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Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da Guarda
Relatório de Estágio
David Ruivo Ferreira
RELATÓRIO PARA OBTENÇÃO DO DIPLOMA DE ESPECIALIZAÇÃO TECNOLÓGICA EM
TÉCNICAS DE SECRETARIADO CLÍNICO
JANEIRO | 2014
Instituto Politécnico da Guarda
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
ULS GUARDA-Hospital Sousa Martins
David Ruivo Ferreira
JANEIRO | 2014
i
Ficha de identificação
Aluno Estagiário
Nome: David Ruivo Ferreira
Número:1011084
Curso: CET- Técnicas de Secretariado Clínico
Orientadores de Estágio
Orientadora da ESTG: Prof. Isa Severino
Orientador da Instituição: Luís Manuel Fernandes da Cruz
Local de Estágio
Nome: ULS da Guarda
Morada: Av. Rainha Dona Amélia 6300-858 Guarda
Contacto telefónico da instituição: 271200200
Período de Estágio
Início: 08 de julho de 2013
Fim: 26 de setembro de 2013
ii
"Nenhum trabalho de qualidade pode ser feito sem
concentração e autossacrifício, esforço e dúvida."
Max Beerbohm
iii
Agradecimentos
Tendo finalizado uma etapa importante do meu percurso de estudante, não poderia
deixar de manifestar a minha gratidão a quem realmente me ajudou a concretizá-lo.
Em primeiro lugar, gostaria de agradecer a todos os docentes que lecionaram as
unidades curriculares do Curso de Especialização Tecnológica de Técnicas de
Secretariado Clínico da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico
da Guarda, pelos conhecimentos transmitidos e a dedicação revelada para com os
alunos.
Expresso o meu especial agradecimento à minha orientadora, Prof. Isa Severino, por
todo o apoio e dedicação depositados no acompanhamento e elaboração deste relatório
de estágio.
Agradeço à Administração da Unidade Local de Saúde da Guarda, instituição que me
acolheu, particularmente à Dra. Sandra Gil, por ter proporcionado todas as condições
para que o estágio se pudesse realizar. Não posso deixar de agradecer ao coordenador
Técnico, Luís Manuel Fernandes da Cruz, que se disponibilizou a esclarecer eventuais
dúvidas e a resolver quaisquer problemas durante o estágio.
Relativamente ao Serviço de Pneumologia, serviço onde estagiei, expresso o meu
agradecimento aos secretários, Isabel Isidoro e Luís Marques, por terem contribuído
para a minha progressiva integração no local de estágio, apoiando-me e facultando-me
preciosos conhecimentos e técnicas de trabalho.
Agradeço ainda ao diretor de Serviço de Pneumologia, Dr. Luís Ferreira às equipas
médica e de enfermagem e a todos os Técnicos de Diagnóstico. Expresso ainda os meus
sinceros agradecimentos aos secretários da Unidade de consultas externas da
Pneumologia, Unidade de Oncologia, aos assistentes operacionais do Arquivo Clínico e
as restantes pessoas com quem interagi no exercício das minhas funções.
Manifesto ainda apreço aos meus amigos, Benilde Costa, Filipa Fernandes, Hugo
Fernandes, assim como aos meu colegas de estágio, pelo apoio manifestado.
Por fim, não posso deixar de agradecer aos meus pais, que sempre me apoiaram nas
minhas decisões, e que tudo fizeram para que esta etapa fosse bem-sucedida.
iv
Resumo
O presente relatório de estágio enquadra-se na componente de formação, Estágio
Curricular, presente no último semestre do Curso de Especialização Tecnológica (CET)
em Técnicas de Secretariado Clínico, da Escola Superior de Tecnologia e Gestão, do
Instituto Politécnico da Guarda.
O estágio foi realizado no Hospital Sousa Martins, no período compreendido entre oito
de julho de 2013 e 26 de setembro de 2013.
Para facilitar a compreensão e organização do relatório, decidi dividi-lo em dois
capítulos. Assim, no primeiro capítulo procedo a uma breve apresentação da instituição
onde realizei o estágio, referindo a sua missão, os seus valores e valências. No segundo
capítulo centro a minha atenção nas atividades desenvolvidas durante o estágio,
explicitando os procedimentos a ter em conta em cada uma das situações. Na conclusão,
apresento uma reflexão crítica onde faço um balanço do trabalho realizado ao longo das
quatrocentas horas de estágio.
Palavras-chave: Estágio, Hospital, Departamento de Pneumologia, Técnicas de
Secretariado, Atendimento.
