Sharp HealthCare: Liderança em TI no setor de saúde

Estudo de caso | Saúde | Sharp HealthCare

O desafioEleita para a lista de sistemas de atendimento à saúde "Mais Conectados" pela revista Hospitals & Health Networks em 14 dos últimos 16 anos, a Sharp HealthCare (Sharp) tem um longo histórico de inovações. A organização desenvolveu um sistema para laboratórios no início da década de 70, implementou documentação clínica em 1985, implantou uma solução de gestão de conteúdo empresarial (ECM) no departamento de sinistros em 2003 e, em 2006, deu início ao projeto de 5 anos para implementação de um aplicativo de Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) nos hospitais.

Seis meses após implementar ECM, a Sharp obteve tantos benefícios no departamentos de sinistros, que decidiu expandir a solução para toda a organização, integrando ECM com o PEP e outros aplicativos centrais.

A Sharp ficou tranquila, pois sua solução de ECM é o OnBase by Hyland.

A soluçãoQuando a Sharp iniciou a implantação do Cerner Millennium® no departamento de gestão de informações de saúde (SGIS) do seu principal hospital, o Sharp Memorial, a empresa rapidamente transferiu para o OnBase o conteúdo não estruturado do hospital, desde ordens médicas por fax e anotações de evolução até prontuários físicos. Finalizando esse projeto antes da implantação do sistema de PEP, a Sharp garantiu que as informações armazenadas com segurança no OnBase poderiam ser acessadas imediatamente a partir do PEP assim que os sistemas fossem integrados, estimulando a adoção dos dois sistemas por parte dos usuários.

"O departamento de SGIS do Memorial tornou-se um promotor incansável do OnBase", diz Cathy Fuhrman, gerente de Processamento de imagens de documentos da Sharp, complementando que a estratégia tornou-se o padrão de boas práticas seguido por outros hospitais da Sharp.

Trabalhando em um departamento de cada vez, a Sharp expandiu a solução de ECM. Além de transferir o conteúdo empresarial dos diferentes departamentos para a solução de ECM, a empresa se dedicou a aprimorar os processos. Por meio da utilização das ferramentas de gerenciamento de processos comerciais do OnBase para automatizar atividades manuais e criar fluxos de trabalho, a Sharp simplificou muitos processos, entre eles o pronto-socorro e o RH. A Sharp também trabalhou com a Hyland para criar novos aplicativos de negócios quando surgiram oportunidades.

ClienteSharp HealthCare

SetorSaúde

PorteReceita líquida de US$ 2 bilhões 4.000 médicos73.328 internações 681.974 consultas ambulatoriais em 7 hospitais 1.195.346 consultas ambulatoriais em 10 clínicas, que incluem 6 prontos-socorros

LocalizaçãoSan Diego, Califórnia, EUA

Integrações com o OnBaseGE Centricity Business (IDX Flowcast)LawsonCerner MillenniumAllscripts EMR (Mysis) Allscripts TouchworksPortal de pacientes mySharpEMR GE CentricityCactus CredentialingPortal de pacientes mySharp3M 360 Encompass

Departamentos utilizando OnBaseToda a empresa

"Conseguimos crescer de forma orgânica", afirmou Fuhrman, acrescentando que a natureza flexível e dimensionável do OnBase permite à Sharp estabelecer um ritmo próprio. Cliente OnBase desde 2003, a Sharp tem vários projetos novos em andamento, inclusive a digitalização no ponto de atendimento.

Médicos e outros profissionais de atendimento inserem ordens e anotações diretamente no PEP, carregam quaisquer documentos em papel do prontuário para o OnBase e destroem a cópia física, garantindo a conformidade com a legislação americana HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). A iniciativa ajuda a atingir resultados mais positivos no cuidado dos pacientes, pois padroniza o PEP como fonte única de informações do paciente.

"Nosso objetivo é que todo o hospital recorra apenas ao PEP para obter informações", declara Fuhrman. "Em um dos hospitais da Sharp, a taxa de adoção do sistema de entrada de ordem médica computadorizada (CPOE) é de 96%. Apesar do alto índice de adoção, ainda geramos mais de 10.000 ordens físicas por mês. Eliminar o papel não é possível, mas é possível gerenciá-lo. Um dia, não teremos mais prontuários físicos."

A Sharp também está eliminando documentos físicos nos escritórios administrativos. A partir do ano fiscal de 2014, os funcionários da Sharp poderão cancelar o recebimento de cópias físicas dos seus informes de rendimentos. O departamento de Folha de Pagamento da Sharp oferecerá autosserviço pelo Infor para que os funcionários possam visualizar e imprimir o informe de rendimentos sob demanda, reduzindo os custos de processamento e correio.

A Sharp também implementará o OnBase Mobile Forms para que funcionários e pacientes preencham formulários em tablets ou iPads. A solução transfere os dados para o sistema de linha de negócios apropriado e armazena a imagem no OnBase.

