\\\
Conteúdo
Introdução.................................................................................................... 3
1. Dicas práticas para fazer o home office funcionar na sua empresa.. 4
1.1 Encontre tempo para reunir toda a companhia (mesmo que
remotamente)
1.2. Treine os gestores da empresa para trabalhar remotamente
1.3. Crie uma mentalidade de “Prioridade para remotos”
1.4. Tenha uma comunicação aberta e transparente
1.5. Controle a meta e resultados alcançados de todos no time
1.6. Contrate apenas funcionários que tenham a mentalidade de home
office
1.7. Não é por que o trabalhador ficará remoto que você não deve se
preocupar com seu ambiente de trabalho físico
2. Os limites do home office................................................................... 9
3. Ferramentas que podem te ajudar neste processo........................... 10
Conclusão.................................................................................................. 11
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
2
u
Introdução
Acordar cedo, tomar um café da manhã e sair rápido de casa. Enfrentar
um trânsito caótico muitas vezes em um transporte público precário e só voltar
para a casa a noite. Essa é a rotina para a maioria dos trabalhadores
brasileiros que não possuem a possibilidade de trabalhar remotamente de
suas casas - home office. Visto que a qualidade de vida e tempo com a família
tem piorado significativamente ao longo do tempo, cada dia que passa
empresas e trabalhadores têm mais interesse em aprender e melhorar esta
nova forma de trabalho.
Enquanto nos Estados Unidos 40% dos trabalhadores usam a opção de
home office, uma pesquisa recente mostra que no Brasil apenas 26% das
grandes empresas oferecem este tipo de benefício.
Quando uma empresa decide implantar uma política de home office,
esperam-se ganhos de custo e produtividade. Custo pois a empresa deixa de
arcar com despesas de escritório, energia e outros gastos de local de trabalho.
Produtividade por que espera-se que o colaborador tenha mais tempo útil de
trabalho (excluindo tempo de locomoção) e com o aumento da qualidade de
vida, mais foco no trabalho. Alguns números indicam que esta expectativa às
vezes é alcançada.
Em recente pesquisa realizada pelo Banco do Brasil, estima-se que
funcionários em trabalhos remotos experimentam um aumento de
produtividade na ordem de 15%. Além disso, a economia é de 17%. Segundo
pesquisa do Instituto Gallup, os funcionários que adotam parcialmente o
modelo de trabalho remoto acabam até por dedicar mais horas ao trabalho (4
horas a mais do que quem cumpre jornada no escritório). Sem contar os
melhores índices de engajamento e satisfação.
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
3
u
De acordo com um estudo patrocinado pela Dell e batizado de Global
Evolving Workforce, os benefícios relatados por trabalhadores remotos são
inúmeros:
54%52%
49%45%
33%
Se consideram mais produtivo
em casa
Mais tempo para a família
Menos stress Dirigem menos Dormem mais
Benefícios relatados por trabalhadores remotos
Neste ebook, abordaremos algumas questões essenciais para que você
avalie se esta política é boa para a sua empresa e também alguns itens
essenciais para ser bem sucedido no home office.
1. Dicas práticas para fazer o home office funcionar na sua empresa
O trabalho remoto é a tendência mais atual no ramo da tecnologia e em
outras indústrias. Cada vez mais empresas estão contratando funcionários para
atuarem fora do escritório ou adaptando ferramentas digitais para se conectar e
contar com a colaboração dos seus empregados. Em empresas tradicionais, o
trabalho remoto é um método estranho. Como uma companhia pode fazer com
que pessoas de localidades e, muitas vezes, fusos horários diferentes
executem projetos e se comuniquem de forma eficaz? E mais importante: como
a empresa mantém uma cultura corporativa coerente quando os funcionários
estão distribuídos em tantos locais dispersos?
Veja abaixo algumas dicas de como a empresa consegue cultivar uma
ótima cultura corporativa mesmo tendo empregados remotos:
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
4
u
1.1. Contrate apenas funcionários que tenham a mentalidade de home office
É importante destacar que há pessoas que tem um perfil e gostam de
trabalhar remotamente e outras que acabam não conseguindo desenvolver um
bom trabalho se não estiverem fisicamente no escritório.
Por este motivo é importante pensar no trabalho remoto desde o
momento do recrutamento e seleção da vaga. Para vagas remotas, contrate
apenas pessoas que tenham perfil e preferem este modelo.
As principais características a serem avaliadas do candidato:
capacidade de se auto-gerir e auto-motivar
organizado e disciplinado
que dê preferência ao trabalho remoto
que transmita confiança extrema
1.2. Encontre tempo para reunir toda a empresa (mesmo que remotamente)
"Aqui no Trello, cerca da metade das pessoas trabalham no escritório de
Nova York, e a outra metade atua remotamente." Diz Lydia. - "Mas, duas
vezes por ano, isso muda com a Semana Remota."
