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Conteúdo

Introdução.................................................................................................... 3

1. Dicas práticas para fazer o home office funcionar na sua empresa.. 4

1.1 Encontre tempo para reunir toda a companhia (mesmo que

remotamente)

1.2. Treine os gestores da empresa para trabalhar remotamente

1.3. Crie uma mentalidade de “Prioridade para remotos”

1.4. Tenha uma comunicação aberta e transparente

1.5. Controle a meta e resultados alcançados de todos no time

1.6. Contrate apenas funcionários que tenham a mentalidade de home

office

1.7. Não é por que o trabalhador ficará remoto que você não deve se

preocupar com seu ambiente de trabalho físico

2. Os limites do home office................................................................... 9

3. Ferramentas que podem te ajudar neste processo........................... 10

Conclusão.................................................................................................. 11

Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa

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Introdução

Acordar cedo, tomar um café da manhã e sair rápido de casa. Enfrentar

um trânsito caótico muitas vezes em um transporte público precário e só voltar

para a casa a noite. Essa é a rotina para a maioria dos trabalhadores

brasileiros que não possuem a possibilidade de trabalhar remotamente de

suas casas - home office. Visto que a qualidade de vida e tempo com a família

tem piorado significativamente ao longo do tempo, cada dia que passa

empresas e trabalhadores têm mais interesse em aprender e melhorar esta

nova forma de trabalho.

Enquanto nos Estados Unidos 40% dos trabalhadores usam a opção de

home office, uma pesquisa recente mostra que no Brasil apenas 26% das

grandes empresas oferecem este tipo de benefício.

Quando uma empresa decide implantar uma política de home office,

esperam-se ganhos de custo e produtividade. Custo pois a empresa deixa de

arcar com despesas de escritório, energia e outros gastos de local de trabalho.

Produtividade por que espera-se que o colaborador tenha mais tempo útil de

trabalho (excluindo tempo de locomoção) e com o aumento da qualidade de

vida, mais foco no trabalho. Alguns números indicam que esta expectativa às

vezes é alcançada.

Em recente pesquisa realizada pelo Banco do Brasil, estima-se que

funcionários em trabalhos remotos experimentam um aumento de

produtividade na ordem de 15%. Além disso, a economia é de 17%. Segundo

pesquisa do Instituto Gallup, os funcionários que adotam parcialmente o

modelo de trabalho remoto acabam até por dedicar mais horas ao trabalho (4

horas a mais do que quem cumpre jornada no escritório). Sem contar os

melhores índices de engajamento e satisfação.

Guia definitivo para ter trabalhadores remotos na sua empresa

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De acordo com um estudo patrocinado pela Dell e batizado de Global

Evolving Workforce, os benefícios relatados por trabalhadores remotos são

inúmeros:

54%52%

49%45%

33%

Se consideram mais produtivo

em casa

Mais tempo para a família

Menos stress Dirigem menos Dormem mais

Benefícios relatados por trabalhadores remotos

Neste ebook, abordaremos algumas questões essenciais para que você

avalie se esta política é boa para a sua empresa e também alguns itens

essenciais para ser bem sucedido no home office.

1. Dicas práticas para fazer o home office funcionar na sua empresa

O trabalho remoto é a tendência mais atual no ramo da tecnologia e em

outras indústrias. Cada vez mais empresas estão contratando funcionários para

atuarem fora do escritório ou adaptando ferramentas digitais para se conectar e

contar com a colaboração dos seus empregados. Em empresas tradicionais, o

trabalho remoto é um método estranho. Como uma companhia pode fazer com

que pessoas de localidades e, muitas vezes, fusos horários diferentes

executem projetos e se comuniquem de forma eficaz? E mais importante: como

a empresa mantém uma cultura corporativa coerente quando os funcionários

estão distribuídos em tantos locais dispersos?

Veja abaixo algumas dicas de como a empresa consegue cultivar uma

ótima cultura corporativa mesmo tendo empregados remotos:

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1.1. Contrate apenas funcionários que tenham a mentalidade de home office

É importante destacar que há pessoas que tem um perfil e gostam de

trabalhar remotamente e outras que acabam não conseguindo desenvolver um

bom trabalho se não estiverem fisicamente no escritório.

Por este motivo é importante pensar no trabalho remoto desde o

momento do recrutamento e seleção da vaga. Para vagas remotas, contrate

apenas pessoas que tenham perfil e preferem este modelo.

As principais características a serem avaliadas do candidato:

capacidade de se auto-gerir e auto-motivar

organizado e disciplinado

que dê preferência ao trabalho remoto

que transmita confiança extrema

1.2. Encontre tempo para reunir toda a empresa (mesmo que remotamente)

"Aqui no Trello, cerca da metade das pessoas trabalham no escritório de

Nova York, e a outra metade atua remotamente." Diz Lydia. - "Mas, duas

vezes por ano, isso muda com a Semana Remota."

