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Módulo II – Preparar a Comunicação

OBJETIVOS PEDAGÓGICOS

No final deste módulo deverá ser capaz de:

• Identificar o perfil da ocasião;

• Caracterizar o público-alvo;

• Definir objetivos para a comunicação;

• Selecionar e tratar a informação;

• Identificar formas de introdução e conclusão;

• Adequar diferentes tipos de estruturas de acordo com o tema, objetivos e perfil da

assistência;

• Definir estratégias de argumentação e motivação;

• Elaborar o guião da comunicação e auxiliares de memória.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS

• Diagnóstico da situação;

• Características da assistência;

• Níveis de objetivos;

• Objetivos operacionais e afetivos;

• Etapas da preparação da comunicação;

• Tipos de introdução e conclusão;

• Estruturas comunicacionais;

• Estratégias de argumentação e motivação;

• Auxiliares de memória.


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1. ETAPAS DO PLANEAMENTO

Preparar uma comunicação

acerca de um assunto que

dominamos e que

gostamos de partilhar com

os outros, é sempre um

momento de grande

emoção. Afinal de contas,

há tanto para dizer sobre

aquele assunto. Por onde

começar?

O que lhe parece? Por onde será que devemos começar a preparação da nossa

comunicação? Qual deverá ser a primeira coisa a fazer? E a segunda? Qual a

melhor sequência de passos a seguir? Registe as suas ideias sobre o assunto.

Se calhar, depois de estar escolhido o tema (o que pode ter sido de sua iniciativa ou

imposto pelas circunstâncias), o melhor é dedicar algum tempo a pensar sobre o

assunto. Apenas pensar, imaginar o que pretendemos, avaliar a expectativa do nosso

público, enfim, delinear a ação na nossa cabeça antes de a passar para o papel. Muitos

especialistas referem que esta é a parte que demora mais tempo, dado que é através do

processo cognitivo que tudo tem de passar primeiro. Quanto tempo devemos gastar

nesta fase? Bom, isso dependerá de vários fatores, como sejam, o tempo que ainda

temos até à apresentação, a duração da comunicação, o grau de conhecimento que

temos sobre o assunto, a quantidade de informação que já temos disponível e,

evidentemente, o grau de experiência que se tem em fazer apresentações públicas.


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Seja como for, apresentamos-lhe uma sugestão de cronograma para uma palestra de

cerca de 30 minutos.

Dia D

30º. Dia – Revisão geral

29º. Dia – Entrega da documentação

28º. Dia – Ensaio geral

27º. Dia – Verificar equipamentos, local, roupa, outros

24º. Dia – Segundo ensaio

23º. Dia – Seleção e preparação dos auxiliares

20º. Dia – Ensaiar texto e notas

18º. Dia – Preparar notas / pensar nos auxiliares

16º. Dia – Rever texto/rascunho final

10º. Dia – Rascunho do texto completo

1º. Dia – Identificar o perfil da ocasião, caracterizando público, linhas

gerais escritas

Ao contrário do que muitas vezes pensamos quando preparamos uma comunicação,

não é tão importante aquilo que pensamos ser o mais interessante e importante para

dizer, mas aquilo que os outros desejam e querem saber sobre o nosso tema. Afinal de

contas, a comunicação destina-se a satisfazer o nosso público e não apenas a nós

próprios. É a assistência que determinará se fomos ou não bem sucedidos.

Esta era a questão levantada pelos nossos amigos da introdução, o João e o Miguel,

ainda está recordado? “Não importa o que sabemos, mas o que fazemos com o que

sabemos.” Esta frase, que já foi atribuída a diversas pessoas, desde Daniel Goleman a

Peter Drucker, encerra na realidade aquilo que queremos dizer. Que importa que

tenhamos um enorme conhecimento acerca de um assunto, que disponhamos da

informação mais recente, se não a conseguirmos transmitir devidamente aos outros e

ela permanecer encerrada na nossa cabeça?

O que diremos de uma comunicação recheada de termos técnicos e científicos, mas que

não é entendida pela maioria da nossa assistência? Que somos muito sapientes?


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Que somos muito eruditos? Provavelmente apenas que não soubemos planificar a

nossa comunicação de acordo com o público e por isso resultou num fracasso.

