espécies e naturezas jurídicas · web viewapostila sobre documentaÇÃo contÁbil sumário 1 -...

ESPECIALIZAÇÃO EM GESTÃO DE ARQUIVOS

APOSTILA SOBRE

DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL

Sumário

1 - Espécies e Naturezas Jurídicas..........................................................................32 - Espécies de sociedades adotadas pelo novo Código Civil.................................43 - Nome Empresarial............................................................................................7

3.1 - Formação do nome empresarial do empresário................................................73.2 - Formação do nome empresarial na Sociedade Limitada.................................8

4 - Registro de Empresas.......................................................................................94.1 – Registro setores de indústria e comércio...........................................................94.2 – Registro setores de serviços...............................................................................15

5 – Tipologia de Documentos Contábeis...............................................................206 - Atividades geradoras de documentos.............................................................277 – Documentação gerada pelas Atividades de Recursos Humanos.....................29

7.1 - Admissão de Funcionários....................................................................................297.2 - Contrato de Experiência.......................................................................................297.3 - Rescisão do Contrato de Trabalho......................................................................30

7.3.1 - Aviso Prévio.....................................................................................................307.3.3 - Cuidados Especiais na Dispensa.................................................................31

7.4 - Obrigações Legais em Geral................................................................................327.5 – Penalidades............................................................................................................33

8 – Tabela de temporalidade da Documentação..................................................339 – Normas Brasileiras de Contabilidade..............................................................37

9.1 - NBC T 1 – Das características da informação contábil...................................379.2 - NBC T 2.1 – Das formalidade da escrituração contábil..................................409.3 - NBC T 2.2 – Da Documentação Contábil...........................................................419.4 - NBC T 2.8 – Das formalidades da escrituração contábil em forma eletrônica..........................................................................................................................42

Referências..........................................................................................................45

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1 - Espécies e Naturezas Jurídicas

EmpresárioConsidera-se empresário quem exerce profissionalmente atividade

econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou de serviços (art.966 - caput). O empresário é a pessoa física, individualmente considerada. Exemplos: costureira; eletricista; encanador; comerciante ambulante.Observação: O empresário deverá formalizar sua inscrição na junta comercial.

Quem não é considerado empresário?Aquele que exerce profissão intelectual, de naturezas científicas, literárias

ou artísticas, mesmo se contar com auxiliares ou colaboradores, salvo se o exercício da profissão constituir elemento de empresa (art. 966 –parágrafo único). A pessoa física que atua individualmente, não considerada empresária, se refere à figura do autônomo. Exemplos: engenheiro, arquiteto, contador, professor.

Em linhas gerais, o empresário engloba as atividades comerciais, industriais e de serviços comuns (não intelectuais), exercidas com um mínimo de organização básica e de forma individual.

ArtesãoO enquadramento da figura do artesão é uma questão que ainda não está

claramente definida. Assim, entendemos que o artesão não é empresário, portanto, é autônomo, pelos motivos a seguir expostos.

De acordo com o art. 7º, I, do Regulamento do Imposto sobre Produtos Industrializados, produto de artesanato é aquele proveniente de trabalho manual realizado por pessoa natural, nas seguintes condições:a) quando o trabalho não conta com auxílio ou participação de terceiros assalariados;b) quando o produto é vendido a consumidor, diretamente ou por intermédio de entidade de que o artesão faça parte ou pela qual seja assistido.

O Parecer Normativo - CST N. 94/77, referente ao Imposto sobre Produto Industrializado, esclarece, ainda, acerca das atividades de artesanato:

“Atividade caracterizada pela manufatura de objetos para as mais variadas finalidades e realizada segundo critérios artísticos ou estéticos. É um tipo de trabalho que dispensa máquinas e instrumentos complexos, dependendo apenas da destreza manual de um indivíduo ou grupo. Em alguns casos, admite-se chamar de artesanais certas obras, mesmo quando há intervenção parcial de alguma máquina. Por outro lado, mesmo quando repetido em numerosos exemplares dificilmente se obtém absoluta identidade entre cada produto artesanal. Há sempre uma diferença, às vezes minúscula, o que confere característica própria e inconfundível a esse tipo de produção."

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“Atividade de criação da fabricação ou mesmo de manutenção de objetos, efetuada segundo técnicas de nível elevado, mas independentemente de produção industrial em série”.

“Os artesanatos variam de uma sociedade a outra conforme a sua finalidade, prestígio, meios e qualidade de execução. Possuem em comum um único ponto, que consiste em certo nível de conhecimento e habilidade. O artesanato é uma especialização que se distingue do trabalho doméstico ou da produção de objetos de uso exclusivamente familiar. Este caráter especializado explica como em muitas sociedades os artesãos se organizaram em confrarias ou castas, nas quais as técnicas se conservavam de pais para filhos e de mestre a aprendiz.”

Produtor ruralProdutor rural é a pessoa física - pessoa natural - que explora a terra

visando à produção vegetal, à criação de animais - produção animal - e também à industrialização artesanal desses produtos primários - produção agroindustrial.

O Produtor Rural, cuja atividade constitua sua principal profissão, pode requerer inscrição no Registro Público de Empresas Mercantis da respectiva sede, caso em que, depois de inscrito, ficará equiparado, para todos os efeitos, ao empresário sujeito a registro, no Registro Público de Empresas Mercantis (art. 971).

A lei assegura tratamento favorecido, diferenciado e simplificado ao empresário rural quanto à inscrição e aos efeitos daí decorrentes (art.970). Entretanto, não informa como.

2 - Espécies de sociedades adotadas pelo novo Código Civil

Sociedade Simples é a sociedade constituída por pessoas que reciprocamente se obrigam a contribuir com bens ou serviços, para o exercício de atividade econômica e a partilha, entre si, dos resultados, não tendo por objeto o exercício de atividade própria de empresário (art. 981 e 982). São sociedades formadas por pessoas que exercem profissão intelectual (gênero, características comuns), de naturezas científicas, literárias ou artísticas (espécies, condição), mesmo se contar com auxiliares ou colaboradores, salvo se o exercício da profissão constituir elemento de empresa (§ único do art. 966). A sociedade simples é considerada pessoa jurídica.

Exemplos: dois médicos constituem um consultório médico; dois dentistasconstituem um consultório odontológico.Características- Além de integralizar o capital social em dinheiro, poderá o sócio fazê-lo em contribuição em serviços.- Os sócios respondem, ou não, subsidiariamente pelas obrigações sociais, conforme previsão contratual.

- Capital social, expresso em moeda corrente ou outra espécie de bens, suscetíveis de avaliação pecuniária.- Registro da empresa no Cartório das Pessoas Jurídicas em até 30 dias da constituição (art. 998).

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- Responsabilidade ilimitada dos sócios.- Responsabilidade solidária do sócio cedente das cotas para com o cessionário, até dois anos após alteração e averbação de sua saída.- Os sócios respondem na proporção da participação das cotas, salvo se houver cláusula de responsabilidade solidária.- Impossibilidade de excluir sócio na participação dos lucros ou perdas.- O credor de sócio de empresa pode, não havendo outros bens, requerer a execução nos lucros da empresa.- Retirada espontânea de sócio: aviso prévio de 60 dias, em caso de contrato por prazo indeterminado; ou judicialmente, se o contrato for por prazo determinado.- A Sociedade Simples poderá, se quiser, adotar as regras que lhes são próprias ou, ainda, um dos seguintes tipos societários: Sociedade em Nome Coletivo, Sociedade em Comandita Simples ou Sociedade Limitada.

Sociedade Empresária

A Sociedade Empresária tem por objeto o exercício de atividade própria de empresário sujeito ao registro, inclusive a sociedade por ações, independentemente de seu objeto, devendo inscrever-se na Junta Comercial do respectivo Estado. Isto é, Sociedade Empresária é aquela que exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou de serviços, constituindo elemento de empresa. A sociedade empresária é considerada pessoa jurídica.

Exemplo: Sociedades comerciais em geral.A Sociedade Empresária deve constituir-se segundo um dos tipos regulados nos art. 1.039 a 1.092: (art. 983)a) Sociedade em Nome Coletivo.b) Sociedade em Comandita Simples.

c) Sociedade Limitada (mais comum).d) Sociedade Anônima.e) Sociedade em Comandita por Ações.

Sociedade Limitada- A responsabilidade dos sócios é restrita ao valor de suas quotas, mas todos respondem solidariamente pela integralização do capital social.- A sociedade limitada rege-se pelo novo Código Civil e, nas omissões, pelas normas da Sociedade Simples, ou pelas da Sociedade Anônima se assim o contrato social estabelecer.

- O capital social divide-se em quotas, iguais ou desiguais, cabendo uma ou diversas a cada sócio.- É vedada contribuição que consista em prestação de serviços.- Os sócios não poderão distribuir lucros ou realizar retiradas, se distribuídos com prejuízos do capital.- Pode o contrato instituir conselho fiscal composto de três ou mais membros e respectivos suplentes, sócios ou não (opcional/facultativo).- É assegurado aos sócios minoritários, que representarem pelo menos 1/5 do capital social, o direito de eleger um dos membros do conselho fiscal e o respectivo suplente.

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- Pela exata estimação de bens conferidos ao capital social respondemsolidariamente todos os sócios, até o prazo de cinco anos da data do registro da sociedade.

Sociedade por AçõesÉ um tipo societário muito utilizado por grandes empreendimentos, por conferir maior segurança aos seus acionistas, por meio de regras mais rígidas. - Capital social é dividido em ações.- Cada sócio ou acionista responde somente pelo preço de emissão das ações que adquiriu.- Rege-se pela Lei n° 6.404/76 e, nos casos omissos, pelas disposições do Novo Código Civil.Nota: A Sociedade Anônima não sofreu alterações pelo novo Código Civil.

