Planejamento - traçar um plano lógico que será desenvolvido para conseguir o fim

proposto.

Porque se deve fazer um planejamento - para se definir qual o melhor tipo de evento que

irá atender de forma satisfatória o público e quais os procedimentos, ações técnicas,

devem ser tomadas para que este evento seja um sucesso.

Quando se realiza um planejamento ganha-se tempo, produção e retorno (rendimento

financeiro - projeção da imagem)

Um planejamento serve de base para outros planejamentos.

Roteiro para realização de um planejamento (geral):

1 - Conhecimento da realidade

2 - Objetivo

3 - Público

4 - Política

5 - Estratégica

6 - Tática

7 - meta

8 - Orçamento

9 - Programação

10 - Execução

11 - Avaliação

CONHECIMENTO DA REALIDADE - Qual a história, cultura, filosofia, ideologia da

organização - Quem é o seu público? Qual o seu desejo? Qual a aplicabilidade do

roteiro? Buscar uma identificação do público com a organização.

OBJETIVO - Porque e para quê a realização deste evento, quais os benefícios e retorno

que este evento trará para a empresa. O evento será para fixar e projetar a imagem da

organização? É um evento de confraternização?

PÚBLICO - O público deve ser adequado ao evento. Se o objetivo de um evento é fixar e

projetar a imagem da organização o público escolhido deve ser um que compreenda os

objetivos deste evento e que seja multiplicador de opinião destes objetivos.

POLÍTICA - é a estratégia utilizada pela organização no tratamento com seu público alvo.

ESTRATÉGIA - O que fazer para atingir os objetivos

TÁTICA - Como fazer, como executar a estratégia

META - qual o prazo estabelecido para atingir o objetivo. Em que tempo e prazo será

executado o planejamento.

ORÇAMENTO - É o custo do planejamento - Deve-se fazer mais de um orçamento (ideal

de 3) porém os orçamentos devem possuir a mesma qualidade, ter a mesma linha de

padrão.

PROGRAMAÇÃO - é a distribuição de cada item dentro evento - Ex.: 09.00 abertura...

Vantagem da programação - oportunidade de desenvolver uma técnica com metodologia -

o tempo é calculado com qualidade (somatório de tempo e qualidade) - operacionalidade

e funcionalidade (os itens do evento possuem sintonia entre si) - permite ensaiar a

programação antes da execução e corrigir possíveis falhas.

EXECUÇÃO - é colocar em prática o que foi programado.

AVALIAÇÃO - Retorno do grau de satisfação do público . Esta avaliação pode ser formal

ou informal .

Tipos de eventos: Cívicos - militares

Natureza dos tipos de eventos - social - empresarial - esportivo - recreativo - técnico -

governamental, etc.

Tipos de eventos - para cada tipo de evento deve-se procurar saber qual o público que

vou trabalhar - quais os objetivos deste público para se alcançar um resultado

3 etapas para estruturação do projeto de evento - organização - promoção de material

promocional e institucional - divulgação

Fases do planejamento de eventos

1) Definição da data (dia e horário) e local - A escolha da data e local estão

condicionados ao tipo de evento e aos objetivos.

2) Relação de convidados - Quem são as pessoas que a organização precisa, deve ou

quer convidar - Dentro do lado social esta lista é feita por afinidades entre anfitriões e

convidados - Dentro do lado empresarial o público dever possuir afinidade com a

organização, deve ser um segmento de mercado representativo de acordo com os

objetivos da organização.

Portanto, ao fazer a lista de convidados deve analisar o público para que o mesmo seja

atendido em suas expectativas, desejos, vontades, interesses, necessidades, afinidades,

etc. para que, assim, a imagem da empresa seja consolidada.

3) Convites

4) Reconhecimento do local e definição de pontos estratégicos - aprimorar o trabalho

de execução - Deve-se mapear o local para definir os recursos de infra-estrutura que

serão utilizados e qual o melhor local para eles estarem. Ao realizar esta tarefa levanta-se

toda a infra-estrutura necessária para a realização do evento.

O aprimoramento do trabalho é realizado pela equipe precursora que identifica a infra-

estrutura necessária e faz uma adequação perfeita garantindo a segurança do público

A equipe precursora antecede a realização do evento com a finalidade de fazer um

diagnóstico dos RH e RM que serão utilizados no local.

