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ESCOLA DE POLÍTICAS PÚBLICAS – TCESP
CURSO DE POS GRADUAÇÃO EM POLITICAS PUBLICAS - EACH/USP
GESTÃO DOCUMENTAL
PROJETO PARA ELABORAÇÃO DE MANUAL TÉCNICO DE
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS FISICOS E VIRTUAIS DA
DIRETORIA DE EXPEDIENTE
ORIENTADOR: JOSE CARLOS VAZ
CLEIDE APARECIDA VITORINO
MAIO/2012
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Agradecimentos
Primeiramente agradeço a oportunidade de participar da Primeira Turma de
Pós Graduação do Curso de Gestão de Políticas Publicas, promovido pelo Tribunal de
Contas, por meio da Escola de Contas Públicas desde a sua equipe da Coordenação, a
EACH/USP e seus professores.
A meu orientador Professor Jose Carlos Vaz pela paciência e pela
orientação dada.
A minha família que sempre me apoiou, auxiliou e acreditou na
concretização de meus projetos.
Aos meus colegas da Diretoria de Expediente que não mediram esforços
para auxiliar nesse projeto.
Aos meus colegas de pós-graduação, por participarem de uma fase tão
importante em nossas vidas: trabalhar e estudar juntos.
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Ubuntu: “Eu sou porque nós somos”
Frase dita Desmond Tutu ao receber o Prêmio Nobel da Paz de 1984, referindo à
importância do cooperativismo nas equipes, reportando-se ações e atitudes direcionadas
ao coletivo e não ao individual.
No âmbito da gestão publica, deve levar-se em consideração que as mudanças somente
ocorrerão, quando houver a participação de todos, utilizando-se o conhecimento e
memória de quem construiu, de quem realizou e realiza, bem como daqueles que irão
realizar e construir.
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RESUMO
Com advento do século XXI o processo de globalização e os avanços da tecnologia da
informação no cenário organizacional, a tanto no setor público como privado,
preocupou-se com o uso de técnicas, métodos e procedimentos adequados e eficientes.
Traz a rapidez na obtenção de conhecimento, a disseminação de informação e o
desenvolvimento de uma estrutura de recursos e pessoas capacitadas no planejamento e
organização dos procedimentos necessários de métodos eficientes.
Este trabalho tem a finalidade de mostrar a utilização dos métodos administrativos para
padronização e melhoria da qualidade das atividades ou serviços, por meio do objetivo
geral: analisar os métodos administrativos para padronização e melhoria da qualidade
das atividades executadas pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, através da
proposta de alternativas na manualização dos procedimentos internos, especialmente
para o setor de protocolo e autuação dos processos físicos, tendo como objetivos
específicos, tais como: identificar os processos e fluxos de informações; identificar a
necessidade da implantação de manuais ou notas técnicas de procedimentos, bem como
definição de um padrão de apresentação de acordo com as normas vigentes.
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Palavras-chaves: padronização, procedimentos, manual, documentação, gestão de
documentos, temporalidade, eficiência, arquivos, protocolo, Tribunal de Contas do
Estado de São Paulo.
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RÉSUMÉ
Avec l'avènement de la vingt et unième siècle le processus de la mondialisation et les
progrès de la technologie de l'information dans le cadre de l'organisation, dans les
secteurs public et privé, concernés par l'utilisation des techniques, méthodes et
procédures appropriées et efficaces. Il apporte la rapidité dans l'obtention des
connaissances, diffusion de l'information et le développement d'un cadre de ressources
et de personnes qualifiées dans la planification et l'organisation des procédures
nécessaires à des méthodes efficaces.
Ce travail vise à montrer l'utilisation de méthodes administratives de la normalisation et
des activités d'amélioration de la qualité ou des services par le biais de l'objectif général:
d'analyser les méthodes administratives en matière de normalisation et les activités
effectuées amélioration de la qualité par la Cour de l'Etat de Paul, à travers les solutions
de rechange proposées dans manualização des procédures internes, en particulier pour le
protocole de l'industrie et l'évaluation fiscale des processus physiques, avec des
objectifs spécifiques, tels que: l'identification des processus et des flux d'information,
d'identifier la nécessité pour les manuels de mise en œuvre ou de notes procédures
techniques ainsi que d'établir une norme de présentation selon les normes.
Mots-clés: normes, procédures, manuels, documentation, gestion des documents,
rapidité, l'efficacité, les fichiers, le protocole, la Cour de l'Etat de Sao Paulo.
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Índice de Siglas
TCESP: Tribunal de Contas do Estado de São Paulo
CGU: Conselho Geral da União
CNJ: Conselho Nacional da Justiça
CONARQ: Conselho Nacional de Arquivos
DE: Diretoria de Expediente
INTRANET : Rede interna de alguma instituição ou empresa em que geralmente o
acesso ao seu conteúdo é restrito
ONU: Organizações das Nações Unidas
OEA: Organização dos Estados Americanos
PROMOEX : Programa de Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados
e Municípios Brasileiros
LAI: Lei de Acesso à Informação
UNCITRAL/ONU: United Nations Commission ou Internacional Trade Law
SAESP: Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
STJ : Superior Tribunal de Justiça
STF : Superior Tribunal Federal
TCU: Tribunal de Contas da União
TI: Tecnologia da Informação
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SUMÁRIO
1. Introdução 10
1.1 Definição de Gestão Documental e Manual/Nota técnica 10
1.2 Objetivos Gerais do Trabalho 14
1.2.1 Objetivos Específicos 14
1.3 Aspectos Metodológicos: caracterização da pesquisa, participantes da pesquisa e
coleta de dados. 15
1.3.1 Gestão de Processos da Instituição 15
1.3.2 Diagnostico de Avaliação dos Processos Institucionais 16
1.3.3 Mapeamento da Situação Atual 17
1.3.4 Redesenho de processos – Situação Futura 17
2. Fundamentos Legais 18
3. Descrições de avaliação da situação atual da Diretoria de Expediente 20
3.1 Mudanças 21
3.2 Manual Técnico de Gerenciamento de Documentos Físicos e Digitais da
Diretoria de Expediente
4. Escopo de Manual : Vantagens e Desvantagens 22
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4.1. Documentação dos processos para confecção dos manuais devemos registrar os
seguintes processos 23
4.2. Estrutura de um manual 24
4.3. Fases de Elaboração de um manual administrativo 24
4.4. Definições de Atribuições e Responsabilidades 25
4.5. Tabelas de Temporalidade 27
5. Propostas para Implantação a Gestão Documental no âmbito do TCESP 28
5.1. Questionário metodologia para elaboração do manual de procedimentos da
Diretoria de Expediente. 29
6. Considerações Finais 30
7. Procedimentos Geras para utilização dos serviços de Protocolo: Conceitos e
Definições 30/34
7.1. Figura 1 Estrutura da Diretoria de Expediente 35
7.2. Figura 2 Ciclo de tramitação de protocolo e documentos 36
7.3. Figura 3 Ciclo de Documentos e Processos no setor de Protocolo 37
Anexo: Legislação 38/56
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1 - Introdução
No contexto mundial verifica-se uma crescente necessidade das empresas e órgãos
públicos buscarem instrumentos que auxiliem na organização e controle de suas
atribuições e competências para estes sejam usados de maneira adequada, a fim de
salvaguardar a atividade administrativa, bem como alcançar a qualidade e eficiência das
atividades por eles exercidas.
A busca por qualidade e eficiência nos serviços públicos demanda o uso de práticas
operacionais apropriadas, promovendo a capacitação os servidores facilitando o
encontro de informações e auxiliando a administração na organização e na gestão de
pessoas.
A análise dos processos de trabalho e o planejamento das atividades desenvolvidas pelo
TCESP, facilitam no desenvolvimento do processo administrativo, sendo
imprescindível a participação de seus servidores para agilizar a realização das atividades
que envolvam as partes interessadas e os cidadãos.
Os problemas gerados em face da inexistência de padronização de procedimentos
causam atrasos nas atividades do setor de protocolo e autuação e acarretando retrabalho.
Dessa forma, os problemas apresentados me orientaram a elaborar um manual para o
setor, especificamente na autuação de processos físicos, de forma clara com uso de
textos objetivos, de fácil compreensão.
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1.1 Definição de Gestão de Documentos e Manual/Nota Técnica
Consiste a Gestão de Documentos num conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos
documentos em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente (Art.3.º, Lei n.º 8.159/91).
A Gestão Documental tem como finalidade:
- organizar, de forma eficiente e cronológica os documentos, bem como manutenção e
destinação/trâmite dos mesmos;
- realizar a triagem da documentação, eliminando os que não tenham como
característica valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou cientifico;
- utilizar as ferramentas tecnológicas ou outras técnicas de gerenciamento eletrônico de
documentos;
- assegurar o direito à informação (art. 5.º, XXXIII CF), à memória;
- proteger os documentos de valor histórico, artístico e cultural (art. 23, III CF);
Artigo 1.º da lei Federal n.º 8159, de 8 de janeiro de 1991:
É dever do Poder Público a gestão documental e proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento
cientifico e como elemento de prova e informação.
Artigo 25 – Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado de interesse público e social.