Mesmo que indivíduos de uma mesma equipe se encontram
virtualmente quase diariamente, também é importante conseguir tempo para
reunir toda a companhia. Nossa cultura tem evoluído para onde nossos
empregados são distribuídos em todo o mundo, mas há algo especial em
dividirmos o mesmo espaço durante algum tempo.
Neste momento, conseguimos enxergar, finalmente, um rosto que há por
trás do avatar do Slack (software de comunicação que falaremos mais abaixo)
e o primeiro dia é cheio de “Olá, _____! É tão bom te ver!”.
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
5
u
Comidas são servidas e o bate-papo rola solto. Porém, o mais
importante é o tempo que temos para reorientar e reconectar os times
pessoalmente. É um tempo onde celebramos o fato de que fazemos coisas
importantes juntos. É o tempo que mais promovemos a interação com outros
times e em momentos descontraídos.
1.3. Treine os gestores da empresa para trabalhar remotamente
Gerenciar uma equipe remota requer um conjunto de ferramentas
digitais, bem como uma compreensão de como os indivíduos dentro da sua
equipe funcionam. Pode ser difícil, mas também extremamente produtivo,
considerando que as distrações normais do escritório não estão mais
presentes, e indivíduos podem “entrar no foco” mais rapidamente.
"Demorou um pouco para acertar nosso ritmo, especialmente da
perspectiva da gestão." Diz Stella Garber, gerente de marketing no Trello, "Tive
que me perguntar coisas do tipo: Qual deveria ser a frequência das reuniões?
Qual é a quantidade certa de tempo "cara a cara"? Quais ferramentas podem
ajudar (e não atrapalhar) o processo criativo? Como lidar quando as coisas não
estão dando certo?"
O objetivo é que cada membro da equipe se sinta conectado e seja
produtivo. Só porque os funcionários trabalham “a distância”, não significa que
eles devam se sentir como se estivessem em uma ilha deserta.
Dica:
Defina uma política de home office na sua empresa considerando
as principais dúvidas dos gestores, como: (i) frequência ideal de
reuniões virtuais; (ii) frequência ideal de encontros presenciais.
Prepare treinamentos comportamentais prontos para serem feitos
por funcionários que não estiverem se adaptando ao modelo de
trabalho remoto.
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
6
u
1.4. Crie uma mentalidade de “Prioridade para remotos”
Aqui estão algumas maneiras de fazer com que a sua equipe não
precise pedir um S.O.S.:
Se você tiver uma equipe distribuída entre algumas pessoas no escritório e
outras trabalhando a distância, ou até se só uma pessoa estiver trabalhando a
distância por um dia, é importante assumir uma atitude de “remotos primeiro.”
A mentalidade de “remotos primeiro” significa que mesmo se um
membro da equipe estiver a distância, e o resto no escritório, todos deverão
fazer uma videoconferência. Essa é uma prática essencial para nós, na Trello.
Assim, trabalhadores remotos não se sentem excluídos.
Saiba como o Trello faz florescer a sua cultura remota no artigo: Como
15 Minutos por Semana Mantém Ligada Nossa Equipe Decentralizada
1.5. Tenha uma comunicação aberta e transparente
Este talvez seja o maior desafio do trabalho remoto: a comunicação. É
importane que a sua empresa tenha canais de comunicação formais e
instituídos que possam ser acessados pelos funcionários remotos para evitar
que haja assimetria de informação, ou seja, que um grupo de pessoas saiba de
algo que outro tipo desconhece. Isso vale para todo tipo de informação que
circula na empresa: emendas de feriado, novidades sobre o negócio, últimas
grandes contas fechadas, etc.
Defina claramente canais de comunicação eficiente com todos os
colaboradores, seja um e-mail para todos na empresa, uma intranet ou até
mesmo um grupo de whatsapp. Mas não se esqueça de manter todos
informados o tempo todo.
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
7
u
1.6. Controle a meta e resultados alcançados de todos no time
Este ponto é especialmente importante pois alinha, de fato, a estratégia
da empresa com o que cada funcionário está fazendo. Se você deixar o seu
time "solto", é bastante provável que em pouco tempo o nível operacional
comece a se descolar do nível estratégico, ou seja, as pessoas comecem a
fazer coisas que para elas são importantes mas para a companhia não são.
Portanto, crie rotinas de definição de metas (alinhadas com a estratégia
da empresa) e também de avaliação dos resultados alcançados.
Dica: pesquise pela metodologia de OKR que trata sobre definição de
objetivos e resultados-chave para cada colaborador.
1.7. Não é por que o trabalhador ficará remoto que você não deve se preocupar com seu ambiente de trabalho físico
Preocupe-se com o local de trabalho do seu colaborador. Instrua a ele
para criar um ambiente longe de perturbações da casa (crianças, empregadas
domésticas, etc.). Além disso, ofereça uma verba para que ele adquira os
equipamentos necessários para efetuar o trabalho.
