MANUAL DE ORIENTAÇÃO DA NFS -e E DMST-e (SERVIÇOS TOMADOS)
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REVISÃO DATA HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES
00 26/07/2013 Emissão inicial.
01 02/08/2013 Revisão geral.
02 30/10/2013 Implementadas no sistema (setembro a outubro de 2013).
03 04/08/2014 Implementadas no sistema (novembro de 2013 a julho de 2014).
04 11/05/2015 Implementadas no sistema (agosto de 2014 a abril de 2015).
a) Item 7.3 - Consultar Inutilizações- pág.21;
b) Item 7.6 - Exclusão Retroativa do Simples Nacional – pág. 25;
c) Item 8.1 - DMS-e via lote - pág. 27;
d) Item 11.1 - Exclusão do item de menu “Chamados” - pág. 38.
05 14/07/2015 a) Item 8.4 - Importação de NFS-e - pag.29;
b) Item 7.1.4 – “Importante” - Deduções da base de cálculo
na emissão da NFS-e - pág. 19.
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Sumário
1. Apresentação .................................................................................................................................. 5
1. Orientações Gerais para uso do sistema ................................................................................. 6
2. Benefícios do uso do sistema .......................................................................................................... 7
3. Informações gerais .......................................................................................................................... 8
3.1 Meios de Acesso e Transmissão de Informações .................................................................... 8
3.2 Material de Orientação e Consulta ......................................................................................... 9
3.3 Acesso ao sistema ................................................................................................................... 9
3.4 Recuperação de Senha ............................................................................................................ 9
3.5 Usuários ................................................................................................................................. 10
3.6 Cuidados no Preenchimento ................................................................................................. 10
4. Menu Geral do Sistema ................................................................................................................ 10
4.1 Tela Principal ......................................................................................................................... 10
4.2 Ícones de acesso direto ......................................................................................................... 10
4.3 Funcionamento dos menus e abas ......................................................................................... 11
5. Menu Início ................................................................................................................................... 12
6. Menu Cadastros ............................................................................................................................ 12
6.1 Aba Dados Cadastrais ............................................................................................................ 12
6.1.1 Aba Serviços Autorizados ...................................................................................................... 13
6.1.2 Aba Logotipo ......................................................................................................................... 13
6.1.3 Notas Fiscais .......................................................................................................................... 13
6.1.4 Aba Dados Cadastrais Editáveis ............................................................................................. 13
6.1.5 Aba Usuários ......................................................................................................................... 14
6.1.7 Web Service de notificação ................................................................................................... 15
6.2 Mensagens ............................................................................................................................ 15
7. Menu NFS-e ................................................................................................................................... 16
7.1 Emitir NFS-e ........................................................................................................................... 16
7.1.1 Dados do Prestador ............................................................................................................... 16
7.1.2 Caixas de escolha ................................................................................................................... 16
7.1.3 Dados do tomador ................................................................................................................. 17
7.1.4 Descrição dos Serviços .......................................................................................................... 18
7.1.5 Dados da Obra e ou Construção Civil .................................................................................... 19
7.1.6 Fatura .................................................................................................................................... 19
7.1.7 Transportadora ...................................................................................................................... 20
7.1.8 Informações Adicionais ......................................................................................................... 20
7.1.9 Validação da Nota .................................................................................................................. 20
7.1.10 Confirmação da Nota ............................................................................................................ 20
7.1.11 Enviar a nota por e-mail ........................................................................................................ 21
7.2 Consultar ............................................................................................................................... 21
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7.3 Consultar Inutilizações .......................................................................................................... 21
7.4 Cancelar. ................................................................................................................................ 22
7.5 Lotes ...................................................................................................................................... 23
7.5.1 Transmissão de Lotes de NFS-e ............................................................................................. 24
7.5.2 Consultar Situação dos Lotes transmitidos ........................................................................... 24
7.6 Exclusão retroativa do Simples Nacional. .............................................................................. 25
8. Menu Declarações >Serviços Tomados ........................................................................................ 26
8.1 DMS-e via Lote ...................................................................................................................... 26
8.2 Registrar Notas ...................................................................................................................... 26
8.3 Consultar / Editar Notas ........................................................................................................ 27
8.4 Importação NFS-e .................................................................................................................. 28
9. Menu Pagamentos ........................................................................................................................ 29
9.1 Cálculo do Imposto ................................................................................................................ 30
9.1.1 Regime Normal - Imposto Próprio......................................................................................... 30
9.1.2 Regime Normal – Imposto Retido ......................................................................................... 31
9.1.3 Simples Nacional ................................................................................................................... 31
9.1.4 Emissão de Guia com Créditos Fiscais para Imposto Próprio ou Retido ............................... 31
9.1.5 Emissão de Guia com créditos de depósitos judiciais. .......................................................... 32
9.2 Extrato ................................................................................................................................... 32
9.2.1 Extrato: verificação da situação do contribuinte por período de competência .................... 32
9.2.2 Encerramento de Mês para contribuintes do Regime Normal.............................................. 32
9.2.3 Encerramento de mês para optantes do Simples Nacional .................................................. 33
9.2.4 Geração da Guia de Arrecadação do Imposto Retido ........................................................... 33
10. Menu Relatórios ....................................................................................................................... 34
10.1 Registro e Apuração do ISSQN............................................................................................... 35
10.2 DMS-e .................................................................................................................................... 35
10.3 Lista de Notas ........................................................................................................................ 35
11. Menu Ajuda .............................................................................................................................. 37
11.1 Manuais ................................................................................................................................. 37
11.2 Reclamações .......................................................................................................................... 37
11.3 Vídeos Explicativos ................................................................................................................ 37
12. Orientações para contadores ................................................................................................... 38
12.1 Procedimentos para troca de contribuinte ativo no sistema ................................................ 38
12.2 Procedimentos possíveis a partir da tela de Extrato do contribuinte ativo .......................... 38
13. Alternativas para a solução de problemas operacionais ......................................................... 40
13.1 Processo relacionado à NFS-e – Imposto Próprio ................................................................. 40
13.2 Processo relacionado à DMST-e de Serviços Tomados – Imposto Retido ............................. 41
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1. Apresentação
A Prefeitura disponibiliza aos prestadores e tomadores de serviços, extensivo a seus contadores, um
novo sistema de controle do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), denominado de
ISS, de forma informatizada, implantando o conceito de Nota Fiscal de Serviços eletrônica – NFS-e.
O sistema possibilita tanto a digitação online dos dados no portal web, submissão de lotes no formato
XML via upload, quanto à comunicação direta do sistema informatizado dos prestadores com o da
Prefeitura, usando para isso a tecnologia de serviços web ou ainda a comunicação através da geração
e transmissão de lotes de informações.
Este manual apresenta os procedimentos a serem realizados pelos contribuintes emitentes de Notas
Fiscais de Serviços eletrônicas no sistema, exclusivamente no portal web.
O sistema é composto por menus integrados, onde se tem os seguintes itens que serão descritos ao
longo deste manual:
i. “Dados Cadastrais” – local onde o contribuinte pode verificar os seus dados no
cadastro da Prefeitura e parametrizar informações específicas para a nota fiscal
eletrônica.
ii. “NFS-e” – Nota Fiscal de Serviços eletrônica, local onde o contribuinte emitente pode
escriturar e consultar suas notas fiscais eletronicamente.
iii. “Declarações”- Declaração Mensal de Serviços Eletrônica – DMS-e, local onde o
contribuinte ou seu contador faz a escrituração, consulta e controle das informações
referentes aos serviços tomados.
iv. “Pagamentos” - local destinado a gerenciar e consultar suas obrigações mensais,
possibilitando a geração e impressão da guia de recolhimento do ISSQN.
v. “Relatórios” - local onde o contribuinte poderá gerar relatórios de controle, tais como,
lista de notas fiscais e livro fiscal.
vi. "Ajuda"- local para a comunicação entre contribuinte e a Prefeitura , para solicitação
de auxílio operacional, esclarecimento de dúvidas com relação ao tributo, ou
eventualmente comunicar a ocorrência de problemas no uso do portal. Também
contem informações referentes aos manuais do sistema e vídeos explicativos das
funcionalidades. Este manual encontra-se disponível para download no sistema,
menu “ Ajudas-> Manuais”.
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1.1 Orientações Gerais para uso do sistema
Contribuintes do Regime Geral
Os contribuintes prestadores de serviços emitentes de NFS-e enquadrados no regime geral devem utilizar o sistema para emitir as suas NFS-e´s e, ao final de cada período de competência, gerar as guias no sistema para pagamento do ISS devido. Não havendo movimentação de serviços prestados no período, o contribuinte deve nesse caso encerrar o período como "sem movimento".