Vejamos então por onde começar a preparação a nossa comunicação. O que lhe

parece? Qual a primeira etapa? Sugerimos a análise da situação. Vamos falar num

grande auditório para centenas de pessoas, ou numa reunião de trabalho para diretores

de departamento da empresa?

1.1 ANALISAR PERFIL DA OCASIÃO

A abordagem básica para efetuar uma comunicação oral é sempre a mesma, seja qual a

for a ocasião em que a fazemos. No entanto, o tipo e quantidade de material, os

auxiliares e os métodos que escolhemos e o nível da nossa comunicação dependem da

natureza da ocasião.

Devemos procurar saber com antecedência o mais que pudermos sobre esta questão.

O local onde se vai fazer a comunicação pode ter grande influência no sucesso. A sua

dimensão versus número de participantes pode ser um fator decisivo. Nada arruinará

mais depressa uma apresentação que efetuá-la numa sala demasiado grande, ou onde

o nível de ruído é elevado. As distrações podem prejudicar imenso. É, por isso, sempre

útil visitar com alguma antecedência as instalações onde irá decorrer a apresentação.


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Antes de preparar uma apresentação, responda às seguintes questões:

• Qual a natureza da ocasião? Formal ou informal?

• Que se espera de mim?

• Haverá outros oradores?

• Que assuntos serão abordados?

• Haverá debate final?

• Qual o vestuário adequado?

• Como estará disposta a audiência?

• Que equipamentos audiovisuais existem?

Enfim, procure saber o maior número possível de pormenores acerca do perfil da

ocasião, de forma a começar a “visualizar” a situação na sala e depois passar para o

papel as suas ideias.

Eis os tipos de apresentações mais frequentes:

A formal

Embora quase sempre seja este o tipo de apresentação que nos vem à cabeça quando

nos imaginamos a falar em público (também aquela que mais atemoriza), não é

certamente a mais comum. Este tipo de apresentação tem normalmente a forma de

discurso ou palestra sobre um assunto específico feito a uma vasta audiência, numa

conferência ou seminário.

A informal

A maioria das apresentações que ocorrem nas empresas e no mundo dos negócios é

deste tipo: informal. Trata-se de uma apresentação a um grupo pequeno de pessoas,

onde os ouvintes são muitas vezes chamados a intervir, e tudo se passa numa sala de

pequena ou média dimensão.


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O Frente a Frente

É o tipo de apresentação feita diretamente para uma pessoa, que decorre numa sala

pequena, e que é essencial que decorra num clima de conversa, embora possa ser mais

informal ou formal dependendo do tipo de estatuto do nosso interlocutor.

O Briefing

Os briefings referem-se normalmente a assuntos específicos, e são apresentações que

têm por objetivo informar a assistência sobre um processo ou atividade ou método de os

realizar. Podem ser feitas em salas de pequena ou média dimensão, em geral para um

número pequeno de pessoas, dado que implica muitas vezes obter um feedback

imediato.

O Workshop

Num workshop espera-se que o comunicador funcione mais como um animador e

orientador do que propriamente apenas como orador, já que o público tem em geral uma

participação ativa na sessão. Usualmente, as sessões contemplam exposições orais

seguidas de trabalhos de grupo e debate.


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1.2 CARACTERIZAR O PÚBLICO-ALVO (AUDIÊNCIA)

Como há pouco dissemos, a

chave para o sucesso de qualquer

apresentação é agradar e

satisfazer a audiência. É ela, e

não nós, que deve ser o centro do

acontecimento. Contudo, não é

fácil analisar uma audiência que

ainda não se reuniu, mas é

importante que se tente fazê-lo. Poderemos sempre contactar o departamento ou a

pessoa encarregue da organização do evento e tentar obter algumas informações, ou,

caso se trate de uma apresentação de caráter profissional, fazê-lo junto da empresa,

com o assistente ou responsável por aquele tipo de encontros. Nunca, mas nunca, se

deve deixar de o fazer, sob pena de se preparar uma comunicação completamente

desfasada dos interesses e expectativas do público.

Em primeiro lugar, devemos fazer uma estimativa o mais aproximada possível do

número de pessoas que vão estar presentes, pois tal irá afetar o tipo de auxiliares

adequados e o estilo a adotar.

O nível de conhecimento que o público tem sobre o assunto que iremos abordar, ou

seja, o seu nível de especialização, é também um dado muito importante a conhecer.