Índice Geral Ficha de identificação ........................................................................................................ i
Agradecimentos ............................................................................................................... iii
Resumo ............................................................................................................................ iv
Índice Geral ...................................................................................................................... v
Introdução ......................................................................................................................... 1
Capítulo I – Hospital Sousa Martins................................................................................. 2
1. Breve Historial .................................................................................................................. 4
2. Caracterização do Hospital ................................................................................................ 6
2.1. Valências ................................................................................................................... 6
2.2. Valores ...................................................................................................................... 7
2.3. Organograma ............................................................................................................. 9
3. O Hospital de Sousa Martins como Unidade Local de Saúde ......................................... 10
3.1. Princípios, Valores, Missão e Visão ........................................................................ 11
3.2. Objetivos ................................................................................................................. 12
Capítulo II – Estágio ....................................................................................................... 14
1. Caracterização do Serviço de Pneumologia .................................................................... 15
2. Programa “Sonho”........................................................................................................... 15
3. Atividades Desenvolvidas ............................................................................................... 16
4. Atendimento Presencial e Telefónico ............................................................................. 17
4.1. Atendimento Presencial .......................................................................................... 17
4.1.1. Aos Utentes ......................................................................................................... 17
4.1.2. Aos Familiares..................................................................................................... 17
4.2. Atendimento Telefónico .......................................................................................... 18
5. Atualização do Mapa Diário de Utentes Internados ....................................................... 19
6. Recolha dos Processos Clínicos no Arquivo .................................................................... 19
7. Organização de Processos Clínicos .................................................................................. 20
8. Encaminhamento de Pedidos de Exames Internos e Externos ....................................... 21
9. Admissão de Doentes no Internamento ......................................................................... 22
10. Altas ............................................................................................................................. 22
10.1. Pedido de Transportes ........................................................................................ 23
11. Marcação de Exames ................................................................................................... 24
12. Registo de Exames para Codificação ........................................................................... 24
13. Entrega de Resultados de Exames em Diversos Serviços............................................ 25
Reflexão final ................................................................................................................. 26
Bibliografia ..................................................................................................................... 28
Webgrafia ....................................................................................................................... 28
ANEXOS ........................................................................................................................ 29
Índice de Anexos: ........................................................................................................... 30
Lista de siglas
CID - Classificação Internacional de Doenças
DPOC - Doença Pulmonar Obstrutiva Crónica
EPE - Entidade Pública Empresarial
GDH - Grupos de Diagnósticos Homogéneos
HSM - Hospital Sousa Martins
HSMG - Hospital Sousa Martins da Guarda
PFR - Provas Funcionais Respiratórias
ULS - Unidade Local de Saúde
Índice de figuras
Figura 1- Sanatório Sousa Martins ................................................................................................ 4
Figura 2- Hospital Sousa Martins.................................................................................................. 5
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Introdução
O presente relatório foi elaborado no âmbito do estágio curricular, realizado no Hospital
Sousa Martins (HSM), no Serviço de Pneumologia após o término do Curso de
Especialização Tecnológica (CET) em Técnicas de Secretariado Clínico na Escola
Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda. Este relatório
descreve o estágio realizado, que decorreu no período compreendido entre o dia 8 de
julho de 2013 e 26 de setembro de 2013, sob a orientação do Sr. Luís Manuel Fernandes
da Cruz.
Escolhi o HSM para realizar o meu estágio por ser um hospital distrital e, por
conseguinte, possuir uma diversidade de Serviços de Saúde, abranger um vasto leque de
população bem como pelo seu prestígio. Neste sentido, percecionei uma possibilidade
de adquirir e alargar conhecimentos e preparar-me para uma eventual oportunidade de
trabalho numa Unidade de Saúde.
Ao longo deste relatório, pretendo facultar uma apresentação do HSM, instituição onde
decorreu o meu estágio e dar a conhecer as atividades por mim desenvolvidas. Assim
sendo, estruturei o meu relatório em dois capítulos. No primeiro capítulo faculto uma
explicação sobre a formação e evolução do Hospital Sousa Martins, desde os seus
primórdios até atualidade. Ainda neste capítulo faço a caracterização do HSM, referindo
as suas valências e os valores por que se rege a instituição e norteiam as condutadas dos
seus colaboradores. Posto isto, explico o funcionamento do Hospital enquanto Unidade
Local de Saúde (ULS) e indico os seus princípios, valores, missão, visão e objetivos,
uma vez que diferem dos do HSM.
Por fim, apresento uma breve descrição do Serviço de Pneumologia, pois foi onde
permaneci mais tempo, no decorrer do estágio.
No segundo capítulo, descrevo as atividades desenvolvidas ao longo do estágio,
explicitando os procedimentos e requisitos inerentes a cada uma delas, de forma a
precisar as tarefas que exerci no Serviço de Pneumologia. Neste capítulo refiro ainda as
propostas que me foram apresentadas, de forma a poder exercer as minhas funções,
contribuindo, assim, para um melhor funcionamento do serviço.
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No final do trabalho, apresento uma reflexão crítica sobre a minha prestação no estágio,
relacionado com tudo aquilo que aprendi.
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1. Breve Historial
O Hospital Sousa Martins (HSM) situa-se no mesmo local onde outrora se encontrava o
Hospital da Misericórdia Dr. Francisco dos Prazeres. Este hospital teve a denominação
do seu maior impulsionador - o sacerdote e professor Dr. Francisco dos Prazeres, tendo
sido inaugurado a 15 de agosto de 1901.
O Hospital Sousa Martins surgiu no período em que Portugal começou um combate
organizado e consistente contra a doença da tuberculose. O envolvimento da sociedade
científica e médica no estudo da climoterapia1, despoletou depois da célebre expedição
científica à Serra da Estrela, tendo sido organizada pela Sociedade de Geografia de
Lisboa, em 1881, na qual participaram diversos especialistas de diferentes áreas, entre
os quais se destaca o Médico Sousa Martins.
Depois da expedição à Serra da Estrela e avaliadas as condições, o Dr. Sousa Martins,
considerou que o local, onde atualmente se encontra o HSM, reunia as condições para se
poder investir no tratamento da Tuberculose. A sua localização geográfica aliada à
qualidade do ar constituía mais-valias para o combate/ tratamento de doenças do foro
respiratório.
Durante este período, a doença da tuberculose não passou despercebida à Rainha D.
Amélia que permitiu a fundação do Sanatório de Assistência Nacional, como ilustra a
figura 1.
1 Processo de curar pela escolha de ares e climas especiais
Figura 1- Sanatório Sousa Martins
Fonte:http://correiodaguarda.blogs.sapo.pt/1
47827.html
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O atual HSM (figura 2) foi inaugurado em 1989 e resultou da junção do Sanatório Dr.
