Secretaria da Educação do Estado da Bahia
Sistema de Gestão Escolar: Portaria de Institucionalização do SGE N º 2.970,
Diário Oficial de 09/04/2010.
O Sistema de Gestão Escolar - SGE - constitui-se em uma ferramenta gerencial para a rede pública de ensino, criada em ambiente web que facilitará a administração escolar no que diz respeito à execução, acompanhamento e controle de suas atividades fins permitindo assim, a atualização em tempo real da base de dados gerenciais da Secretaria de Educação do Estado.
Estrutura do Sistema
Gestão Escolar
Gestão Servidores
Gestão Censo Escolar
- Rede Física- Aluno/matrícula- Calendário Escolar- Transporte Escolar- Avaliação Escolar - Cadastro de Servidores
- Formação dos Servidores
- Validação- Extração- Geração de Arquivos- Envio INEP- Consulta- Rendimento/Movimento
Benefícios do SGE
• Eficiência, qualidade e integração na gestão de ensino.
• Atualização permanente das informações diretamente no sistema pelas UEE.
• Diminuição do retrabalho de envio de informações das escolas para os diversos setores do órgão central.
• Aumentar a produtividade das Unidades Escolares, Direc e Órgão Central
• Melhoria na qualidade do atendimento à comunidade escolar
• Melhoria na comunicação entre UEE, Direc e Órgão Central
• Subsidiar na tomada de decisão
• Disponibilizar Informações Gerenciais
Principais funcionalidades• Matrículas
- Matrícula de Novo Aluno- Rematrícula
• Movimentações- Incluir Aluno na classe / turma- Remanejar Aluno de classe / turma- Transferir Aluno de Escola- Alterar Situação do Aluno
• Comprovantes- Matrícula- Declarações (declaração de conclusão / matrícula / transferência)
• Histórico Escolar- Geração e Impressão
• Cadastro- Notas e frequência (geração automática do boletim)
• Imprimir Boletim...
• Servidores
- Atribuir professor a classe / turma- Cadastro de servidores
Centrais de Apoio
Centrais de Apoio
Atribuições
• Prestar suporte técnico de microinformática por telefone com o objetivo de resolver os problemas que os usuários possam ter;• A coordenação do suporte de sistema e suporte de instalação e funcionamento de equipamentos está a cargo do CMO;• O número do Help Desk é (71) 3115-1414.
HELP DESK
Central de Atendimento
Atribuições
• Solucionar os problemas operacionais das unidades escolares, via telefone.
• Encaminhar para as Superintendências solicitações que não puderam ser atendidas na central, as quais entrarão em contato com as escolas solicitantes
• Contato da Central de Atendimento: 3115-1060
Suporte Técnico Operacional
Atribuições
• Acompanhar as unidades escolares na atualização dos dados no SGE;
• Dar suporte presencial às unidades escolares.
Procedimentos
Unidade de Gestão
As informações (servidores, alunos, rede física e outras) cadastradas no SGE serão divididas por escola e por anexo. Sendo assim, no momento do uso do SGE o usuário deve selecionar a unidade de gestão a ser utilizada.
Importante: As informações registradas de cada anexo são de responsabilidade dos dirigentes da unidade escolar a qual o anexo está vinculado.
Fluxo das Informações
• As escolas com acesso à internet, deverão registrar as informações diretamente no sistema;• As escolas que ainda não possuem acesso à internet, deverão procurar uma escola mais próxima (indicada pela Direc) para registrar as informações diretamente no sistema;• A Direc também possuirá uma Central de Digitação para as escolas próximas à sede da Diretoria Regional.• As Unidades Escolares que vão dar apoio as outras Unidades para alimentação do sistema irão receber mais equipamentos para viabilizar o trabalho.
• A Direc fará um cronograma de atendimento de custos de deslocamento e diárias para as Unidades Escolares, este levantamento deverá ser enviado à Supec até o dia 20 de abril (enviar para Jaina Carine ou Heloísa Helena, na Diroe: ([email protected], [email protected]
Tel: 3115 9081, 3115- 8989);• As informações dos anexos serão de responsabilidade da
escola mãe;• Cada Direc deverá ter uma pessoa responsável pelo SGE.
Esta pessoa deverá ter todo o apoio do Diretor da Direc para execução de suas tarefas.
Fluxo das Informações
Perfis de usuários no SGE
Perfil Escolar
• Diretor• Vice-diretor• Secretário escolar• Técnico de secretaria escolar
Perfil DIREC • Diretor• Coordenador• Técnico da Direc• Prestador de serviço
Solicitação de Acesso (senha)
Solicitação - Mudança de Acesso
Solicitação – Cancelamento de Acesso
Solicitação – Desbloqueio de Senha
Gestão de usuários
*Esquecimento de senha.