A Gestão de Documentos pressupõe uma intervenção no ciclo de vida dos documentos
físicos ou virtuais desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para guarda
definitivo. Trata-se a gestão de documentos a serem guardados de acordo com as suas
idades correntes e intermediaria especificamente nos setores de arquivamento. Para
efetivo controle documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigência), das
transferências aos arquivos centrais/intermediários (são aqueles que aguardam um prazo
estabelecido por lei), do processamento das eliminações e recolhimentos ao arquivo
permanente, quando trata-se de arquivo permanente com valor histórico-cultural.
São as três fases da gestão de documentos:
1 - produção de documentos: que se trata a elaboração de formulários, implantação de
sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias e procedimentos
administrativos.
2 - manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas
reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais e espaço físico.
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3 - destinação final dos documentos: deve-se instituir um programa de avaliação que
garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de
documentos comuns sem valor probatório e informativo.
Vale destacar, que a avaliação de documentos de arquivo é de grande importância para a
implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas instituições publica quanto
nas empresas privadas.
A figura abaixo ilustra os valores, prazo de guarda e ciclo de vida de documentos,
demonstrando uma Tabela de Temporalidade para uso no Arquivo.
VALORES DOS DOCUMENTOS DE
ARQUIVO
PRAZOS DE GUARDA
IMEDIATO
ADMINISTRATIVO
LEGAL
FISCAL
TEMPORÁRIA
DOCUMENTOS QUE SEJAM COPIAS
QUE CONTENHAM DUPLICIDADE
DE INFORMAÇÃO, MÁ QUALIDADE
DE IMPRESSÃO OU QUE PODEM SER
RECUPERADOS.
MEDIATO
HISTORICO
PROBATÓRIO
INFORMATIVO
PERMANENTE
É DE CRIAÇÃO, CONSTITUIÇÃO,
MODIFICAÇÃO OU EXTINÇÃO DO
ORGÃO.
(regulamentos, regimentos, normas,
organogramas, fluxogramas, convênios,
ajustes, acordos, termos de cooperação,
balanços, livros-razão e livros diários,
atas e resoluções).
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CICLO DE VIDA
IDADE DE
DOCUMENTO
VALOR DURAÇÃO
MÉDIA
FREQUENCIA DE
USO/ACESSO
LOCAL DE
ARQUIVAMENTO
ADMINISTRATIVO IMEDIATO
OU
PRIMARIO
cinco anos Documentos
vigentes/muito
consultados/acesso
restrito ao setor produtor
Arquivo corrente
INTERMEDIARIO
1-PRIMARIO
REDUZIDO
5 + 5= 10
anos
Documentos
vigentes/regularmente
consultados/acesso
restrito ao órgão ou
interessado
Arquivo Central
INTERMEDIARIO
2-PRIMARIO
MININO
10 + 20 = 30
ANOS
DOCUMENTOS
VIGENTES/PRAZO
PRESCRICIONAL
LONGO/REFERNCIA
OCASIONAL/POUCO
FREQUENCIA DE
USO/ACESSO
PUBLICO/MEDIANTE
AUTORIZAÇÃO
ARQUIVO
INTERMEDIARIO
INTERMEDIARIO
3-
SECUNDARIO
POTENCIAL
30 + 20 = 50
ANOS
DOCUMENTOS
VIGENTES/PRESCRIÇÃO
LONGA / REFERÊNCIA
OCASIONAL/POUCA
FREQUENCIA DE USO/
ACESSO PUBLICO
MEDIANTE
AUTORIZAÇÃO
ARQUIVO
INTERMEDIARIO
HISTORICA SECUNDARIO
PRIMARIO
DEFINITIVA DOCUMENTOS QUE
PERDERAM A
VIGENCIA E OU
PRESCRIÇÃO/VALOR
PERMANENTE/ACESSO
PUBLICO PLENO
ARQUIVO
PERMANENTE OU
HISTORICO
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Vale considerar também, que atualmente a gestão documental prevê três visões que
devem ser atentamente observados:
1.º - Documentos físicos, digitalizados e eletrônicos;
2.º - Postura dos servidores e dos setores envolvidos durante todo o ciclo de vida do
documento;
3.º- Qualificação e capacitação dos servidores e terceiros que executam ou irão executar
serviços relacionados à gestão de documentos. Podemos citar nos casos de digitalização,
guarda provisória ou definitiva, transporte e etc.;
Diante das visões demonstradas, faz-se necessário, a criação de Norma Documental e
uma Tabela de Temporalidade prevendo a três modalidades de documentos (físico
eletrônico e digitalizado). Os documentos físicos terão sua importância e tratamento
adequado, quando for realizada a padronização dos procedimentos de registro,
recebimento, manuseio, guarda e expurgo. É importante mencionar, que para o descarte
dos documentos digitais é fundamental o armazenamento de cópia eletrônica, seja ela
oriunda de email, logs de s sistema, arquivos eletrônicos, dentre outras ferramentas,
com intuito de preservação da autenticidade e integridade, elementos indispensáveis
1.2 – Objetivos Gerais do Trabalho
Esse trabalho tem como objetivo desenvolver um manual de técnico de gerenciamento
de documentos físicos, especificamente com foco nas atividades realizadas no setor de
autuação do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
Propõe à elaboração/organização de um manual que auxiliara a sistematização das
atribuições em etapas a ser cumprida, a transparência dos procedimentos adotados pelo
TCESP, a identificação das principais deficiências e apontando possíveis falhas durante
a execução das atividades administrativas.
Padroniza toda atividade e/ou procedimentos como meio de alcançar a eficiência no
processo de produção, bem como organizá-la para que no recebimento, registro de
entrada de documentos, implantando-os de dados no sistema informatizado de dados, a
autuação dos processos de forma físicos, na pesquisa e guarda de documentos tanto
físicos e virtuais, para que sejam realizados de forma rápida, segura e eficiente.
1. 2.1 – Objetivos Específicos
Estabelecer critérios para recebimento de documentação pelo setor de protocolo tendo
como base normas, instruções, notas técnicas do TCESP e outras legislações
pertinentes;
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Utilizar ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos, tais como código de
barras com leitura óptica, a remessa através de sistema eletrônico também utilizando a
leitura óptica, programas de planilhas de trabalho, fluxogramas e outros mecanismos;
Formar de comissão técnica e/para gestão de documentos e informações, que atue de
forma continua, em face de implantação de novos sistemas;
Elaborar métodos e procedimentos para recepção, produção, trâmite e guarda e autuação
de processos;
Atualizar e redesenhar as atribuições da Diretoria de Expediente, bem como de cada
setor que a compõe;
Preservar documentos físicos, tanto àqueles em trâmite ou àqueles que necessitem de
reconstituição e/ou recuperações de informações nele contidas, bem como àqueles
destinados à guarda permanente ou temporária;
Reestruturar os setores envolvidos no programa gestão documentais, capacitando
servidores para novas ferramentas a serem implantadas;
1.3 Aspectos Metodológicos: caracterização da pesquisa, participantes da
pesquisa e coleta de dados.
Foi realizado o levantamento dos dados por meio de três instrumentos: a observação do
servidor que apresenta esse trabalho de conclusão, obtido através de registro de falhas
e/ou retrabalhos referente aos fluxos de processos de autuação de processos, registro de
documentos e pesquisa geral realizada por interessados e por servidores em diversas
áreas.
A - O segundo instrumento foi realizado um levantamento através de um questionário
aplicado entre os servidores lotados nas áreas indicadas que tem como atribuição a
execução dos procedimentos já indicados.
B - O terceiro instrumento foi realizado uma busca bibliográfica sobre o tema em
questão e levantamento de projetos similares outras instituições administrativas (federal,
estadual e municipal) que estruturam seus setores de expediente e protocolo.
C - Os resultados apresentaram a necessidade da padronização de procedimentos, a
elaboração de um manual ou nota técnica, bem como a utilização de ferramentas
tecnológicas mais eficazes nos procedimentos administrativos. As sugestões propostas
servirão para iniciar o processo de padronização e documentação das atividades
desenvolvidas pelos servidores do TCESP.
1.3.1 - Gestão de Processos da Instituição
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Toda instituição tanto publica ou privada desenvolve inúmeras atividades, que levam à
produção de resultados na forma de produtos e serviços. O conjunto dessas atividades,
devido à sua natureza e aos resultados gerados, pode ser enquadrados na forma de
processos organizacionais que, de forma integrada, trabalham no sentido de promover a
consecução dos objetivos da organização, diretamente relacionados à sua missão.
Trata-se de Gestão de Processos Institucional os processos de trabalho da instituição
que estão sendo monitorados, avaliados e revisados, com foco na melhoria continua e
no alcance dos objetivos da organização.
A Gestão de Processos tem como objetivo a implementação de rotinas que promovam a
sistematização, monitoramento, avaliação e implantação de melhorias nos diferentes
processos institucionais a serem desenvolvidos, de acordo com a missão institucional. E
compreende:
I. Conhecer e mapear os processos institucionais desenvolvidos pela
instituição e disponibilizar as informações, promovendo a sua
uniformização e descrição em manuais.
II. Identificar, desenvolver e difundir internamente e metodologias e
melhores práticas de gestão de processos;
III. Promover o monitoramento e avaliação de desempenho dos processos
institucionais, de forma contínua, mediante a construção de
indicadores apropriados; e.
IV. Implantar melhorias nos processos, visando a alcançar maior
eficiencia, eficácia e efetividade no seu desempenho.