Mensalmente, os contribuintes devem também registrar no sistema suas Notas Fiscais recebidas, relativas a serviços tomados de terceiros, efetuando assim a Declaração Mensal de Serviços Tomados Eletrônica (DMST-e). Todos os contribuintes, mesmo os que não tiveram movimento no mês, devem encerrar as suas Declarações Mensais de Serviços Tomados eletrônicas, gerando as guias para pagamento do imposto a recolher por substituição tributária, se houver, ou informando "Sem movimento" se não tomou serviços no mês.
Contribuintes do Simples Nacional
Os contribuintes enquadrados no Simples Nacional deverão efetuar normalmente as operações de geração de NFS-e e, ao final do mês, deverão encerrá-lo informando os dados econômicos da empresa no período.
Esta informação é necessária para conferência, pelo município, dos valores repassados pelo governo federal. Isto porque, quando o contribuinte efetua o pagamento do Simples mensal, através do DAS (Documento de Arrecadação do Simples), está recolhendo vários tributos que posteriormente o governo federal calcula divide e repassa ao município a parte correspondente ao ISS. Portanto, não será gerada guia de arrecadação do ISS para os serviços prestados pelos contribuintes do Simples neste sistema.
Quanto aos serviços tomados, da mesma forma que os contribuintes do Regime geral, os prestadores de serviços enquadrados no Simples Nacional devem também registrar no sistema suas Notas Fiscais recebidas, relativas a serviços tomados de terceiros, efetuando assim a Declaração Mensal de Serviços Tomados eletrônica (DMST-e). Todos os contribuintes, mesmo os que não tiveram movimento em um mês, devem encerrar as suas Declarações, gerando a Guia de Arrecadação para pagamento do imposto a recolher por substituição tributária, se houver, ou informando "Sem movimento" se não tomou serviços no mês.
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2. Benefícios do uso do sistema
Os contribuintes, depois de autorizados pela Administração Municipal, passam a realizar todo o
controle fiscal do ISS através do sistema tendo como principais vantagens e facilidades:
i. Emissão de Notas Fiscais de forma rápida, em ambiente controlado e seguro, com
validação dos dados digitados e inclusão imediata no banco de dados da Prefeitura,
com comunicação instantânea ao e-mail do tomador;
ii. Eliminação do uso de papel, pois toda a informação é armazenada e mantida em
meio digital evitando desperdícios.
iii. Através do módulo “DMS-e – Declaração Mensal de Serviços eletrônica”, tanto o
contribuinte declarante como seu contador escrituram suas notas de serviços
tomados, com rapidez e praticidade, sejam elas com ou sem substituição tributária.
iv. A apuração do valor do ISS devido pelos contribuintes prestadores e/ou pelos
tomadores de serviços obrigados à retenção por substituição tributária é rápida e fácil;
v. A emissão das guias de pagamento do imposto é feita através do próprio programa;
vi. A emissão dos livros fiscais pelo sistema agiliza e dispensa o uso de formulários em
papel;
vii. O controle das pendências dos contribuintes junto ao fisco municipal é on-line, e
pode ser feito tanto pelo próprio contribuinte, como por seu contador e pelo fisco.
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3. Informações gerais
3.1 Meios de Acesso e Transmissão de Informações O contribuinte tem diversos meios para acessar e transmitir suas informações ao sistema, conforme
apresentado na figura abaixo:
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3.2 Material de Orientação e Consulta
Este manual é material básico de consulta, sendo disponibilizado para download dentro do sistema, no
menu “Ajuda >Manuais”.
Além deste manual, outras informações podem ser consultadas:
i. Vídeos explicativos das principais tarefas necessárias para a emissão da NFS-e,
disponíveis no menu “Início”;
ii. Demais informações estão disponíveis no endereço do site do ISS eletrônico
https://nfse.caxias.rs.gov.br/site/.
3.3 Acesso ao sistema
Por e-mail a Prefeitura encaminhará informações quanto ao deferimento (autorização para uso do
sistema), bem como login e senha. O usuário deverá acessar o Portal do ISS eletrônico, clicando no
menu “Acesso ao Sistema”, na sequência aparecerá uma tela para digitação do login e senha
informados pela Prefeitura ou pelo uso do e-CNPJ ou e-CPF, cadastrado quando da solicitação da
autorização para emissão de NFS-e.
3.4 Recuperação de Senha
O sistema permite a recuperação da senha pelo usuário, quando necessário, através do link “Gerar
nova senha” na janela de autenticação. Este link conduz à tela onde se deve informar o CNPJ ou CPF
do contribuinte, digitar o captcha para confirmar e então clicar no botão “Enviar”.
O sistema enviará uma mensagem para o email cadastrado do contribuinte, acessando o email clicar
no link “Clique aqui” abrirá janela, onde o usuário deverá cadastrar a nova senha, obedecendo aos
padrões de caracteres obrigatórios descritos.
O link para a recuperação da senha tem duração de 30 minutos, transcorrido este tempo o usuário
deverá refazer o procedimento para gerar senha de acesso.
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3.5 Usuários
O usuário principal é o CNPJ da empresa autorizado pela Prefeitura por ocasião do credenciamento.
Importante observar a necessidade de cuidados constantes na guarda da senha de acesso ao sistema.
As responsabilidades de mantê-la em segredo e alterá-la com frequência são do próprio usuário.
Cada prestador terá apenas um usuário cadastrado no sistema.
3.6 Cuidados no Preenchimento Os responsáveis pelo preenchimento das informações respondem pela consistência e validade dos
dados inseridos, devendo, para tanto, adotar os seguintes cuidados:
i. No preenchimento devem constar todas as informações solicitadas. A omissão de
informações ou erros poderá trazer consequências negativas ao emitente.
ii. Depois de preenchidas as informações, o responsável pelo preenchimento deve
revisar todos os campos, antes de confirmar a nota.
4. Menu Geral do Sistema
4.1 Tela Principal
4.2 Ícones de acesso direto
Ícone Função
Acesso direto à tela para envio de lotes de NFS-e, quando o contribuinte opta por gerar as notas fiscais em seu próprio sistema de faturamento, transmitindo posteriormente os arquivos XML correspondentes às suas notas à Prefeitura para validação e transformação em NFS-e.
Acesso direto à tela de escrituração online da NFS-e.
Acesso direto à tela de cancelamento da NFS-e.
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Acesso direto à tela de controle e geração das guias de pagamento do ISS próprio e do ISS retido por substituição tributária.
Acesso à tela de consulta integrada da situação das obrigações do contribuinte por competência, reunindo informações sobre imposto próprio e retido em uma única tela.
Acesso à tela principal do sistema de atendimento ao Contribuinte (SAC), canal de comunicação direta do usuário com a Prefeitura, onde é possível abrir e verificar chamados atendidos diretamente pela Central de Atendimento.
Acesso à tela do gerenciador de relatórios do usuário, que permite visualizar, imprimir, gerar novamente e armazenar na pasta do usuário qualquer relatório gerado pelo sistema.
4.3 Funcionamento dos menus e abas
O sistema está estruturado em menus e submenus. Na medida em os menus são acessados, suas abas são exibidas, para visualizar o conteúdo de cada uma, basta clicar na aba desejada.
As abas que não estão sendo utilizadas podem ser fechadas, a fim de facilitar a operação. Para fechá-la, clique no “X”, localizado no canto superior direito da tela.
Objetivando facilitar o uso do sistema, a primeira aba a ser exibida ao entrar no sistema será a de emissão da Nota Fiscal de Serviço eletrônica, se desejar efetuar outra operação, a referida aba pode ser fechada conforme informado acima, após entrar na aba desejada.
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5. Menu Início
Neste menu, o usuário pode selecionar os vídeos sobre a emissão da NFS-e que deseja assistir, clicando
no item selecionado.
6. Menu Cadastros
Neste menu o usuário poderá:
i. consultar seus dados cadastrais através da aba “Dados Cadastrais”;
ii. alterar alguns dados cadastrais através do item “Dados cadastrais Editáveis”;
iii. adicionar descrições nos serviços autorizados na Prefeitura, utilizando a aba “Serviços
Autorizados”;
iv. Inserir o logotipo da empresa através da aba “Logotipo”;
v. Configurar o posicionamento do canhoto e adicionar observações na NFS-e através da
aba “Notas Fiscais”;
vi. Alterar a senha do usuário através da aba “Usuários”;
vii. configurar o servidor de e-mail para possibilitar o envio de NFS-e aos seus clientes
através do site, utilizando a aba “Servidor de e-mail”; As configurações corretas devem
ser obtida, através do provedor de e-mail do contribuinte;
viii. configurar parâmetros técnicos na aba “Web Service de notificação”, serviço de
comunicação utilizado para notificar o prestador quando uma nota é visualizada pelo
tomador (NFS-e), ou uma NFS-e for cancelada, ou quando um lote é processado (na
NFS-e e DMST-e).