Sociedades CooperativasDe acordo com o previsto no artigo 1.094 do NCC, fica definido que:- Variabilidade, ou *dispensa do capital social.- Concurso de sócios em número mínimo necessário a compor a administração da sociedade, sem limitação de número máximo.- Limitação do valor da soma de quotas do capital social que cada sócio poderá tomar.- Quotas do capital intransferíveis a terceiros estranhos à sociedade, ainda que por herança.

- Quórum, para a assembléia geral funcionar e deliberar, fundado no número de sócios presentes à reunião, e não no capital social representado.- Direito de cada sócio a um só voto nas deliberações, tenha ou não capital a sociedade, e qualquer que seja o valor de sua participação.- Distribuição dos resultados, proporcionalmente ao valor das operações efetuadas pelo sócio com a sociedade, podendo ser atribuído juro fixo ao capital realizado.- Indivisibilidade do fundo de reserva entre os sócios, ainda que em caso de dissolução da sociedade.- A responsabilidade dos sócios pode ser limitada ou ilimitada;- A cooperativa será sempre considerada Sociedade Simples.

Observação: Das características estabelecidas pelo novo código, abrem-se algumas questões que deverão ser analisadas e posteriormente confirmadas, como é o caso, por exemplo, da dispensa de capital social e da redução do número mínimo de associados para constituição de qualquer tipo de cooperativa. Ao que tudo indica, as cooperativas continuarão a ter seus atos constitutivos, atas e alterações nas juntas comerciais. Entretanto, trata-se de uma questão polêmica, pois a cooperativa é considerada sociedade simples. AssociaçõesAssociação é uma entidade de direito privado, dotada de personalidade jurídica e caracteriza-se pelo agrupamento de pessoas para a realização e consecução de objetivos e ideais comuns, sem finalidade econômica, isto é, sem interesse de lucros. As associações somente poderão ser constituídas com fins não econômicos. Art. 53

Características:

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- Constituem a reunião de diversas pessoas para a obtenção de um fimideal, podendo este ser alterado pelos associados.- Ausência de finalidade lucrativa.- O patrimônio é constituído pelos associados ou membros.- Reconhecimento de sua personalidade por parte da autoridade competente.

3 - Nome Empresarial

Todo empreendedor, ao formalizar seu negócio, tem que indicar o nome empresarial, que pode ser de duas espécies:

Firma: é o nome utilizado pelo empresário individual, pelas sociedades em nome coletivo, de capital e indústria e em comandita simples. Em caráter opcional, pode ser utilizado pelas sociedades limitadas.Denominação: é o nome utilizado pelas sociedades anônimas e cooperativas e, em caráter opcional, pelas sociedades limitadas e em comandita por ações.

3.1 - Formação do nome empresarial do empresárioNo empresário, o nome comercial deve ser o de seu titular. Havendo nome

igual já registrado, este poderá ser abreviado, desde que não seja o último sobrenome, ou ser adicionado um termo que indique a principal atividade econômica explorada pela empresa, como elemento diferenciador. Ex: Nome do Titular: Francisco Caldas Ribeiro e Atividade Pretendida: Mercearia F. Caldas Ribeiro Francisco Caldas Ribeiro Mercearia

3.2 - Formação do nome empresarial na Sociedade LimitadaA Sociedade Limitada poderá adotar Firma ou Denominação.

FirmaDeverá ser composta segundo uma das formas abaixo:

a) pelos sobrenomes de todos os sócios, acrescidos da expressão Limitada ou Ltda.Ex: sócios: João da Silva, José de Souza e Maria Fernandes.Razão social será: Silva, Souza e Fernandes Ltda.

b) pelo sobrenome de um ou de alguns dos sócios, acrescidos da expressão & Companhia Limitada, por extenso ou abreviadamente.Ex: sócios: João da Silva, José de Souza e Maria Fernandes.Razão social poderá ser: Silva & Cia. Ltda ou Silva, Souza & Cia. Ltda ouSouza e Fernandes Ltda.

c)pelo nome completo ou abreviado de um dos sócios, acrescidos da expressão & Companhia Limitada ou por extenso ou abreviadamente.Ex.: sócios: Pedro Souza Martins e João Oliveira da Silva

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Razão Social poderá ser: Pedro Souza Martins & Cia. Ltda ou J. O. da Silva e Cia. Ltda.A expressão “e Companhia” indica que a sociedade na formação da Razão Social optou por não constar o nome de todos os sócios, podendo ser substituído por outra expressão que seja capaz de exercer a mesma função. Ex. “e irmãos”, “e sobrinhos”, “e amigos”, etc.Ex.: Pedro Souza Martins e Irmãos.

Denominação

Deverá ser composta com os seguintes elementos:a) palavra de uso comum ou vulgar ou expressão de fantasia incomum acrescido da principal atividade exercida pela empresa.Ex: Atividade Pretendida: Mercearia e açougue - Sol Amarelo mercearia Ltda

b) expressão Limitada ou Ltda, que devera vir ao final do nome.Quando a sociedade optar por colocar na denominação social atividade econômica, esta deverá ser compatível com o objeto social descrito no contrato social ou estatuto.Obs.: Para mais informações visite o site do Departamento Nacional de Registro do Comércio. Veja também a legislação IN º 53 06/03/1996 e o novo código civil brasileiro art. 1.155 à art. 1.168 Lei 10.406 de 10/01/2002.

4 - Registro de Empresas

A abertura de uma empresa não requer apenas técnica e capital. Há todo um trâmite legal a ser seguido. Ele se refere à parte burocrática necessária para a abertura formal do empreendimento.

As orientações que você vai ver abaixo foram atualizadas observando as regras impostas pelo novo Código Civil Brasileiro, que entrou em vigor no dia em 11 de janeiro de 2003. Elas também seguem as normalizações estabelecidas pelo Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC).

Deve-se ressaltar ainda que as empresas constituídas com base na legislação anterior terão prazo até 10 de janeiro de 2004 para se adequarem ao Novo Código Civil. No entanto, as empresas constituídas a partir de janeiro de 2003 já deverão respeitar o disposto no referido código, bem como as empresas em processo de alteração ou encerramento de atividades.

Além dos procedimentos básicos para constituição da empresa, dependendo do seu ramo de atividades, pode surgir a necessidade de serem cumpridos alguns procedimentos específicos, como a obrigação de providenciar outros "alvarás", "licenças", "registros", "inspeções", "livros" ou "documentos" em diversos órgãos como secretarias, departamentos, delegacias, institutos, etc.Há também a necessidade de se ter um profissional habilitado responsável, com o devido registro no Conselho Regional de sua categoria.

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http://www.dnrc.gov.br/

http://www.dnrc.gov.br/

Os roteiros que você terá acesso são genéricos. Portanto, procure saber se em seu município existem normas diferentes a serem cumpridas.

Nos itens a seguir, você terá acesso a um passo-a-passo comum para registro de empresas dos setores de indústria e comércio. Em seguida, haverá a classificação de empresas comerciais e industriais. Depois, você terá um passo-a-passo para registro de empresas do setor de serviços, seguido da caracterização de empresa do setor de serviços.

4.1 – Registro setores de indústria e comércio

1º Passo - Consulta prévia de Local para fins de Alvará de Funcionamento

É uma consulta inicial às entidades envolvidas no processo de registro de empresa para verificar se existem pendências ou restrições que impeçam a constituição da empresa no endereço pretendido. Verifica-se se a atividade pretendida é compatível com a lei de zoneamento. O interessado deve fornecer endereço e a atividade empresarial para análise da administração regional ou prefeitura municipal. Para isso, é preciso observar:- Inscrição cadastral anterior do imóvel, constante no carnê do IPTU ou em outro documento municipal.

- Endereço oficial completo, constante no carnê do IPTU ou em outro documento municipal. - Metragem aproximada da área a ser utilizada.- Nome da firma ou de um dos sócios ou do requerente, quando autônomo.- Descrição detalhada do ramo de atividade.- Habite-se do imóvel. Obs: No Distrito Federal não se faz necessário apresentar documento do imóvel, bastando apresentar o endereço do local pretendido.

2º Passo - Busca de nome empresarial idêntico ou semelhante

Por lei, não pode haver duas empresas com nomes idênticos no mesmo ramo de atividade dentro do Estado.

Para a consulta prévia do nome escolha até 03 (três) nomes alternativos e verifique no órgão competente (Junta Comercial ou Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas) se você poderá utilizar o nome que deseja.

É importante destacar que o registro de nome não garante o direito de uso da marca. A marca para ter amparo legal deverá ser registrada pelo Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

3º Passo - Registro da empresa e proteção ao nome empresarial

Com o nome da empresa e o endereço aprovados, procede-se à proteção ao nome empresarial, que decorre automaticamente do arquivamento dos atos constitutivos de firma empresário (antiga firma individual) e de sociedades, ou de suas alterações, tendo validade em todo o território do Estado, sem pagamento de taxa específica.

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Requerimento de empresário - antiga declaração de firma mercantil individual:– Requerimento da junta comercial – Capa de Processo– 04 vias requerimento de empresário– CPF e Carteira de Identidade do titular, autenticada pelo cartório– DARF em 02 viasOBS.: Se for enquadrar como ME ou EPP, apresentar 03 vias da declaração de ME ou EPP, assinadas pelo titular, em capa processo separado.

4º Passo - Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ (antigo CGC) e Secretaria da Receita Federal (SRF).