Quando o nível da linguagem está sintonizado demasiado elevado ou demasiado baixo,

a comunicação está condenada ao fracasso.

Quando começar a preparar uma apresentação, resposta às seguintes questões:

• Quantas pessoas se esperam?

• Por que razão lá estão?

• Que conhecimentos possuirão sobre o assunto?

• Estarão lá por interesse próprio ou em representação de terceiros?

• Poderá haver tensões ou conflitos entre os membros da audiência?

• Haverá alguém a presidir à apresentação?

• Quem serão as figuras-chave?


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Poderá ainda optar por elaborar um pequeno questionário para que nada lhe escape.

Poderia estar mesmo dividido por níveis:

Características gerais

a. Idade

b. Sexo

c. Habilitações literárias

d. Profissão

Características comportamentais

a. Conhecimento sobre o tema

b. Motivação

c. Linguagem

d. Hierarquias existentes

e. Tipo de relacionamento

Características da situação

a. Expectativas

b. Contexto da comunicação

c. Dimensão do grupo

Em resumo, a chave para o sucesso de qualquer apresentação é agradar e

satisfazer a audiência. É ela, e não nós, que deve ser o centro do

acontecimento.


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1.3 DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS

Definir o objetivo da nossa comunicação é nem mais

nem menos do que definir o que pretendemos alcançar

ou atingir com a nossa comunicação.

Quando preparamos a nossa comunicação, não nos

devemos preocupar com o que vamos dizer, mas sim

qual o resultado que pretendemos obter, em termos de

ação ou de comportamento por parte do público.

Chamamos por isso objetivos operacionais (o

resultado é uma ação) e comportamentais ou

afetivos (o resultado é uma atitude), consoante o resultado que esperamos alcançar.

Vejamos alguns exemplos de objetivos operacionais:

• Estabelecer relações comerciais com a empresa X.

• Explicar a nossa estrutura de honorários e estabelecer uma base de negociação.

• Convencer o cliente de que as nossas condições de vendas são as mais

competitivas e vantajosas.

Para cada um destes objetivos, há uma ação que se espera venha a acontecer depois

da nossa comunicação.

Eis alguns exemplos de objetivos comportamentais:

• Motivar os funcionários para a frequência de uma ação de formação.

• Fazê-los aceitar a necessidade de melhorar as técnicas de atendimento ao

público.

• Consciencializá-los da importância de aumentar o número de horas de trabalho.

No caso dos objetivos comportamentais ou afetivos, espera-se que, no final da nossa

comunicação, ocorra uma mudança de comportamento por parte do público.


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1.4 SELEÇÃO E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

Ainda se lembra dos nossos

protagonistas da introdução, aqueles que

participaram num frente a frente

televisivo. Pois é, o Miguel, aquele que

não tinha qualquer receio em falar em

público porque, provavelmente, estava

convencido de que dominava

perfeitamente o assunto e não

necessitava de grande preparação, no

final teve uma grande surpresa. Sofreu

um dos maiores desaires que pode acontecer a um comunicador. Cometeu um erro ao

citar uma informação incorreta. Um colega tinha-lhe fornecido os dados e nem se deu ao

trabalho de os confirmar. Esta é uma falha imperdoável!

Os dados utilizados para fundamentar as nossas ideias são essenciais para o êxito de

qualquer comunicação. A sua correção, a fidedignidade das suas fontes, a sua

relevância e a forma como se apresentam, tudo contribui para a nossa credibilidade.

Não podemos esquecer a obrigação ética que temos não só para connosco, mas para

com a assistência.

Quais então as principais regras para selecionar e tratar a informação?

Hoje em dia, a quantidade de informação ao nosso dispor é enorme. Como escolher o

que utilizar? Não se pode incluir tudo aquilo que nos parece interessante, senão

estaríamos apenas centrados no nosso próprio interesse. Uma forma de selecionar é

responder às seguintes questões:

De que forma esta informação é relevante para os objetivos que tracei?

Como é que isto se relaciona com a minha argumentação?

Incluir este material irá ajudar a formular logicamente a minha conclusão?

Outra regra a seguir, no que se refere às fontes, é começar pelas fontes mais atuais e

depois ir recuando no tempo. Isto permitir-lhe-á ter uma perspetiva da evolução do tema

que está a investigar e evita que siga por caminhos errados.