Mesmo que indivíduos de uma mesma equipe se encontram

virtualmente quase diariamente, também é importante conseguir tempo para

reunir toda a companhia. Nossa cultura tem evoluído para onde nossos

empregados são distribuídos em todo o mundo, mas há algo especial em

dividirmos o mesmo espaço durante algum tempo.

Neste momento, conseguimos enxergar, finalmente, um rosto que há por

trás do avatar do Slack (software de comunicação que falaremos mais abaixo)

e o primeiro dia é cheio de “Olá, _____! É tão bom te ver!”.

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Comidas são servidas e o bate-papo rola solto. Porém, o mais

importante é o tempo que temos para reorientar e reconectar os times

pessoalmente. É um tempo onde celebramos o fato de que fazemos coisas

importantes juntos. É o tempo que mais promovemos a interação com outros

times e em momentos descontraídos.

1.3. Treine os gestores da empresa para trabalhar remotamente

Gerenciar uma equipe remota requer um conjunto de ferramentas

digitais, bem como uma compreensão de como os indivíduos dentro da sua

equipe funcionam. Pode ser difícil, mas também extremamente produtivo,

considerando que as distrações normais do escritório não estão mais

presentes, e indivíduos podem “entrar no foco” mais rapidamente.

"Demorou um pouco para acertar nosso ritmo, especialmente da

perspectiva da gestão." Diz Stella Garber, gerente de marketing no Trello, "Tive

que me perguntar coisas do tipo: Qual deveria ser a frequência das reuniões?

Qual é a quantidade certa de tempo "cara a cara"? Quais ferramentas podem

ajudar (e não atrapalhar) o processo criativo? Como lidar quando as coisas não

estão dando certo?"

O objetivo é que cada membro da equipe se sinta conectado e seja

produtivo. Só porque os funcionários trabalham “a distância”, não significa que

eles devam se sentir como se estivessem em uma ilha deserta.

Dica:

Defina uma política de home office na sua empresa considerando

as principais dúvidas dos gestores, como: (i) frequência ideal de

reuniões virtuais; (ii) frequência ideal de encontros presenciais.

Prepare treinamentos comportamentais prontos para serem feitos

por funcionários que não estiverem se adaptando ao modelo de

trabalho remoto.

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1.4. Crie uma mentalidade de “Prioridade para remotos”

Aqui estão algumas maneiras de fazer com que a sua equipe não

precise pedir um S.O.S.:

Se você tiver uma equipe distribuída entre algumas pessoas no escritório e

outras trabalhando a distância, ou até se só uma pessoa estiver trabalhando a

distância por um dia, é importante assumir uma atitude de “remotos primeiro.”

A mentalidade de “remotos primeiro” significa que mesmo se um

membro da equipe estiver a distância, e o resto no escritório, todos deverão

fazer uma videoconferência. Essa é uma prática essencial para nós, na Trello.

Assim, trabalhadores remotos não se sentem excluídos.

Saiba como o Trello faz florescer a sua cultura remota no artigo: Como

15 Minutos por Semana Mantém Ligada Nossa Equipe Decentralizada

1.5. Tenha uma comunicação aberta e transparente

Este talvez seja o maior desafio do trabalho remoto: a comunicação. É

importane que a sua empresa tenha canais de comunicação formais e

instituídos que possam ser acessados pelos funcionários remotos para evitar

que haja assimetria de informação, ou seja, que um grupo de pessoas saiba de

algo que outro tipo desconhece. Isso vale para todo tipo de informação que

circula na empresa: emendas de feriado, novidades sobre o negócio, últimas

grandes contas fechadas, etc.

Defina claramente canais de comunicação eficiente com todos os

colaboradores, seja um e-mail para todos na empresa, uma intranet ou até

mesmo um grupo de whatsapp. Mas não se esqueça de manter todos

informados o tempo todo.

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1.6. Controle a meta e resultados alcançados de todos no time

Este ponto é especialmente importante pois alinha, de fato, a estratégia

da empresa com o que cada funcionário está fazendo. Se você deixar o seu

time "solto", é bastante provável que em pouco tempo o nível operacional

comece a se descolar do nível estratégico, ou seja, as pessoas comecem a

fazer coisas que para elas são importantes mas para a companhia não são.

Portanto, crie rotinas de definição de metas (alinhadas com a estratégia

da empresa) e também de avaliação dos resultados alcançados.

Dica: pesquise pela metodologia de OKR que trata sobre definição de

objetivos e resultados-chave para cada colaborador.

1.7. Não é por que o trabalhador ficará remoto que você não deve se preocupar com seu ambiente de trabalho físico

Preocupe-se com o local de trabalho do seu colaborador. Instrua a ele

para criar um ambiente longe de perturbações da casa (crianças, empregadas

domésticas, etc.). Além disso, ofereça uma verba para que ele adquira os

equipamentos necessários para efetuar o trabalho.