A implementação permanente da gestão de processos contribuirá para:
I. Proporcionar um modelo de gestão integrado, com uma visão
sistêmica dos processos, com foco nos resultados, referenciados
nas necessidades de todos os envolvidos e nas diretrizes
estratégicas da instituição;
II. Difundir o conhecimento institucional, com a disponibilização de
informações sobre os processos desenvolvidos pela instituição;
III. Aperfeiçoar a utilização dos recursos da instituição seja materiais,
humanos ou financeiros, no desempenho de suas atribuições;
IV. Subsidiar a identificação das competências requeridas para
operacionalização dos processos, promovendo a alocação adequada
dos servidores, segundo seu perfil;
V. Orientar eventuais propostas de revisão da estrutura institucional,
visando à melhor operacionalização dos processos; e.
16
VI. Criar condições para promover adequações decorrentes de mudanças
no ambiente externo.
1.3.2 – Diagnostico de Avaliação dos Processos Institucionais
Para efetivamente a implementação de Gestão de Processos tem-se que diagnosticar a
situação atual dos processos dos setores envolvidos, tendo como objetivo a orientação
para manuais globais e/ou setoriais. Sendo que para levantamento proposto tem-se que
conter as seguintes informações;
- atualização dos registros dos processos (identificando novos processos, alterados e não
mapeados, necessidade de redesenho);
- mapear os problemas e mudanças para aperfeiçoar o desempenho e melhorar a
qualidade dos produtos de processo.
Deve elaborar os seguintes procedimentos:
I. Avaliação dos processos de cada setor institucional pela Comissão de Avaliação de
Documentação, quando for instaurada;
II. Validação da avaliação pelos responsáveis da Diretoria e do Departamento;
III. Análise e consolidação das avaliações das unidades institucionais envolvidas;
IV. Divulgação do diagnostico apresentado para recebimento de sugestões.
1.3.3 – Mapeamento da Situação Atual
Compreende o levantamento e o registro da situação atual, descrevendo fluxos e demais
informações necessárias a uniformização de processos por todos os envolvidos. Podem-
se mapear as principais atividades através: de levantamento e definição dos fluxos dos
processos, atividades e tarefas, orientados por ferramenta identificação dos responsáveis
dos processos, descrição processos em manuais, identificação dos indicadores de
desempenho dos processos e apontamentos das fragilidades e oportunidades de
melhoria de processos. Todos os servidores diretamente envolvidos devem participar do
processo.
1.3.4 – Redesenho de processos – Situação Futura
17
Consiste em redesenhar uma situação futura, tendo como base o diagnostico levantado,
que deverá constar forma de corrigir, melhorar ou inovar o processo, para
aperfeiçoamento a eficiencia, a eficácia e a adaptabilidade da situação atual. É a fase de
análise, melhoria dos processos e divulgação dos processos institucionais que deverão
ser atualizados na INTRANET.
São importantes para implantação dos processos redesenhados que sejam observadas as
seguintes considerações com os sistemas informatizados e alterações legais, alocação de
servidores ou capacitação, disponibilidade de recursos materiais, de infraestrutura e
outros que se tornarem necessários.
2. Fundamentos Legais
Constituição Federal de 1988, artigo 5.º, XXXIV “Todos tem direito a receber dos
órgãos publico informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral,
que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujo sigilo seja imprescindível a segurança da sociedade e do Estado”.
Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2.º “Cabem à administração pública, na forma
da lei, a gestão da documentação governamental e as providencias para franquear sua
conduta a quantos delas necessitem”.
Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º “É dever do poder
público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como
instrumento de apoio à administração, à cultura ao desenvolvimento cientifico e como
elemento de prova e informação”.
Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991 art. 3.º “Considera- se gestão
de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 17 “A administração da
documentação pública ou de caráter público compete as instituições arquivísticas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais”.
Lei Federal de Arquivos n.º 8.59, de 8 de janeiro de 1991, art. 21 “Legislação estadual,
do Distrito federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos
arquivos estaduais e municipais,bem como a gestão e ao acesso aos documentos
observado o disposto na Constituição Federal e nessa Lei”.
Decreto n.º 48.897 de 27 de agosto de 2004 – Aprova o Plano de Temporalidade dos
Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades – meio e dá
providencias correlatas.
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A referida legislação contribui para na administração publica, para acompanhamento de
ações do estado e para exercício da cidadania.
Segundo orientação da CGU os órgãos públicos deverão definir o fluxo interno de
tramitação dos pedidos de acesso, constituir, de imediato, grupo de trabalho para
planejar e coordenar a implementação da lei; e adotar medidas de aprimoramento dos
processos de registro, processamento e gestão, bem como arquivamento de informações
e documentos.
Lei de Acesso à Informação – Lei n.º 12.527 de 18/11/2011, entrará em vigor no dia 16
de maio de 2012. Estabelece que as instituições públicas tenham que disponibilizar na
internet informações básicas como competência, estrutura organizacional e execução
orçamentária. Vale destacar, que os documentos como planos de governo, auditorias,
prestações de contas, bem como arquivos públicos, não deixando que informar que os
documentais produzidos por instituições privadas que sempre mantém vinculo com o
poder publico, também devem ser disponibilizados para acesso aos cidadãos.
Somente justificável o sigilo de documentos os oriundos de casos de proteção de
segurança de estado e caráter de informações pessoalíssimas.
Estabelece que o período para manutenção de sigilo de documentos é o seguinte:
- ultrassecreto serão de 25 (vinte e cinco) anos;
- secretos será de 15 (quinze) anos;
- reservados será de 5 (cinco) anos.
Poderá ser prorrogado o prazo por uma única vez e por igual período. E que o máximo
de prazo de sigilo admitido por lei será de 50 (cinquenta) anos, cabendo aos órgãos
rever as classificações atuais em dois anos, contados a partir da vigência da lei.
O critério de classificação não poderá ser excessivo, pois deverá considera o caráter de
interesse publico e a possibilidade de desclassificação de sua natureza anterior finda o
prazo de término da ocorrência de evento especifico. Qualquer poderá solicitar a revisão
da classificação junto ao órgão responsável pelo documento.
A lei de acesso a informações públicas garante esse direito e estabelece que qualquer
cidadão possa pedir acesso a todos os tipos de dados públicos:
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações
aos órgãos e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo,
devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação
requerida.
§ 1º Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do
requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.
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§ 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de
encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.
§ 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da
solicitação de informações de interesse público.
O acesso à informação como direito fundamental também é reconhecido por
importantes organismos da comunidade internacional, como a Organização das Nações
Unidas (ONU) e a Organização dos Estados Americanos (OEA). São os tratados,
convenções e declarações assinadas pelo Brasil:
Declaração Universal dos Direitos Humanos artigo 19: “Todo ser humano tem direito à
liberdade de opinião e expressão; este direito inclui a liberdade de, sem interferência, ter
opiniões e de procurar, receber e transmitir informações e idéias por quaisquer meios e
independentemente de fronteiras”.
Convenção das Nações Unidas contra a Corrupção artigos 10 e 13: “Cada Estado-parte
deverá (...) tomar as medidas necessárias para aumentar a transparência em sua
administração pública (...) procedimentos ou regulamentos que permitam aos membros
do público em geral obter (...) informações sobre a organização, funcionamento e
processos decisórios de sua administração pública (...)”.
Declaração Interamericana de Princípios de Liberdade de Expressão item 4: “O
acesso à informação mantida pelo Estado constitui um direito fundamental de todo
indivíduo. Os Estados têm obrigações de garantir o pleno exercício desse direito”.
Pacto Internacional dos Direitos Civis e Políticos artigo 19: “Toda pessoa terá direito
à liberdade de expressão; esse direito incluirá a liberdade de procurar, receber e
difundir informações e idéias de qualquer natureza (...)”.
United Nations Commission ou Internacional Trade Law, conhecido como UNCITRAL
da ONU, fez algumas recomendações através de uma lei que estabelece que os documen
tos eletrônicos tenham o mesmo valor probatório, que os documentos escritos, que
sejam seguros utilizando-se de recursos tecnológicos.
3. Descrições de avaliação da situação atual da Diretoria de Expediente
Diante do levantamento realizado por questionário aplicado nos servidores que
exercem suas funções administrativas no setor de protocolo e autuação e por minha
observação, contatei que temos os seguintes resultados apresentaram a necessidade de
padronização dos procedimentos e de processos de trabalho, a elaboração de um manual
ou nota técnica, bem como a utilização de ferramentas tecnológicas mais eficazes nos
procedimentos administrativos, diante das descrições mapeadas durante a elaboração
desse trabalho verificou o seguinte:
- Fluxos de trabalho não definidos;
20
- Não há metodologia definida na Diretoria de Expediente, o que dificulta a pesquisa, o
estabelecimento e a disseminação de normas e padrões para o desenvolvimento de
sistemas informatizados;
- Não há padronização dos documentos da Diretoria de Expediente;
- Não há padrão de desenvolvimento de implementação e nem de banco de dados na
Diretoria de Expediente, só há padrão de tela;
- Os sistemas existentes são desenvolvidos em várias linguagens e são utilizados bancos
de dados;
- Falta de fluxos de trabalho definidos na área de interface com outras áreas da Diretoria
de Expediente;
- Falta de divulgação interna das responsabilidades da Diretoria de Expediente para
outros setores da Casa;
- Falta de uniformidade na inserção de dados nos sistema de protocolo e documentos.
- Ausência de recursos físicos, materiais (equipamentos compatíveis com as atribuições
que executam necessários para prestação de serviços de qualidade).
