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INFORMACIN Y SISTEMAS DE INFORMACIN
Concepto, Objetivos y Reconocimiento de la Informacin
En la vida diaria siempre buscamos obtener informacin antes de desarrollar alguna
actividad; esto implica que para tomar alguna decisin se requiere un previo conocimiento
a fin de tener mayor precisin o mayor certeza al ejecutar la actividad.
En ningn caso nos animamos a tomar una decisin, sin contar con informacin que nos
ayude a decidir qu camino elegir o por cul alternativa optar dentro de todas las
disponibles. Por ejemplo, usted antes de estudiar su carrera universitaria recaud distintos
datos, los cuales luego de un proceso de transformacin interna convirti en informacin.
Seguramente para decidir qu carrera quera estudiar se asesor sobre el campo de
actuacin profesional, asignaturas de las que tomar conocimientos durante su cursado,
salida laboral, entre otras. Luego, a fin de optar por una institucin en la cual realizar su
carrera de grado recab datos sobre el prestigio de la misma, perodo y forma de cursado,
duracin de la carrera, costo de la misma, por citar slo algunos ejemplos. Con estos
datos organizados y procesados tom la decisin de emprender este camino.
Entonces, qu entiende por informacin?
Podemos decir que la informacin se compone de un conjunto de datos debidamente
escogidos, ordenados y procesados segn las necesidades del usuario. Por lo tanto,
mientras un dato es un elemento objetivo y un conocimiento aislado acerca de algo, lo
cual no me sirve para la toma de decisiones, la informacin se constituye en la
interpretacin subjetiva de aqul. Decimos que es subjetiva ya que una de las principales
caractersticas de la informacin es que tiene que ser adecuada para cubrir la necesidad
del usuario, es decir, depende del sujeto al cual est destinada.
A fin de que comprenda correctamente estas definiciones, las veamos con un ejemplo
habitual en nuestras vidas. Si estamos escuchando la radio y nos comunican que la
temperatura esperada es de 15, estamos recibiendo un dato aislado el cual no es de
utilidad para saber qu ropa debemos escoger si tenemos que salir; pero, si la
comunicacin agrega que esa temperatura corresponde a la ciudad de Crdoba, es la
temperatura mnima esperada para el da y la mxima es de 20, que se esperan vientos
fuertes y precipitaciones, estamos recibiendo informacin que resulta pertinente si la
decisin que queremos tomar es escoger nuestra indumentaria para este da.
Volvamos al ejemplo de su decisin para encarar esta etapa de su vida, usted recaud en
forma automtica y quizs sin darse cuenta todos los datos pertinentes, los cuales en
forma aislada no son de utilidad, pero luego los seleccion, clasific, orden y elabor
informacin que le fue til para tomar esta decisin.
Sistematizacin de la Informacin
La elaboracin de la informacin se puede realizar cada vez que sea necesario ante una
necesidad particular, pero cuando se deben tomar decisiones en forma rutinaria, como
ocurre en el caso de gestin de organizaciones, hay que establecer un mtodo o
procedimiento para que la informacin surja sin necesidad de estar pensando su
procesamiento. Imagine que sera imposible tomar decisiones en el actual mundo de los
negocios, cambiante, globalizado, de riesgo (ms todava en nuestro pas); si para cada
decisin de gestin en la organizacin, debemos elaborar desde cero la informacin, a fin
de contar con ms herramientas para establecer qu curso de accin tomar. Actuando de
esta forma, en el momento en que terminemos de elaborar la informacin, la misma ya no
ser oportuna, por lo tanto dejar de ser til, con lo cual ya no hablaremos de informacin,
ya que no cumplira con los requisitos necesarios.
Esto implica establecer un sistema, el cual nos brinde informacin permanentemente
para apoyar la toma de decisiones de gestin de las organizaciones.
Ahora bien, Qu es un sistema?
Lo podemos definir, tal como lo pueden encontrar en numerosa bibliografa, diciendo que
es un conjunto de objetos o elementos relacionados entre s y que en forma
organizada se encuentran dirigidos para permitir lograr un objetivo determinado.
Asimismo un Sistema de Informacin puede definirse tcnicamente como un conjunto de
componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la
informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin. O bien,
podemos decir que es un conjunto de subsistemas que generan informacin a partir de
datos que, luego de ordenados y clasificados, son utilizados para conocer una situacin y
elegir sobre esa base un curso de accin para alcanzar un objetivo. Por ello, cuando
hablamos de un subsistema nos estamos refiriendo a un sistema que forma parte de uno
mayor o general, como se puede apreciar en el siguiente esquema:
Importancia de la Informacin en la Toma de Decisiones
Detngase un minuto en la lectura y piense qu entiende usted por tomar una decisin.
Ahora constate su definicin con la siguiente:
Adoptar una decisin es escoger una alternativa o un camino de accin entre varias
posibilidades, destinadas a alcanzar un objetivo.
La experiencia, la intuicin y el buen juicio son factores imprescindibles a la hora de
adoptar decisiones, pero a medida que los entornos se vuelven ms complejos y hostiles,
complementar estos ingredientes con un buen sistema de captacin, ordenamiento,
procesamiento, anlisis e interpretacin de todo el cmulo de datos que se generan,
puede reducir en gran medida la probabilidad de equivocarnos.
En otras palabras, para que podamos conocer todo lo que pasa en las organizaciones,
inclusive sus resultados, debemos contar con informacin, a fin de poder elegir con mayor
seguridad el camino de accin frente a diferentes alternativas.
Subsistema
De
Informacin
Subsistema
De
Informacin
Subsistema
De
Informacin
Subsistema
De
Informacin
Una de las principales debilidades que se detecta en las empresas es la falta de un
adecuado sistema de informacin, lamentablemente muchas veces el administrador de la
organizacin queda atrapado en la gestin del da a da y no puede levantar la cabeza
de los problemas diarios, a fin de ver un poco a futuro. Otras veces, cuando se intenta
planificar, nos encontramos con que los datos sobre la historia econmica de la empresa
no existen o bien son inexactos o incompletos.
Podemos justificar la necesidad de contar con un buen sistema de informacin, mediante
las siguientes afirmaciones:
Excelencia es hoy para las empresas un objetivo de supervivencia y su logro
depende del monitoreo recurrente de su gestin, la cual se basa en el sistema de
informacin. Al poder contar el potencial cliente, cada vez en forma ms completa y
gil, con informacin referida a los distintos oferentes del producto que necesita,
Alternativa 1
Alternativa 2
Alternativa 3
Alternativa 4
Alternativa 5
Debemos tomar
una decisin
Necesidad de
elaborar
Informacin
Datos
Datos
Datos
Datos
Datos
Toma
De
Decisin Optamos por una
alternativa dentro de
todas las disponibles
adems de competir con el precio, la empresa debe lograr diferenciarse en cierto
punto de sus competidores, intentando permanentemente lograr la excelencia en
su accionar.