A inscrição, alteração de dados cadastrais e o cancelamento no CNPJ serão formalizados por meio do Documento Básico de Entrada do CNPJ, da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ), do Quadro de Sócios ou Administradores (QSA), e da Ficha Complementar (FC), os quais poderão ser preenchidos através de software fornecido pelo site Secretaria da Receita Federal.

A Ficha Complementar não deverá ser preenchida a não ser que o Estado ou Município jurisdicionante do seu domicílio fiscal for conveniado ao CNPJ.

Não será emitido cartão CNPJ, inclusive em substituição ao antigo cartão CGC, caso haja:- Ausência do código da CNAE-Fiscal (Classificação Nacional de Atividades Econômicas - Fiscal).- Sócios ou responsável da pessoa jurídica com inscrição cancelada ou inexistente no CPF.- Sócio ou responsável de pessoa jurídica vinculado à empresa inapta ou suspensa no CNPJ.- Omissão de declaração(ões) DIPJ (Declaração de Informações da Pessoa Jurídica).

Nota: A CNAE-Fiscal de 07 dígitos codifica todas as atividades classificadas pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), e substitui o CNAE de 05 dígitos. É de preenchimento obrigatório na FCPJ, para os eventos de inscrição. Também é obrigatória a atualização da informação da classificação, caso ainda não conste dos dados cadastrais da pessoa jurídica no CNPJ.

Documentação necessária: O interessado deverá preencher o FCPJ e QSA (caso tenha sócios) disponível através do programa CNPJ e enviar a Receita Federal pela internet. Neste momento será gravado um recibo no disquete que contém um número de identificação no qual o interessado deverá consultar periodicamente no site da Receita Federal e aguardar que a mesma libere (via Internet) o Documento Básico de Entrada no CNPJ.

Documentos a serem entregues na Receita Federal para solicitação do CNPJ podem ser enviados por Sedex ou também pode ser entregue no prédio da Receita Federal em um envelope lacrado.

Documento Básico de Entrada no CNPJ em 1 via com firma reconhecida do responsável perante a Receita Federal.Cópia autenticada do ato constitutivo (Contrato Social ou Requerimento de Empresário) registrado na Junta Comercial.

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http://www.receita.fazenda.gov.br/

Cópia autenticada do Pedido de Enquadramento de ME ou EPP (só para Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte).Após o envio por Sedex ou entregue pessoal no prédio da Receita Federal, fazer consultas periódicas no site da Receita Federal para verificar o deferimento do pedido e a emissão do Comprovante de Inscrição no CNPJ.

5º Passo - Alvará de Licença/Corpo de Bombeiros

Normalmente, as prefeituras exigem, para funcionamento da empresa, a competente inspeção e vistoria técnica, bem como o respectivo Alvará de Licença do Corpo de Bombeiros. O empresário deve entrar em contato com o Corpo de Bombeiro do seu município, informar a metragem de área construída e efetuar o pagamento da taxa no banco indicado. Depois, ele deve entregar o formulário no Corpo de Bombeiros devidamente preenchido e anexado ao comprovante de pagamento da taxa pertinente.

OBS.: É bom lembrar que esse procedimento pode variar de acordo com as exigências de cada município.

6º Passo - Alvará de licença e funcionamento

Geralmente, é retirado na Secretaria Municipal de Desenvolvimento Urbano. No entanto, pode haver variações de acordo com a legislação de cada município.

Para requerer Licença para Localização e Funcionamento, o requerente deverá dirigir-se à secretaria competente e apresentar os seguintes documentos:- Requerimento "Licença para Localização e Funcionamento e Cadastro, Alteração e Baixa de Pessoa Física e Jurídica".- Consulta prévia (PDU).- Cópia do Contrato Social ou Declaração de Firma Mercantil Individual ou Estatuto e Ata de Assembléia, registrados em cartório do município ou na Junta Comercial do Estado.- Cópia do cartão do CNPJ (Cadastro Nacional Pessoa Jurídica).- Cópia do CPF e Carteira de Identidade do Titular ou de cada sócio.- Certidão do Corpo de Bombeiros.- Nada Consta de Débitos da Pessoa Jurídica.- Nada Consta de Débitos do titular ou dos Sócios.- Cópia da folha de rosto do carnê do IPTU do imóvel onde a Pessoa Jurídica irá se localizar e funcionar.- Requerimento de Alvará Sanitário de atividades de interesse à saúde.- Habite-se do imóvel ou Aceitação de Obra ou Certidão Detalhada para as obras concluídas de acordo com o projeto aprovado.

Na secretaria municipal responsável, estes documentos serão protocolados. Deferido o Alvará de Licença, o requerente será comunicado e para

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recebê-lo pagará uma taxa que varia de acordo com o ramo de atividade e a metragem do estabelecimento.

7º Passo - Certidão negativa de débito para com a Fazenda Pública Estadual - Agência da Receita Estadual (ARE) da Circunscrição do titular ou dos sócios.

É exigida Certidão Negativa de Débito para com a Fazenda Estadual, dentre outros casos, para a inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes da Secretaria de Estado da Fazenda.

O requerimento e a Certidão Negativa deverão qualificar o interessado e serão feitos de conformidade com os modelos padronizados pela legislação, cujos formulários poderão ser adquiridos em papelaria e requeridos na ARE da circunscrição onde, estão estabelecidos o titular ou os sócios da empresa.

Na hipótese de existência de crédito tributário, que tenha sua exigibilidade suspensa, que seja objeto de pagamento parcelado ou que esteja em curso de cobrança executiva, para a qual tenha sido efetivada a penhora, será expedida Certidão Positiva de Débito para com a Fazenda Pública Estadual, também de conformidade com modelo padrão determinado pela legislação, a qual terá os mesmos efeitos previstos para a Certidão Negativa de Débito.

Geralmente, o prazo para fornecimento da Certidão Negativa (ou Positiva) é de 10 (dez) dias, contados da data do requerimento na repartição fazendária. Seu prazo de validade, ainda que com ressalvas, é de 90 (noventa) dias, a contar da expedição. Mas esses prazos podem variar de Estado para Estado.

8º Passo - Inscrição Estadual/Agência da Receita Estadual (circunscrição do contribuinte)

Como próximo passo para o registro da empresa industrial ou comercial, há a obrigatoriedade de se obter a inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes da Secretaria de Estado da Fazenda. A obrigatoriedade de inscrição estadual não aplica-se apenas às empresas industriais e comerciais, mas também aos produtores rurais e às empresas agropecuárias e prestadoras de serviços de transporte, interestadual e intermunicipal, e de comunicação.9º Passo - Inscrição na Previdência Social/Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS)

Toda empresa deve se inscrever no INSS. A matrícula da empresa será feita:- Simultaneamente com a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

- Ou perante o INSS no prazo de 30 dias contados do início de suas atividades, quando não sujeita à inscrição no CNPJ.Independentemente do exposto acima, o INSS procederá à matrícula:- De ofício, quando ocorrer omissão.

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- De obra de construção civil, mediante comunicação obrigatória do responsável por sua execução, no prazo de 30 dias.

A unidade matriculada perante o INSS, seja por não estar obrigada à inscrição no CNPJ, seja em qualquer caso de ofício ou de obra de construção civil, receberá "Certificado de Matrícula" com número cadastral básico, de caráter permanente.

O não cumprimento da obrigatoriedade de matrícula da empresa perante o INSS, quando não obrigada à inscrição no CNPJ, bem como, em qualquer caso, de obra de construção civil, no prazo de 30 dias, sujeita o responsável a multa de R$ 636,17 a R$ 63.617,35, conforme julgada a gravidade da infração.

O Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), por meio das Juntas Comerciais, bem como os Cartórios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, prestarão ao INSS, obrigatoriamente, todas as informações referentes aos atos constitutivos e alterações posteriores, relativos a empresas e entidades neles registradas.

Para fins de fiscalização, o Município, por intermédio do órgão competente, fornecerá ao INSS relação de alvarás para construção civil e documentos de "habite-se" concedidos.

10º Passo - Solicitação de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais na Agência de Receita Estadual (circunscrição do contribuinte)

Depois que a empresa estiver formalizada deve retornar a Agência da Receita Estadual, à qual esteja subordinada, para obter a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - AIDF (para confecção de blocos de Notas Fiscais).

11º Passo - Inscrição no Sindicato Patronal

A Empresa deverá se inscrever no sindicato patronal da categoria em que se enquadra o seu ramo de atividade e passar a pagar a Contribuição Sindical Patronal.Para se informar para qual sindicato sua empresa irá recolher a Contribuição Sindical, procure:- Federação das Indústrias do seu Estado, se sua empresa for uma indústria.- Federação do Comércio do seu Estado, se sua empresa for um comércio.

Empresas inscritas no Simples:A Instrução Normativa 250 SRF, de 26/11/2002, no § 70 do artigo 5º,

dispõe que as empresas inscritas no Simples estão dispensadas das contribuições instituídas pela União, inclusive as destinadas ao SESC, SESI, SENAC, SEBRAE, e seus congêneres, bem assim as relativas ao Salário-Educação e à Contribuição Sindical Patronal.

Relativamente à Contribuição Sindical Patronal, esse dispositivo é questionável. Isso porque a Contribuição Sindical Patronal não é de competência da União, tampouco direcionada para órgãos sob a sua subordinação.

Além disso, após o advento da Constituição Federal de 1988, ficou proibido a União intervir em questões sindicais. Diante desse fato, é conveniente que as empresas inscritas no Simples consultem a respectiva Entidade Sindical Patronal, a fim de evitarem problemas futuros.

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12º Passo - Inspeções, registros e licenças junto a outros órgãos públicos

Em outros órgãos é exigido registro, conforme a atividade e dependendo das características da empresa, como Departamento de Vigilância Sanitária, Secretaria da Saúde, Secretaria de Meio Ambiente, entre outros.

