enana proposta_gestão de processs_v4

ELABORAÇÃO DO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ENANA – Referência OP 0000145 1

ELABORAÇÃO DO MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ENANAPROPOSTA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Novembro de 2012

Exmo. Senhor Director de Planificação Estratrégica e Controlo de Gestão,

Estimado Dr. Kafuidiko,

A Consult, na sequência do convite efectuado, apresenta a sua proposta de serviços para efectuara “Reengenharia de Processos” da ENANA.

Este trabalho vai ser da maior importância para o desenvolvimento da empresa para ospróximos anos, dado que vai permitir iniciar uma nova forma de gestão da organização, gerir porprocessos, a qual vai permitir dar corpo à continuidade ao bom desempenho da organização e aosresultados atingidos nas anteriores intervenções da Consult. Paralelamente a definição demetas (KPIs por processo) vai contribuir para o reforço dos objectivos corporativos epara a avaliação de desempenho, de forma alinhada também com o processo derefundação em curso.

No âmbito do projecto vão ser revistos os processos específicos das áreas i) financeira, ii)gestão de recursos humanos, iii) compras e aprovisionamento, iv) comercial e v) TECAda ENANA. Irão ainda ser identificados e listados os processos operacionais logo no início doprojecto, embora o seu desenho e colocação no web site fiquem para uma segunda vaga deimplementação.

Apresentamos esta proposta por se tratar de um projecto ambicioso claramente inserido noâmbito da nossa actividade e por estar orientado para a modernização e optimização do modelode gestão e de organização dos serviços de uma entidade pública, sector onde detemos vastaexperiência.

Temos experiência e conhecimento do sector dos transportes, no qual trabalhamos desdea nossa formação enquanto empresa.


Dr. Jorge FigueiraPresidente do Conselho de Administração

CONFIDENCIALIDADEA informação contida neste documento é confidencial e propriedade intelectual da CONSULT.

As informações que constam deste documento ficam limitadas à utilização das mesmas no âmbito destaProposta.

Cópias totais ou parciais não poderão ser facultadas a outras entidades para além da ENANA sem préviaautorização da CONSULT.

A CONSULT manterá confidencial qualquer informação da ENANA a que tenha acesso, comprometendo-se a nãocitar, divulgar ou referir tal informação junto de terceiros.


INDICE

1. Visão do Projecto

2. Abordagem Metodológica

3. Cronograma do Trabalho

4. Equipa de Projecto

5. Condições Financeiras


VISÃO DO PROJECTO


VISÃO DO PROJECTOOptimização do funcionamento interno


Estratégia

Gestão e Organização

ProcessosSistemas e Tecnologias de Informação

Recursos Humanos

Legislação

Legenda:

Outras Dimensões de Intervenção

Dimensões de Enquadramento

Focus da Intervenção

Contribuindo para:• Monitorização sistemática do desempenho• Reforço da cultura/ orientação para a melhoria

• Aproveitando o know-how interno• Promovendo o envolvimento dos actuais “actores”

Aspectos Relevantes na Concretização do Projecto

A optimização do funcionamento interno da ENANA apenas é possível com a adopção de uma visão holística quecontempla quatro dimensões de intervenção e integra o input de outras dimensões fundamentais.

VISÃO DO PROJECTOObjectivos e Resultados do Projecto


Inputs para a optimização do modelo organizacional, avaliando a situação da ENANA em termos de modelo de gestão e mecanismos de monitorização.

Objectivos:Revisão e aperfeiçoamento dos processos da ENANA, no que concerne ao número, estrutura, fluxos internos, modelo de gestão, etc.

Processos

Estrutura Organizativa

Inputs relativos aos perfis dos colaboradores incluindo a análise da dimensão e competências e respectiva identificação de necessidades de desenvolvimento.

Inputs para a definição da estratégia de desenvolvimento dos Sistemas e Tecnologias de Informação (STI) em termos de prioritização de necessidades, política de afectação, modelo de gestão, etc.

Recursos Humanos Sistemas de Informação

input input input

Resultados:

– Listagem de processos– Fluxogramas

– Descrição dos procedimentos (Manual)

– Indicadores de desempenho – Quick wins e outras oportunidades de melhoria

– Transferência de conhecimento

O projecto tem como objectivo a elaboração do manual de procedimentos da ENANA, numa perspectiva de melhoriada gestão da empresa, acréscimo de eficiência, de aumento da eficácia e de plena satisfação dos clientes.