Un adecuado sistema de informacin nos permite en forma oportuna y confiable,
obtener datos tiles para poder diagnosticar la situacin del ente en sus distintas
reas y ser capaz de encarar soluciones a tiempo. Se dice que la capacidad que
tiene una empresa para adecuarse rpidamente a los cambios externos e internos
es una de sus principales fortalezas y si tenemos en cuenta que los cambios de
escenarios son una constante en la actualidad, al contar con informacin oportuna,
podremos acomodarnos a estos cambios y sacar provecho de los mismos.
La Direccin de la organizacin, necesita conocer a fondo Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la organizacin (el FODA), para poder
gestionar eficazmente la misma; obviamente sin informacin oportuna y confiable
sera imposible poder determinarlo en forma correcta.
El Sistema de Informacin Contable
Desde los comienzos de la vida, el hombre necesit relacionarse con otros para
desarrollar su actividad, automticamente y por esta necesidad comenzar a formarse las
asociaciones de personas. En ellas, se establecan pautas primarias de convivencia (en
definitiva algo similar a la actualidad); con el tiempo estas asociaciones fueron
adquiriendo formas ms estructuradas y complejas. Por lo tanto se comenzaron a
constituir las organizaciones con distintos objetivos. Partiendo de la definicin de
Organizacin, como: un grupo de individuos, que persiguen objetivos comunes y que
cuentan con los recursos necesarios para alcanzarlos y en base al objetivo que persiguen,
podemos dividir a las mismas en dos grandes grupos:
Organizaciones sin fin de lucro: la iglesia, un club deportivo, las universidades, una
biblioteca vecinal, entre otras.
Organizaciones con fin de lucro: las empresas.
Ahora, piense un minuto en ambos casos Slo las empresas necesitan obtener
rentabilidad en su actividad?
Definitivamente respondemos que no, ya que si bien las organizaciones sin fines de lucro
no buscan otorgarle a los dueos los niveles de utilidades por los cuales han invertido en
la misma, como es el caso de las empresas, stas persiguen fines distintos a la obtencin
de una utilidad, como puede ser la difusin de valores culturales o deportivos y para
alcanzar estos objetivos, necesitan tambin administrar correctamente los recursos.
Imagine el caso en el que una organizacin sin fines de lucro tenga gastos mayores a los
ingresos que obtiene siendo estos ltimos a modo de ejemplo donaciones, cuotas de
socios, ingresos por actividad, entre otros; seguramente no podra conseguir el fin para el
cual fue creada y debera cerrar sus puertas. Es decir, si el club deportivo basa sus
ingresos solamente en la cuota mensual de sus asociados y logra reunir $ 50.000 al mes,
pero los gastos por servicios, de mantenimiento del saln social, de las canchas de ftbol,
tenis y rugby y las remuneraciones y cargas sociales de los empleados totalizan $ 80.000
mensuales, obviamente este club no podr perdurar en el tiempo; ya que tarde o
temprano no contar con fondos suficientes para pagar los servicios, entonces le cortarn
el agua y la luz, no le podr pagar a sus empleados, por lo que no podr contar ms con
ellos, etc. Por lo tanto, ahora no nos queda ninguna duda de que las organizaciones sin
fines de lucro, tambin deben obtener una rentabilidad en su actividad.
Por todo esto, los conceptos que analizaremos desde el punto de vista econmico para la
administracin de una empresa, son totalmente adaptables y vlidos para la conduccin
tanto de organizaciones con, como sin fin de lucro.
Estas organizaciones en su funcionamiento habitual deben tomar permanentemente
decisiones y como usted ha estudiado con anterioridad, para ello, necesitan de
informacin; todo esto forma parte de la administracin de la organizacin. Administrar
una organizacin es realizar una combinacin de los recursos disponibles, a fin de
encauzarlos para lograr el objetivo propuesto.
Contabilidad
Si bien podemos encontrar numerosas definiciones y distintos puntos de vista de una gran
cantidad de estudiosos de la disciplina contable, todos giran sobre los mismos conceptos
bsicos y en esta oportunidad nos enfocaremos en un concepto simple de lo que se
entiende por Contabilidad:
Es una disciplina tcnica que se encarga de recolectar, organizar y registrar todos
los hechos que afectan al patrimonio de una organizacin, generando informacin
confiable para la toma de decisiones, que hacen a la economa, finanzas y
patrimonio de la misma.1
1 SASSO, Hugo Luis: El Proceso Contable. Captulo 1 (4 edicin ampliada y actualizada - Buenos Aires -
Macchi - 1996),
Organizaciones
Con fin de lucro
(Empresas)
Sin fin de lucro
(Asociaciones
Civiles, Clubes,
etc.)
Esta definicin, usted la puede constatar en la bibliografa bsica (El Proceso Contable
de Hugo Luis Sasso), en el captulo 1; en la bibliografa complementaria e incluso en
cualquier material de contabilidad bsica al cual tenga acceso.
Pero cabe aclarar que la Contabilidad no slo brinda informacin para la gestin de las
organizaciones, sino que tambin cumple un rol importante a nivel de control, dado que
permite detectar hechos o actos irregulares contrarios a los intereses de los dueos,
adems de darles proteccin legal, ya que cuando han sido debidamente registrados,
sirven como medio de prueba ante la justicia.
Si bien los medios informticos han facilitado sus procesos, la contabilidad esencialmente
contina brindando las mismas prestaciones que al momento de crearse la partida doble.
Pero hoy no debe ser entendida solamente como una herramienta para generar
informacin esttica y referida a un objeto determinado, sino que debe servir para evaluar
y proyectar los distintos escenarios que enfrentan las organizaciones; brinda informacin
tendiente a demostrar la situacin actual de la empresa y tambin permite analizar su
pasado y proyectar su futuro.
La Contabilidad como Sistema de Informacin
Recuerda la definicin de Sistema de Informacin, en la cual nos referamos a un conjunto
de subsistemas que generan informacin a partir de datos que, luego de ordenados y
clasificados, son utilizados para conocer una situacin y elegir sobre esa base un curso
de accin para alcanzar un objetivo.
De este modo, el sistema de informacin general de cualquier organizacin, estar
conformado por distintos subsistemas que se generan en distintas reas de la misma,
como Recursos Humanos, Comercializacin, Finanzas, entre otras, y tambin por el
Sistema de Informacin Contable o Contabilidad, que acta adems como centralizador
de los otros.
A su vez, cuando hablamos de la sistematizacin de la informacin, decamos que esto
era necesario para que la misma se encuentre disponible para la toma de decisiones y no
que haya que elaborarla en cada oportunidad; lo mismo ocurre en el caso de la
Contabilidad.
Debemos tener en cuenta que la Contabilidad no es ni ms ni menos importante que el
resto de los subsistemas de informacin que posee la organizacin.
Los Informes Contables
Si bien veremos en profundidad el tema Informes Contables al estudiar el Mdulo 2 de la
asignatura, correspondiente al punto 2.5 del programa, aqu veremos una primera
clasificacin de los mismos.
Los datos que son procesados por el proceso contable deben ser reordenados,
analizados y sintetizados a travs de los informes contables. Si analiza el esquema del
presente mdulo, podr observar que los Informes Contables son la salida (el output) del
Proceso Contable.