Sousa Martins com Hospital da Misericórdia. Está situado a sul da cidade da Guarda,
junto à saída para a Covilhã e Castelo Branco, mais precisamente, na cerca do antigo
Sanatório.
1.1. Infraestruturas
Relativamente às suas infraestruturas, o hospital é constituído por alguns pavilhões que
anteriormente pertenciam ao antigo sanatório Sousa Martins e o novo pavilhão que veio
a entrar em funcionamento nos finais do ano de 1997. O pavilhão principal do Sanatório
é formado pela ala direita, com três pisos, e pela ala esquerda com dois pisos. Na ala
esquerda encontram-se as áreas médicas, a administração, os serviços administrativos,
os serviços de apoio, os serviços farmacêuticos e a cozinha.
O pavilhão mais recente é constituído por três pisos, os quais albergam todos os
serviços que estavam em funcionamento nas antigas instalações do Hospital da
Misericórdia.
Figura 2- Hospital Sousa Martins
Fonte:http://2.bp.blogspot.com/qVq0LT63VAM/T
n4OJwTQvrI/AAAAAAAAAAk/BJHAZs1guCI/s1
600/HSM+Guarda.JPG
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2. Caracterização do Hospital
O Hospital Sousa Martins é um hospital Distrital de Nível 32 visto que, que se insere na
rede do Serviço Nacional de Saúde (SNS), procurando respeitar os preceitos inerentes à
prestação de cuidados de saúde, procurando estendê-los à população.
Para que este objetivo possa ser cumprido, tem-se vindo a melhorar as condições
intrínsecas aos recursos humanos e materiais, no sentido de facultar uma resposta rápida
e eficaz adaptada às necessidades.
O HSM, à semelhança de outros hospitais acolhe, cuida, cura, zela e reabilita os utentes,
promovendo também o ensino e a investigação na área da Saúde. Deste modo, pretende
disponibilizar aos seus utentes cuidados de qualidade, procurando dar uma assistência
humanizada em todas as fases da vida, tendo como última função, assegurar uma morte
digna.
2.1. Valências3
Para que o HSM possa assegurar uma prestação de cuidados de saúde
diferenciados e de reabilitação, dispõe das seguintes valências:
Básicas:
o Cirurgia;
o Ginecologia;
o Medicina;
o Neonatologia;
o Obstetrícia;
2 Corresponde aos denominados Serviços de Medicina Intensiva/ /Unidades de cuidados intensivos,
que devem ter, preferencialmente, quadros próprios ou, pelo menos, equipas funcionalmente dedicadas (médica e de enfermagem), assistência médica qualificada, por intensivista, e em presença física nas 24 horas; pressupõe a possibilidade de acesso aos meios de monitorização, diagnóstico e terapêuticos necessários; deve dispor ou implementar medidas de controlo contínuo de qualidade e ter programas de ensino e treino em cuidados intensivos; constitui o Serviço ou Unidade típica dos hospitais com Urgência Polivalente – informação baseada em.
http://www.dgs.pt/upload/membro.id/ficheiros/i006185.pdf . 3 Baseado na informação contida no endereço eletrónico:
http://www.portaldasaude.pt/portal/servicos/prestadoresV2/?providerid=194 .
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o Ortopedia;
o Pediatria.
Intermédias:
o Gastrenterologia;
o Oftalmologia;
o Otorrino.
Diferenciadas:
o Cardiologia;
o Neurologia;
o Pneumologia.
Serviços sem Internamento:
o Consultas Externas;
o Serviço de Urgências;
o Bloco Operatório.
Consultas Externas: Anestesia, Cardiologia, Cirurgia Geral e Pediátrica,
Gastrenterologia, Ginecologia, Medicina Interna, Neurologia, Obstetrícia,
Oftalmologia, Ortopedia, Otorrinolaringologia, Pediatria, Pneumologia,
Psiquiatria e Serviço de Sangue.
2.2. Valores4
Para o desenvolvimento de todas as suas atividades, o hospital de Sousa Martins e
todos os seus colaboradores regem-se pelos seguintes valores:
Qualidade – Procura obter os melhores resultados quanto à prestação de
cuidados, tendo como referência as necessidades individualizadas da
4 Informação baseada no relatório de estágio de Catarina, Aida (2009), Instituto Politécnico da Guarda.
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comunidade. Tende também a criar cooperação entre os diferentes serviços,
tendo em vista a sua progressiva melhoria e sustentabilidade.
Ética e integridade – Orienta as suas ações de acordo com os mais elevados
princípios de conduta nas relações com os doentes, os profissionais, as
instituições e empresas.
Qualidade e ambiente – Salvaguarda de forma permanente e consistentes as
normas de qualidade e de ambiente, de modo correto e responsável.
Responsabilidade social – Cumpre a responsabilidade Social perante a
comunidade através da difusão do conhecimento, tendo em consideração a
otimização na utilização dos recursos.
Competência e inovação – Procura e promove de forma contínua o
desenvolvimento dos profissionais através da implementação de novas
soluções, assegurando a prestação de melhores cuidados de Saúde, tendo em
conta a própria satisfação e realização de objetivos pessoais.
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2.3. Organograma
Atendendo ao organograma do HSM (Anexo 1), podemos verificar que no topo da
hierarquia da instituição encontra-se o Conselho de Administração, o qual é constituído
pelo presidente e por vogais que exercem funções executivas em consonância com a
dimensão e complexidade do hospital. Compete ainda ao Conselho de Administração
cumprir todos os poderes de gestão.