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Investigue também a partir do tema mais geral para o mais específico. A informação

geral servirá de contextualização e a mais específica para preparar os pontos

específicos da sua argumentação.

Quanto às fontes de dados, poderá optar por

diversos locais, que vão desde bibliotecas, sites

específicos na internet (com especial cuidado, dado

que nem sempre existe um sistema de controlo de

qualidade da informação prestada), materiais e

relatórios oficiais ou emitidos por diversas

organizações, estatísticas publicadas, entrevistas

para recolha de depoimentos, etc., etc.

Além da recolha de informação, não esqueça

também de registar algumas histórias, exemplos e

citações a propósito do tema que vai abordar. Já

agora não se esqueça de tomar nota das fontes

consultadas para as poder divulgar na sua

comunicação ou, pelo menos, tê-las disponíveis para responder a qualquer questão ou

objeção. Nada pior do que não saber de onde se tirou aquele número, ou com quem se

passou a história que acabámos de contar.

Em resumo

Recolha informação que lhe pareça adequada ao seu objetivo e não apenas

a mais interessante.

Proceda à recolha de informação com tempo suficiente para fazer a

necessária triagem, em termos de qualidade e quantidade.

Toda a informação deve ser confirmada em, pelo menos, duas fontes

fidedignas.


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2. ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Como é evidente, toda a comunicação pressupõe a existência de uma estrutura lógica e

facilmente percetível, para que possa facilmente ser acompanhada por aqueles que nos

escutam. Nada pior do que uma apresentação que começa com “Boa tarde. Venho falar

de...”, explana o primeiro ponto, depois passa para o outro sem qualquer aviso, não faz

qualquer síntese parcelar, retoma o primeiro ponto, conclui, pede desculpa por se ter

esquecido de referir um aspeto, insiste no segundo ponto e depois morre

repentinamente dizendo “E pronto, acabei.”

Pior do que isto, só um ataque de gaguez súbita...

O discurso deve estruturar-se em três partes: abertura, corpo e conclusão, ou seja,

início, desenvolvimento e encerramento.

INTRODUÇÃO: Diga o que lhes vai dizer.

DESENVOLVIMENTO: Diga.

CONCLUSÃO: Diga o que lhes disse.

2.1 TIPOS DE INTRODUÇÃO

Um bom começo é vital para qualquer apresentação.

É neste momento que temos de captar a atenção da

nossa audiência. De lhes dizer: “ATENÇÃO! OIÇA!

ISTO INTERESSA-LHE!” Para o conseguir, a melhor

estratégia não é gritar, mas dizer alguma coisa que

atraia a atenção, que lhe permita de imediato

estabelecer uma relação com aquele público. Aquele

tipo de introdução, “Bom dia. Eu sou o fulano de tal e

venho aqui falar-vos sobre...”, é obviamente um

convite para passar uns momentos pelas brasas. Não o convencia, pois não?


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Como podemos então cativar o nosso público logo nos primeiros momentos?

• Agenda – resumo dos principais aspetos que irá abordar. Trata-se de uma boa

opção se não quer arriscar muito ou se se trata de uma audiência demasiado

formal;

• Pergunta – lançar um desafio, uma interrogação, que leve o público a pensar.

Talvez no final possa responder a essa questão, ou devolvê-la ao público;

• Citação – fazer referência a uma citação a propósito de algum personagem

famoso, que tenha a ver com o assunto e seja reconhecidamente bem aceite pelo

seu público;

• Ligação com o público – referir alguma frase ou situação que se relacione

diretamente com a assistência;

• Facto ou estatística que seja manifestamente importante;

• História curiosa a propósito do tema que se vai introduzir.


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2.2 DESENVOLVIMENTO

Durante o desenvolvimento da exposição é

muito importante que o público perceba

exatamente o que pretendemos comunicar e,

para tal, o discurso deve ser simples de seguir

e ter uma ordem clara e precisa.

Ordenar os argumentos, apoiando-se em

dados concretos, exemplos ou analogias, é

uma forma de ajudar o auditório a

compreender a mensagem da comunicação.

Mais à frente iremos abordar os vários de tipos de estruturas mais utilizadas, bem como

as várias situações em que se aplicam.

