e-mail institucional - treinamento

E-mail InstitucionalTreinamento

Desenvolvido por:

Denis Contini

Yuri Nova

Tpicos do Treinamento

Acessando o e-mail institucional pelo navegador;

Enviando, recebendo e encaminhando e-mails;

Aes diversas com e-mail;

Bate Papo institucional;

Trabalhando com a agenda (Aba Agenda);

Trabalhando com tarefas (Aba Tarefas);

Configuraes Gerais pelo navegador;

Configurando o servio de e-mail em um gerenciador de e-mails.

Acessando o E-mail via Navegador

Para acessar o e-mail via navegador, abra o navegador de sua preferncia

(Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome) e digite o endereo

mail.ifsp.edu.br.

Em seguida, entre com seu *usurio e **senha e clique no boto Login paraser redirecionado para a caixa de entrada.

* O usurio deve ser seu endereo de e-mail (Ex: [email protected]);

** Se for o primeiro acesso, o usurio deve entrar com a senha informada pelo setor de TI e, em seguida

j alter-la. Caso a senha j foi alterada, o usurio dever entrar com a senha cadastrada.


Na tela de entrada de e-mails, possvel verificar os e-mail recebidos, criar

um novo e-mail para enviar, encaminhar e-mails, entre outras opes.

Para visualizar um e-mail recebido, basta clicar sobre o e-mail desejado que,

logo em seguida, ser exibida uma pr-visualizao do mesmo no painel de

leitura direita da lista de e-mails recebidos. Para visualizar o e-mail com

maiores detalhes, basta clicar 2x sobre o mesmo que ser aberta uma nova

aba contendo a visualizao do e-mail recebido.

Para fechar a aba que abriu contendo uma visualizao mais detalhada do e-

mail recebido, basta clicar no x da aba que voc retornar para a caixa deentrada de e-mails.

Respondendo, encaminhando, removendo e

marcando e-mails como spam O processo para responder, encaminhar, remover e marcar e-mails como spam

bastante simples e pode ser feito de duas maneiras. A primeira selecionar

a mensagem desejada e clicar nos botes de aes na barra superior ao painel

de leitura. A segunda clicar com o boto direito do mouse sobre a

mensagem desejada e, em seguida, clicar sobre a opo desejada. Dentre as

opes mais comuns disponveis, podemos citar:

Responder: responde o e-mail apenas para a pessoa que o enviou;

Responder a todos: responde o e-mail todas as pessoas que

receberam o mesmo;

Encaminhar: encaminha o e-mail recebido para outro destinatrio,

permitindo que o usurio faa alteraes;

Apagar: envia o e-mail selecionado para a lixeira;

Spam: classifica o e-mail recebido como spam e o envia para a lixeira.

Respondendo, encaminhando, removendo e

marcando e-mails como spam

Criando um novo e-mail

Para iniciar um novo e-mail, basta clicar no boto Nova Mensagem, localizada na aba E-mail,no canto superior esquerdo da janela de e-mail.

Aps clicar no boto Nova Mensagem, aberta uma nova aba onde possvel inserir osdestinatrios do e-mail, bem como os contatos que recebero cpias (Cc) ou cpia oculta (Cco),

bem como o assunto, o corpo da mensagem e at inserir arquivos e/ou documentos como anexo.

Painel de Pastas Ao lado esquerdo da tela, possvel visualizar um painel que contm as

pastas do aplicativo de e-mail, entre elas Entrada, Bate Papos,Enviadas, Rascunhos, Spam e Lixeira, que j esto disponveis deforma padro.

Painel de Pastas

Neste painel, possvel adicionar mais pastas para organizar melhor as

mensagens recebidas, podendo dividi-las em subcategorias como por

exemplo assunto, remetente, setor, etc. Para adicionar uma nova pasta,

basta clicar no boto em forma de engrenagem localizado na barra daspastas e, em seguida, clicar sobre a opo Nova Pasta.

Aps fazer o passo anterior, exibida na tela a janela Criar nova pasta,onde definimos o nome da pasta, sua cor e sua localizao (se ser uma

pasta independente ou uma subpasta). Depois de informar os dados, basta

clicar no boto OK e a pasta j estar disponvel no painel de pastas.