6.1 Aba Dados Cadastrais
Os dados cadastrais são importados do sistema da Prefeitura via integração de cadastros. Qualquer
alteração destes deverá ser feita na Central de Atendimento ou por outro meio de comunicação que a
Prefeitura disponibilizar.
O campo “Contador Responsável” apresenta o nome do contador vinculado ao contribuinte, havendo
inconformidade dos dados do contador o contribuinte deverá procurar a Prefeitura para solicitar a sua
desvinculação, indicando o novo contador responsável caso necessário.
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6.1.1 Aba Serviços Autorizados
Os serviços autorizados também são importados do cadastro da Prefeitura.
Somente poderão ser emitidas NFS-e para os serviços previamente autorizados neste cadastro, não
sendo permitida a inclusão de novas atividades pelo próprio contribuinte.
O usuário poderá alterar ou criar novas descrições para as atividades autorizadas e cadastradas,
clicando em “Adicionar descrição”, e selecionando os serviços desejados.
Não há limites quanto ao número de descrições adicionadas, sendo possível também excluí-las.
Importante: Este processo apenas cria a descrição específica, não permitindo qualquer alteração na
alíquota de serviço.
6.1.2 Aba Logotipo
Nesta aba o usuário pode importar o logotipo de sua empresa para que este seja visualizado na NFS-e.
Recomenda-se imagens com formato do tipo PNG ou JPEG. O sistema redimensiona o tamanho da
imagem, independente do tamanho para 135 pixels de largura por 100 pixels de altura.
6.1.3 Notas Fiscais
Nesta aba o contribuinte pode fazer algumas parametrizações para a emissão de suas notas fiscais no
sistema:
i. Configurações gerais da nota: determinar em que posição deseja destacar o canhoto da
nota, quando houver, através da seleção na lista “Posição do Canhoto”;
ii. Informações adicionais padrões: as informações cadastradas através do botão “Adicionar
Observações” serão sempre exibidas no quadro “Informações Adicionais” das notas.
iii. Somente cadastrar aqui as informações que devam ser exibidas em todas as NFS-e´s a
serem emitidas para informações adicionais em uma única nota, veja item 7.1.8.
6.1.4 Aba Dados Cadastrais Editáveis
Em função da integração dos dados cadastrais, esta aba permite a alteração de alguns dados cadastrais,
conforme campos disponíveis, os quais serão de uso exclusivo na emissão da NFS-e.
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6.1.5 Aba Usuários
Quando a Prefeitura autoriza o uso do sistema, a mesma gera um usuário para cada contribuinte, cujo
login é o CNPJ do contribuinte.
Nesta aba, o usuário poderá incluir/alterar e-mail, nome do setor, e sua senha (obedecendo ao padrão
estabelecido pela Prefeitura: no mínimo 8 caracteres, com ao menos 1(um) caractere especial, 1 (um)
número e 1 (uma) letra minúscula) não utilizando senhas anteriores e dados conhecidos do cadastro
como CNPJ, Nome, telefones, etc.
6.1.6 Servidor de e-mail
As informações desta aba tem a função de definir as configurações técnicas do servidor de e-mails para
envio da NFS-e pelo sistema ao tomador do serviço.
É possível selecionar algumas configurações de servidores padrão de largo uso (Gmail, Yahoo, Terra e
outros) que já vêm pré-configurados. Neste caso, informar somente o usuário, senha e endereço de e-
mail, após, selecionar o provedor desejado. Caso seu servidor não seja nenhum destes pré-
configurados, será necessário obter os dados com o seu provedor de e-mail e após informar todos os
dados solicitados.
1- Endereço do Servidor SMTP: nome (ou endereço) da máquina que será o servidor de correio;
verificar com seu provedor qual o endereço correto.
2- Porta do Servidor SMTP: a porta usada pelo servidor de correio; verifique com seu provedor.
3- Usuário: é o nome de usuário no servidor de correio especificado, que é utilizado para fazer a
autenticação no e-mail.
4- Senha: é a senha do usuário junto ao servidor de correio eletrônico.
5- e-mail do remetente: é o endereço de e-mail que irá aparecer como remetente para os
tomadores que receberem os e-mails.
6- SSL: indica se o servidor de e-mail está configurado para usar este protocolo seguro para
envio das mensagens
7- TLS: indica se o servidor de e-mail está configurado para usar este protocolo para envio das
mensagens.
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6.1.7 Web Service de notificação
São dados técnicos, que devem ser preenchidos pela própria empresa.
Os Web Services são serviços utilizados que permitem a integração automática e a comunicação entre
os sistemas, recebendo e transmitindo dados em formato XML. Quando utilizar essa forma de
comunicação, pode ser configurado nesta aba o serviço web que notifica o prestador quando uma nota
fiscal é visualizada pelo seu tomador. Esta configuração também é utilizada para notificar o declarante
quando um lote foi processado.
6.2 Mensagens
Neste submenu estão armazenadas mensagens que permitem a comunicação direta entre a Prefeitura
e os contribuintes. Ao acessar o sistema pela primeira vez com seu usuário e senha, aparecerá
automaticamente uma tela de aviso contendo a mensagem.
Ao abrir a tela de mensagens aparecerá tabela das mensagens recebidas, caso a mensagem não tenha
sido lida aparecerá na coluna Status como não lida. Clicando no link desta mensagem de aviso, terá
acesso as mensagens, que podem ser lidas e mantidas no arquivo das mensagens (clicando em
“Fechar”), ou excluídas definitivamente (clicando em “Excluir”).
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7. Menu NFS-e
Neste menu, o usuário pode emitir NFS-e, consultar as notas já emitidas, cancelar notas e transmitir
lotes de notas fiscais por meio dos respectivos submenus.
A seguir são destacadas as funcionalidades de cada submenu:
7.1 Emitir NFS-e
Para acesso a esta funcionalidade clique no submenu “Emitir” ou ainda, acesse o ícone “Emitir NFS-e”,
localizado na barra de ícones superior e será exibida a tela de escrituração.
Salientamos que está tela está configurada para ser exibida toda vez que o usuário acessa o sistema,
este padrão justifica-se em função desta ser a operação mais frequente.
Importante:
Somente será permitida a emissão da NFS-e para o contribuinte que tiver série “S” autorizada pela
Prefeitura.
7.1.1 Dados do Prestador
Em virtude da integração dos dados, apenas alguns dados podem ser editados, sendo estes exclusivos
para a emissão das notas, como o nome fantasia, telefone, inscrição estadual e e-mail na aba “Dados
básico” – “Dados Cadastrais Editáveis”.
7.1.2 Caixas de escolha
A emissão da nota apresenta caixas de escolha que indicam as informações específicas e quadros que
devem constar em cada NFS-e. Para facilitar a operação, a tela de emissão de nota trás como padrão
as marcações feitas para a última nota emitida, entretanto, a marcação pode ser alterada. Abaixo
segue o significado de cada caixa a selecionar:
• Caixa de escolha “Exibir/Imprimir canhoto da nota fiscal” – se marcada, adiciona na nota o
canhoto de entrega/recebimento de materiais para o tomador de serviços. Isto ocorre quando
a prestação de serviço, por sua especificidade, requer materiais para a execução dos serviços
contratados.
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Importante: É possível determinar a posição do canhoto na nota nos Parâmetros na aba
"Notas Fiscais". Para detalhes, veja item 6.1.3 Notas Fiscais.
• Caixa de escolha “Exibir/Imprimir informações do transportador” – se marcada, exibe tela
para preenchimento dos dados da transportadora responsável pela entrega dos materiais ao
tomador dos serviços.
• Caixa de escolha “Exibir/Imprimir informações da fatura” – se marcada, exibe dados da fatura
na emissão da nota passando a ser designada como Nota Fiscal Fatura de Serviço Eletrônica –
NFFS-e.
• Caixa de escolha “Empreitada Global” – se marcada, abre campo “Redução da base de Cálculo”
para informação do valor do desconto conforme determina a Lei.
• Caixa de escolha “Dados da Obra e/ou Construção Civil” – se marcada, abre campo para incluir
as informações relativas aos dados da obra e ou Construção Civil.