Diretamente ligados ao Conselho de Administração situam-se a Administração, a
Comissão de Ética, a Comissão de Humanização, a Comissão de Controlo de Infeções e
o Centro de Educação e Formação. A administração tem como principal função planear,
organizar e dirigir atividades no hospital. A Comissão de Ética é responsável pela
proteção da dignidade e integridade humana em questões relacionadas com a prática
médica; a Comissão de Humanização tem, entre outras funções, a responsabilidade de
identificar e refletir sobre os fatores que podem condicionar a humanização dos
serviços; a Comissão de Controlo de Infeções preocupa-se em intensificar as medidas de
prevenção e controlo no surgimento de infeções hospitalares; já o Centro de Educação e
Formação visa desenvolver respostas face às necessidades sociais e profissionais, na
procura de melhoria contínua da satisfação dos clientes.
A Administração é assessorada pelo Secretariado que, por seu turno, estabelece a
ligação com os Serviços de Assistência e os Serviços de Apoio Geral.
Integram o Serviço de Assistência todos os serviços responsáveis pelo tratamento de
doenças.
Enformam os Serviços de Apoio Geral os demais setores que facilitam e desenvolvem
os esforços que concorrem para o correto funcionamento do hospital, de entre os quais
destaco o Secretariado da Pneumologia, serviço onde realizei o meu estágio, e sobre o
qual me deterei no segundo capítulo.
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3. O Hospital de Sousa Martins como Unidade Local de Saúde
No dia 12 de junho de 2008 foi aprovado pelo Conselho de Ministros o decreto-lei que
veio a criar a Unidade Local de Saúde (ULS) da Guarda (figura 3), Entidade Pública
Empresarial (EPE) e os seus respetivos estatutos. Assim sendo, o Hospital de Sousa
Martins tornou-se ULS a 4 de setembro de 2008. Esta nova Unidade aliou o Hospital da
Guarda e o Hospital de Seia assim como todos os centros de Saúde do distrito da
Guarda, à exceção de Aguiar da Beira e Vila Nova de Foz Côa.
Os Centros de Saúde são:
Centro de Saúde de Almeida;
Centro de Diagnóstico Pneumológico da Guarda;
Centro de Saúde de Manteigas;
Centro de Saúde de Gouveia;
Centro de Saúde de Figueira de Castelo Rodrigo;
Centro de Saúde do Sabugal;
Centro de Saúde de Fornos de Algodres;
ULS GUARDA
Centros de
Saúde
Hospital Sousa
Martins
Hospital Nossa
Srª Assunção
Figura 3- Organograma da Constituição da Unidade Local de Saúde da Guarda
Fonte- Própria
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Centro de Saúde de Celorico da Beira;
Centro de Saúde de Trancoso;
Centro de Saúde de Pinhel;
Centro de Saúde da Mêda.
3.1. Princípios, Valores, Missão e Visão
Unidade Local de Saúde caracteriza-se pelos seus princípios, valores, missão e visão.5
Princípios
Legalidade, igualdade, proporcionalidade, colaboração e boa-fé;
Humanismo no relacionamento com os utentes e colegas de trabalho
Respeito pela dignidade humana;
Qualidade nas prestações, com níveis de serviço e de resultados elevados;
Competência e responsabilidade.
Valores:
Atitude centrada no doente e na promoção da saúde pública e da comunidade,
respeitando os valores do cidadão e da família;
Cultura de excelência técnica, científica, como um valor a prosseguir
continuamente;
Cultura interna de multidisciplinaridade e de bom relacionamento no trabalho;
Responsabilidade Social, contribuindo para a otimização na utilização dos
recursos e da capacidade instalada.
Missão
A ULS Guarda, EPE,6 tem como missão proporcionar serviços públicos de saúde que
permitam uma maior abrangência de cuidados à população da sua área de influência e a
todos os cidadãos em geral, num projeto partilhado e global que vise a obtenção de
5 Informação baseada no endereço eletrónico: http://www.ulsguarda.min-saude.pt/politics.php .
6 Para obtenção desta informação, segui de perto o endereço eletrónico: http://www.ulsguarda.min-
saude.pt/ .
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qualidade, acessibilidade, eficácia e eficiência, contribuindo também para o futuro
sustentável do SNS.
Desenvolve ainda ensino e investigação por integrar a Faculdade de Ciências da Saúde
da Universidade da Beira Interior e colaborar com as Escolas Superiores de
Enfermagem e Escolas Superiores de Tecnologias da Saúde e diferentes
estabelecimentos de ensino secundário e de ensino superior.
Visão
A ULS Guarda, EPE, constitui-se como uma referência na prestação de cuidados, na
vivência comunitária, na relação com os parceiros, na formação pré e pós graduada de
novos prestadores de cuidados e na área da investigação.7
3.2. Objetivos
A ULS Guarda, EPE, deve prosseguir uma cultura orientadora de cuidados
personalizados e de excelência, tendo por objetivos8:
1. Proporcionar à população abrangida o acesso aos cuidados e a satisfação das
suas necessidades em saúde, com níveis de qualidade acrescidos
2. Prestar cuidados de saúde de qualidade, em tempo oportuno, e em ambiente
humanizado;
3. Desenvolver um nível de ensino das ciências médicas, de enfermagem, e das
tecnologias da saúde, consentâneo com os padrões nacionais e internacionais;
4. Promover a investigação clínica e científica, promovendo a afirmação da ciência
e contribuindo para suportar iniciativas empresariais credíveis, nas áreas das
tecnologias da saúde.