4.2 – Registro setores de serviços

1º Passo - Consulta Prévia para fins de Alvará de Funcionamento

A Consulta Prévia é documento fundamental para a instalação de empresas. Sendo assim, deve ser o primeiro passo a ser dado quando se pensa em abrir um negócio. Tem a finalidade de informar se é permitida a instalação da atividade solicitada no endereço pretendido, de acordo com o Plano Diretor Urbano de cada município, evitando investimentos desnecessários. Na maioria dos casos são necessários os seguintes documentos:

- Inscrição cadastral anterior do imóvel, constante no carnê do IPTU ou em outro documento municipal.- Endereço oficial completo, constante no carnê do IPTU ou em outro documento municipal.- Metragem aproximada da área a ser utilizada.- Nome da firma ou de um dos sócios ou do requerente, quando autônomo.- Descrição detalhada do ramo de atividade.- Habite-se do imóvel.

2º Passo - Registro da empresa no cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas

Para obter o registro da empresa no cartório são necessários os seguintes documentos e procedimentos:- Contrato Social em 03 vias com firmas reconhecidas dos sócios, testemunhas e advogado.- Fotocópias autenticadas da Carteira de Identidade e CPF dos sócios.- Para sócio Pessoa Jurídica, apresentar cartão do CNPJ, documento relativo ao seu registro e do representante legal.- Requerimento dos administradores ao oficial do registro civil das Pessoas Jurídicas, solicitando o registro do Contrato Social no Cartório de Registro Civil das Pessoas Físicas e Jurídicas do seu Estado, com firma reconhecida do requerente.- É necessário os sócios rubricarem todas as folhas do Contrato Social onde não constem as assinaturas.

- Quando no objetivo social houver envolvimento de atividades privativas de administrador, contabilista, economista, advogado, etc., deve-se apresentar

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certidão dos respectivos conselhos regionais, como CRA, CRC, CRE e OAB. É bom consultar os conselhos regionais para se informar quais as atividades são descritas, por lei, como privativas dessas profissões.- Observar nos documentos se o endereço da empresa está completo, constando "rua", "número","sala"", bairro", "cidade", "Estado" e "CEP".- O Capital Social terá que constar em moeda corrente no País, divisão de cotas e seu valor unitário.- Na hipótese de incorporação de imóvel ao Capital Social, especificá-lo e anexar translado da escritura do referido imóvel.- Deve constar do Contrato Social o nome do administrador, observando-se que em não havendo esta menção, todos os sócios serão considerados como gerentes.- Pagamento das taxas pertinentes, no próprio cartório.- Se a empresa for microempresa é necessária à apresentação do formulário de enquadramento como microempresa, em 03 vias, com firmas reconhecidas dos sócios e é dispensado o visto do advogado.

OBS.: Existem alguns Estados onde a prestação de serviço também pode ser registrada nas Juntas Comerciais. Verifique no seu Estado o procedimento.

3º Passo - Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) na Secretaria da Receita Federal

A inscrição, alteração de dados cadastrais e o cancelamento no CNPJ serão formalizados por meio do Documento Básico de Entrada do CNPJ, da Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ), do Quadro de Sócios ou Administradores (QSA), e da Ficha Complementar (FC), os quais poderão ser preenchidos através de software fornecido pela Secretaria da Receita Federal.

A Ficha Complementar não deverá ser preenchida a não ser que o Estado ou Município jurisdicional do seu domicílio fiscal for conveniado ao CNPJ.

Não será emitido cartão do CNPJ, inclusive em substituição ao antigo cartão CGC, caso haja:- Ausência do código da CNAE-Fiscal (Classificação Nacional de Atividades Econômicas - Fiscal).- Sócios ou responsável da pessoa jurídica com inscrição cancelada ou inexistente no CPF.- Sócio ou responsável de pessoa jurídica vinculado à empresa inapta ou suspensa no CNPJ.- Omissão de declaração (ões) DIPJ (Declaração de Informações da Pessoa Jurídica).

Nota: A CNAE-Fiscal, de 07 dígitos, codifica todas as atividades classificadas pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), e substitui o CNAE de 05 dígitos. É de preenchimento obrigatório na FCPJ, para os eventos de inscrição. Também é obrigatória a atualização da informação da classificação, caso ainda não conste dos dados cadastrais da pessoa jurídica no CNPJ.

O interessado deverá preencher o FCPJ e QSA (caso tenha sócios) disponível através do programa CNPJ e enviar a Receita Federal pela Internet.

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Neste momento, será gravado um recibo no disquete que contém um número de identificação no qual o interessado deverá consultar periodicamente no site da Receita Federal e aguardar que a mesma disponibilize, via internet, o Documento Básico de Entrada no CNPJ.

Documentos a serem entregues na Receita Federal para solicitação do CNPJ podem ser enviados por Sedex ou também podem ser entregues no prédio da Receita Federal em um envelope lacrado. São necessários os seguintes documentos:- Documento Básico da Entrada no CNPJ – com firma reconhecida do Responsável perante a Receita Federal.- Cópia autenticada do ato constitutivo (Contrato Social ou Requerimento de Empresário) registrado na Junta Comercial.- Cópia autenticada do pedido de Enquadramento de ME ou EPP (só para Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte).

4º Passo - Alvará de Licença/Corpo de Bombeiros

Verifique se o município exige, para funcionamento da empresa, a competente inspeção e vistoria técnica, bem como o respectivo Alvará de Licença do Corpo de Bombeiros.

Para atender a essa exigência o empresário deve preencher o formulário SSP - Corpo de Bombeiros do Estado - Requerimento do Laudo de Exigências (a venda em papelarias) e dirigir-se ao Corpo de Bombeiros.

5º Passo - Alvará de Licença e Funcionamento

Para requerer Licença para Localização e Funcionamento, em um Requerimento de Concessão de Alvará em uma via, devidamente preenchido e assinado pelo titular ou pessoa legalmente habilitada e entregue ao órgão competente, certifique-se da necessidade e dos documentos necessários junto ao contador. Na maioria dos casos são necessários:- Requerimento "Licença para Localização e Funcionamento e Cadastro, Alteração e Baixa de Pessoa Física e Jurídica".- Cópia do Contrato Social ou Declaração de Firma Mercantil Individual ou Estatuto e

Ata de Assembléia, registrados em Cartório ou na Junta Comercial.- Cópia do cartão do Cadastro Nacional Pessoa Jurídica (CNPJ).- Cópia do CPF e Carteira de Identidade do Titular ou de cada sócio.- Certidão do Corpo de Bombeiros.- Nada Consta de Débitos da Pessoa Jurídica.- Nada Consta de Débitos do titular ou dos Sócios.- Cópia da folha de rosto do carnê do IPTU do imóvel onde a Pessoa Jurídica irá se localizar e funcionar.- Requerimento de Alvará Sanitário, no caso de atividades de interesse à saúde.- Habite-se do imóvel ou Aceitação de Obra ou Certidão Detalhada para as obras concluídas de acordo com o projeto aprovado.

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6º Passo - Inscrição no cadastro Mobiliário de Contribuintes na Secretria Municipal de Fazenda

É obrigado a inscrever-se no Cadastro Mobiliário de Contribuintes todo aquele que, mesmo não estabelecido no município, exerça no seu território atividade sujeita ao Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN).

A inscrição será efetuada por solicitação do interessado ou seu representante legal, com o preenchimento de formulário próprio e a apresentação da documentação nele indicada; ou de ofício, por meio de recadastramento ou em decorrência de ação fiscal.

O prestador de serviços sem inscrição, quando alcançado pela ação do fisco, será lançado de ofício, com base nos dados disponíveis, não ficando dispensado da inscrição exigida pela legislação.

Efetuada a inscrição será fornecido ao contribuinte um documento de identificação, no qual será indicado o número de inscrição que constará, obrigatoriamente, de todos os documentos fiscais que utilizar.

Os dados da inscrição deverão ser permanentemente atualizados, ficando o contribuinte obrigado a comunicar qualquer alteração dentro de 30 (trinta) dias contados da data de sua ocorrência.

Excluem-se da obrigatoriedade de inscrição no Cadastro Mobiliário de Contribuintes:- Partidos políticos.- Templos de qualquer culto para a prática exclusiva de culto religioso.- Profissionais autônomos (profissional autônomo, para efeitos tributários do ISS, é toda pessoa física que fornece o próprio trabalho, sem vínculo empregatício).

7º Passo - Inscrição na Previdência Social/ Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS)

Toda empresa deve se inscrever no Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

A matrícula da empresa será feita simultaneamente com a inscrição no CNPJ, ou perante o INSS no prazo de 30 dias contados do início de suas atividades, quando não sujeita à inscrição no CNPJ.

Independentemente do exposto acima, o INSS procederá à matrícula:- De ofício, quando ocorrer omissão.- De obra de construção civil, mediante comunicação obrigatória do responsável por sua execução, no prazo de 30 dias.

A unidade matriculada perante o INSS, seja por não estar obrigada à inscrição no CNPJ, seja, em qualquer caso, de ofício ou de obra de construção civil, receberá "Certificado de Matrícula" com número cadastral básico, de caráter permanente.

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O não cumprimento da obrigatoriedade de matrícula da empresa perante o INSS, quando não obrigada à inscrição no CNPJ, no prazo de 30 dias, sujeita o responsável a multa, mesmo no caso de obra de construção civil.

O Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), por meio das Juntas Comerciais, bem como os Cartórios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, prestarão ao INSS, obrigatoriamente, todas as informações referentes aos atos constitutivos e alterações posteriores, relativos a empresas e entidades neles registradas.

