Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária

Básico Intermediário Avançado

Este conteúdo é ideal para aqueles que estão dando os primeiros passos no mundo da Gestão Empresarial. Aqui o conteúdo será abordado de uma forma didática e simples.

Destinados à pessoas já familiarizadas com os termos relacionados a Gestão Empresarial. Estes materiais possuem um conteúdo um pouco mais aprofundado.

Os materiais de nível avançado exigem um maior nível de conhecimento sobre Gestão empresarial. Ideais para profissionais com bastante experiência na área e que estejam sempre buscando novos conhecimentos.

Qual o nível deste material?

Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária

Sumário

Introdução..............................................................4 Estágio Inicial..........................................................7 Estágio Intermediário............................................13 Estágio Avançado..................................................20 Conceitos e Materiais Complementares................27 Sobre o Treasy.......................................................29

Observação: em cada capitulo (Estágio Intermediário, Básico e Avançado) você vai encontrar uma abordagem detalhada sobre os seguintes tópicos: • Controller / Área de Planejamento e Controladoria • Descentralização • Projeções • KPIs • Simulações de Cenários • Equilíbrio entre detalhamento e síntese • Match entre dos dados planejados e realizados • Metodologias utilizadas • Acompanhamento, Análise de Desvios e Justificativas • Revisões • Governança, Risco e Conformidade

Introdução

Nós aqui na Treasy temos como missão “Simplificar a Gestão Orçamentária das organizações” e colocamos todo nosso foco e energia nisto. Passamos o dia literalmente imersos nos mais diversos assuntos relacionados a este tema. Ao longo dos anos e tendo contato com milhares de empresas, dos mais variados setores e portes, fomos naturalmente criando uma base interna de conhecimento sobre metodologias, ferramentas e principalmente sobre as melhores práticas de Gestão Orçamentária do mercado, inclusive em escala mundial (sim, acompanhamos o que rola lá fora para tentar “tropicalizar” o mais rápido possível as novidades).

Introdução

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Entre estes conhecimentos adquiridos, um dos principais foi a capacidade de identificar facilmente o nível de maturidade da Gestão Orçamentária de uma empresa. A ideia com este artigo é compartilhar um pouco do que aplicamos com nossos clientes para identificar em que estágio eles se encontram e então traçar um plano para leva-los a se tornarem “best-in-class” com ajuda de nosso processo de Customer Success. Inclusive você pode conhecer um pouco mais da Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária neste curso gratuito por e-mail.

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É importante deixar claro que no e-book você vai encontrar um pouco da metodologia e parâmetros que aplicamos para descobrir o nível de maturidade da Gestão Orçamentária de cada empresa, mas não é porque uma empresa não utiliza total ou parcialmente uma determinada técnica avançada que sua gestão não é madura. Vale ressaltar que cada negócio é diferente possui suas particularidades, portanto uma ou outra técnica pode apenas não se aplicar a seu modelo de negócios. Sem mais delongas, confira o e-book e descubra o nível de maturidade da Gestão Orçamentária de sua empresa e comece hoje mesmo a traçar um plano de melhoria contínua para torna-la uma “best-in-class”!

Introdução

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PS: se acontecer de você não conhecer algum termo ou ficar em dúvida enquanto lê o conteúdo abaixo, por favor, dê uma conferida no final do e-book que incluímos links para os principais tópicos e conceitos.

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Estágio Inicial

Controller / Área de Planejamento e Controladoria Geralmente, em empresas em estágios mais iniciais de maturidade na Gestão Orçamentária, ainda não existe uma área ou profissional dedicado ao Planejamento e Controladoria. Na maioria dos casos esta função é feita em “part-time” pelo responsável pelo financeiro e muitas vezes até mesmo pelos próprios sócios da empresa. Descentralização Em empresas neste estágio, geralmente apenas a alta administração participa do planejamento e acompanhamento orçamentário, sem envolver os demais gestores de departamento.