Estos informes contables se elaboran teniendo en cuenta los destinatarios de los mismos,
stos pueden ser:
1. De Uso Interno
2. De Uso Externo (terceros)
Subsistema
Contabilidad
Subsistema
RRHH
Subsistema
Distribucin
Subsistema
Operaciones
Subsistema
Logstica
Subsistema
Ventas
Los de Uso Interno, son los llamados informes de gestin, requeridos por sus rganos de
administracin (directorio, gerencia general, gerencias departamentales, etc.). No poseen
un marco conceptual ni normas que los regulen, sino que se elaboran en base a la
informacin solicitada por los rganos correspondientes.
Los de Uso Externo, se denominan Estados Contables. Al elaborar esta informacin
para uso externo, se presenta un detalle de la estructura patrimonial (Activo, Pasivo y
Patrimonio Neto) y su evolucin (Ganancias y Prdidas). A fin de brindar una informacin
ordenada y comparable para los usuarios, al elaborar los estados contables se debern
observar las pautas de valuacin y exposicin establecidas por las normas contables
vigentes en el pas y regin a donde pertenezca la organizacin.
La informacin contenida en los Estados Contables debe reunir, para cumplir con su
finalidad y siempre considerados en su conjunto y buscando un equilibrio entre ellos
mediante la aplicacin del criterio profesional, los siguientes requisitos:
Pertinencia (atingencia): debe satisfacer las necesidades de los usuarios tipo, es
decir, debe ser razonablemente apropiada para cumplir sus objetivos.
Confiabilidad (credibilidad): debe ser creble para los usuarios. Para cumplir con
este requisito tiene que aproximarse a la realidad y ser verificable, o sea, ser
susceptible de comprobacin por cualquier persona.
Sistematicidad: debe presentarse de manera sistematizada, es decir, de manera
ordenada.
Comparabilidad: debe ser posible la comparacin con otras informaciones de la
misma organizacin y de otras organizaciones.
Claridad (comprensibilidad): debe ser fcil de comprender por los usuarios, para
esto se debe utilizar un lenguaje claro.
Pero tambin tenemos restricciones que condicionan el logro de los requisitos:
Oportunidad: la informacin debe suministrarse en tiempo conveniente para los
usuarios. No sera de utilidad por ejemplo, un balance presentado 4 aos
despus de la fecha de cierre de ejercicio al que se refiere, ya que obviamente
en este caso el mismo no le sera de utilidad a los usuarios de ste.
Equilibrio entre costos y beneficios: tener en cuenta el costo que trae aparejado
conseguir con mayor exactitud algunos de los requisitos, con respecto al
beneficio que esto representa.
En el siguiente esquema, se representa lo anteriormente expuesto sobre Informes
Contables:
A continuacin, haremos una enumeracin de los Estados Contables bsicos y una breve
descripcin de cada uno de ellos. Luego, en el Mdulo II, volveremos sobre este tema,
una vez que reconozcamos conceptualmente los Componentes Patrimoniales y
comprendamos cada uno de ellos para poder comprenderlos mejor de esta forma.
Contenido de los Estados Contables:
Como se ha aclarado anteriormente, este tema se profundizar en el mdulo 2 de la
materia, por lo tanto aqu solamente se expone un concepto inicial de cada uno de los
Estados Contables.
Informes
Contables
De Uso
Interno
De Uso
Externo
Estados
Contables
- Estado de Situacin Patrimonial
- Estado de Resultados
- Estado de Evolucin del Patrimonio Neto
- Estado de Flujo de Efectivo
- Informacin Complementaria
Informes de
Gestin
1. Estado de Situacin Patrimonial: debe mostrar la situacin patrimonial del ente a
una fecha determinada, la cual es la correspondiente al cierre de ejercicio
econmico del a organizacin. Por esto se dice que es un estado esttico, ya que
podramos decir que es una foto en un momento (el de cierre) y nos muestra la
estructura patrimonial de la organizacin a ese momento.
2. Estado de Resultados: informa sobre el resultado del perodo. Detalla los
resultados ordinarios y extraordinarios. Nos explica las causas que determinaron
que arribemos a un resultado, ya que en la estructura del mismo vamos a poder
identificar la Actividad Principal, la Actividad de Apoyo, la Actividad Financiera y
tambin el resultado originado por impuesto a la renta. Decimos que es un estado
dinmico, ya que muestra las causas de los resultados del ejercicio econmico
completo.
3. Estado de Evolucin del Patrimonio Neto: muestra el patrimonio y su evolucin.
Se lo define como un estado esttico y dinmico; esttico ya que nos muestra los
saldos de los componentes del Patrimonio neto tanto al inicio como al final del
ejercicio, pero tambin podemos ver la evolucin del mismo y las causas de su
variacin. A travs de este estado podemos analizar el Patrimonio neto, ya que en
el Estado de Situacin Patrimonial solamente se expone en un solo rengln, sin
detallar su composicin.
4. Estado de Flujo de Efectivo: muestra desde el punto de vista financiero, el origen
de los fondos y la aplicacin de los mismos. Como ya veremos ms adelante, es un
estado muy particular, ya que no nos interesa el devengamiento en este caso, sino
que analizamos las entradas y salidas de dinero, es decir, lo percibido. Si no
comprende plenamente estos trminos no se preocupe, ya que los mismos sern
analizados ms adelante en este mdulo y profundizados en el siguiente.
5. Informacin Complementaria: brinda informacin adicional a la contenida en los
estados contables, permitiendo por medio de notas y anexos aclarar o especificar
el contenido sinttico de los estados. Es decir, es como una ampliacin a los
estados contables, de igual importancia y obligatoriedad que estos.
Usuarios de la Informacin Contable
La necesidad de los usuarios de la informacin contable es esencial para establecer el
contenido y forma de los estados contables. En general se puede determinar que la
informacin brindada por los informes contables debera servir para que, con respecto a la
empresa:
Se tomen decisiones sobre el otorgamiento de crditos o la inversin en la misma.
Se determine su capacidad de generar resultados y auto generar recursos.
Se pueda fiscalizar desde el Estado, el cumplimiento de las obligaciones
correspondientes, que debe afrontar la organizacin.
Se pueda evaluar la gestin de los administradores por parte de los accionistas,
por ejemplo.
Tenga en cuenta que estas utilidades de los Estados Contables, son solamente algunos
ejemplos, de ningn modo se establece aqu que sean slo las enumeradas con
anterioridad.
Podemos fijar un listado de interesados en la informacin contable, es decir sus usuarios,
que pueden ser de distintos rdenes:
El Estado: como ente recaudador de tributos. Quizs el ingreso ms importante
que posee el Estado, es el tributario. Al actuar como organismo recaudador, de
algn lado debe contar con la informacin correspondiente, a fin de conocer cunto
debe aportar cada organizacin. Esta informacin se puede extraer de los Estados
Contables; cabe aclarar que las organizaciones luego deben presentar las
declaraciones juradas correspondientes a los distintos tributos, pero el respaldo a
lo que se declara en las mismas, son justamente los Estados Contables.