Para fins de fiscalização, o município, por intermédio do órgão competente, fornecerá ao INSS relação de alvarás para construção civil e documentos de "habite-se" concedidos.

Você também pode obter mais informações no site da Previdência Social .

8º Passo - Autorização para impressão de Documentos Fiscais na Secretaria Municipal de Fazenda.

As Notas Fiscais e outros documentos fiscais estabelecidos pela legislação tributária municipal, de uso obrigatório, estão condicionados a autorização prévia da Divisão de Fiscalização para sua confecção.

Para obter a autorização citada, dirija-se ao Setor de Fiscalização de Rendas e compre o formulário de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, o qual será preenchido em 03 vias, devendo ser requerida ao Chefe de Divisão de Fiscalização.

Depois de preenchido o formulário (datilografado sem rasuras), deverá ser providenciado o Nada Consta da empresa, emitido pelo Departamento de Receita Municipal.

Assim que obtiver a autorização, dirija-se à gráfica para confeccionar as Notas Fiscais.

Após confeccionada a documentação, fica o contribuinte obrigado a apresentar, na repartição fiscal, a Declaração da Gráfica Autorizada de que os documentos foram confeccionados, acompanhada de cópia da autorização e da nota fiscal correspondente aos serviços gráficos, no prazo de 40 (quarenta) dias contados da data da emissão da autorização, sujeitando, o contribuinte e/ou o estabelecimento gráfico, às sanções previstas na legislação tributária municipal pelo seu não cumprimento.

9º Passo - Inscrição no sindicato patronal

A empresa deverá se inscrever no sindicato patronal da categoria em que se enquadra o seu ramo de atividade e passar a pagar a Contribuição Sindical Patronal.

Para os prestadores de serviços não há uma entidade centralizadora específica para a busca desta informação, para a qual sugerimos seja feita consulta ao site do Ministério do Trabalho e Emprego .

Empresas inscritas no Simples

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http://www.mte.gov.br/

http://www.previdenciasocial.gov.br/empresa.asp

A Instrução Normativa 250 SRF, de 26/11/2002, no § 70 do artigo 5º, dispõe que as empresas inscritas no Simples estão dispensadas das contribuições instituídas pela União, inclusive as destinadas ao SESC, SESI, SENAC, SEBRAE, e seus congêneres, bem assim as relativas ao Salário-Educação e à Contribuição Sindical Patronal.

Relativamente à Contribuição Sindical Patronal, esse dispositivo é questionável. Isso porque a Contribuição Sindical Patronal não é de competência da União, tampouco direcionada para órgãos sob a sua subordinação.

Além disso, após o advento da Constituição Federal de 1988, ficou proibido a União intervir em questões sindicais. Diante desse fato, é conveniente que as empresas inscritas no Simples consultem a respectiva Entidade Sindical Patronal, a fim de evitarem problemas futuros.

10º Passo - Inspeções, Registros, Licenças junto a outros órgãos público

Em outros órgãos é exigido registro, conforme a atividade e dependendo das características da empresa, como Departamento de Vigilância Sanitária, da Secretaria da Saúde, Secretaria de Meio Ambiente, entre outros.

5 – Tipologia de Documentos Contábeis

Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos: Documentos Contábeis e Documentos Legais.

Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.

Os principais Documentos Contábeis são:- notas de compra/serviços- notas de vendas/serviços- extratos bancários- duplicatas pagas- comprovantes de despesas/custos- cópias de cheques- comprovantes de débitos/créditos bancários- outros documentos contabilizados

Os Documentos Legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:

FEDERALCadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica Ficha de Alteração do CNPJ Pedido de Restabelecimento do CNPJ Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF

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Comunicações de Aumento de Capital Demonstrativos dos Duodécimos Comunicações de IPI e IRPJ DIRF Cartão do CNPJ Notificações - Auto de Infrações Baixa do CNPJ Certidão Negativa por Encerramento de Atividades Programa de Alimentação ao Trabalhador DNER Defesas Utilidade Pública Parcelamentos Termo de Opção - Simples IPEM Divisão de Censura de Diversões Públicas CADE - SDE

ESTADUALDeclaração Cadastral Declaração para Codificação de Atividade Econômica Declaração do Movimento Econômico Fiscal Índice de Participação dos Municípios Demonstrativo das Operações Interestaduais Certidão Negativa do ICMSAutorização para Confecção de Notas Fiscais Auto de infração Parcelamento do ICMSNotificações FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte Declarações

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Alvará de Utilização - Secr. Saúde Modelos de Notas Fiscais Conselho Regional de Educação Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma) IBDF - IBAMA Defesas Licença da Divisão do Exercício Profissional Utilidade Pública Declaração de Microempresa Laudos Técnicos Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados Vigilância Sanitária

MUNICIPALGuia de Inscrição ou Atualização Ficha de Inscrição Taxas de Licença Certidão Negativa do ISS Pedido de Vistoria Comunicados Imposto Predial Auto de Infração e Intimação Autorização para Impressão de Notas Fiscais Habite-se / Auto Vistoria Alvará de Funcionamento Defesas Utilidade Pública

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Declaração de Microempresa Parcelamentos Cancelamentos Regime Especial

MINISTÉRIO DO TRABALHOCadastro de Empresas Relação de Empregados Menores RAIS / DCPIS CIPA Certificados de Aprendizagem SENAI Reclamações Trabalhistas - Defesas Notificações/ Processos/ Autos de Infração Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI Defesas Acordo de Compensação Laudos Técnicos

CONTRATOContrato Social - Ata de Constituição

Alterações de Contrato

Contrato de Locação

Contrato de Uso de Veículos

Cadastro da JUCEG

Contrato de Assessoria

Contrato de Prestação de Serviços

Reuniões

Publicações em Jornais

Atas

Contratos Diversos

Comprovante de Caução de Locação

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Certidão Breve Relato - JUCEG

Xerox das Exigências - JUCEG

Declaração de Alienação de Participações Societárias

Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.

Notificações

Defesas

Recadastramento

Buscas Juceg/Cartórios

INSSPedido de Matrícula (Inicial)

Certificado de Matrícula

Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)

Certificado de Regularidade de Situação

Certificado de Quitação

Certificado de Taxa de Seguro

Demonstrativo dos Salários de Contribuição

Alterações: Nome, Endereço, CGC

Declarações de Rendimento do INSS

Comprovante Inscrição Contribuição Individual

Carnês dos Sócios

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Recadastramento

Autos de Infração

Defesas

SESI

Termo Ação Fiscal – TAF

Parcelamentos

SINDICALContribuição Sindical e Assistencial do Empregador Conselho Regional de Farmácia Dissídios Coletivos Acordos SENAIFINAME Certidões e Registros CRA Conselho Regional de Contabilidade CRECI CREA Correspondência Sindicato Patronal CONAR (Legislação e Processos) Certidão Negativa de Débito Salarial Conselho Regional de Medicina EMBRATUR Conselho Nacional do Cinema

DIVERSOSCACEX Certidão de Registro de Capital Estrangeiro Procurações / Declarações Balanços e Balancetes Documentos dos Sócios ( xerox ) Marcas e Patentes Correspondências Consultas

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Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS Escrituras Apuração do Ativo Imobilizado Ajustes de Balanço Laudo de Avaliação Relatórios Inventário Depósito Inicial Cadastro de Fornecedores e Associações Convocações Atestado de Residência e Capacidade Técnica Cadastro de Bancos Mapas de Depreciações Alvarás Seguros Carta de Fiança Eletrobrás BNDES Consórcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão relacionados abaixo:

Guias de Recolhimento do INSS Guias de Apuração e Recolhimento do ICMS

Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS

Guias de Apuração e Recolhimento do IPI

Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social

Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS

Guias de Recolhimento do ISS Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial

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Folhas e Envelopes de Pagamento Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados

Fichas Financeiras e Informes de Rendimentos Empregados Desligados

Orientações e Comunicados Documentos dos Autônomos

Balanços Balancetes

6 - Atividades geradoras de documentos

Contabilidade » Organização e classificação de todos os documentos da Empresa. » Digitação de todos os documentos classificados. » Conciliação de todas as Contas da Contabilidade (Balancete). » Emissão de Balancete periódico. » Elaboração da Correção Monetária (Ativo Permanente e Patrimônio Líquido). » Elaboração do Fechamento Contábil - Balanço Anual com Ativo e Passivo. » Demonstrativo do Resultado do Exercício. » Demonstrativo de Lucros Acumulados. » Elaboração da Declaração de Imposto de Renda Anual. » Controle do limite de distribuição dos lucros. » Demonstração Analítica do Passivo Circulante. » Emissão dos Livros Razão e Diário Geral. » Escrituração do Livro de Lucro Real (LALUR). » Confecção de Guias de IRRF sobre serviços, comissões, aluguéis e fretes. » Controle do Ativo Imobilizado - aquisições e baixas.

Departamento Pessoal » Emissão de recibos de pagamentos de salários (Holerites). » Emissão de Folha de Pagamento por setores. » Rotina de Rescisões de Contratos de Trabalho. » Emissão de Guia de Recolhimento de INSS. » Emissão de FGTS por disquete. » Emissão de Guia de Recolhimento de IRRF. » Emissão de Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (empregados e empregadores). » Cadastro de Empregados Admitidos e Demitidos (CAGED) por disquete. » RAIS anual. » DIRF anual. » Informes de Rendimentos (Pró-Labore, Autônomos, P.J., Aluguéis e S/C). » Contrato de experiência. » Opção à Vale-Transporte.

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» Ficha Salário Família. » Emissão de recibos de adiantamento de salários. » Solicitação de Extrato de FGTS.

