O QUE CAUSAM
Conceitos, objetivos e justificativas
•ConceituaçãoSão ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços. Eventos especiais•ConceituaçãoSão apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).
O QUE CAUSAM
Conceitos, objetivos e justificativas
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento.•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento.•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.•Quando o evento será realizado? •Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a platéia e para o promotor do evento.•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.
O QUE CAUSAM
Conceitos, objetivos e justificativas
(Conf. In Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de eventos, 1997)(Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Op.cit.).
O QUE CAUSAM
Conceitos, objetivos e justificativas
• ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro:Editora Campus,2003.
• MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo:Atlas,2003.
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos detrês fases distintas:
a. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas, escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros. Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas.
b. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais.
c. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho.
• Todos os eventos são concebidos por:1. Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento.2. Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na
área médica.
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
a. Pré-eventoContratação da organizadora de eventos:• Definição de critérios de avaliação e seleção. 1. Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação;2. Estrutura administrativa e recursos técnicos;3. Espaço físico;4. Situação econômica;5. Recursos auxiliares;• Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos:1. Coordenação e planejamento das atividades;2. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento;3. Contratação,coordenação e controle dos fornecedores; 4. Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias;5. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra;6. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
7. Confirmação de convidados;8. Banco de dados;9. Documentação oficial;10. Inscrições e adesões,entre outros.
• Processo de escolha por licitação ou indicação.Contratos
1. Parceria ou risco:Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. A organizadora propõe contrato para eventos considerados seguros.2. Remuneração fixa:Aqui a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado em eventos de curta e média duração.
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento3. Misto:
Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se àremuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de resultados financeiros alcançados no evento.
Comissão organizadora:
É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante.1. Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas,
técnica, cerimonial e protocolo e segurança.
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
O pré-projeto:
Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de cenário:1. Históricos de eventos realizados;2. Quem é o seu cliente?;3. Que se espera do evento?
O projeto:
Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e indicar como serão avaliados seus resultados.
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:1. O que?2. Como?3. Quando?4. Quanto?
A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento. Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros.
Tipologia e título do evento:
O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
A cidade:
Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público-alvo, são eles:a. Infra-estrutura:hospedagem, alimentação, entretenimento,entre outros;b. Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos;c. Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis;d. Eventos paralelos e serviços auxiliares;e. Atrações turísticas;f. Conveniências dos patrocinadores;g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo;h. Órgão públicos: apoios pertinentes.
O QUE CAUSAM
O local:
Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões, estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários, telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a capacidade total de participantes prevista, o conforto, a acomodação e a realização de todas as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: hospedagem, aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.Tipos de estruturas mais significativas para eventos.
• Hotel – Flat :43,7%,• Teatro – Auditório:25,5%• Clube- Estádio:8,1%• Centro de convenções:5,4%• Buffet – Restaurantes:4,3%• Hotel de lazer:4,8%• Pavilhão de exposições: 2,8%• Business Center: 2,1%• Casa noturna:1,4%• Outros:1,9%
O desenvolvimento de um evento
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
Data e duração do evento
Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos, religiosos,cívicos, entre outros, ou de alcance:local, municipal, estadual, nacional ou internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem sua duração pré-determinada.Público-alvo
Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir.
(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
Tipos de usuários finais
1. Convidado:pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea, hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento;
2. Palestrante:convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o evento;
3. Expositor:quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é proveniente da comercialização de estandes;
4. Participante:quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os esforços de venda;
5. Acompanhante:usuário final que não participa de todo o evento. Tempotencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento acontece.
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
Tipos de acesso ao evento
O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Os participantes podem ser:1. Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do
governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros;2. Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores;3. VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do
evento;4. Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.
O QUE CAUSAMJustificativa
Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e aimportância do evento que justifiquem sua realização.
Temário, programação e formato
Juntos definem a realização do evento.1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão
definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de interesse do público-alvo.
2. Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário escolhido.
