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FABIANO VIDALETTI RUAS
PROJETO DE EVENTO DO PMI INTEGRADO A TÉCNICAS DE MÉTODOS ÁGEIS
CANOAS, 2016
FABIANO VIDALETTI RUAS
PROJETO DE EVENTO DO PMI INTEGRADO A TÉCNICAS DE MÉTODOS ÁGEIS
Plano de Gerenciamento de Projeto apresentado à disciplina de Trabalho de Conclusão do Curso de Pós Graduação Lato Sensu - MBA em Gerenciamento de Projetos do Centro Universitário La Salle - Unilasalle.
Orientação: Prof. José Ignácio Jaeger Neto
CANOAS, 2016
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................... 4
2 PLANO DE GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO ........................................ 5
2.1 Termo de abertura........................................................................................... 5
2.2 Controle de mudanças ................................................................................... 8
2.3 Lições aprendidas........................................................................................... 9
3 PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO ............................................... 12
3.1 Declaração do escopo do projeto .............................................................. 12
3.2 Matriz de Requisitos ..................................................................................... 16
3.3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ......................................................... 19
3.4 Dicionário da EAP ......................................................................................... 21
3.5 Controle .......................................................................................................... 29
4 PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO .................................................. 30
4.1 Lista de Marcos ............................................................................................. 31
4.2 Cronograma ................................................................................................... 31
4.3 Controle .......................................................................................................... 40
5 PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS ................................................ 41
5.1 Custos estimados para o evento ................................................................ 41
5.2 Controle .......................................................................................................... 42
6 PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE ......................................... 44
6.1 Diagrama de causa e efeito ......................................................................... 44
6.2 Listas de verificação ..................................................................................... 45
6.3 Métricas da qualidade .................................................................................. 45
6.4 Brainstorming ................................................................................................ 45
6.5 Reuniões ......................................................................................................... 46
6.6 Pesquisa de interesse .................................................................................. 46
6.7 Pesquisa de satisfação ................................................................................ 46
6.8 Controle .......................................................................................................... 46
7 PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS ................... 48
7.1 Organograma da Equipe do Projeto no PMI-RS ...................................... 48
7.2 Identificação da Equipe do Projeto ............................................................ 49
7.2.1 Atribuições e dados de contato da equipe do projeto................................ 49
7.2.2 Descrições dos papéis ................................................................................. 50
7.3 Matriz RACI..................................................................................................... 51
7.4 Plano de Gerenciamento de Pessoal ......................................................... 52
7.5 Controle .......................................................................................................... 53
8 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES ............................. 54
8.1 Eventos de comunicação ............................................................................ 54
8.2 Ata de reunião ............................................................................................... 58
8.3 Status report .................................................................................................. 59
8.4 Pesquisa de interesse .................................................................................. 62
8.5 Pesquisa de satisfação ................................................................................ 63
8.6 Solicitação de mudança ............................................................................... 64
8.6.1 Documento solicitação de mudanças ......................................................... 65
8.6.2 Documento registro de mudanças ............................................................. 66
8.7 Controle .......................................................................................................... 67
9 PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS .............................................. 68
9.1 Papéis e responsabilidades ........................................................................ 68
9.2 Orçamento ...................................................................................................... 69
9.3 Categoria de riscos ....................................................................................... 69
9.4 Identificação dos riscos ............................................................................... 69
9.5 Análise qualitativa dos riscos ..................................................................... 70
9.6 Análise quantitativa de riscos..................................................................... 72
9.7 Plano de respostas aos riscos ................................................................... 72
9.8 Controle .......................................................................................................... 75
10 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES ................................... 76
10.1 Materiais ....................................................................................................... 77
10.2 Instrutores .................................................................................................... 78
10.3 Salas .............................................................................................................. 78
10.4 Avaliações .................................................................................................... 78
10.5 Controle ........................................................................................................ 79
11 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS ............. 80
11.1 Informações de identificação .................................................................... 80
11.2 Matriz de interesse x poder x impacto .................................................... 81
11.3 Nível de engajamento ................................................................................. 82
11.4 Solicitações de mudança........................................................................... 83
11.5 Controle ........................................................................................................ 83
REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 84
4
1 INTRODUÇÃO
Os projetos planejados e executados pelas equipes de voluntários do PMI têm
hoje destaque na área de Gerenciamento de Projetos. O PMI Capítulo RS, no final
do ano de 2015, homenageou o Projeto Capacite-se com duas premiações:
“Melhor Projeto do Ano” e “Melhor Documentação de Projeto”, demonstrando o seu
alto grau de valor que trouxe para aquela entidade.
Com base na documentação do projeto original, este plano de projeto contém
diversas atualizações e melhorias, cujo objetivo é aprimorar a documentação do
projeto e possibilitar um entendimento mais evoluído das aplicações de novas
técnicas, métodos e ferramentas ao plano do projeto atual.
Este documento inclui todos os planos auxiliares e documentos de apoio ao
projeto e tem por objetivo, além de apresentar os seus planos auxiliares, algumas
das técnicas de métodos ágeis integradas ao plano tradicional (ver capítulos 2-Plano
de Gerenciamento da Integração e 8-Plano de Gerenciamento da Comunicação),
fornecendo uma melhor comunicação, dinamismo e integração das atividades para a
fase de execução do projeto.
5
2 PLANO DE GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO
Este documento inclui os processos que servem para integrar, unificar todos
os processos das demais áreas de gerenciamento de projetos. E esta integração
será feita pelos seguintes documentos:
Termo de abertura;
Controle de mudanças e
Lições aprendidas.
2.1 Termo de abertura
O termo de abertura é um documento emitido por um responsável externo ao
projeto ou pelo patrocinador do projeto, que autoriza o projeto e fornece autoridade
ao gerente do projeto para aplicar os recursos. Este documento foi assim recebido
pelo gerente deste projeto:
a) Identificação
Título do Projeto: Projeto Capacite-se
Gerente do Projeto: Fabiano Ruas
b) Alinhamento estratégico
São as seguintes diretivas estratégicas que deverão ser esperadas pelo
projeto:
Prover conhecimento, ferramentas e mentoring para a prática de
gerenciamento de projetos;
Gerar valor para as partes interessadas;
Desenvolver parceiras com instituições público / privadas e
Fazer gestão do capital intelectual priorizando as habilidades e
competências dos envolvidos.
c) Objetivos
6
Trazer cursos de capacitação in company;
Desenvolver habilidades, técnicas e competências do público interno do
PMI-RS;
Promover a capacitação Técnica e de Boas Práticas em Gerenciamento
de Projetos.
d) Declaração preliminar do escopo
O projeto consistirá em realizar aulas expositivas no formato de cursos, que
trate do tema "Boas Práticas em Gerenciamento de Projetos" ou áreas correlatas.
Através de pesquisa de interesses (eventos ou pela base do PMI-RS), serão
identificados periodicamente (cada mês de intervalo de um novo evento) os
assuntos a serem tratados por especialistas de parceiros públicos/privados aos
filiados PMI-RS.
Este evento deverá ter preço reduzido aos voluntários e conforme calendário
de eventos anual, sendo feitas as coletas de informações para os novos eventos nos
meses entre cada evento realizado.
Resumo do cronograma de marcos:
Quadro 1 – Resumo de Marcos
Marco Data Responsável
Entrega de documentações do projeto (planejamento) 31/05/2015 Gerente do Projeto
Avaliações de pesquisas de interesses 30/06/2015 Gerente do Projeto
Início de realizações de eventos 31/07/2015 Gerente do Projeto
Entrega de lições aprendidas 15/09/2015 Gerente do Projeto
Fonte: Autoria própria, 2016.
e) Resumo do orçamento
Não existe uma estimativa análoga deste projeto em relação a algum anterior,
então, deverá haver um controle sobre os custos, com aprovações do patrocinador
sobre cada item adquirido e possuindo três orçamentos para adquirir produtos,
7
serviços de valor mais baixo, porém, pelo fato de o projeto apresentado não ser de
alta complexidade, ou melhor, não necessitar de aquisições de alto valor, o
orçamento não será uma restrição ao projeto.
Ver mais informações sobre o orçamento no Plano de Gerenciamento de
Custos.
f) Justificativa do projeto
O PMI-RS não possui hoje cursos de capacitação profissional tanto na área
de Gerenciamento de Projetos quanto áreas correlatas e assim, pretende-se com
este Projeto, oferecer treinamentos que agreguem conhecimento aos filiados e
voluntários do PMI-RS.
g) Premissas e restrições
As seguintes premissas foram consideradas:
Pesquisa de interesse do público do PMI-RS será feita diretamente na
base de filiados;
Perfil adequado de instrutores;
Treinamentos para filiados do PMI-RS;
Ter aprovação de códigos PDUs para a maioria dos eventos;
Infraestrutura disponível no PMI-RS / PUC para os eventos;
Recursos materiais necessários para aquisição dos ativos para o projeto;
Recursos humanos necessários para execução das etapas do projeto;
O PMI-RS conseguirá aferir lucro em alguns treinamentos.
As restrições do projeto são:
O Projeto precisa ser finalizado entre Novembro e Dezembro de 2015.
Deverão ter sido realizados eventos ao longo do ano e conforme a lista de
ofertas do calendário anual.
Orçamento realizado conforme o plano de custos, porém, não sendo
incluído o custo do treinamento.
8
Observar 10 dias para conseguir aprovação de PDUs ao treinamento a ser
oferecido.
Todas as parcerias comerciais precisam ser validadas pelas regras do
Edital Para Contratação de Prestação de Serviço e aceites do Comitê de
Políticas Corporativas do RS e do vice-presidente de Desenvolvimento
Profissional.
Precisa ser executado o processo de avaliação de propostas de parceiros
filiados que oferecerão treinamento, para então, haver o planejamento de
um curso do Projeto.
Não serão aceitos cursos de gerenciamento de projetos de organizações
parceiras com o mesmo conteúdo dos cursos ofertados atualmente pelo
PMI-RS ou em fase de desenvolvimento pela Diretoria de Educação.
2.2 Controle de mudanças
O sistema de controle de mudanças possui os seguintes documentos
associados:
Solicitação de mudanças;
Registro de mudanças.
Estes documentos citados acima foram informados no plano de
gerenciamento das comunicações.
O controle sobre as mudanças solicitadas pelas partes interessadas do
projeto deverá ser feita, através destes documentos (acima) e observando o
seguinte fluxo:
a) é gerada uma expectativa de mudança no Projeto por uma das partes
interessadas, que irá comunicar o membro da equipe e responsável pelo
Sistema de Controle de Mudança;
b) o membro da equipe responsável pela atualização do Sistema de Controle
de Mudanças irá registrar o pedido de mudanças no formulário “Solicitação
de Mudanças” e encaminhar ao Gerente do Projeto Capacite-se;
c) o Gerente do Projeto receberá o pedido de mudanças e juntamente com o
líder de projeto analisará o pedido dentro das seguintes variáveis de
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impacto no projeto: escopo, tempo, custo e qualidade e, informando no
formulário de solicitação os impactos, possível alternativa, riscos, recursos
para implementar a modificação e responsável pela execução da
mudança.
d) o Gerente enviará o formulário de Solicitação de Mudanças, contendo este
pedido de mudanças ao Comitê de Controle de Mudanças (CCM) para
efetuarem suas avaliações;
e) o CCM aprovará ou rejeitará o pedido de mudanças, retornando
informações necessárias ao Gerente do Projeto;
f) o Gerente do Projeto, em caso de aceite da mudança, orientará e
acompanhará a equipe a executar a mudança e efetuará ajustes nos
documentos do projeto, inclusive no Registro de Mudanças. Em caso de
reprovação, o Gerente registrará no Registro de Mudanças a justificativa
do CCM para não implementarem este pedido de mudanças.
A solicitação de mudanças será feita através do formulário “Solicitação de
Mudanças” e o controle será realizado em uma planilha chamada de “Registros de
Mudanças”, onde todas as informações ficarão armazenadas.
2.3 Lições aprendidas
O encerramento do projeto ou fase deverá passar pela geração de um
documento de projeto. A este documento serão integradas as informações da
retrospectiva de sprint “so good so bad”, provenientes dos métodos ágeis.
Retrospectiva So good so bad
Conforme Prikladnicki (2014, p.31), na figura abaixo, existem as seguintes
cerimônias do Scrum:
10
Figura 1 – Cerimônias do Scrum
Fonte: Prikladnicki, 2014
Das cerimônias do Scrum da figura acima, serão planejadas as últimas
semanas de projeto sobre duas destas: a reunião diária (renomeada para feedback
neste projeto e mencionada no capítulo 2.7 Plano de Gerenciamento das
Comunicações) e a retrospectiva da sprint “so good so bad”.
A retrospectiva da sprint “so good so bad” ou manter/melhorar tem como foco,
conforme Prikladnicki (2014, p.33) “o aprimoramento do processo – a interação entre
os membros da equipe de desenvolvimento, as práticas e ferramentas utilizadas, o
que funcionou e o que precisa ser melhorado na próxima sprint”.
A retrospectiva da sprint deste plano terá duas diferenças em relação à
retrospectiva original do Scrum:
1. Nos métodos ágeis, esta retrospectiva é feita para cada sprint (cada sprint
tem duração até um mês). E então, será modificado este processo,
ampliando a visão desta dinâmica não somente para a sprint das últimas
semanas de projeto, mas também para todo o período do projeto.
2. A sutil diferença entre equipe de desenvolvimento (software) para equipe
de projeto, ou seja, será aplicada a retrospectiva da sprint para toda a
equipe do projeto.
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A dinâmica “so good so bad” será executada dias após a realização do evento
(curso), com os membros da equipe e seguindo as etapas:
1. Define-se um tempo para o preenchimento de post-its com pontos
positivos, acontecimentos realizados pela equipe ou o gerente ou o
patrocinador e que trouxeram um bom resultado ao projeto.
2. Define-se um tempo para o preenchimento de post-its com pontos
negativos, acontecimentos realizados pela equipe ou o gerente ou o
patrocinador e que não trouxeram um bom resultado ao projeto ou
geraram problemas ou risco de prejuízo ao projeto.
3. Cada membro é convidado a colar seu post-it num quadro com duas
colunas: So good (pontos positivos) e So bad (pontos negativos), não
sendo permitida a duplicação de informações dos post-its.
4. Cada membro recebe uma mesma pontuação para distribuir os pontos
entre os post-its que acharem mais importantes. Por exemplo, cada
membro recebe 10 pontos, 5 pontos a serem distribuídos entre os post-its
positivos e 5 pontos a serem distribuídos entre os post-its negativos.
5. O gerente de projetos ordena os cinco post-its positivos que receberam
mais pontos e os cinco post-its negativos que receberam mais pontos, ou
seja, eles são priorizados pela soma dos pontos e então, inicia um
brainstorming com a equipe.
6. Cada post-it dos cinco positivos é lido e comentado com cada membro da
equipe.
7. Faz-se o registro de cada ponto positivo no documento lições aprendidas
do projeto.
8. Repetem-se os passos 6 e 7 para os cinco post-its negativos, porém, com
a inclusão aqui de registrar todas as ações necessárias e identificadas
pela equipe para resolver cada problema ou ponto negativo do projeto.
Neste caso, será integrada uma cerimônia do Scrum (retrospectiva da Sprint)
ao importante documento lições aprendidas para apoiar eventos futuros.
Por fim, com esta dinâmica se conseguirá integrar mais a equipe, registrar as
boas práticas para mantê-las nos próximos eventos e também fazer o registro do
que deu errado durante o projeto, já com um plano de ação para mitigar ou eliminar
seu risco futuro.
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3 PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO
Este documento inclui os processos que padronizam o gerenciamento do
escopo do projeto e do produto, identificando os limites do projeto e o trabalho
necessário para terminar o projeto com sucesso.
O gerenciamento do Escopo foi realizado através da utilização dos seguintes
documentos:
Declaração do Escopo
Matriz de Requisitos
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Dicionário da EAP
Foi utilizado o software WBS Chart Pro para a criação da EAP e suas
alterações em relação às mudanças propostas de projeto.
3.1 Declaração do escopo do projeto
A declaração de escopo do projeto Capacite-se até a realização do produto
(evento de curso de MS-Project) foi criada pelo gerente de projeto e sua equipe,
sendo apresentada abaixo:
a) Declaração do Escopo do Projeto e critérios de aceitação
O Projeto Capacite-se consistirá em oferecer treinamentos de mais alto grau
de interesse aos voluntários, voluntários filiados do PMI-RS e aos membros filiados
do PMI-RS que não são voluntários nas dependências da PUC ou na estrutura do
fornecedor do curso, conforme sua carga horária previamente definida e em
qualquer dia da semana, dependendo de uma prévia avaliação de pesquisa dos
interessados nos cursos.
O projeto tem os objetivos principais:
● Apresentar treinamentos de interesse aos voluntários e filiados e que
agreguem valor a este público;
● Ter um contato maior com este público por descobrir os seus interesses
em Gerenciamento de Projetos e áreas correlatas;
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● Agregar conhecimento tanto aos iniciantes quanto pessoas mais
experientes na área de Gerenciamento de Projetos;
● Desenvolver parcerias com instituições público/privadas ao oferecer
treinamentos destas entidades;
● Possibilitar o ingresso de receitas ao Chapter PMI-RS através de vendas
dos treinamentos.
