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MicrosoftProject2007TrabalhandocomTemplatesAlexandrePaivadeLacerdaCosta,PMP,MCTS,ITIL
Sumrio TrabalhandocomTemplatesnoMSProject2007........................................................................................... 3 Porquetemplatessotoimportantes?........................................................................................................ 3 ComotrabalhamoscomtemplatesdentrodoMSProject2007?............................................................... 3 Criandoumnovoprojetoapartirdeumtemplateexistente..................................................................... 3 Criandoumnovotemplate.............................................................................................................................. 0 1
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TrabalhandocomTemplatesnoMSProject2007Mesmosabendoqueprojetossonicospordefinio,freqentementepossvelobservaraexistnciade atividadeseseqenciamentos,recursoseciclosdevidasemelhantesentreprojetos.Noporqueprojetosso nicosquenosejapossvelobservarqueatividadessimilaresserepetementreprojetos.ovelhosentimento dedjvuquetomapartedogerentedeprojeto.Entoexatamenteaqueafiguradotemplate(oumodelo) apareceparafacilitaravidadogerentedeprojeto.
Porquetemplatessotoimportantes?Namedidaemquegerenciamosmaisemaisprojetos,descobrimosquevriasatividadeseciclosserepetem.A belezaportrsdousodetemplatesqueogerentedeprojeto,comousodesterecurso,economizaumtempo preciosodeplanejamentodoprojetoiniciandoumnovoplanojcomalgumasdefiniesestabelecidas.Alm disso,existeapossibilidadedecompartilharomodelocomoutrosgerentesdeprojetoemsuaorganizao, disseminandooconhecimentoeasmelhoresprticas.
ComotrabalhamoscomtemplatesdentrodoMSProject2007?Naprtica,temosduassituaespossveis: 1 Criarumnovoprojetoapartirdeumtemplateexistenteou; 2 Criarumnovotemplate
Criandoumnovoprojetoapartirdeumtemplateexistente.Aidiaaquiutilizarummodeloexistente,ondeogerentedeprojetosaibaquepossvelaproveitargrande partedoplanejamentojestabelecidoe,apartirdealgumasmodificaesnecessriaspararefletira especificidadedoprojetoquesedesejaplanejar,aplicaralgunsajustesesalvaronovoprojetocomoumarquivo dotipompp.ImportanteressaltaraquiqueplanosdeprojetonoMSPpossuemaextenso.mpp,enquanto templatespossuemaextenso.mpt. www.gerentedeprojeto.net.br Autor:AlexandrePaiva,PMP,MCTS,ITIL
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Paraplanejarmosumnovoplanodeprojetoapartirdousodeumtemplate,sigaosseguintespassos 1) Naopo[Arquivo]nabarrademenu,cliqueem[Novo]
Figura01:Arquivo>Novoplano
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2) Nabarradenovoprojeto,selecione[Modelos]eaopo[nocomputador].Aquipossveldefinirum diretrionaredeouumpooldetemplatesdeprojetosdeumescritrioqueauxilieogerentedeprojeto apesquisaromodeloquemelhorseadaptessuasnecessidades.
Figura02:GuiaNovoProjetoabrindotemplatesdocomputador
3) Najaneladeguiasqueaparecer,temosduasabas:Geral,comprojetosexistentesnamquinado usurioemodelosdoProject,comtemplatespreviamenteinstaladosdoMSP.
Figura03:GuiadeModelos(GeraleModelosdoProject)www.gerentedeprojeto.net.br Autor:AlexandrePaiva,PMP,MCTS,ITIL
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4) Escolhaomodeloquemelhoroauxilienonovoplano,promovaosajustesnecessriose,finalmente, salveonovoplanodeprojetocomoumarquivocomextenso.mpp.