Los propietarios: con el fin de conocer la rentabilidad de la empresa. Los dueos
de una empresa han realizado inversiones en la misma, ya sea con lo aportado
inicialmente en su constitucin, como con aportes adicionales y ganancias no
retiradas. Como sucede en el caso de cualquiera de nosotros, al realizar
determinada inversin buscamos obtener una rentabilidad por la misma. A travs
de los Estados Contables, los propietarios tienen la posibilidad de conocer la
rentabilidad que les est otorgando la inversin realizada en la empresa y a su vez,
(como veremos en la segunda parte de la materia) analizar los mismos y de esta
forma proyectar a futuro la situacin del ente.
Acreedores: actuales y futuros, para evaluar el cumplimiento de las obligaciones.
Cuando uno presta dinero, espera que le devuelvan el mismo, con ms los
intereses pautados; o bien cuando estamos por prestarle plata a alguien, tratamos
de averiguar un poco sobre la capacidad de pago que posee el potencial deudor.
Cuando hablamos de empresas y sus acreedores, el funcionamiento es el mismo,
por lo tanto, los acreedores actuales del ente, tomarn informacin de los Estados
Contables, para analizar la capacidad que posee el ente de hacer frente a sus
obligaciones con terceros. Asimismo, los potenciales acreedores, antes de financiar
a la empresa, tomarn los recaudos necesarios para averiguar el riesgo de realizar
esta financiacin y, de esta forma, poder determinar si es conveniente o no otorgar
el prstamo y en caso de hacerlo, qu tasa de inters se debe aplicar.
Inversores: actuales y futuros, para conocer los riesgos sobre la inversin a fin de
tomar decisiones sobre las participaciones. Antes de invertir dinero en un negocio,
cualquiera de nosotros busca averiguar qu rentabilidad nos puede otorgar el
mismo a futuro ya que, en definitiva, lo que tenemos que hacer es tomar una
decisin entre varias alternativas disponibles (entre varias inversiones que
podemos realizar). Tal como hemos visto en este mdulo, cuando debo tomar una
decisin, elegir una alternativa, siempre se debe recoger informacin que nos
ayude. En este caso, esta informacin sern los Estados Contables, los cuales nos
mostrarn la capacidad de generacin de utilidades del ente, la poltica de
distribucin de dividendos, su estructura de financiamiento (si se encuentra
financiada principalmente con fondos propios o de terceros), entre otros anlisis
que veremos ms adelante en la asignatura al estudiar el anlisis de Estados
Contables.
Directores, gerentes generales, departamentales: para evaluar la gestin de la
empresa. Los administradores del ente deben cumplir con un rol especfico, el cual
es aumentar el valor de la empresa. A fin de ir monitoreando su gestin y poder
tomar las decisiones correctas, como as tambin las medidas correctivas que
fueran necesarias, estos administradores toman la informacin correspondiente de
los Estados Contables.
Empleados: para evaluar la estabilidad y rentabilidad del ente, as como la
capacidad para afrontar sus obligaciones laborales y previsionales. Si bien en
nuestro pas no es de comn aplicacin, en muchos pases una gran parte del
sueldo de los empleados deriva de los resultados obtenidos por la organizacin y
muchas veces los premios que les otorgan, son acciones de la misma empresa.
Obviamente desde su punto de vista, el empleado (suponiendo estabilidad laboral y
un buen nivel de empleo) tendr que analizar la conveniencia de su continuidad en
la organizacin o bien si es ms favorable cambiarse a otra empresa. A su vez, la
empresa debe realizar los aportes previsionales de sus empleados, en caso de que
la misma no posea capacidad de pago, comenzar a incumplir con sus
obligaciones. Cabe reiterar la aclaracin de que en nuestro pas no es tan comn
que todos los empleados posean acceso a los Estados Contables de la empresa
de la cual forman parte, pero no dejan de ser un potencial usuario de los mismos.
Clientes: para evaluar su estabilidad y rentabilidad. Cuando llegamos a un acuerdo
comercial con un proveedor, obviamente esperamos y nos conviene que el mismo
cumpla con su parte; si nuestro proveedor posee problemas financieros, es
probable que en algn momento baje su calidad o bien no realice las entregas en
tiempo y forma. Por estos puntos, desde el punto de vista de los clientes tambin
les interesar conocer la situacin de sus proveedores, a fin de anticiparse a un
posible problema con el mismo o bien cambiarlo.
Hasta aqu hemos visto la parte correspondiente al captulo 1 del programa, si desea
profundizar sobre estos conceptos le sugiero consultar la bibliografa indicada como
complementaria, en sus primeros captulos o bien cualquier libro de Contabilidad bsica al
que tenga acceso, ya que en la bibliografa obligatoria no se encuentran analizados los
mismos en profundidad.
Ahora avanzaremos en el presente mdulo, continuando con la parte correspondiente al
captulo 2 del programa.
Materia: Elementos de Contabilidad Bsica y de Gestin
Profesor: Guillermo Vanden Panhuysen
EL PROCESO CONTABLE
Introduccin
A travs del Proceso Contable se realiza la captacin de datos sobre hechos que afecten
al patrimonio o las finanzas del ente, luego de un proceso que consiste en ordenar,
clasificar y registrar estos datos, se elabora la salida del proceso que es la informacin y
en el caso del Proceso Contable nos referimos a los estados contables.
Estas cuatro actividades que forman parte del proceso, pueden ser definidas de la
siguiente manera:
1. Captacin de datos: mediante la captacin de hechos econmicos y sus respaldos,
los comprobantes.
2. Clasificacin y ordenamiento: a travs de las cuentas contables.
3. Registracin: anotaciones sistemticas e los libros de contabilidad.
4. Resultado del proceso: distintos informes que servirn para diversos fines.
Esto lo podemos ver con mayor claridad en el siguiente esquema:
EL PROCESO
CONTABLE
Captacin de
datos
Clasificacin
y
ordenamiento
Registracin Estados
Contables
Inputs Proceso de transformacin Outputs
Para continuar avanzando en el Proceso Contable, resulta imprescindible identificar y
reconocer los componentes patrimoniales y los que producen sobre el patrimonio del
ente las operaciones o acciones que se desarrollan en el mismo, denominadas
variaciones patrimoniales.
Los Componentes Patrimoniales
Activo
El activo est formado por todos los bienes tangibles e intangibles propiedad del ente (por
ejemplo el dinero, un escritorio, un local comercial, un vehculo, entre otros) y por los
derechos a favor del mismo (por ejemplo, cuentas por cobrar: si le hemos vendido a plazo
a un cliente, tenemos el derecho de que este cliente nos pague lo que nos debe).
Pasivo
Est formado por todo lo que se adeuda a terceros ajenos al ente. Es decir, son todas las
obligaciones que posee la organizacin con terceros. Puede estar formado por:
a. Obligaciones de entregar dinero (deuda con proveedores por compra de
mercadera).
b. Obligaciones de entregar bienes (deuda con un cliente por cobro anticipado).
c. Obligaciones de prestar servicios (cobro anticipado por un servicio a prestar).