5) Identificação de serviços de terceiros - realização de planilhas orçamentárias e

contratação de serviços com qualidade, preço e pontualidade.

Quando se mapea o local para definição de recursos de infra-estrutura (RH e RM) utiliza-

se a percepção visual na definição destes recursos e isto facilita a contratação de serviços

de terceiros.

Os orçamentos devem ser idênticos (mesmas proporções, medidas, mesmo nível de

qualidade). A pontualidade é mais importante que a qualidade e preço, pois se o serviço

contratado não for pontual cairá os outros dois itens. Os serviços de terceiros têm que ser

contratados através de contratos escritos.

6) Preparação do local - O local deve ser preparado com antecedência e distribuído os

recursos identificados. Se o local estiver mal preparado poderá provocar no público uma

idéia de desorganização da empresa.

7) Pauta de locução - A pauta é elaborada a partir do programa de acordo com cada fase

do horário e suas atividades transformando o programa em texto em forma de

comunicação oral. A vantagem da pauta é que direciona o convidado fazendo o público

entender o que está acontecendo e este público reage favoravelmente.

8) Avaliação e análise de dados - a avaliação pode ser feita de forma formal ou informal

A avaliação informal é feita através de conversas informais

A avaliação formal é feita através de pesquisa/questionário - matéria em veículos de

comunicação e registros e documentos fotográficos

A análise de dados é feita para avaliar o nível de satisfação dos convidados

Quais os critérios que devem ser analisados com relação à data na realização de

um evento?

1) Verificar se a data não é inconveniente

a) véspera de feriado - dentro do contexto empresarial é inconveniente - do lado

social pode ser um ponto positivo

b) de 2ª a 6ª feiras irá depender do tipo de evento e do público

2) Verificar aspectos cultural e geográfico

a) Para se marcar um horário de almoço deve-se analisar o local pois cada cidade

possui o seu horário de almoço

3) - Deve-se verificar se não há outros eventos programados para a mesma data como

uma Festa religiosa na cidade

4) Considerar o horário e data de acordo com o público - ex.: 3ª idade

Critérios que devem ser analisados para escolha do local?

1) Segurança - cuidar da segurança dos convidados é uma obrigatoriedade

2) Localização - tem de ser de fácil acesso e facilidade de estacionar

3) Infra-estrutura - Os RH e RM devem ser funcional - dependendo do cardápio e do

tipo de refeição verificar se há mesas/aparador suficiente, se vai precisar de garçom e

de quantos? Hoje tem se optado por hotéis uma vez que eles oferecem RM e RH

adequados.

4) Status - quando se escolhe o local também é considerado o status que ele proporciona

- traduz a condição de quem está proporcionando o evento.

Quais os critérios formais de avaliação - Cite 03 e explique

1) Pesquisa/questionário - São feitos este tipo de análise nos Seminários e Congressos

pois permitem o preenchimento de questionário , pois nem todo evento pode ser

analisado através de pesquisa. Esta análise também ser para um controle ou seja um

processo de identificação para futuros projetos

2) Matéria em veículos de comunicação = Quando o evento é veiculado em um meio de

comunicação como o jornal por exemplo. O status desta notícia vai depender do

tamanho e da página onde foi publicada.

3) Registros e documentos fotográficos - é quando o evento é filmado e fotografado com

o sentido técnico. EX.: Vernissage - filma a obra de arte que está daquele evento - VT

Institucional - cenas que são filmadas dentro da organização para serem utilizadas

com um sentido técnico.

Como é feita a análise de dados da avaliação?

A análise de dados é feita para avaliar o nível de satisfação dos convidados

É feita qualitativamente e quantitativamente - Ex. matéria veiculada no Jornal Folha de

São Paulo e Estado de Minas

Folha de São Paulo Estado de Minas

- Qualidade

O jornal Folha de São Paulo é de

circulação nacional enquanto que o

Estado de Minas é circulação Estadual

- Quantidade

Na Folha a matéria foi publicada na Capa

enquanto que no Estado de Minas foi

publicada dentro do Jornal

Capa A mesma matéria veiculada dentro do jornal na pagina de economia ocupando toda pag.

Outro exemplo: Jantar de negócios

Em um jantar compareceram 500 pessoas e apenas 03 eram multiplicadores de opinião

enquanto no outro com 100 convidados, 50 eram multiplicadores de opinião.