Todo o trabalho da equipe do projeto será embasado nas boas práticas de
gerenciamento de projetos na visão do PMI (Project Management Institute) de
acordo com o PMBOK Guide 5ª Edição.
b) Critérios de Aceitação
Como critérios macro de aceitação, podemos citar:
● Planejamento do Projeto seguindo as boas práticas conforme o PMBOK
na sua 5º edição;
● Treinamentos efetuados por instrutores de bons currículos no mercado;
● Seleção dos cursos mais solicitados no mês ou cursos solicitados pelo
Board do Chapter PMI-RS;
● Realização dos eventos sendo bem organizado, de boa qualidade e
buscando as seguintes avaliações:
- Atendimento às necessidades de informação do público: mais de
80%;
- Conteúdo e infraestrutura (exposição, apresentação, salas,
equipamentos, luz, som): mais de 75%;
● Qualidade dos instrutores: mais de 80%.
O encerramento do projeto ficará condicionado à entrega do Termo de
Encerramento do Projeto e entrega da documentação do gerenciamento, além de
estar disponibilizado em formato digital, no Google Drive do PMI-RS na pasta
Diretoria de Projetos Especiais/Projetos/Carteira de Projetos/Capacite-se.
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c) Declaração do Escopo do Produto
Os treinamentos serão apresentados em período noturno ou diurno, de
duração diária entre 3 a 4 horas por turno, um dia somente ou em módulos para
mais de um turno/dia e também em dias da semana ou finais de semana, conforme
negociação feita com o fornecedor (do treinamento) sendo este quem definirá: o
formato e a duração do curso. A equipe negociará um melhor preço sobre o curso
oferecido ou na estrutura do fornecedor ou nas dependências da PUC. A avaliação
de qual será o curso oferecido ao público será feita após retorno de e-mail da
ferramenta Google Forms e ainda, do aceite do Vice-Presidente de Desenvolvimento
Profissional.
Os treinamentos poderão valer o acréscimo de PDUs para a renovação de
certificação PMP, dependendo da aprovação do Vice-Presidente e dependendo
também do conteúdo do curso. Após aprovação, os PDUs do curso devem ser
cadastrados no PMI Global.
O tema do treinamento será tratar de assuntos de Gerenciamento de Projetos
e áreas correlatas, por exemplo: Psicologia, Liderança, Neurolinguística e outros.
Cursos específicos serão sugeridos pela equipe na pesquisa de interesse e
podendo também ser sugerido pelo Vice-Presidente de Desenvolvimento
Profissional.
O aceite da Diretoria condiciona a equipe a buscar parceiros daquele tipo de
curso de maior interesse do público e prevalecendo na negociação, o custo reduzido
com treinamento pago ao parceiro/instituição público privado.
Os investimentos do treinamento para o público deste projeto deverão permitir
um desconto maior sobre o valor pago pelos voluntários.
O público interessado no curso efetuará o pagamento diretamente ao parceiro
(fornecedor do treinamento), com desconto condicionado a voucher específico e
controlado, que deverá ser emitido pelo PMI-RS. A equipe intermediará a
negociação com o parceiro, porém, não fará a aquisição dos treinamentos.
d) Entregas do projeto
As datas e entregas apresentadas ao patrocinador do projeto são:
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● Apresentação do Plano de Projeto, sendo este elaborado em duas etapas:
- Plano reduzido (documentos iniciais) – até dia 18/05/2015;
- Plano completo – até dia 27/05/2015.
● Avaliação da pesquisa de interesses do público – até dia 19/06/2015;
● Termo de submissão (compromisso) do instrutor – até dia 20/07/2015;
● Mailing e material de divulgação – até dia 24/07/2015;
● Entrega de atividades de checklist antes do evento – até 30/07/2015;
● Realização do evento aula 1 e aula 2 – em agosto/2015;
● Documentos de encerramento de fase (evento) do projeto (lições
aprendidas) – até dia 11/09/2015.
e) Exclusões do Projeto
Está fora do escopo deste projeto:
● Melhoria no site PMI-RS com o objetivo de quantificar os interesses do
público em treinamentos.
● Eventos apresentados ao público aberto (eventos serão para somente
voluntários e filiados do PMI-RS);
● Algum treinamento efetuado pela equipe do projeto, sendo esta somente
organizadora e/ou participante dos mesmos.
f) Restrições do Projeto
As restrições do projeto são:
O Projeto precisa ser finalizado até o final de Novembro de 2015;
Orçamento realizado conforme o plano de custos, porém, não sendo
incluído o custo do treinamento;
Observar 10 dias para conseguir aprovação de PDUs ao treinamento a ser
oferecido;
Todas as parcerias comerciais precisam ser validadas pelo vice-presidente
de Desenvolvimento Profissional;
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Precisa ser desenvolvido um convênio com as empresas e/ou profissionais
que oferecerão treinamento. Este convênio será gerido pelo vice-
presidente de Desenvolvimento Profissional e executado pelo vice-
presidente de Relações Institucionais e Marketing;
Não serão aceitos cursos de gerenciamento de projetos de organizações
parceiras com o mesmo conteúdo dos cursos ofertados atualmente pelo
PMI-RS ou em fase de desenvolvimento pela Diretoria de Educação.
g) Premissas
As seguintes premissas foram consideradas:
Pesquisa de interesses do público do PMI-RS será feita diretamente na
base de filiados;
Perfil adequado de instrutores;
Treinamentos para filiados do PMI-RS;
Ter aprovação de códigos PDUs para a maioria dos eventos;
Infraestrutura disponível no PMI-RS / PUC para os eventos;
Recursos materiais necessários para aquisição dos ativos para o projeto;
Recursos humanos necessários para execução das etapas do projeto;
O PMI-RS conseguirá aferir lucro em alguns treinamentos.
3.2 Matriz de Requisitos
A matriz de requisitos do projeto e do produto foi criada pelo gerente de projeto e
sua equipe, sendo apresentada abaixo:
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Quadro 2 – Matriz de Requisitos
ID Descrição Parte interessada Fonte
ou Origem
Prioridade Versão Status
1
Os treinamentos serão para voluntariados, voluntariados filiados ao PMI e filiados ao PMI que não são voluntariados nas salas ou auditórios da PUC.
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
2
O tema do treinamento deve ser
sobre Gerenciamento de Projetos ou áreas relacionadas ao Gerenciamento, como por exemplo: Psicologia, Liderança, Neurolinguistica, etc.
Patrocinador/Diretoria Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
3
Deverá ser feita uma pesquisa de interesses ao público do projeto para
descobrir quais os cursos que mais agradam para ser utilizado o resultado no evento.
Patrocinador/Diretoria Reunião com VP
1 1.0 Ativo
4
A pesquisa (ver item 3) deverá ser através de envio de e-mail pela ferramenta Google Forms, sugerindo cursos ao público PMI-RS e sendo executada a partir do dia 01/06/2015.
Patrocinador/Diretoria Reunião com VP
1 1.0 Ativo
5
O e-mail citado deverá possuir no mínimo os seguintes questionamentos: data e horário de
início, opções de curso (pré-definidas), colocar faixa de investimento, perguntar se o curso pode ser sábado, perguntar se o curso pode ser dia de semana no turno da tarde.
Equipe do Projeto Reunião com VP
1 1.0 Ativo
6
Poderá ser enviado um e-mail por
perfil e abrangendo três tipos de sugestões de pesquisas conforme o tipo de público (ver item 1)
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 2 1.0 Ativo
7
Deverá ser verificada a possibilidade de extração dos e-mails da base PMI-RS pelos 3 tipos de perfis:
voluntariado, voluntariado filiado e filiado que não é voluntariado.
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 2 1.0 Ativo
8
A quantificação e qualificação do resultado da pesquisa de interesses deverão ser feitas pela equipe do projeto até 15/06/2015. Após, a equipe encaminhará o resultado à
Diretoria
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
9
A Diretoria determinará a prioridade do treinamento conforme verificação do resultado apresentado (ver item 8)
Patrocinador/Diretoria Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
10
Deverá ser feita nova pesquisa de interesse após cada final de evento, já se preparando para o próximo
evento
Equipe do Projeto Reunião com VP
1 1.0 Ativo
11
A pesquisa de fornecedores de treinamentos deverá ser feita pela equipe abrangendo instituições público/privadas.
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
12 O currículo do instrutor, seu curso, carga horária e custo do
Patrocinador/Diretoria Reunião com VP
1 1.0 Ativo
18
investimento deverão ser previamente aprovados pela Diretoria
13
O contato com o instrutor, posterior a aprovação (ver item 3) deverá ser
feito pelo PMI-RS, assim como a negociação final e confecção do contrato de serviço/termo de compromisso
PMI-RS Reunião com VP
1 1.0 Ativo
14
Após emissão do contrato de serviço (ver item 13), deverá ser encaminhado este contrato ao GP
para incluí-lo nos ativos do projeto.
PMI-RS Reunião com VP
1 1.0 Ativo
15
A equipe e o GP deverão incluir o contrato de serviço no projeto, revisando as suas cláusulas e possíveis impactos no projeto
Equipe do Projeto Reunião com VP
1 1.0 Ativo
16
Deverão ser feitos 3 orçamentos por tipo de curso, contendo as seguintes informações: curso, preço, carga
horária, instrutor, currículo e disponibilidade conforme previsão do evento
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 2 1.0 Ativo
17
O custo do treinamento será com valor reduzido aos voluntariados e voluntariados filiados ao PMI
Patrocinador/Diretoria Reunião
Inicial 2 1.0 Ativo
18
A negociação com o fornecedor deverá ser para atingir mínimo de custo de treinamento com a possibilidade de auferir lucro para o
PMI-RS ao final do balanço dos eventos.
Patrocinador/Diretoria Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
19
A Diretoria deverá dar o aceite sobre
a utilização de PDUs nos treinamentos
Patrocinador/Diretoria Reunião
2 2 1.0 Ativo
20
A equipe deverá prever 10 dias para registro/aprovação dos PDUs pela Diretoria e efetuar suas devidas comunicações
Equipe do Projeto Reunião
2 2 1.0 Ativo
21
O treinamento poderá ser oferecido
com carga horária maior que um turno, por exemplo, de 16 horas com 4 noites a 4h cada.
Equipe do Projeto Reunião com VP
1 1.0 Ativo
22
Deverá ser emitido certificado digital (por e-mail) ao público participante a fim de reduzir os custos
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
23
A equipe deverá selecionar os instrutores pelos melhores currículos
apresentados e experiência relacionadas aos treinamentos.
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
24
O encerramento do projeto deverá ser dentro do mês Novembro/2015 com seu termo de aceite e encerramento sendo devidamente formalizado.
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
25
A equipe deverá fazer uma pesquisa
de satisfação do treinamento, avaliar os resultados e entregá-los a Diretoria.
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
26
A elaboração dos planos de gerenciamento deverá seguir duas etapas: 1) entrega reduzida até dia
18/05; 2) entrega completa até dia 27/05.
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
27 A equipe deverá utilizar templates, Equipe do Projeto Reunião 1 1.0 Ativo
19
documentos do PMI-RS, assim como seguir as boas práticas de gerenciamento de acordo com o PMBOK Guide 5ª Edição.
Inicial
28
A operação do treinamento deverá
seguir os procedimentos padrões do PMI-RS, sendo feito brainstorming
com toda a equipe após realização do marco 1 do projeto para criação de um checklist do nosso evento.
Equipe do Projeto Reunião
Inicial 1 1.0 Ativo
Fonte: Autoria própria, 2016.
Não houve a criação de uma matriz de rastreabilidade de requisitos, porque o
controle do gerente sobre os requisitos será feito nas atividades e no atingimento
dos marcos do projeto. Ou seja, a matriz (simplificada) apresentada acima foi
integrada e revista várias vezes através do cronograma do projeto.
3.3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Figura 2 – EAP nível macro
Fonte: Autoria própria, 2016.
20
Figura 3 – EAP fase 1 – Gerenciamento do Projeto
Fonte: Autoria própria, 2016.
Figura 4 – EAP fase 2 – Definição/concepção
Fonte: Autoria própria, 2016.
21
Figura 5 – EAP fase 3 – Atividades para cada Evento
Fonte: Autoria própria, 2016.
3.4 Dicionário da EAP
O dicionário da EAP foi planejado de acordo com as fases descritas na EAP, da seguinte forma: Fase ID EAP Pacote de trabalho Descrição Critérios de
Aceitação
1 Projeto Capacite-se
1 1.1 Gerenciamento do Projeto Envolve todo o planejamento do projeto, da iniciação até o
encerramento
1 1.1.1 Iniciação Revisão do termo de abertura e reunião inicial com patrocinador do projeto
1 1.1.1.1 Termo de abertura Revisão do termo de abertura do projeto
O patrocinador do projeto deve retornar o aceite da revisão
efetuada sobre o termo de abertura
1 1.1.1.2 Reunião inicial É a primeira reunião entre
gerente, líder de projeto e patrocinador.
O gerente e líder
devem registrar ata assinada por todos participantes com os pontos discutidos e que formarão o escopo do projeto
1 1.1.2 Planejamento Elaboração, aprovação e apresentação da documentação de plano de projeto em suas 10
áreas de gerenciamento, assim como o mesmo será executado e monitorado.
1 1.1.2.1 Gerenciamento da Integração
Deverá seguir o que for definido no plano, que deverá conter obrigatoriamente: 1) termo de abertura; 2) controle de mudanças; 3) lições aprendidas.
Aceite do termo de abertura do projeto assinado pelo vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI
22
RS, assim como entrega do documento
de lições aprendidas ao PMI RS. E solicitações de mudança seguindo o fluxo de controle definido.
1 1.1.2.2 Gerenciamento do Escopo Deverá seguir o que for definido no plano, que deverá conter obrigatoriamente: 1) Declaração
de escopo; 2) Matriz de requisitos; 3) Estrutura Analítica do Projeto - EAP; 4) Dicionário da EAP; 5) Controle das mudanças do escopo.
Termos de aceite das entregas intermediárias
assinados pelo vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI RS.
1 1.1.2.3 Gerenciamento do Tempo Deverá seguir o que for definido no plano, que deverá conter obrigatoriamente: 1) lista de marcos do projeto; 2)
cronograma do projeto; 3) controle do cronograma do projeto.
Necessidades de ajustes no cronograma seguindo o que determina o plano:
entregas de cronogramas semanais (atualizado) a equipe e novas versões de cronograma às partes
interessadas a cada mudança que for implementada.
1 1.1.2.4 Gerenciamento de Custos Deverá seguir o que for definido no plano, que deverá conter obrigatoriamente: 1) custos estimados para o evento; 2) controle dos custos.
Orçamento do projeto assinado pelo vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI
RS.
1 1.1.2.5 Gerenciamento da Qualidade
Deverá seguir o que for definido no plano, que deverá conter obrigatoriamente: 1) diagrama
de causa e efeito; 2) listas de verificação; 3) métricas da qualidade; 4) brainstorming; 5) reuniões; 6) pesquisa de interesse; 7) pesquisa de
satisfação; 8) controle da qualidade.
Monitoramento e controle da qualidade conforme definido no
plano.
1 1.1.2.6 Gerenciamento dos Recursos Humanos
Deverá seguir o que for definido no plano, que deverá conter
obrigatoriamente: 1) organograma da equipe do projeto no PMI-RS; 2) identificação da equipe do projeto; 3) matriz RACI; 4) plano
de gerenciamento de pessoal; 5) controle sobre os recursos humanos.
Divisão do trabalho conforme estabelecido
no plano
1 1.1.2.7 Gerenciamento das
Comunicações
Deverá seguir o que for definido
no plano, que deverá conter obrigatoriamente: 1) eventos de comunicação; 2) alguns documentos de comunicação como: ata de reunião, status
report, pesquisa de interesse, pesquisa de satisfação, solicitação de mudança; 3) controle sobre as comunicações.
Fluxo de informações
seguindo o estabelecido no plano.
23
1 1.1.2.8 Gerenciamento dos Riscos Deverá seguir o que for definido no plano, que deverá conter
obrigatoriamente: 1) papéis e responsabilidades; 2) orçamento; 3) categoria de riscos; 4) identificação dos riscos; 5) análise qualitativa dos riscos; 6) análise quantitativa de
riscos; 7) plano de respostas aos riscos; 8) controle dos riscos.
Planejamento de riscos assinado pelo
vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI RS. Monitoramento e controle dos riscos do projeto realizados
conforme plano. Alterações nos riscos refletindo demais planos.
1 1.1.2.9 Gerenciamento das Aquisições
Deverá seguir o que for definido no plano, que deverá conter obrigatoriamente: 1) materiais, instrutores, salas; 2) avaliações;
3) controle sobre as aquisições.
Aquisições seguindo o definido no plano;
1 1.1.2.10 Gerenciamento das Partes Interessadas
Deverá seguir o que for definido no plano, que deverá conter
obrigatoriamente: 1) informações de identificação; 2) matriz de interesse x poder x impacto; 3) nível de engajamento; 4) solicitações de mudança; 5) controle.
Execução do projeto pelas partes
interessadas conforme o plano.