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Projeções A ordem mais comum (e lógica) de se começar com a Gestão Orçamentária é: Projeção de Resultados (DRE), depois Projeção de Fluxo de Caixa e por fim a Projeção de Balanço Patrimonial. Porém, para empresas que estão iniciando seu processo de orçamento, até mesmo chegar a uma Projeção de Resultados (DRE) completa é um desafio. Nestas empresas o que vemos é geralmente a Projeção da Margem de Contribuição e Projeção de EBITDA, geralmente resumidos, sem detalhamento por Canais de Distribuição, Produtos ou Unidades de Negócio.

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KPIs: sem as projeções do tópico anteriores, fica complicado querer projetar Indicadores de Desempenho, portanto, em empresas em estágios mais iniciais do processo de orçamento, os indicadores mais comuns são aqueles que podem ser obtidos no próprio DRE, como Ticket Médio, Margem de Contribuição, EBITDA, Ponto de Equilíbrio e Lucratividade. Simulações de Cenários: empresas em estágios mais iniciais já sabem o que são e reconhecem o poder das Simulações de Cenários, mas esta é uma prática que leva tempo para ser incorporada a Cultura Organizacional de qualquer empresa, portanto é raro vermos estas empresas utilizando todo o potencial deste recurso.

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Equilíbrio entre detalhamento e síntese Fato! 10 em cada 10 empresas que estão começando com o Orçamento Empresarial levam tempo para chegar a um modelo inicial, combinando os ganhos de agilidade de uma Modelagem Orçamentária mais enxuta, com os ganhos de análise proporcionados por uma estrutura mais detalhada. E infelizmente não existe “bala de prata” nesta hora. Cada empresa precisa testar e ajustar, até chegar ao modelo ideal para o planejamento e acompanhamento de seus negócios.

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Match entre os dados planejados e realizados Ao lado do tópico acima, este tema também encabeça a lista dos principais desafios iniciais a serem superados por empresas com um pouco menos de maturidade da Gestão Orçamentária. Isto geralmente acontece porque ao iniciar um processo de orçamento, a administração quer (claro), modelar as informações da melhor forma possível para atender as análises gerenciais. O balde de agua fria vem quando buscam-se os dados realizados no ERP ou contabilidade e descobre-se que estão muito mais resumidos ou com uma estruturação completamente diferente, afinal, estas ferramentas foram modeladas para atender outros fins. Mas não se desespere, isto é normal e tem solução!

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Metodologias utilizadas Existem diversas Metodologias Orçamentárias (orçamento matricial, orçamento colaborativo, orçamento base zero, etc.), mas para quem está começando, podem ser muitos conceitos. Portanto, o normal é utilizar uma técnica ou outra de cada metodologia, sem aproveitar todo seu potencial. Mais uma vez, normal!

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Acompanhamento, Análise de Desvios e Justificativas A frase pode parecer forte, mas “de nada vale planejar sem acompanhar!”. E nas empresas que estão começando, novamente pela falta da Cultura Organizacional de acompanhamento e também pela falta de dados históricos, é comum vermos as empresas serem “muito brandas” com o Acompanhamento e Controle Orçamentário, sem analisar os desvios e justifica-los. Isso é comum, mas não é correto! Não deixe sua empresa cometer este erro e comece certo, desde o primeiro dia. A análise de desvios e o processo de justificativa dos mesmos vão criando uma base de aprendizado e crescimento exponencial que com o tempo passa a gerar ganhos fantásticos para gestão e os resultados de sua empresa.

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Revisões Outro erro comum está aqui. O mundo muda, as pessoas mudam e os negócios mudam. Os planos que você fez há 6 meses atrás pode não valer mais. Além de acompanhar, é preciso estar preparado para revisar o orçamento sempre que necessário. Você não precisa fazer isto todo mês. Uma revisão semestral já costuma ser o suficiente. Lembrando que as revisões são necessárias quando o cenário em que sua empresa está inserida mudar, mas se isto não acontecer, os planos antigos podem continuar sendo utilizados, sem problema algum.