O desenvolvimento de um evento
O QUE CAUSAM
O desenvolvimento de um evento
3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento necessário para cumprir a programação desejada.
Estudo de viabilidade econômica
Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como os filantrópicos ou os de finalidade institucional.Os estudos de viabilidade econômica devem permitir:1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino;2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas;3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas;4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.
O QUE CAUSAM
• Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o evento, são elas:
1. Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do evento para cobrir despesas iniciais.
2. Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas de pagamentos.
3. Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do participante, estandes, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais, paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim promocional, banners, uniformes, entre outros.
FASES DE UM EVENTO
O QUE CAUSAM
FASES DE UM EVENTO4. Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos;5. Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como
forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre outros;
6. Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao evento;
7. Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento;
8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio:valor pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas ou cotas.
O QUE CAUSAM
FASES DE UM EVENTOAs cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente tipos de ganhos.
• Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as despesas.
1. Estratégia de comunicação e marketing – definição da estratégia de comunicação e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição e formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o público-alvo.
O QUE CAUSAM
FASES DE UM EVENTO2. Recursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser
padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em: Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são
eles: microfone, gravador, filmadora,som, data show, painéis, quadro negro ou branco, entre outros;
Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e Comissão Organizadora:material de papelaria e escritório;
Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a refeições e estacionamento;
Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento; Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré-
evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones, impressora, microfones, entre outros.
O QUE CAUSAM
FASES DE UM EVENTO Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus,
entre outros.3. Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o
evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles: profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação,treinamento.
4. Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento, metas, padrão de qualidade e atendimento.
O QUE CAUSAM
FASES DE UM EVENTO5. Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional
necessária: Infra-estrutura física:inclui todos os locais para realização do evento, como: salas,
salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, horários disponíveis para o serviço, entre outros;
Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc;
Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento;
Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o cumprimento da programação sugerida;
Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o evento;
Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento: localização,identificação e circulação;
Limpeza e segurança.
O QUE CAUSAM
FASES DE UM EVENTO6. Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o
funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado. Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador
uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no aeroporto);
Posto de atendimento em hotéis; Transporte local.7. Eventos paralelos.8. Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores,
convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros.9. Tributos, impostos e taxas. 10. Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas.11. Administrativo e logístico.
(Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).
O QUE CAUSAM
O uso do checking list
• Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.a. Checking list de atividades
Atividades Responsável Data de entrega StatusApresentação da
proposta ao clienteDiretoria Jul/2007
Aprovação da proposta
Cliente Ago/2007
Preparação da campanha
Marketing Set/2007
Contrato com fornecedores
Operações Set/2007
Contratação de palestrantes
Operações Out/2007
O QUE CAUSAM
O uso do checking list
Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.b. Checking list de alimentos e bebidas
A&B Quant Descrição StatusTamanho do grupo Nº de pessoas
Dia e horário
Cidade
Local
Decoração Tema
Elementos da decoração
O QUE CAUSAM
O uso do checking list
Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.b. Checking list de alimentos e bebidas
A&B Quant Descrição StatusCardápio Pratos
Serviço
Equipamentos Microfone
Sonorização
Púlpito
Palco
O QUE CAUSAM
O uso do checking list
Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências,tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação.b. Checking list de alimentos e bebidas
A&B Quant Descrição StatusMesas Tamanhos
Formatos
Localização
Recursos Humanos Garçons
Maître
Recepcionistas
O QUE CAUSAM
O uso do cronograma
Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho,onde são indicados os prazos de execução.• Cronogramaa. Temporalb. Responsabilidadec. Atividade
O QUE CAUSAM
Leis
• Ecad • Direitos Autorais• Lei de responsabilidade civil• Lei de ordem de precedências • Registro dos profissionais e de empresas em órgãos de governo
O QUE CAUSAM
Estratégias de Comunicação e Marketing
Marketing “Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”. McCarthy & Perault. “... é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores.” Theodore Levitt. • Na gestão de marketing de eventos devem-se :a. Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes
apropriados ao evento;b. Estabelecer padrões exclusivos;c. Prever o público que o assistirá;d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar;e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo
sobre o evento;f. Definir a venda de ingressos.