7.1.3 Dados do tomador
O Sistema permite a emissão da Nota fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) para pessoas jurídicas ou
pessoas físicas, identificadas ou não. Se o tomador de serviços for pessoa jurídica ou física identificada,
aparecerá um asterisco de cor vermelha nos campos de preenchimento obrigatório; se for pessoa não
identificada os campos ficam livres, sem obrigatoriedade de preenchimento.
Quando os dados cadastrais do tomador já estão na base de dados do sistema não há necessidade de
serem cadastrados novamente, basta clicar no botão “Carregar dados do Tomador”, após a digitação
da informação do CPF/CNPJ, para trazer automaticamente os demais dados cadastrais. É necessário
para isso que, já tenha sido emitido pelo menos uma nota com os dados do tomador.
Importante:
i. Se o tomador de serviços for de outro país e o tipo de pessoa for “Pessoa física não
identificada” não haverá obrigatoriedade de preenchimento dos demais campos.
ii. Se o tomador de serviços for de outro país e o tipo de pessoa for “Pessoa Jurídica ou física”
há a obrigatoriedade de informar o nome do tomador de serviços.
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7.1.4 Descrição dos Serviços
Somente poderão ser objeto de emissão de NFS-e os serviços autorizados pela Prefeitura e que estão
na base de dados do cadastro do prestador no sistema.
O quadro “Descrição dos Serviços” compreende as informações quantitativas, qualitativas e financeiras
dos serviços na nota.
Para dar início à inclusão dos dados, o usuário deve clicar no botão “Adicionar serviço”, abrirá o quadro
para incluir as informações quantitativas e financeiras serviço a serviço.
O Botão “Editar” - permite ao usuário complementar a descrição do serviço prestado na nota, sem
alterar o percentual da alíquota do serviço autorizado cadastrado (Consulte o item 6.1.1 Serviços
Autorizados para informações sobre como alterar a descrição dos serviços autorizados para que estes
se tornem o padrão).
Para adicionar um novo serviço na nota basta clicar novamente no botão “Adicionar serviço”.
Para excluir um item de serviço digitado, clicar no ícone da “Lixeira”.
Observações importantes:
Substituição Tributária
Os serviços que contemplam “substituição tributária” devem estar:
• Autorizados no respectivo cadastro de serviços existente na base de dados da Prefeitura, e
• Autorizados na emissão da nota, por meio da seleção da caixa de escolha “Reter ISS” no quadro
“Descrição dos Serviços”.
Ao visualizar a nota emitida, aparecerá no quadro “Informações Adicionais”, a mensagem “O
recolhimento do ISS é de responsabilidade do tomador de Serviço”.
Empreitada Global
Os serviços que contemplam vinculação com notas de “Empreitada Global” devem estar:
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• Autorizado no respectivo cadastro de serviços existente na base de dados da Prefeitura;
• Autorizado na emissão da nota por meio da seleção da caixa de escolha “Empreitada Global”
no campo “Redução da base de cálculo”, no quadro “Construção Civil”, e
• Marcado o parâmetro para “Permitir emissão de notas de Empreitada Global”, localizado no
cadastro do contribuinte na Prefeitura.
Deduções da base de cálculo na emissão da NFS-e.
De uso exclusivo para empresas prestadoras de serviços, que administram e repassam valores
correspondentes a benefícios em cartões de débito, e assim somente estão visíveis na tela de emissão
de NFS-e para este tipo de prestador de serviço.
Para fazer uso desta dedução, as empresas devem ter a aprovação da Prefeitura através da Secretaria
da Receita.
Nestes casos, o sistema permite que seja cobrado o imposto apenas do valor dos serviços prestados,
deduzindo o repasse efetuado ao cliente.
Retenção de Imposto
1. Para os serviços que permitem a retenção do imposto, no local da prestação de serviço, serão
exibidos campos para escolha do Estado e município do local de tributação. Neste caso, o endereço da
obra obrigatoriamente deverá ser no mesmo Estado e município do local de tributação.
2. Informação das Retenções Federais: Para as empresas sujeitas as retenções federais, quando
aplicável, o usuário deverá clicar no item “Informar Retenções”. Abrirá quadro para informar
a base de cálculo e o percentual de retenção para cada imposto previsto em lei para retenção.
7.1.5 Dados da Obra e ou Construção Civil
O botão “Construção Civil” permite ao contribuinte registrar dados relativos às informações da
construção civil, tais como ART – Anotação de Responsabilidade Técnica, CEI – Cadastro Específico do
INSS, número do projeto, número da Matricula de registro de imóvel e o local da obra. Este quadro
somente aparece para preenchimento quando for marcada a respectiva caixa de escolha no topo da
tela de emissão.
7.1.6 Fatura
O quadro “Fatura” é opcional e permite a inclusão das faturas na nota fiscal. Somente estará disponível
para preenchimento quando for marcada a respectiva caixa de escolha no topo da tela de emissão.
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Para excluir uma fatura clicar no ícone da Lixeira.
7.1.7 Transportadora
Este quadro é opcional e somente estará disponível para preenchimento quando for marcada a
respectiva caixa de escolha no topo da tela de emissão. O mesmo é utilizado para informar os dados
da empresa autorizada a transportar os materiais necessários para a prestação de serviços, a placa do
veículo e a responsabilidade pelo frete, quando houver. Se a transportadora estiver cadastrada no
sistema da Prefeitura, basta informar seu CNPJ para carregar seus dados cadastrais.
7.1.8 Informações Adicionais
Este quadro permite a inclusão de informações adicionais específicas de cada NFS-e. Ao clicar no botão
“Adicionar Obs.” abrirá campo para inclusão do texto da observação específica desejada para a nota
em emissão. Não há número de observações limitadas.
Importante:
É possível, padronizar as observações a serem incluídas em todas as notas fiscais, sendo também
exibidas no quadro “Informações Adicionais”, sempre ao final, após as informações adicionais
específicas da nota. Para cadastrá-las, veja item 6.1.3.
7.1.9 Validação da Nota
Após inserir os dados da nota, clique no botão “Visualizar Nota”, dessa maneira, será possível visualizar
a imagem da nota para análise e confirmação.
7.1.10 Confirmação da Nota
Verifique atentamente todas as informações da nota, pois, se necessário, o usuário poderá retornar e
alterar os dados da NFS-e antes da confirmação.
Ao clicar em “Confirmar” abrirá tela com a imagem da nota e ícones de atalhos que permitem ao
usuário emitir uma nova nota, salvar os XML da nota e do recibo, abrir a nota em formato pdf, enviar
por e-mail e imprimir.
Importante:
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Após a confirmação, a nota somente poderá ser cancelada, não sendo permitida a sua edição.
7.1.11 Enviar a nota por e-mail
Ao clicar no Ícone “Enviar E-mail” abrirá janela para incluir o endereço de e-mail do tomador dos
serviços e após confirmar o envio.
Importante:
i. Para que esta opção tenha êxito o item de cadastro servidor de e-mail deverá estar
corretamente configurado no menu “Cadastros > Dados Básicos”, na aba “Servidor de e-mail".
ii. Uma vez informado o e-mail do tomador, este mesmo endereço será utilizado para notificá-lo
também se, futuramente, a NFS-e for cancelada.
7.2 Consultar
O sistema permite a consulta das notas fiscais por meio dos seguintes filtros: período, intervalo de
numeração, situação da nota (canceladas, não canceladas ou todas), CNPJ ou CPF do tomador, nome
do tomador e série da nota. Os filtros podem ser livremente combinados para a seleção de notas.
Após a seleção dos filtros e consultar, será exibida uma lista de notas ficais encontradas. Para abrir a
imagem da nota, basta clicar no seu “Número”, e será exibida imagem na direita da tela.
7.3 Consultar Inutilizações O sistema permite ao usuário a consultar e inutilizar a numeração de notas que estejam fora da
sequencia numérica,
Para consultar selecione a situação, o período e clique no botão “Consultar”
A inutilização da sequencia deverá ser feita até o dia 15 do mês subsequente ao fato gerador conforme
publicado no Decreto Lei nº 17.137, Art. 14 de 26/08/2014 disponível no item Legislação do
https://nfse.caxias.rs.gov.br/site.
Quando ocorrer esta inconformidade o sistema envia uma notificação que fica disponível no quadro
de inutilizações, para confirmar as inutilizações basta selecionar a sequencia que aparece no quadro e
clicar no botão “Confirmar Inutilizações”.
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7.4 Cancelar.
O sistema permite o cancelamento de NFS-e pelo prestador de serviços, limitado ao dia 15 do mês
subsequente ao da ocorrência do fato gerador, sendo que o sistema considera para cálculo a data de
emissão da NFS-e.
Para proceder ao cancelamento de uma Nota o usuário deverá clicar no menu “NFS-e” > “Cancelar”,
digitar o número da nota e clicar em avançar.
