portalhospitaisbrasil.com.br

O desafi o da gestão orçamentária nos

hospitais

EspecialCompleto portf ólio de produtos na área

de artroscopia

HIGIENIZAÇÃO E PREVENÇÃO A

INFECÇÕES

Apoiamos a prevenção do

câncer de mama

Soluções inovadoras em equipamentos

médico-hospitalares

Como a Internet das Coisas está

transformando o mercado de saúde

Implantes, instrumentais e

serviços voltados para ortopedia

Capa.indd 1 07/10/2017 10:14:48

Adm

inist

raçã

oSE

T-O

UT

46

Por Carol Gonçalves

Um dos grandes desafi os enfrentados pelos hospitais é ter uma efi ciente gestão orçamentária, que garanta a sustentabilidade da insti tuição. Quem ajuda a entender melhor esse assunto são os profi ssionais da XHL Consultoria: Eduardo Regonha, sócio e diretor executi vo, e Hoeberson Gouveia, consultor sênior.

Para eles, primeiramente, é preciso entender que o orçamento deve ser comparti lhado e parti cipati vo, envolvendo todos os gestores. “É fundamental repassar a responsabilidade para todos os líderes, para isto, eles devem ser muito bem treinados e preparados”, contam.

Existe uma metodologia chamada orçamento colaborati vo ou orçamento descentralizado, também conhecido como orçamento parti cipati vo. Essa práti ca, de acordo com os entrevistados, tem ganhado força nas insti tuições. “Isso signifi ca que o orçamento não terá grande valia para o negócio se fi car restrito a um pequeno grupo de pessoas. Precisa expandir e fazer parte da vida corporati va nos diferentes níveis de gestão”, ressaltam.

Outro aspecto relevante é compreender que o orçamento não é somente a cópia das receitas e despesas dos anos anteriores com a aplicação de índices de reajustes. É preciso entender com clareza os objeti vos da empresa para o futuro e refl eti r no orçamento todas as premissas defi nidas pela direção, valorizando e quanti fi cando as ações do planejamento estratégico. Deve-se considerar os investi mentos que serão realizados, os movimentos que a insti tuição vem adotando para alcançar seus objeti vos, o momento econômico do país, as transformações internas, as sazonalidades, enfi m, todos os aspectos que possam interferir no resultado da organização.

“Sempre que pensamos no futuro, envolvemos a dúvida e a incerteza sobre qualquer assunto. Planejar faz parte de qualquer ente na sociedade. Para empresas, a tarefa é mais difí cil, pois além de se preocupar com a gestão interna em termos de custos e competências estratégicas, também é preciso considerar todos os fatores socioeconômicos para projetar seu desempenho”, relatam os consultores.

Segundo Regonha e Gouveia, o cenário econômico que o país enfrenta reforça ainda mais a necessidade de as insti tuições de saúde voltarem seus olhares para o futuro. Os gestores

O desafio da gestão orçamentária nas instituições de saúde

não podem ver o orçamento empresarial apenas como um instrumento fi nanceiro, mas, principalmente, como uma ferramenta de tomada de decisão, que, associada ao plano estratégico, prepare a organização para os exercícios vindouros.

Para eles, um grande erro que as empresas comentem quando elaboram um orçamento é realizar ajustes, correções e acertos sem fatos que justi fi quem tais ações. Existe diferença entre revisão e adequação da peça orçamentária. A revisão pode ser estabelecida uma vez que o cenário econômico sofrer alguma alteração ou quando ocorrer algo interno de forte impacto – como o descredenciamento de um convênio ou a saída de um médico referência –, que necessariamente obriga seus gestores a rever as medidas adotadas para o exercício.

CASE UNIMED DE ARAÇATUBA

Para aprimorar seus processos de planejamento, controle, tomadas de decisões e auxiliar na redução de custos, a Unimed de Araçatuba, SP, contratou os

serviços de consultoria da XHL. A instituição conta com mais de 400 cooperados entre médicos e serviços

contratados, 54.000 usuários, serviço de UTI móvel e o

mais moderno hospital da região.

Sílvia Maria Ávalos, supervisora de controladoria,

conta que a unidade enfrentava

dificuldade na elaboração do

orçamento porque não havia uma

metodologia específica. “O apoio da XHL foi

fundamental, pois nos orientaram quanto ao método a ser utilizado, as premissas e o envolvimento dos

gestores da instituição”, expõe.