ABORDAGEM METODOLÓGICA


ABORDAGEM METODOLÓGICAMetodologia proposta


A metodologia proposta contempla 6 fases principais que permitem uma análise profunda da situação actual daENANA, a definição dos objectivos de melhoria, bem como o acompanhamento da implementação das melhorias.

Levantamentodos Processos

Identificação de KPI´s para os Processos

Análise de Prácticas de Referência

Análise das Quick Wins

Redesenho dos Processos

Webisização e Transf. de Conhecim.

Leitura do Manual;

Identificação da estrutura de processos actual;

Caracterização dos fluxos processuais;

Realização de reuniões individuais.

Definição dos indicadores de desempenho mais adequados;

Realização de reuniões para validação dos indicadores.

Identificar entidades de referência;

Identificar práticas de referência;

Recolher e analisar informação;

Posicionar a ENANA quanto às melhores prácticas.

Sistematizar Quick Wins e as oportunidades de melhoria;

Realizar workshop para discussão e validação das oportunidades.

Sistematizar os fluxos processuais;

Definir níveis de serviço e objectivos de desempenho;

Sistematizar as necessidades de intervenção;

Definir o plano de implementação.

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 5Etapa 4Etapa 3

Formulação de proposta de design de Portal;

Construção do ferramenta interactiva de Processos;

Carregamento de conteúdos do Portal;

Formação dos utilizadores.

Etapa 6

ABORDAGEM METODOLÓGICAFase 1 – Levantamento dos Processos


• Identificação e caracterização dos principais processos de trabalho das diversas Direcções da ENANA;

• Identificação de problemas e constrangimentos.

Objectivos

Ferramentas• Listagem base de

processos;

• Fluxogramas de processo (Versão as is – MS Visio);

• Matriz de descrição.

Principais Actividades a Desenvolver

Resultados• Mapeamentos dos

processos actuais (MS Visio);

• Matriz de descrição dos processos (descrição detalhada das actividades, resultados, intervenientes, etc.);

• Matriz de Donos dos Processo.

• Leitura do Manual de Procedimentos de 2002 da ENANA (em vigor),como base de partida para a execução de todos os trabalhos;

• Identificação da estrutura de processos actual da ENANA erespectivos “donos de processo”;

• Caracterização dos fluxos processuais respeitantes aos processosidentificados, através da realização de reuniões com colaboradoreschave da ENANA, por forma a clarificar cada um dos seguinteselementos:

– Objectivo do processo, outputs, intervenientes, documentos desuporte, etc.;

– Informação necessária, produzida ou utilizada pelo processo eSistemas de informação de suporte;

– Actividades de interface;

– Principais problemas e constrangimentos;

– Mapeamento e descrição detalhada dos processos;

• Realização de reuniões individuais com responsáveis por cada umdos processos para análise e validação dos mesmos.

ABORDAGEM METODOLÓGICAFase 1 – Levantamento dos Processos


• Identificação e caracterização dos principais processos de trabalho das diversas Direcções da ENANA, nomeadamente financeira, gestão de recursos humanos, compras e aprovisionamento, comercial, operações e TECA ;

• Identificação de problemas e constrangimentos.

Objectivos

Ferramentas• Listagem base de

processos;

• Fluxogramas de processo (Versão as is– MS Visio);

• Matriz de descrição.


Resultados• Mapeamentos dos

processos actuais (MS Visio);

• Matriz de descrição dos processos (descrição detalhada das actividades, resultados, intervenientes, etc.);

• Matriz de Donos dos Processo.

• Leitura do Manual de Procedimentos de 2002 da ENANA (em vigor),como base de partida para a execução de todos os trabalhos;

• Identificação da estrutura de processos actual da ENANA erespectivos “donos de processo”;

• Caracterização dos fluxos processuais respeitantes aos processosidentificados, através da realização de reuniões com colaboradoreschave da ENANA, por forma a clarificar cada um dos seguinteselementos:

• Objectivo do processo, outputs, intervenientes, documentos desuporte, etc.;

• Informação necessária, produzida ou utilizada pelo processo eSistemas de informação de suporte;

• Actividades de interface;

• Principais problemas e constrangimentos;

• Mapeamento e descrição detalhada dos processos;

• Realização de reuniões individuais com responsáveis por cada umdos processos para análise e validação dos mesmos.

