PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO
ONE
Fluxo de Usuários,Kariane Santos, 20151016
Objetivo
Garantir que o processo de desligamento seja efetuado no ONE e o usuário não tenha nenhum produto Novartis sob sua responsabilidade.
Responsáveis: Efetividade OnePeriodicidade: Conforme necessidade
PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only3
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
Diariamente o responsável por desligamento de usuário, recebe os e-mails de movimentações do HR GLOBAL. Ele deve verificar se o colaborador é um usuário ONE; A análise é realizada pelo nome do colaborador no ONE;
Modelos de e-mails: 1 - Colaborador(a) prestador de serviços 2 - Colaborador(a) efetivo Novartis 2 - Colaborador(a) estagiário Novartis
PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only4
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE1 - Colaborador(a) prestador de serviços
PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only5
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE2 - Colaborador(a) efetivo Novartis
PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only6
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE3 - Colaborador(a) estagiário Novartis
PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only7
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE Verifica através de pesquisa no ONE se o colaborador é um usuário ONE
Se o colaborador não for um usuário ONE, terá apenas um registro “Contato”.
PROCEDIMENTO DESLIGAMENTO DE USUÁRIO ONE
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only8
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE• Se o colaborador for um usuário ONE o mesmo terá um registro de Contato
e um de “Usuário”
• Observação:• Lembrando que o representante pode funcionário externo, efetivo ou
estagiário.• Identificado como usuário ONE, deve ser verificado se o mesmo possui
saldo de amostras.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only9
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE• VERIFICAR SALDO DE AMOSTRA• Entrar em relatórios
• Procurar a pasta BR0800
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only10
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE• Amostra Pendentes de Confirmação:• Amostras pendentes de confirmação: São amostras faturadas ou
transferidas entre usuários, para os usuários ONE e não foram confirmadas como recebidas no sistema ONE.
• Clicar em cima do relatório Amostras pendentes de confirmação• Clicar no campo lote amostra: nome do proprietário e arrastar
• No campo abaixo, digitar o nome do usuário desligado.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only11
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE• Serão filtradas todas as amostras pendentes deste usuário.• Clicar em executar relatório
• Após executado, é necessário que sejam confirmadas todas as amostras como recebidas.
• Seguindo os seguintes passos:• Duplo click em cima do Recibo de Amostra
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only12
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Na tela de confirmação clicar em EDITAR
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only13
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• E seguir os passos conforme enumerado
1. Alterar para data atual2. Confirmar a quantidade descrita no campo quantidade3. Incluir o seguinte comentário:4. “Confirmação de AGs realizada por Efetividade como parte do processo de
desativação do usuário, que ocorreu após atualização do sistema. AGs serão transferidas para o gestor.”
5. Salvar
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only14
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
1. Deve ser realizado o mesmo procedimento para todas as AGs pendentes de confirmação
2. Finalizando as AGs para confirmar, deve ser emitido o relatório de saldo de amostras.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only15
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Saldos de Amostras• Saldo de Amostras: São AGs faturadas e confirmadas como recebidas pelo
usuário ONE, representa o disponível para distribuição ao profissional da área de saúde autorizado a receber AGs.
• Procurar a pasta BR0800• Escolher a opção 2 = Amostra – Relatório de Saldo
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only16
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
Relatório de Saldo de Amostra
• Digitar o nome do colaborador• Executar o relatório
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only17
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• TRANSFERÊNCIAS DO SALDO DE AMOSTRA PARA O GESTOR • Após emissão do relatório, criar uma nova janela e clicar em todas as guias.• Clicar em todas as guias
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only18
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
Clicar em “Inventário de Amostras”
Clicar em “Nova Transferência”
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only19
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only20
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Clicar na Lupa • Colocar o nome do colaborador desligado • Clicar em ir
Iniciar o processo de transferência de acordo com os dados do relatório de saldo de amostras
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only21
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Considerar o nome do colaborador desligado• 2 – Incluir a data atual (Data do dia)• Inserir o seguinte comentário: • Transferência de AGs realizada por Efetividade como parte do processo de
desativação do usuário, que ocorreu após atualização do sistema.• AGs serão transferidas para o gestor.• 4 – Pesquisar o nome do gestor• 5, 6 e 7 – Muita atenção, é um campo de escolha, porém deve estar de
acordo com o relatório enviado, só para depois confirmar.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only22
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Exemplo
• Os dados devem estar de acordo com o relatório:
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only23
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
Após salvar aparecerá a tela
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only24
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Se tiverem mais amostras para serem transferidas do mesmo Rep desligado, clicar em clonar
• Os principais campos já estarão preenchidos, devendo apenas “escolher” as amostras a serem transferidas até que as mesmas sejam zeradas.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only25
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• LOTES NEGATIVOS• Caso o colaborador tenha amostras com saldo negativo, deve ser efetuado
o ajuste.• Procurar a pasta BR0800• Escolher a opção 2 = Amostra – Relatório de Saldo
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only26
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
Relatório de Saldo de Amostra
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only27
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Após emissão do relatório, caso tenham saldo negativos, criar uma nova janela e clicar em todas as guias.