Patrimonio Neto
El patrimonio neto representa todo lo que pertenece a los dueos y est formado por
todos los aportes realizados por los propietarios, ms o menos y los resultados
acumulados (positivos o negativos) que generan las actividades desarrolladas por el ente.
Vale la pena hacer la aclaracin de los distintos resultados, ya que debemos tener
presente que las ganancias y los ingresos producen aumentos del patrimonio neto,
mientras que las prdidas y gastos disminuyen a ste. Tambin se suele definir al
patrimonio neto como la diferencia entre activo y pasivo, es decir, la parte residual de los
activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos.
Por todo lo visto, podemos determinar que la organizacin posee dos fuentes de
financiamiento para su activo, una interna (el patrimonio neto) y una externa (el pasivo).
Por lo tanto el activo ser igual a la suma del pasivo ms el patrimonio neto. Esta relacin
origina lo que se conoce como Ecuacin Patrimonial, la cual establece que Activo =
Pasivo + Patrimonio Neto.
Si todava no comprende muy bien esta relacin, no se preocupe! Profundizaremos este
tema ms adelante, cuando veamos el mtodo de la Partida Doble.
Reconocimiento de Activo y Pasivo
Reconocimiento de Activo y Pasivo
Para que al Activo se lo considere tal, debe cumplir con los siguientes requisitos:
Tener capacidad de generar flujos de ingresos futuros.
Ser de propiedad del ente.
Tener un valor monetario, fruto de un hecho o transaccin anterior a la medicin.
Veamos un poco ms en detalle estos puntos. Originado en un hecho ya ocurrido, el bien
debe brindar utilidad econmica al ente, es decir, en el futuro brindar beneficios; para
esto, debe tener un valor de cambio o valor de uso, es decir, debe servir para su canje por
otro activo o para producir algo que tenga valor para el ente respectivamente. Adems de
cumplir con este requisito, debe tener la posibilidad de efectuarle una valuacin, sobre
bases objetivas y verificables y obviamente debe ser de propiedad del ente. De no
cumplirse alguno de estos requisitos, entonces no estaramos hablando de un Activo.
Para que se reconozca un Pasivo contablemente, debe cumplir los siguientes requisitos:
La cancelacin del Pasivo implica un sacrificio de recursos.
Este sacrificio es inevitable.
Tiene un valor monetario, fruto de un hecho o transaccin anterior a la medicin.
Es decir, debido a un hecho ya ocurrido el ente est obligado a entregar activos o prestar
servicios a otra persona (fsica o jurdica) o es altamente probable que esto ocurra. La
cancelacin de la obligacin es ineludible o altamente probable y deber efectuarse en
una fecha determinada o determinable o debido a la ocurrencia de cierto hecho o a
requerimiento del acreedor. Tambin debe existir la posibilidad de darle una valuacin,
siendo aplicable los mismos criterios que para el activo.
Para ampliar sobre este tema o los dems temas del presente captulo, le recomiendo
consultar la Resolucin Tcnica N 16, de la Federacin Argentina de Consejos
Profesionales de Ciencias Econmicas; la puede conseguir en los sitios Web
recomendados para la asignatura.
Elementos que integran el Activo y el Pasivo
Tanto el activo como el pasivo, estn conformados a su vez por distintos Rubros o
tambin llamadas Cuentas Compuestas, las cuales analizaremos con mayor profundidad
durante el cursado de la materia.
Dentro del Activo se incluyen:
Caja y Bancos
Este es el rubro ms lquido de la estructura patrimonial. Forman parte del mismo el
dinero en efectivo y saldos bancarios en el pas y en el exterior y otros valores de
poder cancelatorio y liquidez similar.
Los componentes de este rubro son:
a. Efectivo en moneda nacional.
b. Efectivo en moneda extranjera.
c. Saldos en bancos en cuentas corrientes en pesos y moneda extranjera.
d. Cheques corrientes de terceros en cartera.
e. Cajas de ahorro bancarias en moneda nacional y extranjera.
Inversiones
Las inversiones surgen de fondos que en forma transitoria o permanente no son utilizados
en los activos afectados a la produccin o comercializacin y se destinan a colocarlos o
invertirlos en otros activos que produzcan rentas. Se define a este rubro como los fondos
para obtener una renta u otro beneficio, explcito o implcito y que no forman parte
de los activos dedicados a la actividad principal del ente y las colocaciones
efectuadas en otros entes.
En definitiva, sera el mismo caso al que si usted, trabajando en relacin de dependencia
y con un sueldo mensual por este trabajo, logra reunir algunos ahorros. A estos fondos
excedentes que tuvo, los coloca en un plazo fijo en una entidad financiera, obteniendo por
esto una renta conformada por los intereses que le paga la entidad. O bien, supongamos
que estos fondos son ms elevados, se compra un departamento para ser destinado a
alquiler y as obtener una renta. Todas estas rentas no provienen de su actividad principal
(el trabajo en relacin de dependencia), sino que son obtenidas por los excedentes
invertidos.
Estas inversiones que realiza la empresa, pueden ser temporarias (si el excedente del
que se dispone es por un corto plazo) o Permanentes (cuando se dispone de fondos por
un tiempo prolongado, siempre teniendo en cuenta que no afecte el normal desarrollo de
la actividad de la empresa).
Las inversiones se pueden clasificar de la siguiente manera:
a. Inversiones Financieras: dentro de estas se ubican los depsitos a plazo fijo. Son
por lo general a corto plazo.
b. Inversiones Inmobiliarias: conformadas por bienes inmuebles propiedad de la
empresa, pero destinados a obtener una renta por su alquiler. Forman parte de las
inversiones de carcter permanente.
c. Inversiones Mobiliarias: conformadas tanto por ttulos pblicos como privados
(acciones). Por lo general son de corto plazo, pero en el caso de ttulos pblicos y
de compra de acciones de empresas que no cotizan en bolsa, pueden ser
inversiones a largo plazo.
Crditos
Son saldos pendientes de cancelacin a favor de la empresa. El concepto se lo puede
expresar como los derechos que el ente posee contra terceros, para percibir sumas
de dinero y otros bienes o servicios.
Se debe separar este rubro en crditos por venta de bienes y servicios que surgen de las
actividades habituales de la empresa y crditos que no surgen de actividades habituales.
Esta distincin la debemos realizar, ya que los primeros conforman el rubro Crditos por
Ventas, mientras que a los segundos se los expone por separado en el rubro Otros
Crditos; distinguiendo de esta forma el origen de los mismos.
Forman parte del rubro Crditos por Ventas:
a. Los deudores por ventas en cuenta corriente (a plazo), originadas en la actividad
principal de la empresa.
b. Los documentos a cobrar que posee la empresa, por deudas de terceros
documentadas mediante un pagar.
c. Los deudores que se encuentren en mora con su pago; si bien estn atrasados en
el pago, seguimos teniendo el derecho de cobrarles el monto adeudado.
d. Deudores sobre cuyas deudas se haya iniciado la accin de cobro por va judicial.
Las dems deudas forman parte del rubro Crditos.