Alternativamente, pode acessar a mesma tela de cancelamento através do ícone “Cancelar NFS-e”, no
topo da tela.
Após o procedimento aparecerá uma tela para confirmar o cancelamento da NFS-e e será exibida a
imagem da nota. Confirme a operação no botão “sim”.
Ao confirmar o cancelamento, na tela seguinte o usuário deverá selecionar o “Motivo do
Cancelamento” da NFS-e.
Após esta etapa aparecerá a mensagem “Nota cancelada com sucesso”.
Sempre que a nota for consultada no sistema sua imagem aparecerá com uma tarja “Cancelada”, em
vermelho.
Se o endereço de e-mail do tomador estiver cadastrado corretamente, a informação sobre o
cancelamento será enviada automaticamente pelo sistema na forma de um aviso contendo a data, o
motivo do cancelamento e o link para acesso ao documento eletrônico cancelado. O tomador dos
serviços visualizará a nota cancelada da mesma forma que o prestador, com a tarja “Cancelada”, e no
alto da imagem será exibido o motivo e a data do cancelamento.
Importante:
Três situações podem ocorrer com a NFS-e a ser cancelada, e que devem ser tratadas como segue:
1. Não havendo guia de arrecadação emitida para o período, basta cancelar a própria nota;
2. Havendo uma guia de arrecadação emitida e não paga, será necessário cancelar a guia,
para posteriormente cancelar a nota;
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3. Emitida e paga a guia de arrecadação:
• A parte interessada pode optar por cancelar a nota, confirmando estar ciente de
que existe pagamento efetuado, clicando no botão “Sim”; e
• É facultado à parte interessada (prestador ou tomador) requerer a restituição do
valor do ISS pago referente à NFS-e, encaminhando pedido formal por meio de
processo administrativo, não existindo a hipótese de compensação de valores.
7.5 Lotes
Neste submenu o contribuinte pode enviar seus arquivos de lote de notas fiscais, no formato XML para
transmissão à Prefeitura. O submenu poderá ser acessado diretamente pelo ícone “Enviar Arquivos”,
no topo da tela principal, permitindo:
i. A transmissão do arquivo no formato XML;
ii. A verificação dos resultados do processamento dos lotes enviados em forma de críticas;
iii. O posterior gerenciamento dos lotes de notas já enviados.
Para detalhes dos formatos e conteúdo dos lotes consulte o esquema NFS-e (XML Schema Definition),
que contém as definições na linguagem XML descrevendo a estrutura e regras de validação disponível
no site do ISS https://nfse.caxias.rs.gov.br/site/manuais/
na opção: Schema NFS-e (XML Schema Definition).
Após implantar os procedimentos para geração das informações no seu sistema de faturamento,
conforme orientações, os arquivos gerados poderão ser enviados regularmente para processamento
através desta tela.
Os lotes submetidos são processados e produzem como resultado uma crítica do lote, que mostrará as
informações detalhadas sobre sucesso ou erro da operação, podendo o lote ser rejeitado, caso haja
alguma inconsistência.
No caso de rejeições, o lote deverá ser corrigido e posteriormente reenviado por inteiro.
Importante:
Caso o envio dos arquivos seja feito através dos serviços web, não se aplica o uso desta tela de
transmissão de lotes. Os formatos para requisição dos resultados do lote estão detalhados e
exemplificados no Manual de Conectividade, disponível no site
https://nfse.caxias.rs.gov.br/site/manuais/ Persistindo dúvidas técnicas, o usuário deverá entrar em
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contato com a Central de Atendimento da Prefeitura, ou enviar mensagem através do
formulário “Contato”, no portal do ISS eletrônico da Prefeitura.
Veja detalhes das telas nos subitens adiante.
7.5.1 Transmissão de Lotes de NFS-e
Esta funcionalidade permite ao usuário a transmissão de arquivos no formato XML contendo lotes de
notas fiscais e a consulta à situação do processamento dos lotes transmitidos.
Para transmissão dos lotes clique em “Transmitir o arquivo de lote”, após, abrirá uma tela para escolher
o arquivo. Para confirmar a transmissão clique em “confirmar”.
Aparecerá o quadro informando a situação do processo do lote que poderá ser rejeitado ou processado
com sucesso.
Para a validar a estrutura das tags no arquivo do XML do lote de NFS-e o usuário pode baixar o Programa
Validador de Lotes de NFS-e e suas instruções no site do ISS eletrônico
https://nfse.caxias.rs.gov.br/site/manuais/
7.5.2 Consultar Situação dos Lotes transmitidos
Ao transmitir um lote de notas, o sistema gera um numero de protocolo referente ao envio. Com este
numero será possível consultar a critica do lote e identificar o lote junto a pagina web. Também
mediante consulta de critica do lote via serviço Web.
Para verificar os lotes e seus resultados, é possível selecioná-lo por situação.
Ao clicar sobre o “Número do protocolo do lote”, é aberta uma janela com os dados do mesmo, sendo
possível visualizar os erros ocorridos na crítica do arquivo e, inclusive, fazer download do próprio
arquivo de lotes enviado.
As descrições dos erros da crítica dos lotes podem ser encontradas no Manual de Conectividade
disponível no https://nfse.caxias.rs.gov.br/site/manuais/
Importante:
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Um lote com erro deve ser totalmente reenviado, pois não são processados dados parciais de lotes.
7.6 Exclusão retroativa do Simples Nacional.
Permite que contribuintes que sejam desenquadrados pela Receita Federal do regime do Simples
Nacional e que tenham emitido notas com valor do imposto igual a zero posterior a data do
desenquadramento regularizem sua situação com o Fisco.
Esta funcionalidade de encontra disponível no menu “NFS-e” item de menu “Exclusão retroativa do
Simples” clique no botão “Registrar Novo Formulário” preencha os campos considerando a data da
exclusão e o número da primeira nota emitida a partir da na data da exclusão até o nº da última nota
emitida cujo valor do imposto seja igual a zero com sua respectiva série e clique no botão “Adicionar”,
abre tabela com as notas emitidas com valor do imposto igual a zero.
Nesta tela o usuário deverá digitar o valor da base de calculo e a alíquota correspondente ao serviço
contido na NFS-e. para facilitar o trabalho o sistema permite a visualização da NFS-e clicando no botão
“Abrir NFS-e”.
Para consultar o percentual da alíquota do serviço o usuário pode clicar no menu “Cadastro” item de
menu “Dados Básicos” aba “Serviços Autorizados” aparece tabela com todos os serviços a ele
autorizados e suas respectivas alíquotas.
O botão “Salvar e deixar Formulário em aberto” permite ao usuário que salve as informações e retome
a atividade de incluir as informações em outra oportunidade, clicando no botão “Abrir”.
Após certificar-se que todas as notas foram informadas o usuário poderá concluir o trabalho clicando
no botão “Salvar e concluir Formulário”, neste momento a situação passa para concluída.
Para efetuar o pagamento do referido imposto gerado pela atualização acesse o menu “Pagamentos”
item de menu “Extrato” escolha o mês e clique no botão “Encerar DMS-e/Gerar Guia” abrirá tela
contendo o valor do imposto a pagar, incluir as informações econômicas e clique no botão “Gerar guia”.
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8. Menu Declarações >Serviços Tomados Permite o gerenciamento das notas dos serviços tomados pelo prestador.
8.1 DMS-e via Lote
Da mesma forma que as notas fiscais, as Declarações também podem ser transmitidas ao sistema
através do envio de lotes gerados pelo sistema próprio do contribuinte.
Para submeter um lote de notas clique no menu “Declarações” submenu “Serviços Tomados” clique no
botão “Transmitir Arquivo de Lote” na tela seguinte clique o botão “Escolher Arquivo” e escolha o
arquivo de lote para transmissão e após clique no botão “confirmar”.
Importante:
Para aceitação do envio dos arquivos XML contendo os lotes de declarações através deste menu, estes
arquivos devem conter a assinatura digital para garantir a autenticidade das informações prestadas.
Lote com rejeição:
Havendo erro na transmissão de lotes o usuário deverá verificar os erros informados e rever as regras
de geração do arquivo do XML pelo seu sistema ERP, e/ou identificar na nota indicada qual o campo
que não foi preenchido corretamente e proceder aos ajustes necessários e retransmitir o lote.
8.2 Registrar Notas
Este menu permite ao usuário o registro das notas de serviços tomados com ou sem imposto a pagar
por substituição tributária, digitando nota a nota no sistema online.
É obrigação do contribuinte informar todas as notas de serviços tomados durante o período de
apuração do imposto, com ou sem responsabilidade de recolhimento do imposto devido.