3.1 – Mudanças
No Brasil tem demonstrado um grande avanço para a virtualização de processos
jurídicos e administrativos, nesse sentido, as entidades devem atualizar seus
procedimentos transição dos documentos e arquivos físicos para os digitais.
O Tribunal de Contas do Estado de São Paulo na elaboração do Plano Estratégico
Institucional e na definição do mapa de Objetivos Estratégicos, prevê a promoção do
controle social sobre a gestão pública, o redesenho e padronização dos procedimentos
administrativos, adequação e padronização dos sistemas e infraestrutura de informação
e fortalecimento a capacidade de orientação e pedagogia do TCESP.
Uma das ferramentas já implantadas foi o processo eletrônico, que visou à unificação de
procedimentos permitindo a segurança e a racionalização a tramitação de processos
administrativos, eliminando o uso de papel, a suprimindo rotinas burocraticas
executadas manualmente por seus servidores.
Outra implementação foi o sistema do código de barras que facilitou a remessa dos
processos e documentos, com recebimento eletrônico, que gera um numero de
identificação de recibo.
Tem-se realizado cursos de capacitação aos servidores recém nomeados e os envolvidos
nas áreas as quais foram implementadas as novas tecnologias.
Implantação da certificação digital para uso de todos os servidores, bem como o
credenciamento dos usuários dos serviços públicos prestados pelo TCESP. Vale
destacar, que em 2001, o governo brasileiro iniciou estudos para regulamentar o uso de
certificados digitais no país. Foi criada a Infra-Estrutura de Chaves Pública Brasileira -
21
ICP-Brasil, somente as transações realizadas com certificados emitidos por autoridades
credenciadas na ICP-Brasil têm validade jurídica reconhecida em todo país.
3.2. Manual Técnico de Gerenciamento de Documentos Físicos e Virtuais da Diretoria
de Expediente
A proposta indicada tem como objetivo a descrição e detalhamento dos procedimentos
de autuação, bem como o registro de documento quanto ao registro de entrada, trâmite e
eliminação ou guarda provisória ou definitiva.
A implantação de um programa de gerenciamento de Informação e Documentação que
garanta a organização dos acervos institucionais e administrativos com a finalidade de
agilizar o acesso, como subsídio na tomada de decisões, treinamento e para dar suporte
para servidores que tem como atribuições na temática de documentação referente à
organização e fomentação na preservação da memória e guarda de documentos,
fortalecendo a identidade institucional.
Faz necessário, que contenha uma linguagem simples, concisa, eficiente com índice e
glossário, utilizando as instruções vigentes e que seja atualizado e revisado
constantemente.
4. Definição de manual e tipos: vantagens e desvantagens
Definição de Manual
É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, instruções e
orientações, tem como característica dar subsidia para servidores e interessados a forma
as quais são executadas as atribuições de determinado pelo setor realizado de forma
conjunto ou individual.
A utilização de manuais no setor público fixa critérios no recebimento de documentos,
bem como padronizar procedimentos. Possibilita também, à adequação dos
procedimentos, o cumprimento de normas e instruções internas.
Possibilita a capacitação dos servidores, bem como funciona com instrumento consulta
para obtenção de informações, auxilia nas revisões e avaliações dos serviços oferecidos.
São tipos de manuais administrativos
Manual de Políticas e Diretrizes, de Organização, de Normas e Procedimentos, de
Instruções Especializadas e os destinados à situação funcional do Servidor.
Principais Vantagens do Uso de Manuais Administrativos
22
Importante e constante fonte de informação sobre os procedimentos utilizados
em vários setores da casa;
Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções
administrativas;
Ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia
técnica básica do processo administrativo;
Possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e nos
procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa;
Evita contradições e equívocos, entre setores e servidores que atuam com os
mesmos procedimentos e processos de trabalhos, facilitando a tramitação de
processos e expedientes;
Possibilitam a capacitação de servidores (novos e antigos), bem como
transparência, ou melhor, visibilidade da tramitação de processos e expedientes;
Representam um instrumento eficaz de consulta, orientação e capacitação da
instituição;
Impossibilita a improvisação inadequada que geralmente surge nas mais
variadas formas nas instituições tanto privadas e publicas;
Deve ser revisionado, atualizado e avaliado de forma objetiva, utilizando as
instruções, normas, notas técnicas, ou seja, todos os atos normativos adotados
pela instituição;
Visibilidade e padronização das funções, subfunções e atividades dos setores
envolvidos, bem dos tipos e séries documentais.
Principais Desvantagens do Uso dos manuais Administrativos
Quando não são atualizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente
o seu valor;
São, em geral, pouco flexíveis;
Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito
detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer
mudanças pequenas;
Os requisitos básicos a serem observados na elaboração:
Deve conter redação simples, concisa, eficiente, clara contendo índice ou
sumário;
Deve utilizar as normas institucionais vigentes;
Deve ser flexível; e.
Ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.
Já os manuais de normas e de procedimentos têm como objetivo descrever e detalhar o
desenvolvimento ou a operacionalização das atividades/procedimentos que compõem os
diversos setores das instituições publica e/ou privadas. Tem que ter como finalidades:
23
Definir critérios e procedimentos que possibilitem a execução uniforme dos
serviços;
Coordenar as atividades dos departamentos, permitindo a consecução racional
dos propósitos da empresa.
4.1. Documentação dos processos: para confecção dos manuais devemos registrar os
seguintes processos:
Normas: documentos que contêm orientações e instruções necessárias ao
desenvolvimento de determinadas atividade que são de interesse e aplicação por
todas as unidades administrativas da empresa.
Procedimentos: é o detalhamento da operacionalização das atividades que
compõem um sistema.
Formulários: é a indicação dos impressos que circulam no processo
administrativo, bem como da forma de manipulação;
Fluxogramas: é a indicação dos gráficos representativos dos diversos
procedimentos descritos;
Anexos (tabelas, documentos, reproduções de textos, legislação, ou qualquer
outra informação referente ao assunto específico).
Relatórios:
Outros.
4.2. Estrutura de um manual
Um manual deve conter as seguintes partes básicas: apresentação, índice numérico ou
sumário, instruções de uso, conteúdo básico, glossário (dicionário de termos técnicos) e
a bibliografia.
4.3. Fases de Elaboração de um Manual Administrativo
A - Definição do objetivo do manual e do responsável pela preparação;
B - Diagnosticar preliminarmente os processos e fluxos de trabalho utilizados
atualmente pela Diretoria de Expediente;
C - Mapeamento da situação do atual processo por meio de coleta de informações e
levantamento descritivos de dados. Poderá ser realizado pelos servidores dos setores
envolvidos;
D - Estudo de documentação como organogramas, manual preexistente e outros que um
conhecimento global da organização.
O Planejamento deve definir de forma clara do tipo de informação e das fontes, definir
também os recursos materiais e humanos necessários, bem como o estabelecimento de
um cronograma de atividades. Os levantamentos das informações que devem ser
24
utilizadas através de entrevistas, coleta de dados, observação direta dos procedimentos e
fluxograma de trabalho utilizados os, questionário e análise de documentação e normas
vigentes.
A verificação das informações obtidas quanto aos seguintes aspectos: relevância e
veracidade.
Os manuais de procedimentos devem ser elaborados, levando em consideração os
seguintes fatores:
A redação deve ser clara, concisa, evitar ambiguidades, utilizar o tom formal, manter
estilo uniforme, não usar terminologias técnicas a não ser quando absolutamente
necessário, ser específico, concreto dar preferência à utilização dos verbos na voz ativa.
São recomendações às implantações de padronização de procedimentos, processos de
trabalho, bem como o seu redesenho no setor de protocolo e autuação do Tribunal de
Contas do Estado pelos seguintes motivos:
a) Facilitará a identificação das atividades executadas pelos setores de protocolo e
autuação na coleta de dados e procedimentos;
b) Padronização dos nomes das atividades, bem como o seu redesenho;
c) Estabelecerá um modelo padrão que descreverá os procedimentos e atividades
que são executadas por cada setor;
d) Elaborar fluxograma dos processos de trabalho e atividades executadas pelos
setores que compõem a Diretoria de Expediente e Protocolo do TCESP;
e) Disponibilizar as atividades no Home Page da instituição através de manuais,
fluxogramas processos;
f) Instituir um Programa e/ou Comissão para elaboração, acompanhamento,
avaliação e revisão do manual;
g) Realizar capacitação dos servidores constantemente em face de novas
ferramentas e normas institucionais;
h) Redesenhar processos de trabalhos;
i) Guia para o servidor ou interessado de forma rápida e eficiente aos documentos
ou procedimento que contenha a informação que necessita;
j) Indicar as fontes de informação e ajudar o servidor a adquirir Diretoria de
Expediente.