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Governança, Risco e Conformidade Falar em Compliance, Governança das Informações e Gestão de Riscos com base no orçamento para as empresas que estão começando é quase como falar grego. Mas não precisa ser assim! Você pode começar pequeno, aplicando os conceitos mais básicos de Governança, Risco e Conformidade e evoluir a medida do necessário.

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Nossa dica para empresas neste estágio Comece pequeno, mas comece. Lembre-se que “o bom é inimigo do ótimo”, portanto tome cuidado para não complicar demais as coisas e ter a famosa “paralise por análise”.

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Estágio Intermediário

Controller / Área de Planejamento e Controladoria Em empresas em estágio intermediário de maturidade da Gestão Orçamentária, já é comum termos um controller dedicado, muitas vezes já apoiado por um analista ou um assistente de controladoria. Mesmo que este controller ainda divida seu tempo com outras tarefas de controladoria, já possui muito mais tempo dedicado ao aprimoramento dos processos de orçamento. E o principal, uma pessoa dedicada possui muito mais tempo para analisar as informações e entregar dados relevantes para a diretoria melhorar a tomada de decisões.

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Descentralização Aqui já começamos a ver os principais gerentes e supervisores sendo envolvidos no processo de elaboração e acompanhamento do orçamento e isto começa a gerar ganhos fantásticos para gestão da empresa. Não podemos dizer que é fácil (rapadura é doce, mas não é mole), afinal, envolver várias pessoas no processo de tomada de decisões e gerenciar tudo isto, não é fácil. Mas pode acreditar que vale a pena! Fora os ganhos de integridade dos planos (ninguém conhece melhor uma área que seu próprio gestor), a descentralização orçamentária gera ainda um aumento importante do engajamento dos gestores de departamento com os resultados gerais da empresa.

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Projeções Partindo de uma Projeção de DRE completa e conhecendo bem o comportamento do caixa de sua empresa (Prazos Médios), começa a ficar mais fácil realizar uma boa Projeção de Fluxo de Caixa. Aqui, mesmo que estas empresas já estejam mais maduras, é comum vermos um erro clássico: tentar projetar o caixa para 1 ou 2 anos a frente com o mesmo nível de detalhe que a empresa está acostumada a ter em seu Fluxo de Caixa Diário (Operacional). É de extrema importância lembrar que estamos falando de Projeções e quando isto acontece, você precisa buscar uma visão macro e não se apagar a pequenos detalhes. Acredite em nós, não compensa o esforço!

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KPIs Seguindo a lógica do tópico anterior, os KPIs acompanham as projeções. Logo é normal a empresa começar a acompanhar também indicadores de caixa, como a Geração de Caixa, Necessidade de Capital de Giro e Prazos Médios de Caixa. Simulações de Cenários As grandes decisões como abertura de canais, lançamento de novos produtos, abertura de filiais, etc., começam a serem feitas pelo mindset “data-driven”, ou seja, utilizando Simulações de Cenários para entender se vale a pena ou não prosseguir com os planos, antes que qualquer centavo seja investido.

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Equilíbrio entre detalhamento e síntese Depois de alguns tombos e tropeços com a tentativa de detalhar até os gastos com clipes de papel ou então a frustação gerada pela dificuldade de análise de um orçamento muito resumido, aqui as empresas neste estágio já começam a chegar em um nível bacana de síntese x detalhamento. É normal que ainda existam alguns pontos obscuros, mas pelo menos a empresa geralmente já sabe o que fazer para ajustá-los, sendo só questão de tempo até que fique “filé”.

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Match entre os dados planejados e realizados Idem o tópico acima, é normal que ajustes tenham sido feitos em ambos os lados e esse “casamento” das informações planejadas x realizadas já esteja muito melhor. Geralmente vemos modificações na própria forma de registrar as informações realizadas no ERP e contabilidade e também ajustes na visão do planejado para se adequar a pontos do realizado que não podem ser modificados na origem.