Quando, pela natureza de algum serviço tomado, houver imposto devido por substituição tributária
nas notas registradas, a responsabilidade do pagamento é do tomador de serviço, que, neste caso,
deve gerar a guia de pagamento do imposto ao concluir a declaração mensal (Veja item 9.
Pagamentos, subitens 9.1.2 e 9.2.4).
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Para efetuar a Declaração Mensal de Serviços Tomados, inclua os dados de cada nota fiscal de serviços
tomados, uma a uma, através do menu “Declarações> Serviços Tomados > Registrar Notas”.
O botão “Carregar dados” carrega automaticamente os dados cadastrais do prestador que estão na
base de dados do sistema, depois de informado o CNPJ/CPF. O usuário deverá então:
1. Identificar a “Série” do documento, na lista de séries autorizadas;
2. Identificar a “Espécie” de documento, na lista apresentada;
3. Identificar o “Tipo de ISS” devido, selecionando-o na lista, sendo que cada nota registrada
pode incluir somente um tipo de ISS. Observar que, havendo tipos diferentes de ISS na mesma
NFS-e, é necessário que se efetuem tantos registros quantos forem os tipos de ISS, um para
cada tipo, repetindo, em cada um deles, o número da NFS-e;
A nota fiscal de serviços tomados que possa ter sido cancelada pelo prestador também deverá ser
objeto de informação da Declaração de Serviços Tomados. Para isso o usuário deverá marcar a caixa
de escolha no final da tela “Nota fiscal cancelada pelo prestador”, abrindo campos para a digitação do
motivo, data de cancelamento e ainda se houver nota substituta, referenciar qual a série e numero.
No final da tela de digitação da nota, se desejar que os dados do prestador sejam copiados para a
próxima nota a ser declarada, marcar a caixa “Copiar dados para a próxima nota”.
Ao final, clicar em “Registrar Nota”.
Importante:
Se for acionado o botão "Fechar" sem antes "Registrar a Nota", a digitação da tela será
desconsiderada e a nota em questão não será gravada.
Para verificar as notas já registradas, e corrigir algum dado, acesse o Menu “Declarações > Serviços
Tomados > Consultar/Editar Notas”. A partir do acesso à nota fiscal por esta tela será possível editar
e excluir notas já registradas na declaração.
8.3 Consultar / Editar Notas
Esta funcionalidade do sistema permite a busca e visualização dos dados das notas fiscais de serviços
já informadas na Declaração Mensal de Serviços Tomados, e também dá acesso direto à edição das
notas fiscais.
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A pesquisa para selecionar as notas desejadas pode ser feita por CNPJ ou nome do prestador, intervalo
de numeração de notas fiscais ou período (o período será pesquisado pela data de emissão das Notas).
Ao clicar em "Pesquisar", a tela exibirá a relação das notas de serviços tomados encontradas.
Ao clicar sobre o "Número da nota", o sistema exibe a mesma tela do menu “Declarações - Serviços
Tomados - Registrar Notas”, já trazendo os dados da nota em questão e permitindo efetuar qualquer
edição em seus campos, e até mesmo a exclusão da nota já registrada.
Importante:
As notas fiscais registradas e já inclusas em Guias de Arrecadação emitida não podem ser alteradas
nem excluídas.
Entretanto, se a guia ainda não estiver paga é possível cancelá-la, para, após, efetuar as correções ou
exclusões das notas já registradas. Ao final, emita nova guia de arrecadação.
8.4 Importação NFS-e O sistema permite a importação das notas fiscais de serviços tomados para análise e confirmação
para registro na DMST-e.
Ao clicar no submenu “Serviços Tomados” subitem “importação NFS-e” abre tela para a importação
das notas de serviços tomados, escolha a competência a situação das notas e clique em “Consultar”.
Caso deseje importar apenas as notas de um determinado prestador deve ser informado o CNPJ do
prestador.
São as seguintes situações que podem se encontrar as notas de serviços tomados:
Todas – ao escolher todas aparecerá na tela para o contribuinte todas as situações das NFS-e.
Importada – o contribuinte já importou a NFS-e.
Registrada via DMST-e - O contribuinte já realizou, via Web ou Lote, o registro da nota fiscal de
serviços tomados declaração DMST-e, com a espécie de “Nota Fiscal de Serviço eletrônica” por este
motivo, o tomador não pode realizar a importação;
Não Importada - O contribuinte ainda não importou a NFS-e para a declaração de DMST-e (nem
por importação, nem por registro de DMST), abrindo a possibilidade de o tomador selecionar a NFS-e
para importar para a DMST-e;
Rejeitada - exibido quando o tomador rejeitar a NFS-e por constatar alguma irregularidade na NFS-e.
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9. Menu Pagamentos
Este menu disponibiliza, através da consulta ao Extrato do contribuinte, as telas para pesquisa e
visualização da situação das suas obrigações, mostrando os valores de imposto devido por
competência e permitindo o encerramento de mês, com a geração das guias de arrecadação, quando
devido.
O sistema faz a apuração do imposto a pagar do período em duas guias distintas (ISS Próprio e ISS
Retido por Substituição Tributária), uma vez acionados os procedimentos de encerramento, que devem
ser feitos após a geração de todas as notas fiscais de serviços eletrônicas e a escrituração de todas as
notas fiscais de serviços tomadas na DMST-e.
Os contribuintes (enquadrados no Regime Normal ou Simples Nacional) deverão, mensalmente,
efetuar os procedimentos de encerramento do período de competência, tendo ou não imposto a
recolher.
Este procedimento abrange encerrar e calcular o imposto sobre serviços prestados e também sobre
os serviços tomados.
Para isso, o sistema disponibiliza:
• no menu “Pagamentos > Cálculo do Imposto” ou ícone “Guia de Arrecadação”,
acesso direto às telas que operam unicamente com a guia de arrecadação;
• no menu “Pagamentos > Extrato”, a consulta multifuncional integrada para
imposto próprio e retido, que mostra a situação das obrigações por mês em uma
única tela, permitindo acesso direto às informações de notas de entrada e saída e
às guias de arrecadação geradas, e disponibilizando acesso fácil à tela de geração
de guias de arrecadação.
Importante:
i. Como regra do município, somente é possível encerrar o mês a partir do primeiro dia do
mês subsequente. Portanto, se o usuário tentar gerar uma guia totalizadora antes do final do
mês em questão, receberá a mensagem "É necessário ter finalizado o mês de competência
para a geração de uma guia totalizadora".
ii. Se posteriormente à geração da guia mensal e até o dia 5 do mês subsequente for necessário
emitir novas notas, é possível cancelar a guia já emitida, emitir as notas e, após a conclusão,
gerar a guia novamente.
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iii. Estando paga a guia emitida, não será mais permitido emitir notas para o mês de competência.
iv. Caso não ocorra movimento no mês, esta informação deverá ser gerada para que o sistema
registre a obrigação cumprida e não haja cobrança da mesma pelo fisco.
v. Ao emitir a guia o contribuinte preenche as informações econômicas. Caso houver a
necessidade de mudança destas informações após a emissão da guia deve clicar no link “Ver
Inf. Econômicas” e proceder as alterações e após salvar sem que haja mudança no valor da
Guia emitida.
O passo a passo dos procedimentos necessários ao cumprimento das obrigações mensais dos
contribuintes está detalhado nos subitens a seguir, tanto pelo menu “Cálculo do Imposto” como pelo
menu “Extrato”.
9.1 Cálculo do Imposto
O contribuinte pode acessar a tela para gerar a guia de arrecadação ou encerrar o mês informando sem
movimento através do menu “Cálculo do Imposto” ou por meio do ícone “Guia de Arrecadação”:
Acessada a tela “calculo do imposto”, será solicitada a seleção do período das obrigações, cujas
informações são buscadas no sistema ao clicar no botão “Carregar novo período”.
Se o período desejado é o atual (apresentado por padrão na tela), não é necessário clicar em
“Carregar novo período”.
9.1.1 Regime Normal - Imposto Próprio Após a seleção do período desejado, o contribuinte deverá fazer a seleção da forma de apuração,
selecionando a opção “ISSQN Próprio” e clicando em gerar a guia.
O sistema permite, na mesma funcionalidade, que o contribuinte informe se não houve movimento no
mês ou gere a guia de pagamento, no caso de ter ocorrido movimento no mês.
Assim, contribuintes sem movimento devem marcar a caixa de seleção “Sem movimento no mês”.
Ao efetuar a seleção, o sistema solicitará a confirmação do contribuinte apresentando o botão
“Confirmar”.