O QUE CAUSAM
Estratégias de Comunicação e Marketing
• Satisfazer as expectativas do consumidor, originadas por:a. Boca a boca;b. Experiência prévia de outros eventos;c. Combinação de mensagens de marketing do organizador;d. Imagem da marca do evento.Mix de Marketing“As variáveis controláveis que a companhia reúne para satisfazer o grupo-alvo.” McCarthy & PeraultOs 4 Ps de Marketing Produto - Características: localização, produção, mix de entretenimento, A&B, filas, capacidade de assentos, decoração, temática e iluminação. Componentes do serviço: número de funcionários em ação, treinamentos, qualidade apresentada e uniformes. Marca: importância do nome do evento e seu significado para o público.Reputação / posicionamento: onde se posiciona o evento em termos de demanda do consumidor.
O QUE CAUSAMb. Preço - Tempo de consumo:descontos em épocas de baixa demanda, preços especiais para determinados mercados-alvo;c. Promoção - anúncios, promoção de vendas, merchandising, RP, folhetos,brochuras,
vendas pessoais;d. Ponto - canais de distribuição.
• Os 7 Ps de Marketing a. Produtob. Preçoc. Promoçãod. Pontoe. Pessoasf. Padrão Visual (decoração do local, som, entre outros)g. Processo (envolvimento do consumidor com os serviços)
Estratégias de Comunicação e Marketing
O QUE CAUSAM
Estratégias de Comunicação e Marketing
• Os 8 Ps de MarketingPor Getza. Produtob. Preçoc. Promoçãod. Pontoe. Pessoasf. Programaçãog. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos)h. Participações (parceiros na produção do evento)
(Conf. in ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp. 110-115.)
O QUE CAUSAMProcesso de decisão do consumidor e as implicações para o marketing
ETAPAS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO DO
CONSUMIDOR
IMPLICAÇÕES PARA AS ESTRATÉGIAS DE MARKETING
DECISÕES DE MARKETING
Reconhecimento da necessidade Seleção do mercado-alvo apropriado
Qual o mercado? De massa ou específico?
Busca de informação Variáveis do mix promocional Mala direta, publicidade, anúncios, entre outros.
Avaliação das alternativas Desenho dos componentes do evento. Mensagem promocional
Mudar o produto ou o mix promocional?
Escolha do ponto de venda De fácil acesso Qual serão os incentivos para os vendedores?
Avaliação da atividade de lazer Qualidade do serviço Que tipo de pesquisa pós-evento será proposta? Como será monitorada satisfação do
consumidor?
Estratégias de Comunicação e Marketing
(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 118)
O QUE CAUSAM
Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos
NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES OFERECIDOS PELOS EVENTOS
Físicos – necessidades fisiológicas motivam a necessidade de:•Comer e beber;•Exercitar-se;•Relaxar;•Segurança;•Satisfação sexual
•Comer e beber itens diferentes,•Participar de atividades esportivas;•Entretenimento relaxante;•Diversão em ambiente seguro;•Conhecer pessoas
Socias/interpessoais – necessidades de inclusão, amizade e amor motivam:•Socialização;•Romance;•Ligações com raízes culturais e étnicas;•Expressões da comunidade e de nacionalismo;•Busca de reconhecimento por ações notáveis
•Compartilhar ambiente novo;•Conhecer pessoas;•Renovar laços com grupos étnicos e culturais;•Compartilhar o uso de símbolos e rituais específicos;•Obter prestígio através do evento.