Bienes de Cambio
Este constituye una parte muy significativa de la empresa, ya que est formado por los
bienes adquiridos o bien producidos para su comercializacin, es decir, es la actividad
principal. Se lo define como los bienes destinados a la venta en el curso habitual de la
actividad del ente o bien que se encuentren en proceso de produccin para dicha
venta (cuando la empresa es industrial y fabrica su mercadera destinada a la
venta).
Bienes de Uso
Estos bienes no se encuentran destinados a la comercializacin, sino que los mismos son
utilizados para llevar a cabo la actividad de la empresa; son los bienes cuyo fin es
utilizarlos en la actividad principal de la empresa y que no estn destinados a la
venta habitual. Tenga cuidado de no confundir los trminos, que no se encuentren
destinados a la venta habitual, no significa que en algn momento no se puedan vender,
sino que no es la actividad principal de la empresa vender estos bienes. Por ejemplo, si
una panadera posee un vehculo utilitario de reparto, en algn momento puede suceder
que este sea vendido por la misma, pero esto no significa que la panadera se dedique a
vender autos, sino que su actividad principal es la produccin y comercializacin de
artculos de panadera.
Forman parte de este rubro, entre otros:
Rodados (vehculos que posee el ente).
Inmuebles.
Muebles y tiles.
Maquinarias.
Activos Intangibles
Son bienes que no son tangibles ni derechos contra terceros, pero expresan un valor
cuya existencia depende de la posibilidad futura de producir ingresos. Dentro de
stos encontramos a las patentes de invencin, los derechos de edicin, las concesiones
o franquicias, los derechos de autor, el valor llave del negocio, las marcas y nombres
comerciales.
Forman parte del Pasivo los siguientes rubros:
Deudas Comerciales
Se originan en la compra de bienes y servicios que hacen a la actividad principal del
ente, pero que no se cancelan en efectivo, sino que se perfeccionan en cuenta
corriente (son a plazo y no son documentadas) o bien firmando un pagar (que son las
que se conocen como deudas documentadas).
Deudas Financieras
Surgen cuando la empresa solicita un prstamo para aplicar esos fondos a algn fin
especfico. Dentro de stas podemos encontrar los descuentos de documentos de propia
firma, deudas con garanta real hipotecaria o con garanta prendaria.
Deudas Sociales
Son las deudas que posee el ente con sus empleados y con los organismos de
seguridad social, originadas por remuneraciones y cargas sociales.
Deudas Fiscales
Se encuentran formadas por las deudas tributarias que posee el ente con el Estado en
cualquiera de sus tres niveles, nacional, provincial o municipal.
Otras Deudas
En este rubro encontramos todas las deudas que posee el ente con terceros, que no se
puedan incluir en ninguno de los otros rubros.
Previsiones
En este caso estamos hablando de deudas contingentes que pueden afectar a distintos
componentes del patrimonio.
Como puede ver, los rubros dentro del activo se ordenan en funcin a su grado de
liquidez. A su vez estos se dividen en Activo Corriente (si se espera que se conviertan en
dinero o equivalente en el plazo de 12 meses considerados desde la fecha del cierre de
ejercicio al cual se refieren los estados contables) o Activo No Corriente (los que no
puedan ser considerados como corrientes).
Los rubros del pasivo, se ordenan de mayor a menor en base a su exigibilidad. Tambin
se los divide en Pasivo Corriente (los que sern exigibles antes de los 12 meses contados
desde la fecha de cierre de ejercicio) o Pasivo No Corriente (los que no se puedan incluir
en los anteriores). Esto lo explicaremos con mayor profundidad cuando analicemos
detalladamente cada uno de los Estados Contables en el siguiente mdulo.
Hasta aqu hemos visto cules son los componentes patrimoniales y qu conceptos
forman parte de los mismos, pero con la misma actividad econmica del ente, estos
conceptos van sufriendo modificaciones tanto en su magnitud como en su composicin,
dando origen a las llamadas Variaciones Patrimoniales.
Como indicamos anteriormente, el Activo de la organizacin se puede encontrar
financiado con fondos propios o bien con fondos de terceros. Por lo tanto, el Activo es
igual a la sumatoria del Pasivo y del Patrimonio Neto. Esta frase que leemos aqu,
tambin puede representarse mediante una ecuacin matemtica:
Este tema tambin lo volveremos a analizar, una vez que hayamos avanzado con los
conceptos contables bsicos, a fin de que le resulte ms fcil comprender el significado
de esta ecuacin y de dnde surge la misma.
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
Las Variaciones Patrimoniales
A partir de la actividad econmica de la organizacin, la estructura del patrimonio de la
misma sufre distintas modificaciones, las cuales pueden modificar el activo, el pasivo o
cambiar la composicin y magnitud del patrimonio neto. Las Variaciones Patrimoniales
reflejan estos cambios, tanto en lo cualitativo como en lo cuantitativo.
Clases de Variaciones
Las variaciones que sufre el patrimonio de la empresa, se pueden clasificar en un primer
punto como de origen o derivadas, dentro de estas ltimas encontramos las
permutativas y las modificativas, como se puede apreciar en la siguiente imagen:
Las Variaciones de Origen son las que surgen por el aporte de los dueos, en cualquier
momento de la vida de la empresa.
Las Derivadas, resultan como consecuencia de la propia actividad comercial de la
empresa y a su vez se clasifican en:
Variaciones
Patrimoniales
De Origen
Derivadas
Originadas en
aportes de los
socios
Cualitativas
o
Permutativas
Cuantitativas
o
Modificativas
a. Variaciones Permutativas o Cualitativas: son las que producen cambios cualitativos
en la composicin del patrimonio, afectan al activo, pasivo y/o patrimonio neto, pero
slo en su conformacin o estructura, es decir, en la calidad de sus elementos
componentes.
b. Variaciones Modificativas o Cuantitativas: son las que originan cambios en la
magnitud del patrimonio neto, es decir lo hacen variar en su monto (aumentando o
disminuyendo), producto esto del efecto que producen los resultados que va
obteniendo la empresa con su actividad.
Puede profundizar el tema Variaciones Patrimoniales en el captulo 2 de la bibliografa
bsica, pgina 48 (Sasso, Hugo Luis: El Proceso Contable. 4ta edicin ampliada y
actualizada - Buenos Aires - Macchi 1996).
Causas de las Variaciones
Analizaremos por cada tipo de variacin patrimonial, cules son las causas que las
originan y daremos un ejemplo de cada caso.
Variaciones De Origen
stas, como se ha aclarado anteriormente, surgen del aporte realizado por los dueos.
Como ejemplos podemos nombrar el aporte que realizan los socios al constituir la
sociedad o un aumento de capital realizado por los socios.