1 1.1.3 Controle Ações de controle sobre o planejamento do projeto, que deverá conter: 1) atas de
reunião; 2) monitoramento de marcos; 3) status report semanal; 4) relatórios de acompanhamento da equipe.
1 1.1.3.1 Atas de reunião Deverá registrar através de ata, todas as reuniões realizadas no projeto, tanto a nível interno (equipe) quanto a externo (equipe, fornecedores,
patrocinador).
Publicação da ata de reunião atualizada e revisada pelo gerente de líder de projeto no sistema de
informações do PMI-RS (pasta interna com a base de conhecimento do projeto).
1 1.1.3.2 Monitora marcos Deverá controlar através do cronograma o monitoramento dos marcos e comunicá-los a equipe.
Comunicação à equipe de projeto sobre o marco alcançado.
1 1.1.3.3 Relatórios Deverá controlar o andamento do projeto, através dos seguintes relatórios: 1) status
report semanal; 2) relatórios de acompanhamento da equipe.
1 1.1.3.3.1 Status report semanal Deverá registrar as atividades
de controle do projeto sobre as 10 áreas de gerenciamento, assim como status de atividades mais importantes e pendentes e riscos ao projeto.
Publicação do status
report semanal na segunda-feira de cada semana, sendo atualizado pelo gerente e revisado pelo líder de projeto. A
gravação deste relatório é feita no sistema de informações do PMI-RS (pasta interna com
a base de conhecimento do
24
projeto)
1 1.1.3.3.2 Relatórios de acompanhamento da equipe
Deverá registrar através de planilhas as atividades de controle da equipe do projeto.
Publicação da planilha quando houver necessidade. E a gravação deste
relatório é feita no sistema de informações do PMI-RS (pasta interna com a base de conhecimento do
projeto).
1 1.1.4 Encerramento Elaboração, aprovação e apresentação da documentação
de plano de projeto referente ao encerramento do projeto.
1 1.1.4.1 Termo de aceite Deverá registrar as entregas do projeto, assim como evidenciar
o atingimento dos seus objetivos.
Termo de aceite das entregas do projeto
assinado pelo vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI RS.
1 1.1.4.2 Registro dos ativos Deverá registrar as informações pertinentes ao projeto em local próprio (no sistema de informações do PMI-RS - pasta
interna com a base de conhecimento do projeto).
Comunicação as partes interessadas sobre documentos do projeto.
1 1.1.4.3 Lições aprendidas Deverá registrar as lições (boas
ou ruins) de cada evento que foi executado o projeto.
Envio do documento
lições aprendidas ao vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI RS.
2 1.2 Definição/concepção Envolve todo o planejamento anterior a fase de execução do evento. Deverá conter obrigatoriamente: 1) pesquisa
de interesse; 2) seleção de fornecedores, instrutores e cursos; 3) contrato de serviço/termo de compromisso.
2 1.2.1 Pesquisa de interesse Envolve a pesquisa realizada sobre os filiados do PMI-RS e voluntários do PMI-RS, assim como outros (não filiados ou não voluntários) para gerarem seu
interesse.
2 1.2.1.1 Pesquisa degustação inicial Envolve a pesquisa realizada sobre os filiados do PMI-RS em
universidades, como a Unilasalle para verificar seu interesse em cursos, suas disponibilidades de horários e preço sugerido.
Avaliação da pesquisa pela equipe e entrega
de resultados ao vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI RS.
2 1.2.1.2 Perfis na base PMI RS Envolve a pesquisa de interesse realizada sobre os diversos perfis de filiados na base de dados do PMI-RS.
Avaliação da pesquisa pela equipe e entrega de resultados ao vice-presidente de
Desenvolvimento Profissional do PMI RS.
2 1.2.1.3 E-mails/formulário Envolve a pesquisa de interesse realizada entre os voluntários do PMI-RS, através de
Avaliação da pesquisa pela equipe e entrega de resultados ao vice-
25
envio/recebimento de e-mails e respostas de formulários de
pesquisa.
presidente de Desenvolvimento
Profissional do PMI RS.
2 1.2.1.4 Avaliação Envolve a avaliação da equipe
sobre as várias pesquisas de interesse realizadas.
Comunicação do
gerente de projeto ao patrocinador (vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI RS) sobre os melhores
cursos, melhor preço sugerido a realizar cada curso de interesse e melhores disponibilidades de horários de cada
entrevistado.
2 1.2.2 Seleção de fornecedores, instrutores e cursos
Envolve a avaliação da diretoria do PMI-RS sobre a pesquisa
realizada dos melhores fornecedores, instrutores e cursos.
2 1.2.2.1 Avalia prioridade de curso por perfil
Envolve a avaliação da diretoria do PMI-RS sobre a pesquisa de interesse, inclusive entre os diversos perfis de filiados do PMI-RS.
Comunicação do patrocinador (vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI RS) sobre qual curso,
melhor preço sugerido a realizar em cada curso de interesse e o melhor instrutor por curso.
2 1.2.2.2 Cursos Envolve a pesquisa no mercado sobre as indicações de curso do patrocinador. E também a equipe deverá negociar o valor
do curso.
Negociação de curso realizada com sucesso deverá ser a comunicação ao
patrocinador.
2 1.2.2.3 Palestrante Envolve a avaliação do currículo dos melhores instrutores pela
equipe de projeto. Assim como, a verificação da disponibilidade dos mesmos em oferecer determinado curso.
Avaliação de melhores currículos de
instrutores entregue a diretoria do PMI-RS.
2 1.2.2.4 Escolha do fornecedor Envolve a avaliação da diretoria do PMI-RS sobre o melhor curso/palestrante de cada evento a ser realizado neste projeto.
Comunicação do patrocinador (vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI
RS) ao gerente de projeto sobre qual curso, melhor instrutor e melhor preço sugerido a realizar em cada curso de
interesse.
2 1.2.2.5 PDUs Envolve a solicitação à Diretoria PMI para o curso possuir PDUs
(unidades de desenvolvimento profissional) e o registro no PMI Goc (cadastro dos PDUs).
Comunicação do patrocinador (vice-
presidente de Desenvolvimento Profissional do PMI RS) ao gerente de sobre o cadastro de
PDUs realizado com sucesso para o curso
26
oferecido no projeto.
2 1.2.3 Contrato de serviço/termo de compromisso
Envolve o envio do termo de compromisso ao instrutor, seu preenchimento e retorno ao PMI-RS, a revisão pela equipe
sobre as cláusulas deste termo, envio do mesmo a diretoria e recebimento do aceite sobre este documento e comunicação da diretoria sobre iniciar atividades do evento (fase 3).
2 1.2.3.1 PMI RS Envolve contatar o instrutor e enviar o termo de compromisso ao mesmo, receber este
documento preenchido e encaminhar ao gerente de projeto.
Termo de compromisso sobre execução de curso
preenchido e encaminhado ao PMI-RS.
2 1.2.3.2 GP e equipe Envolve o recebimento pela
equipe do termo de compromisso, assim como a atividade de revisar as cláusulas do documento, no sentido de minimizar os riscos. E
encaminhar o termo a diretoria do PMI-RS.
Termo de
compromisso aceito pela equipe e encaminhado a diretoria do PMI-RS.
2 1.2.3.3 Start fase 3 (evento) Envolve o aceite da diretoria do PMI-RS sobre o termo de
compromisso (e suas cláusulas) do instrutor em oferecer o curso e retornar a concordância com este documento.
Termo de compromisso aceito
pela diretoria do PMI-RS e comunicação ao gerente do projeto para iniciar execução do evento (fase 3).
3 1.3 Atividades para cada evento Envolve toda a fase de execução do evento. Deverá conter obrigatoriamente: 1)
espaço físico; 2) instrutor; 3) sistema de inscrições; 4) comunicação; 5) contratações / aquisições; 6) checklist geral; 7) dia do evento; 8) encerramento.
3 1.3.1 Espaço físico Envolve atividades relacionadas ao espaço físico e deverá conter obrigatoriamente: 1) local; 2) estrutura; 3) equipamentos.
3 1.3.1.1 Local Envolve o mapeamento dos locais disponíveis para o evento, agendamento da data do evento e assinatura da locação do local
(se necessitar).
Local e data(s) do evento definidos.
3 1.3.1.2 Estrutura Envolve a verificação pela equipe sobre a estrutura
existente no local do evento (e o que estiver faltando).
Estrutura de acordo com o evento.
3 1.3.1.3 Equipamentos Envolve a verificação pela
equipe dos equipamentos existentes no local do evento (e o que estiver faltando).
Equipamentos de
acordo com a operação do evento.
3 1.3.2 Palestrante Envolve atividades de contatar o
instrutor do curso, assim como definir logística e horários para o dia do evento.
Horários e logística do
palestrante definidos.
3 1.3.3 Sistema de inscrições Envolve a coleta de informações para o evento, cadastro do evento no sistema Sympla (http://www.sympla.com.br/ ), a cópia dos links de inscrições por
Publicação oficial do evento realizada com sucesso.
27
tipo de ingressos diferentes e a publicação oficial do evento.
3 1.3.4 Comunicação Envolve atividades de comunicação do evento. Deverá conter obrigatoriamente:
1) identidade visual; 2) material de divulgação; 3) página de inscrição; 4) estratégia de comunicação interna/externa.
3 1.3.4.1 Identidade visual Envolve as atividades de criação do logo (marca) do projeto e banners para o Sympla, facebook, site PMI-RS.
Banners e logo do projeto criados.
3 1.3.4.2 Material de divulgação Envolve as atividades de criação do briefing (resumo do que será o evento) e criação do e-flyer para o porta-banner.
Briefing e e-flyer criados.
3 1.3.4.3 Página de inscrição Envolve a divulgação do link de inscrição (cópia do Sympla) através de envio de e-mail com o link aos filiados do PMI-RS.
Envio de e-mails aos filiados com link do evento realizado.
3 1.3.4.4 Estratégia de comunicação interna
Envolve a divulgação do link de inscrição (cópia do Sympla) através de envio de e-mail com
o link aos voluntários do PMI-RS.
Envio de e-mails aos voluntários com link do evento realizado.
3 1.3.4.5 Estratégia de comunicação externa
Envolve a publicação com informações do evento em sites:
PMI-RS e mídias sociais.
3 1.3.4.5.1 Mídia tradicional (site PMI-RS)
Envolve a validação das informações a serem publicadas
no site do PMI-RS e sua publicação oficial.
Publicação do evento no site PMI-RS.
3 1.3.4.5.2 Outros sites (redes sociais) Envolve a validação e
publicação das informações do evento nos sites facebook e linkedin.
Publicação do evento
nos sites (redes sociais).
3 1.3.5 Contratações/aquisições Envolve atividades de orçamento sobre todas as compras efetuadas para o evento, aprovação dos mesmos e recebimento dos recursos necessários às aquisições.
Deverá conter obrigatoriamente: 1) orçamentos; 2) aprovação dos orçamentos.
3 1.3.5.1 Orçamentos Envolve atividades de orçamento sobre todas as compras efetuadas para o evento.
3 1.3.5.1.1 Material gráfico Envolve atividades de orçamento em no mínimo 3 fornecedores de: canetas, blocos, crachás, banner em lona, porta banner.
Orçamentos realizados para material gráfico.
3 1.3.5.1.2 Alimentação Envolve atividades de orçamento em no mínimo 3 fornecedores de: coffee break do evento, coffee para reuniões
de projeto, bebidas para o dia do evento.
Orçamentos realizados para alimentação e bebidas.
3 1.3.5.2 Aprovação dos orçamentos Envolve a determinação do
orçamento total, envio de valores a diretoria do PMI-RS, aprovação, aceite de totais, obtenção de recursos
Orçamento aprovado,
liberação de recursos para aquisições.
28
financeiros e aquisições iniciadas.
3 1.3.6 Checklist geral Envolve a criação de um checklist de controle para atividades a serem executadas
no dia do evento. Deverá conter: 1) atividades relacionadas as impressões de materiais; 2) atividades relacionadas a organização do evento.
3 1.3.6.1 Impressões Efetuar as impressões para o evento: nomes da equipe em crachás, pesquisa de satisfação do curso, placa de recepção e
credenciamento.
Impressões realizadas para o evento.
3 1.3.6.2 Organização Verificar a sala do curso, infraestrutura, equipamentos, kits de distribuição ao público.
Salas prontas para o evento.
3 1.3.7 Dia do evento Envolve as atividades de execução do dia do evento, como: 1) verificar infraestrutura
(equipamentos); 2) preparar a recepção (check in); 3) posicionar banner; 4) recepcionar equipe do coffee break; 5) entregar e recolher pesquisa de satisfação; 6)
realizar check in do público, entre outras atividades.
Evento realizado.
3 1.3.8 Encerramento Envolve as atividades de
encerramento do evento, como: 1) encerrar curso; 2) encerrar projeto ou fase conforme PMI.
3 1.3.8.1 Encerrar curso Envolve as atividades de encerramento do evento, como: 1) entrega de certificados de curso; 2) compilar resultado da pesquisa de satisfação; 3) disponibilizar apresentações
(arquivo power point) dos cursos ao público; 4) encerrar aquisições e enviar relatório financeiro ao PMI-RS.
3 1.3.8.2 Encerrar projeto ou fase conforme PMI
Envolve as atividades de encerramento, procedimentos de encerramento da pasta do sistema de gerenciamento de projetos (pasta do PMI-RS no
Google Drive), entre elas: 1) realizar reunião de lições aprendidas do projeto (ou fase); 2) disponibilizar arquivos na pasta do projeto do PMI-RS; 3)
preencher e enviar termo de aceite e encerramento do projeto ao patrocinador.
Comunicação do gerente de projeto ao patrocinador (vice-presidente de Desenvolvimento
Profissional do PMI RS) de que o projeto foi encerrado conforme o PMI-RS.
Fonte: Autoria própria, 2016.
29
3.4 Controle
O controle documentacional (Plano de Escopo e documentos auxiliares deste
plano) sobre as alterações no escopo no Projeto Capacite-se ficará a cargo do
Gerente do Projeto, integrado ao Sistema de Controle de Mudanças (ver Plano de
Integração).
O controle do tipo “validação do escopo” será efetuado da seguinte forma:
num primeiro momento, o patrocinador valida a declaração de escopo e após, ele
deve efetuar a validação a cada conclusão de marco do projeto, ou seja, aceitando
ou não as informações recebidas sobre a(s) entrega(s) do marco concluído.
30
4 PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO
Este documento inclui os processos que padronizam o gerenciamento do
cronograma do projeto, fornecendo instruções sobre como o cronograma será
gerenciado ao longo do projeto.
A linha de base do cronograma será construída com uso de estimativa
análoga e de opinião especializada sobre as durações das atividades. A ferramenta
a ser utilizada para a construção e manutenção do cronograma será o MS-Project.
Seguem outras informações importantes:
Nível de exatidão – após o resultado das estimativas ou uso de opinião
especializada para mensurar a duração das atividades, será permitido um
acréscimo de 10% como reserva de contingência (buffers) no cronograma.
Unidades de medida – será utilizada a unidade “dias” para medir o esforço
de trabalho de uma atividade.
Calendário semanal – será gerado um cronograma com calendário
semanal de atividades aos membros e as suas alocações ocorrerão de
segunda a sexta e horário comercial, apesar de sabermos que os
voluntários do PMI irão executar algumas atividades nos finais de semana
e normalmente depois das 18h.
Regras para medição do desempenho – será feito controle semanal das
atividades no cronograma, tendo em vista a obrigatoriedade de
apresentação de relatório ‘Status Report’ a direção PMI-RS toda Segunda-
feira. E esta medição será feita individualmente com os membros da
equipe e visando o cumprimento das atividades e principalmente, a
realização da lista de marcos. Desta forma, não se fará necessária uma
medição do desempenho através de índice, como por exemplo índice de
desempenho de prazos (IDP) ou de variação, como a variação de prazos
(VPR).
O gerenciamento do tempo será realizado através da utilização dos
documentos:
Lista de marcos;
Cronograma.
31
4.1 Lista de Marcos
São os seguintes marcos a serem realizados no Projeto Capacite-se:
Quadro 3 – Marcos do Projeto
Nome da tarefa Início Término %
Concluído Nomes dos recursos
Entregar documentos iniciais (marco 1) 18/05/15
08:00 18/05/15
08:00 0% Equipe
Entregar todos os documentos (marco 2) 27/05/15
08:00 27/05/15
08:00 0% Equipe
Entregar nossa avaliação da pesquisa a Diretoria (marco 3)
19/06/15 08:00
19/06/15 08:00
0% Equipe
Entregar termo de submissão do fornecedor a Diretoria (marco 4)
20/07/15 17:00
20/07/15 17:00
0% Equipe
Entregar mailing de divulgações (marco 5) 24/07/15
17:00 24/07/15
17:00 0% Equipe
Entregar atividades antes do evento (marco 6) 30/07/15
17:00 30/07/15
17:00 0% Equipe
Realização do evento (marco 7) 31/08/15
17:00 31/08/15
17:00 0% Equipe
Documentos de encerramento de fase (evento) do projeto (marco 8)
11/09/15 17:00
11/09/15 17:00
0% Equipe
Fonte: Autoria própria, 2016.