Escrita Fiscal » Escrituração do registro de entrada por microcomputador. » Escrituração dos registros de saída. » Escrituração de resumo de apuração do ICMS. » Escrituração do resumo de apuração do IPI. » Escrituração de Livro de Inventário. » Escrituração de livro de utilização de documentos fiscais e termos de ocorrência. » Emissão da GIA eletrônica de apuração de ICMS. » Emissão da Guia de Recolhimento de ICMS. » Resumo Anual do ICMS de todas as operações de Entrada e Saída (verso da GIA de ICMS). » Declaração do Índice de Participação dos Municípios (DIPAM Anual). » Declaração de Movimento Econômico e Fiscal (DMEF Anual). » Escrituração do livro de ISS por microcomputador. » Emissão da Guia de Recolhimento do ISS. » Emissão da Guia de Recolhimento do PIS. » Emissão da Guia de Recolhimento do FINSOCIAL. » Emissão da Guia de Recolhimento do IMPOSTO DE RENDA. » Emissão da Guia de Recolhimento da CONTRIBUIÇÃO SOCIAL. » Emissão da Guia de Recolhimento do IRRF de PJ. » Emissão da Guia de Recolhimento do IPI. » Emissão do Demonstrativo Auxiliar do ICMS.

7 – Documentação gerada pelas Atividades de Recursos Humanos

7.1 - Admissão de FuncionáriosA legislação estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao

registro do funcionário. Deve-se evitar, sempre que possível, a contratação ou demissão no período em que a folha de pagamento esteja sendo processada, ou seja, após o dia 20 de cada mês.

Documentos para a admissão

CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdência Social (original)Ficha de AdmissãoAtestado do Exame Médico Admissional1 Foto 3X4Cópia da Cédula de Identidade (RG)Cópia do Cartão de Identificação do Contribuinte (CPF)Cópia do Título de EleitorCópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH)- para os motoristasCópia do Certificado de Alistamento Militar ou ReservistaCópia da Certidão de Casamento

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Cópia das Certidões de Nascimento dos filhos e dependentesCópia do Cartão da Criança dos filhos menores de 14 anos eRelação de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade.

Na Ficha de Admissão deverão constar no mínimo os principais dados do funcionário, tais como: Nome, Endereço, Estado Civil, Função, Salário (por mês, hora ou tarefa) e horário de trabalho.

As cópias de documentos fornecidas deverão ser devolvidas ao empregado, após sua utilização, no prazo máximo de 5 (cinco) dias, tendo em vista ser crime a retenção de documentos, ainda que sob a forma de cópia (Lei 5553/68). A única exceção é quanto à cópia do Cartão da Criança, que deverá permanecer anexa à Ficha de Salário Família, para eventual prova junto à fiscalização. A CTPS deve ser devolvida em, no máximo, 48 horas.

7.2 - Contrato de ExperiênciaQuando da contratação, o procedimento indicado é o de que o contrato de

experiência seja firmado por escrito. A sua falta torna o contrato por prazo indeterminado, com o ônus da necessidade de concessão do aviso-prévio para dispensa do empregado e da multa de 40% do FGTS, se houver interesse na extinção do contrato de trabalho.

O contrato de experiência pode ser prorrogado uma única vez. O prazo máximo considerado como experimental é de noventa dias. O mais comum é que se contrate por quarenta e cinco dias, renovando-se o período de experiência por outro, de mais quarenta e cinco dias.

Alerte-se que se não houver interesse na continuidade do funcionário, o contrato de experiência não pode superar a data limite, sob pena de passar a ser considerado um contrato por prazo indeterminado, surgindo novamente a necessidade da concessão de aviso-prévio e do pagamento da multa de 40% do FGTS para a rescisão contratual.

7.3 - Rescisão do Contrato de Trabalho

7.3.1 - Aviso PrévioO aviso prévio deverá ser concedido pela parte que provoca a rescisão do

contrato de trabalho e tem a duração de 30 dias.Durante o aviso prévio, caso a rescisão tenha sido promovida pelo

empregador, o horário normal do empregado será reduzido de duas horas diárias, podendo a redução ser convertida em ausências de sete dias corridos. Se a rescisão for promovida pelo empregado e o mesmo não conceder o aviso prévio ao empregador, este poderá descontar os salários correspondentes ao prazo respectivo.

O prazo para a quitação e homologação é o primeiro dia útil após o término do aviso prévio trabalhado. Caso o aviso prévio seja indenizado, o prazo passa a ser o décimo dia, contado a partir da data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de serviço na empresa haverá necessidade de homologação no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no Ministério do Trabalho.

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7.3.2 - Documentos Necessários-Empregados com menos de 1 ano:

Termo de Rescisão de Contrato;CTPS-Carteira de Trabalho e Previdência Social;Livro ou Ficha de Registro de Empregados;Aviso Prévio;CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego;Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador);Atestado Médico Demissional.

-Empregados com mais de 1 ano:

Termo de Rescisão de Contrato;Cheque administrativo nominal ao ex-funcionário - no valor das verbas rescisórias; ou dinheiro, no caso de analfabeto; ou depósito bancário.CTPS-Carteira de Trabalho e Previdência Social;Livro ou Ficha de Registro de Empregados;

Comprovante de Aviso Prévio;CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego;Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador).Atestado Médico Demissional;06 últimas guias do FGTS - GFIP;GRFP paga.GRs das contribuições sindical, assistencial e confederativa do empregado - referentes ao exercício;Carta de Preposto.

7.3.3 - Cuidados Especiais na DispensaConvém lembrar que nos casos em que a rescisão de contrato se opere

nos trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenização adicional correspondente ao valor de um mês do salário do empregado.

Da mesma forma, é necessário sempre consultar a Convenção Coletiva aplicável, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais como situações especiais de estabilidade (funcionário em fase de alistamento, com determinada idade e/ou tempo de serviço, gestantes, etc.).

Férias

a - Férias Normais e ColetivasA cada período de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias

de férias, sem prejuízo de sua remuneração. A Constituição de 1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salário normal, a título de férias. Além disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas férias em abono pecuniário.

b – Concessão

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A época da concessão das férias é a de melhor conveniência para o empregador. Contudo, se vencidos 2 períodos de aquisição, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro período em dobro.

Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos de idade, as férias poderão ser concedidas em 2 períodos, um dos quais não poderá ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos, terá direito a férias coincidentes com as férias escolares.

c - Férias ColetivasPoderão ser concedidas férias coletivas a todos os empregados, a um setor

ou a um estabelecimento específico da empresa. Neste caso, deverá ser feita comunicação com no mínimo 15 dias de antecedência ao Ministério do Trabalho e aos sindicatos que representem os empregados, além da afixação de avisos nos locais de trabalho.

d - Comunicação e AnotaçãoAs férias deverão ser comunicadas por escrito ao empregado com

antecedência mínima de trinta dias. A concessão das férias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes que este entre em gozo das mesmas.

e - Perda do DireitoNão terá direito a férias o empregado que no curso do período aquisitivo

permanecer em licença remunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdência Social por mais de 6 meses, ainda que descontínuos.

Não pode ser procedido desconto de faltas a título de férias. Contudo, haverá redução do período de gozo, sempre que o funcionário tiver mais de 5 faltas injustificadas durante o período aquisitivo.

f – PagamentoO pagamento das férias deverá ser efetuado até 2 dias antes do início do

respectivo período.

7.4 - Obrigações Legais em Gerala - Livros que devem permanecer no local de trabalho

A legislação estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeção do Trabalho que deve ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados, para verificação e eventuais anotações dos autos de infração e dos termos de ocorrência. Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de Empregados deverão ser apresentados à fiscalização, sempre que solicitados.

b - Normas RegulamentadorasCom o fim de criar regulamentos de Segurança , Higiene e Medicina do

Trabalho, foram instituídas as NR - Normas Regulamentadoras. As mesmas dispõem sobre vários aspectos voltados a diminuir os riscos de insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre os principais aspectos que as NR abordam, ressaltamos:

PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde OcupacionalPPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

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CIPA - Comissão Interna de Prevenção de AcidentesEPI - Equipamentos de Proteção Individual

c - Estojo de Primeiros SocorrosO empregador deverá manter em cada um de seus estabelecimentos o

material necessário à prestação de primeiros socorros, de acordo com o risco da atividade. Este material deve ser guardado em local adequado e aos cuidados de pessoa treinada para esse fim.

7.5 – PenalidadesAs multas por infração à legislação trabalhista e previdenciária poderão

variar entre 7,5657 e 7.565,6943 UFIR, dependendo da Infração.

8 – Tabela de temporalidade da Documentação

Documento Período Fundamentação Legal

Acordo de Compensação 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX

Acordo de Prorrogação 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX

Atestado Médico5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS

CF, art. 7º, XXIX

Autorização para desconto não previsto em lei

5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX

Aviso Prévio 2 anos CF, art. 7º, XXIXCAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

3 anos a contar da data da postagem

Port. MTb nº 235/03, art. 1º, § 2º

Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP 10 anos Dec.-lei nº 2.052/83,

arts. 3º e 10Declaração de Instalação (NR-2 - Port. nº 3.214/78) Indeterminado não háDocumentação sobre Imposto de Renda na Fonte 7 anos Art. 174 do CTN

Exames Médicos20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado

Norma Regulamentadora 7

FGTS - GFIP - GRFP 30 anos Lei nº 8.036/1990, art. 23, § 5º

Folha de votação de eleição da CIPA 5 anos Norma Regulamentadora

5GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de

10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos

Decreto nº 3.048/99, art. 348

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recolhimento)GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical 5 anos CTN - Lei nº 5.172/66,

art. 174Livro de Atas da CIPA Indeterminado não háLivro de Inspeção do Trabalho Indeterminado não háMapa Anual de Acidente de Trabalho 5 anos Portaria nº 3.214/78, NR

4Pedido de Demissão 2 anos CF, art. 7º, XXIXRAIS 10 anos ** (vide

observação)Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10

Recibo de abono de férias5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS

CF, art. 7º, XXIX

Recibo de adiantamento salarial5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS

CF, art. 7º, XXIX

Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD (Seguro-Desemprego)

5 anos Resolução CODEFAT nº 71/94

Recibo de gozo de férias5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS

CF, art. 7º, XXIX

Recibo de pagamento de salário5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS e FGTS

CF, art. 7º, XXIX

Registro de Empregados Indeterminado não háRegistro de segurança de caldeiraria Indeterminado não háSalário-Educação - Documentos de convênios 10 anos Dec.-lei nº 1.422/75, art.