Variaciones Derivadas
1. Variaciones Permutativas o cualitativas: pueden ser resultado de alguno de los
siguientes casos:
a. Cambio de un activo por otro activo de igual valor: se cobra en efectivo la
deuda que mantena un cliente, por haberle vendido mercadera en cuenta
corriente. En este caso, podemos ver que al recibir el efectivo aumenta el
activo pero, a su vez, como dejamos de tener el derecho de cobrarle al
cliente, ya que este nos ha pagado, se produce una disminucin del activo
por igual valor. Por lo tanto el patrimonio neto no se modifica
cuantitativamente.
b. Cambio de un pasivo por otro de igual valor: se documenta una deuda
mantenida con un proveedor. En este caso al otorgar un pagar aumenta el
pasivo por el monto del mismo, pero como a travs de este documento se
cancela la deuda con un proveedor, la empresa deja de tener la obligacin
de cubrir esa deuda en cuenta corriente por igual valor al del documento
firmado. En este caso tampoco se produce una variacin cuantitativa en el
patrimonio neto, sino que permuta un componente por otro dentro del
pasivo.
c. Aumento del activo y del pasivo por igual valor: se compran muebles de
oficina a pagar en seis cuotas mensuales sin inters. Vemos que en este
caso aumenta el activo como consecuencia del Bien de Uso que se
incorpora al patrimonio de la empresa, pero por el mismo monto se origina
un pasivo, ya que se posee la obligacin de pagarle a un tercero el valor de
los muebles.
d. Disminucin del activo y del pasivo por igual valor: se cancela en efectivo y
en un solo pago la deuda mantenida por la compra a plazo del punto
anterior. En este caso observemos que disminuye el pasivo, ya que no
tenemos ms la obligacin con un tercero porque hemos cancelado nuestra
deuda; pero a su vez, al haber pagado en efectivo, ha disminuido el activo
por el mismo monto. En este caso, el patrimonio neto tampoco se modifica
cuantitativamente.
2. Variaciones Modificativas o Cuantitativas: estas tienen su origen en alguno de los
siguientes casos:
a. Disminucin de un activo, como consecuencia de una prdida o gasto: se
abona en efectivo la factura de luz de la empresa. En este caso, al abonar
en efectivo disminuye el activo de la empresa y esto se produce como
consecuencia de una prdida originada en el alquiler del local. Como
indicamos anteriormente, los gastos producen una disminucin cuantitativa
en el patrimonio neto, por lo que este ltimo disminuye en su magnitud.
b. Aumento de un activo, como consecuencia de una ganancia o ingreso: se
presta un servicio (actividad principal de la empresa) y el mismo se cobra en
efectivo. En este ejemplo, vemos que aumenta el activo al ingresar efectivo
al patrimonio del ente y esto se produce como consecuencia de un ingreso.
Como indicamos con anterioridad, los ingresos producen un aumento
cuantitativo en el patrimonio neto.
c. Disminucin de un pasivo, como consecuencia de una ganancia o ingreso:
un proveedor nos comunica que por la relacin comercial que nos une, nos
descuenta un 5% de la deuda que mantenamos con el mismo. En este caso
vemos que el pasivo disminuye ya que la deuda ahora es menor y por otra
parte va a aumentar el patrimonio neto, a travs de la ganancia obtenida por
el descuento.
d. Aumento de pasivo, como consecuencia de una prdida o gasto: por no
haber cancelado en tiempo una deuda con un proveedor de la empresa,
ste nos carga a la deuda un 10% en concepto de intereses moratorios. El
pasivo aumenta, ya que la deuda ahora es mayor; por otra parte tenemos
una disminucin del patrimonio neto resultado de la prdida por los
intereses, modificndose ste en su magnitud.
A fin de comprender en forma ms acabada este tema, le sugiero realizar los ejercicios
propuestos al final del captulo 2 en la bibliografa bsica indicada.
Los Resultados
Los Resultados se originan cuando la organizacin comienza a desarrollar su actividad,
como consecuencia de sta. Pueden ser resultados positivos como ingresos y ganancias
o bien ser resultados negativos como prdidas y gastos.
Si bien en muchos casos encontramos los trminos ganancias e ingresos, y prdidas y
gastos utilizados como sinnimos; no tienen el mismo significado contable y no
representan lo mismo. Veamos el concepto de cada uno.
Ingresos
Se originan en la actividad principal del ente. La principal fuente de ingresos es producto
de la venta de bienes y servicios. Cabe en este punto hacer una aclaracin, los ingresos
no son equivalente de dinero, por ejemplo si realizamos una venta de mercadera en
cuenta corriente a cobrar a plazo (30 das), estamos teniendo un ingreso por la venta,
pero no hemos cobrado en efectivo la operacin, sino que incorporamos a nuestro activo
un derecho de que el cliente nos pague la operacin dentro de 30 das. Como veremos en
el tema Devengamiento, por ms que no hayamos recibido el efectivo, reconocemos el
ingreso como tal, ya que este se ha devengado. Los ejemplos de ingresos son la venta de
mercadera (en el caso de una empresa comercial) y la prestacin de un servicio (en el
caso de una empresa de servicios).
Ganancias
Son resultados positivos que obtiene la empresa, pero que no surgen de hechos que se
generan, por decisin de la misma, es decir, surgen de hechos no controlables. Ejemplos
de ganancias son donaciones recibidas, variaciones en los precios de nuestros activos
aumentando los mismos, entre otros.
Gastos
Son egresos incurridos, cuyo objetivo es la generacin de ingresos futuros. Por ejemplo
pago de sueldos al personal de la empresa, pago de alquiler del local comercial, costo de
la mercadera vendida, entre otros.
Prdidas
Son resultados negativos que sufre la empresa y que no se originan en hechos
controlables, es decir, por decisin de la misma. Ejemplos de prdidas son la
obsolescencia de equipos por cambio de tecnologa, destrucciones, robos o hurtos,
variaciones en los precios de nuestros activos disminuyendo los mismos, entre otros.
Conceptos Contables Fundamentales
El mtodo de la Partida Doble
Es un mtodo de registracin contable de carcter universal, que data del ao 1494 y que
an se utiliza en nuestros tiempos. Con ste podemos llevar cuenta de las variaciones
patrimoniales, como consecuencia de hechos u operaciones, en cualquier ente, conocer y
dar a conocer los resultados obtenidos en un perodo de tiempo y la situacin patrimonial
en un momento determinado.
Este mtodo controla la registracin de cada hecho econmico de las organizaciones,
aplicando su principio bsico de que La suma de los importes registrados en el debe
ha de ser igual a la suma de los anotados en el haber. Lo que se logra es que
mediante la registracin dual, obtenemos una igualdad matemtica entre los valores
debitados y los acreditados. Este principio es el que permite el equilibrio de la ecuacin
patrimonial. No se preocupe si todava no lo entiende acabadamente, lo veremos
seguidamente con un ejemplo sencillo de comprender.
Por lo expresado en el anterior prrafo, la expresin partida doble significa realizar por lo
menos dos imputaciones, una en el debe y otra en el haber.
Este principio, se rige adems por un conjunto de bases que establecen:
Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor.
No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale.
Las prdidas y gastos se debitan y las ganancias e ingresos se acreditan.
Ahora que ya ha incorporado los conceptos de los componentes patrimoniales, las
variaciones que se producen en el patrimonio y conoce el principio de la partida doble,
veamos este ltimo concepto con un ejemplo, a fin de comprenderlo mejor:
Marcela y Simn deciden poner una pizzera de comida para trabajar en forma conjunta,
para lo cual Marcela realiza un aporte de capital conformado por un horno industrial, un
mostrador con una banqueta y otra parte en efectivo; Simn por su lado, aporta un
ciclomotor para el reparto y tambin otra parte en efectivo.