2.3 TIPOS DE CONCLUSÃO

A melhor forma de conseguir um bom discurso é terminá-lo bem. As pessoas tendem a

recordar principalmente o princípio e o fim pelos efeitos de primazia e de recência (estes

princípios constituem leis da memória).

Se é fundamental começar bem, é indispensável que a nossa comunicação termine com

força e determinação. O final pode incluir os seguintes aspetos:

Resumo dos principais aspetos abordados, concentrado em uma ou duas frases;

Uma frase ou citação que deixe a assistência a pensar;

Recomendação que leve o público a agir;

Proposta ou desafio aos ouvintes;

Resposta à pergunta inicialmente colocada.


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3. TIPOS DE ESTRUTURAS

O tipo de estrutura que irá utilizar nas suas comunicações dependerá bastante do tema

a abordar, do objetivo que pretende conseguir e ainda do tempo disponível para a sua

apresentação. Vejamos os tipos de estruturas mais frequentemente usados:

a. Padrão Cronológico

Este tipo de estruturação é aquele em que a informação é organizada numa sequência

temporal. Quase todas as histórias da nossa infância eram relatadas desta forma: “Há

muito tempo atrás” ... até ...“e viveram felizes para sempre!”. A apresentação deverá

então iniciar-se no passado mais longínquo, passar para o passado mais próximo e para

o presente e, eventualmente, extrapolar para o futuro.

Dê exemplos de temas que possam ser organizados com este tipo de

estrutura.

Eis as nossas sugestões:

• A biografia de um autor/político/ator;

• A história de uma organização/empresa/partido;

• A descrição de uma viagem de negócios/férias.

b. Padrão Espacial

Este tipo de estrutura diz respeito à disposição espacial. Isto é, a localização no espaço

de um determinado caminho, de uma rota, de um local a visitar, etc. Pode ser aplicado

sempre que queremos explicar onde se situa um determinado estabelecimento, uma

empresa, onde se vão realizar os jogos de futebol do campeonato do mundo num dado

país, etc., etc.


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c. Padrão por Tópicos

Este é provavelmente o tipo de estrutura mais utilizado nas comunicações e,

geralmente, o mais fácil de criar e seguir. Os aspetos de que iremos falar estão

organizados por categorias criadas por nós, baseando-se na relação de cada item com o

tópico.

Exemplo: Comunicação sobre as árvores predominantes em Portugal.

1º. Tópico: Árvores de folha caduca

1º. Item: No Continente

2º. Item: Nas Ilhas

2º. Tópico: Árvores de folha persistente

1º. Item: No Continente

2º. Item: Nas Ilhas

d. Padrão por Causal

Este tipo de estrutura desenvolve uma relação que mostra como a ocorrência de uma

situação é resultado de uma outra situação.

Exemplo: Comunicação sobre a Higiene Oral.

I. Existência de cárie dentária;

II. Ausência de higiene oral, pela ingestão de açúcares e também por fatores

hereditários.


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e. Padrão Problema-Solução

Este padrão pode ser utilizado em discursos que tenham por objetivo convencer a

assistência acerca de uma determinada solução. Descreve o problema existente, aponta

hipóteses de causas, avança com possibilidades de solução e propõe uma ação

recomendada.

Exemplo: Apresentação de um novo medicamento para ajudar a vencer o vício do

tabaco.

I. Descrição do problema existente: Muitos fumadores pretendem deixar o tabaco,

mas não o conseguem fazer sem ajuda;

II. A origem deste problema está no vício associado ao consumo de nicotina;

III. Deixar de fumar sem ajuda causa distúrbios nervosos e de metabolismo e alguns

medicamentos existentes no mercado têm efeitos secundários;

IV. O medicamento “x” é o ideal porque permite eliminar os efeitos nocivos

decorrentes da síndroma de carência e não tem quaisquer efeitos secundários.


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4. ESTRATÉGIAS PARA MOTIVAR E ARGUMENTAR

4.1 ESTRATÉGIAS PARA MOTIVAR

Porque será assim tão importante utilizar estratégias específicas para motivar ou

persuadir o nosso público? Afinal de contas, se as pessoas estão ali para ouvir a falar

sobre o tema “x” é porque estão interessadas e irão manter-se atentas? Não será? Que

maior motivação poderá existir do que ouvir falar sobre um tema que nos interessa?

Será mesmo assim?