• Clicar em todas as guias
• Clicar em “Inventário de Amostras”
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only28
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
Escolher a opção ajustes
Preencher os dados conforme informação:
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only29
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Escolher motivo Ajuste
• Clicar na Lupa • Escrever o nome do colaborador desligado e clicar em
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only30
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Incluir no comentário• Ajuste de AGs realizada por Efetividade como parte do processo de
desativação do usuário, que ocorreu após atualização do sistema.• Escolher a amostra conforme informado no relatório (ATENÇÃO DEVE SER
IGUAL)• Escolher o lote da amostra conforme informado no relatório• A quantidade a ser ajusta (se negativo, incluir dado positivo)• Após preencher todos os campos, clicar em enviar.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only31
IDENTIFICAR USUÁRIO ONEAparecerá uma tela de confirmação
• Caso existam outros ajustes para serem efetuados para o mesmo usuário, deve utilizar o botão clonar
• Aparecerá a tela com os campos chaves preenchidos, repetir o processo até zerar as pendências de saldos negativos.
• IMPORTANTE: DEVE SER VERIFICADO SE NÃO EXISTE OUTRAS PENDÊNCIAS ATRELADAS AO USUÁRIO (EX. Solicitações de inclusões, criação, exclusões de contas e TOT).
• É necessário acessar a pasta BR-Efetividade-ONE Aprovações e exportar o relatório Solicitações de Aprovações Pendentes.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only32
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only33
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• INFORMATIVO • Realizada todas as transferências, deve ser criada uma “tarefa” no ONE
para informar ao GD que foi transferida as amostras de um Rep desligado e que o mesmo tem a responsabilidade de confirmar as amostras no sistema ONE.
• Na página inicial do One temos o campo “Minhas Tarefas”• Clicar em NOVO
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only34
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
1. Alterar para o nome do GD2. Assunto: SALDO DE AMOSTRAS PENDENTES3. Data
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only35
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
4. Incluir o comentário Padrão:"Prezado (a) GD,Há saldos de amostras pendentes para seu setor.Solicitamos que realize as devidas providências.Atenciosamente,Atendimento ONE/ Gestão de Contas ONE”5. Incluir a data e hora para envio da tarefa ao GD6. Salvar
Além da tarefa no ONE é encaminhado um e-mail padrão ao GD Modelo e-mail sem amostra
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only36
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only37
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
Modelo de e-mail com Amostra
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only38
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Após finalizar o processo no ONE, deve ser acessado o SharePoint e incluído os dados do Rep desligado para manutenção no ONE
• Acessar • Caminho: • https://share.novartis.net/sites/GDCO/default.aspx
• Após clicar no Uso Time One, clicar na pasta ONE-Usuários.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only39
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Clicar em dar saída,• Clicar em Editar em Microsoft Excel, para editar a planilha• Devem ser incluídos os dados do colaborador na planilha de controle.• Além dos dados do colaborador, se ele possuir alguma solicitação pendente
de aprovação, esses dados devem ser inseridos na planilha.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only40
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Após inserirmos os dados, devemos “dar entrada” na planilha para que outro pessoa consiga acessar.
• Feito todos esses passos precisamos deslocar o colaborador da estrutura de vendas.
• ***Apenas colaboradores que fazem parte da força de vendas.***• Caminho: • http://phbrsp-s3035:8001/Administracao/frmAdministracao.aspx
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only41
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Clicar em Estrutura de Vendas, e selecionar Regional, equipe, setor e filtrar.
PROCEDIMENTO
| Presentation Title | Presenter Name | Date | Subject | Business Use Only42
IDENTIFICAR USUÁRIO ONE
• Supervisão e analista Leila estão verificando o melhor dia para realizar o deslocamento do colaborador da Estrutura de Vendas, pois assim ela consegue ter um acompanhamento para identificar caso ocorra alguma falha técnica do sistema.
Atenção: • Se recebermos e-mail de desligamento de algum colaborador que possui
usuário no ONE e é externo devemos entrar em contato com seu gestor para maiores informações, pois pode acontecer desse colaborador externo estar sendo desligado para se tornar efetivo.
• O mesmo procedimento precisa ser adotado para estagiário com usuário no ONE.