4.2 Cronograma
Segue o cronograma a ser utilizado na sua versão inicial (linha de base):
Quadro 4 – Cronograma do Projeto
Nome da tarefa Início Término Predecessoras Duração %
Concluído
Projeto Capacite-se 05/05/15
09:00 11/09/15
18:00 94 dias 0%
Gerenciamento do Projeto 05/05/15
09:00 11/09/15
18:00 94 dias 0%
Iniciação 05/05/15
09:00 08/05/15
18:00 4 dias 0%
Termo de Abertura 05/05/15
09:00 05/05/15
18:00 1 dia 0%
Reunião inicial 08/05/15
09:00 08/05/15
18:00 1 dia 0%
Planejamento 08/05/15
09:00 12/06/15
18:00 26 dias 0%
Gerenciamento da Integração 08/05/15
09:00 12/06/15
18:00 26 dias 0%
Criar documentos 28/05/15
09:00 09/06/15
18:00 9 dias 0%
Criar Plano de Gerenciamento do Projeto 08/05/15
09:00 09/06/15
18:00 23 dias 0%
Revisar documentos 10/06/15
09:00 10/06/15
18:00 9 1 dia 0%
Validar documentos 11/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 2 dias 0%
Gerenciamento do Escopo 08/05/15
09:00 18/05/15
18:00 7 dias 0%
32
Criar Declaração de Escopo 08/05/15
09:00 12/05/15
18:00 3 dias 0%
Criar EAP 08/05/15
09:00 12/05/15
18:00 3 dias 0%
Criar Matriz de requisitos 13/05/15
09:00 15/05/15
18:00 14 3 dias 0%
Revisar documentos de escopo 14/05/15
09:00 15/05/15
18:00 2 dias 0%
Validar documentos do escopo 18/05/15
09:00 18/05/15
18:00 16 1 dia 0%
Gerenciamento de RH 12/05/15
09:00 27/05/15
18:00 12 dias 0%
Criar Matriz RACI 12/05/15
09:00 18/05/15
18:00 5 dias 0%
Criar Plano de RH 14/05/15
09:00 25/05/15
18:00 8 dias 0%
Revisar matriz 12/05/15
09:00 18/05/15
18:00 5 dias 0%
Revisar plano 26/05/15
09:00 26/05/15
18:00 20 1 dia 0%
Validar matriz Raci 18/05/15
09:00 18/05/15
18:00 1 dia 0%
Validar plano 27/05/15
09:00 27/05/15
18:00 22 1 dia 0%
Gerenciamento de Custos 12/05/15
09:00 27/05/15
18:00 12 dias 0%
Criar planilha financeira (custos) 12/05/15
09:00 18/05/15
18:00 5 dias 0%
Revisar planilha 12/05/15
09:00 18/05/15
18:00 5 dias 0%
Criar Plano de Custos 12/05/15
09:00 25/05/15
18:00 10 dias 0%
Revisar plano 12/05/15
09:00 25/05/15
18:00 10 dias 0%
Validar planilha financeira 18/05/15
09:00 18/05/15
18:00 1 dia 0%
Validar plano de custos 27/05/15
09:00 27/05/15
18:00 1 dia 0%
Gerenciamento de Riscos 12/05/15
09:00 18/05/15
18:00 5 dias 0%
Criar Plano de Riscos 12/05/15
09:00 18/05/15
18:00 5 dias 0%
Revisar plano 12/05/15
09:00 18/05/15
18:00 5 dias 0%
Validar plano 18/05/15
09:00 18/05/15
18:00 1 dia 0%
Gerenciamento da Qualidade 12/05/15
09:00 27/05/15
18:00 12 dias 0%
Criar Plano da Qualidade 12/05/15
09:00 26/05/15
18:00 11 dias 0%
Revisar plano 12/05/15
09:00 26/05/15
18:00 11 dias 0%
Validar plano 27/05/15
09:00 27/05/15
18:00 38 1 dia 0%
Gerenciamento das Aquisições 13/05/15
09:00 27/05/15
18:00 11 dias 0%
Criar Plano de Aquisições 13/05/15
09:00 26/05/15
18:00 10 dias 0%
Revisar plano 13/05/15
09:00 26/05/15
18:00 10 dias 0%
Validar plano 27/05/15
09:00 27/05/15
18:00 42 1 dia 0%
Gerenciamento das Comunicações 11/05/15
09:00 27/05/15
18:00 13 dias 0%
Criar Plano de Comunicações 11/05/15
09:00 25/05/15
18:00 11 dias 0%
Revisar plano 12/05/15
09:00 26/05/15
18:00 11 dias 0%
33
Validar plano 27/05/15
09:00 27/05/15
18:00 46 1 dia 0%
Gerenciamento das Partes Interessadas 11/05/15
09:00 27/05/15
18:00 13 dias 0%
Criar Plano de Comunicações 12/05/15
09:00 26/05/15
18:00 11 dias 0%
Revisar plano 12/05/15
09:00 26/05/15
18:00 11 dias 0%
Validar plano 27/05/15
09:00 27/05/15
18:00 46 1 dia 0%
Gerenciamento do Tempo 11/05/15
09:00 01/06/15
18:00 16 dias 0%
Gerar Cronograma V01 11/05/15
09:00 18/05/15
18:00 6 dias 0%
Revisar cronograma 11/05/15
09:00 18/05/15
18:00 6 dias 0%
Criar Plano de gerenciamento do cronograma 11/05/15
09:00 18/05/15
18:00 6 dias 0%
Validar cronograma V01 19/05/15
09:00 19/05/15
18:00 50 1 dia 0%
Gerar Cronograma V02 11/05/15
09:00 26/05/15
18:00 12 dias 0%
Revisar cronograma V02 27/05/15
09:00 27/05/15
18:00 52 1 dia 0%
Validar cronograma V02 01/06/15
09:00 01/06/15
18:00 53 1 dia 0%
Entregar documentos iniciais (marco 1) 18/05/15
08:00 18/05/15
08:00 0 dias 0%
Entregar todos os documentos (marco 2) 27/05/15
08:00 27/05/15
08:00 0 dias 0%
Controle 11/05/15
09:00 11/09/15
18:00 90 dias 0%
Atas de reuniões 11/05/15
09:00 11/05/15
18:00 1 dia 0%
Monitora Marcos 18/05/15
09:00 11/09/15
18:00 85 dias 0%
Conduzir e monitorar realização de marcos 18/05/15
09:00 11/09/15
18:00 85 dias 0%
Relatórios 18/05/15
09:00 18/05/15
18:00 1 dia 0%
Criar Status Report semanal 18/05/15
09:00 18/05/15
18:00 1 dia 0%
Gerar relatórios acompanhamento 18/05/15
09:00 18/05/15
18:00 1 dia 0%
Encerramento 11/05/15
09:00 13/05/15
18:00 3 dias 0%
Criar Termo de Aceite 11/05/15
09:00 11/05/15
18:00 1 dia 0%
Efetuar registro dos ativos 11/05/15
09:00 11/05/15
18:00 1 dia 0%
Registrar Lições Aprendidas 11/05/15
09:00 11/05/15
18:00 1 dia 0%
Revisar documentos e registros 11/05/15
09:00 12/05/15
18:00 2 dias 0%
Registrar concordância com o termo de aceite 13/05/15
09:00 13/05/15
18:00 68 1 dia 0%
Definição/concepção 21/05/15
09:00 20/07/15
17:00 42,88 dias
0%
Pesquisa de interesse 21/05/15
09:00 19/06/15
18:00 22 dias 0%
Pesquisa degustação inicial (não oficial) 21/05/15
09:00 01/06/15
18:00 8 dias 0%
Criar a pesquisa degustação 21/05/15
09:00 21/05/15
14:00 0,5 dias 0%
Validar pesquisa 21/05/15
09:00 21/05/15
14:00 0,5 dias 0%
Solicitar autorização ao Unilasalle 21/05/15 21/05/15
0,5 dias 0%
34
09:00 14:00
Aplicar a degustação no Unilasalle 21/05/15
14:00 21/05/15
18:00 75 0,5 dias 0%
Registrar e tabular os resultados para reunião 27/05/15
09:00 28/05/15
18:00 2 dias 0%
Avaliar resultados da pesquisa, informações necessárias e outros
29/05/15 09:00
29/05/15 18:00
77 1 dia 0%
Encaminhar a Diretoria e VP resultados da pesquisa para suas avaliações
01/06/15 09:00
01/06/15 18:00
78 1 dia 0%
Perfis na base PMI-RS 01/06/15
09:00 02/06/15
18:00 2 dias 0%
Identificar cada perfil 01/06/15
09:00 01/06/15
18:00 1 dia 0%
Separar o publico por perfil 02/06/15
09:00 02/06/15
18:00 81 1 dia 0%
E-mails/formulário 29/05/15
09:00 08/06/15
18:00 7 dias 0%
Criar e-mail/formulário para cada perfil 29/05/15
09:00 01/06/15
18:00 2 dias 0%
Criar logo "Capacite-se" para envio 01/06/15
09:00 01/06/15
18:00 1 dia 0%
Validar e-mail e logo 01/06/15
09:00 01/06/15
18:00 1 dia 0%
Validar textos, logo e informações que serão enviadas
05/06/15 09:00
05/06/15 18:00
1 dia 0%
Encaminhar ao PMI para enviar ao publico 08/06/15
09:00 08/06/15
18:00 87 1 dia 0%
Disparar e-mail por perfil - Google Forms 08/06/15
09:00 08/06/15
18:00 1 dia 0%
Avaliação 09/06/15
09:00 19/06/15
18:00 9 dias 0%
Centralizar recebimento de e-mails 09/06/15
09:00 09/06/15
18:00 89 1 dia 0%
Receber e-mails por perfil e separá-los 09/06/15
09:00 18/06/15
18:00 89 8 dias 0%
Fazer análise quantitativa e qualificativa por perfil e geral
12/06/15 09:00
18/06/15 18:00
5 dias 0%
Encaminhar a Diretoria 19/06/15
09:00 19/06/15
18:00 93 1 dia 0%
Entregar nossa avaliação da pesquisa a Diretoria (marco 3)
19/06/15 08:00
19/06/15 08:00
0 dias 0%
Seleção de fornecedores (instrutores) e cursos 22/06/15
09:00 08/07/15
18:00 13 dias 0%
Avaliar prioridade de curso por perfil - retorno da Diretoria
22/06/15 09:00
22/06/15 18:00
94 1 dia 0%
Retornar sugestões de cursos e instrutores 23/06/15
09:00 23/06/15
18:00 97 1 dia 0%
Cursos 24/06/15
09:00 02/07/15
18:00 7 dias 0%
Identificar cursos no mercado 24/06/15
09:00 02/07/15
18:00 98 7 dias 0%
Verificar carga horária 24/06/15
09:00 02/07/15
18:00 7 dias 0%
Realizar negociações 24/06/15
09:00 02/07/15
18:00 7 dias 0%
Instrutores 24/06/15
09:00 02/07/15
18:00 7 dias 0%
Obter currículo com foto 24/06/15
09:00 02/07/15
18:00 7 dias 0%
Verificar disponibilidades 24/06/15
09:00 02/07/15
18:00 7 dias 0%
Avaliar currículo e curso 24/06/15
09:00 02/07/15
18:00 7 dias 0%
Escolha do fornecedor pela Diretoria 03/07/15
09:00 08/07/15
18:00 4 dias 0%
Recebe dados cursos e instrutores 03/07/15
09:00 03/07/15
18:00 106 1 dia 0%
35
Avalia melhor curso-instrutor 03/07/15
09:00 03/07/15
18:00 1 dia 0%
PDUs do curso 03/07/15
09:00 08/07/15
18:00 4 dias 0%
Solicitar aprovação da Diretoria 03/07/15
09:00 03/07/15
18:00 1 dia 0%
Avaliar a possibilidade do curso possuir PDUs
03/07/15 09:00
06/07/15 18:00
2 dias 0%
Registrar no PMI Goc e CCRS 07/07/15
09:00 07/07/15
18:00 112 1 dia 0%
Comunicar ao GP 08/07/15
09:00 08/07/15
18:00 113 1 dia 0%
Contrato de serviço/termo de compromisso 06/07/15
09:00 20/07/15
17:00 10,88 dias
0%
PMI-RS 06/07/15
09:00 07/07/15
18:00 2 dias 0%
Recebe avaliação curso-instrutor 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Entrar em contato com o fornecedor 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 1 dia 0%
Enviar contrato de serviço/termo de compromisso
06/07/15 09:00
06/07/15 18:00
1 dia 0%
Enviar termo de submissão de palestra 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 1 dia 0%
Receber termo de submissão de palestra assinado
07/07/15 09:00
07/07/15 18:00
120 1 dia 0%
Encaminha contrato e termo ao GP 07/07/15
09:00 07/07/15
18:00 1 dia 0%
GP e equipe 08/07/15
09:00 20/07/15
17:00 8,88 dias 0%
Incluir contrato nos ativos 08/07/15
09:00 08/07/15
18:00 122 1 dia 0%
Revisar com equipe cláusulas e impactos 09/07/15
09:00 09/07/15
18:00 124 1 dia 0%
Entregar termo de submissão do fornecedor a Diretoria (marco 4)
20/07/15 17:00
20/07/15 17:00
0 dias 0%
Validar termo de submissão e aceite de encerramento fase 2
09/07/15 09:00
10/07/15 18:00
2 dias 0%
Start fase 3 (evento) 10/07/15
09:00 10/07/15
18:00 1 dia 0%
Atividades para cada Evento 01/06/15
09:00 11/09/15
17:00 74,88 dias
0%
Espaço Físico 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 1 dia 0%
Local 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 1 dia 0%
Mapear locais disponíveis 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Definir local 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Agendar data 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Assinar cadastro de locação 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Estrutura 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 1 dia 0%
Definir Estrutura mínima 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Averiguar estrutura do local 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Validar local do coffee 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Mapear estrutura faltante 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Criar planta baixa do check-in 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Equipamentos 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 1 dia 0%
36
Definir Equipamentos para a operação 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Mapear equipamentos faltantes 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Grade 06/07/15
09:00 07/07/15
18:00 2 dias 0%
Instrutor 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 1 dia 0%
Entrar em contato com o instrutor 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Definir logística e horários 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 109 1 dia 0%
Formato da Grade 07/07/15
09:00 07/07/15
18:00 1 dia 0%
Definir cronograma macro de horários do evento
07/07/15 09:00
07/07/15 18:00
144 1 dia 0%
Sistema de Inscrições 07/07/15
09:00 14/07/15
18:00 6 dias 0%
Coletar dados para criação de eventos 07/07/15
09:00 07/07/15
18:00 144 1 dia 0%
Informar os valores dos ingressos a Diretoria por tipo de perfil
08/07/15 09:00
08/07/15 18:00
152 1 dia 0%
Cadastrar evento - draft 09/07/15
09:00 09/07/15
18:00 153 1 dia 0%
Criar link de cadastro para diretoria PMI-RS 10/07/15
09:00 10/07/15
18:00 154 1 dia 0%
Criar link de cadastro para equipe de voluntários e filiados
10/07/15 09:00
10/07/15 18:00
154 1 dia 0%
Criar link de cadastro para assessoria de comunicação
10/07/15 09:00
10/07/15 18:00
154 1 dia 0%
Solicitar validação da Diretoria 13/07/15
09:00 13/07/15
18:00 157 1 dia 0%
Publicar evento 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Comunicação 29/06/15
09:00 24/07/15
17:00 19,88 dias
0%
Identidade Visual 29/06/15
09:00 06/07/15
18:00 6 dias 0%
Criar identidade visual 29/06/15
09:00 29/06/15
18:00 1 dia 0%
Aprovar identidade visual com Diretoria 30/06/15
09:00 30/06/15
18:00 162 1 dia 0%
Criar banner do evento (padrão) 30/06/15
09:00 01/07/15
18:00 162 2 dias 0%
Criar banner header da ferramenta de inscrições
02/07/15 09:00
03/07/15 18:00
164 2 dias 0%
Validar banner com Diretoria 06/07/15
09:00 06/07/15
18:00 165 1 dia 0%
Material de Divulgação 06/07/15
09:00 13/07/15
18:00 6 dias 0%
Preparar Briefing do evento 06/07/15
09:00 07/07/15
18:00 165 2 dias 0%
Validar o briefing com a Diretoria 08/07/15
09:00 08/07/15
18:00 168 1 dia 0%
Enviar briefing para Assessoria de comunicação
09/07/15 09:00
09/07/15 18:00
169 1 dia 0%
Pedir release do evento à assessoria de comunicação
10/07/15 09:00
10/07/15 18:00
170 1 dia 0%
Elaborar Eflyer 08/07/15
09:00 10/07/15
18:00 168 3 dias 0%
Aprovar o Eflyer com a Diretoria 13/07/15
09:00 13/07/15
18:00 172 1 dia 0%
Página de inscrição 01/07/15
09:00 13/07/15
18:00 9 dias 0%
Criar lista de publico alvo 01/07/15
09:00 03/07/15
18:00 3 dias 0%
Divulgar página de inscrição no site PMI 13/07/15
09:00 13/07/15
18:00 157 1 dia 0%
37
Divulgar página de inscrição nos mailings ao publico alvo
13/07/15 09:00
13/07/15 18:00
157 1 dia 0%
Estratégia de Comunicação Interna 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 1 dia 0%
Divulgar a todos os voluntários do Chapter 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Enviar mailing para voluntariados 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Estratégia de Comunicação Externa 01/07/15
09:00 24/07/15
17:00 17,88 dias
0%
Mídia tradicional (Site PMI) 13/07/15
09:00 15/07/15
18:00 3 dias 0%
Definir forma de divulgação 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Validar mídia tradicional com a Diretoria 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Divulgar em mídia tradicional 13/07/15
09:00 14/07/15
18:00 172 2 dias 0%
Acompanhar publicação mídia tradicional 15/07/15
09:00 15/07/15
18:00 185 1 dia 0%
Outros sites (Redes sociais) 14/07/15
09:00 17/07/15
18:00 4 dias 0%
Listar outros sites 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Definir forma de divulgação em outros sites 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Validar outros sites com a Diretoria 15/07/15
09:00 15/07/15
18:00 189 1 dia 0%
Divulgar em outros sites 16/07/15
09:00 16/07/15
18:00 186 1 dia 0%
Acompanhar publicação outros sites 17/07/15
09:00 17/07/15
18:00 191 1 dia 0%
Divulgação Tecnopuc 14/07/15
09:00 16/07/15
18:00 3 dias 0%
Listar locais de divulgação no Tecnopuc 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Definir forma de divulgação no Tecnopuc 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Divulgar no TECNOPUC 15/07/15
09:00 16/07/15
18:00 195 2 dias 0%
Filiados 01/07/15
09:00 24/07/15