Estratégias de Comunicação e Marketing
O QUE CAUSAM
Estratégias de Comunicação e Marketing
NECESSIDADES E MOTIVOS BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES CORRESPONDENTES OFERECIDOS
PELOS EVENTOSPessoais – necessidade da compreensão, julgamento estético,crescimento e auto aperfeiçoamento motivam:•Busca do conhecimento;•Criatividade;•Procura de novas atividades;•Realização de aspiração
•Aprendizado formal / informal;•Programas exclusivos;•Participação em projetos artísticos;•Participação em ações exclusivas e pessoais
Fatores sociais de influência no comportamento de lazer:a. Influências familiares, grupos de referência e formadores de opinião;b. Personalidade;c. Cultura
Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos
(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 120)
O QUE CAUSAMClassificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos
CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS
TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE
ASSISTIR
A Classe média alta Profissionais de alto nível de gerência, advogados,
médicos, altos funcionários públicos, etc
Eventos beneficentes, culturais e esportivos de
alto nível
B Classe média Profissionais de médio nível de gerência, entre
outros
Eventos beneficente, culturais e esportivo
C Classe média baixa Profissionais de níveis juniores, entre outros
Eventos culturais mais populares, festivais
comunitários e esportivos
Estratégias de Comunicação e Marketing
O QUE CAUSAM
Estratégias de Comunicação e Marketing
Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos
CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS
TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE
ASSISTIR
D Classe trabalhadora especializada
Trabalhadores especializados: construtores, encanadores, policiais,etc
Festivais comunitários,eventos esportivos,etc
E Classe trabalhadora Trabalhadores não especializados:
trabalhadores da construção
civil,faxineiros,etc
Festivais comunitários,eventos esportivos,etc
F Previdência Social Trabalhadores com nível baixo de subsistência
Eventos com entrada franca
(Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp 124 - 125.)
O QUE CAUSAMPromoção de Eventos A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos.a. Exemplos de premiações:homenagens, premiações,sorteios,exibições de vídeos,
competições, concursos, entre outros.b. Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais:1. Por quê?2. Quem?3. Quando?4. Onde?5. O quê?
Estratégias de Comunicação e Marketing
O QUE CAUSAM
Estratégias de Comunicação e Marketing
c. Ferramentas promocionais:cartas, flyers, livretos, malas diretas, propaganda,cartazes,demonstrações,comerciais de rádio e tv, comércio eletrônico, serviços de listas, busdoor, entre outros.
d. Propaganda:uso de mídia de comunicação de massa como, rádio, tv, Internet, banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e psicográficos.
e. Relações públicas:capta o que sua audiência pensa da sua empresa, produto ou serviço. Promove a participação da empresa, analisa tendências, desenvolvem estratégias, estabelecem metas de participação de mercado, entre outros.
f. Materiais impressos:press releases, kit para imprensa.
(Conf In HOYLE Jr.,Leonard H.; Marketing de eventos:como promover com sucesso eventos,
festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003.)
O QUE CAUSAM• Conceito: é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos,
receita e alocação de recursos financeiros.a. Fluxo de caixab. Custosc. Receitas:
1. Recursos próprios do promotor2. Inscrição dos participantes3. Apoios, patrocínios e permutas4. Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros5. Atividades paralelas6. Venda de produtos próprios
Orçamento
O QUE CAUSAM
Orçamento genéricoRECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Dotações Administração
Doações Publicidade
Patrocínio Custos do local
Vendas de ingresso Equipamento
Cachês Salários
Programas especiais Seguro
Descontos Autorizações