Entre estes equipamentos, estão:
Uma boa e ergonômica cadeira
Internet de alta velocidade e estável
Telefone
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
8
u
2. Os limites do home office
Tenha na cabeça que trabalho remoto não é para todas as empresas.
No mundo, inclusive, há casos de empresas que tinham uma política super
aberta ao home office e que restringiram este tipo de trabalho, como é o caso
do Yahoo. Em 2013, a presidente da empresa Marissa Meyer baniu todo o
trabalho remoto e trouxe os empregados de volta para os escritórios de todo
mundo. No Google, empresa referência em relações de trabalho com seus
funcionários, também não há a cultura de trabalho remoto. No livro chamado
"Como o Google Funciona" os autores relatam as principais políticas da
empresa onde é destacado que o Google prefere os seus colaboradores
trabalhando juntos no escritório físico.
Talvez, home office não seja para a sua empresa se:
I. sua empresa não tem uma cultura corporativa forte;
II. você não tem pessoas com este perfil no time;
III. pense que há alguns cargos na sua empresa em que o trabalho remoto não
fará sentido (administrativo, por exemplo)
iv. você ainda não tem ferramentas que facilitarão a comunicação e gestão do
time.
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
9
u
3. Ferramentas que podem te ajudar neste processo
Convenia - com o software de automação de departamento pessoal, seus
funcionários receberão (onde quer que estejam) todas as informações relativos
ao RH da sua empresa, solicitará férias, terá informações sobre seus colegas
de trabalho e assim por diante. Link: http://www.convenia.com.br/
Trello - para gerenciar tarefas e projetos de forma remota e colaborativa. Você
consegue organizar as diversas frentes de trabalho mantendo um histórico de
qualquer comunicação que ocorra dentro do projeto. Por ser bem visual, todos
conseguem ver facilmente o que foi concluído, quem está trabalhando e sobre
qual assunto, e para onde as coisas estão caminhando.
Link: http://www.trello.com/
Google Docs – trabalhar remotamente significa ter acesso ao diretório de
arquivos da empresa em qualquer lugar com alta disponibilidade. Com o
Google Docs, você compartilha documentos e ainda consegue trabalhar ao
mesmo tempo em um mesmo arquivo.
Link: https://www.google.com/docs
Slack - A boa comunicação é a chave do negócio, e para isso o Slack é uma
excelente ferramenta que pode ser usada pela sua empresa. Você pode dividir
a ferramenta em salas que podem significar departamentos, grupos de trabalho
ou qualquer outra divisão que faça sentido na sua empresa.
Link: http://www.slack.com/
Skype ou Google Hangout - Tenha uma ferramenta de vídeo conferência boa
para conectar com seu time remoto e olhá-los "cara a cara". Não fique apenas
nas trocas de mensagens de texto e emails.
Link: http://www.skype.com ou http://www.google.com/hangout
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
10
uia
Conclusão
Quando bem implementado o trabalho remoto pode trazer benefícios
para a empresa e para o funcionário. É importante que tanto gestores quanto funcionários tenham maturidade e pré-disposição para fazer este modelo de trabalho funcionar.
Muitos especialistas dizem que este é o futuro das relações profissionais e este futuro pode chegar mais rápido na medida em que a mobilidade urbana se torne cada vez pior (trânsito, baixa qualidade de transporte público) e, consequentemente, a qualidade de vida dos colaboradores caia em função de um deslocamento diário obrigatório.
Não deixe de seguir as dicas apresentadas neste ebook e nos diga se funcionou na sua empresa ou não.
Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa
11
niti
Convenia – Seu RH incrivelmente simples
Automatize as principais funções
burocráticas do Departamento Pessoal da sua empresa e se procupe
apenas com o que realmente interessa: as pessoas.
Com o Convenia, você gerencia de forma simples e fácil os processos de
admissão, desligamento, gestão de férias, folha de pagamento e ainda
mantém na nuvem todas as informações dos colaboradores.
Elimine riscos trabalhistas e evite passivos financeiros de forma simples e adequados para empresas de todos
os portes.
Trello é a maneira gratuita, flexível e visual de organizar tudo, com quem
quiser.
Livre-se das longas trocas de e-mails, planilhas desatualizadas, notas adesivas que não colam mais e
software complicado para gestão de projetos. O Trello deixa você visualizar
todo o projeto em um só lugar.
O aplicativo é aparentemente simples, mas robusto com tudo o que você precisa para o seu trabalho. Faça
comentários para receber feedback imediato. Carregue arquivos do seu computador, Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive. Adicione checklists,
etiquetas, prazos e mais. As notificações avisam sempre que
acontecer alguma coisa importante.
O Trello não vai afogar você em recursos que você não usa. Para
aqueles que querem mais de seus quadros, é possível ativar Ferramentas
Extras, como o calendário, envelhecimento de cartões e
votações. É uma forma de oferecer mais sem complicar as coisas para
todos.
Seja como um dos milhões que se apaixonaram pelo Trello. Crie
inúmeros quadros com quantas pessoas quiser com a conta gratuita.