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Metodologias utilizadas Empresas em estágios intermediários de maturidade da Gestão Orçamentária costuma errar muito neste ponto! Sim, isto mesmo! É como um novo mundo que se abre e é comum que as empresas comecem a tentar colocar em prática todos os conceitos e metodologias orçamentárias que encontram. Mas é como no exemplo que usamos da farmácia: você não chega em uma farmácia e compra uma caixa de cada remédio certo? No Orçamento Empresarial é a mesma coisa. Você precisa conhecer exatamente quais são as “dores de gestão” de sua empresa para buscar os medicamentos corretos.

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Metodologias são isso e somente isso: remédios para dores. Você não precisa tomar um medicamento para uma dor que não tenha.

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Acompanhamento, Análise de Desvios e Justificativas Já que estamos falando em dor, tá ai um dos pontos que geram mais dores (para os gestores) nas empresas que estão em estágios intermediários de maturidade orçamentária. Mas como na máxima do mundo fitness, “no pain, no gain”. São as famosas dores do crescimento! É extremamente normal que no início os gestores não queiram justificar os desvios de seus departamentos por entenderem isto apenas como uma cobrança a mais. É ai que o controller deve fazer seu papel e ajudar estes gestores mais “rebeldes” a enxergar os ganhos de aprendizado e crescimento que todos terão com o processo. Eles vão te agradecer no futuro!

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Revisões Outro ponto de virada! As empresas neste estágio já possuem um nível bacana do que chamamos de “cultura orçamentária” e as revisões já acontecem semestralmente e sem grandes dificuldades, visto que o orçamento já está descentralizado e com cada gerente fazendo sua parte, tudo acontece com mais velocidade. Governança, Risco e Conformidade Mais um uso bacana dos dados orçamentários começa a acontecer aqui, auxiliando identificar riscos para os negócios (e oportunidades também, mantendo a conformidade com regulamentações e manuais de boas práticas, além da própria governança dos dados que passa a tornar as informações muito mais confiáveis e auditáveis, melhorando o nível de acertos das tomadas de decisões.

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Nossa dica para empresas neste estágio É comum surgir o pensamento “já está bom assim, já temos o suficiente”, mas não caia nesta armadilha. É aqui que se separam os homens dos meninos. Foque na melhoria contínua e “keep walking” para levar sua empresa a uma processo orçamentário “best-in-class”. Você já está quase lá!

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Estágio Avançado

Controller / Área de Planejamento e Controladoria Empresas com processos orçamentários em estágios avançados de maturidade normalmente já possuem equipes de Planejamento e Controladoria dedicadas e focadas. Mas se este não é o caso de sua empresa, não desanime. Vemos casos diariamente de empresas com estruturas bem mais enxutas onde o orçamento é gerido pela pessoa do financeiro ou mesmo pelo CEO e que estão em estágios extremamente avançados na Gestão Orçamentária.

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Descentralização Salvo raras exceções onde a alta administração decide deliberadamente não descentralizar o orçamento, em empresas em estágio avançado, todo o processo de planejamento e acompanhamento orçamentário costuma ser descentralizado, com o envolvimento da maior parte dos gestores de centros de resultados. Inclusive temos visto muitas empresas adotando ainda os conceitos de Orçamento Matricial, onde além de realizar o orçamento de sua área, cada gestor fica responsável ainda por alguns pacotes de receitas e despesas, tornando ainda mais colaborativa a gestão. Os ganhos gerados pela descentralização da Gestão Orçamentária nas empresas neste estágio costumam ser gigantes!

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Projeções Para quem já projeta Resultados (DRE) e Fluxo de Caixa, o próximo passo é muito lógico: Projeção do Balanço Patrimonial. Este é um passo extremamente avançado e não adianta querer dá-lo se a sua empresa não estiver com os passos anteriores muito bem fundamentados. Pela nossa experiência, é um pouco mais difícil encontrar empresas que façam Projeção de Balanço, exceto em alguns modelos de negócios onde conhecer o patrimônio líquido da empresa seja fundamental.