Segurança
Contabilidade
Limpeza
O QUE CAUSAM
Orçamento genéricoRECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Viagem
Acomodação
Documentação
Hospitalidade
Grupos comunitários
Voluntários
Contingências
Total Total
O QUE CAUSAM
Custos projetadosADMINISTRAÇÃO QUANTIA MARKETING QUANTIA
Aluguel do escritório Arte
Fax/Fotocópia Impressão
Computadores Panfletagens
Impressoras Kit da imprensa
Telefones Preparação da campanha
Papelaria Pesquisa
Recursos Humanos Lançamento do evento
Tarifas postais Recursos Humanos
Subtotal Total
O QUE CAUSAM
Custos projetadosADMINISTRAÇÃO QUANTIA LICENÇAS QUANTIA
Comunicação Bebidas alcoólicas
Primeiros socorros Alimentos
Tendas Recreação infantil
Mesas e cadeiras Estacionamento
Geradores Outros
Uniformes
Estacionamento
Outros
Total Total
O QUE CAUSAM
Custos projetadosLOCAL QUANTIA SEGURO QUANTIA
Aluguel Incêndio
Ambientação Indenização dos trabalhadores
Infra-estrutura Outros
SALÁRIOS QUANTIA SALÁRIOS QUANTIA
Coordenador Consultores
Artistas Equipe de produção
Trabalhadores Outros
Subtotal Total
O QUE CAUSAM
Custos projetadosSEGURANÇA QUANTIA CONTABILIDADE QUANTIA
Checagem de segurança Formas de pagamento
Equipamento Auditoria
Recursos Humanos Outros
Total Total
LIMPEZA QUANTIA VIAGEM QUANTIAAntes Staff
Durante Convidados
Depois Carga
Total Total
O QUE CAUSAM
Custos projetadosACOMODAÇÃO QUANTIA DOCUMENTAÇÃO QUANTIA
Meios de hospedagem Documentação necessária para realização do evento
Total Total
O QUE CAUSAM• Logística: é o planejamento, implementação, controle de fluxo,
armazenamento de produtos, e as informações desde a produção até e consumo.
a. Suprimentosb. Transportec. Operaçãod. Controle de fluxoe. Rede de informações.
Coordenação e desenvolvimento
O QUE CAUSAM
Elaboração de estratégias
• Planejamento Estratégico:a. Missãob. Visão c. Valoresd. Metase. Objetivosf. Análise da situaçãog. Parceiros no eventoh. Identificação de estratégias alternativasi. Avaliação e seleção de estratégiaj. Desenvolvimento de planos operacionais e controlesk. Avaliação do evento e feedback
O QUE CAUSAM
Recursos Humanos
• Estratégias e objetivos dos recursos humanos:a. Melhoria da qualidadeb. Eficácia organizacionalc. Melhoria do desempenho com relação às responsabilidades sociais e
legaisd. Formação de pessoal:1. Análise da função2. Descrições da função3. Especificações de função4. Políticas e procedimentos5. Recrutamento e seleção6. Entrevistas7. Treinamento e aperfeiçoamento profissional8. Supervisão e avaliação
O QUE CAUSAM
Verificação e checagem
• É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos da montagem, como:
a. Localb. Audiência e convidadosc. Palcod. Energia elétricae. Luzesf. Somg. Audiovisuais e efeitos especiaish. Objetos cenográficos i. Decoração
O QUE CAUSAM
Verificação e checagem
a. Serviço de A&Bb. Artistasc. Equiped. Hospitalidadee. Cronograma da produção
O QUE CAUSAM
Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes
• Disposição de mesas e cadeiras: é importante a disposição ou distribuição adequada das mesas e cadeiras de acordo com a característica do evento. São e elas:
a. Mesa em I1. Imperial ou francesa2. Inglesa:b. Mesa em Tc. Mesa em Ud. Mesa em Ee. Mesa em Vf. Mesa em leque ou espinha de peixeg. Outras formações de disposição das mesash. Mesa redonda
O QUE CAUSAM
Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes
• Disposição das cadeiras• Decoração da mesa principal
• Enxoval de mesa:a. Toalhasb. Guardanapos c. Plissês para carrinho ou balcão;
d. Saias de mesa;e. Cobre-manchas;
a. Tecidos de proteção
O QUE CAUSAM
Pós-Evento
• Pós-evento:a. Pontualidade do eventob. Localc. Ingresso e entradad. Montageme. Padrão de atuaçãof. Número de pessoal e desempenho de tarefasg. Segurançah. Comunicaçõesi. Informação e sinalizaçãoj. Transportek. Estacionamentol. A&B
O QUE CAUSAM
Pós-Evento
• Toaletes• Atendimento médico• Presença do patrocinador ou apoiador• Decoração• Divulgação• Agradecimentos• Envio de material de registro do evento, book, entre outros.