Entre estes equipamentos, estão:

Uma boa e ergonômica cadeira

Internet de alta velocidade e estável

Telefone

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2. Os limites do home office

Tenha na cabeça que trabalho remoto não é para todas as empresas.

No mundo, inclusive, há casos de empresas que tinham uma política super

aberta ao home office e que restringiram este tipo de trabalho, como é o caso

do Yahoo. Em 2013, a presidente da empresa Marissa Meyer baniu todo o

trabalho remoto e trouxe os empregados de volta para os escritórios de todo

mundo. No Google, empresa referência em relações de trabalho com seus

funcionários, também não há a cultura de trabalho remoto. No livro chamado

"Como o Google Funciona" os autores relatam as principais políticas da

empresa onde é destacado que o Google prefere os seus colaboradores

trabalhando juntos no escritório físico.

Talvez, home office não seja para a sua empresa se:

I. sua empresa não tem uma cultura corporativa forte;

II. você não tem pessoas com este perfil no time;

III. pense que há alguns cargos na sua empresa em que o trabalho remoto não

fará sentido (administrativo, por exemplo)

iv. você ainda não tem ferramentas que facilitarão a comunicação e gestão do

time.

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3. Ferramentas que podem te ajudar neste processo

Convenia - com o software de automação de departamento pessoal, seus

funcionários receberão (onde quer que estejam) todas as informações relativos

ao RH da sua empresa, solicitará férias, terá informações sobre seus colegas

de trabalho e assim por diante. Link: http://www.convenia.com.br/

Trello - para gerenciar tarefas e projetos de forma remota e colaborativa. Você

consegue organizar as diversas frentes de trabalho mantendo um histórico de

qualquer comunicação que ocorra dentro do projeto. Por ser bem visual, todos

conseguem ver facilmente o que foi concluído, quem está trabalhando e sobre

qual assunto, e para onde as coisas estão caminhando.

Link: http://www.trello.com/

Google Docs – trabalhar remotamente significa ter acesso ao diretório de

arquivos da empresa em qualquer lugar com alta disponibilidade. Com o

Google Docs, você compartilha documentos e ainda consegue trabalhar ao

mesmo tempo em um mesmo arquivo.

Link: https://www.google.com/docs

Slack - A boa comunicação é a chave do negócio, e para isso o Slack é uma

excelente ferramenta que pode ser usada pela sua empresa. Você pode dividir

a ferramenta em salas que podem significar departamentos, grupos de trabalho

ou qualquer outra divisão que faça sentido na sua empresa.

Link: http://www.slack.com/

Skype ou Google Hangout - Tenha uma ferramenta de vídeo conferência boa

para conectar com seu time remoto e olhá-los "cara a cara". Não fique apenas

nas trocas de mensagens de texto e emails.

Link: http://www.skype.com ou http://www.google.com/hangout

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Conclusão

Quando bem implementado o trabalho remoto pode trazer benefícios

para a empresa e para o funcionário. É importante que tanto gestores quanto funcionários tenham maturidade e pré-disposição para fazer este modelo de trabalho funcionar.

Muitos especialistas dizem que este é o futuro das relações profissionais e este futuro pode chegar mais rápido na medida em que a mobilidade urbana se torne cada vez pior (trânsito, baixa qualidade de transporte público) e, consequentemente, a qualidade de vida dos colaboradores caia em função de um deslocamento diário obrigatório.

Não deixe de seguir as dicas apresentadas neste ebook e nos diga se funcionou na sua empresa ou não.

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Convenia – Seu RH incrivelmente simples

Automatize as principais funções

burocráticas do Departamento Pessoal da sua empresa e se procupe

apenas com o que realmente interessa: as pessoas.

Com o Convenia, você gerencia de forma simples e fácil os processos de

admissão, desligamento, gestão de férias, folha de pagamento e ainda

mantém na nuvem todas as informações dos colaboradores.

Elimine riscos trabalhistas e evite passivos financeiros de forma simples e adequados para empresas de todos

os portes.

Trello é a maneira gratuita, flexível e visual de organizar tudo, com quem

quiser.

Livre-se das longas trocas de e-mails, planilhas desatualizadas, notas adesivas que não colam mais e

software complicado para gestão de projetos. O Trello deixa você visualizar

todo o projeto em um só lugar.

O aplicativo é aparentemente simples, mas robusto com tudo o que você precisa para o seu trabalho. Faça

comentários para receber feedback imediato. Carregue arquivos do seu computador, Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive. Adicione checklists,

etiquetas, prazos e mais. As notificações avisam sempre que

acontecer alguma coisa importante.

O Trello não vai afogar você em recursos que você não usa. Para

aqueles que querem mais de seus quadros, é possível ativar Ferramentas

Extras, como o calendário, envelhecimento de cartões e

votações. É uma forma de oferecer mais sem complicar as coisas para

todos.

Seja como um dos milhões que se apaixonaram pelo Trello. Crie

inúmeros quadros com quantas pessoas quiser com a conta gratuita.