4.4 – Definições de Atribuições e Responsabilidades
São atribuições da Diretoria de Expediente, sendo que é composta pelos seguintes
setores:
Setor de Protocolo Geral e Processamento de Dados
a) Recebimento de documentos e processos encaminhados por
correspondências, malotes, de forma física ou virtual recebidos pelo
Protocolo Geral ou Setorial;
b) Recebimento de documentos internos (memorandos, determinações
e solicitações) com intuito de autuação de processo administrativo;
c) Registrar os documentos, através de etiqueta com numeração
identificadora, a fim de efetivar a data efetiva de entrada da documentação no
órgão;
25
d) Realizar a triagem dos documentos, separando-os conforme tipo,
origem e assunto;
e) Indexação dos dados no Sistema Integrado de Controle de Protocolo
(grande porte);
f) Atender e orientar o publico em geral, prestando informações
solicitadas sobre o recebimento de procedimentos administrativos;
g) Classificação dos documentos recebidos, classificação e expedição
de documentos;
h) Pesquisas sobre processos;
i) Distribuição interna de documentos e processos;
j) Controle do trâmite de processos e documentos;
k) Informação sobre andamento de processos e documentos;
l) Transformação em processo de documentos recebidos, quando
determinado e solicitado;
m) Emissão de relatórios para controle de movimentação de processos;
n) Expedição e tramitação de documentos e processos;
o) Elaborar relatório parcial ou global das atividades conforme
instruções vigentes.
Setor de Comunicação
a) Entregam de notificações pessoais, intimações, ofícios, comunicados
e outros documentos administrativos para órgãos e responsáveis da
Administração Direta e Indireta;
b) Entregam de notificações, ofícios, comunicados e intimações para
servidores ativos e inativos.
Setor de Expedição
a) Receber e expedir malotes da Sede e das unidades regionais
protocolizadoras;
b) Receber, conferir, encaminhar para os setores da TCESP, conforme
suas competências os documentos e processos recebidos das
unidades protocolizadoras;
c) Distribuição dos Diários Oficiais a todas as dependências do
TCESP;
d) Expedir e controlar a entrega de correspondências internas e
externas, assim como do seu registro e de seu encaminhamento.
Setor de Autuação
a) Autuação física dos processos, identificando com numero de registro
ou numero especifico, quando tratar de matéria administrativa ou
funcional;
26
b) Juntada de documentos aos processos, quando tratar de matéria
administrativa;
c) Apensamento, desapensamento ou inversão de desapensamento,
quando determinado ou solicitado;
d) Entranhamento e desentranhamento de processos;
e) Acompanhamento e desacompanhamento de processos e expedientes;
f) Formalização de volume de processos e expedientes;
g) Implantação e exclusão de anexos;
h) Expedição de processos e expedientes através malotes para outras
unidades regionais, de acordo com suas competências conforme área
de fiscalização;
i) Reconstituição e restauração de processo ou expediente, de
conformidade com determinação ou solicitação;
Setor de Arquivo
a) Recebimento de processos, expedientes e outros documentos para
guarda temporária ou definitiva;
b) Arquivamento dos processos, expedientes e outros documentos,
utilizando numero de registro especifico e distinguindo conforme
matéria fiscalizada e administrativa e administrativa funcional;
c) Desarquivamento dos processos, expedientes e outros documentos,
cumprindo determinação ou solicitação, registrando a saída dos
mesmos, encaminhamento através de relação de remessa;
d) Fornecer pesquisa e consulta dos processos, expedientes e
documentos arquivados, quando solicitados;
e) Triagem dos documentos, processos e outros documentos para
realização de expurgo, de acordo com normas vigentes.
4.5 Tabelas de Temporalidade
Define-se como instrumento para gerenciamento de documentos físicos e
eletrônicos, sob guarda provisória e temporária. Deve ser elaborado após
avaliação documental, aprovado pela autoridade competente, na qual definirá os
prazos de guarda e da destinação de cada série documental, conforme
identificação dos prazos de prescrição, decadência e valores dos documentos e
de sua destinação.
A Tabela de Temporalidade servem para garantir que a informação pública
esteja disponível, informando a destinação dos documentos findados os prazos
27
legalmente preestabelecido, bem como para que estes documentos não sejam
acumulados inutilmente.
Os prazos considerados para série documental devem obedecer aos previamente
indicados para guarda, esgotados a vigência do documento, fica autorizada a sua
eliminação, desde que cumprido o prazo de guarda previsto pela instituição ou
setor responsável pela atribuição de guarda.
São considerados prazos:
I. Prazo de vigência: trata-se do intervalo de tempo durante o qual o documento
produz seus efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo a finalidade que
determinou sua produção;
II. Prazo de prescrição: trata-se do intervalo de tempo durante o qual se pode
ajuizar ações ou interpor recursos perante o Poder Judiciário;
III. Prazo de Precaução: trata-se do intervalo de tempo durante o qual se guarda
o documento por precaução, antes de eliminá-lo para guarda permanente.
Serão encaminhados para eliminação os documentos, que após o cumprimento
dos respectivos prazos de guarda, não apresente nenhum valor que justifique sua
guarda permanente.
Vale considerar, que os documentos com valor histórico, probatório ou informativo
deverá ser mantido em guarda permanente.
5. Propostas para Implantação a Gestão Documental no âmbito do TCESP:
- Criação de Programa de Gerenciamento de Documentação (Física e Digital) e
de Informação de caráter permanente, tendo como objeto a implementação da
gestão documental e de processos na instituição;
- Elaboração de manuais de procedimentos e/ou setorial, de acordo com as
atividades inerentes aos setores que tem como atribuição à recepção, produção,
tramitação, guarda provisória e definitiva e expurgo de documentos e
expedientes, de acesso de todos servidores e usuários, devendo ser
periodicamente atualizado;
- Criação de Comissões sendo que a primeira equipe deverá diagnosticar mapear
e avaliar os processos de procedimentos adotados nos setores, tendo como
objetivo identificação atualizadas suas atribuição o recebimento de documentos
físicos e virtuais, o registro e trâmite dos documentos e processos recebidos e
autuados, bem sua guarda provisória e definitiva.
- Elaboração e implantação de Plano de Classificação e de Tabela de
Temporalidade de Documentos, contemplando as atividades – meio
(administração) e atividades-fim (fiscalização) em todos os setores que atuam
com documentação (físico e eletrônico), de acordo com as normas vigentes
referentes à temática de documentação, informação e guarda de documentos
(provisória ou definitiva);
28
- Possibilitar a consulta e/ou pesquisa utilizando filtros que permitam combinar a
busca por mais de um campo de dados, e que seja possível pesquisar os campos
de dados do tipo numero e datas por faixa inicial e final, com a possibilidade de
aplicar as condições: a) filtrar exatamente igual; b) filtrar a partir do inicio ou
final; e c) filtrar em qualquer parte da descrição. Permitir também que todas as
condições de pesquisas, fixando a condição de registros não similares e/ou
coincidentes dentre outras funções que devam ser aplicadas para efetiva busca
ou pesquisa para servidores e usuários;
- Capacitação e aperfeiçoamento permanente dos servidores na temática de
documentação e informação de forma contínua em face da vigência de novas
legislações e ferramentas tecnológicas;
- Formalização de parcerias e acordos de cooperação técnica com as instituições,
que atuam com a documentação e informação.
- Possibilitar o arquivamento com informações que facilite a localização física
dos documentos e processos. Permita pesquisar a indicação por órgão, descrição
do local, tipo de documento, interessado/responsável/beneficiário/mencionado,
tempo de arquivamento, de transito julgado, os processos e documentos que
excederam a temporalidade;
- Que as funcionalidades citadas estejam disponibilizadas a operacionalização
via internet nos principais browsers (internet Explorer/Google Chrome/Mozila
Firefox);
- Instalar totens ou locais para consulta e pesquisa de processos e informações
institucionais (setor de protocolo e cartórios), com objetivo de acesso aos
interessados em geral;
- Estabelecer critérios para avaliação documental e procedimentos para
Eliminação, transferência e recolhimentos de documentos ao Setor de Arquivo
do TCESP.
5.1. Questionário metodologia para Elaboração do manual de procedimentos da
Diretoria de Expediente
A metodologia deve responder às seguintes questões:
a) Como o projeto vai atingir seus objetivos?
b) Como começarão as atividades?
c) Como serão coordenadas e gerenciadas as atividades?
d) Como e em que momentos haverá a participação e envolvimento direto de todos os
servidores envolvidos?
e) Quais as tarefas que cabem à Diretoria de Expediente?
f) Como, quando e por quem serão feitas as avaliações intermediárias sobre o
andamento do projeto?
g) Como e em que momentos haverá a participação e o envolvimento direto dos
interessados, cidadãos e servidores?
h) Quais as tarefas que cabem à Diretoria de Expediente?
i) Quais são as atividades de capacitação e treinamento?
29
j) Na disposição dos resultados, o que será objeto de divulgação, os tipos de atividades,
a abrangência e o público alvo.
l) Haverá elaboração de manuais de procedimentos específicos de acordo com as
atividades da Diretoria?
6. Considerações Finais
O objetivo principal do trabalho foi destacar a importância da padronização dos
processos como meio de alcançar a eficiência no processo administrativo, haja vista,
que a padronização é uma ferramentas mais utilizadas nos dias de hoje para definir e
estabelecer processos de trabalho nas instituições publicas e privadas, organizando e
dando visibilidade a transparência nos procedimentos decisórios das organizações. É
importante a padronização, pois organiza e possibilita a eficiência dos processos de
trabalho e procedimentos, bem como, falicita a disseminação de informações de forma
eficiente e eficaz.
A padronização dos processos facilita o controle dos processos, a qualificação e
desenvolvimento da equipe e aplicação de tecnologias, que gerando um padrão de
qualidade de trabalho realizado pelos servidores, reduzindo as falhas, retrabalham e
improvisões que demandam de desconhecimento ou falta de capacitação dos servidores
e interessados envolvidos.