Quem solicita: diretorQuem solicita: diretor
Para: SUPAV - Diretoria de Para: SUPAV - Diretoria de Acompanhamento e InformaçãoAcompanhamento e Informação(End.: 6ª Avenida, nº 600 CEP (End.: 6ª Avenida, nº 600 CEP 41.750-300 – CAB)41.750-300 – CAB)
Como: através de e-mail para Como: através de e-mail para [email protected][email protected]
1.1. Quem solicita: o próprio Quem solicita: o próprio usuáriousuário
2.2. Para: Central de AtendimentoPara: Central de Atendimento
3.3. Como: Telefone Como: Telefone
Gestão de usuários
Solicitação de Acesso (senha) e Mudança de Perfil
Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima.
Obs: todos os campos são obrigatórios.
Assunto: solicitação de acesso ao SGE
Solicito criação de senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s):
Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus e anexo 1
Nome completo: Maria dos SantosPerfil: DiretorE-mail: [email protected]: xxx.xxx.xxx-xx
Nome completo: José da SilvaPerfil: Secretário escolarE-mail: [email protected] CPF: xxx.xxx.xxx-xx
Assunto: solicitação de cancelamento de acesso ao SGE
Solicito cancelar a senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s):
Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus
Nome completo: Maria dos SantosCPF: xxx.xxx.xxx-xx
Nome completo: José da SilvaCPF: xxx.xxx.xxx-xx
Gestão de usuários
Solicitação de Cancelamento de Acesso
Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima.
Obs: todos os campos são obrigatórios.
Responsável: SEC
1º Passo: Carga InicialMigração das informações dos diversos sistemas da secretaria para o SGE.
Responsável: UNIDADE ESCOLAR2º Passo: Transição
Atualização das informações migradas dos sistemas da secretaria;Organização das informações para a gestão da escola e para o Censo Escolar.
3º Passo: Censo EscolarValidação, ajustes e envio automatizado das informações do SGE para o sistema do MEC.
4º Passo: Acompanhamento AcadêmicoAtualização das informações acadêmicas dos alunos;Registro de notas e frequências;Emissão dos boletins das unidades.
Etapas da Implantação
Responsável: UNIDADE ESCOLAR
5º Passo: Planejamento e resultados finaisPlanejamento da rede física e oferta de ensino para a matrícula 2011;Resultado de aprovação e reprovação dos alunos.
6º Passo: Matrícula 2011Rematrícula;Matrícula de alunos novos.
7º Passo: Movimento/Rendimento do Censo Escolar 2010Envio automatizado das informações de movimento e rendimento dos alunos matriculados em 2010 do SGE para o sistema do MEC.
Etapas da Implantação
Atividades da Transição
SGE
Início
Acessar o SGE
Enturmar os alunos que estão em sala de aula
Cancelar matrícula dos alunos que não irão estudar na escola
Atribuir o servidor a disciplina
Atribuir o servidor a classe
Incluir alunos novos (matrícular) e
enturmar na classe (Passo 2)
Atualizar endereço dos alunos que utilizam transporte escolar, pois no cadastro constará o endereço da
escola
Atualizar endereço dos demais alunos
1
1
Fim
Atualizar os dados cadastrais
da escola
Consultar base na Internet
www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi
Confirmar demais servidores na escola.
Dicas:
Atividades da Transição
Atualizar os dados cadastrais da escola
Pontos de Atenção
• Observar portaria de matrícula nº 16.887 de 25/11/09, Art. 24 (define nº de estudantes por classe);
• Não incluir informações dos anexos no campo de dados cadastrais da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema.
• Confirmar informações cadastrais da escolas, principalmente ofertas de ensino;• Atualizar os nomes das salas de aula;• Atualizar corretamente a capacidade física das salas.
Objetivo: atualizar todas as informações cadastrais da unidade escolar ou anexo.
Atribuir os alunos que estão em sala de
aula
Atividades da Transição
Dicas:
Pontos de Atenção
• Caso seja necessária a criação ou exclusão de classes / turma, entre em contato com a Central de Atendimento;• Atualizar o nome das classes / turmas;• Atribuir nas classes ou turmas apenas os alunos que compareceram na unidade escolar.
• As escolas que tem atendimento educacional especializado ,oferecem atividade complementar, os anexos e classes especiais terão que solicitar para a central de atendimento a criação dessas classes.• Não atribuir os alunos dos anexos nas classes / turmas da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema
Objetivo: Atribuir os alunos a uma classe / turma.
Cancelar matrícula dos alunos que não
irão estudar na escola
Atividades da Transição
• Não confundir cancelamento de matrícula com abandono;• Apesar dos cancelamentos, as informações dos alunos permanecem no banco de dados do sistema.