Os contribuintes que apresentaram movimento no mês devem preencher o quadro com as
informações econômicas da empresa.
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Ao clicar em “Gerar Guia” aparecerá uma janela de aviso alertando que não será mais possível emitir
novas notas após a confirmação da guia totalizadora. Confirmando a geração da guia totalizadora,
abrirá tela com os dados da Guia de Arrecadação para que o contribuinte possa conferir os dados e
imprimi-la para realizar o pagamento na rede bancária autorizada.
Após clicar em “Gerar Guia”, aparecerá tela para confirmação da geração da guia totalizadora.
Clique no botão “sim” e após no botão “imprimir”.
9.1.2 Regime Normal – Imposto Retido
Similarmente ao processo realizado com o imposto próprio, o contribuinte deve selecionar a forma de
apuração “ISSQN Retido” e clicar no botão “Gerar Guia” para imprimir a guia de arrecadação, ou
marcar “Sem movimento no mês”, quando aplicável e imprimir.
9.1.3 Simples Nacional
Para os contribuintes enquadrados no regime do Simples Nacional, como não há recolhimento de ISS
de imposto próprio, aparecerá apenas a opção de gerar a guia do imposto retido, possibilitando que
seja informado sem movimento ou gerada a guia para a impressão.
9.1.4 Emissão de Guia com Créditos Fiscais para Imposto Próprio ou Retido
Quando houverem créditos fiscais autorizados, o contribuinte poderá visualizar os créditos disponíveis
por ocasião da própria emissão da guia de pagamento, tanto para imposto retido quanto para imposto
próprio, e utilizá-los para dedução do valor devido no mês.
Na tela de geração de guia, se houverem créditos disponíveis, o sistema incluirá no campo
“Abatimento” o valor máximo de desconto para a guia automaticamente, e disponibilizará a aba
“Abatimentos” para visualização e alteração da opção pelo desconto dos créditos autorizados.
Marque os créditos que deseja utilizar na guia que está sendo gerada e gere a guia.
Os valores serão compensados do saldo a pagar de cada guia gerada até o limite determinado pela
legislação. Os saldos de valores dos créditos fiscais não compensados serão armazenados pelo sistema,
e serão automaticamente inseridos na próxima guia gerada, até serem zerados.
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9.1.5 Emissão de Guia com créditos de depósitos judiciais.
Quando houverem créditos de depósitos judiciais autorizados, o contribuinte poderá utilizá-los para
dedução do valor devido no mês.
Na tela de geração de guia, se houverem créditos de depósitos judiciais disponíveis autorizados pela
prefeitura para abatimento na guia, o sistema incluirá no campo “Deposito Judicial” e campo nº do
processo.
Inclua o valor do crédito o número do processo e gere a guia.
Os valores serão compensados do saldo a pagar de cada guia gerada.
9.2 Extrato
Permite a consulta das informações prestadas de um determinado período.
9.2.1 Extrato: verificação da situação do contribuinte por período de competência
Acessando o menu “Pagamentos > Extrato”, o qual disponibiliza uma visão geral por competência, o
contribuinte pode verificar suas obrigações em um dado período em uma única tela. Através dos links
e botões que são disponibilizados conforme a situação de cada obrigação, o usuário pode se orientar
e efetivar os passos adequados para cumprir as etapas necessárias com relação as suas obrigações,
conforme segue.
A partir desta tela é possível: verificar as obrigações relacionadas com o imposto próprio, simples
nacional e imposto retido, para isso, selecione o período desejado e clicar em “Consultar”.
9.2.2 Encerramento de Mês para contribuintes do Regime Normal
O emitente de NFS-e, contribuinte do regime geral, deve gerar as guias de pagamento de imposto
próprio para efetuar o encerramento de cada período de competência.
Para encerrar o mês, após selecionar o período de competência desejado para a consulta, o
contribuinte poderá verificar na linha do mês as suas obrigações. Na coluna “Imposto Próprio”, clicar
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em “Encerrar DMS-e / Gerar Guia” para iniciar a rotina do cálculo do imposto ou informar sem
movimento.
Ao clicar em “Encerrar DMS-e / Gerar Guia“ aparecerá tela contendo as informações do imposto a
pagar.
O usuário deverá preencher as informações econômicas e gerar guia ou e opcionalmente marcar a
caixa de seleção “sem movimento no mês”, quando não houver movimento no mês clicando no
botão “Gerar Guia” na sequência.
Ao clicar em “Gerar Guia” aparecerá tela para a confirmação da geração da guia. Clicando no botão
“sim” será exibida a opção de impressão da guia.
9.2.3 Encerramento de mês para optantes do Simples Nacional
O contribuinte enquadrado no regime do Simples Nacional não gera guia de arrecadação para o
imposto próprio, pois o recolhimento dos impostos é feito de forma integrada, através do DAS –
Documento de Arrecadação do Simples Nacional. Apesar disso, deverá encerrar cada mês de
competência no sistema da Prefeitura. Este procedimento se faz necessário para dar condições ao
fisco de conferir os repasses efetuados pelo governo federal ao município, relativos à parte do ISS no
Simples Nacional.
Para esses contribuintes, o encerramento de cada período deverá ser efetuado através do menu
“Pagamentos > Extrato”, botão “Encerrar DMS-e” na coluna “Simples Nacional”, clicando no botão
“Encerrar DMS-e”.
Caso não haja movimentação de serviços, mas a empresa tenha faturamento de outras atividades
(comércio), esta deverá marcar a caixa “Sem Movimento no mês” (referente ao ISS), e informar no
campo “Faturamento Total” o valor do faturamento total, proveniente destas outras atividades.
9.2.4 Geração da Guia de Arrecadação do Imposto Retido
Tanto para os contribuintes do Regime Geral ou contribuintes enquadrados no Regime do Simples
Nacional, havendo no mês o registro notas fiscais de serviços tomados com retenção de ISS,
automaticamente aparecerá na tela de extrato, na coluna imposto retido, o botão “Encerrar DMS-e /
Gerar Guia”. Caso não ocorra registro de notas de serviços tomados no período, o usuário deverá
encerrá-lo clicando no Botão “Encerrar DMS-e sem Movimento”. Veja os dois casos nas telas abaixo.
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Período com movimento de Notas Fiscais de Serviços Tomados:
Ao clicar em “Encerrar DMS-e / Gerar Guia“ aparecerá tela contendo as informações do imposto a
pagar.
Após a geração da guia, sempre que se consultar este período aparecera o número da guia gerada na
coluna “Encerramento” referente ao Imposto Retido.
Período sem movimento de serviços tomados:
Aparecerá tela para confirmar as informações da competência sem movimento.
Após realizado este procedimento de encerramento de um mês sem movimento, sempre que se
consultar este mesmo período o sistema informará “Sem Movimento” na coluna “Encerramento” do
Imposto Retido.
10. Menu Relatórios
O sistema possui “Gerenciador de Relatórios”, acessível através do ícone de mesmo nome no topo da
tela principal e que é acionado automaticamente a cada relatório solicitado pelo usuário. Este
gerenciador permite visualizar, imprimir, gerar novamente, armazenar na pasta do usuário e excluir
qualquer relatório gerado pelo sistema.
Todos os relatórios disponibilizados nos menus do sistema possuem parâmetros de seleção específicos,
e podem ser gerados em formato pdf ou planilha csv, sendo armazenados na pasta própria do usuário
no sistema.
O nome do arquivo gerado e o título do relatório podem ser alterados ou complementados para melhor
documentar as especificidades a cada vez que um relatório é solicitado, facilitando assim, a sua
identificação em acessos posteriores.
Estão disponíveis para emissão neste menu os seguintes tipos de relatórios:
• Registro e Apuração do ISSQN
• DMS-e
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• Lista de Notas fiscais
A seguir, detalhes de cada um dos relatórios acima.
10.1 Registro e Apuração do ISSQN
Possibilita a geração do Livro de Registro e Apuração do ISSQN eletrônico, para uma dada competência.
Clique em “Registro e Apuração ISSQN” e escolha a competência, o formato, um e-mail para envio do
relatório (opcional) e clique em “Gerar Relatório”.
10.2 DMS-e
Esta tela gera o relatório da Declaração Mensal de Serviços eletrônica, contendo as notas fiscais
eletrônicas de saída emitidas pelo sistema e as notas fiscais de entrada registradas na DMS-e. É possível
a emissão do relatório selecionando as notas fiscais de mais de um período de competência, ou de
parte de um período de competência, bastando escolher o:
• Intervalo de Mês de Competência (Mês inicial e mês final);
• Tipo de notas fiscais: somente saída, somente entrada ou ambas;
Cada mês de competência será impresso e totalizado separadamente.