No âmbito da gestão publica, deve levar-se em consideração que as mudanças somente
ocorrerão, quando houver a participação de todos, utilizando-se o conhecimento e
memória de quem construiu, de quem realizou e realiza, bem como daqueles que irão
realizar e construir.
Portanto, é primordial a aplicação das propostas indicadas nesse trabalho,
proporcionando a transparência através de manuais de procedimentos, bem como a
disponibilização por meio eletrônico, com maior facilidade de acesso a dados e
informações da gestão publica.
30
7. Procedimentos Gerais para utilização dos serviços de Protocolo: Conceitos e
Definições
Autuação: é ato inicial de abertura de um processo, é a ação pela qual um documento
protocolado, em razão de decisão e/ou solicitação, reunidos de forma cronológica e
seqüencial. Trata-se de um procedimento estabelecido pelo TCESP através de
instruções e/ou resoluções para a formação de processo de forma física ou eletrônica;
Apensamento – trata-se de procedimento oriundo de uma decisão proferida por um
conselheiro ou por solicitação da chefia de departamento e/ou diretoria, tendo a inclusão
do registro no sistema especifico do Tribunal. É a união de dois processos, sendo que a
matéria principal já discutida e julgada é apensada ao processo acessório que se trata de
recurso que tramita em apartado, ou ainda a união de processo e expediente, que
contenham a similaridade de assunto e/ou interessados;
Inversão de Apensamento – trata-se de procedimento no qual se inverte o apensamento,
passando o principal figurar como anexo e anexo como principal;
Cadastro – registro sistemático de dados/informações sobre órgãos públicos ou
privados, entidades fiscalizados pelo TCESP, interessados e cidadãos, bem como
servidores ativos e inativos, de acordo com a norma vigente.
Credenciamento – é o ato de cadastramento necessário que os cidadãos e interessados,
pela entrega dos documentos e das informações comprovem seu vínculo com o
cadastrado, demonstrando os poderes para representá-lo neste ato administrativo,
apresentando documentos por instruções internas;
Desapensamento – caracteriza-se pela a retirada de registro de apensamento no Sistema
de Protocolo. É uma separação física de dois ou mais processos ou processo e
expedientes. Trata-se de procedimento oriundo de uma decisão ou solicitação;
Entranhamento de processos – trata-se da união de um processo a outro processo que
contenha matéria correlata e/ou similar;
Desentranhamento de processos – trata-se da retirada da união processos determinado
ou solicitada anteriormente;
31
Desentranhamento de documentos – proferidos por determinação ou solicitação, que se
caracteriza pela retirada de documentos específicos;
Processo – é um conjunto de documentos com registro numérico inserido pelo
protocolo, que tem como finalidade um estudo detalhado de determinada matéria, objeto
de atribuição constitucional do TCESP;
Capa de Processo – deve constar tipo de processo, numero de registro de entrada de
documento transformado em processo mediante decisão ou solicitação, órgão de
origem, partes interessadas, procedência, assunto e data de autuação, etiquetas de
código de barras e etiquetas (prioritário, preferencial, apêndice, contagem de tempo,
exame prévio de edital conjuntamente com o rito sumaríssimo utilizado de acordo com
tipo de processos);
Folha de rosto – formulada em face de determinação ou solicitação que trazem dados
que devem ser inseridos no sistema informatizado do TCESP, que determinará o tipo de
processo;
Folha de Informação – Impresso padronizado pelo qual consta os relatórios, despachos,
pareceres e demais informações do processo;
Etiqueta – contém o tipo do processo, dados de identificação, data de entrada,
procedência da autuação e numero de registro implantado no sistema do TCESP;
Procedência – deve constar a origem do processo por oficio, memorando ou
requerimento da parte interessada;
Assunto: descrição sumária do objeto da contratação, ou do tipo de processo autuado
como por exemplos os processos administrativos;
Registro – é a atividade de inserir dados ao sistema informatizado, utilizado pelo setor
de protocolo do TCESP. É o instrumento de controle de entrada de documentação e a
sua movimentação e acesso às informações aos servidores, interessados e cidadãos;
Protocolo Central: é o setor encarregado do recebimento de documentos (interno e
externo) bem como o registro, distribuição e controle de tramitação de processos e
expedientes. É responsável pelo registro de todos os atos públicos. Localizado na Sede
do TCESP;
Protocolo Setorial: é o protocolo localizado nas unidades regionais, tem as mesmas
atribuições do Central, sendo vetada somente a transformação dos processos
administrativos e de caráter funcionais, ou seja, àqueles que reportam a situação dos
funcionários;
Protocolar: registrar documento(s), atribuindo-se um código de identificação numérico e
data de entrada no protocolo.
32
Processo Principal – é o processo que pela natureza de sua matéria, diante de uma
decisão nela proferida, pode determinar o apensamento, desapensamento,
entranhamento e/ou desentranhamento;
Processo Acessório – é o processo que apresenta matéria imprescindível a instrução do
processo principal;
Juntada – é anexar/inserir/unir a um processo especifico um documento que trata de
matéria correlata de forma física e/ou eletronicamente. Tem caráter permanente ou
provisório, mediante determinação ou solicitação de uma autoridade competente. Pode
ser realizado por qualquer setor desde que seja competente;
Folha de processo e expediente – é uma numeração atribuída aos documentos;
Inclusão de Anexos – procedimento encaminhado por meio do correio eletrônico,
através de solicitação constando o nome das partes do processo, o numero do processo e
numero de anexos os quais deverão ser adicionados no sistema informatizado do
TCESP;
Exclusão de Anexos – procedimento encaminhado por meio de correio eletrônico,
através de solicitação constando o nome das partes do processo, o numero do processo e
numero de anexos os quais deverão ser retirados do sistema informatizado do TCESP;
Formalização de Volume de Processo/Expediente – procedimento encaminhado por
meio de correio eletrônico, através de solicitação constando o nome das partes do
processo, o numero do processo e numero de volumes a serem formalizados, nesse
procedimento especifico deverá remeter a carga do processo para inserir no sistema
informatizado do TCESP;
Reconstituição da capa do processo – realizado mediante determinação ou solicitação
em face de rasuras, deteorização da capa e alteração de algum dado do processo.
Peça de processo – são documentos que integram o processo;
Relação de Remessa ou de Encaminhamento – trata-se de um instrumento, que tem
como objetivo a remessa e o controle de movimentação de documentos e processos, na
qual o recebimento pelo setor administrativo encaminhado deverá ser certificar seu
recebimento. Contém a identificação numérica, tipo de processo, dados quanto à(s)
parte(s) interessada(s) do processo e origem de expedição;
Tramitação: é a movimentação regular de um processo de um setor a outro, interna ou
externamente, através de sistema informatizado implantado pelo TCESP;
Termo de Abertura de Volume: procedimento utilizado para iniciar novo volume do
processo, face o limite estabelecido por instrução institucional vigente;
33
Termo de Encerramento de Volume: é o procedimento em que informa o encerramento
de determinado volume do processo, face o limite estabelecido conforme instrução
vigente, realizado através inclusão no sistema de grande institucional;
Termo de Eliminação e/ou Exprugo: é o procedimento que reúne informações sucintas
sobre os documentos e processos, que após terem cumprido o prazo prescricional para
guarda estabelecido na tabela de temporalidade;
Trâmite: trata-se da seqüência de procedimentos e ações de expedientes ou processos de
natureza administrativa até seu trânsito julgado da matéria discutida;
Restauração de processos: procedimento que caracteriza pelo levantamento das
principais peças processuais do processo, em face de desaparecimento, extravio e
expurgo requerido por meio de determinação de autoridade competente.
Expurgo de documentos e processos: eliminação realizada em face de tabela da
temporalidade, estabelecida por norma vigente institucional.
Expediente: documento com registro de entrada de forma numérica, utilização o código
de barra e controle numérico utilizado para os documentos físicos.
Volume: abertura de novo processo ou seqüência de documentos nos caso de
expedientes, em que não pode ultrapassar o limite estabelecido, conforme instruções
vigentes.
Autuação e/ou Formação de Processo - É o termo que caracteriza a abertura do
processo, que deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado
ao tipo de processo correspondente, ou requeira análises, informações, despachos e
decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
Correspondência - É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou
entidades, à exceção dos processos.
Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e
particular, recebida e expedida.
a) Interna é mantida entre as unidades do órgão ou entidade e
b) Externa é comunicação realizada entre os órgãos ou entidades da Administração
Pública Centralizada e Descentralizada.
c) Oficial é a comunicação realizada de forma formal entre os órgãos ou entidades da
Administração Pública ou destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.
d) Particular é a correspondência de cunho privada tanto de servidores ou autoridades e
instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública.
e) Recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelas unidades de
protocolizadoras do TCESP. A expedição é a remessa da correspondência interna ou
externa no Tribunal, podendo ser realizada através de meio eletrônico, pelo correio ou
através de servidores incumbidos para tal função.