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KPIs Além dos citados anteriormente, as empresas neste estágio já costumam projetar e analisar indicadores de balanço, como Índices de Liquidez (Corrente, Seca, Líquida e Imediata) e de Endividamento. Além disto, é normal começar a combinar a Gestão Orçamentária com os conceitos do Balanced Scorecard, saindo apenas dos indicadores econômico-financeiros e expandindo os conceitos de Indicadores de Desempenho para as demais perspectivas do negócio (Processos Internos, Pessoas e Aprendizado e Crescimento). Um erro comum aqui é se perder no volume! Nem sempre mais é melhor, portanto avalie bem quais indicadores fazem sentido para os negócios de sua empresa e não caia na tentação de criar um Dashboard gigante só porque leu numa revista ou viu um “vizinho” utilizá-los.

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Simulações de Cenários As empresas em estágio avançado na Gestão Empresarial literalmente não tomam nenhuma decisão sem antes criar uma Simulação de Cenários e avaliar todos os impactos que a decisão terá! Simples assim. Equilíbrio entre detalhamento e síntese Quem chega neste estágio já “tomou muito na cabeça” ao longo dos anos e geralmente possui um equilíbrio detalhe x síntese beirando a “perfeição”. O que isto representa? Representa conseguir realizar o “drill-down” das informações para identificar as causas de qualquer desvio e ao mesmo tempo velocidade e facilidade para os gestores na hora de realizar o orçamento de suas áreas e departamentos.

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Isto parece um sonho distante para você? Não desanime. É perfeitamente possível chegar a uma estruturação assim para sua empresa também! Match entre os dados planejados e realizados Idem ao tópico anterior, aqui também é preciso dar tempo ao tempo e trabalhar continuamente no ajuste, seja na origem dos dados (ERP e contabilidade) ou mesmo na própria modelagem orçamentária. Se este ainda não é o seu caso, mais uma vez, não desanime. As empresas que estão neste estágio de maturidade já provaram que é possível e o que vemos aqui é para estas empresas e literalmente um “perfect match” entre os dados planejados e realizados, acontecendo como uma dança e sem nenhum esforço com de-para’s, rateios ou qualquer outra palavras destas que são até proibidas de serem pronunciadas aqui dentro da Treasy. Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária

Metodologias utilizadas Depois de conhecer e testar muita coisa, as empresas avançadas na Gestão Orçamentária já encontraram o que funciona e o que não funciona para a gestão de seus negócios, e o principal, criaram um modelo misto, tirando o melhor de cada metodologia e aplicando a seus negócios de forma pensada e estruturada. É lindo de se ver o Orçamento Colaborativo trabalhando em conjunto com a Gestão Matricial, a combinação de ciclos ágeis de Orçamento Base Histórico com ciclos de reflexão profunda do Orçamento Base Zero, os conceitos de Forecast e Orçamento Contínuo sendo aplicados para que a empresa tenha seu orçamento sempre atualizado e assim por diante.

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Acompanhamento, Análise de Desvios e Justificativas Um dos grandes ganhos que vemos nas empresas em estágio avançado é a mudança de comportamento dos gestores em relação a análise de desvios e justificativas. Nestas empresas os gestores deixam de encarar isto como cobrança e passam a enxergar os ganhos de aprendizado e crescimento gerados para a empresa e para eles mesmos com um processo bem trabalhado de análise, identificação de desvios e a criação da base de conhecimento.

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Revisões Nestas empresas as revisões são algo normal e em alguns negócios mais dinâmicos é comuns vermos inclusive revisões trimestrais acontecendo. E tudo isto de forma totalmente cadenciada e natural, como um time de esportes entrosado e de alta performance, onde cada um sabe exatamente o seu papel para chegar ao objetivo global. Em empresas avançadas, como nos times de alta performance, uma constatação que a primeira vista pode parecer contra intuitiva é a “ausência de comunicação”. Isso mesmo, quando você vê um time de alta performance em campo, raramente você escuta os famosos gritos de “estou livre” ou “passa a bola”.