Já notou como o nosso pensamento é veloz? Já pensou na quantidade de coisas que

nos passam pela cabeça quando ouvimos uma instrução de serviço, ou quando falamos

ao telefone com um amigo? Será porque não temos interesse no assunto? Diferentes

estudos mostram que o nosso pensamento processa-se a uma velocidade quatro vezes

superior à velocidade das palavras transmitidas oralmente.

Por isso, se aquilo que está a ser dito não nos prende verdadeiramente a atenção,

deixamos de ouvir e temos tendência para nos refugiarmos nos nossos pensamentos.

Para além desse facto, nós possuímos uma audição seletiva. Isto é, de uma maneira

geral prestamos mais atenção às mensagens que diretamente nos dizem respeito, que

vão ao encontro dos nossos interesses, gostos, valores, etc.


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Temos ainda de contar com os ruídos e interferências externas que podem ser um facto

destabilizador da nossa atenção. O simples facto de uma cadeira ranger, ou estar

demasiado calor na sala, ou até uma pessoa que tosse, pode ser o suficiente para nos

distrair. Isto se não estiver verdadeiramente motivado para a escuta. Quando assim

acontece, ruídos ou interferências externas não surtem grande efeito, porque estamos

profundamente atentos à comunicação e concentrados na mensagem.

Vejamos então algumas estratégias para motivar a assistência:

Focalização. Isto é, a abordagem deve ser centrada num tema, subdividido em

três ou quatro subtemas e não mais. De nada adianta fazermos uma

comunicação muito longa, ou que aborde muitos aspetos, recheados de

pormenores técnicos, porque certamente a nossa audiência não irá ter a

capacidade para os reter. A propósito da nossa capacidade de retenção, nos

manuais sobre comunicação é frequente aparecerem resultados de uma pesquisa

que refere que retemos aproximadamente:

10% do que lemos,

20% do que ouvimos,

20% do que vemos,

50% do que vemos e ouvimos ao mesmo tempo.


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Evite, por isso, pormenores excessivos em relação à abordagem. Centre-se

naquilo que é essencial.

Simplificação. Diz respeito à utilização de

uma linguagem simples (mas não simplória),

adequada ao público, num estilo leve e

descontraído. Nada de cair no erros de

redigir um texto demasiado hermético,

recheado de termos técnicos ou científicos,

apenas para parecer que dominamos bem o

tema. Prepare uma comunicação em estilo

de conversa, e inclua os termos técnicos e

suficientes, não mais.

Organização. Estruturar a nossa mensagem, seguindo uma ordem lógica e

percetível de fácil apreensão é, sem dúvida, uma das formas de manter a

assistência atenta. Além disso, é sempre bom iniciar a comunicação fazendo

referência ao objetivo da comunicação e mencionando uma espécie de sumário

daquilo que se vai dizer. Desta forma, estamos a preparar a assistência para

aquilo que vai ouvir e qual a estrutura a seguir. De igual forma, no final, poderá

também resumir os principais aspetos da comunicação.

Humanização. Sempre que possível recorra a exemplos ou histórias de interesse

humano. Melhor do que apenas referir números e estatísticas é sempre

interessante apresentar um exemplo com rosto humano. Podemos mesmo dar-lhe

um nome, mesmo que não o verdadeiro, e desta forma deixar o público imaginar

“o filme” na sua cabeça. O caso do Sr. António que comprou o veículo “x” e cujo

depoimento é referido. A situação da D. Francisca que lutou durante vários anos

contra a doença “y” e que foi um exemplo de coragem. Tenha também em

atenção em não cair no dramatismo excessivo ou na lamúria. Podem não ser

muito bem aceites pela audiência.


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Vocabulário. Utilize figuras de estilo gramaticais, tais como a analogia, a

metáfora, a antítese ou a paráfrase, para dar cor à apresentação e captar a

atenção da audiência. Preocupe-se em utilizar palavras que criem uma fácil

visualização, que se transformem em imagens nítidas no pensamento de quem

ouve. Por exemplo, um automóvel em vez de muito rápido, pode ser rápido como

um raio, uma cor pode ser de um brilho intenso, ou pode ser brilhante como o sol,

a sala que estava escura, podia estar pintada de negro como noite. As palavras

podem recriar ambientes, transmitir cores, sensações, emoções, podem fazer

sonhar ou até chorar, por isso faça uso dessa sua capacidade. Por outro lado,

quando redigir o seu discurso, há também que ter o cuidado de não escrever

frases demasiado longas, daquele tipo que quando acabam, já não nos

conseguimos lembrar de como começaram. Não obrigue os ouvintes a um grande

esforço de compreensão e concentração para acompanhar a sua mensagem.