ABORDAGEM METODOLÓGICAFase 2 – Identificação de KPI´s para os Processos


• Identificação de KPI’s para os processos da ENANA.

Objectivos

Ferramentas• KPI (Key Performance

Indicators) de cada processo.


Resultados• Matriz de Indicadores

para os processos.

• Definição dos indicadores de desempenho mais adequados porprocesso – exemplos:

– tempo de ciclo;

– número de interacções dos níveis de decisão;

– circuito de aprovação/ informação ao “cliente” – quandoaplicável;

– número de recursos envolvidos;

– ...

• Realização de reuniões para validação dos indicadores definidos.

ABORDAGEM METODOLÓGICAFase 2 – Identificação de KPI´s para os Processos


Indicadores de Desempenho dos Processos Ilustrativo

ABORDAGEM METODOLÓGICAFase 3 – Análise de Práticas de Referência


• Identificação de problemas e constrangimentos, bem como de oportunidades de melhoria que optimizem a eficiência organizacional e operacional.

Objectivos

Ferramentas• Desk research;


• Identificar entidades de referência (pelo menos 1 europeia e 1africana)

• Identificar práticas de referência a analisar em termos de modeloorganizacional e estrutura de recursos humanos;

• Recolher e analisar a informação relativa às entidades seleccionadas;

• Identificar melhores práticas e lessons learned;

• Posicionar comparativamente a ENANA relativamente às práticasidentificadas.

Resultados• Guia de melhores

práticas e lições aprendidas.

Nota:Independentemente de se considerar oportuno/ pertinente a realização de interacçõescom entidades externas, a CONSULT recorrerá à sua base de dados de desempenho deprocessos (construída com base nos projectos realizados anteriormente), assegurando aconfidencialidade da identidade dos clientes em causa.

ABORDAGEM METODOLÓGICAFase 4 – Análise das Quick Wins


• Avaliação das oportunidades de implementação de ganhos rápidos (quick wins)

Objectivos

Ferramentas• Matriz de quick wins;

• Matriz de prioritização.


• Sistematizar as quick wins e as oportunidades de melhoria em cadaprocesso tendo em conta as quatro componentes de intervenção(processos, organização, recursos humanos e sistemas deinformação), tendo por base o diagnóstico realizado,nomeadamente:

– Fluxogramas de processo;

– Matrizes de descrição;

– KPI´s;

– Boas práticas

– …

• Realizar workshop para discussão e validação das oportunidades demelhoria.

Resultados• Listagem de quick

wins.

ABORDAGEM METODOLÓGICAFase 5 – Redesenho dos Processos


• Formulação de propostas concretas tendo em vista a revisão e o aperfeiçoamento dos actuais processos da ENANA das áreas i) financeira, ii) gestão de recursos humanos, iii) compras e aprovisionamento, iv) comercial e v) TECA.

Objectivos

Ferramentas• Estrutura tipo de

manual de procedimentos (alinhada com os requisitos da qualidade ISO 9001:2000).


• Sistematizar os fluxos processuais, tendo em vista a sua optimização emelhoria da qualidade do serviço prestado, devendo incluir:

• Definição dos fluxos, (actividades, intervenientes, documentação esuporte tecnológico);

• Definição de indicadores por processo;

• Definição de relacionamentos entre áreas e aplicações (workflow).

• Validar a situação dos processos de actividade e documentos de suportecom os responsáveis por cada processo;

• Definir os níveis de serviço e objectivos de desempenho por processo;

• Elaborar o manual de procedimentos (versão física);

• Sistematizar as necessidades de intervenção ao nível dos sistemas deinformação;

• Definir o plano de implementação.

Resultados• Manual de

procedimentos (versão física), incluindo: Processos; Indicadores de desempenho.

• Necessidades de actualização de sistemas de informação.

• Plano de implementação.