17:00 17,88 dias
0%
Produzir mailing para filiados 01/07/15
09:00 01/07/15
18:00 1 dia 0%
Aprova o mailing de filiados com a Diretoria 02/07/15
09:00 02/07/15
18:00 198 1 dia 0%
Enviar mailing para filiados 14/07/15
09:00 14/07/15
18:00 158 1 dia 0%
Monitorar disparo de mailing para filiados 15/07/15
09:00 15/07/15
18:00 200 1 dia 0%
Entregar mailing de divulgações (marco 5) 24/07/15
17:00 24/07/15
17:00 0 dias 0%
Contratações/Aquisições 01/06/15
09:00 29/07/15
18:00 43 dias 0%
Orçamentos 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Material Gráfico 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar crachás e cordões 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar banners em lona e porta banner 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar bloco de anotação personalizado 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar caneta personalizada 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar etiquetas dos crachás 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
38
Alimentação 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar coffe break do evento 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar coffee equipe (reuniões) 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar coffee lições aprendidas 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar águas instrutors e equipe projeto 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Estrutura 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Orçar sonorização 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Aprovação Orçamento 01/06/15
09:00 29/07/15
18:00 43 dias 0%
Determinar orçamento 01/06/15
09:00 12/06/15
18:00 10 dias 0%
Preencher planilha financeira 15/06/15
09:00 15/06/15
18:00 219 1 dia 0%
Fazer o orçamento temporizado 16/06/15
09:00 16/06/15
18:00 220 1 dia 0%
Solicitar aceite da Diretoria 17/06/15
09:00 17/06/15
18:00 221 1 dia 0%
Receber a Aprovação geral do orçamento da Diretoria
18/06/15 09:00
18/06/15 18:00
222 1 dia 0%
Obter recursos necessários 19/06/15
09:00 19/06/15
18:00 223 1 dia 0%
Efetuar as aquisições 22/06/15
09:00 24/07/15
18:00 224 25 dias 0%
Garantir/controlar aquisições 27/07/15
09:00 27/07/15
18:00 225 1 dia 0%
Anexar notas fiscais e RPAs no drive do projeto
28/07/15 09:00
28/07/15 18:00
226 1 dia 0%
Atualizar relatório financeiro durante execução 29/07/15
09:00 29/07/15
18:00 227 1 dia 0%
Check list geral 17/06/15
09:00 30/07/15
18:00 32 dias 0%
Checklist da equipe 17/06/15
09:00 26/06/15
18:00 8 dias 0%
Convidar membro PMI para um workshop sobre o dia do evento
17/06/15 09:00
17/06/15 18:00
1 dia 0%
Convidar equipe e alocar sala Tecnopuc 22/06/15
09:00 26/06/15
18:00 5 dias 0%
Fazer check list conforme necessidade do evento
26/06/15 09:00
26/06/15 18:00
1 dia 0%
Registrar checklist e inserir no plano da
Qualidade 26/06/15
09:00 26/06/15
18:00 1 dia 0%
Impressões 22/07/15
09:00 24/07/15
18:00 3 dias 0%
Imprimir placa de recepção e credenciamento 22/07/15
09:00 22/07/15
18:00 1 dia 0%
Imprimir pesquisa de satisfação 23/07/15
09:00 23/07/15
18:00 236 1 dia 0%
Imprimir roteiro do evento 24/07/15
09:00 24/07/15
18:00 237 1 dia 0%
Organização 27/07/15
09:00 30/07/15
18:00 4 dias 0%
Preparar kits de distribuição ao público 27/07/15
09:00 27/07/15
18:00 238 1 dia 0%
Separar cordões personalizados p/ equipe 28/07/15
09:00 28/07/15
18:00 240 1 dia 0%
Separar rádios comunicadores 29/07/15
09:00 29/07/15
18:00 241 1 dia 0%
carregar as baterias dos rádios comunicadores 30/07/15
09:00 30/07/15
18:00 242 1 dia 0%
Entregar atividades antes do evento (marco 6)
30/07/15 17:00
30/07/15 17:00
0 dias 0%
39
Dia do Evento 31/07/15
09:00 31/08/15
17:00 21,88 dias
0%
Orientar a Equipe presencial 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Efetuar testes de Infraestrutura (TI e Web) 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Preparar a recepção / check in 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Posicionar banners 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Definir logística de distribuição de materiais (caderno/caneta) aos participantes
31/07/15 09:00
31/07/15 18:00
1 dia 0%
Validar a configuração do palco 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Controlar áudio e vídeo 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Entregar e recolher as pesquisas de Satisfação 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Apoiar no deslocamento dos microfones 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Recepcionar equipe do coffee 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Garantir a entrega das pastas aos instrutores 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Alinhar o tema com os instrutores 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Realizar check in do público (voluntários e filiados)
31/07/15 09:00
31/07/15 18:00
1 dia 0%
Garantir a entrega das NF's ao público 31/07/15
09:00 31/07/15
18:00 1 dia 0%
Realização do evento (marco 7) 31/08/15
17:00 31/08/15
17:00 0 dias 0%
Encerramento 03/08/15
09:00 11/09/15
17:00 29,88 dias
0%
Certificados 03/08/15
09:00 10/08/15
18:00 6 dias 0%
Produzir Layout de certificados 03/08/15
09:00 03/08/15
18:00 1 dia 0%
Produzir texto de certificado 03/08/15
09:00 03/08/15
18:00 1 dia 0%
Inserir cod PUDs para resgate 04/08/15
09:00 04/08/15
18:00 264 1 dia 0%
Encaminhar a Diretoria informações certificados a serem validadas
05/08/15 09:00
05/08/15 18:00
265 1 dia 0%
Validar informações dos certificados 06/08/15
09:00 07/08/15
18:00 266 2 dias 0%
Enviar certificados por e-mail 10/08/15
09:00 10/08/15
18:00 267 1 dia 0%
Pesquisa de Satisfação 03/08/15
09:00 10/08/15
18:00 6 dias 0%
Compilar pesquisa de satisfação 03/08/15
09:00 05/08/15
18:00 3 dias 0%
Montar Apresentação 06/08/15
09:00 07/08/15
18:00 270 2 dias 0%
Apresentar feedback à diretoria 10/08/15
09:00 10/08/15
18:00 271 1 dia 0%
Material de apresentação dos instrutores (powerpoint)
03/08/15 09:00
07/08/15 18:00
5 dias 0%
Produzir documento de autorização 03/08/15
09:00 04/08/15
18:00 2 dias 0%
Pedir autorização aos palestrantes 05/08/15
09:00 05/08/15
18:00 274 1 dia 0%
Mapear autorizações 06/08/15
09:00 06/08/15
18:00 275 1 dia 0%
Disponibilizar PPTs autorizados 07/08/15
09:00 07/08/15
18:00 276 1 dia 0%
Guardar autorizações assinadas na pasta do projeto
07/08/15 09:00
07/08/15 18:00
1 dia 0%
40
Financeiro 10/08/15
09:00 11/08/15
18:00 2 dias 0%
Encerrar as aquisições 10/08/15
09:00 10/08/15
18:00 277 1 dia 0%
Conferir e encerrar relatório financeiro 11/08/15
09:00 11/08/15
18:00 280 1 dia 0%
Enviar Relatório Financeiro à diretoria 11/08/15
09:00 11/08/15
18:00 1 dia 0%
Encerrar projeto ou fase 12/08/15
09:00 11/09/15
17:00 22,88 dias
0%
Executar procedimento de encerramento da pasta do GP
12/08/15 09:00
12/08/15 18:00
282 1 dia 0%
Encerrar fase (evento) do projeto (marco 8) 11/09/15
17:00 11/09/15
17:00 0 dias 0%
Fonte: Autoria própria, 2016.
4.3 Controle
O controle dos prazos será feito através do cronograma e atingimento dos
marcos (ver quadro 1 - resumo de marcos). Serão gerados cronogramas individuais
a cada membro da equipe, assim como um cronograma geral do projeto com todas
as atividades em aberto durante a semana.
A manutenção do cronograma em termos de mudanças de prazos será
efetuada após ser aprovado pelo sistema de controle de mudanças (com aprovação
do comitê de controle de mudanças) e então, será verificada a possibilidade de
utilizar técnicas como compressão ou paralelismo, a fim de não atrasar os prazos de
entregas definidas nos marcos do projeto. E a cada mudança de impacto nos prazos
será gerada uma nova versão de cronograma.
O controle documentacional (Plano de Gerenciamento do Cronograma e
cronograma) sobre as alterações nos prazos do projeto ficará a cargo do Gerente de
Projeto.
41
5 PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS
Este documento inclui os processos que padronizam o gerenciamento de
custos do projeto, identificando os requisitos das partes interessadas sobre os
custos, os procedimentos utilizados para planejamento, gerenciamento e controle
das despesas do evento e do projeto.
Para o gerenciamento dos custos serão realizadas estimativas para
levantamento de todos os recursos necessários para o projeto (pessoal, material e
equipamentos) bem como seus custos, que ao final fará a composição do custo total
do projeto.
A estimativa de custos será realizada por meio de opinião especializada,
buscando pesquisar no mercado o custo dos produtos a serem adquiridos ou
alugados, para avaliar a média de valor dos mesmos.
A reserva de contingência não será inserida na linha de base de custos
porque os riscos identificados no plano de riscos não apresentavam como suas
respostas de mitigação a necessidade de alguma provisão para contingência. E não
houve a necessidade de se criar uma reserva de gerenciamento para os riscos não
identificados, conforme validação de regra com o patrocinador do projeto.
Os custos com pessoal não serão apropriados porque todos os membros da
equipe de projeto são voluntários no PMI-RS, não necessitando o recebimento de
salário ou verba remuneratória.
O gerenciamento dos custos será realizado através da utilização do
documento: custos estimados para o evento.
Será utilizado o software MS Excel para manter a planilha dos custos
estimados e registrar também as realizações dos mesmos.
5.1 Custos estimados para o evento
São os seguintes custos estimados para o evento:
42
Quadro 5 – Custos para o evento
Locação Estimada
Sala do PMI (por empréstimo, sem custo) R$ 0,00
Total R$ 0,00
Aquisições/Marketing Estimada
Banners sinalização de salas (1 unid.) R$ 30,00
Impressão de slides e encadernação (09 unid.) R$ 135,00
Impressão e-flyer R$ 2,00
Total R$ 167,00
Estrutura Estimada
Utilização de projetor, mesas, cadeiras da sala (empréstimo, sem custo) R$ 0,00
Total R$ 0,00
Som e Iluminação Estimada
Utilização da sala por empréstimo, sem custo R$ 0,00
Total R$ 0,00
Alimentação Estimada
Mini coffee (equipe - 1 reunião presencial) R$ 26,67
Coffe Break (14,50 unid. X 10 participantes x 2 dias) R$ 290,00
Bebidas operacionais - água mineral de 500 ml (equipe e instrutor) R$ 9,60
Coffee da reunião lições aprendidas R$ 30,00
Total R$ 356,27
Outras Despesas Estimada
Reserva para Contingências R$ 0,00
Reservas de gerenciamento (10%) R$ 0,00
Total R$ 0,00
Despesas Totais Estimada
TOTAL GERAL R$ 523,27
Fonte: Autoria própria, 2016.
5.2 Controle
O controle dos custos será feito ao longo do processo conforme as aquisições
para cada evento, buscando não ultrapassar a estimativa de custos no final do ano.
43
Haverá um controle sobre os custos autorizados e pagos através de comunicação
por mensagem instantânea com o patrocinador e aguardo de sua aprovação.
Em relação ao gerenciamento do valor agregado (GVA), não foi necessária a
presença de uma métrica de controle de custos, como por exemplo, o IDC (índice de
desempenho de custos) por não ter sido apresentada uma restrição pelo
patrocinador em relação ao custo total do projeto.
O controle documentacional (Plano de Custos e documentos auxiliares deste
plano) sobre as alterações no custo do Projeto Capacite-se ficará a cargo do
membro da equipe responsável pelos custos, com a supervisão e orientação do
Gerente do Projeto.
44
6 PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE
Este documento inclui os processos que padronizam o gerenciamento da
qualidade do projeto, garantindo que os requisitos do projeto, inclusive do produto,
sejam cumpridos e validados.
Para este plano, também é importante constar alguns pontos importantes dos
critérios de aceitação (informado na declaração de escopo) :
O planejamento do projeto deve seguir as boas práticas conforme o Guia
PMBOK na sua 5º edição;
As avaliações dos clientes devem cumprir os requisitos de qualidade
(descritos nas métricas de qualidade);
Quanto aos cursos, deverá: verificar instrutores com bons currículos no
mercado e também, selecionar os cursos mais solicitados no mês
(resultado da pesquisa de interesse).
O gerenciamento da qualidade será realizado através da utilização das
seguintes ferramentas e documentos da qualidade:
Diagrama de causa e efeito;
Listas de verificação (‘checklist’);
Métricas da qualidade;
Brainstorming;
Reuniões;
Pesquisa de interesse de cursos;
Pesquisa de satisfação.
6.1 Diagrama de causa e efeito
Será utilizado diagrama de causa e efeito (Diagrama de Ishikawa) pelo
gerente e equipe em caso de ser encontrado algum problema de ordem mais
complexa (definida pelo gerente) ou ainda, um objetivo a ser alcançado.
Neste diagrama, um problema deve ser descrito e então, serão analisadas as
causas desta ocorrência até se encontrar uma causa-raiz (análise raiz do problema).
Após, deverão ser implementadas ações corretivas sobre este problema.
45
6.2 Listas de verificação
As listas de verificação serão utilizadas para verificar e controlar se um
conjunto de etapas, principalmente relacionadas as atividades pré e durante o
evento, foram executadas.
Segue abaixo modelo a ser utilizado pela equipe do projeto:
Quadro 6 – Lista de verificação de controle da qualidade
AÇÕES A SEREM REALIZADAS
Id Item Data de Realização Responsável Situação
1 Informar abaixo, atividades pré-evento
2
3
4 Informar abaixo, atividades durante evento
5
6
Fonte: Autoria própria, 2016.
6.3 Métricas da qualidade
Os requisitos de qualidade a serem atingidos pelo projeto em relação ao seu
produto (treinamento) estão descritos a seguir:
Quadro 7 – Métricas da qualidade
Requisito de Qualidade Fórmula Meta
Qualidade do treinamento QT =Alunos satisfeitos/Total de alunos QT >= 0,8
Carga horária realizada ICP =Alunos satisfeitos/Total de alunos CH >= 0,8
Índice satisfação do curso IS =Alunos satisfeitos/Total de alunos ISC >= 0,8
Aplicabilidade prática do tema exposto AP =Alunos satisfeitos/Total de alunos AP >= 0,8
Infraestrutura do local IL =Alunos satisfeitos/Total de alunos IL >= 0,75
Fonte: Autoria própria, 2016.
6.4 Brainstorming
A técnica de “brainstorming” será utilizada pelo gerente e equipe em todas as
atividades que ofereçam oportunidade de serem geradas ideias ou discussões sobre
46
assuntos relacionados ao projeto e sendo realizada através dos métodos interativos
de comunicação: reunião presencial, mensagem instantânea do grupo na ferramenta
Whatsapp e áudio-conferência pela ferramenta Skype.
6.5 Reuniões
Serão realizadas reuniões presenciais ou através de áudio-conferência (por
Skype) para desenvolver ou revisar o plano de gerenciamento da qualidade, assim
como outros planos.
6.6 Pesquisa de interesse
Devido a importância para o projeto, a pesquisa de interesses de cursos
abrangerá praticamente uma fase inteira do projeto (antes da execução), pois ela
determinará o caminho da realização do produto (evento) do projeto.