34
FIGURA 1
ESTRUTURA DA DIRETORIA DE EXPEDIENTE
DIRETORIA
DE
EXPEDIENTE
SETOR
DE
PROTOCOLO E
PROCESSAMENTO
DE DADOS
SETOR
DE
AUTUAÇÃO
SETOR
DE
ARQUIVO
SETOR DE
COMUNICAÇÃO
SETOR
DE
CORRESPONDEN
CIA
35
FIGURA 2
Tramitação: Processo e Documento
CAPTAÇÃO
RECEBIMENTO E
PROTOCOLO
DISTRIBUIÇÃO
PRESERVAÇÃO
DE
DADOS
GERENCIAMENTO
E
ARMAZENAMENTO
36
FIGURA 3
CICLO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS NO SETOR DE PROTOCOLO
37
ENCAMINHAR
A OUTROS
SETORES DA
CASA
DOCUMENTO
OU PROCESSO
INSERIR
DADOS NO
SISTEMA DE
GRANDE
PORTE
PLANILHA CLASSIFICAÇÃO
TIPO
REGISTRO
NUMERO IDENTIFICADOR
REGISTRO
RECEPÇÃO
INTERNA
E
EXTERNA
PROTOCOLO
38
ANEXO
REFERENTE À LEGISLAÇÃO
Presidência da República
Casa Civil
Subchefia para Assuntos Jurídicos
.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União,
Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações
previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216
da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:
I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo,
Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;
II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de
economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União,
Estados, Distrito Federal e Municípios.
Art. 2o Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas
sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos
públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão,
termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres.
Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas às entidades citadas no
caput refere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem
prejuízo das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas.
39
Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito
fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os
princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de soli-
citações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informa-
ção;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração
pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração pública.
Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produ-
ção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte
ou formato;
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso
público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Es-
tado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou iden-
tificável;
V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção,
classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, ar-
quivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informa-
ção;
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada
por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida,
recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à
origem, trânsito e destino;
IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de
detalhamento possível, sem modificações.
40
Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será
franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e
em linguagem de fácil compreensão.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e
procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divul-
gação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e
integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua
disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os
direitos de obter:
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como so-
bre o local onde poderá ser encontrada ou obtida à informação almejada;
II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados
por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada
decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo
já tenha cessado;
IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;
V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as
relativas à sua política, organização e serviços;
VI - informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de
recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e.
VII - informação relativa:
a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e
ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos;
b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas
pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a
exercícios anteriores.
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§ 1o O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações re-
ferentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo
seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
§ 2o Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcial-
mente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato
ou cópia com ocultação da parte sob sigilo.
§ 3o O direito de acesso aos documentos ou às informações neles contidas utili-
zados como fundamento da tomada de decisão e do ato administrativo será assegurado
com a edição do ato decisório respectivo.
§ 4o A negativa de acesso às informações objeto de pedido formulado aos órgãos
e entidades referidas no art. 1o, quando não fundamentada, sujeitará o responsável a
medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei.
§ 5o Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado reque-
rer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desapare-
cimento da respectiva documentação.
§ 6o Verificada a hipótese prevista no § 5
o deste artigo, o responsável pela guarda
da informação extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar
testemunhas que comprovem sua alegação.
Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de
requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências,
de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.
§ 1o Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no
mínimo:
I - registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das
respectivas unidades e horários de atendimento ao público;
II - registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros;
III - registros das despesas;
IV - informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respecti-
vos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;
V - dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de
órgãos e entidades; e
VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.
§ 2o Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas de-
verão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obri-
gatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet).
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§ 3o Os sítios de que trata o § 2
o deverão, na forma de regulamento, atender, entre
outros, aos seguintes requisitos:
I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação
de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;
II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclu-
sive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise
das informações;
III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos,
estruturados e legíveis por máquina;
IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação;
V - garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para
acesso;
VI - manter atualizadas as informações disponíveis para acesso;
VII - indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via
eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e
VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo
para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei no 10.098, de 19 de dezem-
bro de 2000, e do art. 9o da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Deficiência,
aprovada pelo Decreto Legislativo nos 186, de nove de julho de 2008.
§ 4o Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes ficam dis-
pensados da divulgação obrigatória na internet a que se refere o § 2o, mantida a obriga-
toriedade de divulgação, em tempo real, de informações relativas à execução orçamen-
tária e financeira, nos critérios e prazos previstos no art. 73-B da Lei Complementar nos
101, de quatro de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal).
Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado mediante:
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder
público, em local com condições apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e
II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação po-
pular ou a outras formas de divulgação.
CAPÍTULO III
43
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Do Pedido de Acesso
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações
aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por qualquer meio legítimo, de-
vendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação
requerida.
§ 1o Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do reque-
rente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.
§ 2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de en-
caminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.
§ 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da
solicitação de informações de interesse público.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso ime-
diato à informação disponível.
§ 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput,
o órgão ou entidade que receber o pedido deverá em prazo não superior a 20 (vinte)
dias:
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução
ou obtiver a certidão;
II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso
pretendido; ou.
III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento,
o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou
entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação.
§ 2o O prazo referido no § 1
o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, medi-
ante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente.
§ 3o Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento
da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio
requerente possa pesquisar a informação de que necessitar.
§ 4o Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total ou par-
cialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso,
prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade
competente para sua apreciação.
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§ 5o A informação armazenada em formato digital será fornecida nesse formato,
caso haja anuência do requerente.
§ 6o Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato im-
presso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão informados ao
requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá consultar obter ou repro-
duzir a referida informação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pú-
blica da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor
de meios para realizar por si mesmo tais procedimentos.
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, salvo nas
hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, si-
tuação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento
do custo dos serviços e dos materiais utilizados.
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo
aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento
próprio ou da família, declarada nos termos da Lei no 7.115, de 29 de agosto de 1983.
Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja ma-
nipulação possa prejudicar sua integridade deverá ser oferecido à consulta de cópia,
com certificação de que esta confere com o original.
Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá
solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja
feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original.
Art. 14. É direito de o requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa de
acesso, por certidão ou cópia.
Seção II
Dos Recursos
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da nega-
tiva do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10
(dez) dias a contar da sua ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à
que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Exe-
cutivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deli-
berará no prazo de 5 (cinco) dias se:
I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;
II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classifi-
cada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente supe-
rior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;
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III - os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta
Lei não tiverem sido observados; e
IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos
nesta Lei.
§ 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-
Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierar-
quicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de
5 (cinco) dias.
§ 2o Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da
União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar
cumprimento ao disposto nesta Lei.
§ 3o Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá
ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere
o art. 35.
Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de desclassificação de informação
protocolado em órgão da administração pública federal, poderá o requerente recorrer ao
Ministro de Estado da área, sem prejuízo das competências da Comissão Mista de Rea-
valiação de Informações, previstas no art. 35, e do disposto no art. 16.
§ 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido às autoridades
mencionadas depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierar-
quicamente superior à autoridade que exarou a decisão impugnada e, no caso das Forças
Armadas, ao respectivo Comando.
§ 2o Indeferido o recurso previsto no caput que tenha como objeto a desclassifi-
cação de informação secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à Comissão Mista de Rea-
valiação de Informações prevista no art. 35.
Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões denegatórias proferidas no re-
curso previsto no art. 15 e de revisão de classificação de documentos sigilosos serão
objeto de regulamentação própria do Poder Legislativo e Judiciário e do Ministério
Público, em seus respectivos âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o
direito de ser informado sobre o andamento de seu pedido.
Art. 19. (VETADO).
§ 1o (VETADO).
§ 2o Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público informarão ao Con-
selho Nacional de Justiça e ao Conselho Nacional do Ministério Público, respectiva-
mente, as decisões que, em grau de recurso, negar acesso a informações de interesse
público.
Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei no 9.784, de 29 de ja-
neiro de 1999, ao procedimento de que trata este Capítulo.
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CAPÍTULO IV
DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Disposições Gerais
Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação necessária à tutela judicial
ou administrativa de direitos fundamentais.
Parágrafo único. As informações ou documentos que versem sobre condutas que
impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de
autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de acesso.
Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de sigilo e de
segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração
direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou entidade privada que
tenha qualquer vínculo com o poder público.
Seção II
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado
e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso
irrestrito possa:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território na-
cional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações interna-
cionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados
e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do
País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Ar-
madas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico
ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse es-
tratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou
estrangeiras e seus familiares; ou
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VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fis-
calização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu
teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, po-
derá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a
classificação prevista no caput vigora a partir da data de sua produção e são os
seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e
Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos (as) serão classificados
como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do úl-
timo mandato, em caso de reeleição.
§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1
o, poderá ser estabelecida como
termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este
ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação.
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o
seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público.
§ 5o Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser
observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo pos-
sível, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.
Seção III
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas
Art. 25. É dever de o Estado controlar o acesso e a divulgação de informações si-
gilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.
§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como si-
gilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam
devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos
agentes públicos autorizados por lei.
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§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para
aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
§ 3o Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para
o tratamento de informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração inde-
vida, acesso, transmissão e divulgação não autorizadas.
Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o
pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e
procedimentos de segurança para tratamento de informações sigilosas.
Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer
vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilo-
sas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou repre-
sentantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resul-
tantes da aplicação desta Lei.
Seção IV
Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação
Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pú-
blica federal é de competência:
I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;
II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autar-
quias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que
exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do
Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo
com regulamentação específica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta
Lei.
§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à classificação
como ultrassecreta e secretos poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente
público, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação.
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§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo ultrassecreto pelas autorida-
des previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos
Ministros de Estado, no prazo previsto em regulamento.
§ 3o A autoridade ou outro agente público que classificar informação como ul-
trassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Rea-
valiação de Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em regulamento.
Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser
formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes elementos:
I - assunto sobre o qual versa a informação;
II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no art. 24;
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento
que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e
IV - identificação da autoridade que a classificou.
Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau de si-
gilo da informação classificada.
Art. 29. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade classifi-
cadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício,
nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à
redução do prazo de sigilo, observado o disposto no art. 24.
§ 1o O regulamento a que se refere o caput deverá considerar as peculiaridades
das informações produzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos.
§ 2o Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser examinadas a permanên-
cia dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divul-
gação da informação.
§ 3o Na hipótese de redução do prazo de sigilo da informação, o novo prazo de
restrição manterá como termo inicial a data da sua produção.
Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará, anualmente,
em sítio à disposição na internet e destinado à veiculação de dados e informações admi-
nistrativas, nos termos de regulamento:
I - rol das informações que tenham sido desclassificadas nos últimos 12 (doze)
meses;
II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com identificação
para referência futura;
III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação recebi-
dos, atendidos e indeferidos, bem como informações genéricas sobre os solicitantes.
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§ 1o Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publicação prevista no
caput para consulta pública em suas sedes.
§ 2o Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de informações classifi-
cadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos fundamentos da classificação.
Seção V
Das Informações Pessoais
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transpa-
rente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como
às liberdades e garantias individuais.
§ 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade,
vida privada, honra e imagem:
I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo
prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos
legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e
II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previ-
são legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.
§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será res-
ponsabilizado por seu uso indevido.
§ 3o O consentimento referido no inciso II do § 1
o não será exigido quando as in-
formações forem necessárias:
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente
incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico;
II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público
ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações
se referirem;
III - ao cumprimento de ordem judicial;
IV - à defesa de direitos humanos; ou
V - à proteção do interesse público e geral preponderante.
§ 4o A restrição de acesso à informação relativa à vida privada honra e imagem
de pessoa não poderá ser invocada com o intuito de prejudicar processo de apuração de
irregularidades em que o titular das informações estiver envolvido, bem como em ações
voltadas para a recuperação de fatos históricos de maior relevância.
§ 5o Regulamento disporá sobre os procedimentos para tratamento de informação
pessoal.
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CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do agente
público ou militares:
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos desta Lei, retardar deli-
beradamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma incorreta,
incompleta ou imprecisa;
II - utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alte-
rar ou ocultar, total ou parcialmente, informação que se encontre sob sua guarda ou a
que tenha acesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo, em-
prego ou função pública;
III - agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à informação;
IV - divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso indevido à
informação sigilosa ou informação pessoal;
V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para
fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem;
VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente informação sigilosa
para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; e
VII - destruir ou subtrair, por quaisquer meio, documentos concernentes a possí-
veis violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado.
§ 1o Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do devido processo
legal, as condutas descritas no caput serão consideradas:
I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, transgressões
militares médias ou graves, segundo os critérios neles estabelecidos, desde que não
tipificadas em lei como crime ou contravenção penal; ou
II - para fins do disposto na Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e suas
alterações, infrações administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com sus-
pensão, segundo os critérios nela estabelecidos.
§ 2o Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente público res-
ponder, também, por improbidade administrativa, conforme o disposto nas Leis nos
1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de dois de junho de 1992.
Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que detiver informações em virtude
de vínculo de qualquer natureza com o poder público e deixar de observar o disposto
nesta Lei estará sujeita às seguintes sanções:
I - advertência;
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II - multa;
III - rescisão do vínculo com o poder público;
IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar
com a administração pública por prazo não superior a 2 (dois) anos; e
V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração pú-
blica, até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a
penalidade.
§ 1o As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser aplicadas juntamente
com a do inciso II, assegurado o direito de defesa do interessado, no respectivo pro-
cesso, no prazo de 10 (dez) dias.
§ 2o A reabilitação referida no inciso V será autorizada somente quando o inte-
ressado efetivar o ressarcimento ao órgão ou entidade dos prejuízos resultantes e após
decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso IV.
§ 3o A aplicação da sanção prevista no inciso V é de competência exclusiva da
autoridade máxima do órgão ou entidade pública, facultada a defesa do interessado, no
respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista.
Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem diretamente pelos danos
causados em decorrência da divulgação não autorizada ou utilização indevida de
informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade
funcional nos casos de dolo ou culpa assegurado o respectivo direito de regresso.
Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa física ou entidade pri-
vada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidades, tenha
acesso à informação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento indevido.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 35. (VETADO).
§ 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá,
no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de in-
formações sigilosas e terá competência para:
I - requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreto
esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação;
II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou
mediante provocação de pessoa interessada observada o disposto no art. 7o e demais
dispositivos desta Lei; e
53
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta,
sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar
ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave
risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.
§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.
§ 3o A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1
o deverá ocorrer, no má-
ximo, a cada 4 (quatro) anos, após a reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de
documentos ultrassecretos ou secretos.
§ 4o A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de Reavaliação de
Informações nos prazos previstos no § 3o implicará a desclassificação automática das
informações.
§ 5o Regulamento disporá sobre a composição, organização e funcionamento da
Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observado o mandato de 2 (dois) anos
para seus integrantes e demais disposições desta Lei.
Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de tratados, acordos ou
atos internacionais atenderá às normas e recomendações constantes desses instrumen-
tos.
Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da Presi-
dência da República, o Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC), que tem por
objetivos:
I - promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança de pes-
soas físicas, empresas, órgãos e entidades para tratamento de informações sigilosas; e
II - garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive àquelas provenientes
de países ou organizações internacionais com os quais a República Federativa do Brasil
tenha firmado tratado, acordo, contrato ou qualquer outro ato internacional, sem preju-
ízo das atribuições do Ministério das Relações Exteriores e dos demais órgãos compe-
tentes.
Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a composição, organização e fun-
cionamento do NSC.
Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei no 9.507, de 12 de novembro de 1997, em
relação à informação de pessoa, física ou jurídica, constante de registro ou banco de
dados de entidades governamentais ou de caráter público.
Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação das in-
formações classificadas como ultrassecretas e secretas no prazo máximo de 2 (dois)
anos, contado do termo inicial de vigência desta Lei.
§ 1o A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação prevista no ca-
put, deverá observar os prazos e condições previstos nesta Lei.
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§ 2o No âmbito da administração pública federal, a reavaliação prevista no caput
poderá ser revista, a qualquer tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Informa-
ções, observados os termos desta Lei.
§ 3o Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto no caput, será
mantida a classificação da informação nos termos da legislação precedente.
§ 4o As informações classificadas como secretas e ultrassecretas não reavaliadas
no prazo previsto no caput serão considerados, automaticamente, de acesso público.
Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência desta Lei, o dirigente
máximo de cada órgão ou entidade da administração pública federal direta e indireta
designará autoridade que lhe seja diretamente subordinada para, no âmbito do respec-
tivo órgão ou entidade, exercer as seguintes atribuições:
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso à informação, de
forma eficiente e adequada aos objetivos desta Lei;
II - monitorar a implementação do disposto nesta Lei e apresentar relatórios peri-
ódicos sobre o seu cumprimento;
III - recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoa-
mento das normas e procedimentos necessários ao correto cumprimento do disposto
nesta Lei; e
IV - orientar as respectivas unidades no que se refere ao cumprimento do disposto
nesta Lei e seus regulamentos.
Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da administração pública fe-
deral responsável:
I - pela promoção de campanha de abrangência nacional de fomento à cultura da
transparência na administração pública e conscientização do direito fundamental de
acesso à informação;
II - pelo treinamento de agentes públicos no que se refere ao desenvolvimento de
práticas relacionadas à transparência na administração pública;
III - pelo monitoramento da aplicação da lei no âmbito da administração pública
federal, concentrando e consolidando a publicação de informações estatísticas relacio-
nadas no art. 30;
IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de relatório anual com infor-
mações atinentes à implementação desta Lei.
Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei no prazo de 180
(cento e oitenta) dias a contar da data de sua publicação.
Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990,
passa a vigorar com a seguinte redação:
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“Art. 116. ...................................................................
............................................................................................
VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão do cargo ao conhecimento da
autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, ao conheci-
mento de outra autoridade competente para apuração;
.................................................................................” (NR)
Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei no 8.112, de 1990, passa a vigorar
acrescido do seguinte art. 126-A:
“Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado civil, penal ou
administrativamente por dar ciência à autoridade superior ou, quando houver suspeita de
envolvimento desta, a outra autoridade competente para apuração de informação
concernente à prática de crimes ou improbidade de que tenha conhecimento, ainda que
em decorrência do exercício de cargo, emprego ou função pública.”
Art. 45. Cabem aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, em legislação
própria obedecida as normas gerais estabelecidas nesta Lei, definir regras específicas,
especialmente quanto ao disposto no art. 9o e na Seção II do Capítulo III.
Art. 46. Revogam-se:
I - a Lei no 11.111, de cinco de maio de 2005; e
II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de oito de janeiro de 1991.
Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua
publicação.
Brasília, 18 de novembro de 2011; 190o da Independência e 123
o da República.
DILMA ROUSSEFF
José Eduardo Cardoso
Celso Luiz Nunes Amorim
Antonio de Aguiar Patriota
Miriam Belchior
Paulo Bernardo Silva
Gleisi Hoffmann
José Elito Carvalho Siqueira
Helena Chagas
Luís Inácio Lucena Adams
Jorge Hage Sobrinho
Maria do Rosário Nunes
Este texto não substitui o publicado no DOU de 18.11.2011.