5. Atuar com eficácia, eficiência e oportunidade, num quadro de desenvolvimento
económico e financeiro sustentável;
6. Cumprir os contratos programa e os planos de ação;
7 http://www.ulsguarda.min-saude.pt/
8 http://www.ulsguarda.min-saude.pt/goals.php
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7. Desenvolver projetos de prestação de cuidados de saúde em ambulatório e ao
domicílio, de saúde pública, familiar e escolar;
8. Incrementar a integração de cuidados de saúde, garantindo a complementaridade
dos cuidados prestados aos cidadãos e promovendo sinergias entre os
estabelecimentos hospitalares, centros e extensões de saúde, com vista à
rentabilização e á melhoria dos cuidados de saúde prestados;
9. Criar dinâmicas de formação e investigação em que o conhecimento seja
também um polo de atracão de Recursos Humanos e desenvolver as ações de
formação necessárias ao desempenho dos seus colaboradores, assegurando o seu
desenvolvimento profissional.
10. Desenvolver funções de gestão partilhada e de infraestruturas com capacidade
de orientar e influenciar o sistema para garante da excelência pretendida.
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1. Caracterização do Serviço de Pneumologia
O meu estágio decorreu no Serviço de Pneumologia. Este serviço é constituído por uma
equipa de médicos, enfermeiros, técnicos de ação médica, técnicos de reabilitação
respiratória e auxiliares, sob direção do Dr. Luís Ferreira. À semelhança de todos os
outros Serviços de Pneumologia, destina-se ao tratamento de patologias das vias aéreas
inferiores. De entre as doenças respiratórias que requerem um tratamento adequado e
seguimento por um médico pneumologista, destacam-se a Apneia Obstrutiva do Sono,
Asma, Doença Pulmonar Obstrutiva crónica (DPOC) Pneumonia, Tuberculose, Doenças
Pulmonares Intersticiais, entre outras. Além do tratamento das doenças mencionadas, o
Serviço de Pneumologia é ainda responsável pela realização de Provas Funcionais
Respiratórias (PFR), como por exemplo o exame espirométrico, mais designado por
espirometria.
Permaneci neste Serviço durante quatrocentas horas, repartidas por sete horas diárias,
onde tive oportunidade de aplicar muitos dos meus conhecimentos obtidos no Curso de
Especialização Tecnológica de Secretariado Clínico e de adquirir novas competência,
como irei demonstrar nesta parte do relatório.
2. Programa “Sonho”
O atual Sistema Integrado de Informação Hospitalar (programa Sonho) detém um papel
fundamental no registo de cariz administrativo de informação e gestão de doentes. Este
programa é utilizado em computador e é comum a todos os serviços do hospital,
conferindo uma maior eficácia ao trabalho administrativo.
O Sonho tem como principais identificadores do doente o número de processo (que não
existe para todos os doentes), e o número sequencial (este número não é sempre
impresso nas vinhetas dos doentes e por essa razão nem sempre é conhecido pelos
profissionais de saúde).
O Sonho também tem uma forte componente financeira, permitindo que sejam
associados diagnósticos e procedimentos sendo registados como códigos de
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Classificação Internacional de Doenças (CID), os quais são posteriormente
transformados em Grupos de Diagnósticos Homogéneos (GDH) para fins de faturação.
3. Atividades Desenvolvidas
As atividades por mim desenvolvidas ao longo do estágio foram estabelecidas pelo
orientador responsável na instituição no Plano de Atividades e centraram-se em:
Integração em equipas multidisciplinares, constituídas por médicos, enfermeiros,
administrativos e auxiliares, cabendo-lhes proceder ao Secretariado Clínico,
desenvolvendo, para o efeito, as funções administrativas nas diversas áreas,
nomeadamente na elaboração de documentos administrativos, comunicação e
relações públicas;
Comunicação interna entre os diversos Serviços Clínicos Hospitalares;
Elaboração de Processos Clínicos e Arquivo dos documentos, respeitando as
normas da Instituição;
Marcação de exames ao exterior, bem como proceder à transferência de doentes
para outras instituições;
Elaboração de pedidos de transporte;
Relacionamento com o público através do atendimento de doentes e familiares.
Assim, ao longo desta segunda parte do relatório, apresento as atividades que realizei
no Serviço de Pneumologia, de modo a facultar uma ideia o mais precisa possível das
funções desempenhadas.
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4. Atendimento Presencial e Telefónico
No decorrer do estágio, enquanto secretário de unidade, uma das funções que realizei
com regularidade foi o atendimento ao público, quer presencial quer telefónico.
4.1. Atendimento Presencial
Ao longo do dia surgiam situações em que era necessário atender utentes que iam a
consultas e familiares de pessoas internadas no serviço. Tratando-se de uma instituição
que oferece cuidados de saúde, - pessoas debilitadas e com patologias -, o público-alvo
em questão requeria uma particular sensibilidade no atendimento.
4.1.1. Aos Utentes
Quando fazia atendimento aos utentes, tinha o especial cuidado em ser atencioso,
procurando cooperar em tudo que era necessário, de modo a poder facultar orientações
sobre a realização do exame. Neste sentido, quando o utente se dirigia ao Secretariado,
abordava a pessoa em questão, perguntando-lhe qual era o motivo que o levou até ao
serviço questionando-lhe, ainda, em que poderia ser útil, sempre de forma simpática e
disponível a fornecer-lhe as informações de que necessitava.