Figura04:ModelosdoProject
Dica01:aquiogerentedeprojetopodefazerusodaopo[Informaessobreoprojeto]para promoverosajustesnecessriostaiscomodatadeinciodoprojeto,datadestatus,dataatual, calendrioeprioridade. Figura05:BarrademenuProjeto
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Figura06:Acessandoinformaessobreoprojeto
Figura07:Opesdeinformaessobreoprojeto
Dica02:possvelajustarasdatasdeumplanoexistenteatravsdabarradeferramentasAnlise.Nela existeumaopoparaajustardatas.Parateracessoaestabarradeferramentas: 1) Cliqueem[Exibir]nabarrademenus 2) Selecioneaopo[BarradeFerramentas] 3) Escolhaabarradeferramentas[Anlise] 4) Cliquenaopo[Ajustardatas]nabarradeferramentaAnlise 5) Forneaanovadatadeinciodoprojeto www.gerentedeprojeto.net.br Autor:AlexandrePaiva,PMP,MCTS,ITIL
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Figura08:AcessandoabarradeferramentasAnlise
Figura09:AjustardatasatravsdabarradeferramentasAnlise
Figura10:InserirnovadatadeinciodoprojetoatravsdoajustededatasdabarraAnlise
Dica03:Parapromoverosajustesnecessrios,inserindonovasatividades,ajustandoocalendrioe outros,ogerentedeprojetotambmpoderfazerusodaGuiadeProjeto(ProjectGuide).Parahabilitar ousodaGuia,ogerentedeprojetoprecisaajustarasconfiguraesdeopesemInterface.
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Figura11:HabilitandoaexibiodaGuiadoProjeto(ProjectGuide)
Figura12:Atravsdoconeassinalado,possvelexibiraGuiadoProjeto
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Figura13:GuiadoprojetocomasopesdeTarefas.Apartirdelapossvelalteraromodeloexistentedefinindonovos parmetrosparaoprojeto
Criandoumnovotemplate Criarnovostemplatespodeeconomizartempoduranteafasedeplanejamentodeumprojetoepodeauxiliarna definiodepadresemsuaorganizao. Umtemplateumarquivodeprojetoquejfoicriadoequecontminformaesquepodemauxiliarogerente deprojetoainicilomaisrapidamente.Cadatemplatepodeconteratividades,marcos,duraese dependncias. Ostemplatessosalvoscomextenso.mpt(MicrosoftProjecttemplates)egeralmentearmazenadosnapasta detemplatesdoMicrosoftOffice.Istogaranteumafacilidadeemtermosdeacessoaostemplates. Oprocedimentoparacriarnovostemplatesmuitosimples.Basicamenterepetemseosprocedimentos anteriores,sendoqueagoraoarquivosersalvosobaextenso.mpt.
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1) Abrirumprojetoexisteoucriarumnovoprojetoeinserirasinformaesnecessrias(faausodo Guiadoprojetoparaa2opo) 2) Apsterminartodooprocedimento,escolha[Arquivo]nabarrademenue,emseguidaaopo [Salvarcomo]
Figura14:BarrademenuArquivo
Figura15:OpoSalvarcomo
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3) EscolhaolugarparasalvaronovoTemplate.Digiteonomedotemplatedesejadoedefinaotipode extensodoarquivopara.mpt
Figura16:ForneceronomedonovotemplateeescolheraextensotipoModelo(template)
Figura17:EscolheraextensotipoModelo(template)
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4) Aosalvaroarquivocomompt,ajaneladeopes[Salvarcomomodelo]aparecer.Estajanelaserve paraqueogerentedeprojetosalveotemplatelivredeinformaescomolinhadebase,valores reais,taxas,custos,etc.Serveparagarantirqueotemplateserarmazenadolivredequalquer informaodoprojetoanterior.
Figura18:JanelaSalvarcomomodelo.Limparotemplateremovendotodososeventuaisregistrosdoprojetoanterior.
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Sobreoautor AlexandrePaivadeLacerdaCostapsgraduadoemTecnologiadaInformaoemAnliseeGestode NegciospelaUniversidadedoEstadodoRiodeJaneiro(UERJ),certificadoPMPProjectManagement ProfessionalpeloProjectManagementInstitute(PMI),certificadoITILv2FoundationpelaExin,certificadoMCTS 70632MicrosoftCertifiedTechnologySpecialist(MicrosoftOfficeProject2007,ManagingProjects)epossui experinciaemPlanejamento,ExecuoeControledeProjetosadquiridaemgrandesempresascomoIBM Brasil,Oi/Telemar,PetrobraseEletrobrsTermonuclear.
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