Movendo e-mails para a pasta criada

Aps criar a pasta com o nome desejado, para mover uma mensagem da caixa

de entrada para esta nova pasta, basta clicar com o boto direito do mouse e

escolher a opo Mover. Em seguida, exibida na tela a janela Mover Conversa, onde possvel localizar a pasta criada, selecion-la e, por fim, clicar no boto OK.

Bate-papo institucionalAinda na tela inicial da pgina do e-mail institucional, possvel encontrar o

aplicativo para chat, localizado em uma janela no canto inferior direito datela. Atravs dele, possvel conversar em tempo real com os contatos

adicionados, no apenas do campus local, mas dos demais campi. Para adicionar

um contato, basta clicar no boto Adicionar Contato, conforme mostrado nafigura abaixo:

Bate-papo institucionalDepois de clicar no boto Adicionar Contatos, exibida a tela Adicionar aochat, onde possvel informar o e-mail e o apelido do contato que se desejaadicionar. Ao iniciar o preenchimento do campo e-mail, o prprio aplicativoexibe uma lista dos e-mails cadastrados para facilitar a busca. Com e mail docontato inserido, basta definir um apelido e clicar no boto OK para finalizara adio do contato.

Bate-papo institucionalAps clicar no boto OK, o contato j estar adicionado e aparecer em suajanela de bate-papo, conforme pode ser visto na imagem abaixo. Para iniciar a

conversa, aps seu contato ter aceito seu pedido, basta clicar 2x sobre o nome

do contato e iniciar o bate-papo.

Utilizando a Agenda

Alm de servir como servio de e-mail, o aplicativo de e-mail institucional

tambm pode ser utilizado como agenda para marcar compromissos e reunies.

Para isto, basta clicar sobre a aba Agenda.

Utilizando a Agenda

Para agendar algum compromisso ou reunio, j estando na aba Agenda, bastaclicar sobre o boto Novo compromisso ou ainda, no calendrio que aparece,clicar 2x sobre o dia desejado. Aps escolher uma das opes anteriores, ser

aberta a aba Compromisso. nela que devemos informar os dados docompromisso a ser agendado.

Utilizando a Agenda

Na aba Compromissos devemos preencher os seguintes campos:

Assunto: o assunto da reunio ou compromisso;

Participantes: o nome dos demais participantes da reunio ou compromisso,casa haja;

Local: o local onde ocorrer a reunio ou o compromisso;

Campos Inicial e Final: devemos informar a data e a hora inicial e final docompromisso ou reunio;

Exibio: corresponde ao status que aparecer no bate papo quando o usurioestiver em reunio ou em algum compromisso;

Painel de texto: local onde devemos inserir maiores informaes sobre areunio ou compromisso;

Repetir: devemos utilizar este campo para o caso da reunio ou compromissose repetir diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ouanualmente;

Lembrete: o perodo de tempo que o sistema de e-mail dever enviar um e-mail lembrando o usurio sobre o compromisso ou reunio.

Criando Tarefas

Outro recurso bastante importante disponvel no servio de e-mail institucional

est na aba Tarefas. Nela, possvel criar tarefas diversas relacionadas aoservio dirio de cada servidor ou setor. Para acessar este recurso, basta clicar

sobre a aba Tarefas.

Criando Tarefas

Dentro da aba Tarefas, possvel visualizar todas as tarefas criadas, bem comoo andamento da execuo da mesma. Para criar uma nova tarefa, basta clicar

sobre o boto Nova tarefa, localizado no canto superior esquerdo. Depois declicar no boto Nova tarefa, ser aberta a aba Tarefa.

Criando Tarefas

Ao criar uma nova tarefa, devemos preencher os seguintes campos:

Assunto: o assunto referente tarefa a ser criada ou executada;

Local: O local ou setor onde a tarefa ser executada;

Prioridade: Normal, Alta ou Baixa, de acordo com a necessidade;

Lista de Tarefas: deixar como padro Tarefas;

Status: No iniciada, Concluda, Em andamento, Aguardando algum, Adiada.