1º, § 3ºSolicitação de abono de férias 5 anos durante o emprego,

até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIXTermo de Rescisão de Contrato de Trabalho 2 anos * vide GPS e FGTS CF, art. 7º, XXIX

Vale-transporte 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX

Notas:

** O Manual da RAIS anual sempre traz o prazo de 5 (cinco) anos para prescrição, mas este é instituído através de Portaria, e a legislação que trata do PIS/PASEP, o Decreto-lei nº 2.052/1983, no seu artigo 3º, nos traz que os documentos comprobatórios dos pagamentos e da base de cálculo das contribuições devem ser conservados pelo prazo de 10 (dez) anos. Por prudência deve-se conservar os documentos da RAIS por 10 (dez) anos, pois eles servem de base para o pagamento do benefício do PIS/PASEP, uma vez que na hierarquia das leis o Decreto-lei é superior à Portaria.

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Tipos de documentos Prazo de guarda ( em

anos)

Amparo legal

Balancete 5 Lei 5.172 – art 173 Código Tributário Nacional

Cofins 10 Lei 8.212 – art 33 Lei orgânica da Seguridade Social

Conciliação bancária, conhecimento de frete, contas de água, contas de luz, contas de telefone, DAE (Documento de Arrecadação Estadual), DAMEF ( Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal), duplicatas recebidas e emitidas, extrato bancário, GAM (Guia de Arrecadação Municipal) ICMS (Imposto sobre circulação de Mercadorias e Serviços)

5 Lei 5.172 – art 173 Código Tributário Nacional

Imposto de Renda autônomo 10, após entrega na

Receita Federal

Lei 8.212 – art 46 – Lei Orgânica de Seguridade Social

Imposto de Renda Pessoa Física 5, após entrega na

Receita Federal

Instrução Normativa nº8/93 – art 4 Secretaria da Receita Federal

IPI ( Imposto sobre Produtos Industrializados), IPTU ( Imposto Territorial Urbano), IPVA ( Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)


IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica

10, após entrega na

Receita Federal


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ISSQN(Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza), ITBI ( Imposto de Transmissão de Bens Imóveis), ITR (Imposto Territorial Rural)


Livro Balanço Patrimonial/Geral Permanente Lei não prevê descarte

Livro de Apuração de Lucro 10, considerando

a data do último

lançamento


Livro de Razão 5 Lei 5.172 – art 173 Código Tributário Nacional

Livro de Registro de ICMS 5, considerando

a data do último

lançamento

Lei 5.172 – art 173 Código Tributário Nacional

Livro de Registro de Inventário 31, considerando

data do último

lançamento

Parecer 410 – Coordenação do Sistema de tributação (CST/SIPR)

Livro de Registro de Saídas 10, considerando

data do último

lançamento


Livro Diário Permanente

Livro Registro de Entradas 5, considerando

a data do último

lançamento


Movimento Contábil ou Movimento Caixa, Nota Fiscal de Fornecedor


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Nota Fiscal de Imobilizado 5, após depreciação

do bem


Nota Fiscal de Saída 10 Lei 8.212 – art 46 – Lei Orgânica de Seguridade Social

Nota Fiscal de Venda de Imobilizado 5 Lei 5.172 – art 173 Código Tributário Nacional

Ordem de serviço 5 Lei 5.172 – art 173 Código Tributário Nacional

PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento

10 Lei 2.052 /83 – art3 e 10 PIS-PASEP

Recibo de depósito bancário, reembolso de despesas/despesas de viagens


RPA ( Recibo de Pagamento de Autônomo

30 Lei 8.212 – art 45 e Parágrafo 1 – Lei Orgânica de Seguridade Social

Taxa de Fiscalização para funcionamento, VAF (Verificação de apuração Fiscal)


9 – Normas Brasileiras de Contabilidade

9.1 - NBC T 1 – Das características da informação contábil

NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC-T-1 - DAS CARACTERÍSTICAS DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL

1.1 - DO CONCEITO E CONTEÚDO

1.1.1 - A Contabilidade, na sua condição de ciência social, cujo objeto é o Patrimônio, busca, por meio da apreensão, da quantificação, da classificação, do registro, da eventual sumarização, da demonstração, da análise e relato das mutações sofridas pelo patrimônio da Entidade particularizada, a geração de informações quantitativas e qualitativas sobre ela, expressas tanto em termos físicos, quanto monetários.

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1.1.2 - As informações geradas pela Contabilidade devem propiciar aos seus usuários base segura às suas decisões, pela compreensão do estado em que se encontra a Entidade, seu desempenho, sua evolução, riscos e oportunidades que oferece.

1.1.3 - A informação contábil se expressa por diferentes meios, como demonstrações contábeis, escrituração ou registros permanentes e sistemáticos, documentos, livros, planilhas, listagens, notas explicativas, mapas, pareceres, laudos, diagnósticos, prognósticos, descrições críticas ou quaisquer outros utilizados no exercício profissional ou previstos em legislação.

1.2 - DOS USUÁRIOS

1.2.1 - Os usuários são pessoas físicas ou jurídicas com interesse na Entidade, que se utilizam das informações contábeis desta para seus próprios fins, de forma permanente ou transitória.

1.2.2 - Os usuários incluem, entre outros, os integrantes do mercado de capitais, investidores, presentes ou potenciais, fornecedores e demais credores, clientes, financiadores de qualquer natureza, autoridades governamentais de diversos níveis, meios de comunicação, Entidades que agem em nome de outros, como associações e sindicatos, empregados, controladores, acionistas ou sócios, administradores da própria Entidade, além do público em geral.

1.3 - DOS ATRIBUTOS DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL

1.3.1 - A informação contábil deve ser, em geral e antes de tudo, veraz e equitativa, de forma a satisfazer as necessidades comuns a um grande número de diferentes usuários, não podendo privilegiar deliberadamente a nenhum deles, considerado o fato de que os interesses destes nem sempre são coincidentes.

1.3.2 - A informação contábil em especial aquela contida nas demonstrações contábeis, notadamente as previstas em legislação, deve propiciar revelação suficiente sobre a Entidade, de modo a facilitar a concretização dos propósitos do usuário, revestindo-se de atributos entre os quais são indispensáveis os seguintes:- confiabilidade;- tempestividade;- compreensibilidade; e- comparabilidade.

1.4 - DA CONFIABILIDADE

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1.4.1 - A confiabilidade é atributo que faz com que o usuário aceite a informação contábil e a utilize como base de decisões, configurando, pois, elemento essencial na relação entre aquele e a própria informação.

1.4.2 - A confiabilidade da informação fundamenta-se na veracidade, completeza e pertinência do seu conteúdo.

§ 1º - A veracidade exige que as informações contábeis não contenham erros ou vieses, e sejam elaboradas em rigorosa consonância com os Princípios Fundamentais de Contabilidade e as Normas Brasileiras de Contabilidade, e na ausência de norma específica, com as técnicas e procedimentos respaldados na ciência da Contabilidade, nos limites de certeza e previsão por ela possibilitados.

§ 2º - A completeza diz respeito ao fato de a informação compreender todos os elementos relevantes e significativos sobre o que pretende revelar ou divulgar, como transações, previsões, análises, demonstrações, juízos ou outros elementos.

§ 3º - A pertinência requer que seu conteúdo esteja de acordo com a respectiva denominação ou título.

1.5 - DA TEMPESTIVIDADE

1.5.1 - A tempestividade refere-se ao fato de a informação contábil dever chegar ao conhecimento do usuário em tempo hábil, a fim de que este possa utilizá-la para seus fins.

1.5.2 - Nas informações preparadas e divulgadas sistematicamente, como as demonstrações contábeis, a periodicidade deve ser mantida.

Parágrafo único - Quando por qualquer motivo, inclusive de natureza legal, a periodicidade for alterada, o fato e suas razões devem ser divulgados junto com a própria informação.

1.6 - DA COMPREENSIBILIDADE

1.6.1 - A informação contábil deve ser exposta na forma mais compreensível ao usuário a que se destine.

§ 1º - A compreensibilidade presume que o usuário disponha de conhecimentos de Contabilidade e dos negócios e atividades da Entidade, em nível que o habilite ao entendimento das informações colocadas à sua disposição, desde que se proponha analisá-las, pelo tempo e com a profundidade necessários.

§ 2º - A eventual dificuldade ou mesmo impossibilidade de entendimento suficiente das informações contábeis por algum usuário jamais será motivo para a sua não divulgação.

1.6.2 - A compreensibilidade concerne à clareza e objetividade com que a informação contábil é divulgada, abrangendo desde elementos de natureza

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formal, como a organização espacial e recursos gráficos empregados, até a redação e técnica de exposição utilizadas.

§ 1º - A organização espacial, os recursos gráficos e as técnicas de exposição devem promover o entendimento integral da informação contábil, sobrepondo-se, pois, a quaisquer outros elementos, inclusive de natureza estética.