As funções exercidas no atendimento abrangeram, não raras vezes, o acompanhamento
do utente até a sala das provas funcionais respiratórias, em virtude da incapacidade por
ele revelada. Nestas alturas, caminhava devagar, mantendo-me atento, caso fosse
necessário prestar especial auxílio.
4.1.2. Aos Familiares
Fui ainda responsável por fazer atendimento a familiares de utentes internados. Esta
tarefa requeria uma atenção especial, pois, muitas vezes, os familiares encontravam-se
psicologicamente fragilizados. Nestas ocasiões, procurei ser particularmente calmo,
emitir mensagens reconfortantes, encaminhando os familiares para o médico
responsável, de modo a que pudessem obter informações precisas sobre o estado
clínico do doente. O horário de atendimento destinado para este fim decorria
diariamente entre das 10:30h h às 12:30h.
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Durante este período, os familiares dos utentes dirigiam-se ao gabinete de secretariado
com o intuito de marcar uma sessão com o médico. Nesta situação perguntava aos
familiares o nome da pessoa internada, de modo a verificar o nome do médico
responsável para que este pudesse falar com os familiares do seu paciente.
O meu dever, nesta circunstância, consistia em filtrar os pedidos das pessoas, de forma
poder transmitir aos médicos uma informação mais coerente e organizada.
A realização desta atividade permitiu-me não só aplicar os conhecimentos que adquiri
na Unidade Curricular de Comunicação e Relações Interpessoais, como também ampliá-
los, uma vez que foram situações desta natureza que me possibilitaram perceber a
importância e os requisitos desta função.
4.2. Atendimento Telefónico
O atendimento telefónico foi outra das tarefas que realizei diariamente quer para
esclarecer quaisquer dúvidas quer para proceder à marcação de exames.
Nas situações de atendimento telefónico, tinha a preocupação de sorrir, pois sabia que,
apesar de o interlocutor não estar presente, o sorriso era perceptível, uma vez que
conferia um tom de voz mais afável. Procurava falar pausadamente para que as pessoas
me pudessem perceber facilmente, evitando equívocos. No início da chamada,
identificava a instituição, o serviço para o qual tinham ligado, e identificava-me.
Considero que o atendimento quer presencial quer telefónico prestado naquele serviço
era bastante eficiente e reconhecido pelos utentes. Recordo um episódio em que os
familiares de uma utente internada endereçaram uma carta para o Serviço de
Pneumologia, agradecendo a atenção disponibilizada por toda a equipa médica e de
enfermagem, não esquecendo os secretários desta unidade pela qualidade prestada no
atendimento.
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5. Atualização do Mapa Diário de Utentes Internados
No serviço de Pneumologia, à semelhança de outros serviços onde há internamentos,
existia um mapa diário dos doentes internados, registado numa folha de Excel, com
informações sobre os utentes internados, com o objetivo de facilitar a sua identificação e
precisar dados relativos ao seu internamento.
Uma das minhas competências consistia em manter o mapa diário sempre atualizado.
Assim, sempre que executava esta tarefa, todas as manhãs tinha de me deslocar à sala de
enfermagem onde se encontrava um quadro, também atualizado, com a informação de
todos os utentes internados. Ali fazia uma atualização dos nomes para que no final de
cada dia se inserisse novamente na folha de Excel, a qual era permanentemente sujeita a
alterações dependendo das altas e entradas de doentes no Serviço de Internamento.
No final de cada dia, e após o mapa diário estar devidamente atualizado, colocava uma
cópia na entrada do Serviço para tornar acessível a consulta.
6. Recolha dos Processos Clínicos no Arquivo
A recolha dos processos clínicos no arquivo foi outra tarefa que realizei diariamente.
Através do mapa diário dos utentes internados, percebia quais as últimas pessoas que
tinham entrado no Serviço. Assim sendo, fazia uma pesquisa no programa “Sonho” para
verificar se existia algum episódio anterior ou se o utente em questão já tinha um
processo clinico no Hospital Sousa Martins. Após essa consulta, imprimia uma etiqueta
que continha o número de processo, permitindo proceder ao respetivo levantamento no
Arquivo Clinico do hospital.
Depois de recolher os processos, colocava-os na Sala de Médicos para que estes
pudessem consultá-los, de modo a acederem a todas as informações relativas ao
historial clínico do doente e procederem ao seu tratamento.
Na execução desta tarefa, os conhecimentos ministrados na Unidade Curricular de
Técnicas de Arquivo e Documentação revelaram-se de grande utilidade, pois
facultaram-me importantes noções sobre o funcionamento/organização de arquivos.
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Esta atividade requeria um elevado sentido de organização e responsabilidade, dado que
o arquivo estava disposto em armários amovíveis, onde os processos estavam colocados
na vertical possibilitando assim um maior armazenamento de processos, respeitando a
organização numérica dos mesmos.
7. Organização de Processos Clínicos
Outra das minhas competências, enquanto secretário de Unidade, consistia em proceder
à organização dos processos clínicos. Para tal, tinha de recolher as capas de
internamento que eram unicamente utilizadas no Serviço de Internamento, identificadas
com o número da cama onde o doente se encontrava acamado.
Nestes processos encontravam-se exames complementares de diagnóstico, análises,
folhas de enfermagem, folhas referentes ao historial clínico, folhas da urgência e o
diário clínico. Depois de organizar estes documentos, colocava-os na capa, respeitando
os separadores, sendo ainda necessário colocar uma capa de alta (Anexo 2), uma folha
de Grupos de Diagnósticos Homogéneos GDH (Anexo 3) e uma folha de História
Clínica (Anexo 4).
Para concluir esta atividade era necessário imprimir cerca de vinte etiquetas para que
posteriormente os profissionais de saúde pudessem identificar o doente em novas folhas
colocadas no processo.
