Utilização de um Wiki como suporte ao trabalho colaborativo
Produzir e gerir informação de
forma mais rápida e eficiente
7.º Congresso Nacional da Administração Pública
11 de Novembro de 2009 - Lisboa
Gabriela Hands de Azevedo
Selma Vedor Fernandes
Porquê um Wiki
Reforma, Modernização, Crise…
O Estado e a Administração perante um novo contexto,
com novos desafios.
São necessárias novas formas de trabalhar
Com maior coordenação, eficácia e eficiência
Photo credit: Bridgestone Corporation
Que permitam:
• Colaboração interministerial
• Colaboração multidisciplinar
• Colaboração entre entidades públicas e privadas
• Colaboração entre entidades nacionais e estrangeiras
• Trabalho em equipa
Intensa actividade legislativa
• A reforma da AP é acompanhada de um aumento de actividade legislativa e regulamentadora
• A redacção de documentos administrativos e jurídicos beneficia da adopção de modelos de trabalho que envolvam vários colaboradores, com árias competências e permissões diferenciadas.
Intensa actividade legislativa
• Gera a necessidade de produzir e gerir informação e conhecimento de forma mais transparente, rigorosa, consistente, rápida e com menores custos.
O que é um Wiki
Wiki
• Website em que os utilizadores podem adicionar, remover e editar qualquer página usando um browser.
Wiki
• Tão fácil de usar que estão a tornar-se na ferramenta de selecção para apoiar a realização de projectos que incluam vários participantes, inclusive na Administração Pública.
Future Melbourne – The city planthat anyone can edit
http://www.futuremelbourne.com.au/wiki/view/FMPlan
Future Melbourne-The city planthat anyone can edit
• para planear com a população o futuro da cidade de Melbourne, Austrália, para 2020.
• 30 mil visitas, 7 mil participantes activos, 200 edições
California's Best Practices Wiki
http://www.bestpractices.ca.gov/MainPage.ashx
California's Best Practices Wiki
• melhorar a eficácia do governo da Califórnia através da partilha de boas práticas.
• funcionários podem apresentar as boas práticas no Wiki, e ver e pesquisar demais práticas do governo do Estado.
EE--learninglearning INAINAhttp://elearning.ina.pt
FELC
• FELC - Equipa Multidisciplinar de Formação em e-learning e Comunicação
• Duas áreas de actuação:
1. o e-learning
2. formação em comunicação, línguas e pedagogia
Projecto e-learning do INA, I.P.
• nasce em 2002 com dois colaboradores
• Actualmente integra 7 elementos (1 dirigente, 5 técnicos superiores, 1 informático).
O que faz o e-learning do INA
• gere ferramentas tecnológicas
• concebe e desenha cursos elearning
• concebe e produz recursos pedagógicos
• realiza formação em e-learning
• apoia e forma utilizadores (helpdesktecnológico)
• promove a cooperação internacional na área do e-learning
• divulga o e-learning na Administração Pública
O
contexto
Crescim
ento do
e-lea
rning
do IN
A
Crescim
ento do
e-lea
rning
do IN
A
Aumento e diversificação do trabalho
audioconferências
comunidades cursos
conteúdos
helpdesk
fóruns
podcasts
vídeos
formadores
formandos
questionários
plataforma reuniões
MAIS…
eventos
emails
Aumento de colaboradores na equipa
As ferramentas que usávamos
Directoria partilhada e e-mail
Onde estaráaquele ficheiro?
*#&!*#
Qual será a
versão?
Encontrei o documento, mas qual é a versão?
Enviaste por email? Mas jáapaguei esse email!
Tem de haver uma forma melhor!
A solução
WIKI
Desafios
Desafios a superar
• Grande rotatividade de colaboradores – perda de conhecimento e integração de novos membros
• Dificuldade em transmitir procedimentos e incorporar melhorias
• Descoordenação do trabalho colaborativo
Desafios a superar
• Grande fluxo de e-mails
• Crescente dificuldade em gerir o fluxo de informação
• Trabalho redundante
Onde é que o Wiki nos ajudou
• Coordenação e sincronização do trabalho colaborativo
• Actualização constante da informação pertinente ao desenvolvimento das actividades Uniformização das regras e procedimentos - aumento da qualidade do serviço prestado aos clientes internos e externos
Onde é que o Wiki nos ajudou
• Acesso à informação e conhecimento organizados
• Criação de um repositório de informação e conhecimento
• Preservação da memória organizacional
• Redução dos recursos para a integração e formação de novos colaboradores
Onde é que o Wiki nos ajudou
• Registo do contributo individual
• Empowerment dos colaboradores –todos têm a palavra
• Redução do volume de e-mails
• Gestão do conhecimento, facilitando a sua localização/criação, organização, partilha e (re)utilização
A solução adoptada
PBWORKShttp://pbworks.com/
Segurança
Controlo de acessos ao Wiki
Perfis de utilizadores
Acesso às páginas
Funcionalidades de colaboração
Edição colaborativa de páginas
Registo do histórico
Comparar alterações e repor versões
Adicionado Eliminado
Comentários
Notificações via RSS ou email
Gestão de directorias e páginas
Gestão de documentos e ficheiros
Diferentes formatos suportados
Adicionar anexos
Pesquisa
Pesquisa em:
• Páginas
• Directorias
• Anexos
• Conteúdo de páginas
• Conteúdo de anexos
Facilidade de utilização
Editar páginas
Criar índices
Inserir plugins multimédia
Fácil de navegar e aceder
Templates customizáveis
Outras vantagens
• Versão gratuita
• Ausência de custos de manutenção
• Suporte técnico
• Independência do departamento de TI
Obrigada!
Gabriela Hands de Azevedo Selma Vedor Fernandes
http://elearning.ina.pt