Desta forma, poderão perder “o fio à meada” e, quando retomam a audição, já

perderam uma parte do seu discurso. Procure, por isso, utilizar frases e palavras

curtas.

Atualidades/Novidades. Incluir informações o mais atuais possíveis acerca do

que vai dizer, é sempre uma forma de chamar a atenção. Não esqueça porém de

referir a origem da sua fonte. Nada pior do dizer, “estudos recente dizem que...”.

Provavelmente, no final alguém o questionará sobre a fonte desse estudo. Diga

por isso, um estudo recente, publicado na revista “x” do mês “y”, afirma que...” e

desta forma ficará salvaguardado de possíveis objeções.


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Proximidade com o público. Pode também procurar estabelecer uma relação

direta com o público, referindo especificamente situações que são do seu

interesse ou que o liguem ao público.

Empatia com o público. Isto é, criar uma ligação afetiva com a assistência,

colocando-se no seu lugar, procurando como que uma sintonia em termos

afetivos. Uma forma de o conseguir é utilizando as chamadas perguntas retóricas:

“Eu, se estivesse no vosso lugar, perguntar-me-ia qual o interesse deste produto

para mim? Bom, direi que…”. Faça do seu discurso uma conversa informal, em

tom amigável com o seu público, e não apenas num desenrolar de informações

que se sucedem. Fazemos a pergunta que imaginamos que alguém gostaria de

fazer e damos a resposta.

Curiosidades. Poderá também recorrer a situações curiosas, histórias com

sentido de humor como, por exemplo: “A propósito do que estamos a falar,

gostaria de vos contar uma curiosidade acerca de...”.


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4.2 ESTRATÉGIAS PARA ARGUMENTAR

A primeira regra da argumentação é que tudo o que dissermos tem de ser lógico. Parece

lógico, não? Contudo, aquilo que é válido para uma pessoa pode não ser para outra, e

aqui reside o cerne da questão.

Eis os passos fundamentais para definir a sua estratégia:

• Escolha argumentos em função do público visado. Imagine que a sua

comunicação tem por objetivo convencer o seu público a adquirir o novo modelo

de veículo da marca “x”. Deverá então ter em consideração as características

económicas, sociais e, eventualmente, culturais do público a que se destina. Uma

maioria de jovens quadros superiores, com idades inferiores a 30 anos, será

certamente mais sensível a um tipo de argumentos como, por exemplo,

velocidade, performance na estrada, acessórios, inovação. Se se tratar de chefias

intermédias, na sua maioria casados, como idades superiores a 50 anos, neste

caso os argumentos a utilizar poderiam estar relacionados com fatores como

consumo, segurança, estabilidade, durabilidade, assistência, etc.

• Reveja os argumentos que lhe serão opostos. Isto é, não tome nada por

adquirido. Procure colocar-se no papel de quem ouve. Quais seriam as objeções

a colocar? Antecipe as possíveis debilidades da sua argumentação e transforme-

as em novos argumentos.


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• Estruture a sua argumentação de modo a terminar em força. Quer dizer, de

acordo com os argumentos que irá utilizar, deixe sempre o mais forte para o fim,

de modo a que seja aquele que fica mais tempo na memória.

• Não afirme nada que não possa provar. Certifique-se de que tudo o que diz pode

ser confirmado. Tome notas de todas as fontes consultadas, dos dados

estatísticos e das informações que utilizar. Mesmo que não as inclua na sua

mensagem, poderão ser-lhe úteis na fase final em que responderá a questões e

prestará esclarecimentos. Demonstrará desta forma grande credibilidade e

segurança a quem o ouve.

• Seja convincente. Preocupe-se com o conteúdo, mas não esqueça a forma. Use

as suas competências vocais e gestuais para transmitir convicção e vigor às suas

palavras. Se não parecer convencido do que está a dizer, dificilmente poderá

persuadir alguém.