Serão realizadas pesquisas de interesse de cursos e aplicadas em eventos do
PMI, universidades e sobre a base de filiados do PMI-RS (ver modelo de pesquisa
em Comunicação).
6.7 Pesquisa de satisfação
A pesquisa de satisfação deverá ser aplicada entre os clientes (alunos) que
receberam o curso para então, avaliarmos o atingimento (ou não) dos requisitos de
qualidade (ver modelo de pesquisa em Comunicação).
6.8 Controle
O controle da qualidade será executado sobre os documentos citados acima,
como por exemplo, a pesquisa de satisfação (e requisitos de qualidade
apresentados neste documento), assim como, sobre os processos de gerenciamento
que exijam as ferramentas já descritas (exemplo: ‘checklist’).
As mudanças em relação a qualidade deverão ser previamente aprovadas
pelo sistema de controle de mudanças (com aprovação do comitê de controle de
mudanças).
47
O controle documentacional (Plano de Gerenciamento da Qualidade) sobre as
alterações nos requisitos da qualidade do produto ficará a cargo de um membro da
equipe do projeto.
48
7 PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS
Este documento inclui os processos que padronizam o gerenciamento de
Recursos Humanos da equipe do projeto, identificando as pessoas envolvidas, a
descrição dos seus papéis, demonstrando a matriz de responsabilidades, o
organograma do Projeto e seu Plano de Gerenciamento de Pessoal.
O gerenciamento dos Recursos Humanos será realizado através da utilização
dos seguintes documentos:
Organograma;
Descrição dos papéis;
Matriz de Responsabilidades.
Será utilizado software de gerenciamento de projetos MS Project para
acompanhamento da utilização da mão-de-obra.
7.1 Organograma da Equipe do Projeto no PMI-RS
Os membros da equipe (inclusive o Gerente) deste projeto estão inseridos
abaixo da Diretoria de Projetos Especiais, conforme demonstrado abaixo:
Figura 6 – organograma do PMI-RS
Fonte: PMI-RS.
49
7.2 Identificação da Equipe do Projeto
Foram identificadas abaixo, somente as atribuições das pessoas da equipe do
projeto, com o intuito de preservar os dados pessoais das mesmas, como: nome, e-
mail, telefone, Skype e número do telefone para comunicação no Whatsapp.
7.2.1 Atribuições e dados de contato da equipe do projeto
Quadro 8 – Atribuições e dados de contato
Atribuições Email Telefone Skype Whatsapp
Gerente de Projeto
@ (51) - -
Membro da Equipe (Líder de Projeto)
@ (51) - -
Membro da equipe (Recursos Humanos)
@ (51) - -
Membro da equipe (Aquisições)
@ (51) - -
Membro da equipe (Custos)
@ (51) - -
Membro da equipe (Qualidade)
@ (51) - -
Fonte: Autoria própria, 2016.
50
7.2.2 Descrições dos papéis
Quadro 9 – Descrições dos papéis
Equipe Descrição do Papel Reporta-se a
Gerente de Projeto
• Definir as fases macros do projeto e suas atividades;
• Definir os recursos necessários em cada fase e montar a equipe;
• Montar um cronograma do projeto com alocação de recursos;
• Administrar os conflitos internos e externos;
• Controlar o andamento do projeto; • Administrar as mudanças no projeto; • Registrar os sucessos e falhas do projeto
e suas causas.
Patrocinador
Membro da Equipe (Líder de Projeto)
• Contribuir para várias etapas do planejamento, fornecendo feedback;
• Apoiar o Gerente de Projeto nas decisões, comunicações, reuniões, assim como na mobilização da equipe.
Gerente de Projeto
Membros da Equipe
• Executar atividades conforme descritas no plano do projeto;
• Cada integrante da equipe recebeu atribuições diferentes, como controlar o(s): recursos humanos, aquisições, custos e qualidade (*).
Gerente de Projeto e
Líder de
Projeto
Fonte: Autoria própria, 2016.
Nota: (*) As demais áreas de Gerenciamento de Projetos não citadas acima, ficaram de responsabilidade do Gerente de Projeto ou do Líder do Projeto.
51
7.3 Matriz RACI
Quadro 10 – Matriz RACI
Item Atividades (Gerente do
Projeto)
(Líder do
Projeto)
Membro de Equipe
(Custos)
Membro de Equipe
(Aquisições)
Membro de Equipe
(Recursos Humanos)
Membro de Equipe
(Qualidade)
1 Projeto: Capacite-se
1.1 Concepção
1.1.1 Pesquisa de interesses A C R C C C
1.1.2 Avaliação da pesquisa de interesse A C C C C R
1.1.3 Seleção de fornecedores e cursos A C C C C C
1.1.4 Negociar com fornecedor
selecionado e contrato de serviço/termo de
compromisso
A C C R C C
1.2 Gerenciamento do
Evento
1.2.1 Planos do Projeto
1.2.1.1 Plano Ger. Escopo R C C C C C
1.2.1.2 Plano Ger. Tempo R C C C C C
1.2.1.3 Plano Ger. Custo A C R C C C
1.2.1.4 Plano Ger. Riscos A R C C C C
1.2.1.5 Plano Ger. Aquisições A C C R C C
1.2.1.6 Plano Ger. Qualidade A C C C C R
1.2.1.7 Plano Ger. RH A C C C R C
1.2.1.8 Plano Ger. Comunicações A R C C C C
1.2.1.9 Sistema Controle de Mudanças
A C C C R C
1.2.3 Checklist Geral A C C C C R
1.2.4 Atividades do dia do
evento
1.2.4.1 Espaço Físico R C C C C C
1.2.4.2 Local A R C C C C
1.2.4.3 Estrutura A C R C C C
1.2.4.4 Equipamentos A C C C C R
1.2.4.5 Instrutor A C C R C C
1.3 Comunicação
1.3.1 Identidade Visual A C C C R C
1.3.2 Material de Divulgação A C C C R C
1.3.3 Página de inscrição A C C C C C
1.3.4 Site do evento A C C C R C
1.3.5 Interna A C C C R C
52
Item Atividades (Gerente
do Projeto)
(Líder
do Projeto)
Membro
de Equipe (Custos)
Membro de
Equipe (Aquisições)
Membro
de Equipe (Recursos Humanos)
Membro de
Equipe (Qualidade)
1.3.6 Externa (redes sociais) A C C C C C
1.3.7 Cadastrar Evento no CCRS C C C C C C
1.3.8 PMI-RS A C C C R C
1.3.9 Instrutor A C C R C C
1.4 Contratações/
Aquisições
1.4.1 Materiais de apoio A C C R C C
1.4.2 Material Gráfico A C C R C C
1.4.3 Recursos Humanos A C C R C C
1.4.4 Coffee Break A C C R C C
1.4.5 Valoração (validação dos
custos)
A C R C C C
1.5 Encerramento
1.5.1 Certificados A C R C C C
1.5.2 Pesquisa de Satisfação A C C C C R
1.5.3 Material de apresentação A C C C R C
1.5.4 Financeiro A C R C C C
1.5.5 Documentação A R C C C C
1.5.6 Aquisições A C C R C C
Fonte: Autoria própria, 2016.
7.4 Plano de Gerenciamento de Pessoal
O Plano de Gerenciamento de Pessoal conforme o Guia PMBOK (2013),
descreve quando e como os membros serão mobilizados e também, por quanto
tempo haverá a necessidade dos serviços.
Para os projetos no PMI-RS, os membros da equipe são alocados no início do
ano, aproximadamente no mês de Março, depois de contatarem o PMI e através das
informações e regras encontradas no site do PMI-RS.
A partir disto, os membros se tornam voluntários do PMI-RS e então, são
convidados (por e-mail) a participar de uma reunião de entrevista e conhecimento da
entidade. Nesta entrevista, os responsáveis pelo PMI-RS analisam o perfil das
pessoas e após isto, os projetos do ano são apresentados aos membros voluntários.
A equipe do PMI-RS aloca os voluntários conforme o perfil e interesse por
determinado projeto e então, envia e-mail a cada um, convidando para participar de
um ou mais projetos e sugerindo sua atribuição no projeto.
53
O gerente de projeto recebe o mesmo convite e após seu aceite, está liberado
para conversar com a sua equipe.
Cada projeto possui duração anual e poderá ser executado no outro ano,
assim, como a alocação de cada membro da equipe poderá continuar no ano
seguinte.
Caso seja feito o cancelamento de algum projeto, a equipe é totalmente
desalocada e havendo vaga em outro projeto, o membro poderá ser inserido.
As inserções de novos membros também podem ocorrer durante o ano,
geralmente, por saída de algum membro antigo. Neste caso, o gerente de projetos é
convidado a analisar o perfil de um ou mais voluntário e determinar qual(is) será(ão)
inserido(s) no projeto.
Para o Projeto Capacite-se foram alocados os membros nas seguintes
atribuições:
Gerente de Projeto;
Líder de Projeto;
Membro de equipe responsável pelas Aquisições;
Membro de equipe responsável pelos Custos;
Membro de equipe responsável pela Qualidade;
Membro de equipe responsável pelos Recursos Humanos.
7.5 Controle
O controle documentacional (Plano de RH e documentos auxiliares deste
plano) sobre as alterações das situações dos membros da equipe no Projeto
Capacite-se ficou a cargo de um membro da equipe, responsável pelos Recursos
Humanos, que é acionado a partir de solicitação do Gerente de Projeto.
A revisão do documento (criação e manutenção) seguiu o seguinte fluxo:
1º) criação / manutenção pelo membro responsável pelo plano de recursos
humanos;
2º) revisão pelo líder de projeto e pelo gerente de projeto.
54
8 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
Este documento inclui os processos necessários para que as informações
sejam planejadas e fornecidas de maneira oportuna e apropriada às partes
interessadas.
O gerenciamento da comunicação será realizado através do preenchimento
de alguns documentos modelo, como:
Eventos de comunicação;
Ata de reunião;
Status Report;
Pesquisa de interesse;
Pesquisa de satisfação;
Solicitação de mudança.
O método de comunicação priorizado por este projeto será a comunicação
interativa (reuniões, mensagens instantâneas, áudio-conferência), incentivando o
debate sobre os assuntos importantes e principalmente, o feedback (retorno da
informação) da equipe para o gerente de projeto e vice-versa.
Para a distribuição das atividades e suas comunicações, inicialmente será
utilizada a ferramenta MS Project (geração de cronograma) e nas últimas semanas
de projeto será utilizada a ferramenta de método ágil Trello, com base no modelo
Kanban (ver eventos de comunicação).
8.1 Eventos de comunicação
Será utilizado o documento abaixo para registrar os principais eventos e
documentos de comunicação do projeto:
55
Quadro 11 – Eventos de comunicação
Evento
Método de
Comunicação Descrição
Partes
interessadas Duração Frequência
Reunião Skype Reunião de atualização
ou comunicados
Patrocinador,
gerente e equipe de
projeto
A definir no momento da
convocação
Quando
convocada pelo gerente, líder de
projeto ou patrocinador
Reunião Presencial Reunião de atualização
ou comunicados
Patrocinador,
gerente e equipe de
projeto
A definir no momento da
convocação
Quando
convocada pelo gerente, líder de
projeto ou patrocinador
Reunião Feedback
(ver abaixo
do quadro)
Mensagens enviadas via
aplicativo
Reunião de atualização e andamento do projeto
Gerente e equipe de projeto
30 minutos
A cada dois dias, nas últimas 3 semanas do
projeto
Grupo no
Mensagens enviadas via
aplicativo Whatsapp
Grupo de mensagens instantâneas para
interação do grupo
Gerente e equipe de
projeto
- Quando
necessário
Status Report
Documento padrão do PMI
Preenchimento de
status report semanal pelo gerente do projeto
Gerente de projeto
Uma vez por semana
Semanalmente, sendo enviado
(por e-mail) em todas as
segundas ao Patrocinador
Email Email Comunicação entre as partes interessadas via
Patrocinador, gerente e equipe de
projeto
- Quando
necessário
Validação de
documentos e processos
Validação pelo GP e líder de projeto dos
artefatos de projeto gerados pela equipe
Gerente e
líder de projeto
- Quando
necessária
Método Kanban (ver
abaixo do quadro)
Trello
Atividades serão distribuídas entre os
membros da equipe utilizando a ferramenta
trello
Gerente e equipe de
projeto
Uma vez por
semana
Nas últimas 3
semanas de projeto
56
Distribuição
das atividades
MS Project (por email)
Inicialmente, as atividades serão
distribuídas entre os membros da equipe
utilizando email com o
cronograma semanal
Gerente e
equipe de projeto
Uma vez por semana
Nas primeiras
semanas de projeto
Aceite de entregas
Validação pelo
patrocinador das entregas efetuadas
pela equipe de projeto
Patrocinador,
gerente e equipe de projeto
- Quando
necessário
Ata de reunião
Documento padrão do PMI
Preenchimento de ata
em todas as reuniões de projeto (interna ou
externa ao PMI)
Gerente e líder de projeto
- Quando
necessária
Pesquisa de interesse
Site PMI-RS, email aos
filiados e formulário ao
público em eventos
Preenchimento de questionário com
cursos que mais interessam a ser
oferecidos pelo projeto Capacite-se
Voluntários, filiados
- A cada nova pesquisa de
cursos
Pesquisa de satisfação
Documento padrão
Preenchimento de pesquisa de satisfação para medir a satisfação
dos clientes pelo curso
Clientes - Ao final de cada
curso
Solicitação de mudança
Documento padrão
Preenchimento de documento para efetuar
uma solicitação de mudança que é
encaminhada ao comitê
de controle de mudanças
Todas as partes interessadas
- A qualquer momento
Documentos
do Projeto
Outros documentos
padrão, planos auxiliares e
documentos da equipe de
projeto
Documentos para registro, planejamento
monitoramento e controle do projeto
Gerente e equipe de
projeto
- Sempre que
necessário
Questionamentos
Email Dúvidas diversas sobre atividades relacionadas
ao curso
Cliente, possíveis
novos clientes,
gerente de projeto
- A qualquer momento
Fonte: Autoria própria, 2016.
57
a) Reunião feedback
No Scrum existe o “daily meeting” e neste projeto apenas será renomeada
para “Feedback” e serão feitos pequenos ajustes sobre o modelo original do Scrum.
O “daily meeting” ou reunião diária do Scrum, conforme Prikladnicki (2014, p.33)
“permite que os membros se comuniquem e sincronizem seu trabalho”, permitindo
que a equipe possa corrigir imediatamente algum problema encontrado no processo.
A equipe se reúne por no máximo 30 minutos e neste período cada membro
responde ao outro:
O que foi feito desde a última reunião diária ?
O que deve ser feito até a próxima reunião ?
Existe alguma barreira, impedimento em alguma atividade ?
Com os mesmos objetivos e respondendo as mesmas perguntas que a
reunião diária do Scrum, será planejada a reunião chamada de Feedback, porém,
com duas diferenças:
Ao invés de ocorrer diariamente, ocorrerá a cada dois dias. Isto porque a
equipe estará acostumada ao modelo de reportar as tarefas
semanalmente devido a entrega do Status Report feita pelo gerente de
projeto ao patrocinador ocorrer uma vez por semana. Então, planejaremos
um ajuste que não mudará tanto a rotina da equipe.
Ao invés de durar no máximo 15 minutos, a reunião Feedback irá durar no
máximo 30 minutos por ser escrita, através de mensagens instantâneas no
grupo de comunicação da equipe do aplicativo Whatsapp.
A reunião Feedback deverá apresentar duas etapas: na primeira, cada um,
responderá as perguntas acima e sendo permitida a interação de outros membros e
do gerente; na segunda etapa, após todos os membros reportarem suas atividades e
barreiras, o gerente fornecerá um ‘feedback’ à equipe sobre o status do projeto, o
atingimento dos marcos e outras informações importantes do projeto.
Este tipo de reunião, irá permitir nas últimas três semanas de projeto, a
eliminação rapidamente dos gargalos do projeto, integração melhor da equipe com
as atividades, principalmente de controle, que dependem de outros membros na sua
sequencia de execução e ainda, um melhor acompanhamento do gerente de projeto,
que sairá do controle semanal para controle a cada dois dias.
58
b) Método Kanban
O método Kanban é um instrumento visual de comunicação e, conforme
Prikladnicki (2014, p.120) “o quadro kanban cria uma visão compartilhada de como
“o todo” do sistema de trabalho está organizado”. Então, deverão ser organizados os
backlogs (conjunto de atividades de uma iteração) das últimas três semanas
anteriores ao evento com preenchimento de cartões de atividades, provenientes do
cronograma semanal, com a possiblidade da mudança do estado de cartão para:
‘To Do’ - não iniciado, ‘Doing’ - em andamento e ‘Done’ - finalizado. Isto deverá ser
implementado na ferramenta da internet Trello.
Figura 7 – método Kanban
Fonte: Autoria própria, 2016.
Com esta ferramenta, serão recebidas notificações online (por e-mail) pelo
Trello ao ser atualizado cada cartão de atividade do modelo Kanban, será realizado
um controle maior sobre o andamento de cada atividade e com a possibilidade do
gerente responder a alguma dúvida, imediatamente, a fim de dar continuidade no
fluxo do processo. Além de, a equipe com esta ferramenta, ter a visão do todo sobre
os processos preparatórios do evento, colaborando para o trabalho “fluir” e
passando a gerar entregas com maior valor.