Analicemos en base a lo visto en el tema componentes patrimoniales, qu han aportado
los dueos. El horno industrial, el mostrador, la banqueta y el ciclomotor; son bienes de
uso, por lo tanto ahora forman parte del activo de la empresa, como as tambin el
efectivo aportado. Por otro lado, recuerda que era el patrimonio neto y cmo se
conformaba? Decamos que el patrimonio neto era la parte de la empresa que pertenece
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
NETO
(CAPITAL Y
RESERVAS)
PRDIDAS O
GASTOS
GANANCIAS O
INGRESOS
SALDO
DEUDOR
SALDO ACREEDOR
a los dueos y estaba formado por el Capital aportado por los dueos, ms/menos los
resultados que se obtengan. Por lo tanto en este caso tenemos por un lado un activo y por
el otro patrimonio neto. Representemos ahora el principio de la partida doble de la
igualdad entre el debe y el haber, como una balanza que debe permanecer en equilibrio,
donde en la pesa de la izquierda representamos al Debe y en la de la derecha al Haber.
Supongamos ahora, que antes de abrir las puertas del local, Marcela y Simn se dan
cuenta que en la zona donde se van a ubicar hay una gran demanda insatisfecha, que la
gente busca lugares informales donde sentarse a comer alguna comida de poca
elaboracin y de buen precio. Por lo tanto, necesitan darle un giro a la idea de negocio y
como el tamao del local se los permite, deciden agregar mesas y sillas para que los
clientes puedan comer en el lugar. El problema que tienen, es que ninguno de los dos
dispone de ms plata para realizar el aporte, pero saben que para asegurar el xito del
negocio, necesitan de esas mesas y sillas (Bienes de Uso Activo). Por lo que no se
pueden obtener los mismos con un aporte de capital, por lo tanto piense un minuto que
ocurrira con nuestra balanza si slo sumamos el activo conformado por estos bienes de
uso.
ACTIVO
PATRIMONIO
NETO
Efectivamente la balanza se inclinara hacia un costado, ya que no estamos respetando el
principio de la partida doble, segn el cual el debe tiene que ser igual al haber.
Volviendo al ejemplo, como dijimos Marcela y Simn necesitan incorporar este nuevo
activo, pero como no tienen ms fondos propios para realizar un nuevo aporte, deben
buscar otra fuente de financiamiento de este activo recuerda cules eran las fuentes de
financiamiento? Podan ser propias (patrimonio neto) o de terceros (pasivo). Por lo que
en este caso, estos socios debern financiar la compra del nuevo activo, con un prstamo
de algn tercero. Como dijimos esta obligacin hacia terceros es un pasivo y los pasivos,
como vimos, van en el haber. Por lo tanto de esta forma, quedar equilibrada nuestra
balanza contable.
ACTIVO
+
Mesas y sillas
PATRIMONIO NETO
Lo que hemos visto grficamente a travs de esta balanza que siempre queda
equilibrada, tambin puede representarse a travs de la Ecuacin Contable. Esta es una
ecuacin matemtica, que siempre mantendr su igualdad y que parte de las dos fuentes
de financiacin que puede tener el Activo, las cuales pueden ser propias (Patrimonio
Neto) o de terceros (Pasivo). Por lo tanto:
A su vez, podramos hacer un simple pasaje de trminos y decir que:
ACTIVO
+
Mesas y sillas
PATRIMONIO NETO
+
PASIVO
ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO NETO
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
Pero a su vez, podemos desglosar un poco esta ecuacin, ya que nosotros hemos visto,
que el patrimonio Neto est compuesto tanto por aportes, como por resultados, por lo
tanto:
Asimismo, la empresa en su actividad, puede ir sumando nuevos aportes, ir acumulando
resultados de ejercicios anteriores, constituyendo reservas, por citar algunos ejemplos.
Por lo tanto, estos conceptos tambin los deberemos incluir en la Ecuacin Patrimonial. Si
bien profundizaremos la misma en el Mdulo 2, podemos decir que:
Se detuvo a pensar el por qu las prdidas y los gastos se encuentran restando dentro
del Patrimonio neto?
Esto se debe a que como hemos visto con anterioridad, el Patrimonio Neto posee saldo
acreedor, pero los Resultados Negativos (prdidas y gastos) poseen saldo deudor, por lo
tanto estos ltimos quedan restando dentro del Patrimonio Neto. Asimismo, los
Resultados acumulados podrn tener un saldo positivo o negativo, dependiendo de si los
resultados obtenidos por la empresa en ejercicios anteriores, han sido positivos
(ganancias de ejercicio) o negativos (quebrantos o prdidas de ejercicio).
En definitiva, dependiendo lo que queremos expresar, podemos ir modificando la
ecuacin realizando pasajes de trminos, ya que esta no deja de ser una expresin
matemtica. Por ejemplo, qu busco expresando la ecuacin de la siguiente forma?:
ACTIVO - PASIVO = CAPITAL + RESERVAS + RESULTADOS ACUMULADOS + INGRESOS + GANANCIAS PRDIDAS - GASTOS
ACTIVO - PASIVO = CAPITAL + INGRESOS + GANANCIAS PRDIDAS - GASTOS
- 36 -Como seguro se habr dado cuenta, del lado izquierdo de la ecuacin hemos colocado
todos los trminos que poseen Saldo Deudor; por el contrario, del lado derecho de la
ecuacin, quedaron los trminos con Saldo Acreedor.
Devengamiento de resultados
El criterio de lo devengado establece que los resultados deben contabilizarse en el
perodo de su devengamiento, independientemente de que se hayan cobrado o pagado,
es decir, los ingresos, ganancias, gastos o prdidas, se deben reconocer contablemente
en el perodo en el que se hayan producido los hechos sustanciales que los generaron.
En definitiva devengar significa asignar cada resultado al perodo que corresponda,
sin importar si este ha sido cobrado o pagado.
Por ejemplo, si a fin de mes no he pagado el alquiler del local, que venca el ltimo da
hbil y por un problema financiero lo voy a pagar dentro de tres meses; contablemente
debo reconocer el gasto originado por el alquiler en este perodo, independientemente de
que no lo haya pagado.
Para comprenderlo mejor llevmoslo a un ejemplo ms habitual en nuestra vida cotidiana:
Suponga que usted va a constituir un plazo fijo al banco, invirtiendo $ 1.000 y el banco le
pagar inters a una tasa del 10% mensual directa; es decir, por cada mes el banco le
pagar $ 100 en concepto de intereses.
En un momento 0 (cero) usted deposita $ 1.000 y al cabo de tres meses, el banco le
devolver los $ 1000 que ha depositado, ms $ 300 de inters. Veamos lo planteado en
una lnea de tiempo:
ACTIVO + GASTOS + PRDIDAS = PASIVO + CAPITAL + RESERVAS + RESULTADOS ACUMULADOS + INGRESOS + GANANCIAS