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5. GUIÃO DA COMUNICAÇÃO E AUXILIARES DE MEMÓRIA

Agora que já reuniu e organizou as ideias para o seu discurso, está na altura de elaborar

um pequeno guião que lhe sirva de auxiliar e ainda algumas fichas com notas. Deverá

ser com estes auxiliares que fará o treino do seu discurso e que poderá levar consigo no

dia da comunicação. Nem pensar em decorar toda a mensagem! Em primeiro lugar,

porque dificilmente o conseguirá, depois porque poderá ter tendência para a transmitir

de forma mecânica e, ainda, porque poderá funcionar como uma verdadeira armadilha.

Imagine que se esquece de uma frase no meio do discurso, como continuar?

Vamos então começar pelo guião. Qual deverá ser a sua forma? O que deverá nele

constar? Bom, não existe uma forma ou padrão definido. Há pessoas que preferem o

modelo sequencial, onde vão aparecendo todos os pontos a abordar de forma corrida,

(Esquema de Guião 1), outras optam pelo modelo por colunas, que lhe poderá dar uma

perspetiva mais global (Esquema de Guião 2)

ESQUEMA DE GUIÃO 11

1 adaptado de Apresentações Perfeitas, de J. Collins, Livros e Livros, Lisboa, 2001

A Estrutura

Objetivo da comunicação (geral) ___________________________________________

O que pretendo alcançar (objetivos parcelares):

1.________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________

O título da minha comunicação:

_________________________________________________________________________


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Quais os pontos mais relevantes:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Para cada ponto ou assunto, anote 2 ou 3 pontos de suporte:

1a -

1b -

2a -

2b -

3a -

3b -

4a -

4b -

5a -

5b -

Lista de ideias para a conclusão:


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ESQUEMA DE GUIÃO 2

Fase da

Comunicação Aspetos a abordar Auxiliares Tempo

Introdução

Apresentação

Objetivo da

comunicação

Sumário da

comunicação

História para motivar

Fotografia nº. 1

.....

3 minutos

Desenvolvimento

Primeiro ponto a

abordar

Segundo ponto a

abordar

Terceiro ponto a

abordar

Diapositivo 1 e 2

Diapositivo 3

Gráfico 1

10 minutos

Encerramento

Resumo da

comunicação

Desafio aos ouvintes

Perguntas

......

.....

5 a 8 minutos

Quanto às fichas com notas, eis algumas regras para a sua conceção e utilização

durante a comunicação:

Utilize fichas de papel grosso, nunca folhas de papel A4. As fichas são mais

discretas e as folhas de papel poderão denunciar algum nervosismo caso as suas

mãos tremam durante o início da comunicação. Para além disso, as fichas com

tamanho A5 ou ainda menores, são mais fáceis de manusear;

Escreva sempre num corpo de letra de 18, no mínimo;

Escreva apenas tópicos, nunca texto corrido, porque corre o risco de se perder ou

de nem sequer o conseguir ler na íntegra;

Registe tudo aquilo que é mais suscetível de ser esquecido: as citações e o nome

de quem as proferiu, dados estatísticos, a história acerca do indivíduo “x”, ou

outras informações que necessitem de rigor absoluto;

Inclua a expressão com fará a transição entre os vários pontos a abordar;


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Escreva num só lado do cartão, de forma a não ter que o virar. Poderá assim

colocá-lo para o lado;

Numere os cartões no canto superior direito, com números bem visíveis. No caso

de os deixar cair ou se baralharem, poderá com facilidade dar-lhes a ordem

correta;

Utilize o menor número possível de cartões. Não se deixe tentar por escrever toda

a comunicação, pois poderá acabar com um enorme monte de fichas que apenas

lhe servirão de embaraço perante o público;

Pode também registar indicações vocais ou gestuais que queira utilizar numa

parte específica da comunicação;

Opte por diferentes cores de acordo com o tipo de registo. Por exemplo, cor azul

para o auxiliar, cor vermelha para a história, verde para gestos ou entoações

específicas, etc.;

Depois de terminar a conceção das fichas, faça uma cópia de segurança. Poderá

vir a fazer-lhe falta;

Finalmente, utilize as fichas para treinar, procurando antecipar a situação em

todas as suas dimensões. Se puder, faça-o na presença de amigos e familiares e

peça a sua opinião. Em última instância, recorra ao espelho.

falar em público_móduloii_preparar a comunicação

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