8.2 Ata de reunião
Será utilizada a ata de reunião pelo gerente e equipe quando houver
necessidade de registrar assuntos tratados em reunião interna ou externa. O gerente
de projeto ou líder irão efetuar o registro da ata e na falta destes, será solicitado a
um membro da equipe.
Segue exemplo da ata de reunião a ser utilizada:
59
Figura 8 – Ata de reunião do PMI-RS
Reunião - n°XX ATA DE REUNIÂO
Data: Projeto - PMI-RS Reunião da Equipe Projeto
Horário: Inicio – Fim Local:
Presentes:
I. Assuntos da Pauta
Assunto 1
Assunto 2
II. Plano de Ação
Plano de Ação
Ações Responsável Prazo Status
III. Próximas Reuniões:
IV. Sugestões de Pauta para a próxima Reunião:
Rubricam os Presentes:
Cidade, Data
Fonte: PMI-RS.
8.3 Status report
Será utilizado o status report pelo gerente de projeto, semanalmente, para
informar a situação do projeto em suas diversas áreas ao patrocinador, assim como
as atividades concluídas, em andamento ou a serem realizadas futuramente, pontos
de atenção e riscos.
60
Segue exemplo do status report a ser utilizado:
Figura 9 – Status Report Executivo do PMI-RS
STATUS EXECUTIVO DO PROJETO
Nome do Projeto:
Gerente do Projeto:
Diretor Responsável:
Patrocinador:
STATUS Conforme Planejado
Riscos Gerenciáveis
Situação Crítica
Indicador por área Status Comentário/Ação requerida
Escopo
Prazo (SPI)
Custo (CPI)
Qualidade
RH
61
Fonte: PMI-RS.
Comunicações
Riscos
Aquisições
Atividades Concluídas no período
Atividade Responsável Prazo
Atividades EM ANDAMENTO
Atividade Responsável Término
Atividades FUTURAS
Atividade Responsável Término
Pontos de Atenção
Descrição da questão Descrição da ação Responsável Previsão
Principais riscos
Descrição do risco Impacto Probab. Resposta ao risco Responsável Previsão
62
8.4 Pesquisa de interesse
Será utilizada a pesquisa de interesse de curso aos voluntários e filiados ao
PMI-RS para verificar quais os cursos que mais interessam a este público. Isto se
fará através do site do PMI-RS, email enviado aos filiados e formulário a ser
preenchido pelo público de eventos do PMI. Segue exemplo do modelo de pesquisa:
Figura 10 – Pesquisa de interesse de curso
Esta pesquisa é um instrumento de coleta de dados que faz parte do Projeto
Capacite-se do Capítulo PMI-RS. Tem como objetivo principal avaliar a necessidade de
treinamento dos voluntários, filiados no Rio Grande do Sul. As respostas serão analisadas a
partir de seu conjunto. Favor responder o que segue:
1. Qual a sua disponibilidade de horário para participar de algum treinamento?
( ) Manhã ( ) Tarde ( ) Noite
2. Qual a sua disponibilidade semanal para participar de algum treinamento?
( ) Segunda-feira ( ) Terça-feira ( ) Quarta-feira ( ) Quinta-feira ( ) Sexta-feira ( ) Sábado
3. Quais os treinamentos que você deseja realizar?
Marque as alternativas e especifique outro(s) desejo(s) ao final
( ) Implementação de PMO ( ) PNL (programação neurolinguística) ( ) Psicologia aplicada aos líderes ( ) Sustentabilidade em projetos ( ) Métodos Ágeis ( ) Oratória ( ) Mapas mentais em gerenciamento de projetos ( ) MsProject Especificar:_________________________________ __________________________________
Obrigado pela sua participação!
Fonte: Autoria própria, 2016.
63
8.5 Pesquisa de satisfação
Será utilizada a pesquisa de satisfação de curso realizado aos voluntários e
filiados ao PMI-RS para medir o grau de satisfação destes clientes, definido no
Plano de Gerenciamento da Qualidade. Isto ser fará através de preenchimento de
fichas de pesquisa de satisfação pelos clientes no final de cada curso. Segue
exemplo do modelo de pesquisa:
Figura 11 – Pesquisa de satisfação
PESQUISA DE SATISFAÇÃO
1. COMO VOCÊ FICOU SABENDO DO EVENTO?
(__) REDES SOCIAIS (__) EMAIL DIVULGAÇÃO (__) SITE PMI-RS (__) INDICAÇÃO (__) OUTRO
2. COMO VOCÊ CLASSIFICA O TEMA PROPOSTO PARA O TREINAMENTO?
(__) EXCELENTE (__) MUITO BOM (__) BOM (__) PODERIA SER MELHOR (__) RUIM
3. COMO VOCÊ CLASSIFICA O TREINADOR?
(__) EXCELENTE (__) MUITO BOM (__) BOM (__) PODERIA SER MELHOR (__) RUIM
4. NA SUA OPINIÃO, A QUALIDADE TÉCNICA DO TREINADOR É
(__) EXCELENTE (__) MUITO BOM (__) BOM (__) PODERIA SER MELHOR (__) RUIM
5. COMO VOCÊ CLASSIFICA O TREINAMENTO COM RELAÇÃO A SUA APLICABILIDADE?
(__) EXCELENTE (__) MUITO BOM (__) BOM (__) PODERIA SER MELHOR (__) RUIM
6. COMO VOCÊ CLASSIFICA O LOCAL DO TREINAMENTO?
(__) EXCELENTE (__) MUITO BOM (__) BOM (__) PODERIA SER MELHOR (__) RUIM
7. COMO VOCÊ AVALIA A CARGA HORÁRIA DO TREINAMENTO?
(__) EXCELENTE (__) MUITO BOM (__) BOM (__) PODERIA SER MELHOR (__) RUIM
8. COMO VOCÊ AVALIA A ORGANIZAÇÃO DO EVENTO?
64
(__) EXCELENTE (__) MUITO BOM (__) BOM (__) PODERIA SER MELHOR (__) RUIM
9. O EVENTO COMO UM TODO ATINGIU AS SUAS EXPECTATIVAS?
(__) EXCELENTE (__) MUITO BOM (__) BOM (__) PODERIA SER MELHOR (__) RUIM
10. INDIQUE OS PONTOS POSITIVOS DO EVENTO:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
11. INDIQUE OS PONTOS NEGATIVOS DO EVENTO:
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
12. QUAIS TEMAS VOCÊ SUGERE PARA O PRÓXIMO EVENTO?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
13. QUAIS PALESTRANTES VOCÊ SUGERE PARA O PRÓXIMO EVENTO?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
14. DEIXE AQUI SUAS SUGESTÕES, ELOGIOS E RECLAMAÇÕES:
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
Fonte: Autoria própria, 2016.
8.6 Solicitação de mudança
Para comunicar e controlar as mudanças de projeto, dois documentos serão
utilizados:
- Solicitação de mudanças;
- Registro de mudanças.
65
8.6.1 Documento solicitação de mudanças
Será utilizado o documento solicitação de mudanças para registrar o pedido
de mudança solicitado por qualquer parte interessada no projeto. Segue exemplo do
modelo de documento:
Figura 12 – Documento para solicitação de mudanças
SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA Nº XX EM dd/mm/aaaa
Nome do Projeto: Projeto Capacite-se
Solicitante:
Papel/cargo:
Data da Solicitação:
Descrição da Mudança:
Justificativa da Mudança:
Impacto se Não implementada:
Alternativas:
Impacto no Escopo
Impacto no Orçamento
Impacto no Cronograma
Impacto na Qualidade
Recursos Adicionais necessários
Risco Associado com a Implementação da Mudança:
Risco Associado com a Não Implementação da Mudança:
Prioridade (escolha um) Alta [ ] Média [ ] Baixa [ ]
Responsável pela comunicação da Mudança:
Responsável pela execução da Mudança:
Fonte: Autoria própria, 2016.
66
8.6.2 Documento registro de mudanças
Será utilizado o documento registro de mudanças para armazenar e controlar
todos os pedidos de mudança, com os registros de aceite/reprovação do Comitê de
Controle de Mudanças. Ver fluxo do processo em Plano de Integração do Projeto.
Segue exemplo do modelo de documento:
Figura 13 – Documento para registro de mudanças
Registro de Mudanças
Nome do Projeto: Projeto Capacite-se
Solicitante:
Papel/cargo:
Data da Solicitação:
Descrição da Mudança:
Justificativa da Mudança:
Impacto se Não implementada:
Alternativas:
Impacto no Escopo
Impacto no Orçamento
Impacto no Cronograma
Impacto na Qualidade
Recursos Adicionais necessários
Risco Associado com a Implementação da Mudança:
Risco Associado com a Não Implementação da Mudança:
Prioridade (Alta, Baixa, Média)
Responsável pela comunicação da Mudança:
Responsável pela execução da Mudança:
Aceite/Reprovação do CCM
Data do aceite/reprovação
Justificativa do CCM para não modificar
Fonte: Autoria própria, 2016.
67
8.7 Controle
O controle das comunicações será executado sobre os documentos citados
acima. E o gerente de projetos trabalhará como um ‘facilitador’ para que os fluxos de
comunicações sejam executados pela equipe e respondendo a todas as solicitações
de informações das partes interessadas.
O controle documentacional (Plano de Gerenciamento das Comunicações)
sobre as alterações nos eventos de comunicação e documentos de comunicações
ficará a cargo do líder de projeto.
68
9 PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS
Este documento inclui os processos para conduzir as atividades de
gerenciamento dos riscos do projeto.
O gerenciamento de riscos do projeto será realizado com base nos riscos
previamente identificados, bem como no monitoramento de novos riscos que
venham a ser identificados no andamento do projeto.
Para identificação, análise, planejamento e monitoramento dos riscos, serão
utilizadas as seguintes ferramentas e técnicas:
Reuniões e brainstorming da equipe de projeto.
Papéis e responsabilidades;
Orçamento;
Categoria de riscos;
Identificação dos riscos;
Análise qualitativa de riscos;
Plano de respostas aos riscos.
9.1 Papéis e responsabilidades
Os papéis e responsabilidades da equipe quanto ao gerenciamento dos riscos
será organizado da seguinte forma:
Gerente de projeto - analisar, acompanhar e identificar riscos não inclusos
no gerenciamento de riscos, orientar melhorias no plano e aprovar o plano
de gerenciamento de riscos.
Membro de equipe (responsável pelos riscos) - definir o plano de
gerenciamento de riscos com o gerente, efetuar reuniões de identificação
de riscos, acompanhar de forma geral todos os riscos já identificados ou
novos, documentar os riscos identificados e os resultados das ações de
resposta.
Outros membros da equipe do projeto - identificar riscos específicos em
suas atividades, sugerir planos de respostas a riscos e apoiar o controle
aos riscos identificados.
69
9.2 Orçamento
Conforme informado no Plano de Gerenciamento de Custos: “A reserva de
contingência não foi inserida na linha de base de custos porque os riscos
identificados no plano de riscos não apresentavam como suas respostas de
mitigação a necessidade de alguma provisão para contingência. E não houve a
necessidade de se criar uma reserva de gerenciamento para os riscos não
identificados, conforme validação de regra com o patrocinador do projeto”.
9.3 Categoria de riscos
Na identificação dos riscos serão agrupadas as causas dos riscos nas
seguintes categorias:
Quadro 12 – Categorias de riscos
Categoria
Organizacional
Gerenciamento do projeto
Técnico
Externo
Fonte: Autoria própria, 2016.
9.4 Identificação dos riscos
Os riscos serão identificados e documentados no registro dos riscos. O
registro dos riscos deverá conter uma lista de riscos identificados com uma
descrição de seu possível impacto. Segue modelo de registro dos riscos para este
projeto, inclusive com sua categorização:
Quadro 13 – Riscos
Cód. Descrição do risco Descrição do Impacto Categoria
1 Mudança de Escopo Mudança de escopo durante a execução do projeto, gerando possíveis revisões nas restrições: tempo, custo e qualidade
Técnico
2 Atrasar o projeto Execução do projeto ocorrendo fora do prazo estabelecido, gerando insatisfação na equipe
Gerenciamento do projeto
3 Aumento no custo do projeto Elevação dos custos do projeto, gerando aumento no custo de aquisição do curso para o cliente
Gerenciamento do projeto
4 Divulgação mal realizada Divulgação insatisfatória do evento, gerando pouca procura pelo curso
Técnico
5 Desistência do instrutor Instrutor desistir de realizar o evento Externo
70
combinado, gerando retrabalho na procura por outro instrutor substituto e possibilidade de cancelamento do evento
6 Não encontrar instrutor para o evento selecionado
Não encontrar no mercado um instrutor qualificado para realizar o treinamento, gerando uma possível troca de curso, conforme próximo curso da lista na pesquisa de interesse
Externo
7 Desistência dos inscritos no evento
Participantes inscritos desistem de realizar o evento, gerando possibilidade de cancelamento do evento e
ressarcimento do pagamento aos inscritos
Externo
8 Não atingir a quantidade mínima de inscritos
O curso proposto não atingir a
quantidade mínima de inscritos para a realização do evento, gerando o cancelamento do evento
Externo
9 Indisponibilidade do local de treinamento
Indisponibilidade do local contratado para
o treinamento no dia do evento, gerando transferência de data do treinamento
Organizacional
10 Faltar luz
Faltar luz no dia do evento ou durante o
treinamento, gerando atraso no início ou transferência de data do treinamento
Organizacional
11 Atraso na preparação da sala para o evento
Atraso na preparação da sala para a
realização do evento, gerando atraso no início do evento
Técnico
12 Riscos não analisados Riscos não analisados, gerando nova reavaliação dos riscos
Gerenciamento do projeto
13 Falta de voluntários para a realização do evento
Faltar voluntários para realizar o evento, gerando pedido ao patrocinador para comparecimento de outros voluntários do
PMI para apoiar este evento
Organizacional
14 Falta de padronização do software a ser utilizado no evento
Os participantes do evento comparecerem ao curso com diferentes
versões do mesmo software, gerando retrabalho para o instrutor em padronizar comandos e orientações e atraso no andamento do curso
Externo
15 Instrutor não comparecer ao evento
Instrutor por algum motivo não previsto, não comparecer ao local do evento, gerando transferência na data do curso ou devolução do valor pago.
Externo
Fonte: Autoria própria, 2016.
9.5 Análise qualitativa dos riscos
A análise qualitativa dos riscos, elaborada através de reuniões com a equipe,
deverá fornecer:
Valores de probabilidade e quando deverão ser aplicados;
A distribuição dos valores entre as possíveis probabilidades e impactos
dos riscos;
A priorização dos riscos através do cruzamento das informações
probabilidade de ocorrência x impacto nas restrições do projeto (escopo,
custo, tempo e qualidade).
Estas informações serão assim distribuídas:
71
a) Probabilidade
Figura 14 – Probabilidades
Probabilidade Valor Descrição
Muito Baixa 0,1 Rara. Ocorre somente em circunstâncias excepcionais.
Baixa 0,3 Improvável. Pode ocorre em algum momento.
Moderada 0,5 Possível. Deve ocorrer em algum momento.
Alta 0,7 Provável. Vai ocorrer na maioria das circunstâncias.
Muito Alta 0,9 Quase certa. Ocorre em quase todas as circunstâncias.
Fonte: Autoria própria, 2016.
b) Matriz de Probabilidade x Impacto (P x I)
Figura 15 – Matriz (P x I)
Probabilidade
IMPACTO
0,1 0,3 0,5 0,7 0,9
0,9 0,09 0,27 0,45 0,63 0,81
0,7 0,07 0,21 0,35 0,49 0,63
0,5 0,05 0,15 0,25 0,35 0,45
0,3 0,03 0,09 0,15 0,21 0,27
0,1 0,01 0,03 0,05 0,07 0,09
Fonte: Autoria própria, 2016.
c) Priorização dos riscos
Figura 16 – Priorização dos riscos
Risco Avaliação Qualitativa do Risco
Id. Descrição Impacto
Probabilidade
Impacto X
Probabilidade
Priorid
ade do Risco
Custo
Tempo
Escopo
Qualidade
Geral
1 Mudança de Escopo 0,5 0,5 0,7 0,5 0,7 0,7 0,49 Alto
2 Atrasar o projeto 0,5 0,7 0,3 0,3 0,7 0,5 0,35 Modera
do
3 Aumento no custo do projeto 0,7 0,3 0,3 0,3 0,7 0,5 0,35 Modera
do
4 Divulgação mal realizada 0,7 0,3 0,3 0,7 0,7 0,5 0,35 Modera
do
5 Desistência do instrutor 0,9 0,9 0,3 0,3 0,9 0,1 0,09 Baixo
6 Não encontrar instrutor para o evento selecionado
0,9 0,9 0,1 0,1 0,9 0,3 0,27 Modera
do
7 Desistência dos inscritos no evento 0,7 0,3 0,1 0,1 0,7 0,5 0,35 Modera
do
8 Não atingir a quantidade mínima de inscritos
0,3 0,3 0,1 0,1 0,3 0,5 0,15 Modera
do
9 Indisponibilidade do local de treinamento
0,9 0,9 0,1 0,1 0,9 0,3 0,27 Modera
do
10 Faltar luz 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,01 Baixo
11 Preparação da sala para o evento 0,5 0,5 0,1 0,5 0,5 0,5 0,25 Modera
do
12 Riscos não analisados 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,3 0,03 Baixo
13 Falta de voluntários para a realização do evento
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,1 0,03 Baixo
72
14 Falta de padronização do software a ser utilizado no evento
0,1 0,1 0,1 0,5 0,5 0,7 0,35 Modera
do
15 Instrutor não comparecer ao evento
0,9 0,9 0,1 0,9 0,9 0,3 0,27 Modera
do
Fonte: Autoria própria, 2016.