Para o caso de estar em andamento, possvel definir a porcentagem (%) de

concluso da tarefa (0% - 100%);

Data Inicial: data de incio da tarefa;

Data de finalizao: data prevista para a finalizao da tarefa;

Lembrete: recurso para que seja enviado um lembrete via e-mail na data e

hora marcada para lembrar sobre a tarefa agendada;

Corpo da Tarefa: Local onde podem ser inseridas maiores informaes ou

observaes sobre o andamento da tarefa.

Preferncias

Para alterar dados e configuraes da conta de e-mail institucional e configurar

recursos como: nome da conta, assinaturas, filtros de e-mail, ausncias de

escritrio, compartilhamentos, notificaes, entre outras, devemos acessar a aba

Preferncias.

Preferncias

atravs do painel de opes localizado esquerda (chamado de Painel dePreferncias) que podemos configurar e alterar diversas opes do aplicativo de

e-mail institucional.

Preferncias - FiltrosUm filtro pode ter grande utilidade quando se deseja filtrar os e-mails recebidos

a fim de se organizar e dividir as mensagens. Ao criar um filtro, possvel que

mensagens de um ou mais remetentes especficos sejam armazenados em pastas

especficas ou encaminhadas automaticamente para outros e-mails, mensagens

com assuntos especficos tambm podem ser armazenadas em outras pastas ou

encaminhadas, entre outras opes. Para criar um filtro, basta clicar sobre a

opo Filtro da Barra de Preferncias.

Preferncias - FiltrosEstando com a opo Filtros selecionada, basta clicar no boto Novo filtropara iniciar a criao do mesmo. Aps clicar, ser aberta a janela Adicionarfiltro. Nela, possvel definir um nome para o filtro, definir tambm se omesmo estar ativo ou no, criar condies e regras para e-mails recebidos,

entre outras opes e aes.

Preferncias - FiltrosPara estabelecer um filtro onde os e-mails recebidos de um remetente especfico

ou vrios seja encaminhado para outro e-mail, basta preencher as opes da

janela Adicionar filtro da seguinte forma:

Preferncias - FiltrosPara estabelecer um filtro onde os e-mails recebidos de um remetente especfico

ou vrios seja movido para uma pasta criada de forma automtica, basta

preencher as opes da janela Adicionar filtro da seguinte forma:

Preferncias - AssinaturasAtravs da opo Assinaturas, possvel configurar uma assinatura padro parao e-mail institucional que ser adicionado automaticamente s mensagens

enviadas ou encaminhadas.

Preferncias - Assinaturas

Para criar uma nova assinatura, basta clicar no boto Nova assinatura. Emseguida criada uma nova assinatura com o nome Assinatura #1. Nela,podemos alterar o nome da assinatura atravs do campo Nome e, em seguida,digitar os dados da assinatura na caixa de texto abaixo do campo Nome. Antesde salvar a assinatura criada, devemos preencher os campos Novas mensagense Respostas e encaminhamentos com o nome da assinatura que acabamos decriar para que ela seja adicionada de forma automtica nos e-mails a serem

enviado e encaminhados. Com todos os campos j preenchidos, basta clicar no

boto Salvar, localizado no canto superior esquerdo.

Preferncias - Assinaturas

Preferncias Fora do EscritrioEste recurso se mostra bastante til quando o servidor necessita sair do campus

por motivo de viagem de trabalho ou quando est em perodo de frias e deseja

encaminhar os e-mails que precisam ser resolvidos com maior urgncia pelo

servidor substituto ou outro colega de trabalho, alm de encaminhar uma

mensagem de resposta automtica para o remetente da mensagem recebida

durante o perodo de ausncia.

Preferncias Fora do EscritrioPara ativar este recurso, basta ativar a opo Enviar mensagem de respostaautomtica, inserir um texto para ser enviado ao remetente durante o perodode ausncia, marcar a caixa de opo de Perodo e definir as datas inicial efinal que a resposta automtica estar ativada. Para finalizar, basta clicar no

boto Salvar.

Preferncias Fora do Escritrio + Filtros

Com a resposta automtica j configurada e salva, basta criar um filtro para

encaminhar todos os e-mail recebidos durante o perodo de frias. Para isso,

volte at o menu Filtros e crie um novo filtro com as configuraes mostradasna imagem abaixo:

Configurando o servio de e-mail em

um gerenciador de e-mails

Protocolos de recebimento oferecidos pelo E-Mail institucional.