Detalhe das Oportunidades de Melhoria – ProcessosIlustrativo

Pressupostos (Oportunidades de melhoria) Vantagens Acções de Melhoria

Para cada vector de análise serão listadas as oportunidades de melhoria identificadas. Posteriormente, serão prioritizadasde acordo com critérios a definir (p.e. mais valia decorrente da implementação vs. dificuldade de implementação).



Redesenho dos Principais Processos

A revisão e aperfeiçoamento dos processos contempla a redefinição da estrutura dos processos a adoptar pela ENANA, bemcomo a definição de proposta de redesenho concretas para os processos. Estas propostas serão analisas e discutidas com aENANA (modelo dinâmico de interacção).

Ilustrativo



Manual de Procedimentos

Os processos redesenhados serão compilado num manual de procedimentos que contempla a informação relevante sobre oprocesso estruturada de forma intuitiva e de fácil CONSULTa.

IlustrativoIdentificação dos processos levantados, para determinada área funcional, e respectivo código

Fluxograma do processo: representação esquemática da sequência de actividades que compõem o projecto.

Dados identificativos do Processo:- Designação- Código- Dono de Processo- Data de emissão - Data de Revisão

• Objectivo do Processo • Legislação/ regulamentação

aplicável

Separador de introdução para cada um dos processos identificados

ABORDAGEM METODOLÓGICAFase 6 – Webização e Transferência de Conhecimento


• Desenvolvimento do Manual Interactivo de Processos

Objectivos

Ferramentas• Joomla ou

Sharepoint, de acordo com o licenciamento disponível no cliente


• Formulação de proposta de design gráfico para a versão web doManual de Processos (2 propostas alternativas),

• Construção do Portal do Conhecimento com um Manual deProcessos interactivo tendo por base a sua versão física,

• Carregamento dos conteúdos do manual interactivo,

• Elaboração e operacionalização de um plano de testes,

• Formação dos utilizadores de administração do manual interactivo,

• Elaboração do modelo de gestão do manual interactivo.

Resultados• Manual Interactivo

de Processos

ABORDAGEM METODOLÓGICAMetodologia de Gestão


A metodologia, organização e gestão (planeamento e controlo) será da responsabilidade da CONSULT, emboradeva existir um ou mais elementos a designar pelo Cliente para acompanhamento efectivo do projecto efacilitadores dos diversos contactos a efectuar

A metodologia de gestão e execução divide-se em três vertentes fundamentais. A saber:

Gestão de Projecto e Controlo de Qualidade

Garante a boa execução do projecto, traduzida pelo cumprimento dos objectivos do projecto, cumprimento de prazos e satisfação dasexpectativas do Cliente.

Concepção e Implementação dos Sistemas de Informação

A concepção e implementação de um Sistema de Informação deve seguir regras específicas de modo a que o resultado final obtidoseja o mais coincidente possível com os objectivos estabelecidos.

Gestão da Mudança

É imprescindível introduzir diversos mecanismos que garantam a endogeneização da mudança organizacional de forma a minimizar osefeitos da resistência à mudança.

Metodologia de Gestão

CRONOGRAMA DE TRABALHO


CRONOGRAMA DE TRABALHOCalendarização das Fases


Apropriação pelas equipas da ENANA

Calendarização Fases – 12 semanas

Fase 2 - Identificação de KPI´s para os Processos

Fase 3 - Análise de Práticas de referência

Fase 4 - Análise das Quick Wins

Faz 1 - Levantamento dos Processos

1 sem

3 semanas

2 semanas

5 semanas

Fase 5 – Redesenho dos Processos

Fase 6 – Webização e Transferência de Conhecimento

2 semanas

5 semanas

*

Sessões de trabalho para validação dos

resultados

Workshops para afinação dos KPI’s


resultados


resultados2 semanas

EQUIPA


EQUIPACronograma da Equipa


Direcção do Projecto

Painel de Especialistas

Gestão do Projecto

ENANADirecção Geral

CONSULTDirector Geral

ENANACoordenador

CONSULTGestor de projecto

Organização do Projecto Responsabilidades

Gestão estratégica do projecto

Gestão operacional do projecto Validação dos resultados intermédios e finais

Execução das tarefas de acordo com o planeamento

Elaboração dos resultados intermédios e finais

Consultores Especialistas em Reengenharia de Processos

Consultores Especialistas em Sistemas de Informação

EQUIPACronograma da Equipa


A equipa de projecto, nos seus diferentes níveis hierárquicos, possui as suas competências definidas,constituindo um factor determinante para a correcta articulação e para o desenvolvimento do projecto.