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Na gestão empresarial é a mesma coisa. Se a sua empresa está realmente entrosada, as reuniões são menos frequentes, os e-mails diminuem e mesmo assim as coisas continuam acontecendo e melhorando mês-a-mês, afinal, cada um sabe exatamente o que precisa fazer para levar a empresa aos resultados, inclusive conhecendo a importância das Revisões Orçamentárias acontecerem de forma ágil e dinâmica. Governança, Risco e Conformidade Neste ponto então nem se fala. Quando uma empresa chega até aqui, o nível de confiabilidade das informações é extremamente alto e só não dizemos que as decisões podem ser “tomadas de olhos fechados”, pois você precisa olhar para os números antes de decidir. Acredite, quando sua empresa chega neste ponto, você pode olhar para trás e dizer “o esforço valeu a pena!”.

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Nossa dica para empresas neste estágio Cuidado! Melhor não é sinônimo de mais. Existe um ponto de saturação para tudo na vida e na Gestão Orçamentária não é diferente. Um erro comum nas empresas neste estágio é não saber a hora de parar e chega-se um momento onde incluir mais processos e controles não afeta significativamente os resultados. Ou seja, os custos não compensam os benefícios. Algumas vezes pode acontecer até mesmo de melhorar os resultados com a eliminação de algum destes processos e controles. E tome cuidado também ao interpretar esse parágrafo: não estamos dizendo para deixar de lado a melhoria contínua, mas sim para ser extremamente crítico com o que decidir fazer.

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E lembre-se também que quanto mais avançado sua empresa está, mais difícil fica conseguir grandes ganhos do processo, ou seja, melhorar 10% mês a mês é fácil para quem está começando, mas para quem está avançado, 1% de melhoria mensal já pode ser mais do que excelente.

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Conceitos e Materiais Complementares

Quer aprender mais e elevar a maturidade da Gestão Orçamentária de sua empresa a um novo patamar? Você deve ter reparado no decorrer do e-book que não utilizamos links como de costume, certo? Fizemos isto para não quebrar o ritmo da leitura. Mas não esquecemos não! Confira abaixo alguns dos materiais complementares que separamos, incluindo artigos, e-books e até mesmo um curso gratuito! • Curso Gratuito (por e-mail): Metodologia Treasy

de Gestão Orçamentária • E-book: Definindo a Metodologia de Gestão

Orçamentária ideal para sua empresa

Conceitos e Materiais Complementares

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• Webinar: Orçamento Empresarial na prática • White Paper: 10 grandes erros cometidos na

Gestão Orçamentária • Super Post: Tudo que você precisa saber sobre

Gestão Orçamentaria em um só lugar! • Modelagem Financeira e Orçamentária; • Descentralização Orçamentária; • Revisões Orçamentárias; • Simulações de Cenários; • Premissas Orçamentárias; • Indicadores de Desempenho (KPI) – Parte 01 • Indicadores de Desempenho (KPI) – Parte 02 • Compliance • Governança, Risco e Conformidade • Cultura Organizacional • Tomando Decisões com base na Gestão

Orçamentária

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O Treasy é a solução completa de Planejamento e Controladoria, onde sua empresa pode aplicar de forma fácil e rápida todos os conceitos e metodologias deste guia. Confira alguns dos recursos que temos disponíveis para auxiliar sua empresa a melhorar continuamente seus resultados financeiros: • Orçamento Empresarial • Simulações e Cenários • Acompanhamento Planejado x Realizado • Análises Gerenciais • Relatórios e Indicadores • Integração com seu ERP e contabilidade

Além do software especializado, podemos auxiliar também com a adoção da Metodologia de Gestão Orçamentária e implantação das melhores praticas de gestão que estão contribuindo com a melhoria contínua dos resultados financeiros de nossos clientes em todo o Brasil.

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