§ 2º - As informações contábeis devem ser expressas no idioma nacional, sendo admitido o uso de palavras em língua estrangeira somente no caso de manisfesta inexistência de palavra com significado idêntico na língua portuguesa.

1.7 - DA COMPARABILIDADE

1.7.1 - A comparabilidade deve possibilitar ao usuário o conhecimento da evolução entre determinada informação ao longo do tempo, numa mesma Entidade ou em diversas Entidades, ou a situação destas num momento dado, com vista a possibilitar-se o conhecimento das suas posições relativas.

1.7.2 - A concretização da comparabilidade depende da conservação dos aspectos substantivos e formais das informações.

Parágrafo único - A manutenção da comparabilidade não deverá constituir elemento impeditivo da evolução qualitativa da informação contábil.

9.2 - NBC T 2.1 – Das formalidade da escrituração contábil

NBC T 2 – DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBILNBC T 2.1 - DAS FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

2.1.1 – A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico.

2.1.2 – A escrituração será executada:a) em idioma e moeda corrente nacionais;b) em forma contábil;c) em ordem cronológica de dia, mês e ano;d) com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens;e) com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.

2.1.2.1 – A terminologia utilizada deve expressar o verdadeiro significado das transações. 2.1.2.2 – Admite-se o uso de códigos e/ou abreviaturas nos históricos dos lançamentos, desde que permanentes e uniformes, devendo constar, em elenco identificador, no "Diário" ou em registro especial revestido das formalidades extrínsecas.

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2.1.3 – A escrituração contábil e a emissão de relatórios, peças, análises e mapas demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusivas de Contabilista legalmente habilitado.

2.1.4 – O Balanço e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício serão transcritos no "Diário", completando-se com as assinaturas do Contabilista e do titular ou representante legal da Entidade. Igual procedimento será adotado quanto às Demonstrações Contábeis elaboradas por força de disposições legais, contratuais ou estatutárias.

2.1.5 – O "Diário" e o "Razão" constituem os registros permanentes da Entidade. Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil, observadas as peculiaridades da sua função. No "Diário" serão lançadas, em ordem cronológica, com individuação, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, incluídas as de natureza aleatória, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

2.1.5.1 – Observado o disposto no "caput", admite-se:a) a escrituração do "Diário" por meio de partidas mensais;b) a escrituração resumida ou sintética do "Diário", com valores totais que não excedam a operações de um mês, desde que haja escrituração analítica lançada em registros auxiliares.

2.1.5.2 – Quando o "Diário" e o "Razão" forem feitos por processo que utilize fichas ou folhas soltas, deverá ser adotado o registro "Balancetes Diários e Balanços".

2.1.5.3 – No caso de a Entidade adotar para sua escrituração contábil o processo eletrônico, os formulários contínuos, numerados mecânica ou tipograficamente, serão destacados e encadernados em forma de livro.

2.1.5.4 – O Livro Diário será registrado no Registro Público competente, de acordo com a legislação vigente. 1 Publicada no DOU, de 30-12-83.2 Substituída pela Resolução CFC nº 751, de 29-12-933 Item alterado pela Resolução CFC nº 790, de 13-12-95.4 Item alterado pela Resolução CFC nº 848, de 16-6-99.

9.3 - NBC T 2.2 – Da Documentação Contábil

NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADENBC T 2 – Da Escrituração Contábil

NBC T 2.2 – Da Documentação Contábil

2.2.1 – A Documentação Contábil compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, que apoiam ou compõem a escrituração contábil.

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2.2.1.1 – Documento contábil, estrito-senso, é aquele que comprova os atos e fatos que originam lançamento (s) na escrituração contábil da Entidade.

2.2.2 – A Documentação Contábil é hábil, quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.

2.2.3 – A Documentação Contábil pode ser de origem interna quando gerada na própria Entidade, ou externa quando proveniente de terceiros.

2.2.4 – A Entidade é obrigada a manter em boa ordem a documentação contábil.

9.4 - NBC T 2.8 – Das formalidades da escrituração contábil em forma eletrônica

NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADENBC T 2 – DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

NBC T 2.8 - DAS FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL EM FORMA ELETRÔNICA

2.8.1. DISPOSIÇÕES GERAIS 2.8.1.1. Esta norma estabelece critérios e procedimentos para a escrituração contábil em forma eletrônica e a sua certificação digital, sua validação perante terceiros, manutenção dos arquivos e responsabilidade de contabilista.

2.8.1.2. A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos que atendam às NBC T 2.1, NBC T 2.2, NBC T 2.3, NBC T 2.4, NBC T 2.5, NBC T 2.6 e NBC T 2.7 e aos requisitos adicionais estabelecidos nesta norma.

2.8.1.3. O processo de certificação digital deve estar em consonância com a legislação vigente e as normas estabelecidas pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil.

2.8.2. CONTEÚDO

2.8.2.1. Para fins desta norma, a expressão “em forma contábil” de que trata o item 2.1.2 “b” da NBC T 2.1 deve conter, no mínimo:a) data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu na entidade;A alínea “a” do item 2.8.2.1 recebeu nova redação pela Resolução CFC nº 1.063, de 9 de dezembro de 2005.

b) conta(s) devedora(s);c) conta(s) credora(s);

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d) histórico que represente o verdadeiro significado da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso, baseado em tabela auxiliar, inclusa em livro próprio;A alínea “d” do item 2.8.2.1 recebeu nova redação pela Resolução CFC nº 1.063, de 9 de dezembro de 2005.e) valor do registro contábil; f) número do lançamento para identificar, de forma unívoca, todos os registros eletrônicos que integram um mesmo lançamento contábil.A alínea “f” do item 2.8.2.1 foi incluída pela Resolução CFC nº 1.063, de 9 de dezembro de 2005.

2.8.2.2. O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.

2.8.2.3. Na escrituração contábil em forma eletrônica, o lançamento contábil deve ser efetuado com:a) um registro a débito e um registro a crédito; oub) um registro a débito e vários registros a crédito; ouc) vários registros a débito e um registro a crédito; oud) vários registros a débito e vários registros a crédito.

2.8.2.4. Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio eletrônico ou magnético, desde que assinados e autenticados, conforme segue:a) os documentos digitalizados devem ser assinados pela pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, pelo contabilista responsável e pelo empresário ou sociedade empresária que utilizarão certificado digital expedido por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil;b) os documentos digitalizados, contendo assinatura digital de contabilista, do empresário ou da sociedade empresária e da pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, devem ser apresentados aos serviços notariais para autenticação nos termos da lei. 2.8.2.5. A escrituração contábil em forma eletrônica e as emissões de livros, relatórios, peças, análises, mapas demonstrativos e Demonstrações Contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusiva de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e devem conter certificado e assinatura digital do empresário ou da sociedade empresária e de contabilista.

2.8.2.6. O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício devem ser inseridos no Livro Diário Eletrônico, completando-se com as assinaturas digitais de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária.

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2.8.2.7. O “Livro Diário” e o “Livro Razão” constituem registros permanentes da entidade e, quando escriturados em forma eletrônica, serão constituídos por um conjunto único de informações das quais eles se originam.O item 2.8.2.7 recebeu nova redação pela Resolução CFC nº 1.063, de 9 de dezembro de 2005.

2.8.2.8. Os livros de registros auxiliares da escrituração contábil em forma eletrônica devem obedecer aos preceitos desta norma para sua escrituração e registro, observadas as peculiaridades da sua função.

2.8.2.9. No Livro Diário Eletrônico, devem ser registradas todas as operações relativas às atividades da entidade, em ordem cronológica, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por digitação direta ou reprodução digitalizada.

2.8.2.10. A entidade deve adotar requisitos de segurança compatíveis com o processo de certificação digital regulamentado pela ICP - Brasil ou submetê-los aos serviços notariais quando imprimir livros, demonstrações, relatórios e outros documentos a partir da escrituração contábil em forma eletrônica, que contenham assinaturas e certificados digitais, conforme estabelecido nesta Norma, para fazer fé perante terceiros.

2.8.2.11. O Livro Diário Eletrônico, contendo certificado e assinatura digital de contabilista legalmente habilitado e com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária, deve ser submetido ao Registro Público competente. 2.8.2.12. O contabilista deve tomar as medidas necessárias para que o empresário ou a sociedade empresária armazene em meio eletrônico ou magnético, seguindo o Leiaute Brasileiro de Contabilidade previsto na Resolução CFC nº 1.061/05 de 9 de dezembro de 2005, devidamente assinados, digitalmente, os documentos, os livros e as demonstrações referidos nesta Norma, visando a sua apresentação de forma integral, nos termos estritos das respectivas leis especiais ou em juízo quando previsto em lei.O item 2.8.2.12 recebeu nova redação pela Resolução CFC nº 1.063, de 9 de dezembro de 2005.

Referências

Iudícibus, Sérgio de. MARION, José Carlos. Curso de Contabilidade para não Contadores. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2000.

MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 8 ed. São Paulo: Atlas, 1998.

WARREN, Carl S. Contabilidade Gerencial. 6 ed. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003.

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Sites consultados

Arquivo Nacional www.arquivonacional.gov.br

CAPES www.capes.gov.br/capes/portal

Conselho Nacional de Arquivos www.arquivonacional.gov.br/conarq/qsomos/quem_so_corpo.htm

Conselho Regional de Contabilidade -DF www.crcdf.org.br

Conselho Regional de Contabilidade -GO www.crcgo.org.br

Conselho Federal de Contabilidade www.cfc.org.br

Diário Oficial da União www.in.gov.br

Sebrae www.sebrae.com.br/br/home/index.asp

43

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http://www.cfc.org.br/

http://www.crcgo.org.br/

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