9.6 Análise quantitativa de riscos
Conforme informado no orçamento, não será feita a provisão de recursos
financeiros para tratar de reserva de contingência. Desta forma, não há necessidade
de se criar estimativas de custos, como por exemplo, a de três pontos sobre os
riscos priorizados e também, não será aplicada a análise do valor monetário
esperado sobre os riscos.
Porém, serão aplicadas ações para cada risco identificado, conforme o plano
de respostas ao risco.
9.7 Plano de respostas aos riscos
O plano de respostas aos riscos deverá conter a identificação de cada risco,
sua severidade (grau de priorização), a ação a ser tomada e o responsável por
executar a ação, conforme demonstrado abaixo:
Figura 17 – Respostas aos riscos
Cód. Severidade Descrição do risco Ação Descrição da ação Responsável
1 Alto Mudança de Escopo Mitigar
Verificar juntamente com o
Patrocinador (no sistema de controle de mudanças) se ele aceita a mudança de escopo e as consequências dessa mudança no cronograma do projeto. Caso a mudança seja do
patrocinador, ele tem que ficar ciente do impacto da mudança no projeto
Gerente do Projeto
2 Moderado Atrasar o projeto Prevenir
O GP deverá verificar constantemente se as entregas estão sendo desenvolvidas dentro dos prazos propostos e identificar possíveis focos de atraso no
projeto.
Gerente do Projeto
73
3 Moderado Aumento no custo do projeto
Prevenir
O GP deverá controlar os gastos do projeto e somente aceitar um possível aumento de custo com
prévia autorização do patrocinador do projeto.
Gerente do Projeto
4 Moderado Divulgação mal realizada
Prevenir
Um membro da equipe irá verificar semanalmente se a divulgação
estará sendo realizada conforme o acordado, ações estas que estarão descritas no plano de divulgação
Membro da equipe
nomeada pelo Gerente do Projeto
5 Baixo Desistência do instrutor
Prevenir
A pessoa responsável pela contratação do instrutor deverá manter uma comunicação constante com o instrutor e caso o instrutor desista de ministrar o
curso e a equipe identifique que não há tempo hábil para a contratação de um novo instrutor, o evento será cancelado.
A cargo de quem for selecionado para contratar o
instrutor
6 Moderado Não encontrar instrutor para o evento selecionado
Prevenir
Caso não sejam encontrados no mercado profissionais para o
evento proposto, a equipe deverá escolher o segundo tema mais votado na pesquisa e verificar juntamente com os inscritos o interesse no novo assunto. Caso aja um retorno positivo, a equipe
estará liberada para buscar um novo profissional no mercado. Caso esta nova escolha falhe novamente, o evento estará cancelado.
Gerente do Projeto
7 Moderado Desistência dos
inscritos no evento Aceitar
A equipe deverá aceitar desistências de candidatos no evento. Caso o evento seja pago, o participante deverá ler e concordar
com o termo de compromisso do evento e neste termo, contém as políticas de cancelamento de inscrições.
Gerente do Projeto
8 Moderado Não atingir a quantidade mínima de inscritos
Mitigar
O Gerente de projeto deverá verificar juntamente com o instrutor contratado a quantidade mínima de
inscritos, caso essa quantidade não seja atingida, o evento estará cancelado.
Gerente do Projeto
e Instrutor
74
9 Moderado Indisponibilidade do local de treinamento
Mitigar
Caso o local do treinamento fique indisponível, uma nova data para a realização do evento deverá ser escolhida.
Gerente do Projeto
10 Baixo Faltar luz Mitigar
Caso o local do treinamento fique sem luz, deverá ser aguardado o retorno da luz por um intervalor de 30 minutos. Caso a luz não volte o treinamento deverá ser realizado
em uma nova data.
Gerente do Projeto
11 Moderado Preparação da sala para o evento
Prevenir
O gerente do projeto deverá nomear um membro da equipe do projeto, para que fique responsável pela preparação da sala do treinamento com pelo menos 6
dias de antecedência.
Membro da equipe
nomeada pelo Gerente do Projeto
12 Baixo Riscos não analisados
Mitigar
Caso surjam riscos que não foram previamente descritos, o gerente de projeto juntamente com o líder, deverá analisar e verificar juntamente com a equipe ou com o patrocinador uma solução para o
problema e atualizar a matriz de risco
Gerente do Projeto e Líder
13 Baixo
Falta de voluntários
para a realização do evento
Prevenir
Verificar juntamente com os voluntários, a disponibilidade de participação no evento. Caso
necessário, o GP deverá verificar juntamente com a diretoria do PMI, a possibilidade de utilizar outros voluntários do capítulo.
Gerente do Projeto e Líder
14 Moderado
Falta de padronização do software a ser utilizado no evento
Prevenir
Reforçar no momento da divulgação e na inscrição do
evento, os pré-requisitos necessários para a participação do cliente que adquiriu o curso.
Gerente do Projeto
15 Moderado Instrutor não comparecer ao evento
Aceitar
Caso o instrutor não compareça, o risco será aceito e será combinada entre os participantes uma nova data ou a devolução do dinheiro
Gerente do Projeto
Fonte: Autoria própria, 2016.
75
9.8 Controle
O controle sobre os riscos será executado pelos membros da equipe sobre os
processos citados acima.
Os riscos com baixa priorização deverão ser estar presentes na lista de
registro de riscos, mas para acompanhamento em relação a alguma mudança de
probabilidade e/ou impacto.
Os riscos com mais alta priorização deverão ser monitorados periodicamente
pelo gerente e equipe, observando a possibilidade de implementar o seu plano de
ação.
As mudanças solicitadas que impactem na restrição tripla: escopo, tempo,
custo ou ainda, qualidade, deverão ser previamente verificados seus impactos pelo
gerente de projeto e também encaminhados com mais alta prioridade para o sistema
de controle de mudanças para sua aprovação.
A equipe deverá apoiar o gerente na reavaliação de riscos, no sentido de
controlar riscos de suas atividades e informando-o sobre a identificação de novos
riscos.
O controle documentacional (Plano de Gerenciamento dos Riscos) sobre as
alterações nos documentos relacionados a riscos ficará a cargo de um membro de
equipe.
76
10 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
Este documento inclui os processos referentes a documentação das decisões
de compras do projeto.
Conforme escopo e matriz de requisitos deste projeto, as aquisições devem
observar:
Os investimentos do treinamento para o público deste projeto deverão
permitir um desconto maior sobre o valor pago aos voluntários do PMI-RS;
A pesquisa de fornecedores de treinamentos deverá ser feita pela equipe
abrangendo instituições público/privadas;
A negociação com o fornecedor deverá ser para atingir um mínimo de
custo de treinamento, com a possibilidade de auferir lucro para o PMI-RS
ao final do balanço dos eventos.
Os materiais e serviços deverão estar de acordo com as especificações pré-
estabelecidas solicitadas pelo membro da equipe de projeto (comprador) e
enquadrando-se no plano de custos.
Os critérios para a seleção de fornecedores serão: custo, prazo de entrega e
qualidade dos produtos/serviços.
As aquisições de treinamento serão adquiridas seguindo critérios especiais
feitas aos instrutores, sendo esses: currículo do mesmo e sua experiência na área.
Todas as aquisições deverão ter, no mínimo, três cotações.
A arte gráfica, no sentido de criar o logo com a marca do projeto, a imagem a
ser impressa nos banners, o card para o Facebook e o e-flyer, será realizada por
membro da equipe especialista em mídias digitais, porém, quanto as impressões
destes materiais, os serviços deverão ser contratados.
Os processos de aquisições serão apresentados com as seguintes
responsabilidades distribuídas entre os integrantes do projeto:
Comprador (membro da equipe) – responsabilidade de analisar atividades
do processo de aquisição para atender as necessidades do projeto e as
políticas e procedimentos de aquisição do PMI-RS.
Gerente de projeto – responsabilidade de se certificar que a aquisição
atenda aos requisitos do projeto (prazo, custo, qualidade). Mitigar riscos
77
das contratações e solicitar mudanças caso ultrapasse os orçamentos
planejados.
Patrocinador – responsabilidade de aprovar a melhor cotação de preços,
assim como instrutor e curso e também, validar o processo de liberação
dos recursos financeiros.
As compras serão realizadas por um responsável pelas aquisições (membro
da equipe - comprador), através dos seguintes processos:
Materiais;
Instrutores;
Salas;
Avaliações.
10.1 Materiais
O processo de aquisições de materiais/serviços será executado da seguinte
forma:
1. O solicitante envia a solicitação de compra para o responsável pelas
compras.
2. O responsável pelas compras providencia a cotação.
3. O gerente do projeto analisa a solicitação e solicita aprovação de uma
das três cotações ao patrocinador para a compra. Após essa aprovação,
é informado ao responsável pela aquisição para dar andamento no
processo.
4. O responsável pela compra efetua a compra e providencia a assinatura
do contrato de fornecimento de produto/serviço quando este se fizer
necessário.
5. O responsável pela compra encaminha documentos para pagamento
como: duplicata, nota fiscal, cupom fiscal ao setor financeiro do PMI-RS e
armazena cópia destes documentos como ativo do projeto, comunicando
ao gerente do projeto.
6. Se houver necessidade de novas aquisições, serão repetidos os passos
acima.
78
7. O recebimento dos materiais será feito pela equipe de gerenciamento do
projeto e a inspeção será feita pelo solicitante. Somente após a
aprovação do solicitante é que o produto/serviço será considerado aceito.
10.2 Instrutores
O processo de negociações com instrutores será executado da seguinte
forma:
Os instrutores serão selecionados de acordo com a análise do seu
currículo e experiência na área do treinamento. O PMI-RS irá buscar no
mercado uma parceria profissional que realizará o curso.
Os planos de treinamento, currículo e experiência na área serão
comparados e analisados em conjunto com a equipe do projeto, gerente e
patrocinador. A aprovação do instrutor e seu treinamento será feita pelo
patrocinador.
10.3 Salas
Caso os treinamentos ocorram na PUC (Pontifícia Universidade Católica de
Porto Alegre) as salas serão reservadas de acordo com procedimentos já existentes.
Se o treinamento ocorrer em outro local deverá ser avaliada a viabilidade de locação
e os procedimentos específicos do local.
10.4 Avaliações
Os fornecedores de materiais serão avaliados sob os seguintes critérios:
Qualidade do produto
Pontualidade
Preço conforme cotação
Os fornecedores de treinamento (instrutores) serão avaliados pelos clientes
(voluntários, filiados ao PMI-RS) conforme abaixo:
Qualidade do treinamento
Carga horária realizada
Aplicabilidade prática do tema exposto
79
As avaliações ocorrerão em conjunto com o gerenciamento da qualidade, que
será responsável por estabelecer os pesos e, se necessário, novos critérios.
10.5 Controle
O controle das aquisições será executado sobre os processos citados acima.
A análise de desempenho das aquisições será realizada através de inspeção
do comprador com o monitoramento do gerente de projeto. Esta será feita sobre os
materiais adquiridos. Instrutores e treinamento (curso) serão avaliados inicialmente
pela equipe de projeto para receberem a aprovação de fornecer o curso e após a
conclusão do mesmo, serão avaliados pelo cliente.
Caso ocorram mudanças em relação a negociação com fornecedores, estas
devem ser encaminhadas imediatamente ao gerente de projeto para analisar o risco
e a possibilidade de encaminhá-las ao sistema de controle de mudanças.
O sistema de pagamento de aquisições de materiais e serviços será
processado pelo sistema de contas a pagar do PMI-RS e de acordo com suas
normas.
O controle documentacional (Plano de Gerenciamento das Aquisições) sobre
as alterações nos documentos de aquisições ficará a cargo do membro de equipe
responsável pelas compras.
80
11 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS
Este documento inclui os processos para identificar as pessoas, grupos que
podem impactar ou serem impactados pelo projeto, a análise de suas expectativas e
estratégias para gerenciá-las.
As expectativas das partes interessadas foram demonstradas no documento
Matriz de requisitos (ver plano de gerenciamento do escopo), constando o requisito,
a parte interessada solicitante, o status da solicitação e a ordem de priorização.
Para o gerenciamento das partes interessadas, serão utilizadas as seguintes
ferramentas e documentos:
Informações de identificação;
Matriz de interesse x poder x impacto;
Nível de engajamento;
Solicitações de mudança.
11.1 Informações de identificação
Neste plano foram preservados os dados de identificação das partes
interessadas, permanecendo as atribuições das partes interessadas assim
distribuídas:
Quadro 14 – Identificação das partes interessadas
Atribuições Email Telefone Skype Whatsapp
Gerente de Projeto
@ (51) - -
Membro da Equipe (Líder de Projeto)
@ (51) - -
Membro da equipe (Recursos
Humanos)
@ (51) - -
Membro da
equipe (Aquisições)
@ (51) - -
Membro da equipe (Custos)
@ (51) - -
81
Membro da
equipe (Qualidade)
@ (51) - -
Filiados\Voluntá
rio PMI
- - - -
Instrutores\Con
vidados para a realização do
evento
@ (51) - -
Assessoria de imprensa do
PMIRS
@ (51) - -
Patrocinador @ (51) - -
Fonte: Autoria própria, 2016.
11.2 Matriz de interesse x poder x impacto
O modelo classificatório utilizado na análise das partes interessadas foi de
grau de interesse, poder e impacto, sendo demonstrado através da matriz abaixo:
Figura 18 – Matriz interesse x poder x impacto
Parte Interessada Interesse Poder Impacto
(AMB)* (AMB)* (AMB)*
# AMB: (A)lto, (M)édio, (B)aixo Enquadramento
1 Patrocinador A A A Manter Satisfeito
3 Gerente de Projeto A M A Manter Informado
4 Líder de Projeto A B M Manter Informado
5 Membro da equipe (custos) A B M Monitorar
6
Membro da equipe
(aquisições) A B M Monitorar
7 Membro da equipe (qualidade)
A B M Monitorar
8 Membro da equipe (recursos humanos)
A B M Monitorar
9 Filiados\voluntários PMI A B A Monitorar
10 Instrutor\convidado M B A Monitorar
11
Assessoria de imprensa do
PMIRS B B A Monitorar
Fonte: Autoria própria, 2016.
82
11.3 Nível de engajamento
O nível de engajamento de cada parte interessada será enquadrado num
destes pontos abaixo:
Quadro 15 – Nível de engajamento
Nível de engajamento
A Apoiador Suporta o projeto e apoia mudança. N Neutro Tem conhecimento sobre o projeto, porém, está neutro.
R
Resistente Se tiver oportunidade, prejudicará o andamento do projeto
D Desinformado Não tem informação sobre o projeto, por isso, não tem posição formada L Lidera Engajado em garantir o sucesso do projeto
Fonte: Autoria própria, 2016.
Para cada nível atual de engajamento das partes interessadas, será
planejada um nível maior, sendo demonstrado abaixo, inclusive com alguma
estratégia positiva (apoio ou menos resistência):
Figura 19 – Nível de engajamento e estratégias
Parte interessada Nível de engajamento atual e desejado
Estratégias para ganhar mais suporte ou reduzir resistências
Patrocinador A=>A Apoiar e patrocinar o projeto
Gerente do Projeto L=>L Liderar a equipe, orientar e
gerenciá-la para cumprimento das metas do projeto
Filiados\voluntários PM D=>A Identificar seus principais
interesses e mostrar os benefícios do projeto
Membros da equipe N=>A Dar suporte e apoio à execução
do projeto
83
Instrutor\convidado N=>A Identificar seus principais interesses, mostrar o que pode
oferecer para o sucesso do projeto
Assessoria de imprensa do PMI-RS N=>A Apoiar atividades para o sucesso do projeto
Fonte: Autoria própria, 2016.
11.4 Solicitações de mudança
O engajamento das partes interessadas pode gerar solicitações de mudanças
do produto ou do projeto. Ver documento de comunicação “2.7.6 Solicitação de
mudança”.
11.5 Controle
O controle sobre o engajamento das partes interessadas se dará através do
desempenho do trabalho de todos, coletados nos processos de comunicações
(descritos naquele plano).
O gerente de projetos ficará responsável pelo gerenciamento do engajamento
de todos, assim como a atualização deste plano documentacional.
84
REFERÊNCIAS
UM GUIA do conhecimento em gerenciamento de projetos: (guia PMBOK). 5. ed. São Paulo: Saraiva, 2013. PRIKLADNICKI, Rafael; WILLI, Renato; MILANI, Fabiano (Org.). Métodos ágeis para desenvolvimento de software. Porto Alegre: Bookman, 2014.