Assim, fazendo uma análise desde o primeiro orçamento do hospital, em 2014, até o de 2017, verificou-se o

amadurecimento em sua elaboração, no acompanhamento e nas análises realizadas a partir das falhas.

Segundo Sílvia, as vantagens da gestão orçamentária são: compartilhamento das responsabilidades com os gestores, criação de uma base histórica (comparativo

com o orçamento anterior) e redução de custos. O maior desafio na implantação, para ela, foi a conscientização

de toda a instituição.

“Nosso hospital é acreditado nível II ONA e ISO, por isso, é imprescindível ter uma ferramenta de orçamento que ofereça um olhar sistêmico e estratégico dos processos.

Além de dar visão em longo prazo aos dirigentes, ela auxilia muito no desenvolvimento de nossa equipe em

gerenciar seus setores como unidades de negócio”, acrescenta a Dra. Vilma Neri Shinsato, diretora

administrativa da Unimed de Araçatuba.

Os próximos passos da instituição são melhorar a elaboração do orçamento 2018, com maior envolvimento dos todos os gestores, e as análises do acompanhamento

do planejado x realizado.

Administração_b.indd 46 07/10/2017 10:34:04

Um orçamento bem feito proporciona à direção uma gestão mais focada, ou seja, as ações serão direcionadas para os setores que estão com variações relevantes”

“Eduardo Regonha, da XHL Consultoria

“Porém, não é recomendável fazer de forma aleatória, simplesmente porque não foi cumprido o que se almejava”, expõem.

VANTAGENSOs consultores da XHL dizem que por meio da ferramenta orçamentária, institui-se a prática de analisar previamente e cuidadosamente todos os fatores antes das tomadas de decisões importantes. Formalizando o orçamento, obriga-se os gestores a pensar e a desenhar caminhos futuros. “Um orçamento bem feito proporciona à direção uma gestão mais focada, ou seja, as ações serão direcionadas para as áreas, setores ou unidades de negócio que estão com variações relevantes”.

Algumas insti tuições que adotaram o processo orçamentário observaram seus resultados melhorarem, enquanto as que estavam com resultados negati vos viram o défi cit reduzir. De acordo com Regonha e Gouveia, estas melhorias aconteceram por dois moti vos. Primeiro porque a execução das peças orçamentárias só foi aprovada com melhorias, exigindo que a equipe trabalhasse em prol da busca dos objeti vos estabelecidos. Em um segundo ponto, se a meta vem sendo alcançada, sobra tempo para os gestores e o staff implantarem novas estratégias, trazendo novos produtos e serviços e, desta forma, alavancar melhores resultados para organização.

O PAPEL DA TECNOLOGIAA tecnologia, não só na gestão orçamentária, mas dentro das roti nas das empresas, como um todo, pode gerar diferentes ti pos de economia e vantagens, como apontam os consultores. Inicialmente, é possível reduzir despesas com mão de obra, já que as roti nas de trabalho fi cam oti mizadas.

Ju an

Cog

o

O uso dos ERPs permite que os trabalhos sejam realizados de forma mais rápida, segura e efi ciente, eliminando retrabalhos e reduzindo a margem de erro, pois a padronização deixa os processos muito mais práti cos e simples.

“Acima de tudo, as integrações entre diferentes setores dentro da insti tuição permitem que as diversidades de informações transitem ao mesmo tempo no sistema, possibilitando ganhos em efi ciência, qualidade e agilidade. Isso proporciona um ganho enorme no processo de tomada de decisão, que depende desta agilidade para ser efi ciente e efi caz”, apontam.

DICASPara os gestores, as dicas dos consultores da XHL são:

1 Pense e elabore o orçamento descentralizando as ações, as parti cipações e as tomadas de decisões;

2 Ouça seus gestores, fazendo-os parti ciparem das ações;

3 Não se lembre do orçamento apenas quando for elaborar, mas, sim, mês a mês. Revise se for necessário, estabeleça metas de asserti vidade entre orçamento previsto x realizado, bem como metas de redução.

4 Determine metas e objeti vos, tenha clareza do que a insti tuição espera e deseja alcançar para o exercício vindouro.

5 Últi mo e não menos importante: procure cumprir as metas estabelecidas e os objeti vos traçados. Busque orçar aquilo que realmente a insti tuição consegue ati ngir, por meta estabelecida, não um sonho inati ngível.

Administração_b.indd 47 07/10/2017 10:34:05