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8. Encaminhamento de Pedidos de Exames Internos e Externos
Faz parte do trabalho de qualquer profissional de secretariado estabelecer uma ligação
interna entre os elementos e hierarquias da empresa, mas também uma ligação externa
entre os elementos da organização e os que lhe são externos.
Neste serviço além das funções por mim descritas, prestei apoio aos profissionais de
saúde do Serviço de Pneumologia.
Tratando-se de um serviço de internamento, era necessário apresentar exames médicos
específicos. Quando os exames se realizavam no hospital, eram distribuídos pelos
diferentes serviços, de acordo com o exame em questão. A entrega dos pedidos internos
era entregue em mão às secretárias da unidade.
Havia, porém, exames que não podiam ser executados no hospital. Nestas situações, os
médicos e enfermeiros solicitavam-me o encaminhamento dos pedidos de exame.
Relativamente a exames pedidos ao exterior, o procedimento era diferente. Era
necessário inserir no programa “Sonho” o exame que ia ser realizado, através de um
código único, evitando assim qualquer tipo de equívoco. Posto isto, era necessário
imprimir um termo de responsabilidade que posteriormente era assinado por mim ou
pela secretária de unidade e encaminhado para o gabinete da Dra. Paula, médica, para
ser assinado pelo médico responsável pelo exame. Por ultimo, e depois do termo estar
assinado e carimbado, era da minha competência enviá-lo para a clínica ou hospital
onde o exame iria ser realizado.
De acordo com a Unidade curricular de Técnicas de Secretariado consegui entender que
uma das minhas tarefas enquanto secretário clínico, passaria por prestar apoio a diversos
departamentos do hospital, agindo sempre de forma imparcial e eficaz de forma a poder
facilitar o trabalho diário.
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9. Admissão de Doentes no Internamento
A admissão de doentes no internamento da Pneumologia podia ser feita de duas formas.
A mais usual consistia na entrada de um doente no internamento da Pneumologia
através das Urgências, visto que existia um maior número de pessoas com estado de
saúde crítico. A entrada através das Urgências ocorria com maior incidência no horário
noturno.
A outra forma de admissão de doentes no internamento ocorria, após uma consulta,
quando o paciente era encaminhado por indicação médica. Nesta situação, era
necessário introduzir o nome do doente no sistema para que pudesse ser visualizado na
lista de pessoas internadas e consequentemente se pudesse atribuir-lhe uma cama.
Assim, quando os doentes eram admitidos no internamento da Pneumologia, tinha que
efetuar os procedimentos já descritos nos pontos anteriores, mais especificamente
atualização do mapa diário dos utentes internados, recolha dos processos clínicos no
arquivo e ainda organização de processos clínicos.
10. Altas
A tarefa relativa às altas dos doentes internados no Serviço de Pneumologia era
recorrente e consistia em organizar todos os documentos necessários para ficarem no
Arquivo Clínico do hospital e reunir todos os documentos que o doente precisava de
levar consigo numa posterior consulta.
Feita a última avaliação do estado clínico do doente pelo médico pneumologista, era-me
entregue o respetivo dossier de internamento para que pudesse, então, efetuar
devidamente todo o processo da alta administrativa. No dossier eram também anexadas
todas as receitas médicas para que fosse feito o devido encaminhamento para o médico
de família do doente em questão.
Nestas ocasiões, tinha de tirar duas fotocópias do relatório relativo à alta, direcionando
um para o médico de família, outro para ficar arquivado na Sala de Médicos e o original
no processo do doente.
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Após este procedimento, podia dar alta no programa “Sonho”, sendo necessário aceder,
primeiramente ao internamento e inserir o nome do doente e, de seguida, mencionar o
dia e as horas em que o doente tinha tido alta assim como, o seu estado clínico e o
destino após a alta.
Para finalizar esta tarefa tinha de dar alta administrativa no programa informático
“ALERT”, sendo este mais utilizado pela equipa médica.
10.1. Pedido de Transportes
Dando ainda seguimento à tarefa das altas administrativas, era ainda da minha
competência verificar se existia alguma informação sobre a necessidade de transporte.
Esta informação podia ser verificada na parte inferior da capa de alta (Anexo 2) ou
então era-me comunicado pelo médico responsável ou pela equipa de enfermagem.
Existindo necessidade de transporte de ambulância de um doente, era ainda necessário
saber se o doente devia de ir deitado, sentado, e até mesmo se era exigido O2
(oxigénio).
Depois de conhecer todas as informações acima descritas, podia proceder ao pedido de
transporte que era efetuado no programa informático “SGTD” (Serviço de Gestão de
transporte de Doentes), inserindo todos os dados necessários e presentes na ficha clínica
do doente: o nome, a morada, a data de nascimento, o género, o número de contribuinte
a hora de saída do serviço, entre outros dados importantes para dar seguimento ao
pedido.
Para concluir o pedido de transporte, tinha de inserir uma nota em que referia o nome do
serviço em que o doente se encontrava.
É de realçar que os pedidos de transporte não ocorriam apenas quando um doente tinha
alta, mas também quando era necessário haver uma deslocação para outros hospitais por
motivos de tratamento ou internamento. Contudo, em ambas as situações o
procedimento era igual.
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11. Marcação de Exames
A marcação de exames ocorria ao longo do dia, com maior incidência após a hora de
consultas, quando o médico de um determinado paciente indicava os exames a
realizar na prescrição médica (Anexo 5).