Dicas:
• Deve-se cancelar todas as matrículas dos alunos que se matricularam e não compareceram na unidade escolar;• Caso o aluno de anexo esteja matriculado na escola mãe, deve-se cancelar a sua matrícula, pois este aluno deverá ser matriculado diretamente na área de gestão do anexo.
Pontos de Atenção
Objetivo: Cancelamento das matrículas dos alunos que não compareceram nas unidades escolares.
Atribuir professor a classe
Atividades da Transição
Objetivo: atribuir professores a classe / turma
Pontos de Atenção
• Caso o SGE não apresente algum professor que esteja lotado na unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a central de atendimento para atualizar o sistema;• As informações oficiais para geração de folha de pagamento e carga horária, são as cadastradas no sistema SECONLINE.
Dicas:
• Mantenha as alocações dos professores atualizadas no SGE, quaisquer divergências entre em contato com a Central de Atendimento.
Atribuir professor a disciplina
Atividades da Transição
Objetivo: atribuir disciplina ministrada pelo professor.
Pontos de Atenção
• Caso haja a necessidade de incluir ou alterar uma disciplina no SGE, entre em contato com a central de atendimento.
Dicas:
• Seguir orientações definidas nas portaria nº 1.128/10 de 28/01/2010 e1.512/10 de 09/02/10 sobre matriz curricular.
Incluir alunos novos (matricular) e
enturmar na classe
Atividades da Transição
Objetivo: cadastrar alunos novos e atribuí-los a uma classe / turma.
Pontos de Atenção
• Para matricular alunos que não fazem parte da rede Estadual, após o dia 31/03/10, deve-se observar a portaria nº 1.437/10 de 06 e 07 de fevereiro, Art. 4º ;• Evite duplicidade de cadastros de alunos no SGE.
Dicas:
•Para evitar duplicidade de cadastro de aluno no SGE, pesquise o nome do mesmo no Banco Alunos,através do site www.sec.ba.gov.br/bancoalunosi e copie a informação para o sistema.
Clique em Município
Atividades da TransiçãoAtualização de endereço dos alunos que utilizam
transporte escolar
Atualização de endereço dos demais alunos
• Neste momento é necessário sinalizar se o aluno é residente na zona urbana ou rural;• No campo “ponto de referência” no SGE, constará o endereço do aluno encontrado no Banco Aluno ou Educacenso;• Pesquise se o logradouro do endereço do aluno já está cadastrado antes de decidir incluí-lo.
Pontos de Atenção
• Qualquer problema com atualização de logradouros, contactar Central de Atendimento;• Alguns logradouros possuem apelidos (nome popular), assim pesquise no SGE pelos mesmos;• Evite cadastrar os logradouros pelos apelidos, priorize os nomes oficiais.
Dicas:
Objetivo: atualizar os endereços dos alunos no SGE, priorizando os alunos que necessitam de transporte escolar. Todos os alunosestarão a princípio com o endereço da escola.
Atividades da Transição
Confirmar demais
servidores na escola.
Objetivo: atualizar o cadastro dos servidores1 lotados na unidade escolar ou anexo.
• Caso na base de dados do SGE não conste algum servidor que esteja lotado em sua unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a Central de Atendimento para atualizar o sistema;• As informações oficiais, a exemplo de geração de folha de pagamento e carga horária, serão as cadastradas no sistema SECONLINE.
1 pessoal administrativo, inclusive os PST.
Pontos de Atenção
Atenção
• Sempre cadastrar o nome completo do aluno, do pai e da mãe e sem abreviações;
• Sempre conferir as informações antes de salvá-las no sistema;
• Sempre pesquisar o cadastro do aluno no sistema antes de incluí-lo, com o objetivo de evitar duplicidade de dados;
• Sempre manter as informações atualizadas no sistema;
• Observar os prazos de encerramento de cada passo do processo de implantação do SGE;
Prazos e contingências
ATIVIDADE PERÍODO
Treinamento 13 de abril a 11 de maio de 2010
Migração dos dados pela Secretaria Abril de 2010
Atualização pelas Unidades Escolares das informações migradas dos sistemas da secretaria
22 de abril à 20 de junho de 2010
Migração da base do SGE para o censo escolar/MEC /INEP
01 de julho a 10 de agosto
Rematrícula Dezembro de 2010
Matrícula Ano de 2011
As unidades escolares que não iniciarem ou não
concluírem o passo de Transição cadastrarão as
informações duas vezes: uma SGE e outra no
Educacenso.
• A apresentação definitiva para o treinamento das escolas estará disponível no dia 12/04/10, para download no endereço.
• http://intranet.sec.ba.gov.br/sge/treinamentoprocesso.pps