POP3 Faz download das mensagens e apaga do servidor. Recomendado para quem utiliza apenas um local para recebimento dos e-mail. Mantm a caixa

de e-mail sempre vazia.

IMAP Mantm as mensagens no servidor de origem permitindo acessa-las em diversos locais.

Configurando o servio de e-mail em

um gerenciador de e-mails

Configuraes bsicas:

Login: BI123456

*Deve-se usar o login no formato BI + nmero de pronturio com digito.

Configuraes de recebimento Configuraes de Envio

Endereo de servidor: mail.ifsp.edu.br

Porta POP3: 995 ou 110

Porta IMAP: 143

Segurana: SSL/TS

Modo de Autenticao: Senha Normal

Endereo do servidor: mail.ifsp.edu.br

Porta: 587

Segurana: STARTTLS

Modo de autenticao Senha Normal

Configurando o e-mail institucional no

Gmail

1. Acessar a opo Contas e Importao nas configuraes do Gmail

2. Utilizar a opo Enviar e-mail como para configurar o envio de e-mail pelo endereoinstitucional clicando em Adicionar outro endereo de e-mail que voc possui


Gmail

3. Preencher os dados como seu nome e o endereo de e-mail institucional e clicar em

Prxima etapa


Gmail

4. Marcar a opo Enviar por servidores SMTP e preencher com os dados do servidor dee-mail apresentados anteriormente e clique em Adicionar Conta


Gmail

5. Ao clicar em Adicionar conta ser enviado um e-mail para o seu institucional comum cdigo de ativao, preencher e clicar em Confirmar.

6. De volta a tela de configuraes, utilizar a opo Receber e-mails de outras contas e clicar na opo Adicionar uma conta POP3 que voc possui


Gmail

7. Na tela aberta digite seu endereo de e-mail institucional e clique em Prximaetapa


Gmail

8. Preencher com os dados do servidor do e-mail institucional. Ateno: o gmail no

suporta a segurana do e-mail institucional, nesse caso deve-se usar a porta 110.


Gmail

9. O Gmail faz automaticamente a checagem de e-mails nas contas externas, porm em

um intervalo de tempo alto, nesse caso possvel forar a checagem manualmente

acessando as configuraes do gmail > contas e importaes > receber e-mails de outrascontas > verificar se h e-mails agora


Outlook

ATENO: O Microsoft Outlook vem instalado junto a pacote office, as telas abaixo

podem variar de acordo com a verso instalada.

1. Abrir o Microsoft Outlook clicar em Arquivo e logo aps m Adicionar Conta


Outlook

2. Marcar a opo Configurao manual ou tipos de servidores adicionais e clicar emAvanar.


Outlook

3. Selecionar a opo POP ou IMAP e clicar em Avanar;

4. Preencher os dados de acordo com seu e-mail institucional.


Outlook5. Ainda na tela anterior clicar no boto Mais configuraes, selecionar a aba Servidorde sada e habilitar a caixa Meu servidor de sada (SMTP) requer autenticao;

6. Em seguida selecionar a aba Avanado, alterar a porta do servidor de entrada para995, habilitar a caixa Esse servidor requer uma conexo criptografada. Alterar a portado servidor de sada para 587 e selecionar o tipo de conexo criptografada para

Automtico.


Outlook7. Ao clicar em avanar o Outlook efetuara testes de conexo, se estiver tudo correto

basta clicar em Concluir.


Mozilla Thunderbird* O Mozilla Thunderbird um aplicativo de e-mail grtis similar ao Microsoft Oulook, que pode ser

baixado atravs do site: https://www.mozilla.org/pt-BR/thunderbird/

1. Abrir a opo Ferramentas no menu, Selecionar Configurar Contas ir em Aes decontas e clicar em Nova conta de e-mail


Mozilla Thunderbird2. Clicar em continuar e logo aps em Config. Manual e preencher com os dados do e-mail institucional.

3. Aps configurar, basta clicar em Concluir.

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