Para a marcação de exames no Serviço de Pneumologia, o paciente tinha de levar
consigo a prescrição médica para que eu pudesse marcar, na agenda do secretariado,
o dia e a hora do respetivo exame.
Esta tarefa era feita através do atendimento presencial ou do atendimento telefónico.
12. Registo de Exames para Codificação
Esta atividade ocorria mais frequentemente ao final da tarde, depois de todas as
provas funcionais respiratórias (PFR) terem sido realizadas e relatadas pelos
médicos responsáveis.
Após o relato médico de todas as PFR, estas eram colocadas no gabinete de
secretariado para se proceder à introdução do tipo de prova que tinha sido realizada.
Para que pudesse prosseguir esta tarefa tinha de abrir a ficha do respetivo paciente e
adicionar o exame realizado na secção dos atos médicos no programa “Sonho”.
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13. Entrega de Resultados de Exames em Diversos Serviços
Após conclusão da tarefa de registo de exames para codificação, tinha de fazer a devida
separação dos exames, de acordo com os pedidos. Os exames podiam ser pedidos por
centros de saúde, pelas consultas ou pelos internamentos. A minha tarefa consistia em
separar cada uma dessas categorias para ser feita uma posterior entrega pelos diferentes
serviços.
Assim, quando os exames eram pedidos pelos centos de saúde, enviava-os por correio.
Quando eram pedidos internos ao hospital, distribuía-os pelos serviços de internamento,
pois tinham de ser entregues em mão à secretaria de unidade do respetivo departamento.
Existiam ainda exames que tinham de ser entregues nas consultas externas.
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Reflexão final
O estágio Curricular realizado no Serviço de Pneumologia do Hospital Sousa Martins
da Guarda foi uma experiência muito gratificante, permitindo-me além de ampliar,
adquirir um vasto leque de conhecimentos acerca das funções de um secretário clínico.
Fui muito bem aceite no HSM, tendo sido bem recebido por todas as pessoas que ali
trabalhavam. Também os utentes e familiares que se deslocavam ao serviço foram
amáveis comigo.
A integração na instituição foi gradual. O primeiro dia de estágio foi dedicado ao
conhecimento da instituição, e foram-me apresentadas as pessoas com quem iria
trabalhar, não só os meus colegas do secretariado como as equipas médica e de
enfermagem. Este procedimento permitiu-me conhecer os funcionários com quem iria
trabalhar diretamente e revelar-lhes a minha recetividade para desempenhar as tarefas,
indo ao encontro das exigências do serviço. Assim, apresentei-me, assumi uma postura
simpática, referindo que estava ali para cooperar com a equipa, disponibilizando-me
para executar e auxiliar no que fosse necessário.
No decorrer do estágio, uma das minhas preocupações consistia em efetuar um
atendimento eficaz aos utentes e familiares. Tendo em conta a delicadeza dos casos em
que os pacientes, na maioria das vezes, se encontravam, procurei estabelecer uma
relação de empatia com os utentes e familiares, transmitindo uma sensação de bem-estar
e de calma para que a pessoas percebessem que eu estava ali para ajudar no que fosse
preciso.
A minha principal dificuldade residiu na apreensão de aspetos importantes acerca da
utilização do programa informático “Sonho”, visto que era um programa completamente
diferente daqueles a que estava habituado, o que exigiu de mim um maior empenho no
domínio do seu funcionamento.
Reconheço que a minha postura atenta, delicada e sempre disponível contribuiu
grandemente não só para a minha fácil integração no HSM, como para o crescimento
profissional, pois foram-me confiadas tarefas diversificadas e com grau de
responsabilidade.
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A frequência do Curso de Especialização Tecnológica (CET) de Secretariado Clínico
facultou-me um vasto leque de competências que contribuíram para a realização eficaz
das atividades que me foram atribuídas. Através da unidade curricular de Técnicas de
Secretariado percebi o perfil, postura desejável e as competências técnicas que um
profissional de secretariado deve possuir, nomeadamente os procedimentos que deve
efetuar nas situações de atendimento – presencial e telefónico – entre outras
competências.
Também a unidade curricular de Técnicas de Arquivo e Documentação permitiu-me
conhecer os diferentes tipos de arquivo e perceber o respetivo funcionamento,
conhecimentos que me ajudaram a organizar e colocar os documentos no Arquivo
Clínico.
Pelas razões mencionadas, considero que o estágio constituiu um passo importante na
minha vida, permitindo-me não só consolidar os conhecimentos adquiridos através da
frequência do CET, como também adquirir novas competências.
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Bibliografia
Catarina, Aida (2009) Relatório para obtenção do grau de licenciado em gestão de
recursos humanos, Instituto Politécnico da Guarda, consultado a 2-10-2013
Webgrafia
http://correiodaguarda.blogs.sapo.pt/147827.html, consultado a 2-10-2013
http://2.bp.blogspot.com/qVq0LT63VAM/Tn4OJwTQvrI/AAAAAAAAAAk/BJHAZs1
guCI/s1600/HSM+Guarda.JPG, consultado a 2-10-2013
http://www.dgs.pt/upload/membro.id/ficheiros/i006185.pdf, consultado a 25-10-2013
http://www.ulsguarda.min-saude.pt/, consultado a 26-10-2013
http://www.ulsguarda.min-saude.pt/goals.php, consultado a 26-10-2013
http://www.portaldasaude.pt/portal/servicos/prestadoresV2/?providerid=194, consultado
a 15-12-2013
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Índice de Anexos:
Anexo 1 – Organograma
Anexo 2 – Capa de Alta
Anexo 3 – Folha GDH
Anexo 5 – História Clínica