"Utilizaremos a solução com formulários de isenção de responsabilidades, autorizações de tratamento, enfim, em qualquer situação onde o funcionário ou o paciente precise preencher um formulário", disse Fuhrman.

Embora a Sharp não tivesse uma estratégia abrangente para toda a empresa quando iniciou a implementação da solução de ECM, assim que os benefícios foram percebidos, o OnBase rapidamente passou a ser, e continua sendo, uma tecnologia empresarial central para o sistema de prestação de serviços de saúde sem fins lucrativos.

A diferençaQuadro completo do paciente: Com o OnBase, todos os dados não estruturados - formulários de autorização, identificação do paciente, anotações manuscritas de evolução - podem ser acessados diretamente do PEP, permitindo que os clínicos e a equipe acessem as informações necessárias sobre o paciente quando precisam.

Recuperação de desastres: Em 2003, os incêndios florestais de San Diego quase atingiram as instalações do fornecedor de armazenamento de documentos físicos da Sharp. No ano seguinte, a Sharp desenvolveu um plano de recuperação de desastres que utiliza a solução de ECM para proteção dos dados. "Passamos a entender o valor do OnBase", comentou Fuhrman.

Processos simplificados: As avaliações pré-anestésicas e a programação de cirurgias e de radiologia agora são processadas pelo OnBase. "Fluxos de trabalho sem documentos físicos eliminaram as milhares de folhas de papel que circulavam antes", disse Fuhrman.

"Fluxos de trabalho sem documentos físicos eliminaram as milhares de folhas de papel que circulavam antes. Com o OnBase, conseguimos padronizar procedimentos em todos os hospitais."

– Cathy Fuhrman, gerente, Processamento de imagens de documentos, Sharp HealthCare

Agilização de pedidos para a farmácia: Antes da implementação do Cerner Millennium na Sharp, mensageiros passavam por todos os andares do hospital para buscar pedidos de medicação para a farmácia, e as enfermeiras enviavam os pedidos à farmácia por fax. Agora, as informações são roteadas por um servidor de fax/OnBase e são vinculadas ao Cerner.

Apoio à admissão de pacientes sem o uso de papel: A Sharp estabeleceu uma parceria com a Hyland para personalizar um módulo já existente para a admissão de pacientes. Agora, quando o paciente chega, o recepcionista de admissão digitaliza seus comprovantes de identidade e seguro. O paciente assina em um tablet interativo, que exibe as condições de admissão em inglês ou em espanhol. O Sharp Memorial também oferece um serviço de concierge que permite ao paciente com cirurgia marcada ser admitido diretamente ao quarto, sem passar pela recepção para admissão. O recepcionista vem ao quarto e usa dispositivos móveis para inserir as informações no OnBase.

Aumento da confiabilidade: Com o OnBase, houve aprimoramentos na precisão, no cuidado dos pacientes e na satisfação dos médicos. Obstetras com pacientes grávidas de alto risco sabem que o hospital tem as informações mais atualizadas, caso a paciente chegue no meio da noite.

Eliminação de documentos físicos em sinistros: Durante a implementação inicial, o OnBase eliminou a necessidade de manter e armazenar cerca de 100.000 documentos físicos de sinistro processados mensalmente no departamento de sinistros, reduzindo de três para um o número de turnos em tempo integral. Seis meses após a solução entrar em produção, em 2003, o departamento estimou a economia mensal em aproximadamente US$ 70.000.

Aumento do acesso a informações em finanças: De acordo com Fuhrman, o departamento financeiro da Sharp utiliza o OnBase para capturar eletronicamente todos os seus documentos físicos. O departamento de contas a pagar digitaliza faturas e vincula as informações ao aplicativo de negócios da Sharp, que permite a revisão e aprovação rápida das faturas por funcionários autorizados, para que a organização aproveite descontos em pagamentos e evite multas por atraso.

Redução do número de estações de enfermagem e de prontuários: No Sharp Memorial, os clínicos transitam pelos andares com "prontuários enxutos", compostos por documentos referentes apenas a poucos dias, e utilizam a integração do OnBase com o Cerner para obter outras informações sobre os pacientes, explicou Fuhrman.

Garantia de conformidade O departamento de RH da Sharp conta com o OnBase para armazenar com segurança as informações sigilosas dos funcionários e com sua capacidade de restringir o acesso a usuários autorizados, possibilitando a conformidade com o órgão de credenciamento Joint Commission. O OnBase proporciona trilhas de auditoria para simplificar a conformidade com a HIPAA e com outras iniciativas.

Base para boas práticas: "Com o OnBase, conseguimos padronizar procedimentos em todos os hospitais", afirmou Fuhrman. A Sharp recebeu o Prêmio Nacional de Qualidade Malcolm Baldrige, a mais alta distinção presidencial por qualidade e excelência no desempenho organizacional. Em 2009, o Greystone Group homenageou a Sharp como a melhor organização na categoria, e a InformationWeek selecionou a Sharp Healthcare como um dos 250 principais usuários de tecnologia empresarial no país.

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