O primeiro teve quantidade e o 2º qualidade

Características do planejamento

Ser claro, simples e objetivo

Ser estudado e bem traçado - fundamentar em base teórica o tema proposto

Ser flexível

Ser operacional - Ter funcionalidade / aplicabilidade do que é teórico na realidade

Etiqueta à mesa

Recepções - Os tipos de recepções são infinitas - o que varia é o ambiente -

alimentação/bebida - música - decoração

Tipo de evento quanto à natureza - formal ou informal

O diferencial é o retorno

No empresarial - o retorno pode ser institucional (imagem da empresa) ou financeiro

(médio/longo/prazo)

No social é a satisfação do público

Tipos de recepções no contexto empresarial - coquetel - jantar - almoço - café da manhã -

coffe-break - churrasco (para ser recepção tem de que Ter comida e bebida)

Tipo de evento quanto ao ambiente - quando o ambiente é escolhido fora do ambiente

empresarial este tem que privilegiar a extensão da empresa, ou seja, este ambiente deve

projetar a própria imagem da empresa. Uma boa opção são os hotéis pois possuem as

mesmas características da empresa (competência - qualidade no atendimento - status do

ambiente - higiene - aplicabilidade - credibilidade)

Tipo de evento quanto ao alimento/bebida - quando trabalhado no contexto empresarial é

muito cobrado pois torna uma obrigação da empresa Ter qualidade pois reflete a imagem

da empresa. Escolher o alimento e bebida certos são fundamentais. Os aspectos

geográficos e climáticos devem ser analisados para servir o alimento/bebida

Tipo de evento quanto à música - O volume da música deve ser mais baixo que o

volume natural das vozes - apenas efeito sonoro

Tipo de evento quanto à decoração - No contexto empresarial as cores são neutras e

preferencialmente as toalhas deve possuir a logo marca da empresa. A decoração deve

ser trabalhada com flâmulas / bandeirolas / logotipos da empresa

O volume e quantidade de flor exagerados dar um ar de supérfluo no lado empresarial

Casar arranjos de flores X toalhas somente no lado social.

Planejamento básico - Escolher os tipos de serviços

americana / francesa / inglesa (direto - indireto) / russo

Americana difere de self service . No self service pode-se colocar no prato todos os tipos

de carne e no serviço americano escolhe apenas um tipo.

Ordem - Primeiro come a salada - segundo come massa pura e por último os

acompanhentos com uma das carnes escolhidas.

01 garçon atende 25 convidados

A francesa - requer mão de obra mais cara - Um garçon atende 08 convidados - A

montagem da mesa obedece o estilo francês.

A brasileira - as travessas ficam na mesa e cada um serve

A inglesa direto - o garçom serve o seu prato - ou vem pronto da cozinha

A inglesa indireto - O garçom traz o prato e coloca numa mesinha ao lado e termina de

prepará-lo na frente do cliente. Ex.: Picanha na chapa

A russa - Os pratos são preparados no tamanho integral - Ex. Porco assado inteiro - O

que eles querem é encantar os convidados. Muito comum nos filmes romanos. Hoje mais

lapidado se usa nos navios.

Problemas à mesa - Fumo / palito / guardanapos

Manuseio dos talheres - Descansá-los enquanto mastiga os alimentos

Procedimentos específicos de cerimonial - Precedência - Bandeira - Discursos (a maior

autoridade fala por último

Protocolo - procedimento em que as cerimônias formais devem seguir - utilizado pelas

embaixadas

Diferença entre Seminário / Palestras / Debate / Congresso

Seminário - apresentação de um tema com vários tópicos por várias pessoas, onde

cada palestrante falará sobre um tópico.

Palestra - apresentação de um tema por um pessoa

Congresso - A pessoa / Palestrante apresenta coisas noivas

Debate - Quando mais de uma pessoa são convidadas para debaterem sobre um

determinado tema.

3 etapas para estruturação do projeto de evento:

Organização - é a metodologia de ações fundamentada em base teórica

EX.: combinar a carne com a bebida em um jantar

Promoção de material promocional e institucional - Material deve ser de alta

qualidade e despertar expectativa do público. Ex. Revista de promoção

Divulgação - A divulgação do material deve ser coerente com o que se está vendendo