Função Competências

Steering Commitee

• Constitui a autoridade máxima do projecto, reunindo periodicamente com a Gestão de Projecto, de acordo com os pontos de controlo definidos;

• Realiza o controlo periódico do projecto e estabelece prioridades, decidindo sobre as questões de maior importância que ocorram ao longo do projecto;

• Aprova os deliverables das várias fases do projecto.

Gestão do Projecto

• Gestão da equipa de projecto em termos de coordenação dos vários intervenientes e de execução dos trabalhos propostos;

• Estabelece as directrizes de condução do projecto em termos dos seus objectivos;

• Intervém em aspectos decisivos.

Qualidade • Revisão da qualidade dos conteúdos do projecto;

• Apoio na execução de actividades críticas do projecto;

• Garantia do cumprimento dos prazos de execução.

Equipa de Projecto

• Recolha e análise da informação necessária ao desenvolvimento do projecto;

• Produção dos conteúdos do projecto, de acordo com a metodologia de trabalho e cronograma definido.

CONDIÇÕES FINANCEIRAS


CONDIÇÕES FINANCEIRAS


Para a execução global do trabalho proposto, em termos de qualidade e prazos envolvidos, os nossos honorários perfazem um total de USD251.500 (Duzentos e Cinca e Um Mil e Quinhentos Dólares Americanos).

O valor apresentado inclui todos os custos de deslocação e alojamento da equipa de trabalho da CONSULT, desde que realizados em Luanda;

O valor apresentado já inclui os impostos legais em vigor em Angola;

Por forma a equilibrar o esforço a desenvolver nas semanas iniciais do projecto, propomos a seguinte estrutura de pagamentos:

30% do valor total com a adjudicação do projecto;

30% do valor no final do primeiro mês de trabalho;

40% do valor total com o final do projecto;

Por questões de índole logística e contratualização de serviços externos, a primeira factura do projecto deverá ser paga a pronto pagamentocoincidindo com a data de arranque do projecto.

A liquidação das restantes facturas deverá ser efectuada no prazo de 30 dias úteis a contar da data de emissão das facturas.

A proposta apresentada será válida durante o prazo de 60 dias.

APRESENTAÇÃO CONSULT




Definição Entidade formadora, fundada em 1989,

reconhecida pelo Instituto Nacional de Emprego eFormação Profissional.

Competências Organização e execução das intervenções ou

actividades formativas junto dos seus Centros deFormação Profissional estrategicamente localizadosem Luanda, Benguela, Lobito, Huambo, Lubango eNamibe.

Formadores Grupo pluridisciplinar de especialistas no domínio

da macroeconomia e da política económica, gestãode projectos, sistemas de organização e gestão deempresas e de administração e gestão pública.



Âmbito dos trabalhos CONSULToria no domínio da Administração

Pública e na totalidade dos sectoreseconómicos.

Capacidades Actividade de CONSULToria prestada por uma

rede de colaboradores com elevadaqualificação técnica e forte experiênciaprofissional internacional. Intervenções técnicasno domínio da Auditoria, de forma autónomaou associada a empresas de prestígiointernacional.



Área da Gestão Pública Actuamos a nível da CONSULToria e da prestação

de serviços de assistência técnica a entidades dosector público e do sector empresarial do Estado.

Projectos Planeamento estratégico das respectivas

actividades, desenvolvimento de operações dereestruturação e/ou adaptação a novas funções,em modelos de optimização de gestão e naexecução, monitorização avaliação de programas epolíticas públicas.

Prestação de Serviços de Outsourcing Soluções de gestão integral e das funções

financeira e administrativa, onde reúne umaexperiência privilegiada.

Sede – Luanda Delegação – Benguela Delegação – HuamboRua Amilcar Cabral, 25 A Rua Comandante Kassange, 86 Rua Doutor Lacerda, 75 / 76Luanda – República de Angola Benguela - República de Angola Cidade AltaT. +244 222 335 394 / 395 T. +244 272 234 667 Huambo – República de AngolaF. +244 222 335 396 F. +244 272 237 218 T. / Fax +244 241 220 246


OBRIGADA

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