Caso o contribuinte necessitar, o arquivo poderá ser gerado em formato pdf ou Planilha csv.
É possível, ainda, enviar por e-mail um link para download do arquivo, para isso, deverá ser informado
um e-mail válido.
Clique em “Relatórios - DMS-e”, escolha o período de competência, o tipo de nota a imprimir, o
formato e clique em “Gerar Relatório”.
10.3 Lista de Notas
Esta tela gera uma relação de notas fiscais de um período solicitado, conforme parâmetros
selecionados:
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• Somente notas de saída emitidas, somente notas de entrada registradas ou ambas.
• Notas no intervalo de datas desejado, sendo listadas todas as notas fiscais com data de
emissão pertencente ao período solicitado, independente da sua data de registro no
sistema.
Caso o contribuinte necessitar, o arquivo poderá ser gerado em formato pdf ou Planilha csv.
É possível, ainda, enviar por e-mail um link para download do arquivo, para isso, deverá ser
informado um endereço de e-mail válido.
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11. Menu Ajuda
Neste menu o usuário pode baixar o download do manual e registrar reclamações e assistir vídeos
explicativos sobre o sistema.
11.1 Manuais Neste menu o usuário pode fazer Download completo deste “Manual de Orientação da NFS-e e
DMS-e (Serviços Tomados)”.
Clique para fazer “Download” deste Manual.
11.2 Reclamações Permite ao tomador de serviços, por exemplo, registrar reclamações sobre uma determinada nota
recebida de um prestador de serviços, mas que não foi encontrada ao consultá-la no sistema.
Estas reclamações serão encaminhadas automaticamente para o e-mail de atendimento da Prefeitura,
e será analisado pelo setor fiscal, que verificará o ocorrido e dará retorno ao contribuinte por e-mail.
11.3 Vídeos Explicativos
Permite a o usuário a visualização de vídeos explicativos das principais funções do sistema.
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12. Orientações para contadores
O sistema possui funções específicas para facilitar o trabalho dos escritórios contábeis, que manuseiam
informações de vários clientes, especialmente nas datas de vencimento das obrigações dos
contribuintes.
Assim, o sistema permite ao contador funções especiais:
i. Se logar com seu CNPJ de contador e efetuar todos os procedimentos inerentes ao próprio
escritório, ou seja, emitir suas próprias notas fiscais, se for o caso, declarar serviços tomados
pelo escritório contábil, emitir guias de imposto próprio ou retido, e todas as demais
funcionalidades disponíveis aos contribuintes emitentes de NFS-e;
ii. Como representante dos clientes que estão a ele vinculados no cadastro da Prefeitura, o
contador pode visualizar, com seu próprio usuário cadastrado no sistema, a lista de seus
clientes e, sem sair do sistema, pode selecionar e trocar de contribuinte, tornando-o ativo no
sistema como se estivesse logado em nome desse contribuinte, para então executar de forma
extremamente prática os procedimentos de responsabilidade do contador, necessários para
cumprimento das obrigações de cada um de seus clientes.
12.1 Procedimentos para troca de contribuinte ativo no sistema
Após efetuar o login no sistema, o contribuinte ativo é sempre o próprio contador.
Para trocar o contribuinte ativo, acesse a tela “Pagamentos > Extrato”.
Na tela será exibido o nome do contribuinte ativo inicialmente. Ao clicar em “Trocar contribuinte” será
possível selecionar um dos contribuintes vinculados ao contador para ativá-lo.
Para efetivar a troca clique em “Trocar contribuinte” e clicar no “Nome” do contribuinte desejado para
torná-lo Ativo.
12.2 Procedimentos possíveis a partir da tela de Extrato do contribuinte ativo
A partir da tela de extrato, sempre observar atentamente que nome consta na parte superior da tela,
para verificar qual contribuinte está ativo em cada momento. O contador pode visualizar as
obrigações por período de competência, e realizar as seguintes operações:
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Para Imposto Próprio:
Se o escritório contábil é emitente de NFS-e, estando como contribuinte ativo pode emitir suas
próprias notas fiscais;
Gerar a guia de pagamento para contribuinte do regime geral e emitente de NFS-e;
Informar que, para um determinado mês, não houve faturamento;
Encerrar o mês para um emitente de NFS-e do regime do Simples Nacional.
Para Imposto Retido:
Escriturar as notas de serviços tomados, com ou sem retenção de imposto, consultar e editar
essas notas;
Gerar a guia de pagamento do ISS retido;
Informar que não houveram notas de serviços tomados no mês.
Importante:
Ao não ser mais responsável contábil de um contribuinte, o contador deve informar o mais
rápido possível à Central de Atendimento da Prefeitura.
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13. Alternativas para a solução de problemas operacionais
13.1 Processo relacionado à NFS-e – Imposto Próprio
Para facilitar o entendimento das fases da emissão e pagamento do ISS eletrônico, que são refletidas
no uso do sistema como um todo, apresenta-se a tabela abaixo que sintetiza as diversas etapas da NFS-
e, associando as alternativas possíveis de correções no processo de emissão de Notas Fiscais de
Serviços eletrônicas e de geração das guias de pagamento do imposto próprio respectivas.
FASES DO PROCESSO DE CORREÇÃO DE DADOS e
CANCELAMENTO DE NFS-e
NFS-e SEM GUIA EMITIDA NFS-e COM GUIA EMITIDA
NFS-e
EM EMISSÃO
NFS-e
JÁ EMITIDA
GUIA
NÃO PAGA
GUIA
PAGA
PROCEDIMENTOS
PARA CORREÇÃO
OU
CANCELAMENTO
DE NFS-e
Nesta fase, antes de
confirmar a nota, o
contribuinte pode
reeditar e corrigir
todos os campos da
NFS-e, exceto os seus
dados cadastrais
principais, que são
fixos e vem do
cadastro da
Prefeitura.
A partir desta fase,
não é mais possível
alterar uma NFS-e já
confirmada.
Para corrigir
qualquer dado é
necessário cancelar a
NFS-e, informando o
motivo do
cancelamento, e
emitir uma nova
nota, com os dados
corretos.
O cancelamento de
nota é permitido até
o dia 5 do mês
subsequente ao de
sua competência.
Nesta fase, para
cancelar uma nota se
faz necessário
cancelar a guia já
emitida para depois
cancelar a NFS-e.
Esta possibilidade é
limitada ao dia 5 do
mês subsequente ao
da competência da
NFS-e.
Nesta fase, o sistema
alerta para o fato da
guia relativa ao
imposto desta NFS-e já
estar paga, mas
permite o
cancelamento até o
dia 5 do mês
subsequente ao da
competência da NFS-e.
Desejando
ressarcimento de parte
do valor pago, o
contribuinte necessita
encaminhar um
processo
administrativo para
obtenção do crédito
fiscal. Não há
possibilidade de
compensação de
valores em guias
posteriores.
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13.2 Processo relacionado à DMST-e de Serviços Tomados – Imposto Retido
Com relação à DMST-e, obrigação acessória no município, a tabela abaixo apresenta as diversas fases
e as alternativas possíveis de resolução de problemas na correção de dados da Declaração Mensal de
Serviços Tomados e de geração das respectivas guias para pagamento do imposto retido.
FASES DO PROCESSO DE CORREÇÃO DA DMS-e SERVIÇOS TOMADOS
GUIA NÃO
EMITIDA
GUIA EMITIDA
E NÃO PAGA
GUIA PAGA
A Menor A Maior
PROCEDIMENTOS
DE CORREÇÃO
DA DMS-e
SERVIÇOS
TOMADOS
Nesta fase o
contador e/ou
contribuinte
pode reeditar
todos os
campos da
DMS-e exceto
os seus dados
cadastrais.
Nesta fase,
basta cancelar a
guia para fazer
as correções
necessárias nos
registros das
notas fiscais e
gerar uma nova
guia após as
alterações.
Nesta fase, se o valor
pago foi inferior ao
valor do ISS devido,
significa dizer que
houve registro de
novas Notas Fiscais
de serviços tomados
para a competência
após a emissão da
guia que foi paga.
O contribuinte
deverá finalizar o
registro das notas
faltantes e gerar
então uma nova guia
complementar. O
sistema incluirá
somente o ISS retido
dessas novas notas
registradas.
Nesta fase (Notas
Fiscais registradas e
guia paga), se o valor
pago foi superior ao
valor devido, significa
dizer que houve erro
nos valores das Notas
Fiscais registradas.
Como a guia já está
paga, o contribuinte
necessita encaminhar
um processo
administrativo para
análise pelo fisco da
possibilidade de
obtenção do crédito
fiscal.